Herramienta Declaraciones de Cambio

Cuentas de Compensación
Octubre 2018
Esta presentación es un mecanismo informativo y no constituye asesoría por parte de ningún funcionario de
Bancolombia (Panamá) S.A, Bancolombia Cayman, Bancolombia Puerto Rico o Bancolombia S.A. El
contenido de la misma obedece a la interpretación que para tal efecto es dada en la normatividad cambiaria
aplicable. Lo anterior significa que no remplaza el contenido de la norma cambiaria aplicable.
Es responsabilidad exclusiva de cada cliente realizar los reportes e informarse y acatar las normas que los
regulan, así como el seguimiento a la actualización y vigencia de las mismas.
 Generalidades de la Herramienta de Declaraciones de Cambio
¿Que es la Herramienta de Declaraciones de cambio?

Son unos formularios web para recoger

información para la generación de los
reportes a los entes regulatorios.

Se ingresa a través de las diferentes

paginas de las filiales del exterior.

3
 Pre-requisitos
Para poder ingresar a la Herramienta de Declaraciones de Cambio, primero se deben realizar los
siguientes pasos en la SVE de Filiales del exterior:
Marcar la cuenta como cuenta de Asignar el permiso al Rol del usuario para poder
compensación y asignar el Código del Banco ingresar a la Herramienta DC, así:
de la república, así:

o Ingresar a la Sucursal Virtual Empresas o Ingresar a la Sucursal Virtual Empresas

o Administración o Administración
o Productos o Roles
o En productos propios, seleccionar la cuenta o Seleccionar el Rol
para marcar como cuenta de compensación. o Dar clic en el botón Modificar
o Dar clic en el botón de “editar Información” o Desplegar la sección “Consultas financieras,
o Seleccionar el checkbox “Desea Marcar el Contraordenar cheques, solicitud de Chequeras,
producto como una cuenta de compensación? Declaraciones de Cambio”.
o Ingresar el código asignado por el Banco de la o Seleccionar el checkbox “Declaraciones de
República cambio”.
o Clic en Guardar. o Finalizar

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 Pilares
La construcción de los reportes al Banco de la República y DIAN son simplificados por la
Herramienta de Declaraciones de Cambio basada en los siguientes 3 pilares:

1 Reducción en la operatividad.

2 Ayudas en la conciliación Cambiaria/Aduanera

3 Mitigación de riesgos.

Cada uno de los desarrollos y funcionalidades que construyen la Herramienta de

Declaraciones de cambio tienen un propósito de cubrir alguno o todos los pilares. Por lo
anterior, la herramienta de declaraciones de cambio es un aliado de primera mano para el
manejo de las cuentas de compensación.

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 Generalidades
Los titulares de cuentas de compensación deben transmitir la información de su cuentas al Banco
de la República mes vencido.
De igual forma, la DIAN solicita la información cambiaria más la aduanera de forma trimestral.
Banco de la República DIAN
o Importaciones de Bienes o Formulario 1059
o Exportaciones de Bienes o Formulario 1060
o Endeudamiento Externo(F3) o Formulario 1061
o Inversiones Int o No tienes formulario DIAN
o Otras operaciones y Exclusivas de CC o Formulario 1062
o Formulario 1066
o Formulario 1067
o Transmisión Mes Vencido al Banrep. o Transmisión trimestre vencido. Enero, Abril, Julio,
o Se transmiten la información consolidada en el F10 y algunos Formularios Octubre.
F3 y F4 de inversiones Internacionales de acuerdo con el Cap. 8 de la o Se transmiten solo los numerales definidos por la DIAN.
DCIN 83 Resolución 000099 de 2015.
o Transmitir la declaración de cambio por inversiones internacionales que o La información tiene que ser desagregada, es decir, por
correspondan a los numerales cambiarios 4026, 4032, 4035, 4036, 4040, cada operación. No se puede consolidar
4563, 4565 y 4580, así como la declaración de cambio por
endeudamiento externo o avales y garantías relacionadas con el
numeral cambiario diferente de 1645, 1647 y 2619.
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 Periodo activo
Para cada tipo de formulario se presenta el periodo
activo de la misma forma. Solo el del F10 tiene una
información adicional que se encuentra detallado
más adelante.

El periodo activo se divide en 3 tipos de

información:

Filtros de búsqueda.
Tabla informativa de cada operación (izquierda)
Tabla con las acciones para cada operación
(Derecha).

En todos los periodos activos, se tienen dos

botones para la creación de un nuevo formulario.
En la parte superior e inferior.

Si el cliente quiere ver mas registros en la tabla,

Tipo de Formulario puede cambiar la cantidad de registros mostrados
en la opción de “registros por página” y dando clic
De acuerdo con la naturaleza de cada débito o crédito de en “consultar”.
la cuenta de compensación y el Formulario 10 para
construir y generar el reporte mensual al Banco de la
7
República.
 Conceptos Básicos
Filtros de búsqueda y Tabla Informativa:

Descripción Funcionalidad
Todos los formularios, Histórico, Listo para transmitir,
Estado del formulario
el tramite
Por numeral Numeral cambiario
Es la fecha de creación de formulario, se diligencia
Fecha de creación
automáticamente
Fecha de la transacción. Si es una consignación de
Fecha del formulario
cheque es la fecha valor.
Consecutivo Consecutivo manual de 5 dígitos
Inicial
Tipo de Operación Devolución
Cambio de formulario
Valor declarado Valor del movimiento en USD o EUR

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 Conceptos Básicos
Íconos:

Ícono Descripción y funcionalidad

• Se usa para editar el formulario.
• Si está en gris, significa que el formulario está
consolidado en un F10 No Transmitido
• Si no está activo, significa que el formulario está
consolidado en un F10 Transmitido y si el cliente quiere
modificarlo lo debe de hacer por un nuevo formulario con
tipo de operación “Modificación”
•Se usa para la generación del archivo PDF de cada
Formulario.
•Actualmente no tenemos la funcionalidad de generar varios
PDF al mismo tiempo. Debe ser uno a uno
• Se utiliza para eliminar el Formulario. Si se desean
eliminar varios al mismo tiempo, se puede utilizar el
checkbox del lado y dar clic en el botón “Eliminar
selección”. Si está inactivo, significa que los formularios
están consolidados en un Formulario 10
• Se utiliza para la generación del archivos XML del
Formulario 10.

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 Conceptos Básicos
Estados:

Botón Estado del Formulario Descripción y funcionamiento

Guardar Listo para Transmitir
Guardar Parcialmente
Formulario 10 Marcado
“Transmitido”.
• Todos los campos Obligatorios fueron
diligenciados
• Se puede consolidar en un F10
• Se guarda el formulario sin validación
En trámite de campos obligatorios.
• No se consolidan en el F10
• Estos son los formularios que se
utilizan para la generación de los XML
Histórico
DIAN y que permiten generar los
formularios 1066 y 1067.

10
 Formularios Los formularios web son la herramienta para
recolectar la información de los datos mínimos
exigidos por BANREP en las operaciones de
débitos y créditos de la cuenta de compensación.

Los formularios están divididos en bloques que se

pueden contraer y ampliar.

Cada campo tiene unas características y

validaciones puntuales (obligatoriedad,
propiedades, tipo de campo).

Las listas desplegables de Ciudad, CIIU, tipo ID,

numerales, son cargados automáticamente desde
el aplicativo de Maestros donde son configurados.

Siempre que se encuentre el botón “Adicionar”, es

obligatorio que se de clic en éste para que el
registro sea guardado exitosamente en el
formulario.

La información de los formularios, es utilizada para

la generación del Formulario 10 y XML Banrep, y
de igual forma para la construcción de los informes
XML a la DIAN.
11
Formularios 1
Descripción de Campos:

II IDENTIFICACIÓN DE LA OPERACIÓN
3. Fecha: es la fecha de la transacción o fecha
valor si es un cheque
4. Número: consecutivo dado por el cliente, en
caso de realizar una modificación se debe hacer
referencia a la fecha y numero del formulario
III IDENTIFICACIÓN DE LA OPERACIÓN
ANTERIOR
Se habilita este campo cuando el tipo de
operación es modificación.
IV IDENTIFIACIÓN DEL IMPORTADOR
Se diligencia automáticamente. OJO solo se
debe ingresar el dígito de verificación.
V DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN
11. Código moneda de giro: es la moneda de la
cuenta USD o EUR
12. Tipo de cambio a USD: se diligencia
automáticamente según la tasa de cambio de la
conversión. 14. Valor moneda giro: monto del movimiento
13. Numeral: cuando se escoge el numeral 15. Valor USD: en caso de ser una moneda diferente a USD se
2017 (anticipo) por control inmediatamente se hace la conversión a USD con la TRM del día del movimiento o
bloquea la sección de información de con la tasa de negociación de las divisas.
documentos de importación.
 Formularios 1

Descripción de Campos:

VII INFORMACIÓN DOCUMENTOS

DE IMPORTACIÓN

19. Número: número de la declaración

de importación, corresponde al campo de
la DI 132 (No de aceptación declaración).

Los conceptos de gastos de importación

(numeral 2016) no debe hacer parte de la
legalización ni debe de llevar el número
de la DI.

Permite hacer carga masiva cuando se tienen varias declaraciones

de importación en un mismo pago.
El botón de ayuda contiene el instructivo para realizar el cargue.

13
 Formulario 2
II IDENTIFICACIÓN DE LA OPERACIÓN
Descripción de Campos: 3. Fecha: es la fecha de la transacción ó fecha valor si
es un cheque.
4. Numero: consecutivo asignado por el cliente.

III IDENTIFICACIÓN DE LA OPERACIÓN ANTERIOR

Campo habilitado cuando la operación es de
modificación.

IV IDENTIFIACIÓN DEL EXPORTACION

Se diligencia automáticamente. OJO solo se debe
ingresar el dígito de verificación.

V DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN
11. Código de moneda de reintegro: es la moneda de
la cuenta USD o EUR.
12. Valor de moneda de reintegro: valor del ingreso a
la cuenta.
13. Tipo de cambio USD: Se calcula automáticamente
según el valor del DEX asignado en la sección VII.

VI OBSERVACIONES
Campo libre.
14
 Formulario 2
Permite hacer
carga masiva cuando
se tienen varias
declaraciones de
exportación en un
mismo pago.

El botón de ayuda
contiene el instructivo
para realizar el
cargue.

VII. INFORMACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE EXPORTACIÓN

17. Numero: se ingresa el numero incluido en la casilla 4, de la declaración de exportación (DEX).

19. Numeral: se elige según el tipo de operación. El numeral 1510 asociado a concepto de gastos no
debe llevar el numero del DEX, puesto que no se debe legalizar.
20. Valor reintegro USD: se ingresa el valor incluido en la casilla 79, valor FOB de la declaración de
15 exportación.
 Formulario 3
I. TIPO DE OPERACIÓN
2. Operación de

I. Ingreso de divisas: cuando se presenta el desembolso

de un crédito a la cuenta.
II. Egreso de divisas: para pago de intereses o capital.

IV. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN (Datos del

deudor)

14. Código moneda contratada: moneda en la que esta el

crédito pactado
16. Código moneda negociación: moneda en la que se
realizó el desembolso del crédito, esta es la que se tiene
en cuenta en el F10.
21. Nombre del acreedor: nombre con el que se tiene la
deuda (ej Bancolombia Panamá)
23. Valor moneda negociación: cuanto salió o entro de la
cuenta
24. Valor moneda contratada: monto original de la
operación pactada.

16
Formulario 4 I. TIPO DE OPERACIÓN
2. Operación de

I. Ingreso de divisas: pagos de dividendos

II. Egreso de divisas: pago de la inversión

IV. DESTINO DE LA INVERSIÓN

Inversión Colombiana en el exterior: generalmente son
inversiones colombianas en el exterior

V. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA RECEPTORA O

ADMINISTRADOR (PORTAFOLIO)
10. Tipo:
a. SE: sociedad extranjera
b. EC: empresa en constitución

VI. IDENTIFICACIÓN DEL INVERSIONISTA

Información del titular de la cuenta de compensación

VII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN

23. Código moneda: esta expresada en la misma moneda
de la cuenta USD o EUR
24. Valor moneda: monto de la operación.
18. Valor total USD: se pone el equivalente en USD con la
tasa de negociación o TRM del día de la transferencia
 Formulario 5
I. TIPO DE OPERACIÓN
2. Operación de

I. Ingreso de divisas:
II. Egreso de divisas:

IV. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA O PERSONA

NATURAL QUE COMPRA O VENDE DIVISAS

V DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN
15. Código moneda de giro o reintegro: esta expresada
en la misma moneda de la cuenta
16. Valor moneda giro o reintegro
18. Valor total USD: se pone el equivalente en USD con la
tasa de negociación o TRM del día de la transferencia

VI. INFORMACIÓN DE LAS OPERACIONES

Información del titular de la cuenta de compensación.

o En algunos casos se activan las casillas 22, 23, y 25

para informar a quien se le compraron o vendieron las
Usos divisas (información de la contraparte)
Para pagos entre residentes utilizar los numerales 3500 y
3000
Para fondeo de la cuenta
18 Monetización
 Formulario 10
Para construir el Formulario 10 se deben seguir los siguientes pasos:

1. Ir al periodo activo del Formulario 10.

2. Dar clic en Nuevo formulario. Si seleccionas Inicial, se consolidan todos los formularios
Iniciales y Devolución.
Si seleccionas Modificación, se consolidan todos los formularios
Modificación y Cambio de formulario.

4. Dar clic en “Consultar”. En esta tabla se muestran todos los formularios que se van a
consolidar. El cliente debe revisar contra su extracto si están
todos los formularios que había diligenciado.

Cuando es un F10 Tipo Modificación, el sistema vuelve a

consolidar todos los iniciales y devolución, pero, cuando
encuentra que uno de esos formularios tiene un “par” tipo
modificación o cambio de formulario, toma este último en la
consolidación. En la tabla se muestran el inicial o devolución
que se está reemplazando.

La información de la sección D. Contraparte, se consolida automáticamente de acuerdo con la información diligenciada en

los formularios de Otras operaciones

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 XML Banco de la República
El Archivo XML es simplemente la presentación del Formulario 10 y de los formularios 3 y de
Inversiones internacionales (si aplican), en una forma de archivo plano. Por ejemplo:

2718822201807.xml

La Herramienta tiene la lógica para saber si se deben transmitir los formularios de endeudamiento e
inversiones internacionales junto con el Formulario 10. Esto es parametrizado en el aplicativo de
maestros sobre cada numeral cambiario

Si el cliente transmite con nuestro archivo XML, no debe realizar el proceso manual de transmitir los
formularios de endeudamiento o inversiones internacionales previo a la transmisión del F10. En el XML
se transmite toda la información del mes.

Si un cliente NO tiene movimientos en el mes, la transmisión debe realizarse manualmente vía

HTML a través de Banrep, al igual que un registro o anulación de la cuenta.

20
 Errores frecuentes Informe Banrep

1 Se modifica el nombre del archivo. Cuando un cliente descarga varias veces el mismo XML, Windows
les asigna un consecutivo en el nombre y eso daña la estructura.

2
Se utilizaron caracteres especiales como las tildes y Ñ en el nombre del banco acreedor de los
formularios de endeudamiento externo. Se debe modificar dicho formulario y volver a crear el F10 y el
XML.

3 Se seleccionó NI y no CC en el tipo de identificación del representante legal o apoderado. Se debe

eliminar el formulario 10 y volverlo hacer para corregir esta información.

4
No asignación del código asignado de la cuenta de compensación de la contraparte en el formulario
de otras operaciones. Lo anterior, hace que en la consolidación del F10, no se muestre esta
información. Pasa especialmente con las operaciones con los numerales cambiarios 3000 y 3500. Se
debe Eliminar el Formulario 10, editar el Formulario de otras operaciones donde está el error y volver
a generar el Formulario 10 y XML para una nueva transmisión.

21
 Formularios 1066 y 1067

Formularios utilizados para corregir información (1066) y para legalizar o completar la información
aduanera de pagos de importaciones o exportaciones (1067) hechos anteriormente.

Están ubicados en la sección de Informes DIAN

Los periodos activos son iguales en general, lo único que cambia son los filtros.

De acuerdo con la fecha del formulario, se define en cual trimestre se generará la información.

Para poder realizar un Formulario 1066 o 1067, se debe utilizar un formulario de importaciones de
bienes o exportaciones de bienes que esté en estado Histórico.

Cuando se realiza una modificación a un formulario, tener presente que este se vera reflejado en el
trimestre que se reporto el cambio.

22
 Legalizaciones Pendientes
1. Marcación de documentación aduanera completa o incompleta.
En la sección VII. Información documentos de importación de Formulario importaciones de bienes, sección VII. Información
documentos de exportación del formulario de exportaciones de bienes y en la sección 2. Información para completar del
formato 1067, se agrega la marcación completa o incompleta respecto a la documentación aduanera de la operación, esta
marcación tiene las siguientes validaciones:

Es obligatoria para poder guardar el formulario, excepto si guarda parcialmente.

Si en el formulario de importaciones de bienes, se selecciona en el primer registro de la sección V. Descripción de la

operación el numeral 2017, el formulario automáticamente bloquea la marcación como incompleta.
2. Pestaña de legalizaciones

23
 Legalizaciones Pendientes
Para que las operaciones de importaciones y exportaciones de bienes se muestren en la tabla de
legalizaciones, se deben cumplir las siguientes reglas:

El formulario de importaciones o exportaciones de bienes debe estar en estado Listo para transmitir o histórico.
Solo se puede legalizar lo formularios con estado histórico.
La marcación de documentación aduanera dentro del formulario de importaciones o exportaciones de bienes, y
a su vez los formularios 1067 asociados a esta operación, debe estar como incompleta.
Los filtros disponibles para buscar una operación de importaciones o exportaciones con documentos
pendientes son:
o Tipo de Formulario (Importaciones de bienes o exportaciones de bienes)
o Cuenta de compensación
o Estado del Formulario (Listo para transmitir o Histórico)
o Rango fecha de creación
o Rango fecha de formulario
o Consecutivo del formulario

Los filtros se pueden combinar para obtener mejores resultados en las búsquedas.
En la tabla se muestra toda la información del formulario de importaciones o exportaciones de bienes.
24
 Legalizaciones Pendientes
El Valor Pendiente por Legalizar se calcula de la siguiente forma:

Importaciones de Bienes:
Variables:

M: Valor Total de los numerales del formulario, sin sumar el numeral 2016.
X: Valor total USD formulario importaciones sección VII
Y: Sumatoria de los documentos aduaneros los formularios 1067 asociados al Formulario de Importaciones.
Fórmula: M - X – Y

Exportaciones de Bienes:
Variables:

E: Valor del campo 21. Total valor FOB del Formulario de Exportaciones
W: Total Valor USD de la sección VII. Formulario de Exportaciones.
Z: Sumatoria de los documentos aduaneros los formularios 1067 asociados al Formulario de Exportaciones.
Fórmula: E - W – Z
25
 Legalizaciones Pendientes
3. Acceso directo al formato de datos faltantes 1067
En la tabla de legalizaciones pendientes, se agrega el botón para ingresar al formato 1067 y completar
documentos aduaneros.

El botón solo se activa cuando el formulario de importaciones o exportaciones de bienes está en estado
Histórico.
El sistema está en la capacidad para saber si el formulario que debe abrir es un nuevo formato 1067 o si debe
abrir el ya existente para la legalización de acuerdo con la fecha de legalización. Lo anterior se define de
acuerdo con las siguientes reglas:

Si para la fecha en la que se selecciona en el botón no existe un Formato 1067 asociado a la operación, el
sistema abre un Formato 1067 nuevo. Esto lo podrá identificar porque los campos Tipo de formulario,
Número, Fecha de Formulario y Valor están diligenciados y editables.
Si para la fecha en la que se selecciona en el botón ya existe un formato 1067 para ese trimestre, el
sistema busca ese formato vigente y lo abre en forma de edición. Esto lo podrá identificar porque los campos
Tipo de formulario, Número, Fecha de Formulario y Valor están diligenciados y bloqueados.
26
 Legalizaciones Pendientes
4. Alerta de legalizaciones Pendientes

Inmediatamente el usuario ingrese a la aplicación, el sistema le mostrará un mensaje de alerta recordando el

número de operaciones que tiene con documentos aduaneros pendientes por legalizar.
El número de operaciones que se muestra en el mensaje de alerta corresponde a las operaciones de
importaciones y exportaciones de bienes que están en estado histórico, y que a su vez todos los formularios
asociados a la operación están marcados como incompletos.
27
 Generación XML DIAN

Para ingresar a este módulo es necesario dar clic en la

opción Informes DIAN que se encuentra en el menú superior.

El sistema le presentará dos listas de desplegables (Año y

Trimestre) que el usuario debe seleccionar para establecer en
qué periodo de tiempo va a ser generado el informe.  

El usuario también debe seleccionar el o los tipos de formatos

que desea consultar, puede incluso seleccionarlos todos,
seleccionando el cuadro de chequeo que se presenta en la
segunda tabla en la parte superior, o puede seleccionarlos
individualmente según su preferencia.

Una vez se ha seleccionado el Año, Trimestre y Formato(s), a

continuación, debe dar clic en el botón Consultar, para que el
sistema le muestre a continuación un informe del proceso
realizado con los datos ingresados.

28
 Generación XML DIAN Para generar los archivos XML, se deben diligenciar
los campos:

Año de envío: se diligencia automáticamente

Concepto: escoger la opción Nuevo/Insercción o
Reemplazo
Número de envío: es un consecutivo de 8 dígitos que
debe de llevar el cliente sobre los reportes de la
información exógena a la DIAN
Fecha de envío: pre diligenciado con la fecha y hora del
sistema
Dar clic en el botón Generar para descargar los XML
DIAN.
Cuando se selecciona un solo archivo para generar, se descarga el XML individual el cual queda guardado en
el computador. Si se seleccionan varios archivos para generar, se descarga una carpeta .zip con todos los
XML al interior de la carpeta. Para la transmisión únicamente se puede generar el XML individual por tipo de
formulario, de lo contrario presentará error porque todos los formularios saldrán con el mismo numero de
consecutivo. 

En la parte inferior de la pantalla en el link Consulte su fecha límite de transmisión de informes DIAN se da
información de la normatividad legal respecto a la generación del informe de acuerdo al último dígito del NIT o
cédula, ya sea persona jurídica o natural.
29
 XML DIAN

30
 Pasos para la transmisión de los XML Dian

 
1 Utilizar los XML que puede generar desde nuestra Herramienta para cuenta de compensación.

2 Generar los nuevos XML del la herramienta de declaraciones de cambio.

3 Ingresar a www.Dian.gov.co, ingresar usuario y contraseña

4 Transmitir los XML generados a partir de la herramienta de declaraciones de cambio

31
 Errores Frecuentes XML DIAN

1 Se utilizaron caracteres especiales como las tildes y Ñ en el nombre del banco acreedor de los formularios
de endeudamiento externo. Se deben eliminar el F10 donde están consolidados, corregir la información
generar el F10 corregido, marcar el F10 como transmitido y volver a generar los XML DIAN.

Carácter especial y tilde

2
En los formatos 1059,1067 y 1060, es común que los clientes copien y peguen la información de los DI y
DEX desde un Excel y esto en ocasiones viene con “espacios” al principio o final del número del
documento. Estos espacios, hacen que se rechacen dichos formatos en la DIAN. Se debe eliminar el F10,
corregir la información en los formularios de impo o expo, volver a generar el F10, marcar el F10 como
transmitido y volver a generar los XML DIAN

32
 Errores Frecuentes XML DIAN

Espacios en los documentos

aduaneros

33
Gerencia Productos Captaciones ME