Evidencia 2: Foro Temático AA3: ¿Tipos de Documentos?

Es importante conocer cada uno de los documentos que se manejan en la

organización para darle el uso adecuado según sea el caso. Menciona que
documentos se manejan en tu empresa. Define para que se utiliza cada una de
ellas

RESPUESTA

Buenos Días

En la organización donde trabajo hay aproximadamente 2500 trabajadores; lo

que hace que se maneje un número importante de documentos al día, tanto
recibidos como generados; lo cual le da un sentido relevante a la Gestión
Documental de la empresa:

A continuación, listamos algunos de los documentos más utilizados en la

organización:

DOCUMENTOS TEXTUALES

 Cartas: Es el principal documento utilizado en la empresa, ya que a

través de este trasmite información de carácter importante y privado
directamente a las personas interesadas.

 Memorandos: Son de mucha importancia en la organización y en

particular para al área de Recursos Humanos, a la cual yo pertenezco,
ya que se utilizan principalmente para los empleados que han
incumplido con alguna política organizacional y son entregados después
de realizar un proceso disciplinario, recordándole al trabajador cuales
son sus funciones y obligaciones dentro de la empresa.

 Circulares: En la empresa son utilizadas para brindar información de

carácter general a todos los empleados de la empresa, como por
ejemplo se entrega información de eventos a realizar y fechas
especiales a celebrar: Cumpleaños de la empresa, visitar importantes.

 Actas: Son utilizadas generalmente como soporte de los compromisos

adquiridos después de una reunión de grupos de interés; donde queda
plasmado con firma del responsable la adquisición de alguna tarea
específica a ejecutar o cumplir.

 Informes: Por lo general son documentos que se presentan por solicitud

del jefe inmediato como soporte de las tareas ejecutadas durante en el
mes inmediatamente anterior por parte del subordinado; como por
 ejemplo informes de gestión de cada área de la empresa de
cumplimiento de objetivos solicitado por parte del gerente general de la
organización.

DOCUMENTOS TEXTUALES PRIVADOS

 Constancias de Trabajo: Son documentos solicitados y entregados

solamente al interesado y portador, ya que se brinda información de
carácter privado como salario percibido y demás información sensible.

 Desprendibles de Pago: LA igual que el documento anterior este

también se entrega al portador ya que brinda información sensible y de
interés únicamente del que lo está solicitando.

 Constancias Médica, Historia Clínicas: Este se convierte en un

documento generado por la compañía de carácter privado, donde
únicamente el paciente en este caso y su familiar apoderado podrán
tener acceso a dicha información.

DOCUMENTOS AUDIOVISUALES

 Videos y Grabaciones: Por lo general es información de carácter

general y común, trasmitida a través de medios audiovisuales como lo
son los TV ubicados en zonas de alto flujo de visitantes y trabajadores,
donde puedan observar información de carácter importante pero común;
por ejemplo, información del correcto lavado de manos debido al tema
del Covid – 19. Y demás información de este tipo.

DOCUMENTOS DIGITALES:

 Correos Electrónicos: Es tal vez el documento no físico más utilizado

en el entorno laboral, ya que nos permite de un amanera cómoda, ágil y
eficaz, trasmitir grandes volúmenes de información y tenerla de manera
organizada en nuestro PC. Lo que a la vez genera beneficios
ambientales para el planeta ya que ayudamos a la no contaminación del
mismo por el uso excesivo del papel.