Manual de Procedimiento de Almacen

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ALMACN
HOJA
DE
73
FECHA
Subdireccin de Recursos Materiales

ALMACN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ALMACN
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
DE
73
FECHA

ALMACN
NDICE
PRESENTACIN....
I OBJETIVO DEL MANUAL........
II MARCO JURDICO....................
III PROCEDIMIENTOS
1. Procedimiento para la recepcin de los bienes
2. Procedimiento para el acomodo, guarda y custodia de los bienes de

consumo que entran al almacn.
13
3. Procedimiento para la salida de los bienes..
17
4. Procedimiento de levantamiento del inventario fsico anual y trimestral de

los bienes de consumo.
22
5. Procedimiento de baja de bienes por caducidad, obsolescencia o

deterioro
6. Procedimiento para efectuar prstamos a otras instituciones..
54
57
IV. INDICADORES ..
64
V. RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL DE ALMACN.......
65
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
DE
73
FECHA

ALMACN
PRESENTACIN.
La Subdireccin de Recursos Materiales, adscrita a la Direccin de Administracin y Finanzas, se encarga

de administrar los recursos materiales de la entidad as como de adquirir y abastecer de los bienes
necesarios para su operacin, a las reas mdicas, de enseanza, investigacin y administracin que
forman parte del Hospital Regional de Alta Especialidad de Oaxaca, con el fin de lograr los objetivos y metas
de la Institucin.
Para tal efecto, la Subdireccin de Recursos Materiales cuenta con el rea de Almacn quien se encarga de
la recepcin, registro, guarda y despacho de materiales y suministros adquiridos por el Hospital.
El presente manual integra los procedimientos operativos que se convierten en herramientas tcnicas,
jurdicas y administrativas para el ejercicio de las funciones asignadas al rea de Almacn. En cada
procedimiento se seala su objetivo, polticas y normas de operacin, una descripcin detallada del
procedimiento mismo y un diagrama de flujo en el que se muestran tanto las actividades como las reas
involucradas.
Este manual ser difundido de acuerdo a la normatividad vigente y las disposiciones contenidas son de
observancia general, tanto para el personal del rea de almacn como para las reas usuarias, su correcta
aplicacin redundar en una adecuada y eficiente operacin de las diversas reas del Hospital.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
DE
73
FECHA

ALMACN
I.
OBJETIVO.
Definir y uniformar las polticas, actividades y procedimientos a seguir para que la recepcin, surtimiento,
guarda, custodia y control de los bienes se realicen con calidad, eficiencia y rentabilidad, de manera
adecuada y transparente con la finalidad de que los materiales y bienes lleguen oportuna y confiablemente
a los usuarios del Hospital Regional de Alta Especialidad de Oaxaca, optimizando la administracin y la
operacin del almacn.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
DE
73
FECHA

ALMACN
II. MARCO JURDICO.

Las principales leyes, reglamentos y normas que regulan las actividades de almacn, son los que se
mencionan a continuacin:
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
Ley General de Bienes Nacionales.
Ley Federal de Entidades Paraestatales.
Ley de Ingresos de la Federacin.
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.
Normas para la Administracin y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias de la
Administracin Pblica Federal.
Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal.
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico.
Reglamento del Instituto de Administracin y Avalos de bienes nacionales.
Reglamento de la Comisin Interinstitucional del Cuadro Bsico de Insumos del Sector Salud.
CDIGOS.
Cdigo Civil Federal.

Cdigo Fiscal de la Federacin.
Cdigo Federal de Procedimientos Civiles.
OTRAS DISPOSICIONES.
Lineamientos Generales para la administracin de almacenes de las dependencias y entidades de

la Administracin Pblica Federal.
Norma Oficial Mexicana NOM-005-STPS-1993, relativa a las condiciones de seguridad en los
centros de trabajo para el almacenamiento, transporte y manejo de sustancias inflamables y
comestibles.
Norma Oficial Mexicana NOM-006-STPS- relativa a las condiciones de seguridad e higiene para el
almacenamiento, transportes y manejo de sustancias corrosivas, irritantes, txicas en los centros
de trabajo.
Norma Oficial Mexicana NOM-010-STC-1994, disposiciones de compatibilidad y segregacin para
el almacenamiento y transporte de sustancias materiales y residuos peligrosos.
Norma Oficial Mexicana NOM-087-ECOL-1995, que establece los requisitos para la separacin,
envasado, almacenamiento, recoleccin, transporte, tratamiento y disposicin final de los residuos
peligrosos biolgico infecciosos que se generen en establecimientos que presten atencin mdica.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
DE
73
FECHA

ALMACN
III. PROCEDIMIENTOS
1. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE LOS BIENES.

1.0 PROPSITO.
Establecer un control estricto en la recepcin y registro de entrada de materiales e insumos en los
almacenes verificando que los mismos cumplan con lo pactado en los pedidos fincados a los proveedores,
as como registrar correcta y oportunamente, la entrada de todos y cada uno de los bienes que ingresen a
los almacenes del Hospital, con la finalidad de mantener actualizada la informacin relativa a las existencias
bajo el control, custodia y responsabilidad de dicha rea.
2.0 ALCANCE.
2.1
2.2
A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al rea de almacn.

A nivel externo el procedimiento no es aplicable.
3.0 POLTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIN.

3.1 La recepcin de los bienes de consumo se llevar a cabo de lunes a viernes de 8:00 a 13:00 horas
y conforme a las especificaciones del pedido.
3.2 La entrada al rea de almacn de bienes ser por: ADQUISICIN, DONATIVO, PERMUTA Y
DEVOLUCIONES DE LAS REAS USUARIAS.
3.3 Todos los bienes de consumo entrarn al HRAEO a travs del rea de almacn, con excepcin de
los medicamentos y de aqullos que sean adquiridos como compras menores y se efecten a travs
de fondo revolvente.
3.4 Se aceptarn bienes de consumo por devolucin de las reas usuarias del HRAEO, debiendo
explicar las causas o motivos de dicha devolucin mediante oficio y devolviendo los bienes en las
condiciones que le fueron entregadas.
3.5 El rea de Compras de la Subdireccin de Recursos Materiales deber entregar al rea de
almacn, los pedidos originales fincados y copia de los mismos derivados de los procesos de
adjudicacin, el da hbil siguiente de su afectacin presupuestal.
3.6 Para la recepcin de los bienes de consumo, el proveedor deber presentar dos copias del pedido,
original y seis copias de la factura o remisin al rea de almacn; si esta documentacin no se
presenta completa o debidamente requisitada no se recibirn los bienes de consumo amparados
por la misma.
3.7 El personal del almacn que reciba el material deber verificar que la caducidad de los bienes sea
cuando menos de dieciocho meses a partir de la recepcin de los bienes, salvo los casos en que
por el tipo de material el rea requirente justifique que sta pueda ser inferior o no aplique. Las
excepciones debern estar amparadas con carta compromiso de canje de los bienes por parte del
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
DE
73
FECHA

ALMACN
proveedor y en la que ste se comprometa al seguimiento de la caducidad de los mismos hasta su

consumo.
3.8 El rea de almacn ser responsable de llevar el expediente de las entradas que se lleven a cabo.
3.9 En el caso de donacin se requerir contar con el Convenio en el que se manifieste el costo de los
mismos y Acta de Recepcin de Bienes como documentacin soporte para el ingreso de dicho
material al almacn. Su registro se deber identificar en el sistema informtico como procedente de
una donacin.
4.0 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

Secuencia de
Etapas
Actividad
Responsable
1.0 Recepcin de
pedidos
1.1. Recibe originales y copia del pedido

generado por el rea de compras, sellando
de recibido el acuse de pedido.
rea
de
almacn
(Responsable
de
recepcin y/o Encargado
del Almacn)
2.0 Captura
pedidos
2.1 Captura los pedidos en el sistema

informtico a fin de llevar el control de los
bienes y cantidades pendientes por recibir
rea
de
(Responsable
recepcin)
3.0 Recibe
documentacin del
proveedor para la
entrega de bienes
de consumo
3.1. Verifica los datos de la factura o

remisin tales como nombre, R.F.C,
domicilio, fecha de expedicin, caducidad
de la factura, cdula fiscal del proveedor y
folio.
rea
de
almacn
(Responsable
de
del Almacn)
almacn
de
3.2. Verifica que los bienes se encuentren

facturados conforme al pedido fincado, as
mismo, verifica que la factura contenga el
lote y la caducidad de los bienes.
4.0 Coteja
documentacin con
los bienes a recibir
4.1 Coteja la cantidad, lote, caducidad y

caractersticas de los bienes con lo descrito
en la factura o remisin.
rea
de
almacn
(Responsable
de
del Almacn)
Se requiere inspeccin fsica?
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
DE
73
FECHA

ALMACN
S: pasa a la actividad 5
No: pasa a la actividad 7
5.0 Verificacin
fsica y pruebas
5.1 Efecta verificacin fsica y pruebas

necesarias para la aceptacin de los bienes
de consumo.
rea usuaria
Se aceptan los bienes?

S: Plasmar su firma de visto bueno de
aceptacin en el pedido o factura
correspondiente y pasa a la actividad 7.
No: Pasa a la actividad 6
6.Devolucin de
bienes al proveedor
6.1 Se rechazan los bienes al proveedor y

se le indica que deber entregar los bienes
correctos a la brevedad.
rea
de
almacn
(Responsable
de
del Almacn)
7.0 Recibe los

bienes de consumo
7.1 Recibe los bienes de consumo de

conformidad.
rea
de
almacn
(Responsable
de
del Almacn)
7.2 Informa al Responsable de la Rotacin

y Acomodo para el adecuado resguardo del
mismo.
8.0 Revisa fechas
de entrega
8.1 Revisa que el proveedor entregue

dentro del plazo mximo establecido en
pedido.
rea
de
almacn
(Responsable
de
del Almacn)
Se entreg en tiempo?
9.0 Enva informe
de incumplimiento
de plazo
9.1 Enva informe de incumplimiento a las reas

requirentes y al rea de Compras de la
Subdireccin de Recursos Materiales para la
aplicacin de las penas convencionales por
rea
de
almacn
(Encargado de almacn)
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
DE
73
FECHA

ALMACN
retraso correspondientes.
10.0 Sella la
factura.
10.1 Sella y firma el original y las cinco

copias de la factura o remisin al recibir los
bienes, plasmando su nombre y fecha de
recepcin, quedndose con una de las
copias para el soporte de la entrada.
rea
de
almacn
(Responsable
de
recepcin o Encargado
del Almacn)
11.0 Indica al
proveedor el
procedimiento para
pago.
11.1 Indica al proveedor que acuda a la

mesa de control de la Subdireccin de
Recursos Financieros para la entrega de la
factura y pedido original, as como dos
copias de los mismos, para que se
programe su pago.
rea
de
almacn
(Responsable
de
recepcin o Encargado
del Almacn)
11.2 Indica al proveedor que deber

entregar copia de la factura en el rea de
Compras de la Subdireccin de Recursos
Materiales
12.0 Captura la
entrada de los
bienes de consumo
en el sistema
electrnico.
12.1 Registra en programa informtico la

entrada
de
bienes
de
consumo,
descargndolo del pedido capturado y
tomando en cuenta lo siguiente: fecha de
entrada, tipo de bien de consumo,
el
proveedor, el pedido, el nmero de factura,
caducidad de los bienes, costos, etc.
rea
de
(Responsable
recepcin)
almacn
de
13.0 Archiva
documentacin
13.1 Archiva copia de la factura y el

documento respaldo de captura en el
sistema informtico.
rea
de
(Responsable
recepcin)
almacn
de
14.0 Informa la
llegada de bienes
al rea requirente
14.1 Informa al rea requirente de los

bienes y la cantidad que ingres, para que
los considere para su disposicin.
rea
de
(Responsable
recepcin)
almacn
de
FIN DEL PROCEDIMIENTO
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
10
DE
73
FECHA

ALMACN
5.0 DIAGRAMA DE FLUJO.

REA DE ALMACN
REA USUARIA
INICIO
Recibe pedido original
Captura pedido en sistema

informtico
Recibe documentacin del

proveedor para recepcin
Coteja documentacin con

bienes a recibir
Realiza inspeccin fsica y

pruebas necesarias
Requiere
inspeccin
Fsica?
SI
6
NO
Rechaza bienes
NO
Cumple?
SI
Recibe los bienes
A
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
11
DE
73
FECHA

ALMACN
A
8
Revisa cumplimiento de
fechas de recepcin
9
NO
Informa el
incumplimiento
al rea
requirente y a
Compras
Entrega en
tiempo?
SI
10
Sella factura
Indica al proveedor el
procedimiento de pago.
11
Captura la en el sistema
informtico
12
Archiva documentacin
soporte de la entrada
13
Informa a las reas

requirentes de la llegada
de los bienes
14
FIN
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
12
DE
73
FECHA

ALMACN
6.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

DOCUMENTOS
CDIGO (cuando aplique)
Manual de Organizacin Especifico del Hospital Regional de Alta

Especialidad de Oaxaca
No Aplica
Gua Tcnica para la Elaboracin del Manual de Procedimientos
No Aplica
7.0 REGISTROS
REGISTRO
TIEMPO DE
CONSERVACIN
RESPONSABLE DE
CONSERVARLO
CDIGO DE REGISTRO O
IDENTIFICACIN NICA
Copia de factura con sello y

firma de recepcin
5 aos
rea de Almacn
No aplica
Documento soporte de entrada

en sistema informtico
5 aos
rea de Almacn
No Aplica
8.0 GLOSARIO
DONATIVO.- Entrega voluntaria de algo con fines benficos.

HRAEO.- Hospital Regional de Alta Especialidad de Oaxaca.
9.0 CAMBIOS DE ESTA VERSIN

NMERO DE REVISIN
FECHA DE LA ACTUALIZACIN
DESCRIPCIN DEL CAMBIO
15 de diciembre de 2011
Actualizacin conforme al Manual

Administrativo de Aplicacin General en
materia de Recursos Materiales y Servicios
Generales
10.0 ANEXOS
No aplica
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
13
DE
73
FECHA

ALMACN
2. PROCEDIMIENTO PARA EL ACOMODO, GUARDA Y CUSTODIA DE LOS BIENES

DE CONSUMO QUE INGRESAN AL ALMACN.
1.0 PROPSITO.
Establecer los procedimientos para un control eficaz y eficiente que permitan mantener debida y
adecuadamente clasificados los materiales e insumos que ingresen a los almacenes, distribuyndolos y
ubicndolos en lugares estratgicos que faciliten su pronta localizacin, custodia, resguardo, adecuada
rotacin y eviten el deterioro de los mismos.
2.0 ALCANCE.
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al rea del Almacn.
2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable
3.0 POLITICAS Y/O NORMAS DE OPERACIN.
3.1 Todos los movimientos que se realicen en el rea de almacn debern registrarse en el sistema
informtico para el control de inventarios.
3.2 El Encargado del rea de almacn ser el responsable de vigilar y supervisar el acomodo de los bienes
para su fcil identificacin, conteo de existencias y rotacin, tomando en cuenta la caducidad y
caractersticas fsicas de los mismos.
3.3 El Encargado del rea de almacn, deber mantener permanentemente actualizado el catlogo de
bienes. Como resultado de los pedidos fincados y una vez recibida la copia de los mismos, revisa el
catlogo de claves de bienes, determina la actualizacin e ingresa al sistema informtico la nueva clave.
3.4 El acomodo de los bienes recibidos de los proveedores, se realizar de manera inmediata posterior a su
verificacin fsica y ser efectuado, exclusivamente, por el personal auxiliar del rea de almacn.
3.5 Ser responsabilidad del personal auxiliar del rea de almacn, cumplir, entre otras, con las siguientes
obligaciones:
- Acomodar los bienes nicamente, en los lugares asignados y no ubicarlos en reas temporales,
provisionales o en los pasillos de los almacenes.
- Respetar las indicaciones del fabricante de los bienes, para llevar a cabo su acomodo (por
ejemplo: el nmero de cajas por estiba, grados de refrigeracin, evitando lugares demasiado
hmedos o secos, etc.).
- Tener debida y permanentemente identificados los estantes o reas donde se acomodarn los
bienes, as como mantenerlos en condiciones ptimas de uso.
- Los materiales debern de ser colocados de la siguiente manera: al frente los productos ms
rezagados o con caducidad prxima y los artculos ms costosos no debern estar en lugares
prximos a las salidas o de fcil acceso.
3.6 Se deber impedir la entrada a las reas restringidas de los almacenes, a personas ajenas a las
mismas.
3.7 El Encargado del Almacn con apoyo del personal auxiliar del rea de almacn deber identificar los
productos de poco movimiento, as como de verificar peridicamente la caducidad y obsolescencia de
los productos bajo su resguardo, reportndolos a las reas requirentes, con la finalidad de minimizar
mermas y prdidas por estos motivos.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
14
DE
73
FECHA

ALMACN
3.8 El Encargado del rea de almacn, para el adecuado manejo y control de materiales e insumos, deber
instrumentar los mecanismos que doten a los almacenes de instalaciones en buen estado de
conservacin y mantenimiento, as como que cuenten con las medidas de seguridad, higiene y
vigilancia idneas.

Secuencia de
Etapas
Actividad
Responsable
1.0 Identificacin
de los bienes
recibidos
1.1 Separa y clasifica los bienes recibidos

atendiendo a su tipo y caractersticas, identifica
su clave y codifica los bienes con dicha clave.
rea
de
almacn
(Responsable de rotacin
y acomodo)
2.0 Verifica
ubicacin en
sistema informtico
2.1 Consulta la ubicacin que tiene

registrada el sistema informtico para cada
clave.
rea
de
almacn
y acomodo)
3.0 Acomoda los

bienes de consumo
3.1 Procede a efectuar el acomodo de los

bienes en los lugares asignados, respetando
las indicaciones y especificaciones del
fabricante,
las
caducidades,
las
caractersticas fsicas de los productos, la
seguridad de los bienes y del personal del
almacn. En caso de requerirse, deber
reacomodar los bienes que ya se tenan en
existencia a fin de promover la rotacin de
los mismos.
rea
de
almacn
y acomodo)
4.0 Asigna el orden

en que deben
entregarse
4.1 Proceder a asignar el nmero

consecutivo en el orden en que deber
entregarse dicho bien, considerando la fecha
de caducidad o el estado fsico en que se
encuentra el bien.
rea
de
almacn
y acomodo)
5.0 Actualizacin
de la ubicacin en
sistema informtico
5.1. Actualiza la ubicacin en el sistema

informtico para el control de inventarios, en
caso de que fsicamente se hayan ubicado
en un lugar distinto o adicional.
rea
de
almacn
y acomodo)
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
15
DE
73
FECHA

ALMACN

REA DE ALMACN
INICIO
Identifica y codifica los

bienes que ingresen al
almacn
Verifica ubicacin en el
sistema informtico
Acomoda los bienes de

consumo
Etiqueta con el orden de

entrega de los bienes
Actualiza la ubicacin de
los bienes en el sistema
informtico
FIN
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
16
DE
73
FECHA

ALMACN

DOCUMENTOS

No Aplica
No Aplica
7.0 REGISTROS
No aplica
8.0 GLOSARIO
CADUCIDAD.- Fecha lmite para el consumo o uso de un producto alimenticio,

farmacutico o cosmtico.

NMERO DE
REVISIN

materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales
10.0 ANEXOS
No aplica
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
17
DE
73
FECHA

ALMACN
3. PROCEDIMIENTO PARA LA SALIDA DE LOS BIENES DEL ALMACN.
1.0 PROPSITO.
Estandarizar las actividades que debern llevarse a cabo para el suministro ptimo de los bienes de
consumo a las reas usuarias, con la finalidad de que stas cuenten con los insumos necesarios para
realizar eficaz y eficientemente las actividades que les han sido encomendadas.
2.0 ALCANCE.
2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable.
3.0 POLTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIN.

3.1 Toda salida de bienes de consumo se deber realizar a travs de una requisicin por parte del
rea usuaria, generada en el programa Salmasol, la cual deber estar firmada por el personal
autorizado para tal efecto.
3.2 Ser responsabilidad del Encargado del Almacn mantener actualizado el catlogo de firmas
del personal autorizado para solicitar material.
3.3 Las distintas reas del Hospital, nicamente podrn solicitar al almacn, el surtimiento de
bienes dentro del horario establecido.
3.4 La recepcin de las requisiciones de las reas usuarias se realizar en un horario de 8:00 a
12:00 horas.
3.5 El surtido de las requisiciones se realizar a ms tardar en un lapso no mayor a 24 horas
despus de la recepcin de la requisicin, siempre y cuando hayan existencias de los bienes de
consumo solicitados al rea de almacn.
3.6 La entrega de bienes deber efectuarse previa verificacin de que los mismos cumplen y son
coincidentes con las caractersticas sealadas en la requisicin.
3.7 Ser responsabilidad del Encargado del almacn verificar la existencia de bienes de consumo
de acuerdo a los niveles mximos y mnimos que hayan sido establecidos y deber informarlo a
las reas requirentes, a efecto de asegurar el suministro a las reas usuarias del HRAEO.
3.8 El registro de las salidas del rea de almacn deber realizarse a ms tardar el da en que se
efecta la entrega de los bienes de consumo solicitados.
3.9 El rea de almacn ser la responsable de llevar el expediente de las salidas mensuales de
bienes de consumo.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
18
DE
73
FECHA

ALMACN

Secuencia de
Etapas
1.0 Solicita bienes
Actividad
Responsable
1.1. Identifica las necesidades

abastecimiento de su rea.
de
rea usuaria
1.2 Elabora requisicin de material en el

programa salmasol.
2.0 Recibe solicitud
de las reas
usuarias.
2.1. Recibe la requisicin de las reas

usuarias, verifica que est firmada por
servidor pblico autorizado para solicitar
materiales del rea correspondiente.
rea de almacn.
3.0 Coteja
solicitudes con
existencias.
3.1. Coteja la requisicin de las reas

usuarias con las existencias en el
almacn.
rea
de
(Responsable
surtimiento)
almacn.
de
Existen las cantidades suficientes?

4.0 Revisa
presupuesto
disponible
4.1 Solicita suficiencia presupuestal a la

Subdireccin de Recursos Financieros
para la adquisicin de bienes.
rea requirente
Cuenta con suficiencia presupuestal?

No: fin del proceso
5.0 Elabora
requisicin de
compra
5.1 Elabora orden de compra y contina la

adquisicin conforme a lo establecido en el
Manual Administrativo de Aplicacin
General en Materia de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios.
rea requirente
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
19
DE
73
FECHA

ALMACN
6.0 Surte los bienes

de consumo
6.1 Revisa y surte los bienes de consumo

solicitados por las reas usuarias,
tomando en cuenta la fecha de caducidad
de stos.
rea
de
(Responsable
surtimiento)
almacn.
de
7.0 Recaba firma

de recepcin de los
bienes de consumo
7.1 Recaba firma de recepcin de los

bienes de consumo por parte de las reas
usuarias que los recibieron.
rea
de
(Responsable
surtimiento)
almacn.
de
8.0 Registra salida

en el sistema
electrnico
8.1 Registra salida en el sistema

informtico para el control de inventarios.
rea
de
almacn.
(Responsable de registro)
9.0 Archiva soporte

documental
9.1 Archiva la requisicin de material y el

documento de respaldo de la captura
emitido por el sistema informtico.
rea
de
(Responsable
registro).
almacn
de

AREA DE COMPRAS
REA USUARIA
REA DE ALMACEN
INICIO
Identifica necesidades y
genera requisicin de
material
Recibe requisicin de las

reas usuarias
Coteja solicitudes con

existencias.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
20
DE
73
FECHA

ALMACN
A
4
Revisa presupuesto
disponible
NO
Existencias
suficientes?
SI
Cuenta con
suficiencia
presupuestal?
NO
4
4
FIN
Surte los bienes de

consumo solicitados
6
4
Contina con el proceso de

adquisicin conforme al
Manual Administrativo
de Aplicacin General
en Materia de
Adquisiciones,
Arrendamientos y
Servicios
SI
4
5
Elabora requisicin de
compra
Recaba firma de recepcin

por parte del rea
requirente.
Registra salida en el
sistema informtico.
8
4
Archiva documentacin
soporte de la salida.
9
4
FIN
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
21
DE
73
FECHA

ALMACN

DOCUMENTOS
Manual de Organizacin Especifico del Hospital

Regional de Alta Especialidad de Oaxaca
No Aplica
Gua Tcnica para la Elaboracin del Manual de

Procedimientos
No Aplica
7.0 REGISTROS
REGISTRO
TIEMPO DE
CONSERVACIN
RESPONSABLE DE
CONSERVARLO
CDIGO DE REGISTRO O
IDENTIFICACIN NICA
Requisicin de material
5 aos
rea de almacn
No aplica
Documentacin soporte
del registro de salida en
sistema informtico
5 aos
rea de almacn
No Aplica
8.0 GLOSARIO
REQUISICIN.- Formulario escrito que surge de la necesidad de materiales o suministros.

NMERO DE
REVISIN
Actualizacin conforme al Manual Administrativo

de Aplicacin General en materia de Recursos
Materiales y Servicios Generales
10.0 ANEXOS
No aplica.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
22
DE
73
FECHA

ALMACN
4.0 PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FSICO ANUAL

Y TRIMESTRAL DE LOS BIENES DE CONSUMO
1.0 PROPSITO
Establecer los procedimientos y controles ptimos, eficaces y eficientes que se llevarn a cabo en la toma
fsica de los inventarios de los bienes de consumo resguardados en el rea de almacn del Hospital
Regional de Alta Especialidad de Oaxaca, as mismo, estos procedimientos sern un instrumento para la
induccin del personal que interviene en dicho proceso.
2.0 ALCANCE
2.2 A nivel externo el procedimiento no es aplicable.
3.0 POLTICAS DE OPERACIN, NORMAS Y LINEAMIENTOS GENERALES

3.1 El rea de almacn tendr la obligacin de efectuar, por lo menos una vez al ao un inventario general
y una vez al trimestre deber efectuar pruebas selectivas de las existencias fsicas de bienes en el almacn,
a fin de que con oportunidad, se detecten y corrijan las posibles desviaciones que resulten de dichas
pruebas.
3.2 El Director de Administracin y Finanzas deber coordinar la toma de los inventarios fsicos de
materiales e insumos ubicados en el rea de almacn, y podr designar a un supervisor operativo para la
actuacin directa, a fin de que realice funciones especficas, principalmente de supervisin y de validez al
proceso.
3.3 Ser responsabilidad, en el mbito de su competencia, de la Subdireccin de Recursos Materiales,
Subdireccin de Recursos Financieros, Direccin de Operaciones y la Subdireccin de Enfermera llevar a
cabo todas las acciones que requiera la prctica del inventario, sin embargo, la ausencia de alguna de las
reas mencionadas anteriormente no perjudica la validez del proceso del inventario.
3.4 La toma fsica del inventario anual se deber efectuar a final del mes de noviembre de cada ejercicio
fiscal, o en su defecto, durante los primeros das del mes de diciembre. El calendario para el levantamiento
fsico trimestral selectivo y para el inventario anual deber establecerse al inicio de cada ao, ya que estas
disposiciones sern de aplicacin permanente.
3.5 Invariablemente, para la toma fsica de los inventarios generales, se establecer una mesa de control, la
cual ser responsable de verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la realizacin del
inventario y de garantizar la confiabilidad de los resultados obtenidos. La mesa de control estar integrada
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
23
DE
73
FECHA

ALMACN
por personal ajeno a la Subdireccin de Recursos Materiales, con apoyo del rea de almacn para la
identificacin de productos y presentaciones de los mismos.
3.6 Ser responsabilidad de la mesa de control informar de los resultados obtenidos a la Direccin de
Administracin y Finanzas.
3.7 La Subdireccin de Recursos Materiales debe procurar no dar vacaciones o permisos durante la fechas
en que se tenga programada la realizacin del inventario fsico.
3.7 La Direccin de Administracin y Finanzas ser la responsable de turnar la cdula que contiene el
resultado del inventario fsico general de bienes a la Subdireccin de Recursos Financieros, para que sta a
su vez lo enve al Departamento de Contabilidad, a fin de que ste lleve a cabo el comparativo con sus
registros contables y proceda al registro de ajustes respectivo, en caso de proceder. As mismo, deber
informar a la Direccin General de los resultados obtenidos.
4.0 PROCEDIMIENTOS PARA EL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FSICO ANUAL EN EL REA

DE ALMACN.
4.1 Actividades preliminares
4.1.1 Objetivo
Instituir las medidas que debern realizarse con suficiente antelacin y que sern necesarias para contribuir
al correcto desarrollo de las actividades del levantamiento fsico de inventarios en el almacn de bienes de
consumo del Hospital Regional de Alta Especialidad de Oaxaca.
4.1.2 Polticas de operacin, normas y lineamientos
4.1.2.1 Corresponder al encargado de almacn solicitar a la Subdireccin de Recursos Materiales la
adquisicin de los marbetes necesarios para requisitar cada una de las claves de los bienes a inventariar.
4.1.2.2 El encargado de almacn solicitar la realizacin de la limpieza general de las reas destinadas al
almacenamiento y en el caso de contar con el personal y tiempo suficientes, los bienes almacenados sern
reacomodados ordenadamente en anaqueles o estibas y debern estar identificados con etiqueta o rtulo
de clave y descripcin del producto. El reacomodo debe realizarse tomando en cuenta la fecha de
caducidad de los productos y procurando que todos los artculos con la misma clave se encuentren
localizados en un solo lugar.
4.1.2.3 El encargado del almacn deber elaborar relaciones, conteniendo por lo menos el nombre del
producto, su clave, cantidad de bienes, costo unitario y costo total de los bienes que localice o identifique en
alguno de los siguientes supuestos:
- Por nulo desplazamiento en el ejercicio.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
24
DE
73
FECHA

ALMACN
- Por caducidad vencida o en mal estado.

- Facturados y/o entregados y no registrados en sistema.- estarn ubicados en reas separadas,
identificadas y debidamente acordonadas, estos bienes se inventariarn por separado y se les dar
seguimiento hasta su inclusin en los registros del almacn.
Los bienes de consumo que se determinaron como nulo movimiento debern someterse al anlisis
correspondiente por parte del rea usuaria para determinar de ser necesario su inmediata desincorporacin,
conforme a las disposiciones aplicables.
4.1.2.4 La Direccin de Administracin y Finanzas deber comunicar con anticipacin, la fecha programada
por el almacn para la toma fsica de inventarios a la Subdireccin de Recursos Materiales, Subdireccin de
Recursos Financieros, Direccin de Operaciones, Subdireccin de Enfermera, rgano Interno de Control y
en su caso, a la Auditoria Externa, para su intervencin y participacin y ser la encargada de tramitar la
solicitud del personal suficiente para la participacin en el levantamiento fsico del inventario. Dicha solicitud
deber ser por escrito e indicado que la confirmacin de la participacin deber hacerse llegar a la brevedad
posible por el mismo medio.
4.1.2.5 El encargado de almacn preparar el programa de las actividades a desarrollar para la ejecucin
del inventario de acuerdo al tiempo y personal con el que disponga, considerando el tiempo de ejecucin de
cada una de las etapas del programa, asentando la fecha de inicio y trmino programada.
4.1.2.6 Corresponder a la Direccin de Administracin y Finanzas difundir con suficiente anticipacin la
fecha para el levantamiento de inventario fsico en el almacn informando a las reas usuarias el periodo en
el que sern suspendidas las actividades de surtimiento y recepcin de insumos.
4.1.2.7 El rea de compras deber comunicar con 30 das de anticipacin a la fecha de inicio de las
actividades de preinventario, a los proveedores con pedido fincado para que dichas entregas se realicen
con antelacin al preinventario o con posterioridad al inventario.
4.1.2.8 Ser necesario precisar los horarios de las operaciones para la toma de inventarios; as mismo, se
debern preveer con antelacin suficiente los recursos presupuestales necesarios a la ejecucin del
programa a utilizar en equipo y material adicional, horas extras laboradas, incentivos, vales de alimentos,
etc.
4.2 Preinventario
4.2.1 Objetivo
Establecer las medidas previas inmediatas a la toma del inventario fsico, en el rea de Almacn del
Hospital Regional de Alta Especialidad de Oaxaca, que permitan llevar a cabo una adecuada verificacin
fsica y supervisin de los bienes, a fin de tener un control riguroso sobre las existencias del almacn.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
25
DE
73
FECHA

ALMACN

4.2.2.1 El encargado de almacn proporcionar al personal asignado para la prctica del inventario las
reglas de actuacin dentro de la ejecucin del programa, as como los procedimientos y lineamientos
establecidos para la realizacin de los inventarios, el uso de los marbetes y/o formatos a utilizar y las
instrucciones precisas para el manejo de los bienes (Frgiles, caducos, en mal estado, etc.).
4.2.2.2 El Equipo de Control y Calidad de Material de Curacin deber garantizar la existencia de insumos
para la salud necesarios para la atencin a los usuarios durante la realizacin del inventario, as mismo, los
Subdirectores y/o Jefes de rea sern los responsables del abastecimiento de material de laboratorio,
papelera, bienes informticos, material impreso, refacciones y materiales varios con los que laborarn
durante el periodo del inventario, ya que para la obtencin de ptimos resultados ser indispensable que las
actividades de surtimiento de material sean suspendidas durante la ejecucin del inventario.
4.2.2.3 Los casos de excepcin a la suspensin de recepcin o surtimiento, debern responder nica y
exclusivamente a emergencias debidamente justificadas y slo en los casos en los que la vida del paciente
dependa de ello. Para las excepciones de recepcin de compras, se deber preveer que los artculos que
se reciban se ubiquen en lugar distinto a las existencias sujetas a conteo. Ser necesario que la factura o
remisin con la que se reciban estos productos, as como los vales de salida del material que se llegue a
surtir, adems de estar plenamente identificados, cuenten con la observacin de la fecha precisa en que
fueron surtidos y/o recibidos y la etapa del inventario en la que se realiz la recepcin o surtimiento (antes
del conteo, primer conteo, segundo conteo o despus de conteo).
4.2.2.4 La cdula de control de marbetes contendr como mnimo:
- El total de marbetes dispuestos en cada seccin, pasillo, etc., indicando el nmero de folio inicial y final.
- El tipo de bien y el almacn al que pertenecen los bienes.
- El total de marbetes que se encuentren en blanco y susceptibles de utilizarse en aquellos bienes que por
error u omisin no fueron marbeteados oportunamente, sealando sus nmeros de folio.
- Espacio para que al trmino de los conteos se anote el total de marbetes realmente utilizados en el
inventario y descritos los nmeros de folio inicial y final.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
26
DE
73
FECHA

ALMACN
4.2.3 DESCRIPCIN DEL PROCESO:

Secuencia de
Etapa
1.0 Verificar el
acomodo e
identificacin de
productos
2.0 Verificar
localizacin
3.0 Recordar la
suspensin del
servicio de
almacn
4.0 Confirmar el
personal
participante
5.0 Surtimiento
de bienes de
forma anticipada
6.0 Marbeteo de
bienes
7.0 Elaboracin
de cdula de
control de
marbetes
8.0 Elaboracin
del catlogo de
personal
Actividad
Responsable
1.1 Ser necesario verificar que preferentemente los bienes de

una misma clave se encuentren dispuestos en una sola ubicacin
y estn acomodados considerando su fecha de caducidad. Debe
verificarse que todos los bienes cuenten en lugar visible con su
debida identificacin (descripcin y clave de almacn).
2.1 Deber colocarse en forma clara y visible el croquis de
localizacin actualizado de las reas para facilitar la ubicacin de
los bienes. As mismo, se verificar que cada zona, seccin,
pasillo, anaquel o estante presente adherido su respectivo
sealamiento para facilitar su localizacin.
3.1 Recalcar a las reas que es indispensable que el almacn
suspenda actividades durante la realizacin del inventario para
que tomen las previsiones necesarias con anticipacin, as como
recordarle al rea de compras que le reitere a los proveedores
que durante el inventario no se recibir material.
4.1 El encargado de almacn solicitar a la Direccin de
Administracin y Finanzas la confirmacin del personal que
participar en el levantamiento fsico del inventario
Personal
almacn
de
Personal
almacn
del
Personal
almacn
del
Encargado
almacn
de
5.1 Debern surtirse los insumos suficientes a las reas del

Hospital con anticipacin a la suspensin de labores, por lo que
las requisiciones de material debern recibirse en el almacn por
lo menos 4 das hbiles anteriores a la suspensin de
actividades.
6.1 El personal del almacn (2 das hbiles previos al inventario)
colocar los marbetes de inventario en todos y cada uno de los
bienes sujetos a inventario.
7.1 Con la finalidad de llevar un control de los marbetes
colocados por seccin, realmente utilizados, cancelados, no
utilizados, etc., se elaborar una cdula para el control de los
marbetes.
Personal
almacn
del
Personal
almacn
de
Encargado
almacn
de
8.1 Realizar cdula conteniendo el total de personal que se tiene

contemplado que intervendr en la realizacin del inventario,
incluyendo el nombre, rea de adscripcin, cdigo, iniciales, firma
y antefirma.
Encargado
almacn
de
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
27
DE
73
FECHA

ALMACN
9.0 Verificar
pendientes de
captura.
9.1 El da previo al inicio del inventario verificar que no haya

documentos de entrada ni de salida pendientes de captura y que
estn totalmente actualizados los registros en el sistema
electrnico de los bienes ubicados en el almacn, por lo tanto, no
debern dejarse bienes en trnsito o en depsito.
4.2.4 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PREINVENTARIO.

ALMACN
DIRECC DE ADMON Y FINANZAS
Encargado
almacn
de
DIVERSAS AREAS DEL

HOSPITAL
INICIO
Verificar
acomodo
Verificar
localizacin
Oficio
suspensin
de
Actividades
Recepcin de
solicitud
Oficio
solicitud
confirmacin
de personal
Recepcin de
Oficio y su
Difusin
Solicitud al
Almacn de
material
suficiente
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
28
DE
73
FECHA

ALMACN
ALMACN
DIREC. DE ADMON Y
FINANZAS
DIVERSAS REAS DEL

HOSPITAL
Recepcin de
Oficio de
solicitud
Oficio del
personal que
participar
10
Recepcin de
Oficio
Surtimiento
a las Diversas
reas
11
Colocacin
de Marbetes
12
Elaboracin
de cdula de
Marbetes
Elaboracin
de cdula del
personal
Verificacin
pendientes
de captura
13
14
15
FIN
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
29
DE
73
FECHA

ALMACN
4.3 Inventario
4.3.1 Objetivo.
El levantamiento fsico de inventario tiene como finalidad comprobar la existencia fsica, control y
condiciones de los bienes registrados en el sistema electrnico del almacn, a fin de contar con datos reales
para la conciliacin de los resultados con los registros contables.
4.3.2.1 Las funciones de planeacin, supervisin y operacin del inventario anual de bienes, recaern segn
el mbito de su competencia en la Direccin de Administracin y Finanzas, en la Subdireccin de Recursos
Materiales, en la Subdireccin de Recursos Financieros, quien apoyar con recursos humanos para la
integracin de la mesa de control y en las reas tcnicas, que debern colaborar con el personal que
participar en la realizacin del segundo conteo utilizando sus conocimientos para verificar que los
materiales estn identificados con la descripcin correcta y apoyarn con los dictmenes de no utilidad
necesarios para los productos caducos, obsoletos, daados o en mal estado.
4.3.2.2 Se deber considerar que respecto a los artculos con caducidad vencida, daados o en mal estado,
deber promoverse de inmediato su baja, registrando dicha baja en el sistema electrnico, previo dictamen
de no utilidad por parte del rea usuaria y autorizacin correspondiente del Comit de Bienes Muebles.
4.3.2.3 El da del inicio del inventario y previo al inicio de los conteos, ser responsabilidad del encargado
de almacn obtener del sistema, listado de los bienes existentes en el almacn de bienes muebles de
consumo, clasificado por almacn y que servir de base para generar la cdula del inventario. Dicha
cdula contendr por lo menos la clave y el nombre de los productos, el almacn al cual pertenecen, las
existencias a la fecha. En dicha cdula se capturarn los datos contenidos en los marbetes del 1er. y 2
conteo para determinar, en su caso, las diferencias y aclaracin correspondiente.
4.3.3 Descripcin de actividades:
Secuencia de la
Etapa
Actividad
Responsable
1. Designacin
del supervisor
operativo
1.1 El da del inventario y previo al inicio de los conteos,

el Director de Administracin y Finanzas podr designar
a un supervisor operativo responsable directo de la toma
del inventario fsico.
Director de Administracin
y Finanzas
2. Designacin
del encargado
de la mesa de
2.1 Se designar entre el personal ajeno a la

Subdireccin de Recursos Materiales al encargado de la
y Finanzas o en su caso
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
30
DE
73
FECHA

ALMACN
control.
mesa de control y a sus auxiliares.
el Supervisor Operativo
3.1 Se dar inicio al acta de inventario, en la que

intervendr el Director de Administracin y Finanzas, el
Director de Operaciones, el Subdirector de Recursos
Materiales, el Subdirector de Recursos Financieros, el
Subdirector de Enfermera, y el Encargado de Almacn;
as como el resto del personal participante.
4.1 Se designar al personal que realizar los conteos y
ser conveniente asentar en el acta de inventario el
personal que sea elegido para la realizacin de dichos
conteos. Se recomienda que el primer conteo sea
realizado por el personal del almacn y el segundo
conteo por el rea tcnica.
Personal de la Mesa de
control
5. Corroborar la
capacitacin e
informacin
del personal
5.1 Verificar que el personal que realizar los conteos

haya sido capacitado e informado con los lineamientos y
procedimientos a seguir durante el levantamiento fsico
del inventario.
y Finanzas o en su caso
el Supervisor Operativo
6. Revisin
marbetes
de
6.1 Revisin aleatoria por seccin del acomodo de

marbetes de acuerdo a la cdula de control de
marbetes a fin de verificar que se tiene un adecuado
control sobre los mismos.
Encargado de la mesa de
control
7. Emisin
de
existencias del
sistema
7.1 Se emitir un reporte de las existencias totalmente

actualizadas del sistema y clasificadas por almacn y
tipo de material para la elaboracin de la cdulas de
inventario
Encargado de Almacn
8. Primer
conteo
8.1 (Dado que merece una explicacin ms amplia se

describe la actividad en el punto 4.3.4)
9. Segundo
conteo
9.1 (Dado que merece una explicacin ms amplia se

describe la actividad en el punto 4.3.5)
10. Determinacin
de diferencias
entre conteos
10.1 En caso de haber diferencias entre lo reportado en

el primer conteo contra lo reportado en el segundo
conteo, el encargado de la mesa de control y quienes
realizaron los conteos de los bienes con diferencia
realizarn un tercer conteo para determinar la cantidad
3. Levantamiento
de acta de
inventario
4. Designacin
del personal
para primer y
segundo
conteo
Personal de la Mesa de
Control
Encargado de la mesa de
control y el personal que
realiz los conteos de los
productos con diferencias.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
31
DE
73
FECHA

ALMACN
correcta, aclararn y corregirn los marbetes tachando la

cantidad errnea y anotando la correcta. El encargado
de la mesa de control firmar dicha correccin y
capturar el resultado en las cdulas del inventario.
11. Diferencias
entre
resultados del
inventario
y
registros
de
almacn
11.1 Los resultados obtenidos en el inventario debern

compararse con los saldos registrados en el sistema
electrnico del almacn para determinar las diferencias
existentes. Dichas diferencias debern informarse al
encargado del almacn para su solventacin.
Mesa de control
12. Solventacin
de diferencias
12.1 Recibe informe de diferencias localizadas entre el

inventario y los registros de sistema y en un plazo de 5
das hbiles solventa el mayor nmero de diferencias.
Las diferencias restantes debern ser solventadas en un
plazo no mayor a 30 das calendario, posteriores a la
firma del cierre del acta.
Encargado de almacn y
personal designado para
aclaracin de diferencias
13. Cierre de Acta

de Inventario
13.1 Cierre del Acta de Inventario, contemplando las

diferencias tanto de ms como de menos que a la fecha
de la firma del acta no han sido aclaradas; as como las
actividades a desarrollar para que en el lapso de 30 das
calendario, a partir de la fecha del cierre del acta se
obtengan resultados definitivos, especificando los
nombres y puestos de los funcionarios y del personal
operativo involucrado en el proceso de aclaracin de
diferencias. El acta deber elaborarse en original y dos
copias.
Mesa de control
14. Integracin de
expediente
14.1 Integrar el expediente del inventario con: acta de

inventario, cdula del personal participante en el
inventario; cdula de control de marbetes del inventario;
cdulas de inventario para ser entregada al Director de
Administracin y Finanzas, quien remitir los resultados
a la Subdireccin de Recursos Financieros y a la
Direccin General, quedando copia del expediente a
resguardo en el almacn.
Mesa de control
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
HOJA
ALMACN
DE
32
73
FECHA

ALMACN
4.3.4 Diagrama de flujo del Inventario

DIRECCION DE
ADMINISTRACIN Y FINANZAS
MESA DE CONTROL
ALMACN
INICIO
Designacin
de
supervisor
operativo
Designacin
Encargado
Mesa de
Control
Se elaborar
Acta de
inicio de
Inventario
Acta de
inicio del
Inventario
Verificar que
el personal
que realiza el
conteo este
capacitado
Designacin
del personal
que realizar
los conteos
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
HOJA
ALMACN
DE
33
73
FECHA

ALMACN
DIRECC DE ADMINISTRACIN Y
FINANZAS
MESA DE CONTROL
Revisin
aleatoria por
seccin de
marbetes
ALMACN
Emisin del
reporte de
existencias
totales
Primer conteo
punto 4.3.4
10
Determinacin
de diferencias
entre conteos
Diferencia
entre
resultados del
inventario y
registros del
almacn
Cierre del acta
Segundo
conteo punto
4.3.5
11
Solventacin
de
diferencias
13
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
12
HOJA
ALMACN
DE
34
73
FECHA

ALMACN
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN Y FINANZAS
MESA DE CONTROL
Integracin del
expediente
ALMACN
14
FIN
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
35
DE
73
FECHA

ALMACN
4.3.4 Descripcin de la Etapa 8 del inventario: Primer conteo

4.3.4.1 Objetivo
Obtener de manera inicial la informacin sobre las existencias fsicas de los bienes almacenados.
4.3.4.2 Polticas de operacin, normas y lineamientos
4.3.4.2.1 Ser necesario que el personal que va a intervenir en el primer conteo posea los conocimientos
necesarios de los productos que maneja el rea de almacn y de los procesos a realizar durante el
inventario, por lo que preferentemente el primer conteo deber estar a cargo del personal del rea de
almacn.
4.3.4.2.2 En el caso de cajas selladas de fbrica, se tomar la cantidad indicada en el empaque, sin
embargo es conveniente realizar una prueba selectiva verificando fsicamente la cantidad de unidades
rotuladas en la caja.
4.3.4.2.3 El personal del rea tcnica debe participar continuamente con los conocimientos del producto
para verificar que estn identificados con las descripciones correctas, detectar productos obsoletos,
caducos, daados o en mal estado, dar sugerencias de almacenamiento, dictmenes de no utilidad, etc.
4.3.4.2.4 Se debern distribuir los recursos humanos logrando con ello uniformidad en el desarrollo de la
toma de inventarios y permitiendo adoptar mecanismos de control en la ejecucin del programa. Este control
puede establecerlo la mesa de control a travs de un plano del almacn dividido en zonas de recuento, y al
efecto lograr una evaluacin permanente y sistemtica de los avances obtenidos, as como para ajustar el
programa con base en las modificaciones que vaya sufriendo.
4.3.4.2.5 Al inicio del primer conteo la mesa de control deber contar con la siguiente documentacin:
- Cdula de control de marbetes
- Cdula del personal participante en el inventario
- Cdula de registro del inventario.
4.3.4.3 Descripcin del Actividades del Primer Conteo
Secuencia de la Etapa
1. Distribucin de bienes
Actividad
1.1 Los bienes a inventariar debern ser
distribuidos entre todos los responsables
Responsable
Mesa de control
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
36
DE
73
FECHA

ALMACN
a inventariar
2. Identificacin de
bienes
3. Inspeccin fsica de
bienes
4. Conteo fsico
5. Requisitar marbete
6. Corte de marbete
7. Reacomodo de bienes
8. Entrega de marbetes
requisitados
9. Verificacin de
marbetes
del primer conteo, en cargas de trabajo

uniformes.
2.1 Ser necesario al iniciar el conteo de
cada producto verificar que el bien a
inventariar cuente con su marbete de
inventario y corresponda fsicamente a la
descripcin que lo identifica.
3.1 Los bienes deben revisarse fsicamente
para identificar si dicho bien se encuentra
daado o caduco y en caso de encontrarse
en alguno de estos supuestos deber
realizar la anotacin correspondiente en el
marbete.
4.1 Realizar responsablemente el conteo
de cada bien, aperturando cajas que
debern ser cerradas despus de la
verificacin del segundo conteo.
5.1 Requisitar cada uno de los campos del
primer conteo del marbete Anexo 6.5.
6.1 Separar el taln del marbete (primer
conteo), debidamente requisitado, en la
forma secuencial en que fueron colocados
(orden progresivo ascendente).
7.1 Los bienes contabilizados debern ser
acomodados nuevamente en el lugar en
que fueron localizados, contemplando la
fecha de caducidad de los mismos.
8.1 Deber entregar en bloques de 25
marbetes con nmeros consecutivos a la
mesa de control debiendo informar de los
incidentes y/o irregularidades presentadas
durante la realizacin de dicho conteo
(repeticin o falta de marbete, claves
caducas, deteriorados o en mal estado,
desorganizacin en racks, anaqueles o
estibas, etc.).
9.1 La mesa de control verificar que los
marbetes
recibidos
se
encuentren
completos considerando el anaquel o zona
que el personal haya entregado, de lo
contrario proceder a la localizacin de los
mismos o bien, a realizar las aclaraciones
correspondientes de manera inmediata.
Personal responsable del

primer conteo

primer conteo

primer conteo

primer conteo
primer conteo

primer conteo

primer conteo
Personal de la mesa de
control
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
37
DE
73
FECHA

ALMACN
10. Pruebas selectivas
11. Dictamen de no
utilidad
12. Encintar marbetes
13. Captura de marbetes

en cdula de
inventario
14. Verificacin de la
totalidad de marbetes
10.1 Realizar algunas pruebas selectivas

de los marbetes recibidos para verificar y
valuar el trabajo realizado para tomar las
medidas necesarias.
11.1 En caso de que le hubieran reportado
bienes daados o caducos, el personal de
la mesa de control informar al encargado
del almacn a fin de que ste solicite la
elaboracin del dictamen de no utilidad al
rea usuaria.
12.1 Al recibir los marbetes los encintar
inmediatamente por anaquel o por sector
para evitar que se extraven o se revuelvan.
13.1 Captura de los marbetes de primer
conteo en la cdula de inventario y previa
verificacin del correcto vaciado de los
datos, encintar los marbetes nuevamente
en cuanto se terminen de capturar. Se
tendr la opcin de recurrir al personal del
almacn en caso de manifestar dudas en
cuanto a la presentacin, clave, tipo de
material, etc.
14.1 Al trmino de este conteo, deber
cerciorarse de contar con la totalidad de los
marbetes dispuestos para el primer conteo,
o bien, realizar inmediatamente la
aclaracin.
Personal de mesa de
control
Encargado de almacn,
rea usuaria.
Mesa de control
Mesa de control
Mesa de control
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
38
DE
73
FECHA

ALMACN
4.3.4.4. Diagrama de flujo del Primer Conteo

Mesa de Control
Personal encargado del 1er.
conteo
Almacn
INICIO
Distribucin de
los bienes
entre los
responsables
del 1er. conteo
Corroboracin
que el marbete
corresponde al
bien a
inventariar
Identificacin y
estado en que
se encuentra el
bien
Primer conteo
y que el bien
una vez
contado debe
ser cerrado
Requisitar
marbete
Separacin del
marbete
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
39
DE
73
FECHA

ALMACN
Mesa de Control

conteo
Verificacin de
la informacin
presentada en
los marbetes
Realizacin de
pruebas
selectivas
10
Reacomodo de
bienes
tomando en
cuenta sus
caractersticas
Entrega de
marbetes
requisitados
a mesa de
control
Almacn
Dictamen de no
utilidad en caso
de requerirse
12
Encintar los
marbetes
13
Captura de
marbetes en
cedula
14
Verificacin de
los marbetes
FIN
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
11
ALMACN
HOJA
40
DE
73
FECHA

ALMACN
4.3.5 Descripcin de la Etapa 9 del inventario: Segundo conteo

4.3.5.1. Objetivo
Cotejar y comparar el resultado del primer conteo fsico de las existencias del almacn, detectar
discrepancias o diferencias en los artculos contados y efectuar enseguida las correcciones necesarias, a
efecto de contar con datos certeros.
4.3.5.2 Polticas de operacin, normas y lineamientos
4.3.5.2.1 Ser responsabilidad del encargado de la mesa de control designar al personal del segundo
conteo del inventario, tomando en consideracin que debe ser distinto a quien realiz el primer conteo, as
como asignarles los sectores a inventariar.
4.3.5.2.2 El Encargado del Almacn deber vigilar que los bienes desplazados para su conteo sean
colocados nuevamente por claves y considerando su fecha de caducidad en sus respectivos anaqueles o
estibas y deber revisar que los marbetes estn totalmente requisitados.
4.3.5.2.3 En el caso de cajas selladas de fbrica, se tomar la cantidad indicada en el empaque, sin
embargo es conveniente realizar una prueba selectiva verificando fsicamente la cantidad de unidades
rotuladas en la caja.
4.3.5.2.4 Antes del segundo conteo la mesa de control deber contar con la siguiente documentacin
adicional a la mencionada para el primer conteo:
- Requisiciones de material realizadas con posterioridad al primer conteo y que debern ser surtidas nica y
exclusivamente en caso de emergencia y con la debida justificacin por escrito.
- Facturas y/o remisiones del material recibido durante el primer conteo y que deber ser recibido nica y
exclusivamente en caso de emergencia y con la debida justificacin por escrito.
4.3.5.3 Descripcin de Actividades
Secuencia de la Etapa
1. Distribucin de
bienes a inventariar
2. Identificacin de
bienes
Actividad
1.1 Los bienes a inventariar debern ser
distribuidos entre todos los responsables
del segundo conteo, en cargas de trabajo
uniformes.
2.1 Ser necesario al iniciar el conteo de
cada producto verificar que el bien a
inventariar cuente con su marbete de
inventario y corresponda fsicamente a la
Responsable
Mesa de control

segundo conteo
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
41
DE
73
FECHA

ALMACN
3. Inspeccin fsica de
bienes
4. Conteo fsico
5. Requisitar marbete
6. Corte de marbete
7. Reacomodo de
bienes
8. Entrega de marbetes
requisitados
9. Verificacin de
marbetes
10. Pruebas selectivas
11. Dictamen de no
utilidad
descripcin que lo identifica.

3.1 Los bienes deben revisarse fsicamente
para identificar si dicho bien se encuentra
daado o caduco y en caso de encontrarse
en alguno de estos supuestos deber
realizar la anotacin correspondiente en el
marbete.
4.1 Realizar responsablemente el conteo
de cada bien, verificando y cerrando las
cajas que fueron abiertas en el primer
conteo.
5.1 Requisitar cada uno de los campos del
segundo conteo del marbete. Anexo 6.5
6.1 Separar el taln del marbete (segundo
conteo), debidamente requisitado, en la
forma secuencial en que fueron colocados
(orden progresivo ascendente).
7.1 Los bienes contabilizados debern ser
acomodados nuevamente en el lugar en
que fueron localizados, contemplando la
fecha de caducidad de los mismos.
8.1 Deber entregar en bloques de 25
marbetes con nmeros consecutivos, a la
mesa de control debiendo informar de los
incidentes y/o irregularidades presentadas
durante la realizacin de dicho conteo
(repeticin o falta de marbete, claves
caducas, deteriorados o en mal estado,
desorganizacin en racks, anaqueles o
estibas, etc.).
9.1 Verificar que los marbetes recibidos se
encuentren completos considerando el
anaquel o zona que el personal haya
entregado, de lo contrario proceder a la
localizacin de los mismos o bien, a
realizar las aclaraciones correspondientes
de manera inmediata.
10.1 Realizar algunas pruebas selectivas
de los marbetes recibidos para verificar y
valuar el trabajo realizado para tomar las
medidas necesarias.
11.1 En caso de que le hubieran reportado
bienes daados o caducos, diferentes a los
reportados en el primer conteo, solicitar al
Encargado del almacn dar seguimiento

segundo conteo

segundo conteo

segundo conteo
segundo conteo

segundo conteo

segundo conteo
control
control
Encargado de almacn,
rea Usuaria
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
42
DE
73
FECHA

ALMACN
12. Encintar marbetes
13. Captura de marbetes

en cdula de
inventario
14. Verificacin de la
totalidad de
marbetes
15. Salidas posteriores

al primer conteo
para la elaboracin del dictamen de no

utilidad al rea usuaria.
12.1 Al recibir los marbetes los encintar
inmediatamente por anaquel o por sector
para evitar que se extraven o se revuelvan.
13.1 Captura de los marbetes del segundo
conteo en la cdula de inventario y previa
verificacin del correcto vaciado de los
datos, encintar los marbetes nuevamente
en cuanto se terminen de capturar. Se
tendr la opcin de recurrir al personal del
almacn en caso de manifestar dudas en
cuanto a la presentacin, clave, tipo de
material, etc.
14.1 Al trmino del segundo conteo, deber
cerciorarse de contar con la totalidad de los
marbetes dispuestos para el primer conteo,
o bien, realizar inmediatamente la
aclaracin. As mismo, verificar que la
totalidad de los bienes en resguardo fueron
inventariados y cuenten con el taln de su
correspondiente marbete.
15.1 En caso de existir requisiciones de
material posteriores al primer conteo, se
deber sumar las cantidades suministradas
a los artculos encontrados en el segundo
conteo, para efectos de valuacin.
Mesa de control
Mesa de control
Mesa de control
Encargado de mesa de
control
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
43
DE
73
FECHA

ALMACN
4.3.5.4 Diagrama de flujo del Segundo Conteo

Mesa de Control
Personal encargado del 2.
conteo
Almacn
INICIO
Distribucin de
los bienes
entre los
responsables
del 2. conteo
Identificacin
del bien y que
corresponda
con el marbete
Inspeccin
fsica de bienes
Conteo fsico
Requisitar
marbete
Separacin del
marbete
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
44
DE
73
FECHA

ALMACN
Mesa de Control

conteo
Verificacin de
la informacin
presentada en
los marbetes
Realizacin de
pruebas
selectivas
10
Reacomodo de
bienes
tomando en
cuenta sus
caractersticas
Entrega de
marbetes
requisitados
a mesa de
control
Almacn
Dictamen de no
utilidad en caso
de requerirse
12
Encintar los
marbetes
13
Captura de
marbetes en
cedula
14
Verificacin de
los marbetes
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
11
ALMACN
HOJA
45
DE
73
FECHA

ALMACN
Mesa de Control

conteo
Almacn
15
Salidas
posteriores al
primer conteo
FIN
4.4 Actividades posteriores al inventario

4.4 1. Objetivo
Sistematizar los resultados obtenidos para el anlisis de la informacin del inventario y emitir un juicio sobre
la situacin real de las existencias del almacn.
4.4.2 Polticas de operacin, normas y lineamientos.
4.4.2.1 Una vez determinadas las diferencias, ser conveniente que los resultados obtenidos continen
centralizados para el anlisis de la informacin. El responsable del control y anlisis de la informacin
deber cuidar que le sea remitida en su totalidad y la clasificar de acuerdo al orden o sistema de recuento
establecido.
4.4.2.2 Se debern establecer las bases necesarias para analizar la informacin y emitir un juicio sobre la
situacin real de las existencias del almacn.
4.4.2.3 El porcentaje de merma aceptable en el almacn del Hospital Regional de Alta Especialidad de
Oaxaca es de 1.00% global sobre las salidas totales del ejercicio.
4.4.2.4 Al trmino del periodo marcado para la solventacin de diferencias, se deber levantar un acta
testimonial de los resultados obtenidos y en caso de persistir diferencias del inventario, deber indicarse
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
46
DE
73
FECHA

ALMACN
cules son las causas que impidieron su aclaracin, mencionando los nombres de los funcionarios y del
personal operativo con posible responsabilidad. Dicha acta deber hacerse llegar a la Subdireccin de
Recursos Financieros para que realice los registros respectivos.
4.4.2.5 Deber de turnarse a la Subdireccin de Recursos Financieros, junto con el acta de los resultados
obtenidos, relacin que contenga la descripcin de las diez causas que con mayor frecuencia se tuvieron en
las diferencias determinadas e informar de las medidas a implantar para evitar su recurrencia.
4.4.2.6 Los casos evidenciados, se enviarn al Departamento Jurdico en el Hospital Regional de Alta
Especialidad de Oaxaca, segn corresponda, para su anlisis y evaluacin, quienes determinarn la posible
existencia de responsabilidades y decidirn el procedimiento a seguir.
4.4.2.7 Para aquellas diferencias an por aclarar y que se consideren factibles de solventar tcnica y
administrativamente y que por su complejidad requieran mayor tiempo, previa consulta y autorizacin de la
Subdireccin de Recursos Financieros del Hospital, se harn constar en una nueva acta administrativa los
compromisos contrados para su solventacin.
5. PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIN DE LA TOMA FSICA DEL INVENTARIO TRIMESTRAL
SELECTIVO EN EL REA DE ALMACN DE BIENES DE CONSUMO.
5.1 Objetivo
La inmediata evaluacin respecto al control y manejo de existencias en un momento determinado, ya sea
como un procedimiento peridico, o bien cuando por causas de emergencia fue abierto el almacn sin la
presencia del titular del mismo o cuando se presuma de algn robo o sustraccin, a fin de que con
oportunidad, se detecten y corrija las posibles desviaciones que resulten de dichas pruebas.
5.2 Polticas de operacin, normas y lineamientos.
5.2.1 Se debern realizar muestreos fsicos cuando menos cada tres meses, a ms tardar a los quince das
naturales siguientes al periodo que corresponda y cuyos resultados se informarn al Director de
Administracin y Finanzas, a efecto de dar seguimiento a la depuracin correspondiente, en el caso de que
se reporten diferencias en el muestreo por sobrantes o faltantes de bienes.
5.2.2 Durante la realizacin de los inventarios trimestrales es recomendable que tanto el personal de las
reas usuarias como el personal de la Subdireccin de Recursos Financieros participe en dicho
procedimiento, sin que su presencia sea fundamental para la realizacin del inventario.
5.3 Descripcin del procedimiento
Secuencia de Etapa
1. Informe a las reas
del Hospital
Actividad
1.1 Por lo menos tres das hbiles anteriores a
la realizacin del inventario, mediante oficio se
informar a las reas usuarias del almacn de
Responsable
Direccin de Administracin
y Finanzas
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
47
DE
73
FECHA

ALMACN
2. Emite listado para

realizar pruebas
3. Seleccin de
muestra.
4. Realiza Pruebas
Selectivas
5. Determina
diferencias
6. Levantamiento de
acta
la realizacin del inventario y la suspensin del

servicio de surtimiento durante el mismo. As
mismo, se les har extensiva la invitacin a la
participacin en el mismo.
2.1 Ingresa al sistema informtico y emite
listado
de
las
existencias
totalmente
actualizadas.
3.1 Selecciona aleatoriamente los bienes sobre
los que se practicar su verificacin fsica. La
muestra deber representar cuando menos el
30 % del importe total del costo del inventario
total.
4.1 Lleva a cabo el conteo de los bienes
seleccionados y anota el resultado obtenido en
el formato establecido.
5.1 Utilizando el formato establecido, realiza el

comparativo de las cifras contenidas en el
reporte contra las obtenidas en el conteo fsico
y determina, en su caso, posibles diferencias.
SI EXISTEN DIFERENCIAS: Investiga y
determina el origen de las posibles diferencias
y procede en consecuencia, hasta su
aclaracin
y/o
realizacin
de
ajustes
procedentes que se comunicarn a la
Subdireccin de Recursos Financieros.
6.1 Se levanta acta en la que se haga constar
el procedimiento y los resultados obtenidos en
cada inventario trimestral y se da por concluido
el inventario.
Encargado de almacn
Director de Administracin y
Finanzas y/o Subdirector de
Recursos Materiales
Personal del Almacn y en

su
caso
rea
usuaria
supervisados por el Director
de Administracin y Finanzas
y/o Subdirector de Recursos
Materiales.
Encargado de almacn
Encargado de almacn
TERMINA PROCEDIMIENTO
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
48
DE
73
FECHA

ALMACN
5.4 Diagrama de flujo
AREA DE ALMACN
REAS USUARIAS
DIRECCIN DE
ADMINISTRACIN Y
FINANZAS
INICIO
1
Notifica a las reas usuarias el
inicio del levantamiento del
inventario fsico
Recibe el oficio de
notificacin
Oficio de
notificacin
2
Emite listado de
existencias
Acude a participar en
conteo
3
Selecciona muestra para el
conteo
4
Realiza conteo
Determina y aclara
diferencias
Levanta acta de inventario
FIN
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
49
DE
73
FECHA

ALMACN
6. ANEXOS
6.1 Cdula de control de marbetes
HOSPITAL REGIONAL DE ALTA ESPECIALIDAD DE OAXACA

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES
REA DE ALMACN
CDULA DE CONTROL DE MARBETES DEL INVENTARIO ANUAL ________
ALMACN
N DE MARBETE
INICIAL
FINAL
TIPO DE MATERIAL
UBICACIN
6.2 Cdula del personal participante en el inventario
HOSPITAL REGIONAL DE ALTA ESPECIALIDAD DE OAXACA

DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES
REA DE ALMACN
CDULA DE REGISTRO DE FIRMAS DEL PERSONAL QUE PARTICIPA
EN CONTEO DURANTE EL INVENTARIO ANUAL ___________
NOMBRE:
FIRMA:
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
50
DE
73
FECHA

ALMACN
6.3 Cdula de inventario
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
51
DE
73
FECHA

ALMACN
6.4 Marbete
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
52
DE
73
FECHA

ALMACN
6.6 Instructivo del llenado de los datos del marbete.

CAMPO
DEBE ANOTARSE
1. Ubicacin
Localizacin del producto, anaquel, sector y/o almacn.
2. Da, mes, ao
3. Folio N
Fecha del levantamiento del inventario.

El nmero de folio correspondiente deber estar impreso en cada marbete con
tinta roja.
HRAEO, siglas correspondientes al Hospital Regional de Alta Especialidad de
Oaxaca.
3. Delegacin
4. Localidad
Ubicacin del bien.
5. Unidad de Servicios
Almacn.
6.Descripcin del
producto
7 Presentacin
Descripcin con la que se encuentra identificado el producto en el sistema

informtico del almacn.
La presentacin o unidad de medida del artculo de acuerdo al sistema
informtico del almacn.
La clave del artculo de acuerdo al catlogo del sistema informtico y tomando
en consideracin el tipo de artculo.
La totalidad de existencias fsicas resultantes del conteo, incluyendo bienes
rotos, caducos o en mal estado.
En los casos en que se tengan artculos caducos, precipitados, rotos o en mal
estado, se anotar la cantidad en el rengln correspondiente a la cantidad n
disponible.
En el primer campo se anotar una R en el caso de que exista saldo rojo, en
los 8 campos siguientes se anotar la cantidad existente segn registro,
iniciando con ceros en caso de que la cifra sea menor a 8 dgitos, si se utiliza
ms de un marbete por artculo, se anotar esta cantidad en uno solo (primer
marbete de la serie por clave).
Las observaciones que se juzguen pertinentes, incluyendo productos con
fecha de caducidad prxima, caducos, estado fsico de los productos no
disponibles, etc.
Nombre o en su caso, iniciales y firma de la persona que realiz el primer
conteo.
Nombre o en su caso, iniciales y la firma de la persona que realice la
supervisin al primer conteo, supervisor operativo o auditor.
8. Clave del artculo

9. Cantidad disponible
10 Cantidad no
disponible
12 Cantidad segn
registro.
13 Observaciones
14 1er Conteo. Nombre

y firma
15 Supervisor. Nombre
y firma
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
53
DE
73
FECHA

ALMACN
16 Cantidad disponible
17 Cantidad no
disponible
18 Cantidad segn
registros
19 2do Conteo. Nombre

y firma
20 Supervisor, nombre y
firma
La totalidad de existencias contadas durante el segundo conteo (cantidad

disponible), incluyendo las salidas posteriores al primer conteo. En caso de
que la cifra sea menor a ocho dgitos se iniciar con ceros a la izquierda.
La existencia no disponible que se determine al realizar el inventario.
En el primer campo se anotar una R en el caso de que exista saldo rojo, en

los siguientes 8 campos se anotar la cantidad existente segn registros,
iniciando con ceros en caso de que la cifra sea menor a 8 dgitos, si se utiliza
ms de un marbete por artculo, se anotar esta cantidad slo en el primer
marbete de la serie por clave.
Nombre o en su caso, iniciales y firma de la persona que realiz el segundo
conteo.
El nombre de las iniciales de la persona que supervis el segundo conteo.
7. REGISTROS
Registros
Acta de Levantamiento de
Inventario Fsico y Marbetes
Tiempo de
conservacin
5 Aos
Responsable de conservarlo
rea de Almacn
8. GLOSARIO
8.1 Inventario Fsico.- Recuento de existencias para comprobar las cantidades disponibles de cada bien de
consumo.
8.2 Marbete.- Para efecto del inventario, es la cdula en la que se registra la informacin de los productos
durante el conteo de los mismos, para lo cual debe estar previamente adherida a los bienes a inventariar.
8.3 Insumos.- Bienes de consumo.- Considerados en los Lineamientos Generales para la administracin de
Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, como los bienes que por
su utilizacin en el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, tienen un
desgaste parcial o total y son controlados a travs de un registro global en sus inventarios, dada su
naturaleza y finalidad en el servicio.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
54
DE
73
FECHA

ALMACN
5. PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES POR CADUCIDAD, OBSOLESCENCIA

Y/O DETERIORO.
1.0 PROPSITO.
Establecer los mecanismos que se seguirn para dar de baja los bienes de consumo que caducaron o son
obsoletos del almacn.
2.0 ALCANCE.
Este procedimiento es aplicable al rea de almacn, a la Direccin de Administracin y Finanzas, a la
Subdireccin de Recursos Materiales y a todas las reas usuarias que requieran dar de baja bienes.
3.0 POLITICAS Y/O NORMAS DE OPERACIN.

1. Se proceder a la baja de bienes de consumo cuando sus caractersticas fsicas o tcnicas ya no
sean tiles para el servicio que tienen destinados en el HRAEO, cuando su reparacin resulte ms
onerosa que su reposicin, cuando no se pueda reaprovechar.
2. El destino final de los bienes de consumo autorizados para baja ser por destruccin, donacin,
venta, permuta o dacin en pago.
3. Slo se destruirn los bienes de consumo cuando por su naturaleza peligre la seguridad y personal
del HRAEO y/o el medio ambiente, cuando no exista ningn otro uso o cuando exista una
disposicin legal que ordene su destruccin.
4. El rea tcnica o usuaria ser la que proponga el destino final de los bienes.
5. La baja de bienes de consumo ser autorizada por el Comit correspondiente.
El procedimiento a seguir ser el establecido en el numeral 5.7 del Manual Administrativo General en
Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 16
de julio de 2010.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
55
DE
73
FECHA

ALMACN
5.0 DIAGRAMA DE FLUJO DE LA INTEGRACIN, AUTORIZACIN Y DIFUSIN DEL

PROGRAMA ANUAL DE DISPOSICIN FINAL DE LOS BIENES
SUBDIRECCIN DE
RECURSOS
MATERIALES
REAS
USUARIAS
DIRECCION DE
ADMINISTRACIN Y
FINANZAS
COMIT DE
BIENES MUEBLES
SUBDIRECCION
DE
TECNOLOGIAS
DE LA
INFORMACIN
INICIO
Solicita propuesta
anual de bienes no
tiles
Consolida el
Programa Anual de
Disposicin Final de
los Bienes
Recibe
peticin de
propuesta de
bienes
Integra y
remite
relacin de
bienes no
tiles
Autoriza el Programa Anual
de Disposicin Final de los
Bienes
Presenta el
Programa Anual de
Disposicin Final de
los Bienes al Comit
de Bienes Muebles
Toma conocimiento
del Programa para
su seguimiento
Solicita la publicacin
del programa
Publica el
Programa en la
pgina Web
institucional
FIN
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
56
DE
73
FECHA

ALMACN

DOCUMENTOS

No Aplica
No Aplica
7.0 REGISTROS
REGISTRO
TIEMPO DE
CONSERVACIN
RESPONSABLE DE
CONSERVARLO
CDIGO DE REGISTRO O
IDENTIFICACIN NICA
Programa Anual de
Disposicin Final de los
Bienes Muebles
1 ao
Subdireccin de
Recursos Materiales
No aplica
Documentacin soporte del

proceso de baja de bienes
5 aos
Subdireccin de
Recursos Materiales
No Aplica
8.0 GLOSARIO
CADUCO.- Momento en que los bienes de consumo pierden eficacia.

DISPOSICIN LEGAL.- Mandato expedido por alguna ley.
REPORTE.- Noticia o informe respecto a algo.

NMERO DE REVISIN

materia de Recursos Materiales y Servicios
Generales
10.0 ANEXOS
No aplica.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
57
DE
73
FECHA

ALMACN
6. PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR PRSTAMOS DE INSUMOS PROPIEDAD

DEL HOSPITAL REGIONAL DE ALTA ESPECIALIDAD DE OAXACA A OTRAS
INSTITUCIONES
1. PROPSITO
Establecer los procedimientos y las disposiciones generales que regulan el prstamo, como apoyo
interinstitucional, de los insumos propiedad del Hospital a otras Instituciones que los solicitan por no contar
con los mismos y que los requieren para su funcionamiento, as como regular el mecanismo para el
reingreso de los mismos.
2. ALCANCE
Los presentes procedimientos son aplicables a todo el Hospital.
3. POLTICAS DE OPERACIN, NORMAS Y LINEAMIENTOS GENERALES
3.1 Prstamo de insumos.

3.1.1 El Director de Operaciones tendr la facultad de autorizar o rechazar la solicitud de prstamo de
insumos a determinadas instituciones, considerando el historial de incumplimiento del pago de prstamos
en tiempo y forma de dichas instituciones.
3.1.2 En ausencia del Director de Operaciones, el Director Mdico podr autorizar el prstamo de insumos a
otras instituciones.
3.1.3 La salida de los insumos realizada mediante el prstamo no deber ingresarse al sistema electrnico
del almacn.
3.2 Reingreso de insumos prestados.
3.2.1 Dado que la salida de los insumos realizada mediante el prstamo no debe ingresarse al sistema
electrnico del almacn, tampoco deber ingresarse la devolucin de los insumos a fin de no afectar de
manera indebida el clculo de los costos promedio.
3.3 Incumplimiento del compromiso de entrega.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
58
DE
73
FECHA

ALMACN
3.3.1 El rea de almacn realizar conciliaciones mensuales de los vales generados por los prstamos de
insumos y las fechas de compromiso de entrega, con la finalidad de detectar los incumplimientos de entrega
por parte de las entidades.
3.3.2 El rea de almacn podr realizar las gestiones que estn a su alcance para la recuperacin de los
bienes en calidad de prstamo que a la fecha no hayan sido devueltos y de no obtener respuesta informar
de los incumplimientos a la Subdireccin de Recursos Materiales, a la Direccin de Administracin y
Finanzas y a la Direccin de Operaciones, con la finalidad de que esta ltima elabore por escrito un
requerimiento de entrega a la entidad.
3.3.3 En caso de que la entidad no cumpla con la entrega, una vez requerida por la Direccin de
Operaciones, sta ltima generar una segunda requisicin de los insumos y si no consigue respuesta
afirmativa, proceder a notificar al Departamento de Asuntos Jurdicos el incumplimiento del compromiso de
entrega para que proceda a ejercer acciones legales para la recuperacin de los insumos.
3.3.4 El Departamento de Asuntos Jurdicos informar a la Direccin de Operaciones y a la Direccin de
Administracin y Finanzas sobre el seguimiento que se le haga a la recuperacin de los insumos.
4. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 PARA EFECTUAR EL PRSTAMO
Secuencia de Etapa
Actividad
Responsable
1.0 Solicitud de insumos

en calidad de prstamo
1.1. Deber emitir un oficio al Director General

con atencin al Director de Operaciones en
donde describa los insumos que solicita, la
cantidad que solicita y ser deseable que
mencione las razones por las que solicita dichos
insumos y la persona que acudir a recibirlos;
as como la fecha en la que se compromete a
devolverlos al Hospital.
2.1 Verificar con el rea de Almacn las
existencias de los bienes solicitados y en caso
de contar con las existencias suficientes y si as
lo considera conveniente, autorizar el prstamo
de los insumos.
Institucin que solicita el

bien en calidad de prstamo
3.1 Comunicar por escrito la procedencia del
Director de Administracin y
2.0 Autorizacin del

prstamo
3.0 Informar la
procedencia del
Director de Operaciones
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
59
DE
73
FECHA

ALMACN
prstamo
prstamo de los insumos al Director de

Administracin y Finanzas, Subdireccin de
Recursos Materiales y al Almacn, o en su caso,
notificar a la entidad que solicita el prstamo la
improcedencia de su solicitud.
Finanzas
4.0 Entrega fsica de los

insumos en calidad de
prstamo
4.1 Solicitar que le sea exhibido el acuse del

oficio de la solicitud de prstamo recibido por la
Direccin General y/o por la Direccin de
Operaciones de este Hospital. As mismo, para
realizar la entrega de los bienes, solicitar a la
persona que recibir los insumos: fotocopia de
su identificacin oficial y la firma del Vale para
prstamo de insumos a otras instituciones
requisitado por el personal del almacn. ANEXO
Personal del almacn

4.2 PARA RECIBIR EL PAGO DEL PRSTAMO
Secuencia de Etapa
Actividad
Responsable
1.0 Entrega oficio para

pago de prstamo
1.1 Entrega un oficio al Director General con

atencin al Director de Operaciones en donde
indique que sern devueltos los insumos,
especificando la cantidad y descripcin del
producto que devuelve, as como el folio del vale
firmado y anexando copia simple del mismo.

2.0 Informe del pago del

prstamo de insumos
2.1 Remitir a la Direccin de Administracin y

Finanzas y al Almacn, el oficio enviado por la
institucin con motivo del pago del prstamo a
fin de recibir el material que indique el oficio.
Director de Operaciones
3.0 Entrega fsica de

los insumos en calidad
de prstamo
3.1 Se presentar en el rea de almacn con los

insumos que sern devueltos, verificando dicha
rea que coincidan con las caractersticas de los
insumos prestados y presente una fecha de
caducidad superior o igual a la que se prest,
as mismo, de ser necesario, se pedir el apoyo

CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
60
DE
73
FECHA

ALMACN
del
rea
tcnica
para
la
validacin
correspondiente, recabando el visto bueno de
aceptacin del producto.
4.0 Cancelacin del vale
para prstamo de
insumos a otras
instituciones
4.1 Si dicho insumo cumple con las

caractersticas, el almacn proceder a cancelar
el vale en presencia del personal de la
institucin que solicit el prstamo, si no cumple
con las caractersticas no aceptar dicho insumo
notificando lo ocurrido al Subdirector de
Recursos Materiales, con copia al Director
Administracin y Finanzas y la entidad deber
entregar correctamente los insumos.
Personal del almacn
5. DIAGRAMA DE FLUJO
5.1 PARA EFECTUAR PRSTAMOS
INSTITUCIN QUE SOLICITA
DIRECCIN DE
PRSTAMO
OPERACIONES
REA DE ALMACN
INICIO
1
Elabora y entrega solicitud
de prstamo
Recibe solicitud de
prstamo
Autoriza prstamo
Notifica autorizacin de
prstamo a la Direcc. De
Administracin, a la
Subdireccin de Recursos
Materiales y al Almacn
Recibe solicitud de
prstamo
Entrega bienes en calidad

de prstamo
FIN
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
61
DE
73
FECHA

ALMACN
5.1 PARA RECIBIR BIENES COMO PAGO DE PRSTAMOS

INSTITUCIN QUE SOLICITA
DIRECCIN DE
PRSTAMO
OPERACIONES
REA DE ALMACN
INICIO
1
Recibe oficio para el pago
del prstamo
Elabora y entrega oficio

para el pago del prstamo
Notifica oficio a la Direcc.

De Administracin y al
Almacn para que reciban
los bienes
Recibe oficio para el pago

del prstamo
Recibe bienes para el pago

del prstamo
NO
Cumplen con
las
caractersticas?
1
SI
Cancela vale del prstamo
y entrega comprobante
FIN

DOCUMENTOS
No Aplica
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
62
DE
73
FECHA

ALMACN
No Aplica
7.0 REGISTROS
REGISTRO
TIEMPO DE
CONSERVACIN
RESPONSABLE DE
CONSERVARLO
CDIGO DE REGISTRO O
IDENTIFICACIN NICA
Oficio
3 aos
Area de almacn
No. De Oficio
Vale de prstamo
3 aos
rea de almacn
No. de Vale
8.0 GLOSARIO
PRSTAMO: Entregar algo a alguien para que lo utilice durante algn tiempo y despus lo
restituya o devuelva.
HOSPITAL: El Hospital Regional de Alta Especialidad de Oaxaca.
INSUMOS: Material de curacin, material de laboratorio, sustancias qumicas que son propiedad
del Hospital Regional de Alta Especialidad de Oaxaca, susceptibles de prstamo.
VALE: Formato establecido para garantizar el prstamo de insumos realizado a otras entidades.
NMERO DE REVISIN
FECHA DE LA
ACTUALIZACIN
No aplica
No aplica
No aplica
10.0 ANEXOS
Vale de prstamo
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
63
DE
73
FECHA

ALMACN
VALE PARA PRSTAMO DE INSUMOS A OTRAS INSTITUCIONES
FOLIO:
ENTIDAD:
FECHA:
FECHA
COMPROMISO
OFICIO DE
DE ENTREGA:
AUTORIZACIN:
CANTIDAD
CLAVE
ENTREGA
DESCRIPCIN
CADUCIDAD
RECIBE
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
64
DE
73
FECHA

ALMACN
IV. INDICADORES
1. PROPSITO
Reforzar los criterios para las unidades de medicin y periodicidad que debern aplicarse a los Indicadores
establecidos en el punto 5.6 del Manual Administrativo de Aplicacin General en Materia de Recursos
Materiales y Servicios Generales as como para los dems indicadores establecidos en el almacn, a fin de
verificar que los recursos patrimoniales del Hospital Regional de Alta Especialidad de Oaxaca sean
aprovechados con criterios de eficiencia y eficacia.
2. ALCANCE
El presente procedimiento es aplicable al rea de almacn.
3. POLTICAS DE OPERACIN, NORMAS Y LINEAMIENTOS GENERALES

3.1 Ser responsabilidad del Encargado del Almacn la aplicacin de los indicadores.
3.2. Para el indicador de Tiempos de reposicin de inventario se considerar como el tiempo de reposicin
sobresaliente al periodo de 10 das naturales.
4. INDICADORES A APLICAR
El Hospital Regional de Alta Especialidad de Oaxaca se apegar en lo conducentes a la aplicacin de los

indicadores a lo establecido en el numeral 5.6 del Manual Administrativo General en Materia de Recursos
Materiales y Servicios Generales publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 16 de julio de 2010.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
65
DE
73
FECHA

ALMACN
V. FUNCIONES DEL PERSONAL DE ALMACN.
1. ENCARGADO DE ALMACN
OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO
El titular del puesto es responsable de garantizar que los consumibles sean custodiados y conservados
adecuadamente en los almacenes, para su entrega posterior; as como coordinar, organizar, planear y controlar
los recursos humanos, materiales y financieros que permitan un funcionamiento eficiente a nivel operativo y
administrativo del almacn.
FUNCIONES
-
Participar directamente en la recepcin de los bienes surtidos por los proveedores, rechazando la mercanca
cuyas caractersticas no correspondan a la descripcin, cantidad, tipo, precio, rango de caducidad aceptado
y calidad detallado en el pedido u orden de compra; as como toda aquella mercanca que no cuente con
documentacin comprobatoria.
Vigilar que se cumpla el horario establecido para la recepcin de mercanca a proveedores con la finalidad
de realizar el acomodo y registro; as como dar oportunidad para que el proveedor ingrese las facturas a
mesa de control durante el mismo da.
Realizar mensualmente el Reporte de Existencias y el Reporte de Entradas y Salidas de material,
clasificado por partida presupuestal para que previo anlisis de la Subdireccin de Recursos Materiales, sea
reenviado a la Subdireccin de Recursos Financieros para su anlisis, verificacin, conciliacin y registro.
Proporcionar al rea de contabilidad la informacin y documentacin solicitada para la realizacin de las
conciliaciones mensuales.
Supervisar y controlar los niveles de los inventarios por el mtodo de mximos y mnimos, as como informar
en forma mensual de las existencias y movimientos del material a las reas involucradas en la toma de
decisiones respectivas.
Implementacin y aplicacin peridica de los indicadores de almacn (rotacin de inventarios, confiabilidad
de inventarios, determinacin ptima de existencias, tiempos de reposicin, confiabilidad en registros) e
informar los resultados obtenidos al Jefe inmediato.
Elaborar, con el apoyo del personal requerido, los informes y reportes peridicos y eventuales, que sean
solicitados al rea de almacn.
Determinacin de los bienes de lento o nulo movimiento, promoverlos e informarlos a las reas usuarias y al
Comit de Bienes; as como darles el seguimiento hasta el aumento de su consumo o cumplimiento del
destino determinado para los mismos.
Revisin aleatoria de la captura de movimientos en el sistema SAE, verificando que se capturen en la clave,
presentacin, costo, almacn y unidad de medida correctos; as mismo verificar que se encuentren
capturadas todas las compras recibidas y todas las requisiciones de material surtidas.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
66
DE
73
FECHA

ALMACN
Cotejo peridico entre las facturas de compra recibidas y los pedidos enviados por el rea de compra.
Supervisar la correcta elaboracin de los reportes peridicos generados por las reas de recepcin y de
registro.
Programar y coordinar los conteos fsicos para la toma de inventarios, selectivos y por lo menos una vez al
ao el inventario general.
Supervisin de los procesos de acomodo, surtido, distribucin y registro del material del rea de almacn.
Verificar que se almacenen adecuadamente los materiales y bienes considerando sus propiedades fsicas y
qumicas, as como su fragilidad, caducidad, costo, rotacin, etc.
Participacin en el Programa Anual de Adquisiciones para la dotacin del almacn, proporcionando las
existencias y los consumos histricos registrados.
Recepcin de las requisiciones de compra que presentan los usuarios, informndole a ste de las
existencias resguardadas en el almacn de los productos requeridos.
Presentacin de las requisiciones de compra entregadas por el rea usuaria al rea de compras para su
adquisicin.
Difundir y supervisar el cumplimiento y aplicacin de manuales, lineamientos, instructivos y procedimientos
relacionados con el rea de Almacn.
Supervisar que las instalaciones de los almacenes se mantengan en ptimas condiciones para brindar la
seguridad requerida al personal que labora en el mismo y para garantizar la custodia y conservacin de los
insumos resguardados.
Supervisar peridicamente y en forma programada que el personal adscrito al rea de Almacn, realice en
forma efectiva las actividades inherentes al puesto que ocupa, realizando las observaciones
correspondientes.
Detectar las necesidades de capacitacin del personal a cargo, a fin de promover dicha capacitacin para
incrementar la productividad del rea de Almacn.
Entregar reporte mensual sobre el avance en el desarrollo de los objetivos y metas planteadas para el rea
de almacn en el programa anual operativo de la Subdireccin de Recursos Materiales
Corregir y ajustar las acciones, y/o planes que no cumplan con los objetivos del rea.
Atencin de diligencias y seguimiento a auditoras internas y externas realizadas al rea del almacn.
Las dems actividades que le sean ordenadas por el Jefe Inmediato o Superiores.
2. RESPONSABLE DE RECEPCIN
Garantizar que los consumibles recibidos correspondan en cantidad, costo y en caractersticas a lo solicitado en
el pedido u orden de compra, verificando que en todos los casos se cuente con el documento soporte de entrega
que permita su adecuada valuacin. As mismo, deber mantener un control y registro veraz, estricto y oportuno
de la mercanca surtida al almacn y de la mercanca pendiente por surtir por parte de los proveedores.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
67
DE
73
FECHA

ALMACN
FUNCIONES
-
Recepcin de pedidos de compra directa y por licitacin enviados por el rea de compras (originales y
copia), llevando un control y archivo estricto de los mismos.
Captura de los pedidos enviados por el rea de compras en el sistema SAE para su mejor control.
Revisin de la documentacin para la recepcin de la mercanca (pedidos, facturas y/o remisin), verificando
que la documentacin soporte coincida exactamente con los pedidos emitidos por el rea de compras.
Recepcin de mercanca realizando la cuantificacin fsica en presencia del proveedor, verificando que la
recepcin de los bienes surtidos correspondan en cantidad, presentacin, descripcin y costo con los
adquiridos de acuerdo al pedido u orden de compra emitido por el rea de Compras; as como requerir, en
su caso, del personal especializado para la evaluacin del producto.
Verificar que el material no est daado, defectuoso o con fecha de caducidad menor a doce meses y que
cuente con la documentacin comprobatoria correcta, de lo contrario, ser rechazado.
Informar al jefe inmediato de cualquier anomala o irregularidad presentada en la recepcin de mercanca.
Contar con un control y registro de la documentacin recibida y generada en el rea.
Llevar el control de la mercanca surtida por los proveedores y pendiente por surtir de acuerdo a los pedidos
emitidos por el departamento de compras, emitiendo reportes semanales de los mismos, para su posterior
entrega al departamento de compras, previa validacin de los mismos.
Informar al auxiliar de recepcin y acomodo cuando los insumos entrantes sean una compra para un rea
especfica, para ser etiquetada con dicha informacin e informar inmediatamente al rea solicitante de la
llegada de los productos requeridos.
Participar, con su jefe inmediato, en el anlisis y evaluacin peridica de procesos, actividades,
distribuciones, etc., a efecto de proponer modificaciones que permitan hacer ms eficiente la recepcin,
registro, guarda, traslados, control de la mercanca y permitan disminuir los niveles de mermas.
Organizar, supervisar y asesorar al auxiliar de recepcin y acomodo en las actividades de recepcin.
Participar en la ejecucin del levantamiento fsico del inventario general y cuando sea requerido, en los
Inventarios peridicos.
Reportar oportunamente al jefe inmediato los daos y desperfectos localizados en las instalaciones, as
como los productos que localice en mal estado o deteriorados, a efecto de informarlo al Comit de Bienes
Muebles.
3. AUXILIAR DE RECEPCIN Y ACOMODO

El titular del puesto es responsable de auxiliar en el conteo, recepcin, traslado, almacenaje, acomodo y
etiquetado de los materiales considerando la fecha de caducidad y rotacin de los mismos.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
68
DE
73
FECHA

ALMACN
FUNCIONES
- Auxiliar al responsable de recepcin realizando la cuantificacin fsica de la mercanca que ingresa al almacn,
en presencia del proveedor, a fin de verificar que la cantidad, calidad, tipo y precio de la misma corresponda a la
descripcin sealada tanto en el pedido como en la factura o remisin.
- Revisar, clasificar, trasladar y acomodar la mercanca en funcin de la fecha de caducidad, ubicacin,
fragilidad y rotacin de los productos recibidos, vigilando que los mismos se conserven en buen estado.
- Auxiliar al responsable de rotacin y acomodo con el marcaje de la mercanca recibida, considerando para ello
la fecha de caducidad de la misma.
- Informar al responsable de rotacin y acomodo de cualquier cambio de ubicacin que realice en los productos,
o la asignacin de ubicacin para los productos nuevos con la finalidad de que realice los registros de la nueva
ubicacin en el sistema SAE.
- Informar al responsable de la recepcin en caso de encontrar cualquier anomala en la recepcin de bienes
haciendo las anotaciones correspondientes en el documento de recepcin.
- Participar con el jefe inmediato, en el anlisis y evaluacin peridica del plano de distribucin del rea de
almacn, a efecto de proponer modificaciones que permitan hacer ms eficiente el registro y control de la
recepcin, traslado, almacenaje y localizacin de los productos.
- Participar en la ejecucin del levantamiento fsico de inventarios que se realicen, con la finalidad de mantener
el control estricto y veraz sobre las existencias.
- Acondicionamiento y despeje de espacios para la recepcin de compras.
- Apoyo en actividades del auxiliar de surtimiento: traslado del material al rea usuaria, surtimiento de material.Las dems actividades que le sean ordenadas por el Jefe Inmediato o Superiores.
4. RESPONSABLE DE ROTACIN Y ACOMODO

OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO:
Garantizar el control de los niveles de inventarios y la promocin de los productos considerados como de bajo o
nulo movimiento, manteniendo un control y registro veraz, estricto y oportuno de las caducidades de los
productos resguardados en el almacn y de los bienes de baja o nula rotacin. As mismo, deber coordinar el
acomodo de los productos recibidos de acuerdo a la fecha de caducidad, ubicacin, fragilidad y rotacin,
garantizando un correcto almacenaje.
FUNCIONES:
-
Alimentar el sistema SAE con los lotes y las caducidades de cada uno de los productos para llevar un control
exacto de las mismas.
Revisar los pedidos surtidos para detectar los productos contenidos en el listado generado en el programa
Excel de caducidades inferiores a Diciembre 2010 para descargar las salidas del control de productos, esta
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
69
DE
73
FECHA

ALMACN
actividad se realizar hasta tener el sistema SAE actualizado con los lotes y caducidades de todos los
productos.
Revisin peridica de los niveles de inventarios, informando al jefe inmediato de los productos que se
encuentren alcanzando los niveles establecidos por las reas usuarias como mnimo o mximo, con la
finalidad de evitar el desabasto o la sobreinversin.
Seguimiento de los bienes de lento o nulo movimiento, promoverlos y llevar un control de los movimientos de
los mismos, hasta el consumo total o baja de los mismos.
Registrar en el sistema SAE cualquier cambio de ubicacin que se realice en los productos, o la asignacin
de ubicacin para los productos nuevos que le indique el auxiliar de acomodo a fin de mantener totalmente
actualizadas las ubicaciones de los productos en el sistema SAE
Revisar constantemente que todos los productos cuenten con etiqueta o rtulo de identificacin, de lo
contrario, etiquetar o rotular los productos que de la misma, a fin de mantener todos los productos
resguardados en el almacn correctamente identificados.
Reportar oportunamente al jefe inmediato los daos y desperfectos localizados en las instalaciones con el
objeto de prevenir accidentes y evitar daos y prdidas del material.
Participar, con su jefe inmediato, en la elaboracin, anlisis, mejoras y evaluacin peridica de procesos,
actividades, distribuciones y programas de trabajo, a efecto de proponer modificaciones que permitan hacer
ms eficiente la recepcin, registro, guarda, traslados y control de la mercanca, aumentando los niveles de
eficiencia operativa y administrativa y disminuyendo las mermas.
Coordinar el reabastecimiento de material del almacn principal con apoyo del auxiliar de surtimiento y el
auxiliar de acomodo, verificando que la colocacin de los mismos se realice en funcin de la caducidad,
fragilidad, ubicacin en sistema, etiqueta de identificacin y rotacin de los productos.
Vigilar peridicamente que los productos localizados en anaqueles se encuentre debidamente distribuidos e
identificados y que observen niveles de existencia adecuados.
Informar al encargado del almacn cuando algn artculo est por agotarse, por caducar, permanezca sin
movimiento, se encuentre daado, deteriorado o en mal estado, a efecto de informarlo al Comit de Bienes
Muebles.
Organizar y supervisar al auxiliar de recepcin y acomodo en las actividades de acomodo, traslado y
almacenaje.
Efectuar el marcaje de la mercanca recibida, considerando para ello la fecha de caducidad de la misma.
5. RESPONSABLE DE REGISTRO Y CONTROL DE

PAPELERIA, BIENES INFORMTICOS, IMPRESOS Y MATERIALES VARIOS
El titular del puesto responder por el registro oportuno, veraz y estricto de los movimientos de entradas y
salidas en el sistema SAE de la papelera, bienes informticos, impresos y materiales varios; as como el
control, organizacin y revisin del surtimiento de los mismos rubros. Garantizar adems la revisin
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
70
DE
73
FECHA

ALMACN
peridica de las existencias fsicas contra lo manifestado en el sistema SAE de la papelera, bienes
informticos, impresos y materiales varios realizando inventarios selectivos.
FUNCIONES
-
Captura de entradas en el sistema informtico SAE en los mdulos de papelera, bienes informticos,
impresos y materiales varios, a partir de la orden de compra correspondiente, verificando que efectivamente
los productos que aparezcan en el documento soporte (factura o remisin) aparezca en el sistema SAE
como material pendiente por surtir por parte del proveedor.
Al realizar la captura de las compras debe realizar las transformaciones necesarias a las presentaciones y a
los costos a efecto de que el sistema no presente incongruencia en las unidades de medida registradas ni en
los costos promedios generados, as mismo es necesario verificar todas las caractersticas del producto
manifestadas en el documento soporte con la finalidad de registrarlo en la clave correcta, o bien, ingresarlo
con nueva clave.
Captura de salidas en el sistema informtico SAE en el mdulo de papelera, bienes informticos, impresos y
materiales varios, tomando en cuenta que la unidad de medida manifestada en la requisicin de material
corresponda a la unidad de medida que se maneja en el sistema SAE o realizar la transformacin
correspondiente.
Dar de baja en el sistema SAE los productos de acuerdo a la fecha de caducidad surtida tomando en cuenta
la fecha manifestada en la requisicin de material.
Registrar los ajustes correspondientes en el sistema informtico SAE, previa autorizacin del jefe inmediato.
Archivo y control de la documentacin soporte de entradas y salidas de papelera, bienes informticos,
impresos y materiales varios, verificando que al momento de archivar todas las requisiciones de material se
encuentren debidamente firmadas, de lo contrario deber dar seguimiento hasta la firma de la misma.
Revisin de los pedidos papelera, bienes informticos, impresos y materiales varios, previa entrega de los
mismos, verificando que coincida el producto entregado fsicamente con la descripcin, unidad de medida,
fecha de caducidad y cantidad manifestada en la requisicin de material.
Efectuar con el jefe inmediato, los inventarios fsicos rotativos y selectivos de papelera, bienes informticos,
impresos y materiales varios a realizar durante el ao en el almacn, coadyuvando a su debida
cuantificacin; as como participar en el inventario general, con la finalidad de mantener un control estricto y
veraz sobre las existencias.
Muebles.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
71
DE
73
FECHA

ALMACN
Contribuir a la aplicacin peridica de los indicadores de almacn (rotacin de inventarios, confiabilidad de

inventarios, determinacin ptima de existencias, tiempos de reposicin, confiabilidad en registros, compras
directas a travs de fondos revolventes) e informar los resultados obtenidos al Jefe inmediato.
Reportar al encargado del almacn los productos que se encuentren alcanzando los niveles mnimos y
mximos en el sistema SAE, establecidos previamente por las reas usuarias, con la finalidad de evitar el
desabasto o la sobreinversin.
Colaborar con el jefe inmediato en el clculo de los indicadores del almacn.
Participar en la preparacin de informes relativos a la informacin solicitada al almacn.
Las dems actividades que le sean indicadas por el Jefe Inmediato o Superiores.
6. RESPONSABLE DE REGISTRO Y CONTROL DE

MATERIAL DE CURACIN
El titular del puesto responder por el registro oportuno, veraz y estricto de los movimientos de entradas y
salidas en el sistema SAE del material de curacin; as como el control, organizacin y revisin del
surtimiento del mismo rubro. Garantizar adems la revisin peridica de las existencias fsicas contra lo
manifestado en el sistema SAE en el rubro de material de curacin, realizando inventarios selectivos.
FUNCIONES
-
Captura de entradas en el sistema informtico SAE en el mdulo de material de curacin, a partir de la orden
de compra correspondiente, verificando que efectivamente los productos que aparezcan en el documento
soporte (factura o remisin) aparezca en el sistema SAE como material pendiente por surtir por parte del
proveedor.
Al realizar la captura de las compras debe realizar las transformaciones necesarias a las presentaciones y a
los costos a efecto de que el sistema no presente incongruencia en las unidades de medida registradas ni en
los costos promedios generados, as mismo es necesario verificar todas las caractersticas del producto
manifestadas en el documento soporte con la finalidad de registrarlo en la clave correcta, o bien, ingresarlo
con nueva clave.
Captura de salidas en el sistema informtico SAE en el mdulo de material de curacin, tomando en cuenta
que la unidad de medida manifestada en la requisicin de material corresponda a la unidad de medida que
se maneja en el sistema SAE o realizar la transformacin correspondiente.
Dar de baja en el sistema SAE los productos de acuerdo a la fecha de caducidad surtida tomando en cuenta
la fecha manifestada en la requisicin de material.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
72
DE
73
FECHA

ALMACN
Registrar los ajustes correspondientes en el sistema informtico SAE, previa autorizacin del jefe inmediato.
Archivo y control de la documentacin soporte de entradas y salidas de material de curacin, verificando que
al momento de archivar todas las requisiciones de material se encuentren debidamente firmadas, de lo
contrario deber dar seguimiento hasta la firma de la misma.
Revisin de los pedidos de material de curacin, previa entrega de los mismos, verificando que coincida el
producto entregado fsicamente con la descripcin, unidad de medida, fecha de caducidad y cantidad
manifestada en la requisicin de material.
Verificar que al momento de la entrega del material la requisicin sea firmada de recibido.
Efectuar con el jefe inmediato, los inventarios fsicos rotativos y selectivos de material de curacin a realizar
durante el ao en el almacn, coadyuvando a su debida cuantificacin; as como participar en el inventario
general, con la finalidad de mantener un control estricto y veraz sobre las existencias.
Muebles.
Contribuir a la aplicacin peridica de los indicadores de almacn (rotacin de inventarios, confiabilidad de
inventarios, determinacin ptima de existencias, tiempos de reposicin, confiabilidad en registros, compras
directas a travs de fondos revolventes) e informar los resultados obtenidos al Jefe inmediato
Reportar al encargado del almacn los productos que se encuentren alcanzando los niveles mnimos y
mximos en el sistema SAE, establecidos previamente por las reas usuarias, con la finalidad de evitar el
desabasto o la sobreinversin.
Participar en la preparacin de informes relativos a la informacin solicitada al almacn.
Verificar y actualizar diariamente el sistema SAHE con la finalidad de actualizar los requerimientos de los
usuarios para que stos puedan ser debidamente programados para ciruga.
Colaborar con el jefe inmediato en el clculo de los indicadores del almacn.
Asistir y participar de las reuniones semanales del circuito quirrgico, informando de las existencias del
material de curacin, as como hacer las propuestas necesarias para la mejora del funcionamiento de dicho
circuito.
7. AUXILIAR DE SURTIMIENTO
Atender, surtir y entregar de manera oportuna al usuario los materiales requisitados, as como realizar las
operaciones administrativas y operativas que de dichas funciones deriven.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:
ALMACN
HOJA
73
DE
73
FECHA

ALMACN
FUNCIONES
-
Surtimiento oportuno de material verificando los cdigos, descripciones, unidades de medida y fecha de
caducidad, ya que debe coincidir el producto fsicamente entregado con lo manifestado en la requisicin de
material.
Hacer la anotacin correspondiente en la requisicin de material de la fecha de caducidad de los productos a
entregar.
Verificar que la requisicin de material contenga firma autorizada y que sea firmado de recibido al momento
de la entrega del material al usuario.
Apoyo en el traslado del material al rea usuaria previa revisin del pedido realizada en el rea del almacn
por el responsable del control y registro, en presencia de personal del rea solicitante y previa firma de
recibido de la requisicin de material.
Procurar que el despacho de las mercancas sea gil y oportuno para evitar que las personas que acuden al
almacn pierdan el menor tiempo posible.
Reabastecimiento de material del almacn principal, coordinado por el responsable de acomodo y rotacin;
verificando que el acomodo del mismo se realice en funcin de la caducidad, fragilidad, ubicacin en
sistema, etiqueta de identificacin y rotacin de los productos.
Supervisar constantemente que los pasillos no se presenten obstculos que impidan la fluidez en la
circulacin y disminuya la seguridad para el personal, acomodando el material que se encuentre
obstaculizando.
Informar al encargado del almacn cuando algn artculo est por agotarse, por caducar, se encuentre en
mal estado, permanezca sin movimiento, o se encuentre daado.
En caso de no contar con determinado material, informar al solicitante del mismo, de la existencia de bienes
sustitutos.
Participar activamente en la ejecucin de acciones tendientes a controlar y disminuir los niveles de mermas
de los productos.
Participar responsablemente en las actividades relacionadas con la toma fsica de inventarios que realice el
almacn.
Reportar al encargado del almacn los daos y desperfectos del mobiliario, equipo e instalaciones del rea
de trabajo, a efecto de evitar posibles accidentes de trabajo, as como daos a los productos.
Participar en la elaboracin de los informes y reportes, peridicos y eventuales, que le sean solicitados
Apoyo en las actividades del auxiliar de recepcin, en caso de requerirse.
Apoyo en el traslado del material al rea usuaria previa revisin del pedido realizada en el rea del almacn
en presencia de personal del rea solicitante y previa firma de recibido de la requisicin de material.
CONTROL DE EMISIN
Elabor :
Nombre
Firma
Fecha
Revis :
Autoriz:

Manual de Procedimiento de Almacen

Cargado por

Información del documento

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Procedimiento de Almacen

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE

Subdireccin de Recursos Materiales

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ALMACN

Subdireccin de Recursos Materiales

I OBJETIVO DEL MANUAL........

1. Procedimiento para la recepcin de los bienes

2. Procedimiento para el acomodo, guarda y custodia de los bienes de

3. Procedimiento para la salida de los bienes..

4. Procedimiento de levantamiento del inventario fsico anual y trimestral de

5. Procedimiento de baja de bienes por caducidad, obsolescencia o

V. RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL DE ALMACN.......

Subdireccin de Recursos Materiales

La Subdireccin de Recursos Materiales, adscrita a la Direccin de Administracin y Finanzas, se encarga

Subdireccin de Recursos Materiales

Subdireccin de Recursos Materiales

II. MARCO JURDICO.

Cdigo Civil Federal.

Lineamientos Generales para la administracin de almacenes de las dependencias y entidades de

Subdireccin de Recursos Materiales

1. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIN DE LOS BIENES.

A nivel interno el procedimiento es aplicable al personal adscrito al rea de almacn.

3.0 POLTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIN.

Subdireccin de Recursos Materiales

proveedor y en la que ste se comprometa al seguimiento de la caducidad de los mismos hasta su

4.0 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

1.1. Recibe originales y copia del pedido

2.1 Captura los pedidos en el sistema

3.1. Verifica los datos de la factura o

3.2. Verifica que los bienes se encuentren

4.1 Coteja la cantidad, lote, caducidad y

Se requiere inspeccin fsica?

Subdireccin de Recursos Materiales

5.1 Efecta verificacin fsica y pruebas

Se aceptan los bienes?

6.1 Se rechazan los bienes al proveedor y

7.0 Recibe los

7.1 Recibe los bienes de consumo de

7.2 Informa al Responsable de la Rotacin

8.1 Revisa que el proveedor entregue

9.1 Enva informe de incumplimiento a las reas

Subdireccin de Recursos Materiales

10.1 Sella y firma el original y las cinco

11.1 Indica al proveedor que acuda a la

11.2 Indica al proveedor que deber

12.1 Registra en programa informtico la

13.1 Archiva copia de la factura y el

14.1 Informa al rea requirente de los

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Subdireccin de Recursos Materiales

5.0 DIAGRAMA DE FLUJO.

Recibe pedido original

Captura pedido en sistema

Recibe documentacin del

Coteja documentacin con

Realiza inspeccin fsica y

Recibe los bienes

Subdireccin de Recursos Materiales

Informa a las reas

Subdireccin de Recursos Materiales

6.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CDIGO (cuando aplique)

Manual de Organizacin Especifico del Hospital Regional de Alta

Gua Tcnica para la Elaboracin del Manual de Procedimientos

Copia de factura con sello y