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Administración Documental en el Entorno Laboral 1

EVIDENCIA 3
“PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS”

Presentado por:

Paola Andrea Murcia Jaimez

Aprendiz

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA,


Centro Industrial y de aviación
Regional: Atlántico
Ficha: 1621916
Marzo 2018
Administración Documental en el Entorno Laboral 2

EVIDENCIA 3
“PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS”

Presentado por:

Paola Andrea Murcia Jaimez

Aprendiz

Presentado a:

Milagro del Socorro Frend Barbosa

Instructora

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA,


Centro Industrial y de aviación
Regional: Atlántico
Ficha: 1621916
Marzo 2018
Administración Documental en el Entorno Laboral 3

CLASE DE DOCUMENTOS

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de


información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las
siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva
y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes
rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

Documento de Archivo:
Determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por
una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

Documento Electrónico:
Toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio
electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su
acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e
histórico.
Administración Documental en el Entorno Laboral 4

PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO DE ARCHIVO . DOCUMENTO ELECTRONICO


Lugar donde se encuentra toda la Se entiende como toda información
información producida en cualquier fecha, generada, enviada, recibida y almacenadas
lenguaje, forma o soporte, por una entidad por medio electrónico.
pública o privada. Estas se conservan y transmiten mediante
Es una expresión testimonial de carácter medios electrónicos luego de efectuar
autentico, objetivo e imparcial, es algunas series con medida de
interdependiente ya que está autentificación.
condicionando a los demás y siendo Énfasis en la naturaleza de los documentos,
condicionado. creados, utilizados y conservados en
En cumplimiento de sus funciones jurídicas entornos tecnológicos.
o administrativas, conservando como Función archivística global que la integra:
prueba información y continuidad de Permite fácil acceso a la información.
gestión. Controla el acceso a la información por
niveles de seguridad y conservación a largo
plazo.
El registro esta acogido en un medio, cuya Recoge información en un medio cuyos
información se hace accesible a través de símbolos solo pueden ser leídos por un
símbolos implícitos en él. ordenador
El contenido es inseparable de su medio o El contenido es inseparable de su medio o
soporte. soporte.
Su contenido puede ser separado de su Su autenticidad depende del hardware y
soporte original, para ser transferido a software en el cual fue creado, y esta solo
otros. Su valor probatorio se mide por las se podrá mantener si se conserva en su
características de autenticidad, entre ellas estructura original.
la firma.
Es una expresión testimonial de carácter Estas se conservan, transmiten mediante
autentico, objetivo e imparcial, es medios electrónicos luego de efectuar
interdependiente ya que está condicionado algunas series con medida de
a los demás y siendo condicionado. autenticación.
En cumplimiento de sus funciones jurídicas Énfasis en la naturaleza de los documentos
o administrativas conservando como creados y utilizados, conservados en
prueba información, continuidad de entornos tecnológicos.
gestión.