P&O- ADM- PRC- 04

PROCEDIMIENTO DE RECEPCION
DE PEDIDOS REVISION 0

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TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA CAMBIOS

0 28/01/2014 Versión inicial del documento

REGISTRO DE ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO

Elaboró Revisó Aprobó

Firma Firma Firma

Nombre: Nombre Nombre

Cargo: Cargo Cargo

Fecha: Fecha Fecha

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PROCEDIMIENTO DE RECEPCION
DE PEDIDOS REVISION 0

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CONTENIDO

1. OBJETIVO ................................................................................................................................ 3
2. ALCANCE ................................................................................................................................. 3
3. LOCALIZACION ....................................................................................................................... 3
4. RESPONSABLES.................................................................................................................... 3
5. DESCRIPCIÓN GENERAL DE ACTIVIDADES .................................................................. 3
6. REGISTROS............................................................................................................................. 4

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PROCEDIMIENTO DE RECEPCION
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1. OBJETIVO

Describir todas las actividades relacionadas con la recepción en la sede de la bodega

de Pulido y Otálora SAS, de los despachos vez recibidos por la empresa trasportadora
nacional.

2. ALCANCE

Aplica para la bodega de Duitama PULIDO Y OTALORA SAS

3. LOCALIZACION

Duitama (Boyacá).

4. RESPONSABLES

 Es responsabilidad de la Administradora de Pulido & Otalora S.A.S hacer

cumplir este instructivo.

5. DESCRIPCIÓN GENERAL DE ACTIVIDADES

Los lentes de contacto y las soluciones son enviados desde Estados Unidos por el
fabricante a la ciudad de Miami donde son recepcionados por la empresa encargada de
los trámites de importación y transporte hasta Colombia. La sede principal de esta
empresa es Bogotá y cuando llegan los productos a Bogotá ellos nos avisan para
coordinar él envió por medio de una empresa nacional de trasporte.

Desde el momento del despacho en estados unidos existe una relación de los lentes
despachados que contiene la siguiente información.

 Número de cuenta asignado a Pulido y Otálora.

 Numero de pedido de Pulido y Otálora.
 Nombre del paciente para quien se mandó hacer el lente de contacto.
 Fecha de despacho
 Numero de tracking, código de rastreo del paquete dentro de Estados
Unidos.

Este documento debe estar en medio magnético o físico para que al momento de
recepcionar la caja con los lentes y poder comprobar la ADMINISTRADORA siguiendo
los parámetros del formato de recepción de pedidos q se cumpla la siguiente lista de
verificación.

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 Se asignara un consecutivo a cada Formato de recepción de pedidos, iniciando

del 001.

 Se relacionara la fecha en que se recibe el paquete en la bodega de Pulido y

Otálora SAS, así como el código de rastreo de despacho por el fabricante, el
documento de recibido en la empresa transportadora en Estados Unidos y el
número de guía con que fue despachado de Bogotá hacia el destino final.

 Estado del paquete: bueno, malo, sin marcar, cerrado, deteriorado por un lado.
Se busca describir de forma corta y sencilla el estado general del paquete dando
especial importancia a que este sea en caja de cartón, marcado por la parte
externa, con remitente (en este caso debe ser el nombre de la empresa
importadora) y que no se note que haya sido abierto.

Después de esto la ADMINISTRADORA debe abrir el paquete y verificar:

 Que todos los viales y blíster de todos los lentes estén completamente sellados:
 Vial: Frasco en vidrio sellado, con tapa hermética y aro metálico.
 Blíster: Empaque en plástico con tapa en aluminio totalmente pegado.
 Buen estado de las etiquetas de los lentes donde debe figurar número de
INVOICE, nombre del paciente, número de lote y fecha de elaboración del lente.
(Aplica para lentes blandos en hidrogel de silicona y rígidos gas permeables).
 Numero de lentes que llegan.
 Relacionar el número de INVOICE con el número de pedido de Pulido y Otalora,
este se coloca en la casilla número de factura.

6. REGISTROS

Como evidencia de la implementación de este procedimiento, se generaran y

mantendrán archivados los siguientes registros:

 Formato Recepción de Envíos P&O- ADM- FOR- 03

7. ANEXOS

 Notificación despacho fabricante.

 Comunicación recepción empresa encargada de importación y trasporte
internacional (no disponible por el momento).