Está en la página 1de 6
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Código J&M.P.30

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Código

J&M.P.30

Versión

01

 

PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Inicio vigencia

04.01.2016

CARGO

FECHA

FIRMA

ELABORADO POR

Carlos Cabezas Marcos SSOMA

04.01.2016

 

REVISADO POR

Carlos Cabezas Marcos SSOMA

04.01.2016

 

APROBADO POR

Moises Montejo Moran Gerencia General

04.01.2016

 

1. OBJETIVO

Definir la metodología para la evaluación de proveedores materiales, equipos y servicios.

2. ALCANCE

Aplica a los proveedores de materiales, equipos y servicios que afecten el servicio la seguridad y salud de los colaboradores de J&M

3.

RESPONSABILIDAD

Responsable de Logística

Responsable de cumplir con el presente procedimiento y de la custodia de la documentación obtenida de la Evaluación del proveedor. Responsable de QHSE

Acompañar en las visitas técnicas de los proveedores.

4. DEFINICIONES

4.1. Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.

4.2. Productos: Corresponde a la clasificación genérica para compras de bienes tangibles (insumos, consumibles, equipos, etc.) 4.1.1.Insumos Generales: Son todos los productos, materiales, servicios que no impacten directamente con el resultado final.

4.1.2.Insumos Críticos: Son todos los, insumos, materiales, equipos, y todo aquel que no impacte en nuestras actividades normales. 4.1.4.Equipos de Protección Personal (EPP): Dispositivos de uso personal diseñados específicamente para la protección contra accidentes y enfermedades que pudieran ser causadas como consecuencia del cumplimiento de las labores.

4.3. Servicios externos: Se refiere a los servicios de mantenimiento y/o reparación de vehículos, así como el mantenimiento de instalaciones, servicios de contratistas u otros.

5.

DESARROLLO

El Flujograma muestra la operatoria para la Evaluación de los Proveedores.

Recopilación de Información de Proveedores del Mercado Evaluación de la Información Recopilada VI Evaluación de
Recopilación de Información
de Proveedores del Mercado
Evaluación de la Información
Recopilada
VI
Evaluación de un
nuevo proveedor
NO
Aprobado
SI
Ingreso en el Listado de
Proveedores Aprobados
Seguimiento

5.1

5.2

5.3

5.4

5.1. IDENTIFICACION DE PROVEEDORES A EVALUAR

J&M establece los criterios para definir los proveedores:

Proveedor de materiales y EPP.

Proveedor de servicios relacionados con las operaciones:

a) Alquiler de vehículos.

b) Mantenimiento de vehículos, equipos e instalaciones.

Con la información obtenida se selecciona a los proveedores que los brindan para proseguir con el ítem 5.2. “Recopilación de la información”.

5.2. RECOPILACIÓN DE INFORMACION

Anualmente se recopila de los proveedores vigentes y potenciales, la siguiente información:

Proveedores de materiales y EPP:

Carta de presentación

Autorización de funcionamiento

Cartera de principales clientes

Productos que ofrece

EPP’S en cumplimiento con los requisitos de las normas internacionales/nacionales de seguridad. (Ficha técnica)

Certificación de Sistemas de Gestión de la calidad, gestión Ambiental y SSO

Proveedores de Alquiler de vehículos.

Carta de presentación

Autorización de funcionamiento

Cartera de principales clientes

Certificados de mantenimiento de los vehículos.

SOAT, Tarjeta de propiedad, Seguros de los vehículos.

Certificación de Sistemas de Gestión de la calidad, gestión Ambiental y SSO.

Proveedores de servicio de mantenimiento.

Carta de presentación

Autorización de funcionamiento

Cartera de principales clientes

Certificados de mantenimiento de vehículos.

Certificación de Sistemas de Gestión de la calidad, gestión Ambiental y SSO.

La información puede ser recopilada de páginas web, catálogos, presentaciones; además de la proporcionada por el propio proveedor.

5.3.

EVALUACION

Para los proveedores nuevos y los que figuren en la lista de proveedores aprobados se realiza la evaluación y selección considerando el cumplimiento de los documentos solicitados y adicionalmente se evaluará:

Cumplimiento de plazos de entrega

Precios competitivos

Facilidades de pago

Stock permanente

Servicio post venta (incluye garantía del servicio/insumo/equipo, prontitud de respuesta ante quejas o reclamos)

Instalaciones de almacenamiento de insumos (infraestructura) adecuadas

El Responsable Logística, califica de acuerdo al puntaje obtenido y definido en el LOG.F.27.00 Evaluación de proveedoresel proveedor en uno de los siguientes grupos:

Proveedor A : Calificado para comercializar en primera opción;

Proveedor B : Calificado para comercializar en segunda opción;

Proveedor C : No Calificado

La puntuación asignada para aprobación de proveedores es la siguiente:

Proveedor de Alquiler de Vehículos

Proveedor (A) : 68 98 puntos

Proveedor (B) : 49 67 puntos

Proveedor C) : < 49 puntos

Proveedor de materiales y EPP:

Proveedor (A) : 64 92 puntos

Proveedor (B) : 46 63 puntos

Proveedor C) : < 46 puntos

Proveedor de Servicios de Mantenimiento:

Proveedor servicios (A) : 58 84 puntos

Proveedor servicios (B) : 42 57 puntos

Proveedor servicios (C) : < 42 puntos

En el caso de los proveedores que igualen puntaje, se considera como criterio de evaluación, las recomendaciones por parte de los clientes internos de dichos proveedores. Si como parte de la evaluación de proveedores, el proveedor obtuviera un puntaje menor a la calificación de Proveedor A “Calificado para comercializar en primera opción” y éste es el único en proporcionar tal servicio, colocar en el ítem de observaciones del respectivo registro de evaluación que por tratarse de un único proveedor se mantendrá vigente en primera opción; sin embargo, se hará llegar los aspectos a mejorar, los que serán evaluados en una siguiente evaluación.

La evaluación de los proveedores de servicios contables, asesoría legal, es responsabilidad de la Gerencia General el cual establece sus propios criterios de evaluación. Toda la documentación obtenida para la evaluación de proveedores es archivada y custodiada por el Responsable de Logística.

5.4.

INGRESO EN EL LISTADO DE PROVEEDORES APROBADOS

Como resultado de la Evaluación, los proveedores que sean aprobados son registrados en el LOG.F.28.00 Listado de Proveedores aprobados, el cual es actualizado y custodiado por el Responsable de Logística.

5.5.

SEGUIMIENTO

Cuando sea necesario y con una frecuencia máxima de un año se evalúa la

performance del proveedor de acuerdo con los requisitos definidos en los puntos 5.2 y

5.3

Alternativamente y de ser el caso pueden efectuarse auditorias a los proveedores que la Gerencia General defina. En este caso un proveedor puede ser aprobado o desaprobado como resultado de la Auditoria.

5.5

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

Evaluado el proveedor, se envía los resultados a los proveedores con la calificación obtenida y las recomendaciones mejora para una posterior evaluación.

6. REGISTROS

“Evaluación de proveedores”

“Listado de Proveedores aprobados

7. REFERENCIAS

Norma Internacional ISO 9001

8. ANEXOS

Este capítulo no aplica