Actividad #4

Realizar un glosario de 50 palabras.

1. Gestión: Se centra en la implementación y el funcionamiento eficientes de las redes, el
hardware y el software.
2. Eficiente: Que realiza o cumple un trabajo o función a la perfección.
3. Almacenar: proceso de acomodar información recientemente adquirida en la memoria, que es
modificada en el cerebro para que sea más fácil de almacenarla.
4. Documentación: Documento o conjunto de documentos, generalmente de carácter oficial, que
sirven para la identificación personal o para documentar o acreditar algo
5. Electrónico: Que funciona mediante la electrónica
6. Digitalizar: Convertir o codificar en números dígitos datos o informaciones de carácter
continuo, como una imagen fotográfica, un documento o un libro.
7. Papeleo: Exceso de trámites en la resolución de un asunto
8. Repositorio: Son sistemas de información que preservan y organizan materiales científicos y
académicos como apoyo a la investigación y el aprendizaje, a la vez que garantizan el acceso a
la información.
9. Ámbito: Espacio y conjunto de personas o cosas en que se desarrolla una persona o una cosa.
10. Formatos: la estructura interna y codificación de un objeto digital, que permite que éste sea
procesado o presentado en una forma accesible
11. Facturas: documento mercantil que registra la información de una venta o de una prestación de
un servicio.
12. Albaranes: ambién conocido como nota de entrega, es un documento mercantil que tiene como
objetivo garantizar y probar que se ha entregado un pedido o se ha prestado un servicio.
13. Recibos: es una constancia que sirve para comprobar que se ha cumplido con el pago o solución
de una obligación.
14. Proveedores: Empresa o persona que se encarga de suministrar la mercancía a otras empresas,
asociaciones, etc
15. Correlativo: Dicho de dos o más personas o cosas: Que tienen entre sí correlación o sucesión
inmediata.
16. Emisión: Crear y hacer circular documentos, especialmente oficiales y monetarios
17. Registro: Documento donde se relacionan ciertos acontecimientos o cosas; especialmente
aquellos que deben constar permanentemente de forma oficial.
18. Presupuesto: s un plan de las operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr
en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios.
19. Contratos: s un negocio jurídico bilateral en el cual dos o más partes expresan su
consentimiento en la forma permitida por la ley, para crear, regular, modificar o extinguir
obligaciones
20. Activos: son los recursos que dispone una empresa, ya sean tangibles o intangibles, que
permitan a esta obtener beneficios económicos a futuro
21. Pasivos: son los gastos o deudas que la empresa posee a terceros, estos pueden ser pagos a
bancos, salarios a empleados, entre otros.
22. Entidades: Colectividad considerada como unidad, y, en especial, cualquier corporación,
compañía, institución, etc., tomada como persona jurídica.
23. Nominas: es un documento que indica la cantidad de dinero que una empresa le paga a cada
trabajador.
24. Centralizado: proceso mediante el cual las actividades de planificación y de toma de decisiones
dentro de una organización se fijan en un líder o departamento específico.
25. Seguridad: estado de ausencia de peligros y de condiciones que puedan provocar daño físico,
psicológico o material en los individuos y en la sociedad en general.
26. Perfiles: el conjunto de características o preferencias que la persona tiene sobre sus búsquedas
de Internet o en los sitios Web que frecuenta
27. Usuarios: es aquella persona que utiliza un producto o servicio de forma habitual,
beneficiándose de algún modo de dicha utilización, sin entrar a valorar la marca, el precio o las
características técnicas de lo que utiliza.
28. Optimización: capacidad de hacer o resolver alguna cosa de la manera más eficiente posible
29. Eficacia: a capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera
30. Accesibilidad: Condición que deben cumplir los entornos, productos y servicios para que sean
comprensibles, utilizables y practicables por todos los ciudadanos, incluidas las personas con
discapacidad.
31. Duplicidades: es cuando el trabajador desempeña otra actividad laboral del mismo sector que
su empresa empleadora
32. Modificación: Transformar o cambiar algo mudando alguna de sus características.
33. Elaboración: proceso de trabajo, construcción y preparación de materiales, objetos u cosas para
transformarlas en elementos de mayor complejidad.
34. Normativas: norma o conjunto de normas que guían, dirigen y ajustan el comportamiento de un
individuo, organización, materia y/o actividad.
35. Nube: hace referencia a los servidores a los que se accede a través de Internet, y al software y
bases de datos que se ejecutan en esos servidores.
36. Transformar: Hacer cambiar de forma a alguien o algo
37. Ágil: Que se mueve con soltura y rapidez.
38. Carpeta: es básicamente un contenedor donde se pueden almacenar archivos o también otras
carpetas
39. Centralizar: Reunir cosas distintas o de diversa procedencia en un lugar común o bajo una
misma dirección.
40. Desactualizado: Quedarse un profesional al margen de los últimos conocimientos o avances en
un campo o en su área de especialidad.
41. Servidores: es un conjunto de computadoras capaces de atender las peticiones de un cliente y
devolverle una respuesta en concordancia
 42. Confidencialidad: es la garantía de que la información personal será protegida para que no sea
divulgada sin consentimiento de la persona.
43. Catalogar: Registrar y clasificar libros, documentos, monedas, objetos en venta, etc., para
formar un inventario de ellos o incluirlos en uno ya elaborado
44. Subcategorías: tercer nivel de categorización de su tienda, por debajo de los niveles
Departamento y Categoría.
45. Garantía: Seguridad o certeza que se tiene sobre algo
46. Medidas: es la acción y efecto de medir (comparar una cantidad con su unidad o algo no
material con otra cosa; moderar las acciones o palabras).
47. Lógico: Que se produce de acuerdo con las leyes naturales, conforme a la marcha habitual de
las cosas o en correspondencia y coherencia con los hechos que anteceden.
48. Fuga: Escapada, huida, acción y resultado de fugarse
49. Limitar: Fijar los límites de algo que tiene varias posibilidades
50. Relativo: Que está en relación con alguien o algo que se expresa.
Realizar un resumen de una página del tema.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es la única opción si una empresa quiere contar con la información organizada
de forma eficiente.
La gestión documental nos permite almacenar, organizar y gestionar el flujo de los documentos de la
empresa. Los documentos son localizados por el usuario que busca la información de una manera fácil
y sencilla.
Tipos de documentos de gestión empresarial
Estos tipos de documentos se suelen conservan en papel o de forma digital, o incluso en los dos
formatos por falta de verificación lo que complica la gestión documental. Los más comunes son:
• Facturas, albaranes y recibos
• Otros documentos relativos de clientes: estudios, presupuesto comercial realizado para
operaciones, etc.
• Contratos y documentos legales relacionados con las operaciones con proveedores y
prestadores de servicios.
• Documentación de carácter financiero
• Documentos de carácter fiscal
• Documentos relacionados con recursos humanos y trabajadores
Ventajas de la gestión documental
• Digitalización de los documentos.
• Repositorio centralizado para todos los documentos.
• Evitar la pérdida de documentos.
• Eficacia y eficiencia de los procesos.
 • Optimización del tiempo.
• Control de seguridad asignando perfiles a los usuarios.
• Trabajo colaborativo.
• Acceso a la documentación desde cualquier lugar.
• Cumplimiento de las normativas de seguridad.
• Liberación de espacio físico del archivo.
Como hacer una buena gestión de documentos
• Transformar los documentos en papel a formato electrónico.
• Centralizar todos los documentos de la empresa.
• Catalogar la documentación
• Establecer usuarios con perfiles de acceso
Realizar un cuestionario de 10 preguntas.
1. ¿Qué es la gestión documental?
Es la única opción si una empresa quiere contar con la información organizada de forma eficiente
2. ¿Qué nos perite la gestión documental?
Nos permite almacenar, organizar y gestionar el flujo de los documentos de la empresa
3. ¿Cómo puede llegar la información a una empresa?
La documentación puede llegar a una empresa tanto en papel como en formato electrónico, pero
cada vez es más frecuente que toda esta información se digitalice
4. ¿Qué existe hoy en día que se encarga de controlas y organizar los documentos de toda
organización?
Los Softwares
5. ¿Cuáles son los topos de documentos de la gestión empresarial?
• Facturas, albaranes y recibos
• Otros documentos relativos de clientes: estudios, presupuesto comercial realizado para
operaciones, etc.
• Contratos y documentos legales relacionados con las operaciones con proveedores y
prestadores de servicios.
• Documentación de carácter financiero
• Documentos de carácter fiscal
• Documentos relacionados con recursos humanos y trabajadores
6. ¿Qué exige la ley en la mayoría de los casos?
la ley exige que se conserve dicha documentación determinados años que varían en función de si
es ámbito laboral, fiscal, mercantil, civil, etc.
7. ¿Cuáles son las ventajas de la gestión documental?
• Digitalización de los documentos.
• Repositorio centralizado para todos los documentos.
• Evitar la pérdida de documentos.
• Eficacia y eficiencia de los procesos.
• Optimización del tiempo.
• Control de seguridad asignando perfiles a los usuarios.
• Trabajo colaborativo.
• Acceso a la documentación desde cualquier lugar.
• Cumplimiento de las normativas de seguridad.
• Liberación de espacio físico del archivo.
8. ¿Qué son las facturas, albaranes y recibos?
Se trata de documentos que reflejan las operaciones realizadas por la empresa con sus clientes o
proveedores.
9. ¿Qué incluye la documentación de carácter financiero?
incluye los contratos realizados, información sobre productos, activos y pasivos en diversas
entidades financieras
10. ¿Cuáles son los consejos para hacer una buena gestión de documentos?
• Transformar los documentos en papel a formato electrónico.
• Centralizar todos los documentos de la empresa.
• Catalogar la documentación
• Establecer usuarios con perfiles de acceso