Conceptos básicos dela

documentación

Actualizado por: John Jairo Arias Gómez.

Fecha de actualización: 15 de Junio de 2021

1
Contenido
1. Conceptos básicos............................................................................................................ 3
1.1. ¿Qué es un documento? ............................................................................................ 3
1.2. ¿Qué tipos de documentos existen? .......................................................................... 3
1.3. ¿Qué normatividad se debe tener en cuenta para realizar el recibo de documentos? ... 3
1.4. ¿Qué se debe conocer acerca de una organización para recibir los documentos de
acuerdo con las normas vigentes? ........................................................................................ 4
1.5. ¿Cómo se manejan los documentos en una empresa? ................................................ 4
1.6. ¿En qué consiste la correspondencia? ....................................................................... 5
1.7. ¿En qué consiste la correspondencia interna?............................................................ 5
1.8. ¿En qué consiste la correspondencia externa? ........................................................... 5
2. Verificación de documentos............................................................................................. 5
2.1. ¿Cómosepuedeverificarlacorrespondencia física recibida? .................................... 6
2.2. ¿Cómosepuedeverificarlacorrespondenciaelectrónicarecibida? .......................... 6
3. Radicación de correspondencia ........................................................................................ 6
3.1. ¿Cómodeberealizarselaradicacióndelacorrespondenciarecibida? ........................ 6
4. Registro de correspondencia ............................................................................................ 7
4.1. ¿Cómodeberealizarse el registrodela correspondenciarecibida? ............................. 7
5. Trámite de correspondencia ............................................................................................. 8
5.1. ¿Cómodebe realizarse el trámite de la correspondencia recibida? ............................. 8
5.2. ¿Qué otro registro de control debo utilizar en el trámite de los documentos recibidos?
8
6. Remisión dela correspondencia ....................................................................................... 9
7. Manual de correspondencia ............................................................................................. 9
7.1. ¿Cómo puedo construir un manual de recibo de correspondencia? ........................... 9

2
1. Conceptos básicos

1.1. ¿Qué es un documento?

Es el registrodeinformación en cualquiertipodesoportematerial, incluidolosinformáticos,
producido o recibido por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones,
que sirve para comprobar o acreditar un hecho específico.

1.2. ¿Qué tipos de documentos existen?

Según su origen:

- Documentospúblicos yoficiales: sonaquellos expedidos o autorizados por funcionario

público competente de acuerdo a la ley.
- Documentos privados: son aquellos redactados por las partes interesadas sin
intervención de funcionario o autoridad pública en ejercicio de sus funciones. Es válido
en todos sus extremos entre las partes firmantes delmismo.
Según su contenido:

- Documentos históricos: aquel escrito en el pasado que permite obtener información

acerca de un hecho, período o acontecimiento de la historia. Por sí mismo es
testimonial, pues se convierte en evidencia o prueba. Ejemplo: Constitución
Colombiana de 1986.
- Documentos contables: es aquel que registra la situación patrimonial o los resultados
del ejercicio financiero de una empresa. Ejemplo: recibo de caja menor.
- Documentos administrativos: son los que se producen en cada una de las áreas de la
organización para materializar sus actos o comunicar un mensaje a nivel interno o
externo. Ejemplo: acta de reunión de socios.
- Documentos mercantiles: son aquellos producidos como resultado de una transacción
comercial y su objeto es certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que
han efectuado un convenio. Ejemplo: un cheque.
- Documentos notariales: son aquellos documentos que por firma de un ente investido
de autoridad (notario) se convierten en un instrumento público mediante el cual se da
legalidad y autenticidad a un acto privado. Ejemplo: la escritura pública.

1.3. ¿Qué normatividad se debe tener en cuenta para realizar el recibo

de documentos?
- Norma técnica colombiana NTC-ISO 9001. Sobre sistemas de gestión de la calidad.
Requisitos de la documentación. Numeral 4.2.3.
- Ley 527 de 1999 (Agosto 18)

3
 - Diario Oficial No. 43.673, de 21 de agosto de 1999 por medio de la cual se define y
reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las
firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones.
Para consultar normatividad de firmas electrónicas y documentos enviados a través de medios
electrónicos, visitelapáginaweb: http://www.secretariasenado.gov.co/leyes/L0527_99.HTM

1.4. ¿Qué se debe conocer acerca de una organización para recibir los
documentos de acuerdo con las normas vigentes?

- Organigrama de la organización o estructura orgánica

Es donde gráficamente se simboliza la estructura orgánico-funcional de la institución o
empresa. Representa las líneas de mando y autoridad el orden jerárquico. Si usted conoce el
organigrama, identificará fácilmentecómo debe tramitar ya dónde debe remitir losdocumentos
recibidos.

- Cultura corporativa
Sontodosloselementos propiosdela organización, sobreloscualesse fundamentasu razón
de ser.

a) Misión: es un enunciado por escrito que describe el presente de la organización, lo que

está haciendo y con la calidad que lo hace.
b) Visión: es la proyección que busca toda empresa relacionada con los productos y/o
servicios que presta.
c) Valores corporativos: son los valores humanos importantes para la organización yque
se convierten en los lineamientos de comportamiento de sus integrantes.

1.5. ¿Cómo se manejan los documentos en una empresa?

Hasta ahora las empresas colombianas empiezan a tomar conciencia de la necesidad de
manejar sus documentos ordenadamente. Los procesos de recibo, despacho y archivo de
documentos empiezan a normalizarse tomando como base las directrices del Archivo General
de la Nación y los elementos teórico-prácticos en el hacer diario.

4
 1.6. ¿En qué consiste la correspondencia?
Conjunto de información, documentos, o elementos que se envían, se entregan y se reciben
por medio de un servicio de mensajería, entrega personal, apartado aéreo, fax o correo
electrónico, con el fin de establecer comunicación con un fin determinado.

1.7. ¿En qué consiste la correspondencia interna?

Es todo tipo de envío, recibo o entrega de documentos entre departamentos o unidades de una
misma organización con el fin de comunicarseoficialmente.

1.8. ¿En qué consiste la correspondencia externa?

Es todo tipo de recibo, envío o entrega de documentos o elementos entre la organización y
otraspersonas, ya sea gubernamentales, naturales o jurídicas; o funcionariosde la organización,
siempre y cuando se encuentren en sedes geográficas diferentes, con el fin de establecer una
comunicación.

La correspondencia externa recibida puede ser física o electrónica. Es la que llega a la

empresa por medios físicos: un servicio de mensajería, entrega personal, apartado aéreo, fax o
por e-mail.

- Oficial: se refiere exclusivamente a documentos sobre asuntos propios de la

organización. Por lo general cita al funcionario ysu cargo correspondiente ygenera
trámite.
- Comercial: ofertascomercialesoinformaciónpublicitariaquepuedenllegaranombre
de la organización en general, o de un funcionario con un cargo específico o de una
sección en particular.
- Particular: es la que llega yestá dirigida a una persona de la organización. Trata asuntos
personales no relacionados con las actividades de la organización y no cita el cargo del
funcionario. El sobre no tiene ningún logo representativo de una organización. No
genera trámite.

2. Verificación de documentos

Verificar los documentos recibidos es el proceso mediante el cual usted constata que la
calidad y el contenido de la información recibida esté en óptimas condiciones y cumpla con las
normas de su empresa.

Destinatario: persona a quien se le envía el mensaje.

Remitente: persona que envía elmensaje

5
 2.1. ¿Cómo se puede verificar la correspondencia física recibida?
- Verificar los datos del destinatario. Si no corresponden, se debe devolver sin abrir.
- Abrir los sobres con tijeras y por el lado derecho para comparar1:
• La fecha que trae el documento con la que está impresa en el sobre por el sello
del correo. Si son muy distanciadas, es prudente pegar el sobre al documento
con gancho de cosedora.
• La firma manuscrita del remitente. Si no aparece, el documento no tiene validez
y debe devolverse.
• La dirección del remitente. Si no la trae, el documento debe conservar el sobre.
• La inclusión de anexos u otros documentos. Si faltan o sobran anexos, se anota
una nota con el documento y se informa a la empresa remitente.

2.2. ¿Cómo se puede verificar la correspondencia electrónica recibida?

- Verificar los datos del destinatario. Si no corresponden, se debe reenviar sin abrir los adjuntos.

- Verificar la firma digital, que es un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos yque,
utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto
del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del
iniciador yque el mensaje inicial nohasidomodificadodespuésde efectuada la transformación.
La normatividad que rige a este respecto la encuentra en la ley 527 de 19992.

3. Radicación de correspondencia
Radicarundocumentoconsiste en colocarunselloaloriginal yalascopiasdelainformación
recibida como evidencia de que sí llegó a las oficinas de la compañía.

3.1. ¿Cómo debe realizarse la radicación de la correspondencia

recibida?
Se hace con un sello radicador de correspondencia, que puede ser manual o electrónico. Se
imprime en la parte superior derecha. No debe taparse la información que trae la
correspondencia. El sello debe contener como mínimo los siguientes datos:

- Nº de orden: se imprime con un numerador. Es consecutivo y se empieza por el 001.

1 Disponible en: http://organizaciondocumentos.blogspot.com.co/p/recibo-y-despacho-de-documentos.html

2 Disponible en: http://www.sice.oas.org/e-comm/legislation/col2.asp

6
 - Fecha de recibido: lacorrespondencia recibida debe radicarse en el mismo día que llega
y a la hora exacta.
- Recibido por: nombre y firma de quien recibió lacorrespondencia.

4. Registro de correspondencia
Registrar un documento consiste en consignar en un formato de la compañía los datos
básicos de la información recibida.

4.1. ¿Cómo debe realizarse el registro de la correspondencia recibida?

Las organizaciones cuentan con sus propios formatos para elaborar los registros de la
correspondencia recibida, que permite relacionar y comprobar el recibo y trámite de los
documentos una vez llegan a la empresa.

El registro de correspondencia recibida tiene como función el control de los documentos y

la determinación de responsabilidades de las personas que lo manejan. El registro incluye3:

- Elaborado por: se escribe el nombre completo de la persona que realiza el registro.

- Hoja Nº: las hojas deben ir numeradas en orden consecutivo.
- Fecha: se escribe la fecha del día en que se realizó el registro.
- Número de orden: se escribe el mismo número que aparece en el sello radicador.
- Procedencia: que incluye dos datos, el nombre de la empresa que envía la
correspondencia o el nombre de la persona, y el lugar o ciudad desde donde se remitió
el documento.
- Número: a veces los documentos recibidos traen un número que lo identifica.
- Fecha: se anota la fecha que trae la comunicación, con dos dígitos, usando números
arábigos.
- Referencia o resumen: se relaciona el contenido del documento en dos o tres
renglones. Debe escribirse en tercera persona del singular o del plural, dependiendo si
es una persona o una empresa.
- Anexos: si la comunicación trae anexos, se escribe “sí”; si no, se traza una raya.
- Pasa a: se coloca el nombre de la dependencia a donde se va a remitir el documento, de
acuerdo con los datos del destinatario o el contenido del documento.
- Descargue: se diligencia después de darle respuesta a los documentos.

3 Tomado de: http://organizaciondocumentos.blogspot.com.co/p/recibo-y-despacho-de-documentos.html

7
5. Trámite de correspondencia

Tramitar consiste en alistar en forma organizada los documentos con base en el

conocimiento de las diferentes áreas yfuncionarios de la compañía a los cuales se van a repartir,
preparando los formatos de control necesarios para esteprocedimiento.

5.1. ¿Cómo debe realizarse el trámite de la correspondencia recibida?

Usted debe ceñirse al manual de correspondencia de la organización para la cual trabaja.

5.2. ¿Qué otro registro de control debo utilizar en el trámite de los

documentos recibidos?
Usted debe diseñar una plantilla de control de remisión de correspondencia, el cual puede
registrarse diariamente con los siguientes datos:

- Fecha
- Nº radicado
- Remitente

8
 - Área
- Funcionario
- Firma recibido

6. Remisión de la correspondencia
Entregar la correspondencia en forma organizada y con los destinos dentro de la
organización, acompañada de los registros de control necesarios.

Sedebediseñarunaplantilladecontroldiariaderecepción yentregadecorrespondenciainterna, el
cual puede registrarse diariamente con los siguientesdatos:

Clase de Nº Radicado Asunto De Para Firma Recibido

Documento

Área Funcionario Área Funcionario

7. Manual de correspondencia
El manual de correspondencia es un documento escrito de la organización donde se
consignan los procedimientos que se deben realizar en el momento de recibir o enviar cualquier
tipo de información, ya sea a nivel interno o externo. En la documentación de procesos no
existen modelos únicos para procedimientos de correspondencia, dependen del formato que
elabore la organización según su dinámica. Se debe construir con base en normas técnicas y de
acuerdo con las necesidades y requerimientos de la organización.

7.1. ¿Cómo puedo construir un manual de recibo de

correspondencia?
Existe una metodología para poder construir un procedimiento administrativo.

- Determine los límites del proceso:

• Objetivo: para qué se realiza el proceso o conjunto de actividades de correspondencia
en la organización, cuál es su fin.
• Cliente: quién se beneficia del recibo y despacho de correspondencia.

9
• Origen del proceso: aquello que da origen a que se inicie el proceso. Puede ser una
información, un producto anterior o una actividad.
• Resultados del proceso: salidas obtenidas después delproceso.
• Quién: personas o puestos de trabajo, dentro o fuera de la organización, que
desempeñan las actividades pertenecientes al procedimiento descrito.
• Definiciones: términos técnicos que surgen a lo largo de la descripción del proceso y
que necesitan una total explicación parala total comprensión de la actividad realizada o
el conjunto de las mismas que forman un proceso.

- Flujograma o diagrama de flujo: es una herramienta clave en la mejora de los

procesos. Facilita yordena el análisis sistemático yriguroso delosprocesos, permitela
comprensión de la globalidad de los mismos yutiliza un lenguaje común que agiliza la
comunicación y descripción de un proceso. Es la representación gráfica mediante
símbolos que representan los procesos y los relaciona entre sí, mediante líneas que
indican el orden en que se deben ejecutar los procesos. Los símbolos utilizados han
sido normalizados por el instituto norteamericano de normalización (ANSI):

10
11
Si desea ver un ejemplo de un manual de correspondencia, visite el link:

http://www.presencia.org.co/sistema_de_gestion_de_calidad/1.pdf

12