U.T.D.

“Francisco Tamayo”
Contabilidad I (2do. Trimestre)

HOJA DE TRABAJO

La Hoja de trabajo, también conocida con el nombre de Estado de trabajo, no es un documento contable
obligatorio o indispensable, tiene carácter optativo, y además de índole interna, que el contador formula
antes de hacer el cierre anual de las operaciones y que le sirve de guía para hacer con seguridad los
asientos de ajuste, los de pérdidas y ganancias y el cierre del libro diario, así como los Estados financieros:
Estado de situación y Estado de resultados en el libro de inventarios y balances.

Se denomina hoja de trabajo base efectivo, al estado financiero auxiliar que presenta
información cuantificada en términos de unidades monetarias referida a la situación de una
empresa a una determinada fecha como los resultados obtenidos por un determinado tiempo
de trabajo, sin incluir transacciones de devengamiento (ajustes).

Dicho estado financiero auxiliar considerado también un documento contable importante, se

prepara y emite después del balance de comprobación.

IMPORTANCIA

Es importante ya que sirve de guía para hacer con seguridad los asientos de ajuste, los asientos de cierre
del resultado, así como los Estados financieros: Estado de Resultado y Estado de Situación Financiera.

CARACTERÍSTICAS

Las características principales que identifican a una hoja de trabajo son:

 Exponen saldos de cuentas proporcionados por el balance de comprobación.

 Se prepara y emite periódicamente. La periodicidad desde el punto de vista fiscalizador es
cada año, sin embargo es recomendable emitirlo mensualmente.
 No tiene columna destinada para fecha en razón de preparase periódicamente. Muchas de
sus cuentas integrantes requieren de ajustes para una adecuada exposición. Sirve de
base para la preparación de estados financieros.

Licdo. Franklin J. Zambrano R.

Licda. Neuzelis J. Zambrano P.
 Incorporación de transacciones pendientes por determinadas razones que necesariamente
tienen que ser incluidas en cumplimiento de norma contable.

CLASIFICACIÓN

Hoja de trabajo - ajustes - la hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo,
es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la información, con el
fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de resultado, los asientos de cierre y el
estado de situación financiera.

Hoja de trabajo - ajustes por inflación - a esta sección se trasladan los débitos y los
créditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflación, de acuerdo con las normas
vigentes.

Hoja de trabajo - balance ajustado - para diligenciar esta sección se procede en igual
forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances, así:

 Las cuentas que no tuvieron movimiento en la sección del balance de comprobación o

en la sección de ajustes, se trasladan directamente a la sección de balance ajustado,
a su respectiva columna según sea débito o crédito
 Las cuentas que tuvieron movimiento en la sección de balance de comprobación y en
la sección de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo débito o crédito al
balance ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se
suman (debe + debe, haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan
el saldo del mayor movimiento (debe - haber, debe + debe - haber, haber -debe, haber
+ haber - debe). Los totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas
iguales.

Hoja de trabajo - balance ajustado por inflación - en esta columna se registran los saldos
correspondientes a las cuentas del balance ajustado y ajustes por inflación, sumadas de
igual forma que la sección del balance ajustado.

Hoja de trabajo – estado de situación financiera - a esta sección se trasladan los valores
de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. Así en él debe se registran las
cuentas de activo, teniendo presente incluir el inventario final de mercancías y no registrar el

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inventario inicial; además, la pérdida del ejercicio cuando se presente; en la columna haber
se registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminución del activo
(depreciación y provisión), pasivo y patrimonio, incluyendo la utilidad del ejercicio que figura
en la sección estado de resultado. Al igual que las secciones anteriores, ésta debe dar
sumas iguales.

Hoja de trabajo - columna cuentas y codificación - se registra ordenadamente los

nombres y el código de las cuentas principales, tomando como referencia el orden
establecido en el catálogo de cuentas y con los datos del libro mayor.

Hoja de trabajo – estado de resultado - a la sección de estado de resultado se trasladan

los valores de las cuentas nominales; esto es, al debe las cuentas con saldo débito, o sea,
las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crédito, o sea, las cuentas de
ingresos o rentas.

En el sistema de inventario permanente, el valor de la cuenta mercancías no fabricadas por

la empresa que aparece en el balance de comprobación es el inventario final de mercancías
por lo cual pasa directamente al balance general como cuenta de activo, y no hace falta
determinar su valor real por medio de inventarios inicial ni final en la columna estado de
resultado, como en el caso del sistema de inventario periódico.

Otra diferencia que se presenta en la sección estado de resultado de la hoja de trabajo, entre
los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de costo de ventas que se utiliza en el
inventario permanente; por ser cuenta nominal, del balance ajustado, se traslada su saldo a
la sección estado de resultado.

Al finalizar el traslado de las cuentas a la sección estado de resultado, por cualquiera de los
dos sistemas, se suman los débitos y los créditos. Si el total haber (ingresos) es mayor que el
total debe (gastos), se ha obtenido una ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una
pérdida la diferencia se escribe debajo de la cantidad menor para balancear las columnas y
presentar sumas iguales.

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Licda. Neuzelis J. Zambrano P.
 ESTRUCTURA DE LA HOJA DE TRABAJO

La hoja de trabajo tiene una estructura muy sencilla en cuanto a su diseño, comprende varios
pares de columnas que varían en número según la naturaleza de la empresa o actividad
económica a la cual se dedique. Aquí nos referimos a una hoja de trabajo estándar para una
empresa comercial. Es común en toda hoja de trabajo un encabezamiento donde se indica:
Nombre de la Empresa, El nombre expreso de Hoja de Trabajo, El período del ciclo contable
que cubre.

La hoja de trabajo se elabora en una hoja de 8 o 12 columnas generalmente dependiendo de la

información que necesite la empresa.

La hoja de 8 columnas contiene la siguiente estructura:

Contiene una columna para escribir el nombre de las cuentas Cuatro secciones; con par de columnas cada
una para los correspondientes débitos y créditos, con la siguiente discriminación:

Sección 1: Balance de Comprobación

Sección 2: Costo de Ventas
Sección 3: Estado de Resultado
Sección 4: Estado de Situación Financiera.

Mientras que la hoja de 12 columnas contiene la siguiente estructura:

Una columna para escribir el nombre de las cuentas Seis secciones, con par de columnas cada una para
los correspondientes débitos y créditos, con la siguiente discriminación:

Sección 1: Balance de Comprobación

Sección 2: Ajustes.
Sección 3: Balance de Comprobación Ajustado.
Sección 4: Costo de Ventas
Sección 5: Estado de Resultado
Sección 6: Estado de Situación Financiera.

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 PREPARACIÓN HOJA DE TRABAJO DE 8 COLUMNAS

Se escribe el encabezamiento de la hoja, luego el título de cada uno de las seis secciones, con sus
respectivos DEBE y HABER, balance de comprobación, costo de ventas, estado de resultado y el estado
de situación financiera.

1. Se escribe el nombre de las cuentas y se anotan sus saldos en la sección del Balance de
Comprobación, asegurándose de registrar los saldos deudores en la columna del DEBE y los saldos
acreedores en la columna del HABER. Hecho esto, se suman ambas columnas.

2. Luego corresponde al cálculo del Costo de Ventas. En la columna del DEBE se anota el monto del
inventario inicial de mercancías, las compras, fletes en compras y cualquier otro gasto en compras, en la
columna del HABER se anota el monto de las devoluciones, descuentos y rebajas en compras, si
existen, y el inventario de mercancías final.

Se totaliza cada columna y se advierte que el resultado de las sumas no son iguales, la suma de la
columna del DEBE es mayor que la suma de la columna de HABER.

La diferencia entre estas cifras constituye el costo de ventas, el cual se anota debajo del monto obtenido
en la Columna del HABER para cuadrar la sección. Este monto se traslada también al debe de la
sección siguiente.

3. Luego se realiza la sección de Estado de Resultado. Anote en la columna del DEBE el costo de ventas
determinado en la sección anterior y las demás cuentas de egresos. A la columna del HABER se
trasladan los montos de las cuentas de ingresos. Hecho esto, se procede a totalizar ambas columnas del
mismo modo que en la sección anterior. Se encontrará una diferencia entre los dos resultados, esa
diferencia equivale al resultado económico alcanzado durante el ciclo económico.

Si el total del haber es mayor que la del debe el resultado se denomina UTILIDADDEL EJERCICIO, en
caso contrario, DEBE mayor que HABER, el resultado se llama PERDIDAD DEL EJERCICIO. Con el
propósito de cuadrar las sumas de ambas columnas, el resultado obtenido, bien sea UTILIDAD O
PERDIDA, se agrega en la columna que tenga menor monto, con el correspondiente señalamiento en la
lista de cuentas de si se trata de una UTILIDAD o una PERDIDA. Este monto se traslada a la sección de
Estado de Situación Financiera, al DEBE si es PERDIDA, al HABER si es UTILIDAD.

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4. Y por último la sección del Estado de Situación Financiera todas las cuentas reales y las de
valuaciones de activos.

En la columna del DEBE se anotan los montos de las cuentas de activo y la de PERDIDA DEL
EJERCICIO y cuenta personal si fuera este el caso, NO OLVIDE LA CUENTA DE INVENTARIO DE
MERCANCÍAS FINAL; en la columna del HABER se registran los montos de las cuentas de pasivo,
capital y valuación de activos, así como también la UTILIDAD DEL EJERCICIO, si este fuere el caso.

La Hoja de Trabajo se concluye con la totalización de los saldos de ambas columnas de esta sección, los
cuales deben arrojar sumas iguales.

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