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MANUAL DE SELECCIÓN

MANUAL DE SELECCIÓN POR COMPETENCIAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


ESPECIALIZACIÓN TECNOLÓGICA EN GESTIÓN DE TALENTO HUMANO POR
COMPETENCIAS - METODOLOGÍA
4 DE JULIO DE 2019

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MANUAL DE SELECCIÓN

Contenido
1 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 5
2 OBJETIVOS DEL MANUAL DE SELECCIÓN POR COMPETENCIAS ....................................... 6
3 ALCANCE ............................................................................................................................... 7
4 APLICABILIDAD DEL MANUAL ............................................................................................ 7
5 NIVELES DE AUTORIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ORGANIZACIÓN A LA HORA DE TOMAR
DECISIONES SOBRE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN, PROMOCIÓN Y VINCULACIÓN .......... 8
6 RESPONSABLES ..................................................................................................................... 9
7 COMO SE ESTRUCTURA .......................................................................................................10
8 POLÍTICAS PARA LA BÚSQUEDA DEL TALENTO HUMANO ...............................................11
9 ETAPAS DEL PROCESO .........................................................................................................12
10 NOTIFICACIÓN/CREACIÓN DE LA VACANTE ....................................................................13
11 REVISIÓN/CREACIÓN DEL PERFIL DEL CARGO ................................................................14
12 PERFIL DE LAS COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES............................................ 155-16
13 REVISIÓN FUENTES DE RECLUTAMIENTO: INTERNAS (PROMOCIÓN O ASCENSO) O
EXTERNAS (VINCULACIÓN) .................................................................................................177
14 MECANISMOS DE PUBLICACIÓN DE VACANTES ...................................................... 188-19
15 MODELO HOJA DE VIDA PROPIA .......................................................................................20
16 DISEÑO AVISO DE PUBLICACIÓN ....................................................................................221
17 REVISIÓN DE HOJAS DE VIDA / POSTULACIONES INTERNAS .................................... 22-25
18 MECANISMOS DE ANÁLISIS: CUMPLE / NO CUMPLE ........................................................26
19 CREACIÓN BASES DE DATOS DE CANDIDATOS................................................................27
20 ELECCIÓN DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN ............................................................ 28-30
21 REFERENCIACIÓN: LABORAL, ACADÉMICA, PERSONAL ENFOCADA EN SUS
COMPETENCIAS ......................................................................................................................31
22 FORMATO DE REFERENCIACIÓN ................................................................................. 32-33
23 DECISIÓN DE CONTRATAR / PROMOVER A UN CARGO .............................................. 34-35
24 NOTIFICACIÓN EN CASO POSITIVO: LISTA DE DOCUMENTOS DE VINCULACIÓN ... 36-37
25 NOTIFICACIÓN EN CASO NEGATIVO: MODELO DE CARTA DE AGRADECIMIENTO POR
PARTICIPAR EN EL PROCESO ........................................................................................... 38-39
26 GLOSARIO ..................................................................................................................... 40-41
27 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ........................................................................................42

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LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Modelo hoja de vida propia. ............................................................................................20


Tabla 2. Diseño aviso de publicación ............................................................................................21
Tabla 3. Formato de referencias. ............................................................................................. 32-33
Tabla 4. Modelo carta agradecimiento por participar en el proceso....................................................39

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LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Tipos de ascenso y promoción. .......................................................................................23

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1. INTRODUCCIÓN

En el siguiente trabajo se presenta el manual de selección ajustado a las características de la

organización que permitirá al área de gestión de talento humano de la distribuidora LAP primero

mejorar la forma de reclutar su personal, segundo suministrar el procedimiento para la selección

del talento humano o personal de todas las áreas, según las necesidades de cada departamento de

acuerdo con los perfiles, políticas, normas legales vigentes que cumpla con los requisitos

establecidos por la organización, el manual de selección es un instrumento que permite al área de

talento humano suministrar a las demás áreas el mejor personal.

Esta es una herramienta clave del área de gestión humana que lograra contar con un proceso de

selección objetiva, científica y con una metodología que le permitirá atraer a la organización los

mejores talentos del mercado laboral. Se dejara plasmados cada uno de los pasos a tener en

cuenta para realizar un proceso exitoso y de esta forma contribuir con el logro de los resultados

de la distribuidora LAP dentro de sus planes estratégicos.

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2. OBJETIVOS DEL MANUAL DE SELECCIÓN POR COMPETENCIAS

El Manual Selección de Personal para LAP Distribuciones, como instrumento administrativo,

tiene los siguientes objetivos:

 Aplicar el proceso administrativo en la vinculación de los trabajadores seleccionados de

acuerdo con las normas legales de contratación, los principios éticos y políticas de la

empresa.

 Suministrar la información en el proceso de la vinculación de los trabajadores teniendo

en cuenta las políticas de empresa, responsabilidades laborales y contractuales.

 Establecer los niveles de responsabilidad de las áreas que intervienen en el sistema de

selección del personal, permitiendo así una eficiente y eficaz gestión de selección.

 Organizar las fuentes de búsqueda y reclutamiento internas o externas a LAP los datos de

los aspirantes a ocupar plazas vacantes para desempeñar los cargos requeridos y

seleccionar a personas que posean al máximo sus cualidades, habilidades y personalidad.

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3. ALCANCE

Este manual les facilitara a los gerentes regionales la elección de las personas que harán parte de

sus equipos de trabajo. El proceso de selección generalmente iniciara desde la entrevista pre

liminar hasta el momento de notificación del candidato como apto para ocupar la vacante

disponible. Para este caso específicamente, el alcance es para el conjunto de cargos directivos,

profesionales, administrativos y de apoyo del Área Comercial de la Distribuidora LAP, de

acuerdo con las necesidades de la empresa, los trabajadores y los supervisores de sus deberes y

responsabilidades con la organización.

4. APLICABILIDAD DEL MANUAL

A través del director de Gestión de Talento Humano, el manual de selección se puede aplicar

para la selección de personal en todas las áreas de la organización con el fin de facilitar el

reclutamiento y la selección de tal manera que la depuración del grupo de candidatos se haga de

forma objetiva, verificando el cumplimiento de requisitos, hasta que se reduzca el grupo de

candidatos que se presentan para el cubrimiento de la(s) vacante(s). En todos los procesos del

sistema de gestión tanto estratégico, misional y de apoyo. Además, para la recepción de perfiles

profesionales que permitan alimentar la base de datos de talento humano. Con el fin de contribuir

de forma significativa al logro eficaz de los objetivos y metas de la LAP y al cumplimiento

efectivo de su misión y visión.

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5. NIVELES DE AUTORIDAD Y AUTONOMÍA EN LA ORGANIZACIÓN A LA HORA

DE TOMAR DECISIONES SOBRE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN, PROMOCIÓN

Y VINCULACIÓN

El área encargada es talento humano, así mismo, el director del departamento es el líder de todo

el proceso y máximo responsable autorizado por la dirección de la empresa para la elección del

personal adecuado para cada vacante y puesto de la misma.

Para la empresa LAP y de acuerdo con el manual de funciones ya estructurado, depende


directamente de los Directores de cada Área y de acuerdo las vacantes, quienes deben reportar la
vacante ante la Dirección de Gestión Humana, para que ellos procedan de conformidad y una vez
se haga el proceso de selección, debidamente autorizado por el Director del Área
correspondiente, el Gerente General es quien finalmente autoriza la posesión de quien haya
demostrado que cumple con todo los requisitos y supere las pruebas y entrevistas a que haya
lugar.

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6. RESPONSABLES

Los responsables en el proceso de reclutamiento y selección para la Distribuidora LAP son en

primer lugar los Directores de Área quienes deben reportar las vacantes del área bajo su

responsabilidad, en segundo lugar la Dirección de Gestión Humana, quienes son los encargados

de realizar el proceso de reclutamiento y selección y finalmente es el Gerente General, quien

autoriza la contratación del candidato que haya superado la selección con éxito.

El área talento humano es el área responsable en lo que corresponde a determinar los requisitos

de los candidatos, talento humano trabajará con otras áreas con el fin de establecer los criterios

adecuados para que el proceso de selección sea eficiente.

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7. COMO SE ESTRUCTURA

Los procesos de selección pueden estructurarse de acuerdo como la organización lo

estructuré existen organizaciones que han implementado sistemas internos que les permitan

captar el nuevo capital humano requerido para las posibles vacantes también es necesario aclarar

que existen dos maneras de seleccionar a un candidato que son de manera interna y externa.

Cuando el proceso se da con un colaborador de la empresa en ocasiones no es necesario realizar

exámenes de ingreso ya que a estos se les realiza es ya exámenes periódicos pero en el caso de

que el proceso se dé con una persona externa los pasos a tener en cuenta para cumplir con el

proceso son:

 Consulta perfil de cargo,

 entrevista preliminar,

 revisión de solicitudes de empleo,

 pruebas,

 verificación de antecedentes,

 decisión de la selección,

 visita domiciliaria;

 Seguimiento

 Contratación.

 Carta de agradecimiento a los participantes.

 Presentación del nuevo empleado a la unidad administrativa interesada y su posterior

traslado a la unidad de inducción.

Todo lo anterior, con el fin de lograr un eficiente proceso de elección de candidatos.

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8. POLÍTICAS PARA LA BÚSQUEDA DEL TALENTO HUMANO

El área de recursos humanos en la organización está conformada para trabajar por el

mejoramiento continuo tanto de los colaboradores nuevos como antiguos de la organización y

por ende debe contemplar políticas que le garanticen procesos más eficaces al momento de

incorporar los nuevos colaboradores a la empresa así es su responsabilidad brindar inducción,

capacitación y promoción a todo el personal de la distribuidora LAP.

El objetivo primordial de estas políticas es la estandarización en los procesos de Reclutamiento,

Selección y Contratación para conseguir una mejora en los controles administrativos, ayudan a

reducir la rotación de personal de manera continua. Para poder generar políticas en los procesos

de reclutamiento y selección de personal, se recomiendan las siguientes acciones: garantizar el

respeto en la igualdad de oportunidades como la promoción de no discriminación en cualquier

índole, asegurar que en la selección de personal, cada candidato reciba el mismo trato durante el

proceso e Identificar y Evaluar a los candidatos ideales en función en actitudes, conocimientos,

competencias y habilidades. En el caso de no contar con personal interno para suplir una vacante

en la organización, se debe tener siempre en cuenta los medios o canales de comunicación o

promoción que se han estipulado desde el área de Gestión Humana:

 Consulta de Archivos o bases de datos.

 Carteles o anuncios en puntos estratégicos de la organización.

 Anuncios en diarios, revistas, redes sociales y pagina web de la empresa.

 Contar con fuentes externas de búsqueda como fuentes de empleo y convenios con

universidades, SENA, entre otros, que permitan alimentar la base de datos.

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9. ETAPAS DEL PROCESO

Las etapas del proceso de selección a tener en cuenta en el presente manual y que se evidencia en

los siguientes puntos son:

 Análisis de necesidades (Notificación ,la creación del perfil del cargo)

 Reclutamiento (la revisión de las fuentes de reclutamiento Internas (Promoción o ascenso)

o externas los mecanismos de publicación de vacantes, el diseño del aviso de publicación)

 Entrevista inicial (la revisión de hojas de vida, la creación de la base de datos)

 Pruebas. (la elección de los instrumentos de medición, mecanismos de análisis: CUMPLE

/ NO CUMPLE )

 Investigación antecedentes – verificación y referencias (Referenciación: laboral,

académica, personal enfocada en sus competencias)

 Entrevista a fondo para la selección.( la decisión de contratar o promover a un cargo)

 Exámenes médicos

 Vinculación y contratación

 La notificación positiva o negativa.

 Notificación en caso positivo: lista de documentos de vinculación.

 Notificación en caso negativo: modelo carta de agradecimiento por participar en el proceso.

Todo anterior, hace parte del manual y permite hacer la mejor selección de personal con el fin de

colaborar al logro de los objetivos de la organización.

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10. NOTIFICACIÓN/CREACIÓN DE LA VACANTE

Desde que se detecte la necesidad o el cargo quede disponible se inicia un proceso de selección.

 Se contratan cargos de vacantes definidos cuando se presentan ausencias definitivas por

parte de los colaboradores a causa de ascensos, terminación de contrato, retiros voluntarios,

o en el peor de los casos por el fallecimiento del empleado o por los que se crean nuevos a

partir de las necesidades de la distribuidora LAP.

 Se contratan cargos temporales cuando se genera una vacante a raíz de una licencia o un

permiso dado e los empleados de LAP.

Es responsabilidad de cada área de la empresa diligenciar el formato de la requisición de personal

de acuerdo a la necesidad de suplir la vacante.

Dicho documento debe tener información como:

 Título del puesto

 Fecha de la solicitud de la cobertura de la vacante

 Área donde se generó la vacante

 Motivo que genera la vacante

 Remuneración económica de ese puesto de trabajo

 Requerimientos del puesto

 Competencias conductibles y técnicas

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11. REVISIÓN/CREACIÓN DEL PERFIL DEL CARGO

Se generara de acuerdo a las necesidades que surjan en cada área de la distribuidora LAP, donde

se debe describir no solo las habilidades y destrezas sino también las competencias necesarias

para el desempeño del candidato al cargo.

Es importante tener en cuenta que en la distribuidora LAP este requerimiento es de suma

importancia y por tanto debe estar alineado con lo descrito en el perfil del cargo y avalado tanto

por el área expuesta como por la gerencia de LAP.

Cabe mencionar que el manual de selección se cuenta con perfiles establecidos en la organización,

pero es actualizado según los requerimientos o necesidades de cada área.

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12. PERFIL DE LAS COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES

Son todos los conocimientos, comportamientos y habilidades que debe demostrar todo trabajador
de la destruidora LAP, las cuales reflejan la cultura organizacional.

Estas son las competencias que esperamos posean las personas que desean ingresar a la familia
LAP.

COMPETENCIAS DEFINICION
Capacidad para permanecer eficaz dentro de
ADAPTABILIDAD un medio cambiante, así como a la hora de
enfrentarse con nuevas tareas, retos.
Disposición para participar como miembro
integrado en un grupo (dos o más personas)
TRABAJO EN EQUIPO para obtener un beneficio como resultado de
la tarea a realizar, independientemente de
los intereses personales.
Conocimiento de los otros, del grado de
influencia personal que se ejerce sobre ellos.
SENSIBILIDAD INTERPERSONAL Las actuaciones indican el conocimiento de
los sentimientos y necesidades de los
demás.
Establecimiento de grandes metas u
objetivos para uno mismo, para otros o para
NIVELES DE TRABAJO la empresa. Insatisfacción como
consecuencia de bajo rendimiento.
Influencia activa en los acontecimientos,
INICIATIVA visión de oportunidades y actuación por
decisión propia

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MANUAL DE SELECCIÓN

Capacidad para mantenerse dentro de una


INTEGRIDAD organización o grupo para realizar
actividades o participar en ellos.
Capacidad para formular, alinear y
PENSAMIENTO ESTRATEGICO gestionar estrategias para obtener objetivos
organizacionales.
Capacidad para modificar el
comportamiento adoptar un tipo diferente
FLEXIBILIDAD de enfoque sobre ideas o criterios.
Capacidad para detectar la información
importante de la comunicación oral.
Recurriendo, si fuese necesario, a las
ESCUCHA preguntas y a los diferentes tipos de
comunicación.
Entre otras.

1https://es.scribd.com/document/324327816/Proceso-de-Seleccion-Del-Talento-Humano
https://web.ua.es/es/ice/documentos/tutorial/material/listado-de-competencias.pdf

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13. REVISIÓN FUENTES DE RECLUTAMIENTO: INTERNAS (PROMOCIÓN O

ASCENSO) O EXTERNAS (VINCULACIÓN)

Como su nombre lo indica el área de gestión humana es la encargada d gestionar que los procesos

selección se realicen de la manera idónea para encontrar el candidato que más se ajuste al cargo y

para ello deben contemplar que métodos y fuentes les permiten identificar y suplir las necesidades

y requisiciones de la distribuidora LAP y si deben hacerlo de manera interna o externa o de ambas.

Reclutamiento interno: se da a conocer de la vacante en la organización se publica a los

colaboradores existentes y posibles candidatos que cumplan con el perfil del cargo, se les invita a

postularse generalmente con el fin de dar nuevas oportunidades a los colaboradores actuales de la

empresa. Entre estas fuentes podemos encontrar:

 Empleados que se retiran

 Empleados actuales a quienes se les promociona la información de la vacante y se les da a

conocer los requisitos exigidos.

 Recomendaciones y sugerencias de los colaboradores

Reclutamiento externo: se da por medios externos a la organización en la actualidad existen

diversas formas de captar nuevo personal para las organizaciones por este medio entre ellos

podemos encontrar los siguientes canales. Las bolsas de empleo, agencias de trabajo temporal,

universidades, publicidad entre otras que pueden ser clasificadas como:

 Formales: por base de datos, consultoras externas, bolsas de trabajo o publicaciones en

medios.

 Informales: están sujetas a recomendaciones o sugerencias personales.

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14. MECANISMOS DE PUBLICACIÓN DE VACANTES

Los mecanismos de publicación de vacantes serán iguales que las fuentes de reclutamiento, es

decir, internos y externos. De manera interna, se notificará de las promociones y ascensos a los

jefes de cada área con el fin de que los colaboradores o personal de la empresa se puedan

presentar.

En cuanto a la publicación externa, se hará mediante el mecanismo más utilizado por las bolsas

de empleos el archivo de hojas de vida que ellas mantienen como base de datos, según el 50%, lo

que origina rapidez en el reclutamiento; de igual forma, éste debe atraer suficiente cantidad de

candidatos para abastecer de modo adecuado el proceso de selección; además, debe suministrar

la selección de materia prima básica (candidatos) para el funcionamiento de la compañía.

Otro mecanismo que es relevante (50%) fue el reclutamiento en línea; esto les permite actuar con

rapidez y flexibilidad; la creatividad de los profesionales del Departamento de Recursos

Humanos los ha llevado a utilizar búsquedas de candidatos en las bases de datos de páginas

autorizadas para los procesos de selección de personal.

Este tipo de publicación debe ser de carácter público, puede ser en la Agencia Pública de Empleo

del SENA, en la página web de la distribuidora, en empleo.com, computrabajo, cajas de

compensación. Determinar el contenido de las publicaciones en donde se informe el nombre del

cargo, requisitos de experiencia, de estudios, personales, correo electrónico del área de talento

humano que almacena las hojas de vida para seleccionarlas para la posterior entrevista.

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Existen los test psicológicos pruebas que se aplican a las personas para apreciar su desarrollo

mental, sus aptitudes y habilidades, etc., se utilizan para conocer mejor a los candidatos con

miras a tomar la decisión de admisión, orientación profesional, diagnóstico de personalidad; este

método es el más aplicado, con un porcentaje del 38%, muchas veces proporciona la información

rápida y exacta que se busca respecto a las habilidades del solicitante, sus talentos, sus aptitudes

y sus aspiraciones, ya que a veces es difícil averiguar por otros medios.

Así mismo, se aplica el test de personalidad; un 35% manifestó que sirve para analizar los

diversos rasgos de personalidad, determinados por el carácter o por el temperamento; estos

conceptos proceden de la teoría de Darwin sobre la evolución y la selección natural y, en

consecuencia, sobre las diferencias individuales que caracterizan a los miembros de una misma

especie, tomando al hombre concreto y global como primordial objeto de estudio.

El interés de este enfoque está puesto en lo que el individuo hace, sus aptitudes, capacidades de

realización y de adaptación, comparándolo con los demás.

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MANUAL DE SELECCIÓN

15. MODELO HOJA DE VIDA PROPIA

El modelo de hoja de vida que emplea la organización para la base de datos de los candidatos se

muestra en la tabla 1.

Tabla 1. Modelo hoja de vida propia.

Fuente. https://www.hoja-de-vida.co/formato-hoja-de-vida-colombia/

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16. DISEÑO AVISO DE PUBLICACIÓN

Con el fin de conseguir los perfiles adecuados para las vacantes que se encuentren dentro de la

organización, se empleará en lo posible un aviso de publicación. Dicho modelo se muestra en la

tabla 2.

Tabla 2. Diseño aviso de publicación

VACANTE

DATOS EMPRESA SOLICITANTE


NOMBRE DE LA EMPRESA
FECHA

PERFIL DEL CANDIDATO Y VACANTE


PUESTO SOLICITANTE
No. VACANTES:
FORMACIÓN
EXPERIENCIA
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS
MANEJA ALGÚN IDIOMA: % LEIDO % HABLADO % ESCRITO
OTROS REQUISITOS
FUNCIONES A REALIZAR
FECHA DE CIERRE CONVOCATORIA

OTROS DATOS DE LA VACANTE


SUELDO
PRESTACIONES:

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OTROS:
HORARIO DEL PUESTO:

DATOS DE CONTACTO
TELÉFONO
E-MAIL
DIRECCIÓN
Fuente. Elaboración propia.

17. REVISIÓN DE HOJAS DE VIDA / POSTULACIONES INTERNAS

La revisión de las hojas de vida se realizará dependiendo del tipo de postulaciones, estas pueden

ser de manera interna como externa.

Selección Interna

Es un proceso de selección que busca entre los aspirantes aquellos que tienen capacidades y

conocimientos que pueden llegar a ser contratados, se facilita este proceso por el trabajo dentro

de la empresa, para ello es indispensable revisar su hoja de vida.

Las postulaciones internas será de acuerdo a la forma de promoción y ascenso, esta puede ser de

manera vertical, horizontal o diagonal. De forma vertical se empleará los ascensos, en este caso

al subir de puesto en la estructura organizacional, la promoción se empleará de manera

horizontal, en el caso de subir de categoría en el mismo puesto, es decir, mejorar las condiciones

de trabajo; y la diagonal, en el caso de ser promovido a un puesto en otra área de la empresa. Lo

anterior, se muestra en la figura 1.

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MANUAL DE SELECCIÓN

Promociones

Para participar en este tipo de selección, el candidato debe hacer trabajado dentro de la

Distribuidora como mínimo seis meses, estos candidatos internos debe avisar a su jefe inmediato

de su interés en participar en la promoción, con el fin de tener permiso en el momento de la

disponibilidad de tiempo para realizar todo el proceso.

Recepción y análisis de las hojas de vida.

Dentro del área de gestión de talento humano se recibe y se revisa todas las hojas de vida de los

candidatos interesados en la vacante del cargo.

La solicitud debe presentarse en el área de gestión de talento humano, dentro del plazo de la

convocatoria, luego de ello el área encargada dispone de una semana para revisar la hoja de vida

y luego solicitará el examen o en su defecto se dispondrá de un ascenso automático.

Figura 1. Tipos de ascenso y promoción.

Fuente. Elaboración propia.

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MANUAL DE SELECCIÓN

Selección Externa

Este proceso se debe convocar por escrito por fuera de la empresa, utilizando los medios antes

descritos tomando como prioridad a la Agencia Pública de Empleo del SENA como el medio

más efectivo quedando la responsabilidad en el área de gestión de talento humano el

reclutamiento y la selección del personal.

Dentro de las fuentes de reclutamiento externas se puede dar en universidades, consultorías,

contactos y/o recomendaciones, bolsas de empleo.

Entrevista Preliminar

Se hace una entrevista preliminar con el fin de confirmar los datos obtenidos en dicha

solicitud, la idea es tener contacto visual con el candidato y observarle las conductas de éste.

Durante su desarrollo se proporcionará al candidato, información con respecto a la vacante,

condiciones de trabajo, sueldos, etc. Si en la requisición se piden algunos documentos como

título profesional, carta de recomendación, cédula, licencia de conducir, antecedentes

disciplinarios y de policía, etc. Ésta es la fase indicada para reconocer si el candidato cuenta con

ellos

Análisis de Hoja de vida

Se analizarán las hojas de vida clasificadas dentro de un primer filtro luego de realizarse las

entrevistas iniciales con base en las exigencias del perfil buscado. Requerimientos del

perfil solicitado y se compararán los perfiles entre sí. Será clasificada la hoja de vida que cumpla

con un mínimo de ochenta por ciento (80%) de los requisitos solicitados por el Área de trabajo

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MANUAL DE SELECCIÓN

solicitante en cuanto a: Experiencia en el área, experiencia en el puesto, formación académica,

conocimientos específicos.

Selección de Posibles Candidatos

Dentro del proceso de selección externa, la tarea inicial será hacer una evaluación y selección de

hojas de vida de los aspirantes a convertirse en posibles candidatos a ocupar un puesto vacante

en la Distribuidora LAP.

Citación a Candidatos a Entrevista

Se citara a los candidatos elegibles, notificándoles el día, hora, fecha y quién le entrevistará, si no

se pudiera concretar la entrevista, se deberá analizar si es conveniente, una posible fecha,

siempre y cuando no atrase el proceso.

Realización de la entrevista

Se realizara una entrevista a los candidatos con base en las especificaciones del cargo. La

entrevista será planificada, y tendrá una estructura que permita llevar una secuencia general para

todos los candidatos con el fin de establecer un mismo tipo de entrevista.

Los pasos de este proceso son:

 Estudio de la hoja de vida,

 Estudio de requerimientos del área solicitante.

Y las preguntas que se les hará a cada candidato son: Datos personales, experiencia laboral,

educación, capacitaciones, uso del tiempo libre, como se conforma la familia,

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MANUAL DE SELECCIÓN

18. MECANISMOS DE ANÁLISIS: CUMPLE / NO CUMPLE

Los mecanismos de análisis de hoja de vida, para revisar si cumple o no con los requisitos de la

vacante serán de acuerdo con el sistema de gestión de la organización. Con lo anterior, se empleara

una lista de chequeo para revisar cada criterio del perfil profesional. Cabe recordar que los criterios

son planteados por cada área solicitante y por la misma organización.

ELEMENTO CUMPLE NO
CUMPLE

DATOS PERSONALES:
Nombre, teléfono (fijo y móvil), correo electrónico, dirección y x
ciudad.

PERFIL PROFESIONAL:
Debe destacar las habilidades y fortalezas tanto personales como x
de la carrera, y no debe ser genérico sino que debe variar de
acuerdo con la vacante a la cual se aplica.

EXPERIENCIA PROFESIONAL:
Debe ir organizada en orden cronológico inverso, incluir el x
nombre de la empresa, el cargo, resumen de las funciones o logros
y fecha de ingreso y finalización. Revise que sea coherente con el
perfil.

FORMACION:
Debe incluir título adquirido, Institución Educativa, Fecha de x
inicio y finalización de los estudios a los que está haciendo
referencia y además ciudad. Es importante tener en cuenta la
educación secundaria, pregrado y cuando aplique también el
postgrado.

FORMACION COMPLEMENTARIA:
Debe incluir la información sobre cursos, seminarios o congresos x
que no tengan una antigüedad mayor a 2 años. Es importante
tener en cuenta las materias complementarias, el Los idiomas que
maneja y el nivel que tiene en ellos. De igual forma el manejo de
herramientas de sistemas (Programas especializados).

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MANUAL DE SELECCIÓN

OTROS DATOS DE INTERÉS:


Información sobre deportes, aficiones y distinciones. x
RECONOCIMIENTOS Y LOGROS:
Destaque en esta parte aspectos como los reconocimientos que ha x
tenido durante su vida universitaria tanto a nivel personal como
académico (alumno distinguido); incluidas también las monitorias.

REFERENCIAS:
No son necesarias, pero si el candidato decide incluirlas, revise x
tanto las referencias laborales como las laborales.
Referencias personales
Referencias laborales.

19. CREACIÓN BASES DE DATOS DE CANDIDATOS

Crear una base de datos de candidatos ahorra tiempo de selección y permite encontrar candidatos

más cualificados. Para esta estrategia se puede tener en cuenta las siguientes condiciones:

 Establecer prioridades con vacantes difíciles de cubrir, lo que ayudara a reducir el coste

de contratación y duración del proceso.

 Filtra buscando los mejores, ahorra tiempo, hay que averiguar a través de contactos si

encaja el tipo de perfil que se está buscando.

 Conseguir el apoyo de los responsables de contratación.

 Organización: Control de candidatos contactados,

sus respuestas y nivel de interés.

 Trata a los candidatos con respeto.

 Personalización del mensaje.

 Mantén tu visibilidad y accesibilidad. Empápate de la cultura del networking.

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MANUAL DE SELECCIÓN

 Establece objetivos claros para tu equipo.

 Medir los avances.

 Envía comunicaciones masivas a candidatos.

 Reconocer los éxitos. (Incorpora resultados de pruebas)

La base de datos es un instrumento útil para poder ahorrar costos y tiempo en la búsqueda de

personal; de igual manera, al subir los datos de los candidatos permite contar con información y

comparar con los criterios de selección.

20. ELECCIÓN DE INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN

La elección de estos instrumentos debe ser alineada con los objetivos estratégicos de la

organización dependiendo las características psicométricas y las no psicométricas como por

ejemplo, su apariencia o su formato grupal o individual, el tiempo requerido para aplicarlas o

costo de utilización. Aplicándolo a la distribuidora LAP, vamos a obtener información del

solicitante y ayudara a la organización a decidir si las habilidades, conocimientos y capacidades

son adecuados para el puesto.

¿Qué se Quiere Medir? Dentro del proceso de selección se va a medir lo siguiente:

Entrevistas. La evidencia sugiere que las entrevistas son buenas para determinar la inteligencia

del solicitante, su nivel de motivación y sus habilidades interpersonales. Por lo general se tienen

al menos dos entrevistas, estas serán realizadas por la dirección de Gestión del talento y en su

defecto el encargado del área de la vacante. Las entrevistas pueden ser:

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MANUAL DE SELECCIÓN

 Entrevista no dirigida.

 Entrevista estructurada.

 Entrevista situacional.

 Entrevistas para describir comportamientos.

 Entrevista de grupo.

Pruebas Escritas:

 Pruebas de conocimiento.

 Pruebas de desempeño.

 Pruebas de inteligencia.

 Pruebas psicológicas o de personalidad.

Las pruebas de capacidad intelectual, de capacidad mecánica y espacial, de exactitud de

percepción y de capacidad. Las pruebas de inteligencia son proyectoras razonablemente buenas

para los puestos de supervisión. La administración tiene la obligación de demostrar que las

pruebas utilizadas guardan relación con el puesto.

Pruebas Psicotécnicas: tratan de medir, entre otros aspectos, los rasgos de personalidad, las

capacidades, las aptitudes y los intereses de los candidatos para determinar, de la manera más

objetiva posible, su idoneidad para el puesto a desempeñar.

Las pruebas anteriores tienen los siguientes valores ponderaciones.

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MANUAL DE SELECCIÓN

Prueba de
40%
conocimiento

Prueba psicotécnica 30%

Entrevista 30%

¿A Quiénes se Quiere Evaluar?

Se van a evaluar a todos los candidatos que se presenten a ocupar la(s) vacante(s).

¿Cuántos Serán Evaluados?

Se evaluarán los candidatos a quienes al evaluar la hoja de vida reúnan los requisitos del perfil

requerido para ocupar los cargos requeridos.

¿Quiénes participarán del proceso?

Este proceso será realizado por la dirección de Gestión del talento y en su defecto el encargado del

área de la vacante.

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MANUAL DE SELECCIÓN

21. REFERENCIACIÓN: LABORAL, ACADÉMICA, PERSONAL ENFOCADA EN SUS

COMPETENCIAS

Con el fin de hacer efectivo el proceso de selección de personal, La comprobación se hará de

manera telefónica con las entidades, así como por correo electrónico.

Laboral: aquí el candidato da a conocer su experiencia en el campo y su paso por los anteriores

empleos en los que se ha desempeñado, el reclutador hace uso de ésta función para contactar las

antiguas empresas en las que el entrevistado laboró y así certificar y cerciorarse que es verdadera

la información allí descrita.

Esta opción le permitirá demostrar que es la persona indicada para fortalecer a la empresa con sus

conocimientos y su amplia experiencia con referencia al cargo.

Académica: las referencias académicas parten de la certificación de la que fue merecedor por

haber cursado, aprobado y culminado con éxito sus estudios académicos, ya sea a nivel técnico o

profesional, destacando las cualidades y capacidades en las que se destacó en el momento de su

formación.

A la empresa le es útil esta referencia porque le permite corroborar esta información y determinar

si el candidato cumple con los conocimientos requeridos para ocupar el perfil.

Personal: son estrategias utilizadas en el área de recursos humanos para conocer más a fondo a la

persona que está en trámite de contratación. La empresa necesita tener conocimiento del concepto

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MANUAL DE SELECCIÓN

que tienen las personas allegadas y conocidas del candidato al puesto, esta apreciación permite

tener un concepto más claro de la personalidad del aspirante.

La empresa y el personal encargado del área de recurso humano son los que determinan después

del estudio y análisis de las referencias, si el aspirante al cargo es la persona idónea para ocupar el

puesto requerido, teniendo en cuenta las cualidades y fortalezas que le sean apreciadas al momento

del estudio de su perfil.

22. FORMATO DE REFERENCIACIÓN

Se tendrá en cuenta el formato correspondiente, lo anterior se evidencia en la tabla 3.

Tabla 3. Formato de referencias.

FORMATO DE VERIFICACION DE
REFERENCIAS LABORALES

NOTA: Las referencias que deben suministrar el aspirante deben hacer relación a los (2) últimos
empleos.

Empresa: Empresa:
Nombre del candidato: Nombre del candidato:
Cédula: Cédula:
Cargo al que aspira: Cargo al que aspira:
Nombre de quien da la información: Nombre de quien da la información:

Cargo: Cargo:

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Fecha: Fecha:
Teléfono: Teléfono:
Fecha y cargos desempeñados: Fecha y cargos desempeñados:
De: De:
A: A:
Tipo de contrato con el cual estuvo vinculado: Tipo de contrato con el cual estuvo vinculado:
____ Prestación de servicios ____ Prestación de servicios
____ Tiempo indefinido ____ Tiempo indefinido
____ Periodo de prueba ____ Periodo de prueba
____ Tiempo definido ____ Tiempo definido
Descripción de las relaciones con jefes y Descripción de las relaciones con jefes y
superiores: superiores:

Fue ascendido o promovido durante su Fue ascendido o promovido durante su permanencia


permanencia en la Empresa: en la Empresa:
Sí ___ No ___ Sí ___ No ___
¿Tuvo personal a su cargo?: Si ___ No ___ ¿Tuvo personal a su cargo?: Si ___ No ___
Volvería a contratar al candidato en su Volvería a contratar al candidato en su empresa?:
empresa?:
Motivo del retiro: Motivo del retiro:
___ Voluntario ___ Voluntario
___ Despido injustificado ___ Despido injustificado
___ Por terminación de contrato ___ Por terminación de contrato
___Despido justificado ___Despido justificado
Aspectos a calificar: Aspectos a calificar:
a) Compromiso y lealtad con las personas a) Compromiso y lealtad con las personas
b) Responsabilidad b) Responsabilidad
c) Calidad de su trabajo c) Calidad de su trabajo
d) Trabajo en equipo d) Trabajo en equipo
Verificación de Referencia Laboral Satisfactoria Sí ___ No ___
Fuente. Elaboración propia.

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23. DECISIÓN DE CONTRATAR / PROMOVER A UN CARGO

Depende de un extenso y dispendioso proceso llevado a cabo por parte de los departamentos de

selección de personal y recursos humanos, ya que se toman muchos factores en cuenta a la hora

de tomar la decisión de contratar o no a un candidato, después de haber pasado por todos los

filtros necesarios.

Esta decisión involucra a todos los participantes del proceso ya que es necesario que la empresa

de a conocer a cada uno de sus candidatos la decisión tomada, la mayor parte de las empresas

emplean el medio telefónico para informar el cierre del proceso y por consiguiente la aceptación

de uno de ellos. Aunque se les informe que no pasaron el proceso a los demás candidatos, se les

dará a conocer que sus datos y hojas de vida serán incluidos en la base de datos de la empresa

para futuras oportunidades.

Promover a un cargo

En la actualidad, la promoción interna se ha revelado como una gran herramienta para alcanzar la

satisfacción de los empleados.

Una compañía tiene en su equipo humano el más importante de sus activos. Si es capaz de

transmitirles cuánto pueden crecer juntos y hacerles llegar la idea de que sus éxitos personales

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serán parte del triunfo de la empresa, se habrá cumplido uno de los objetivos del departamento

de recursos humanos: la motivación del equipo.

Esta política de recursos humanos permite generar expectativas entre los trabajadores sin tener

que acudir al mercado externo y, además tiene la ventaja de que, si el puesto se cubre con un

candidato que ya formaba parte de la compañía, su proceso de adaptación será mucho menor.

Promover a un trabajador dentro de la organización implica la concesión de un ascenso a un

puesto superior, con responsabilidad y salario mayores. Debido a esto, se tiene en cuenta una

serie de factores a analizar con respecto al empleado que se quiere promocionar:

• Resultados obtenidos por el empleado a lo largo de su carrera profesional en la compañía

• Valoración del desempeño en sus labores

• Evaluación de las competencias llevadas a cabo frente a las que realizará en su nuevo puesto

• Análisis de sus conocimientos técnicos, idiomas y experiencia laboral previa a la empresa

• Estudiar la red de contactos y relaciones establecidas durante su carrera en la empresa

• Tener en cuenta el salario actual y el que percibirá en su nuevo puesto

• Valorar la antigüedad en la compañía y los méritos conseguidos

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24. NOTIFICACIÓN EN CASO POSITIVO: LISTA DE DOCUMENTOS DE

VINCULACIÓN

La persona encargada de contratación de la empresa se comunica con él o ella, ya sea por medio

escrito o telefónicamente informándole que fue seleccionado para ocupar el cargo indicado y que

debe proceder a realizarse los exámenes médicos de ingreso correspondientes y hacer llegar lo

más pronto posible los documentos faltantes para continuar con el proceso de contratación y

vinculación con la empresa.

Documentos para vinculación

 Hoja de vida actualizada con foto

 2 Fotos

 5 Fotocopias de la Cedula ampliadas al 150%

 2 Fotocopias de Certificado Judicial ANTECEDENTES (PROCURADURIA,

POLICIA)

 2 Ultimas Certificaciones Laborales

 2 Referencias Personales

 Fotocopia Acta y Diploma de Bachiller

 Certificados de vinculación a EPS y Fondo de Pensiones

DOCUMENTOS PARA AFILIAR A BENEFICIARIOS EN EPS Y CAJA DE

COMPENSACIÓN

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AFILIACION A HIJOS

 Hijos menores de 7 años: Registro civil legible con Nuip numérico

 Hijos mayores de 7 años: Registro civil legible y copia de la tarjeta de identidad

 Hijos mayores de 12 años: Registro civil legible, copia de la tarjeta de identidad y

certificado de escolaridad

AFILIACION CONYUGUE

 Copia cédula ciudadanía legible por las 2 caras

 Registro civil de matrimonio o extra juicio firmado por los dos indicando convivencia y

dependencia o en caso que el conyugue TRABAJE, certificado laboral familiar NO SE

REQUIERE EXTRAJUICIO , SE HACE UNA CARTA DIRIJIDA A LA EPS

INDICANDO TIEMPO DE CONVIVENCIA Y DEPENDENCIA MAYOR A 2

AÑOS FIRMADA POR AMBOS , ESTO EN CASO DE CONVIVIR UNION

LIBRE, CERTIFICADO LABORAL ORIGINAL DEL CONYUGUE

AFILIACION A PADRES:

 Copia cédula ciudadanía del trabajador y de los padres

 Registro Civil del colaborador COTIZANTE donde conste el parentesco

 Declaración de dependencia económica rendida por los padres NO ES NECESARIO.2

2https://noticias.universia.es/practicas-empleo/noticia/2017/07/25/1154528/sirven-referencias-
entrevistas-trabajo.html
https://es.scribd.com/doc/55544045/Formato-Verificacoin-de-Referencias-Laborales

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25. NOTIFICACIÓN EN CASO NEGATIVO: MODELO DE CARTA DE

AGRADECIMIENTO POR PARTICIPAR EN EL PROCESO

Dar noticias que no son buenas nunca será agradable, es por eso que el líder encargado de informar

que el candidato no fue seleccionado debe tener una característica que es muy importante como la

de ser humano y sensible, sin dejar de lado su veracidad y su contundencia a la hora de informar,

debe ser coherente, respetuoso y comunicarlo de forma directa, sin rodeos y preferiblemente no

usar tercera persona para quitarse responsabilidad frente al caso.

Se debe tener en cuenta que siempre habrá forma de convertir una respuesta negativa en forma

positiva, tratando de no herir susceptibilidades a los candidatos. Este modelo se evidencia en la

tabla 4.

Tabla 4. Modelo carta agradecimiento por participar en el proceso.

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Ciudad, Fecha _______________

Señor
XXXXXXXXXXXX
Dirección
Ciudad

Estimado XXXXXX:
Le agradecemos la confianza depositada en LA EMPRESA, enviándonos su Hoja de Vida, y
posteriormente haber formado parte del proceso de selección del puesto “Nombre de la vacante”.
Lamentamos informarle que no ha sido finalmente el candidato seleccionado para este perfil, ya
que su formación, y trayectoria profesional no se ajustaron al perfil que estamos buscando.
Igualmente le informamos que consideraremos su candidatura en futuros procesos de selección
y nos pondremos en contacto con usted en el momento en que surjan posiciones que se ajusten
adecuadamente a su perfil y experiencia profesional. En cualquier caso, le doy la garantía de
que quedará incorporado a nuestra base de datos de Candidatos.
Así mismo, le informamos que se respetará la confidencialidad de la información contenida en
la Hoja de Vida que nos ha remitido y se garantizará el ejercicio de sus derechos de acceso,
rectificación, cancelación y oposición, en los términos previstos en la Ley orgánica 15/1999 de
13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

Agradeciéndole el interés demostrado por formar parte del núcleo de profesionales de esta
Compañía.
Cordialmente,

XXXXXXXXX
Cargo
Teléfono
E-mail
Fuente. Elaboración propia.

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26. GLOSARIO

Contrato Laboral: Contrato de trabajo es aquél por el cual una persona natural se obliga a prestar

un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o

subordinación de la segunda y mediante remuneración.

Referencia Académica: es un documento similar a la carta de recomendación, pero la diferencia,

como su nombre nos indica, es que aquí se centra específicamente en dar buenas referencias sobre

la vida escolar.

Referencia Laboral: son una herramienta utilizada por personas que están en búsqueda activa de

empleo y por algunas empresas o consultoras en el momento que gestionan un proceso de

selección.

Referencia Personal: también conocidas como referencias de trabajo, son valoraciones escritas u

orales que una persona (generalmente un antiguo jefe o compañero de trabajo) hace sobre otra en

materia laboral. En una referencia personal actualizada se detallan los principales logros y

fortalezas de un individuo de cara a la búsqueda de empleo, por lo que los modelos de referencias

personales adoptan un papel estratégico en nuestro futuro laboral.

Notificación: Una carta de notificación es un tipo de documento en el que se hace saber una noticia

determinada a un grupo de personas o a alguien en particular, ésta suele de ser un carácter

totalmente oficial, por lo cual, su redacción requiere de mucha precisión en la información que se

comunica.

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Vinculación: proceso que tiene como objetivo el reclutamiento, selección e ingreso de nuevo

personal a una empresa determinada.

Análisis de puesto: Es la revisión que se hace para determinar los requerimientos que debe

satisfacer la persona, para ocupar el puesto eficientemente.

Entrevista de selección: La entrevista es una conversación y tiene un objetivo, habrá de

considerarse que esto implica una interpelación de dos individuos, entrevistado y entrevistador,

que van a ejercer una acción recíproca.

Entrevista inicial o preliminar: Esta entrevista pretende detectar de manera clara y en el mínimo

de tiempo posible, los aspectos más visibles del candidato y su relación con los requerimientos del

puesto; por ejemplo, apariencia física, facilidad de expresión verbal, habilidad para relacionarse,

etc.

Pruebas psicotécnicas: Estas pruebas son una herramienta valiosa en el proceso de selección,

puesto que permiten hacer una valoración de las habilidades y potencialidades del individuo, así

como de su capacidad en relación con los requerimientos del puesto y las posibilidades del futuro

desarrollo.

3Requisición: El reemplazo y la creación de un nuevo puesto, se notifican a través de una

requisición al departamento de Gestión Humana o al área encargada de estas funciones, señalando

los motivos que las están ocasionando, la fecha en que deberá estar cubierto el puesto, el tiempo

por el cual se va a contratar, departamento, turno y horario.

3SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA. Material descargable 4. Elaborar el manual de


selección. Especialización tecnológica Gestión de Talento Humano por Competencias-Metodología.

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27. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 https://es.scribd.com/document/324327816/Proceso-de-Seleccion-Del-Talento-Humano

 https://web.ua.es/es/ice/documentos/tutorial/material/listado-de-competencias.pdf

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA. Material descargable 3. Estructura

proceso de selección. Especialización tecnológica Gestión de Talento Humano por

Competencias-Metodología.

 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA. Material descargable 4. Elaborar

el manual de selección. Especialización tecnológica Gestión de Talento Humano por

Competencias-Metodología.

 https://noticias.universia.es/practicas-empleo/noticia/2017/07/25/1154528/sirven-

referencias-entrevistas-trabajo.html

 https://es.scribd.com/doc/55544045/Formato-Verificacoin-de-Referencias-Laborales

 http://blog.talentclue.com/como-es-la-base-de-datos-perfecta-para-reclutar

 Documentos complementarios Actividad de Aprendizaje 4: Guía de Trabajo Modelo

Gestión Por Competencias aplicado al proceso de selección.pdf- Fases del proceso

selección.pdf.

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