ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

LA EMPRESA COMO ENTEPRODUCTOR DE DOCUMENTOS

No hay nada más común en la administrativa de las organizaciones de la producción,

acumulación y consulta de documentos y más que normal, es en lo esencial que se convierte
esa información, por ser el fruto de la mayoría de las actividades de la organización. De hay la
importancia de dejarla plasmada en algún tipo de documento que hasta hace poco solo se
limitaba al soporte en papel.

Cualquier actividad que realice el funcionario dentro de la organización, requiere, además

dejar una constancia, de un orden en esa información. La articulación de esa información
“individual” será la que va a conformar los archivos administrativos, en principio, y
posteriormente la que servirá para reconstruir en un archivo permanente la memoria de la
institución.

Es necesario tener consciencia de la importancia que tiene la información a nivel institucional

en su conjunto.

Podemos afirmar que la gestión administrativa es mucho más que personas individuales que
producen información; es sobre todo una estructura funcional muy sólida, con funciones muy
definidas para el logro de los objetivos de la organización. En medida de que estén bien
definidas las funciones se puede garantizar el manejo de los documentos y la administración
de la información en general porque, independientemente de las personas que la ejerzan,
siempre permanecerá la función.

ESTRUCTURA FUNCIONAL DE LA GESTION DE DOCUMENTOS

La estructura juega un papel definitivo. La información tiene un trámite normal dentro de este
proceso de gestión. A mayor claridad en la estructura, menos riesgo de un mal tramite y, por
consiguiente, de perdida de información o de tiempo en su búsqueda.

Los archivos constituyen un elemento legítimo, necesario y útil de la gestión administrativa y

deben cumplir una función esencialmente informadora.

Toda organización debe tener una oficina de archivo, de lo contrario estas organizaciones no
son rentables y a menudo tienen problemas de presupuesto.

Esto nos lleva a concientizar de la importancia de una estructura sólida que permita
racionalizar la producción de la información e identificar los canales, su flujo y el control del
mismo, adaptada y ajustada a la realidad actual en lo que se refiere a medios de producción,
conservación, recuperación y prestación de servicios. (Los problemas de los archivos obedecen
más a problemas de tipo administrativo de la organización)

ADMINISTRACION DE LA INFORMACION

Lo anterior conduce a la necesidad de organizar y reorganizar funcionalmente los servicios

documentales y archivísticos en las organizaciones; a entender que la administración de
documentos es un conjunto de criterios y técnicas nuevas, relacionadas con el manejo de los
archivos administrativos, para lograr eficiencia y racionalización de la información, basada en
el principio de conservar información, mas no papeles.
También tiene que ver con el espacio de trabajo adecuado, la capacitación del personal, el
establecimiento de las relaciones de trabajo entre las unidades y el personal.

En resumen, la planeación, organización y control del trabajo informativo y la actuación de

quienes lo desempeñan.

Para lograr una buena administración de la información es necesario definir normas muy
concretas sobre su producción (creación), reproducción, circulación, depuración y uso.

Lo ideal es que estas oficinas dependan de la jerarquía de mayor mando de la entidad.

DOCUMENTOS EMPRESARIALES

Para hablar del tema Es necesario precisar que se entiende por documento: todo objeto,
mueble, producto de la actividad humana, que suministra información, independiente de su
composición física y de los fines para los cuales fue creado. Siempre servirá como testimonio
de algo.

Son documentos no solo escritos sino también: los impresos, planos, cuadros, fotografías,
cintas magnetofónicas, sellos, pinturas, etc. Que contienen información registrada.

En las organizaciones la información se transmite en forma de documento el cual es archivado,

esto hace del manejo documental un sistema de información por excelencia.

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES

Se pueden clasificar según: el soporte o forma de transmisión de la información; según el ente

productor que se conoce comúnmente como el autor; según su finalidad y finalmente, según
su función en el tiempo.

Según su soporte:

PAPEL

Documentos textuales: manuscritos, impresos, escritos, contraseñas, etiquetas

Documentos gráficos: mapas, planos y dibujos

Documentos en imagen: fotografías, diapositivas, radiografías

Cinta: casetes, cintas, microfichas etc.

Otros soportes: disquetes, CD-ROM, discos etc.

Según el ente productor o su actor

Documento público: escritura pública

Documento privado: el que no reúne los requisitos para ser doc. Publico

Según la finalidad que persiga

Documentos dispositivos: leyes, decretos, ordenanzas, resoluciones, sentencias, etc.

Documentos testimoniales: doctos contables, escrituras públicas, convenios, contratos,

inventarios, actas de construcción, planos de las obras etc.

Documentos informativos: cartas, memorandos, informes, circulares, cotizaciones etc.

Según su función en el tiempo

Vitales: escrituras de constitución, patentes de funcionamiento, los requisitos o suscripciones,

soportes de accionistas, prueba de activos y pasivos, planos las escrituras de propiedad,
formulas, diseños, etc.

Importantes: facturas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, registros de ventas, estados
financieros.

Útiles: documentos que ayudan a la gestión interna y externa.

No esenciales: anuncios, acuse de recibo, comunicaciones internas, circulares informativas.

TIPOS DE DOCUMENTOS

Correspondencia comercial: cartas, memorandos, circulares, telegramas, informes

administrativos.

Documentos especiales: actas, informes, escrituras, certificados.

Documentos contables: cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas, notas de salida, cheques,

letras, pagares.

Documentos legales: leyes, resoluciones, hojas de vida, solicitudes de empleo.

CONCEPTO DE CORRESPONDENCIA

Se hará referencia a un grupo de documentos que son más particulares dentro de la gestión,
que se generan tanto a nivel interno como externo y que se podrían denominar como
correspondencia de negocios, entendiéndose por esta los documentos creados en la empresa,
en ejercicio de sus actividades.

La correspondencia es el proceso de comunicación que se genera entre las dependencias de la

organización o con otras organizaciones y que hoy en día, en un porcentaje alto se presenta en
forma escrita, aun cuando no podemos apartarnos de que día la comunicación en redes, el
correo electrónico, las cintas magnetofónicas, se han venido introduciendo como otro tipo de
comunicaciones empresariales.

Dependiendo de la procedencia de la correspondencia, podemos hablar entonces, de

correspondencia interna y externa: interna es la que se cruza entre las dependencias de la
organización, bien sea que se trate de una única entidad, de sucursales o de agencias; la
externa es la que se cruza entre personas o instituciones al exterior de la organización.

Carta comercial: documento que registra, escrita mente un mensaje para un destinatario.

Memorando: comunicación de carácter interno, de información administrativa.

Circular: comunicación informativa. Va dirigido a varios destinatarios.

Comunicación interna: comunicación breve de carácter interno.

Mensaje telegráfico: comunicación abreviada de carácter urgente, transmitido entre ciudades

o países.
El fax: medio utilizado a nivel empresarial comúnmente para transmitir rápidamente
información.

Documentos especiales, contables y legales: otro tipo de documentos que se generan al

interior de la entidad.

MANEJO DE LA PRODUCCION DOCUMENTAL DE LA EMPRESA

De la calidad con la que se elaboren depende del éxito de los negocios, pues la
correspondencia como canal de comunicación como el medio externo lleva una imagen de la
organización. Por lo tanto su estética, distribución y correcta utilización son los elementos
fundamentales en la buena impresión que de la empresa se lleve el destinatario e igualmente
la motivación para su lectura.

FUNCIONES DE LA OFICINA DE CORRESPONDENCIA

Las funciones de la oficina de correspondencia se relacionan con el manejo de los documentos

que entran y salen.

-· Analizar el procedimiento administrativo de la entidad, esto es, conocer muy bien la

actividad de la empresa y con base en el organigrama, verificar la información que produce y
recibe.

-· Recoger la información en cada dependencia a través de un formulario que permita conocer

de los documentos que crea, su identificación, clase de documento, número de copias, y
distribución, volumen de producción al día o al mes, tiempo de trámite y tratamiento
archivístico.

-· Organizar la información de tal forma que se hagan las interrelaciones del caso con cada tipo
de documento para conocer su flujo, tiempo de trámite y su tratamiento archivístico en
general. Este caso permite definir los procesos que se deben cumplir en la administración de
documentos, de manera que respondan eficientemente y oportunamente a las necesidades de
información de los usuarios.

RECEPCION DE DOCUMENTOS

La función de recepción de documentos consta de cuatro pasos básicos: el recibo propiamente

dicho, la radicación, el registro y la distribución o reparto.

Recibo: la documentación es recibida de forma directa, personalmente o a través de los

apartados aéreos y los servicios de correo especializado.

La primera tarea que debe seguirse en el recibo de la documentación es la clasificación de la

correspondencia, la cual puede agruparse así:

· Correspondencia externa · Correspondencia interna · Folletos, publicaciones, paquetes

· Correspondencia personal · Correspondencia confidencial de carácter institucional

El objeto de esta clasificación es continuar con el segundo paso que es la radicación.

Radicación: consiste en asignarle al documento un número mediante el cual se va a identificar

y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse anualmente.
Otros pasos en la radicación es colocar la fecha en el cual se recibe el documento. Esta
información es importante porque es a partir de este momento cuando se inicia la
responsabilidad de la entidad para su trámite. La entidad adquiere el uso y propiedad de la
comunicación y, en muchos casos, la entidad adquiere el uso y la propiedad de la
comunicación y, en muchos casos la fecha de elaboración de la correspondencia no coincide
con la de la recepción.

Registro: cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de correspondencia en forma

automatizada, el programa permite almacenar y mantener actualizada la información sobre la
correspondencia recibida y despachada. Facilita su consulta en varios conceptos: fecha,
remitente, destinatario, número de radicación, etc.

Cuando no es así el registro deberá llevarse manualmente, para lo cual debe diseñar su
formato que permitirá tener la información sobre la correspondencia que se recibe y se radica
y la situación actual del trámite. Tendrá como mínimo los siguientes datos: numero de registro,
fecha de elaboración y recibo, ciudad de origen, persona o entidad que la envía y el asunto que
trata.

Dentro de este proceso de radicación y registro es importante tener en cuenta:

· No radicar la correspondencia personal

· Colocar la fecha de recibo

· Devolver sin abrir la correspondencia que por error llegue a esta oficina

· Hacer las observaciones pertinentes en el radicador, cuando las comunicaciones llegan sin
firma.

· Verificar que los anexos enunciados estén completos.

Distribución o reparto: el último paso dentro del proceso de recibo de correspondencia es su

distribución o reparo. Uno de los procedimientos mas prácticos es utilizar un casillero con el
nombre de las dependencias o sus códigos, según el caso donde se organiza la
correspondencia que se recibe.

Salida de documentos

Cumplida la fase de radicación de la correspondencia que saldrá al medio externo (para la cual
utilizara una numeración independiente), en lo posible, el paso siguiente es asegurar que la
correspondencia llegue a su destino.

Por el volumen de documentos que diariamente salen de la institución, es mucho más práctico
y menos costoso utilizar los servicios postales, correo urbano, correo nacional o internacional y
los servicios especializados de correo. Por lo general las instituciones celebran contratos con
las oficinas encargadas de prestar estos servicios.

En ambos casos, distribución interna y despacho externo, se hace necesario llevar un control
de lo que sale de la oficina de correspondencia.

Es importante y de mucha ayuda que las secretarias de cada dependencia llevan igualmente
sus controles particulares de la correspondencia recibida y despachada, los cuales deberán
revisar, semanalmente para detectar la correspondencia de no saber su tramite y si
efectivamente se le dio la respuesta.
En el funcionario encargado de radicar la correspondencia que sale de la institución recae la
responsabilidad de no aceptar comunicaciones que no reúnan todos los requisitos para su
envió como anexos, estilo, técnicas mecanográficas y en general de todos aquellos aspectos
que de alguna manera incida en la buena imagen de la institución.

CLASES DE DOCUMENTOS

Los documentos de archivo producidos por las entidades como resultado de su labor, ameritan
el establecimiento de una categorización que puede estar determinada por varios factores.

Los documentos se clasifican en 2 categorías:

“documentos públicos” y “documentos privados”,

Los documentos archivísticos se clasifican en:

Documentos facilitativos o comunes: considerados así porque son aquellos que la entidad
produce como apoyo a la gestión que realizan. Ejemplo: los documentos contables, las hojas
de vida, alguna correspondencia, los documentos dispositivos (resoluciones, decretos, actas,
etc.)

Documentos específicos o sustantivos: son aquellos documentos que la entidad produce para
las actividades específicas del área de su gestión. Ejemplo: en un laboratorio bacteriológico, los
exámenes de laboratorio; en una iglesia, los certificados de bautizo o de matrimonio; en una
universidad o institución docente, los planes de estudio y los registros de calificaciones de
alumnos.

Todo documento o archivo, por lo tanto, reúne determinados aspectos que lo hacen
pertenecer a alguna de las anteriores categorías.

VALOR PRIMARIO Y SECUNDARIO DEL DOCUMENTO

El valor de un documento se determina por la utilidad que presta a través del tiempo, ya sea
en forma inmediata o futura.

De esta manera tenemos la clasificación del documento: valor primario y secundario.

Llamado también valor inmediato, es el valor que representan los documentos para la entidad
productora desde el punto de vista administrativo, legal, contable o fiscal y técnico en las
etapas de tramitación (mientras responde o da solución al asunto que lo origino), de vigencia
(cuando aún es consultado o sirve de antecedente a otra gestión) y de plazo precaucional (que,
como su nombre lo indica, se da por precaución).

Analizaremos los aspectos de interés desde los diferentes puntos de vista que para la entidad
representan:

Documentos de aspecto administrativo: son documentos de interés tanto para el productor

como para el usuario. Ejemplo: contrato de servicios

Documentos de aspecto contable o fiscal: este aspecto se presenta en los documentos que
expresan movimientos de carácter monetario. Ejemplo: las conciliaciones bancarias, las
nóminas.
Documentos de aspecto legal: vale anotar que todos los documentos lo tienen implícito. El
aspecto legal en un documento representa los marcos que determina la ley para respaldar
derechos u obligaciones. Los documentos de tipo dispositivo (leyes, decretos, ordenanzas y
resoluciones) son un prototipo de documentos legales. También lo son los contratos de trabajo
y arrendamiento, entre otros.

Documentos de aspecto técnico: es el que presentan los documentos específicos de la

actividad de una institución, como los planos, las historias clínicas, los informes técnicos y las
investigaciones científicas.

Valor secundario

Denominado valor mediato o futuro, es el valor que presenta la información del documento
desde el punto de vista de la investigación del pasado o de la historia. Este valor se subdivide
en 2 categorías: predecible o evidencial, o sea, cuando la importancia de la información puede
ser detectada fácilmente, asegurando con ello su conservación permanente.

No predecible, es el valor que debe ser determinado con la ayuda de un investigador o un

especialista. El valor secundario de los documentos se juzga para determinar su destrucción o
conservación permanente.

INVENTARIO DE DOCUMENTOS

Es evidente que uno de los factores que más afecta a cualquier tipo de administración es el
crecimiento incontrolado de personal, gastos, servicios, etc.

Los archivos administrativos de las organizaciones no escapan a este fenómeno desmesurado

de crecimiento documental, que ha obligado al uso de mecanismos muy definidos para facilitar
el conocimiento de sus existencias documentales y la definición de las mismas.

Estos documentos auxiliares descriptivos conforman todo un proceso de descripción

documental.

En términos generales, describir significa enumerar las cualidades y singulares de una persona
u objeto.

En el campo archivista, la descripción consiste en el análisis de las características propias de los

documentos, de naturaleza externas e internas.

Las externas hacen relación a la material del soporte que contiene la información y las internas
con la parte intelectual del mismo.

La descripción archivística se convierte, por tanto, en el medio que comunica al usuario con la
información, mediante la tarea de análisis elaborada por el archivista.

CONCEPTO DE INVENTARIO

El inventario es una herramienta auxiliar de la descripción que puede definirse como el

instrumento que permite tener una relación detallada de todos los documentos que la
conforman.

CLASES DE INVENTARIO

Los inventarios que recogen información en mayor o menor grado sobre la existencia
documental de un archivo son divididos:
· Por la unidad de archivo que asientan

· Por la finalidad que se le asigna

USOS DEL INVENTARIO

Los inventarios guardan una relación estrecha y directa entre su uso y los objetos que persiga
el levantamiento de la información. Los inventarios por la unidad de archivo que asientan
pueden ser de las siguientes clases:

Inventario esquemático: es el que describe una serie documental completa. Ejemplo: la serie
“contratos”, donde se ubica el número de documentos que conforman la serie, las fechas en
que está contenida la información y su unidad de conservación.

Inventario registro: es el que describe una unidad de conservación en cada asiento (caja,
volumen, atado, legajo, carpeta).

Inventario analítico: es el que describe una pieza documental en cada asiento, ya sea
mediante un resumen del contenido o un extracto textualmente, donde se da una valiosa
información del contenido y, en algunos casos, se obvia la consulta directa.

Para control de trámite: cuando su objeto es establecer los movimientos o rutas de los
documentos en trámite. Es el inventario más completo por la cantidad de actos que requiere,
ya que detalla todos los pasos que sigue un documento a través de las dependencias de la
entidad hasta finalizar su trámite y ser archivado.

Para remisión: es el que elabora como prueba del envió de documentación que realiza un
remitente a su receptor o destinatario. Ejemplo: la relación de los documentos que pasan del
archivo activo al semiactivo, con la discriminación de tipos de documentos, cantidad, estado y
periodos que cubre la información.

Para eliminación: es elaborado como constancia de los documentos que se irán a destruir.

Para un archivo ya formado: es el que da constancia de la documentación existente en el

archivo y su elaboración dependerá del grado de orden y organización que tenga el propio
archivo.

Para estudio: Es elaborado con el fin de conocer datos muy peculiares del archivo como por
ejemplo el uso y frecuencia de los préstamos, las series más, consultadas, etc.

Topográfico: es aquel que describe toda la colección a partir de la signatura topográfica.

FORMATOS DE INVENTARIO

El inventario es un formato o plantilla que reúne los datos que se recogen en el proceso de
levantamiento de la información y que facilitan la actividad de descripción.

Todo formato de inventario se compone de 3 sectores básicos: el encabezamiento, el

Encolumnado y la datación, además de la identificación del tipo de inventario que se está
realizando.
Encabezamiento: recoge la información de identificación de la entidad y la oficina productora o
generadora de los documentos que se van a analiza, así como la numeración consecutiva y
correlativa de cada una de las hojas de inventario.

Encolumnado: es la definición en forma columnar de los datos que compondrán cada asiento o
registro de información.

Datación: indica la fecha de levantamiento de la información y la identificación del responsable

de la elaboración del inventario. Estos aspectos se determinan con el nombre, cargo y firma de
quien ejecuta dicha labor.

CONCEPTOS Y OBJETIVOS DE LA EVALUACION DOCUMENTAL

Evaluación significa establecer una medición sobre cantidad y calidad de acuerdo con una
escala de valores predeterminada.

Decimos que la evaluación es un proceso que busca el estudio valorativo de las características
internas del documento con el objeto de determinar su nivel de impacto.

Un programa de evaluación de documentos contempla dos fases muy definidas, el análisis y la

planeación. Estas dos fases entrelazadas se constituyen en piezas fundamentales, dado que el
análisis y el planeamiento contribuirán de manera directa al mejoramiento de la producción
documental y a la unificación de criterios de organización y conservación de la documentación.

La información para este fin se recoge en unas encuestas que buscan obtener la precisión
sobre los tipos documentales que genera cada oficina que analiza.

El análisis de la información recogida facilita entonces, el planeamiento en aspectos como:

· Creación · Distribución · Uso · Retención · Almacenamiento · Recuperación · Protección

· Preservación · Disposición final

Por lo tanto un programa de evaluación a partir del análisis y planeamiento, organiza y valora
los documentos desde la fase misma de producción u origen, siguiendo con el trámite, vigencia
y plazo precaucional, buscando dar manejo al flujo eficiente de la información, hasta llegar a la
determinación del tiempo de conservación, a través de la definición de sus valores.

Los documentos al igual que todo ser viviente, tiene un momento de creación (nacimiento),
trámite y vigencia (vida productiva), plazo precaucional (tercera edad), y destino final, que en
el caso de los documentos se presenta de dos formas: destrucción (muerte) o conservación
(recuerdos).

La teoría archivística del ciclo vital del documento establece 3 fases, edades o etapas que están
directamente relacionadas con la actividad del documento que son:

Primera fase: etapa pre archivista o fase de creación de los documentos.

Segunda fase: llamada igualmente etapa archivista, donde intervienen propiamente el control
y la administración de los documentos a través de un sistema organizado de archivo, donde se
realizan los procesos de descripción (inventarios), evaluación y selección, así como la
ordenación y conservación de los documentos.
Tercera fase: es la etapa de la conservación permanente de la documentación con fines
históricos de carácter administrativo, político, económico, investigativo o cultural que impiden
se destrucción.

Se habla así mismo de una cuarta fase: que es la fase en la que los documentos, por su
trascendencia histórica más allá del ámbito institucional, son transferidos a los archivos
nacionales donde se vela por la conservación del patrimonio histórico.

TRAMITE DEL DOCUEMNTO

La tramitación del documento acumula los antecedentes necesarios que se pretenden con la
expedición del documento, ya sea para la autoridad productora otorgue o niegue un derecho o
una obligación, testimonio o informe sobre un echo particular.

VIGENCIA DOCUMENTAL

Es la fuerza interna que tiene un documento de archivo para dar testimonio, obligar o
informar. El testimonio proviene del latín vigere que significa vigor.

La vigencia de un documento se inicia con la firma de la autoridad competente o con la

promulgación del acto. Ejemplo: una resolución, una ley.

La vigencia es determinada en 5 maneras:

1. Por vencimiento del plazo establecido en el documento.

2. Por disposición legal.

3. Porque se produce un documento que modifica lo anterior.

4. Por desaparecer el objeto físico que dio razón al documento. Ejemplo: los planos de una
obra que fue demolida.

5. Por enterarse del contenido del documento, como en el caso de los documentos de carácter
informativo.

PLAZO PRECAUCIONAL

Terminada la vigencia del documento, por cualquiera de las razones ya conocidas, se debe dar
un lapso al documento antes de decidir sobre su destino final. Este lapso es el que se
denomina plazo precaucional.

El plazo precaucional se inicia al final de la vigencia y termina de dos maneras:

· Por prescripción del derecho, o sea, un tiempo determinado en una norma jurídica.

· Por la tabla de retención, o sea, el tiempo establecido por la entidad productora para su
conservación o destino final.

CONCEPTO Y OBJETIVOS DE LA SELECCIÓN DOCUMENTAL

La selección documental es un proceso técnico por el cual se determina el tiempo de

conservación de los documentos de archivo, bien sea por necesidades de tipo administrativo, o
porque se requieren en el futuro para la investigación retrospectiva de las actividades de las
personas o las instituciones.

La selección documental es un proceso que se inicia con la evaluación propiamente dicha y

continua con la elección de los documentos que se han de conservar, determinando el tiempo
y lugar de conservación.

La selección de documentos persigue fundamentalmente la descongestión de los archivos,

evitando la conservación indiscriminada y sin criterio de los documentos de archivo y busca
alcanzar los objetivos siguientes:

· Obtener una corriente fluida de documentos, es decir fijar los parámetros de conservación
documental.

· Lograr ahorros sustanciales de tiempo de búsqueda de la información, dado que no habrá

congestión de documentos ni en las carpetas ni estantes.

· Dejar paquetes de información completa y coherente para que reflejen claramente la

actividad de la institución productora.

La selección documental, por lo tanto, no puede ni debe realizarse sobre la base única de
antigüedad del documento o la cantidad de uso, y menos aún por el criterio personal de los
funcionarios, sino que deben obedecer a un programa de gestión documental cuyo propósito
sea la valoración de los documentos frente al presente y al futuro.

TABLA DE RETENCION Y SUS OBJETIVOS

Determinando su valor, se definirá entonces el tiempo necesario para la conservación del

documento y el lugar adecuado para hacerlo.

La tabla de retención de documentos es una lista de registros por el tipo de documentos, la

serie, etc.

La tabla de retención: es el resultado de un trabajo técnico que se inicia con el proceso

descriptivo de la documentación existente (que se refleja en los inventarios).

Los objetivos de una tabla de retención son:

· Determinar los documentos que han perdido interés o utilidad para la administración.

· Retener los documentos que presentan un valor legal, administrativo o histórico.

Los datos básicos de una tabla de retención son: la identificación de la entidad y la

dependencia generadora de los documentos, el encolumnado, que registrara el nombre del
documento, su tipo o serie documental, el tiempo en mes o años que el documento ha de
retenerse, los traslados de una etapa a otra y por ultimo su destino final.

TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS

Los documentos se transfieren para separar, en primera instancia, aquellos de fechas recientes
y consulta permanente de los que han perdido relevancia frente a la actividad de la oficina
productora. Ejemplo: la correspondencia de años anteriores.
La transferencia puede darse de manera interna o externa.

· Interna: es cuando se realiza dentro del sistema de archivo de la entidad: de la fase o etapa
activa a la semiactiva y de esta la inactiva, en cuyo caso otros autores la denomina traslado.

· Externa: es cuando los documentos de una identidad se traspasan a otra para su cuidado,
conservación y responsabilidad. Tal es el caso de los documentos históricos que se pasan a los
archivos nacionales de un país.

Se pueden aplicar dos sistemas de transferencia: traspaso permanente o traspaso por periodos
fijos.

Traspaso permanente: ocurre cuando los documentos se transfieren del archivo activo al
semiactivo o al inactivo, a intervalos regulares de tiempo.

Traspaso por periodos fijos: se realiza a intervalos de tiempo predeterminados, como cada
año o cada seis meses. Este traspaso documental puede realizarse de dos maneras:

Plan de un periodo: cuando todo el material previamente seleccionado se traspasa

directamente de la fase activa al archivo inactivo, en fechas prefijadas, ya sea al comenzar un
nuevo año fiscal, o cada seis meses.

Plan de 2 periodos: esta situación se presenta cuando en el sistema de archivos se ha definido

cada una de las etapas que la componen-los documentos de los archivos de gestión (activos)
aún vigentes pero de poca consulta, se traspasan inicialmente al archivo semiactivo por un
periodo que oscila entre seis meses y un año. Luego transfiere nuevamente el archivo inactivo,
por otro periodo de tiempo.

EL ARCHIVO COMO UN SISTEMA DE INFORMACION

El tema de la teoría general de sistemas es un punto determinante para comprender como

lograr la inclusión y coordinación de las necesidades de la información.

Definición que integra tres elementos básicos:

1. Grupo de partes o elementos que bien puede tratarse de entidades, o unidades o

actividades.

2. Las relaciones que cada uno de estos elementos tiene y la influencia con los elementos de
las otras áreas; y

3. Un fin específico o metas comunes que se pretenden alcanzar con este conjunto de
actividades y sus interrelaciones.

Si se analiza estos procesos, de por si, reúnen las características de un sistema: ENTRADA –
PROCESO – SALIDA. Cuando se habla de ciclo de vida, dentro del proceso, va inmersa otra serie
de actividades:

· Traslados al archivo intermedio

· Recibo y despacho de correspondencia

· Almacenamiento y conservación de información

· Evaluación y selección de la información

· Descarte y eliminación de documentos

· Microfilmación y

· Consulta y préstamo de documentos

EL FLUJO DE LA INFORMACION

Otro elemento de gran importancia dentro de un sistema de información, es el flujo de la

información, es decir, la manera como fluye jerárquicamente por el sistema.

El análisis del flujo de la información es necesario que la oficina de administración realice, en

coordinación con la oficina de organización y métodos y la participación de quienes manejan la
información, los diagramas de flujo de los documentos de los procesos de gestión que
adelantan las dependencias.

Este análisis debe considerar los siguientes aspectos:

· Cual información se va a circular

· Cual será su destino (a donde se va a enviar)

· A quien se va a enviar (destinatario)

· Que formato utilizar para su envió

· Como se va a distribuir (canales)

· Que soporte utilizar

· Número de copias

· Si debe conservarse en el archivo permanente

· Cuanto tiempo debe conservarse en la oficina de origen la copia, estos es, definir términos.

· Crear relaciones organizacionales adecuadas

ARCHIVOS AUTOMATIZADOS

Los avances tecnológicos que se han dado en los últimos años en los campos de la informática
y las telecomunicaciones, constituyen un factor de gran importancia para el desarrollo de casi
todas las actividades en que se desempeña el ser humano.

Los adelantos han venido produciendo cambios en las formas de trabajo.

Esta automatización de archivos se dará nivel de los archivos centrales o permanentes donde
se conserva la información de los archivos de gestión.

Hay varios medios de almacenamiento de los archivos, ejemplo: por locales compuestos de
cajas con archivos en carpetas, en almacenamiento magnético como lo sería la información de
correo electrónico, CD-ROM, discos etc., almacenamiento óptico como lo sería el
almacenamiento de la información mediante la conversión en principio a señal eléctrica y
posteriormente esta señal debe ser digitalizada.
Características de la nueva tecnología de la información:

· Gran aumento del volumen del flujo de información por la rapidez de la misma a través de los
medios electrónicos.

· Reducción en los tiempos de respuesta.

Redes

Como ejemplo Las grandes instituciones que funcionan con redes o sucursales, el archivo
central es el encargado de normalizar ya que esta todo interconectado, con el fin de conservar
la unidad de criterio en los procesos de archivo.

Esta nueva solución debe asegurar la modificación en el trámite y la consulta desde cualquier
punto o acceso o la red de usuarios, de manera que refleje el verdadero trámite físico del
documento, sin la necesidad de pasar por una oficina central que este canalizando el flujo.