Clase 9: Registración

INTRODUCCION

Hola estudiantes, comenzamos la última clase de la unidad 3. Traeremos nuevamente

parte de los conceptos adquiridos en la clase anterior y si pudieron hacer los ejercicios,
les serán muy útiles para la actividad de esta clase.

Comenzaremos con el proceso de la REGISTRACIÓN, el objetivo es que puedan

interpretar un hecho económico y poder hacerlo conforme al método de la Partida
Doble. Te invito a seguir el desarrollo de esta clase con la ficha de trabajo de la
clase que contiene el detalle y ejemplos de los conceptos que abordaremos.

Empecemos por identificar y definir algunos conceptos:

Libro diario

Es un libro contable, obligatorio. Allí se recogen día a día los hechos económicos de
una empresa. La anotación de un hecho económico se llama asiento y será registrado
por el método de Partida Doble.

Es importante que recuerden estos pasos para realizar el proceso de registración:

a) Analizar el comprobante de origen para identificar el hecho económico.

b) Reconocer las cuentas para utilizar en el registro.

c) Determinar al grupo que pertenecen las cuentas (Activo, pasivo, Patrimonio Neto)

d) Establecer si hubo aumentos o disminuciones en las cuentas.

e) Debitar o acreditar según corresponda.

Una vez controlados los asientos, nos fijamos que la suma de las columnas del debe y el
haber de todo el libro DIARIO sean iguales. Si es así, pasamos al libro mayor.

Libro mayor

Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con
el propósito de conocer el saldo y movimiento de cada cuenta en forma particular. Se
utiliza una hoja para cada cuenta. Debemos realizar tantas hojas de MAYOR como
cuentas utilicemos.

¿Cómo se mayoriza? Repitiendo lo que tengo en libro diario a los mayores pero cuenta
por cuenta.

Primeros repetiremos los débitos y los créditos de cada cuenta, trasladando el saldo a la
columna correspondiente (Saldo Deudor o Saldo Acreedor según corresponda).

Recordemos que las cuentas del Activo SIEMPRE deben tener SALDO final DEUDOR
y las del Pasivo SIEMPRE deben tener SALDO final ACREEDOR, si esto no resulta
así es que hay un error de transcripción o de formulación.

De igual manera las cuentas de Resultado Negativo (Pérdidas) SIEMPRE deben tener
SALDO DEUDOR y las de Resultados Positivos (ganancias) SIEMPRE deben tener
SALDO ACREEDOR. Cuando una cuenta con movimiento arroja saldo cero diremos
que la cuenta esta saldada.

Una vez finalizado el libro mayor, pasaremos al balance de comprobación de sumas y

saldos.

Balance de comprobación de sumas y saldos

Este balance se realiza en una planilla de trabajo sencilla donde se vuelcan los datos de
los libros mayores. Se desarrollan 8 columnas donde se completan con la suma que
arroja para el Debe y el Haber el mayor de cada cuenta. Estas columnas son optativas y
podremos ir directamente a las dos siguientes.

Este balance es uno de los más utilizados en una empresa, como su nombre lo indica, es
un balance de “comprobación” ya que muestra los saldos de las cuentas organizados en
una planilla para poder visualizarlos agrupados. De esta forma podernos verificarlos y
comenzar con los ajustes que irán volcados en el mismo (lo veremos más adelante).

En ningún caso, este balance sustituye al balance definitivo (Estados Contables) de una
empresa, el cual informa de la situación patrimonial, resultados, evolución del
patrimonio neto, bienes de uso, flujo de fondos, etc., de la misma al final del ejercicio.
Este balance nos servirá como punto de partida para el balance general.

Pero si antes de realizar las operaciones de cierre quisiéramos saber la situación

patrimonial y los resultados del ente, podríamos realizar un Pre balance.
Pre balance General

Este balance no podrá ser considerado el balance final. Todavía nos faltaría realizar
asientos de ajustes si son necesarios. Al balance de comprobación de sumas y saldos
debemos agregarle cuatro columnas, una para el ACTIVO, otra para las cuentas de
PASIVO y P.N. y otras dos para PÉRDIDAS y GANANCIAS, distribuyendo en ellas,
según corresponda, los importes de los “Saldos” o “Saldos Ajustados”.

La ecuación patrimonial para comprobar si el balance lo confeccionamos correctamente

es:

ACTIVO + PERDIDAS = PASIVO + PATRIMONIO NETO +GANANCIAS

Verifiquémoslo con otra ecuación:

ACTIVO – PASIVO = PN (Aquí deberemos sumar o restar resultados)

Una vez realizado el pre balance pasaremos a realizar el inventario

Inventario

El inventario es un libro contable obligatorio que se registra una vez finalizado el

ejercicio. Se realiza un inventario de distintas cuentas. Para esto se realizará un recuento
físico y la conciliación de datos. El resultado del inventario deberá ser registrado y
comparado con la realidad que arrojan los mayores.

Si el mayor no coincide habrá que realizar ajustes en la Contabilidad.

Los asientos que realicemos tendrán como documentación respaldatoria al libro de

inventarios y a las gestiones realizadas para conciliar las cuentas afectadas.

Ajustes contables

Los ajustes contables más comunes son:

 Arqueo de caja: es un recuento físico de dinero en efectivo u otros valores. Por

ejemplo: efectivo en moneda nacional, moneda extranjera, cheques de terceros,
etc. Podemos encontrar que el saldo que arroja el libro mayor, es mayor o menor
al que arroja el recuento físico. Primero deberemos verificar todas las
operaciones que han afectado a esta cuenta y eliminar que haya habido un error
en la contabilización de alguna partida. Si no detectamos el error deberemos
hace un AJUSTE contra resultados. Si, por ejemplo, el saldo de la cuenta CAJA
arroja un saldo de $ 1.000,- pero al contar el dinero solo encontramos $ 950,- y
no verificamos errores de contabilización, deberemos acreditar la cuenta Caja
contra un débito a una cuenta de pérdida que se puede llamar "Faltante de caja".
 Inventario de mercaderías: es el recuento de las unidades de mercadería. De la
misma manera que la cuenta caja, podemos encontrarnos con un faltante o un
sobrante de unidades. En este caso también deberemos primero verificar
cualquier error en las contabilizaciones y si luego de eso persiste la diferencia
deberemos ajustar la contabilidad a la realidad (cantidad de unidades contadas)
 mediante un asiento de ajuste contra resultado (ganancia o perdida) costeando
las unidades al valor actual de las mismas.
 Deudores: el inventario en estas cuentas consiste en analizar no solo los montos
que tenemos a cobrar sino también la clasificación de los deudores y
reclasificarlos si es necesario. Esta verificación es necesaria para mostrar al
lector de nuestro balance la “CALIDAD” de nuestras cuentas a cobrar, dado que
no es lo mismo tener una cartera de clientes “normales” en su mayoría que si esa
mayoría presenta problemas para su cobranza. Para verificar si los montos a
cobrar son correctos se puede “Circularizar” (conciliar el saldo con los deudores,
en forma personal, email o carta) a los más significativos o a una cantidad que
sea representativa del total.
 Amortizaciones: contablemente, es el reflejo económico de la disminución del
valor de los bienes por el envejecimiento u otras causas, hasta agotar su valor
dentro del patrimonio del ente. Toda amortización genera una pérdida
(Amortizaciones) y para no disminuir el valor original del bien en la partida
contable, se utiliza una cuenta regularizadora (en este caso del Activo) que tiene
saldo contrario al del bien que regula (Saldo Acreedor) y se expone en los
Estados Contables junto con el valor del bien en cuestión, neteando su valor
original y dejando expuesto el valor neto residual del mismo (Amortizaciones
Acumuladas). Las amortizaciones se clasifican en:

1. Amortización ordinaria: es la desvalorización sistemática del bien,

determinada previamente por la empresa.
2. Amortización extraordinaria: es la desvalorización imprevista total o
parcial del bien, por ejemplo, provocada por un siniestro.

Las causas de la depreciación pueden ser:

1.- La duración física del activo (agotamiento, desgaste, envejecimiento, etc.)

2.- La duración económica del activo (Tiempo de explotación, envejecimiento

tecnológico, etc.)

Una vez realizados los ajustes en libro diario debemos completar el libro mayor con las
cuentas nuevas y modificar los saldos de las cuentas ya mayorizadas, que fueron
afectadas por los ajustes.

Una vez corregido el mayor, pasaremos a realizar el balance ajustado. Para esto,
partimos del balance de comprobación de sumas y saldos agregando las columnas de
Ajustes y Saldos Ajustados, las cuentas patrimoniales y las de resultados.

Luego debemos agregar las nuevas cuentas del mayor que surgieron por los asientos de
ajuste. Además, controlar en el mayor cuales fueron las cuentas que tuvieron un ajuste.

Este paso debemos hacerlo con cada una de las cuentas. Aunque no hayan tenido un
ajuste, repetiremos el saldo, en la columna de SALDOS AJUSTADOS. El siguiente
paso será colocar los saldos ajustados clasificándolos en cuentas patrimoniales y de
resultados.

Por último realizaremos el cierre del ejercicio:

Refundición de cuentas de resultado y cierre de las cuentas patrimoniales

Las cuentas de resultado se cierran al finalizar el ejercicio económico contra la cuenta

“Resultado del Ejercicio” y se vuelven a abrir, a medida que vayan apareciendo, en el
nuevo ejercicio, con saldo inicial cero.

Por única vez debitaremos las cuentas de ganancias y acreditaremos las cuentas de
pérdida.

Ahora debemos mayorizar la cuenta “pérdida y ganancias” y ajustar los mayores de las
cuentas de resultado.