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Manual de Selección
Manual de Selección
DISTRIBUIDORA LAP
1. Introducción
2. Objetivos del Manual de Selección Por Competencias.
3. Alcance y Aplicabilidad del manual.
4. Niveles de autoridad y autonomía en la organización a la hora de tomar decisiones sobre
los procesos de selección, promoción y vinculación.
5. Responsables.
6. Cómo se estructura.
7. Políticas para la búsqueda del talento humano.
8. Etapas del proceso.
9. Notificación /creación de la vacante.
10. Revisión / creación del Perfil del cargo.
11. Perfil de las competencias organizacionales.
12. Revisión fuentes de reclutamiento: Internas (Promoción o ascenso) o externas
(vinculación)
13. Mecanismos de publicación de vacantes.
14. Modelo hoja de vida propia.
15. Diseño aviso de publicación.
16. Revisión de hojas de vida / postulaciones internas.
17. Mecanismos de análisis: CUMPLE / NO CUMPLE
18. Creación bases de datos de candidatos.
19. Elección de instrumentos de medición, según: ¿Qué se quiere medir? ¿A quiénes se quiere
evaluar? ¿Cuántos serán evaluados? ¿Cómo serán entrevistados? ¿Quiénes participarán
del proceso?
20. Referenciación: laboral, académica, personal enfocada en sus competencias.
21. Formato de referenciación.
22. Decisión de contratar / promover a un cargo.
23. Notificación en caso positivo: lista de documentos de vinculación.
24. Notificación en caso negativo: modelo carta de agradecimiento por participar en el
proceso.
25. Glosario.
26. Documentos de referencia
1. INTRODUCCIÓN
Especialmente se realiza de acuerdo a las necesidades de todas las áreas, con los requisitos de los
perfiles y el requerimiento del personal que corresponde a cada área.
Durante este Manual se puede evidenciar como es el proceso para la selección de personal,
identificando y seleccionando a los candidatos que cumplan con los requisitos, teniendo en cuenta
las decisiones que finalmente se tomen en el área que requiere al candidato por seleccionar.
Este Manual sirve como herramienta para la selección de candidatos hasta llegar a una muestra
mínima que cumplan con las especificaciones del cargo que contribuyan de manera positiva al
logro de los objetivos y metas de la Distribuidora LAP y por ende con el cumplimiento de la Misión
y los Objetivos de la misma.
Este Manual será guardado por el Área de Gestión Humana en cabeza de su Líder, quien debe
revisar y actualizar las veces que sea necesario dependiendo la estructura organizacional o las
funciones según el área teniendo en cuenta la normatividad vigente.
2. OBJETIVOS DEL MANUAL DE SELECCIÓN POR COMPETENCIAS.
Este Manual de Selección por Competencias para la Distribuidora LAP, como herramienta tiene los
siguientes objetivos:
Este Manual se puede aplicar desde la Dirección General de la Distribuidora LAP y en general a
todas las áreas que requieran personal para el desempeño de actividades y funciones, adicional a
las personas que lleguen por primera vez a solicitar ocupar cualquier vacante dentro de la
compañía.
El contenido de este Manual es para ser aplicado en todo el personal que trabaja para la
Distribuidora LAP.
La Dirección General a través del Líder de Gestión de Talento Humano tiene la responsabilidad de
vigilar que todo el personal que ingrese a la Distribuidora LAP cumpla con los perfiles requeridos
para los cargos de la misma.
El área de Gestión de Talento humano está autorizada por la Dirección general para que tengan los
perfiles de los cargos para atender los requerimientos del personal que se solicite en cada área.
5. RESPONSABLES.
El área de Gestión de Talento Humano es responsable de reclutar a todos los candidatos que se
presenten a través de bolsas de empleo, publicaciones de periódico y la agencia pública de empleo
del SENA.
El área de Gestión de Talento Humano es responsable de aclarar cualquier tipo de duda que se
presente en el momento de interpretar las actividades que se encuentran descritas dentro del
Manual.
6. CÓMO SE ESTRUCTURA.
El área de Gestión de Talento Humano tiene como propósito velar por el mejoramiento continuo
del proceso de capacitación, reclutamiento, selección, inducción y promoción del personal de la
Distribuidora LAP; procurando que se mantenga una organización preparada para responder al
cambio, con el fin de optimizar la calidad de trabajo.
La vacante se genera cuando el cargo se encuentra disponible, lo que permite que comience el
proceso de selección.
Se estipulan cargos de vacantes definitivos cuando hay ausencia de finitima de los trabajadores
debido a ascensos, terminación de contratos de trabajo, retiros voluntarios, muerte del empleado
o los creados según las necesidades de cada área de la Distribuidora.
Se estipulan cargos vacantes temporales cuando de manera temporal están ausentes los
empleados titulares en el caso de permisos y licencias.
Es obligación de cada área establecer los requerimientos necesarios para ocupar un cargo en
donde se presente una vacante.
REVISIÓN / CREACIÓN DEL PERFIL DEL CARGO.
De acuerdo a las necesidades de cada área se crea las especificaciones del perfil de cargo, donde
se describe cuáles son las habilidades y destrezas que debe tener el candidato que desempeñará
el cargo.
Los requerimientos que deben cumplir los candidatos deben coincidir con el perfil de cargo
autorizado tanto por el área como la gerencia de la Distribuidora.
Los perfiles deben ser actualizados de manera constante, esta información es dinámica ya que los
requerimientos de la distribuidora pueden cambiar en el transcurso del tiempo, dependiendo la
demanda del mercado y del entorno, es necesario como mínimo 1 año de validez para estos
perfiles.
Fuentes de Reclutamiento
El área de Gestión de Talento Humano es responsable de constituir las técnicas y las fuentes de
reclutamiento que utilizará para integrar la propuesta del personal a seleccionar.
El área de gestión de talento humano estará capacitada para reclutar personal de acuerdo a los
perfiles de cargo y las necesidades de todas las áreas de la distribuidora LAP.
Para reclutar a candidatos externos se reciben las hojas de vida en físico o al correo electrónico del
área de talento humano quedando en una base de datos quedando como potenciales aspirantes
durante seis meses para ocupar una vacante.
En cualquier área se pueden proponer candidatos siempre y cuando haya una vacante por ocupar
con previa autorización del área de gestión de talento humano, además el candidato debe cumplir
el perfil del cargo vacante.
Los candidatos reclutados deben aprobar los exámenes médicos que se les aplique.
Este tipo de publicación debe ser de carácter público, puede ser en la Agencia Pública de Empleo
del SENA, en la página web de la distribuidora, en elempleo.com, computrabajo.
Determinar el contenido de las publicaciones en donde se informe el nombre del cargo, requisitos
de experiencia, de estudios, personales, correo electrónico del área de talento humano que
recepcionará las hojas de vida para seleccionarlas para la posterior entrevista.
14. MODELO HOJA DE VIDA PROPIA.
HOJA DE VIDA
FOTO
NOMBRE:
DOCUMENTO DE IDENTIDAD:
FECHA DE NACIMIENTO:
LUGAR DE NACIMIENTO:
ESTADO CIVIL:
CIUDAD:
DIRECCIÓN:
TELÉFONO:
E-MAIL :
Estudios Primarios:
Estudios Secundarios:
Universitarios:
Anexo:
Idioma Extranjero:
Referencias Personales
Firma
15. DISEÑO AVISO DE PUBLICACIÓN
En Recursos Humanos una vacante es aquella que se genera cuando una plaza que se encuentra
dentro de la estructura organizacional es desocupada por la persona que la ocupaba por
diferentes motivos como renuncia, despido, promoción, etc., o bien, cuando se crea por
necesidades de la empresa para dar respuesta a la operación.
Cada una de las plazas existentes dentro de la organización cuenta con requerimientos específicos
en cuanto a escolaridad, experiencia, conocimientos, habilidades, idiomas, perfil de la persona,
funciones, entre otras y son todos estos requerimientos los que se difunden para atraer
candidatos potenciales.
NOMBRE DE LA EMPRESA:
FECHA:
GIRO DE LA EMPRESA:
PERFIL
PUESTO SOLICITANTE:
No. VACANTES:
ESCOLARIDAD:
EXPERIENCIA:
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS NECESARIOS:
EDAD:
SEXO:
OTROS REQUISITOS:
MANEJA ALGÚN IDIOMA: % LEIDO % HABLADO % ESCRITO
ACTIVIDADES A REALIZAR:
FECHA DE CIERRE DE CONTRATACIÓN:
OFRECIMIENTOS
SUELDO:
PRESTACIONES:
OTROS:
HORARIO DEL PUESTO:
Selección Interna
Es un proceso de selección que busca entre los aspirantes aquellos que tienen capacidades y
conocimientos que pueden llegar a ser contratados, se facilita este proceso por el trabajo dentro
de la empresa, para ello es indispensable revisar su hoja de vida.
Otra modalidad es Ascenso automático consiste en que un trabajador cumpla con los requisitos de
educación, experiencia y el perfil del cargo a ocupar, este trámite será comprobado por el área de
Gestión de Talento Humano, adicionalmente es necesario que no haya tenido faltas del
reglamento interno de trabajo seis meses antes de ser cambiado de cargo.
Promociones
Para participar en este tipo de selección, el candidato debe hacer trabajado dentro de la
Distribuidora como mínimo seis meses, estos candidatos internos debe avisar a su jefe inmediato
de su interés en participar en la promoción, con el fin de tener permiso en el momento de la
disponibilidad de tiempo para realizar todo el proceso.
Dentro del área de gestión de talento humano se recibe y se revisa todas las hojas de vida de los
candidatos interesados en la vacante del cargo.
La solicitud debe presentarse en el área de gestión de talento humano, dentro del plazo de la
convocatoria, luego de ello el área encargada dispone de una semana para revisar la hoja de vida y
luego solicitará el examen o en su defecto se dispondrá de un ascenso automático.
Selección Externa
Este proceso se debe convocar por escrito por fuera de la empresa, utilizando los medios antes
descritos tomando como prioridad a la Agencia Pública de Empleo del SENA como el medio más
efectivo quedando la responsabilidad en el área de gestión de talento humano el reclutamiento y
la selección del personal.
Se hace una entrevista preliminar con el fin de confirmar los datos obtenidos en dicha solicitud,
la idea es tener contacto visual con el candidato y observarle las conductas de éste.
Durante su desarrollo se proporcionará al candidato, información con respecto a la vacante,
condiciones de trabajo, sueldos, etc.
Se analizarán las hojas de vida clasificadas dentro de un primer filtro luego de realizarse las
entrevistas iniciales con base en las exigencias del perfil buscado. En esta etapa, se irá
separando toda aquella hoja de vida que cumpla con los requerimientos del perfil
solicitado y se compararán los perfiles entre sí. Será clasificada la hoja de vida que cumpla
con un mínimo de ochenta por ciento (80%) de los requisitos solicitados por el Área de trabajo
solicitante en cuanto a: Experiencia en el área, experiencia en el puesto, formación académica,
sexo, edad, conocimientos específicos.
Dentro del proceso de selección externa, la tarea inicial será hacer una evaluación y selección de
hojas de vida de los aspirantes a convertirse en posibles candidatos a ocupar un puesto vacante en
la Distribuidora LAP.
Se citara a los candidatos elegibles, notificándoles el día, hora, fecha y quién le entrevistará, si no
se pudiera concretar la entrevista, se deberá analizar si es conveniente, una posible fecha, siempre
y cuando no atrase el proceso.
Realización de la entrevista
Se realizara una entrevista a los candidatos con base en las especificaciones del cargo. La
entrevista será planificada, y tendrá una estructura que permita llevar una secuencia general para
todos los candidatos con el fin de establecer un mismo tipo de entrevista.
Y las preguntas que se les hará a cada candidato son: Datos personales, experiencia laboral,
educación, capacitaciones, uso del tiempo libre, como se conforma la familia,
Crear una base de datos de candidatos ahorra tiempo de selección y permite encontrar candidatos
más cualificados.
Establecer prioridades con vacantes difíciles de cubrir, lo que ayudara a reducir el coste de
contratación y duración del proceso.
Filtra buscando los mejores. Ahorra tiempo, hay que averiguar a través de contactos si encaja el
tipo de perfil que se está buscando.
La elección de estos instrumentos debe ser alineada con los objetivos estratégicos de la
organización dependiendo las características psicométricas y las no psicométricas como por
ejemplo, su apariencia o su formato grupal o individual, el tiempo requerido para aplicarlas o
costo de utilización.
Se verifica los datos dejados en la hoja de vida con todos los soportes.
Todos los candidatos tienen ventajas y desventajas en su persona, pero la idea principal es tratar
de escoger la persona que pueda desempeñarse mejor en el puesto de trabajo y en la
distribuidora.
Solicitud de empleo
Hoja de vida
2 fotos
2 fotocopias de la cedula de ciudadanía
Fotocopia de la libreta militar
Certificados de aportes y permanencia de EPS y AFP
Fotocopia de certificado de estudios
Certificado antecedentes disciplinarios
Certificado judicial
2 referencias laborales
2 referencias personales (no familiares)
Exámenes de ingreso
NOTA: El registro civil de nacimiento para menores de 7 años, el NUIP debe ser numérico (NO
ALFANUMERICO) PARA CAMBIO DIRIGIRSE A LA REGISTRADURIA DEL ESTADO CIVIL
CASADOS:
Declaración extra juicio de dependencia económica, cuidado de los hijos con respecto al
trabajador
UNION LIBRE:
Declaración extra juicio de dependencia económica, convivencia de los hijos y convivencia mayor
a dos años
Certificación laboral del cónyuge del trabajador donde indique salario, fecha de ingreso y si recibe
o no subsidio por los hijos, debe ser expedida, en papel membretado, con el sello de la empresa y
con una vigencia no mayor a 30 días
NOTA: los hijos que sean mayores de 19 años pueden afiliarse por servicios; no serán beneficiarios
del subsidio familiar así estén estudiando.
Declaración extra juicio rendida por parte de los padres donde certifique convivencia,
dependencia económica con respecto al asociado, que no recibe pensión, renta ni subsidio alguno
Certificado de estudio donde certifique intensidad horaria (diurna, instituto de educación formal
aprobado por el ICFES)
Señor(a)
La Ciudad
Para la Distribuidora LAP siempre será muy grato encontrar personas como usted, que se
encuentran interesadas en ser parte de nuestra compañía.
Agradecemos su interés y disposición en el proceso de selección que se llevó a cabo; sin embargo
en esta ocasión el proceso ha finalizado.
Cordialmente,
Candidato(a): Aspirante que cubre el perfil del puesto y está propuesto(a) para la ocupación del
puesto.
Capacidad: Son las habilidades y destrezas teóricas y/o prácticas que posee el trabajador para
poder desempeñar satisfactoriamente su puesto.
Educación: Grado de preparación académica que requiere tener una persona para desarrollar
eficientemente las tareas de un puesto.
Examen técnico o de conocimientos: Se refiere a una diversidad de posibles pruebas mediante las
cuales se busca evaluar el grado con que una personal. Por ejemplo, recuerda o reconoce,
comprende, aplica, analiza, sintetiza y/o evalúa la información de una o varias disciplinas o
áreas de conocimiento.
Fuentes de reclutamiento: Medios por los que se buscan aspirantes para cubrir una vacante.
Estas pueden ser convocatorias internas, externas, consultas en bolsas de trabajo, juntas
de intercambio, etc.