ACTIVIDAD No 3

1 ¿Qué normatividad conoce aplicable a las actividades de administración

documental?

Rta. La administración documental cumple con el propósito de preservar toda

clase de documentos mediante su organización, que redunda en el fácil acceso a
estos mediante un sistema de ordenamientos que priorizan los documentos más
importantes. La normatividad aplicable a la administración documental depende
del contexto jurídico, pero en la mayoría de los países existen los siguientes
instrumentos legales aplicables:
La constitución política, las leyes orgánicas que rigen sobre la archivística y
gestión documental, las normas técnicas que rigen sobre la materia, las
resoluciones administrativas y reglamentos que organizan la administración
documental.
2 ¿Sabe de qué trata la guía técnica colombiana 185 ICONTEC?
Rta. Es una herramienta que facilita la gestión documental en las organizaciones,
con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las
comunicaciones impresas y electrónicas, el Icontec es el organismo nacional de
normalización, según el decreto 2260 de 1993
3 ¿Qué entiende por comunicaciones oficiales?
Rta. Es el procedimiento por medio del cual entidades asignan un numero
consecutivo a las comunicaciones, recibidas o producidas por una entidad del
estado en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente en dicha entidad
independiente del estado. Constituyen mensajes que piden o entregan información
sobre materias oficiales, un caso especial es la Solicitud, pues es una
comunicación personal dirigida a un servicio público para impetrar un beneficio.
Siendo en su origen un mensaje privado, al ingresar a un servicio para su trámite
normal a un servicio para su trámite normal, esta comunicación personal se
oficializa, es decir, adquiere un carácter oficial. Por ejemplo, la solicitud que pide
una certificación.
4 ¿Qué aspectos considera se deben aplicar al momento de la radicación, registro
y distribución de las comunicaciones oficiales recibidas y producidas?
Rta. Que las unidades de correspondencia, deberán adoptar sistemas de
organización y control, manuales o automatizados que permitan la adecuada
administración de las comunicaciones oficiales; contaran con un aplicativo,
equipos mobiliarios y de más elementos, como también elaboraran las planillas,
formatos y controles, que permitan certificar la recepción y envió de los
documentos por parte de los funcionarios competentes.
Para el envío de comunicaciones oficiales además de registrarlas y radicarlas se
deberá tener en cuenta los procedimientos establecidos por las entidades para
producción documental, la imagen corporativa, además, las formas de distribución
como tradicional, mensajería, fax, correo electrónico entre otros.