TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

FICHA:2504530

ACTIVIDAD DE PROYECTO: INTERPRETAR LA LEGISLACIÓN VIGENTE, LEY 594 DE 2000 Y EL

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA REALIZAR ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS DE
LOS DOCUMENTOS, UTILIZANDO LA TECNOLOGÍA DISPONIBLE.

APRENDIZ:
EDUARDO ALPALA BASTIDAS

INSTRUCTOR(A):
XIOMARA ROJAS CÓRDOBA

CENTRO AGROFORESTAL Y ACUÍCOLA ARAPAIMA

PUERTO ASÍS-PUTUMAYO
2022
Actividad 3.1.1 Individual

Revisar la norma para producción de documentos organizacionales, GTC-185 y

liste cuales son los documentos Administrativos que èsta propone, además lea
el anexo A y el anexo B y diga de que trata cada uno.

Básicamente se trata de un documento de carácter probatorio, público o privado,

que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. Circular.
Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a
un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
 ANEXO A

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS EN LAS NORMAS GTC-185

⮚ Cartas:
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y
personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones
y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.

⮚ Memorandos:
Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar
asuntos internos.

Circulares:
Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto,
dirigida
a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

⮚ Actas:
 Un acta es un documento escrito que contiene todo lo sucedido, tratado y
acordado en una reunión o situación específica. Son documentos que
adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el
momento de su creación.

⮚ Informes:
Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de
cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer
resultados de procesos administrativos.

⮚ Certificados y Constancias:
Certificado: Documento de carácter probatorio, público o privado, que
asegura la
veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
Constancia: Documento de carácter probatorio, que no requiere
solemnidad.

⮚ Hoja de vida corporativa:

Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y
la experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la
organización a la cual ésta se encuentra vinculada laboralmente. Este
documento se genera dentro de la organización y se alimenta con las
actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el
desempeño laboral del colaborador en la organización.
⮚ Sobres comerciales:
El sobre tiene el propósito de ser la cubierta de los documentos, para su
entrega o envío. Al registrar los datos del destinatario, éstos deben ser
iguales a los consignados en la comunicación, en forma clara y completa.

⮚ Mensajes electrónicos:
Es un sistema que permite intercambiar información con uno o más
usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la internet. Este medio
se puede utilizar para enviar adjuntos como: cartas, memorandos,
circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la
sustentación del contenido.

⮚ Tarjetas protocolarias:
Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales
escritas para el manejo de las relaciones públicas y de negocios. Proyectan
no solo la imagen corporativa, sino también la de los ejecutivos y aquellas
personas que manejan todo lo relacionado con oferta, venta de bienes y
servicios.
ANEXO A

Anexo A

En este contexto nos muestra los siguientes lineamientos que debemos tener en
cuenta al momento de realizar cualquier documento administrativo contemplado
en las normas GTC-185:

A.1 TRATAMIENTO, SALUDO Y DESPEDIDA.

A.2 USO DE MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS.
A.3 ESCRITURA DE FECHAS, HORA Y NÚMEROS.
A.4 PLEGADO DE LOS DOCUMENTOS.

Los cuales permiten darle un orden estructural a los documentos que son
utilizados por las diferentes organizaciones para la comunicación interna y
externa.

Anexo B

Los lineamientos que compone este contexto como son los: SOPORTES, TINTAS, MEDIOS
DE ALMACENAMIENTO, DIFUSIÓN Y CONSERVACIÓN, permite que las organizaciones
hagan uso de estos recursos para mantener una gestión documental organizada,
protegida y conservada como uso informativo y de gran relevancia ante sus empleados,
Los medios informáticos son uno de ellos, aunque no se deja de lado el uso impreso en
papel.