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PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE OPERACIN Y CONTROL DE ALMACEN

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PROCEDIMIENTO DE OPERACIN Y CONTROL DE ALMACEN


1. OBJETIVO El presente Procedimiento tiene por finalidad establecer normas, procedimientos y responsabilidades para la operacin del almacn

criterios,

2. BASE LEGAL La base legal que sustenta la presente normativa est dada por los dispositivos legales, directivas y normas internas relacionadas. 3. ALCANCE Este procedimiento alcanza en su aplicacin al personal de Logstica, y a todos los rganos de la empresa relacionados con la actividad de almacenaje.

4. DEFINICIONES 4.1. Almacn rea fsica seleccionada bajo criterios y tcnicas adecuadas, y organizada de manera lgica, ordenada y sistmica, destinada a la recepcin, aceptacin, custodia, conservacin y distribucin o despacho de los bienes que van a emplearse para la produccin de servicios o de bienes econmicos. 4.2. reas Fsicas de Almacn Son aquellas zonas previamente definidas y diferenciadas que permitirn implantar una organizacin tcnica y el flujo de recursos de acuerdo a normas establecidas. Se detallan a continuacin: Recepcin y Despacho Es el lugar donde se recibirn los materiales tanto adquiridos a proveedores y aquellos que sean devueltos por razones de no haberse utilizado. De igual forma es aqu donde se efectuar la entrega de los materiales a los usuarios para su consumo o activacin en los casos que corresponda. Las zonas de recepcin y despacho debern estar claramente delimitadas para evitar confusiones entre la aceptacin y expedicin de materiales Corredores y pasadizos Son los ambientes determinados para el trnsito tanto de materiales, personas o vehculos siendo stos principales y transversales, debiendo estar sealizados y estructurados de forma rectilnea de manera obligatoria. Zona de Almacenaje Es el lugar fsico donde se colocan los bienes recibidos pudiendo stos ser: Almacenes, Zonas, Niveles, Sub Niveles, Estantes, Anaqueles y otros que se deban adecuar a las caractersticas de los materiales en resguardo.

Zona de Trnsito y Puesta a Punto Zona inmediata a la de recepcin y despacho donde se ubican los materiales recibidos en espera de su locacin definitiva o de los que requieren ser puestos a punto para ser expedidos a los usuarios. Locacin de Contingencia Zona que pueda convertirse temporalmente en almacn, para cubrir una contingencia eventual de almacenamiento, debiendo estar previamente designada como parte de una poltica logstica de la Empresa. Vestuarios y Servicios Higinicos Son lugares destinados al uso de los trabajadores que laboran en los almacenes, para su aseo personal, proteccin de su indumentaria y satisfaccin de sus necesidades fisiolgicas

4.3. Sistema de Catalogacin Proceso de descripcin de las caractersticas fsicas, qumicas, funcionales y/o administrativas que distinguen a cada material, con la finalidad de identificarlo y diferenciarlo de los dems e incluirlo en un catlogo de materiales previa clasificacin y asignacin de un cdigo nico que permita su identificacin e individualizacin por parte de los usuarios. 4.4. Proceso de Almacenamiento El Almacenamiento es un proceso tcnico del abastecimiento y sus actividades estn referidas a la ubicacin de bienes en un espacio fsico determinado con fines de custodia y control para evitar su utilizacin no autorizada, como va para trasladarlos a los usuarios que los requieren. Consta de las siguientes fases: a) Recepcin: Proceso que se desarrolla a partir del momento en que los bienes han llegado al local del almacn, y termina con la ubicacin de los mismos en la zona de trnsito y puesta a punto para efectuar la verificacin y control de calidad. b) Verificacin y Control de Calidad: Es la revisin cuantitativa y cualitativa que sirve para determinar que las caractersticas y propiedades de los bienes recibidos estn de acuerdo con las especificaciones tcnicas solicitadas y que las cantidades remitidas sean concordantes con las requeridas. En este proceso podr participar el usuario del bien cuando se trate de materiales especiales o de alta tecnologa, a solicitud de los almaceneros. c) Aceptacin: Accin de aceptar o rechazar el ingreso de un bien, proporcionado por un proveedor, al almacn de la Empresa, en base al proceso de verificacin y control de calidad realizado previamente. No se podr aceptar un bien que no cumpla con las caractersticas fsicas, qumicas, funcionales o administrativas detalladas en la Orden de Compra correspondiente. d) Internamiento: Comprende las acciones que servirn para ubicar los bienes en los lugares previamente asignados. e) Registro y Control: Es la actividad que consiste en inscribir los datos referentes a los movimientos de almacn en registros que sirvan para efectuar las acciones de control sobre su custodia y operacin.

f) Custodia y Mantenimiento: Conjunto de actividades que se realizan con la


finalidad que los bienes almacenados conserven las mismas caractersticas fsicas, qumicas, funcionales o administrativas en que fueron recibidos, as como su limpieza y mantenimiento. 4.5. Proceso de Distribucin Proceso logstico consistente en la entrega del material o bien solicitado por el usuario en el lugar donde ste lo necesita o en la zona de despacho del Almacn. Consta de las siguientes fases: a) Formulacin del Pedido: Es la accin mediante la cual la dependencia usuaria formula su requerimiento de materiales en razn de sus necesidades, elaborando la respectiva Nota de Consumo. b) Autorizacin de Despacho: Es la accin que define la aprobacin de Notas de Consumo por parte de los niveles de autorizacin especialmente establecidos. c) Acondicionamiento de Materiales: Es la actividad que consiste en retirar los bienes de su ubicacin y colocarlos en el lugar destinado para el despacho y posterior entrega a los destinatarios. Incluye las actividades necesarias referidas al embalaje, carguo acarreo y manipulacin de los materiales o bienes de manera adecuada y oportuna. d) Distribucin Fsica: Es la accin de hacer entrega fsica de los bienes de almacn a los usuarios finales. e) Control de Materiales: Es la actividad de control sobre los bienes o materiales realizado por el personal de seguridad o vigilancia, antes de retirarlos de las instalaciones de la empresa. 4.6. Verificacin del Inventario Fsico del Almacn Consiste en la constatacin de la existencia o presencia real de los bienes almacenados, apreciando su estado de conservacin o deterioro y condiciones de seguridad, comparando los resultados de la verificacin efectuada con los saldos sealados en los krdex fsico y/o valorado. 4.7. Baja de bienes Accin de determinar de manera tcnica la calificacin de un bien que por su estado o caractersticas ya no debe permanecer en el stock de la empresa, procediendo a su retiro bajo las formas y procedimientos permitidos por la normativa vigente al respecto. 4.8. Reposicin de Stock Es el conjunto de acciones que tienen por finalidad mantener la continuidad del abastecimiento, reponiendo las existencias consumidas, a fin de tener disponibilidad oportuna de los materiales. a) Lote Econmico de Adquisicin Es la cantidad ptima de materiales a adquirir establecidos en funcin de la demanda. Es la cantidad de materiales que equilibra los costos de posesin y renovacin. b) Nivel Mximo de Stock

Es la cantidad mxima econmicamente justificable de un bien que se puede tener en un Almacn, por encima de la cual se incurrira en un costo de posesin demasiado alto y perjudicial para la empresa. c) Stock Mnimo Es la cantidad mnima econmicamente justificable de un bien que se puede tener en un Almacn, por debajo de la cual existe una alta posibilidad de ocasionar una rotura de stock. d) Stock de Seguridad Cantidad mnima de material que se establece como medida de seguridad ante el posible incumplimiento en la oportunidad de llegada del material por parte del proveedor. El factor de seguridad utilizado para su determinacin est dado por un porcentaje decidido por la Logstica de la Empresa en coordinacin con el rea usuaria, en base una poltica definida al respecto. Slo deber haber stock de seguridad para materiales tipo A (alto consumo) o para tems Crticos e) tem Crtico Son materiales cuya ausencia podra ocasionar la paralizacin de procesos operativos vitales a la organizacin u ocasionar severos daos a los mismos. f) Punto de Pedido Est dado por la cantidad de stock de un material que obliga a generar una reposicin del mismo y que garantiza su consumo durante el tiempo de demora en su abastecimiento, o con el fin de evitar que se produzca roturas de stock. 4.9. Registro y Control de existencias Consiste en el conjunto de registros y reportes en los que se consignan datos sobre los movimientos de bienes del almacn, y las cantidades disponibles para satisfacer los requerimientos de los usuarios. Los elementos que registran y controlan el movimiento de existencias son: Krdex Fsico del Almacn Krdex Valorado de Contabilidad Los documentos fuente para efectuar los registros son: Nota de Ingreso a almacn Nota de Salida de almacn Gua de Remisin Orden de Compra 5. NORMAS GENERALES Todo bien que adquiera la Empresa debe necesariamente ingresar a travs del almacn. Excepcionalmente, cuando los bienes por sus caractersticas especiales tengan que ser almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a los usuarios encargados de su utilizacin, el Almacenero deber efectuar la verificacin directa y la tramitacin de la documentacin correspondiente. El proceso de verificacin de los materiales que entregan los proveedores al almacn, deber ser realizado por el Almacenero y el usuario que solicit su adquisicin, en presencia de la(s) persona(s) que entregan el bien al almacn de la Empresa.

En los casos que por el nmero y caractersticas de los bienes recibidos fuera necesario mayor tiempo para efectuar la verificacin y control de calidad, el Almacenero suscribir la Gua de Remisin del proveedor, colocndole un sello que indique RECIBIDO consignando el nmero de bultos recibidos y el peso bruto respectivo, sin hacerle entrega de la Nota de Ingreso correspondiente. Dentro de las 24 horas siguientes, el Almacenero y el usuario que solicit la adquisicin debern efectuar la verificacin y control de calidad de los bienes recibidos, poniendo a disposicin del proveedor la respectiva Nota de Ingreso. Slo las personas que laboran en el almacn estn autorizadas a tener acceso a dichas instalaciones y distribuir los bienes segn los procedimientos establecidos. El Jefe de Logstica con el Jefe de Seguridad Patrimonial establecern y definirn las medidas de seguridad que debe brindarse a los almacenes de la empresa cuando se lleven a cabo trabajos realizados por terceros. Sin perjuicio de ello, el Almacenero deber supervisar permanentemente que tales trabajos no afecten la integridad ni calidad de los bienes almacenados. La ubicacin de los materiales en el Almacn obedecer a criterios tcnicos comnmente aceptados en los procesos de organizacin de los almacenes, teniendo a cargo esta responsabilidad los Almaceneros. El proceso de catalogacin, clasificacin y codificacin de los materiales estar a cargo del rea de Logstica, bajo responsabilidad. Los materiales en stock as como aquellos que se tengan que trasladar, debern estar amparados por una cobertura de seguro, debiendo el rea de Logstica informar a Finanzas para que tome las medidas pertinentes. La presente normativa incluye adems a todos los materiales de recupero, los que tendrn el mismo tratamiento destinado para los materiales de stock.

6. PROCEDIMIENTOS 6.1. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN PASO N LABOR A REALIZAR 01 El Proveedor presenta al Almacn los materiales solicitados por EGASA en la Orden de Compra respectiva, adjuntando la Gua de Remisin (Original, y Copias SUNAT y Transportista). 02 El Almacenero a la presencia del proveedor, retira de su archivo de rdenes de Compra Pendientes de Atencin la Orden de Compra correspondiente y procede a efectuar la recepcin documentaria del bien, comparando el contenido de la Orden de Compra con la Gua de Remisin del Proveedor. 03 Procede a la recepcin fsica del bien mediante la verificacin y control cualitativo y cuantitativo del material, teniendo en cuenta las especificaciones tcnicas e informacin consignada en la Orden de Compra y Gua de Remisin. 04 Requiere la presencia del usuario solicitante del material para que d conformidad a los productos adquiridos. 05 ES CONFORME EL MATERIAL? 05A No es Conforme.- No recibe el material y solicita regularizacin. Vuelve al Paso N 01 05B S es Conforme.- Recibe el material, sella y firma la Gua de

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Remisin del proveedor, en seal de conformidad. Emite la Nota de Ingreso (Original y 3 copias), consignando el cdigo de ubicacin correspondiente, hacindola visar por el usuario en seal de conformidad v refrendar por la jefatura del rea de Logstica. Efecta la distribucin de los documentos de la siguiente manera: Gua de Remisin (del Proveedor) - Original - Al proveedor - Copia SUNAT - Al proveedor - Copia Transportista - Almacn Nota de Ingreso - Original - Contabilidad - Copia 1 - Proveedor - Copia 2 - Logstica - Copia 3 - Archivo Almacn con Orden de Compra Procede al internamiento de los bienes, efecta su puesta a punto y los ubica en su locacin definitiva. Con la copia 3 de la Nota de Ingreso registra en el Krdex Fsico el ingreso de los materiales al Almacn. Efecta labores de mantenimiento, custodia y limpieza permanente de los materiales. Trmino del procedimiento.

6.2. PROCEDIMIENTO DE DISTRIBUCIN / DESPACHO DE MATERIALES PASO N 01 02 LABOR A REALIZAR El usuario procede a elaborar su Nota de Consumo, seleccionando las opciones de usuario y registrando la informacin correspondiente. El Funcionario encargado de la autorizacin de la Nota de Consumo ingresa, y de acuerdo el nivel de autorizaciones establecido en el Cuadro de Autorizaciones para Operaciones Internas vigente en la Empresa, procede a autorizar la Nota de Consumo pudiendo validar o modificar las cantidades solicitadas e incluso anular parcial o totalmente la Nota de Consumo. El usuario solicitante, una vez aprobada su Nota de Consumo, procede a recoger el material solicitado del almacn, indicando el nmero de la Nota de Consumo. El Almacenero a travs del sistema automatizado ubicar la Nota de Consumo aprobada, y proceder a despacharla de acuerdo al stock existente, verificando previamente la ubicacin de los bienes solicitados. El Almacenero registra la informacin y procede a elaborar la Nota de Salida / Orden de Entrega (original y 2 copias), la hace firmar por el usuario en seal de conformidad de recepcin de los materiales entregados, actualiza el Krdex Fsico y procede a distribuir la Nota de Salida / Orden de Entrega de la siguiente forma:

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- Original : Contabilidad - Copia 1 : Almacn - Copia 2 : Usuario (Almacn de destino en casos de transferencias). Trmino del Procedimiento.

6.3. PROCEDIMIENTO DE EMISIN DE GUAS DE REMISIN PASO N LABOR A REALIZAR 01 El usuario que necesite trasladar un bien de la empresa, deber solicitar al encargado del respectivo almacn la emisin de la Gua de Remisin para lo cual deber proporcionar la siguiente informacin: a) Domicilio de partida: (calle, N, distrito, departamento) b) Domicilio de llegada: (calle, N, distrito, departamento) c) Destinatario: (nombre, Empresa, RUC, DNI) d) Unidad de transporte: Vehculo, marca, placa. Nmero de Certificado de Inscripcin en el Ministerio de Transportes, cuando sea el caso. Nombre de la Empresa y RUC. Licencia de conducir y nombre del chofer. e) Descripcin del bien a transportar, en forma clara y precisa, cantidad, unidad, material de embalaje, dimensiones y de ser posible peso. f) Motivo del traslado. 02 El Almacenero de cada Almacn emite las Guas de Remisin (Original y 5 copias) que sean necesarias como consecuencia de sus actividades de despacho o que le sean requeridas por el usuario, encargndose el rea de Logstica del control de las mismas. 03 Distribuye la Gua de Remisin (de EGASA) de la siguiente manera: Original - Al Destinatario (con los bienes / materiales) Copia 1 - SUNAT (con los bienes / materiales) Copia 2 - Remitente (Archivo Almacn EGASA) Copia 3 - Transportista Copia 4 - Vigilancia o garita de salida Copia 5 - Departamento de Logstica (Control Patrimonial) 04 Trmino del Procedimiento.

Elaborado Revisado Aprobado

Jefe de Almacn

Edgard Tataje Carbajo

13/05/13