EL DIRECTOR DESORGANIZADO

PARTE I: LA CONDENASIÓN

Richard Luis es el director de una empresa de abastecimiento Parker, que se

caracteriza por ser desorganizado en su trabajo y en su vida familiar. Esta primera parte
del video comienza cuando trata de escribir una carta para el Sr. Johnson con la ayuda de
su secretaria, pero en ese momento es interrumpido por una visita inesperada del Sr.
Kein, su amigo, quien le viene a pedir un favor por el cumpleaños de su hija; Richard muy
gentil llama para tratar de solucionar el problema de su amigo, pero otra vez interrumpe
lo que hace para contestar otra llamada la del Sr. Bernard, entonces le pide a su secretaria
que coja la llamada, ésta le comunica que es algo urgente pero Richard no presta atención
por tratar de solucionar el problema de su amigo que tampoco lo concluye debido a su
demora pues le colgaron la llamada, la secretaria le comunica lo dicho por el Sr. Bernard y
Richard estalla de preocupación perdiendo la paciencia y gritándole solo por haber
cumplido con lo que él le ha dicho.

Al final de todo deja inconclusa sus tareas en la oficina pues perdió tanto tiempo
debido a su desorganización que no pudo culminar ni una sola tarea, lo cual le acarrea
muchos problemas de estrés.

Richard llega a su casa y ahí podemos observar que su vida familiar es también
muy desorganizada tanto así que no pudo ni recordar el cumpleaños de su propio hijo y
una cita que tenia con su esposa.
 Richard trata de resolver los problemas de todos, no planea sus actividades, no
recuerda sus compromisos, reuniones y tiene muy descuidada a su familia. Se ve todo el
tiempo saturado de trabajo debido a que trata de hacer el trabajo de todos, cree que si él
no lo hace, las cosas no saldrán bien y no es capaz de organizarse, lo cual lo lleva a
saturarse, esto hace que entre en una crisis la cual le ocasiona un paro cardiaco.

Richard llega al cielo y se encuentra con San Pedro. Richard quiere entrar al cielo
pero cuando San Pedro verifica en su computadora le dice que él no esta registrado,
entonces Richard se asombra pues según él siempre fue una buena persona, que ayudaba
a sus colegas, pero según el sistema de San Pedro eso no era cierto y le dice que es un
pecador clásico que piensa que todo lo que hace esta bien pero sin embargo todo está
mal.

San Pedro le muestra a Richard todo lo que ha fallado en el aspecto laboral y

familiar. Primero le muestra un video en el qué opinan de él todas las personas que lo
rodean, desde su secretaria hasta su esposa. Como Richard no cree en lo que le muestra,
pues según él no podría ser verdad todo lo que dicen de él; San Pedro decide enseñarle un
video del último momento en el que laboro, en el cual prefiere hacer el trabajo de los
demás a hacer el suyo; sin embargo después de ver esto Richard sigue pensando que hace
lo correcto, entonces San Pedro intenta hacerle entrar en razón explicándole todo el
tiempo y dinero que pierde haciendo un trabajo que ya fue hecho por otra persona.

Como Richard es tan terco y no quiere entender lo que le trata de decir San Pedro
le muestra una serie de videos para que entienda que lo que esta haciendo esta mal:
  Primer video:
Donde se ve a Bernard, un empleado, que habla con él y le pide ayuda para
resolver una situación en su trabajo, Richard le contesta que no tiene tiempo
para eso y le dice que después lo ayudará, lo que para Bernard significa que
será nunca, pues sabe que Richard nunca tiene tiempo y si lo busca nunca lo
encuentra.

 Segundo video:
En este video se ve cuando tiene que ir a cerrar un negocio con el Sr. Nelson,
pero Richard no estaba preparado para negociar y entra en pánico sin poder
llegar a un acuerdo que le favorezca, perdiendo la negociación por su falta de
preparación. Esta presentación con su cliente, fue la gota que derramo el vaso
de agua ya que hizo notar a su cliente de la desorganización y el desinterés de
la empresa frente a su cliente.

 Tercer video:
Aquí se ve la reacción de Bernard por una decisión que Richard toma sin
consultarle y lo peor sin avisarle, poniendo a Bernard en aprietos.

Después de ver estos videos Richard se da cuenta que ha hecho mal las cosas y le
pide una oportunidad a San Pedro para que lo deje volver a la Tierra y ordene su vida. San
Pedro le concede el permiso de volver pero con la condición de que le prometa que ahora
va hacer las cosas bien; como no dejar que todo el mundo lo interrumpa, no hacer el
trabajo de lo demás y perder tiempo en eso, utilizar bien a su secretaria, realizar los
trabajos que demanden prioridades.

Richard le dice que ahora será un hombre diferente pero San Pedro le responde
que eso no es necesario, pues solo debe ser el mismo pero organizado. Richard vuelve a la
Tierra y sorprende a todos pues supuestamente estaba muerto.

PARTE II: LA SALVACIÓN

La segunda parte comienza cuando Richard llega a la Tierra y todo lo vuelve a hacer
mal, entonces San pedro lo vuelve a llevar al cielo para darle algunos consejos de como
poder organizar su vida. San Pedro le indica a Richard que él se organice primero antes de
organizar a otras personas, Richard nunca se ha organizado ya que considera a esto como
una pérdida de tiempo por lo que siempre está estresado.
 San Pedro le dice que debe controlar bien su tiempo y definir en qué lo utilizará,
también le pregunta en qué consiste su trabajo, cuál es su objetivo y Richard le responde
mal, pues le dice lo que hace diariamente y ese no es su objetivo.

San Pedro le aconseja que necesita hacer una lista de todo lo que debe de hacer
para luego clasificarlas en tareas activas y tareas reactivas. Luego le toca el tema de
planificación y le explica cómo programar una tarea, teniendo en cuenta dos cosas: cuánto
tiempo desea emplear en ella y con qué rapidez estará terminada la tarea, es ahí donde le
sugiere establecer prioridades, definiéndole la diferencia entre importante y urgente, y
también le dice que al momento de organizar su agenda debe dejar espacio suficiente
para cualquier tarea que se le presente.

Richard estaba acostumbrado a atender en todo momento a cualquier persona

que viniera a interrumpirlo, es por ello que San Pedro le recomienda que organice su
tiempo en las ya mencionadas tareas (activas y reactivas).

Richard habla con Bernard y este le reprocha, que siempre interviene en su

trabajo, quitándole la potestad de hacerse cargo del mismo, es por ello que Richard se
vuelve a sentir mal y San Pedro le explica que debe delegar las tareas una vez que ya se
organice él, después de esto recién debe organizar al resto.

Richard debe aprender a delegar parte de su trabajo, dar a sus subordinados la

autoridad de decidir sin consultarle antes. Para esto debe empezar por dejar de hacer
algunas tareas que le gustan hacer, es decir DESARROLLARSE, siendo eficaz y no tener
miedo a perder el control, entendiendo que no puede delegar la responsabilidad.
 Con una planificación y un entrenamiento adecuado se puede evitar el riesgo. Para
delegar se debe tener en claro: qué tareas se van a delegar, quiénes la van asumir y
cuánto tiempo les tomará asumirla, también tomar en cuenta que los empleados deben
tener confianza en sí mismos, a la vez siendo necesario hacer una capacitación o plan de
aprendizaje previo porque empezar una nueva tarea lleva tiempo si no la saben hacer y le
dará más trabajo a Richard.

San Pedro le dice a Richard que al momento de delegar no se puede despreocupar

por completo de su trabajo, ya que delegar significa apartar tus manos pero no tu vista de
encima, es decir que en todo momento debe aconsejar a quien se lo pida y repasar los
puntos clave.

PARTE III: LAMENTACIONES

Púes bien esta parte comienza con un supuesto reportaje a “San Pedro”, mismo que
empieza a hablarle a la reportera sobre el estupendo trabajo que realizo con Richard, y de
lo bien que había resuelto su problema con la desorganización de su tiempo. Pero al ver
el “video satelital” de Richard se da cuenta que no todo va en viento en popa y llega a los
siguientes sucesos.

1. Perderse en la labor: “Responsabilidad o Delegación”

Como se deja ver en esta parte la principal representante es Bárbara. Richard después
de una no tan buena reunión con sus directores de áreas, se queda a solas con Bárbara
pues piensa que entre los tres es la que menos sabe de la labor que ella realiza, ya que no
es la esperada por este, mandándole indirectas, más no los puntos concretos que esta
trabajadora debería realizar. Es así como Richard empieza a perder los papeles
nuevamente y san pedro baja a ayudarlo o al menos ver si necesitaba algo. Ante esto
Richard le muestra las molestias que estaba teniendo con su equipo, pues no era lo que
exactamente esperaba.

Bueno Richard empieza hablando de Bárbara, de cómo es que ha estado fallando en

la labor que este le había encomendado, echándole toda la culpa. Sin embargo San Pedro
le ira mostrando videos de que es lo que Bárbara había estado haciendo, que para ella
estaba en lo correcto, mas no para Richard pues no era lo que él había pedido. Así la
reportera como san pedro se dan cuenta que este tiene la culpa por no delegar bien las
funciones a Bárbara, pero el que sigue entercado es Richard, pues piensa que la culpa no
es de él. Bueno como conclusión se da que Bárbara no sabe lo que tiene que hacer.
 Estresada, temerosa, insegura Lo que debería hacer Richard
pues no tenía clara su función para que esta entienda su labor

2. Bajo rendimiento en sus funciones: “Especificación de objetivos o Inoperancia ”

Siguiendo con los empleados al que le corresponde esta parte es a Bernard. Para
Richard Bernard es un inoperante de “cabo a rabo” que es como él lo califica, a
continuación San Pedro le muestra un video de cómo está fallando su empleado y que no
es causa de una inoperancia por parte de este mismo es decir, de Bernard. Sino de la
incomprensión, falta de entendimiento de la gente que son algunas de las cosas que san
Pedro (al igual que la reportera) le hará saber a Richard.

Pero este seguirá con la terquedad que él no tiene la culpa de nada más sino el
mismo Bernard, pues según Richard él le indico lo que debe y no debe hacer y si falla es
por su falta de incapacidad. De esta manera hace que san Pedro pierda los papeles y de un
grito de la impotencia por la falta de comprensión y sensatez para entender las cosas.

Irritante y colérico pues no encuentra

que su empleado responda
 Definición de objetivos y
saber a que se dedica

3. Conformismo laboral: “Metas o Conformismo”

Buena la última parte de este capítulo corresponde a Tonny. Para Richard Tonny es el
mejor, pues lo considera un chico listo y muy hábil para conseguir buenos márgenes de
ventas, pero que es un “vago” pues no hace más de los que debería hacer. San Pedro le
muestra el video donde lo que dice Richard es cierto de algún modo, pero que en realidad
Tonny es el mejor empleado y que se está estancando simplemente porque Richard no lo
motiva, es decir no le muestra las metas que éste debería tener; porque una cosa es la
fijación de objetivos y otra es la determinación de metas a cada individuo de cada área de
trabajo. Así irónicamente Richard afirma que también es su culpa al igua que en los dos
casos anteriores; y San Pedro, junto con la reportera, se alegra de que por fin haya
entendido el significado es decir sino funciona nada bien con su directorio es porque él no
lo está haciendo bien.

En la última parte de este capítulo San Pedro se sentara junto a Richard a mostrarle
las soluciones respecto a estos tres individuos que ya se verá en la cuarta parte.

Aburrimiento y desgano en el Satisfacción y ganas de mejora

trabajo en su área.
PARTE IV: REVELACIONES

Bueno en este capítulo se trata de resumir las enseñanzas que el video nos da a
conocer, que básicamente se resumen en tres fases.

Como ya se había visto en el capítulo anterior, se explicará los “errores” que estaba
cometiendo Richard respecto a sus empleados. Bueno San Pedro pasara a decirle primero
que es lo que estaba pasando con cada uno de ellos y llego a la siguiente conclusión:

 Primero, Bárbara quien no sabía realizar bien sus funciones no porque no sabía
sino simplemente porque Richard no le había delegado correctamente sus
funciones.
 Segundo, Bernard quien por supuesto no tenía claro sus objetivos como director
de área que había sido delegado.
 Tercero, Tonny quien es la persona que mejor se desempeña, pero que pierde la
mayoría de su tiempo, pues Richard no le ha dado metas suficientes. Aparte de no
existir motivación.

San Pedro le dice que son tres fracasos, que se resume en el hecho de que Richard
aprendió a organizarse a sí mismo pero no a organizar a los demás. A continuación pasara
a darle soluciones, que comenzará:

1. Responsabilidades: San Pedro le mostrara un video donde se verá como

Bárbara no sabe exactamente lo que hace. El prototipo de trabajo pensado que tiene ella
no es el mismo que el que tiene esperado Richard. La solución que le da es que Richard
pasara a explicar detalladamente lo que en realidad debe hacer Bárbara, clarificando ideas
concretas con áreas claves para poder tener mejore resultados.

2. Criterios de rendimiento: es la parte donde Bernard pasara a ser parte, pues

Richard no le había dado objetivos claros y concretos a este. Nuevamente San Pedro le
hará ver un video donde Bernard se muestra inseguro y poco capaz de realizar en óptima
labor, también esta Richard que no especificaba con exactitud qué era lo que realmente
esperaba de sus empleados, no había ideas concretas. Al final Richard entiende y está
preparado para decírselo a Bernard, pero no sin antes saber que los objetivos están dados
de acuerdo a sus trabajadores y sus capacidades.

Por ende la segunda lección es la de establecer objetivos que puedan ser

reconocidos por el director y el empleado, para así dar solución a los problemas que
surjan de forma inmediata.
 3. Metas: como bien se ve en el video Tonny es el mejor empleado, pero es un
empleado en desuso, que es como le hará ver San Pedro, aunque Richard piense que él no
lo necesite porque ya era bueno. Bien si Richard siguiera así probablemente terminaría
perdiendo a Tonny. Así pasara a explicarle que los objetivos son para todos los empleados
mientras que las metas es para cada trabajador, pues va con las capacidades de este.
Resumiéndolo en ampliar las capacidades y reconocerlos en público. Richard pasara a
hablar con Tonny y le mostrara sus metas como trabajador.

Bien esta película terminará con una satisfecha reunión de Richard con sus
empleados, pues sus empleados llegaran a las metas que ya tenían planeadas para el
futuro.
COMENTARIOS

PARTE I: LA CONDENASIÓN

Hay muchas personas que son muy desorganizadas en todo sentido, tanto en el
trabajo como en su vida personal; desde que son niños crecen con esa mentalidad y con
ese mal hábito; esto se podría deber como un factor a que los padres no corrigen a sus
hijos y lo pasan por alto. Y al momento que ya quieren corregirlos ya es demasiado tarde,
ya que el niño se ha creado con ese mal hábito.

Otro factor podría ser también cuando la persona no realiza un análisis propio, no
acepta sus defectos para luego corregirlos, piensan que todo lo están haciendo bien
cuando en realidad no lo es.

Bueno de acuerdo al video, esto sucede constantemente en los gerentes u

operadores de empresas. Estas personas si son desorganizadas no van a poder realizar sus
actividades laborales y del hogar en un 100%. Por ejemplo en el ámbito familiar podría
manifestarse olvidándose de varias cosas que son importantes para él y su familia (fechas
como cumpleaños, reuniones, entre otras actividades), ser desordenado consigo mismo. Y
en el ámbito laboral poco o nada le interesa el orden, para mejorar esto podría planificar
sus actividades y tenerlas apuntadas en una agenda y con todo los detalles de sus
actividades priorizando las más importantes.

PARTE II: LA SALVACIÓN

En esta segunda parte el video nos la importancia de adoptar técnicas esenciales

para la administración del tiempo y delegación de tareas. Debemos comprender que un
gerente debe aprender a establecer agendas para realizar las tareas activas mientras deja
tiempo disponible para las reactivas.

Otro punto que es muy importante es que debemos aprender a delegar, pero
reteniendo la responsabilidad, ya que así haremos un mejor uso de su nuestro tiempo y
del equipo que tenemos a nuestro cargo, contribuyendo así a la motivación del grupo.

PARTE III: LAMENTACIONES

Esta parte del video nos muestra que siempre es bueno aprender de los errores
para mejorar, en vez de perder el tiempo en lamentaciones. Muchas veces creemos hacer
lo correcto, pero no basta simplemente hacer lo que creemos, sino buscar un
asesoramiento o pedir una opinión a los demás sobre las tareas que estamos realizando o
encomendando, pues así nos sentiremos mucho mas seguros de como nos estamos
organizando en conjunto con los demás.
PARTE IV: REVELACIONES

¿Cómo fijar metas y objetivos?. En esta última parte del video aprendemos la
importancia de definir responsabilidades revisando regularmente las metas conseguidas,
estimulando a los demás, elogiando los logros satisfactorios y rectificando, al mismo
tiempo, cualquier posible desviación.

CONCEPTOS BÁSICOS

 LA DESORGANIZACIÓN:

Es el desorden total, la carencia de la organización, pero bueno el principal

problema, por el que muchas empresas fracasan en la actual sociedad de la información,
es por la desorganización reinante dentro de su estructura interna. Es muy fácil echar la
culpa de este mal a factores externos que están directamente relacionados con la
sociedad cambiante y dinámica en la que vivimos.

Sin embargo el motivo de esta desorganización dentro de muchas grandes

empresas reside en las personas que las dirigen, que claramente no saben gestionar de
forma correcta los recursos de los que dispone su organización.

No olvidemos que las empresas las dirigen personas de carne y hueso, por lo tanto
que se estanquen o prosperen, va a depender íntegramente de la capacidad de gestión de
esas personas.

Los responsables de cada departamento, no son conscientes de que los otros

departamentos no son enemigos, sino aliados para conseguir el éxito de su empresa.

Para que una empresa triunfe es imprescindible que todos sus miembros estén
unidos y se consideren parte importante de la misma.

Las luchas internas de poder entre los miembros internos de las organizaciones son
una perdida de tiempo y dinero brutal, que lo único que consiguen es debilitar su
estructura, poniéndola constantemente en peligro de muerte.

También hay que mejorar la gestión del tiempo de los miembros de una empresa,
ya que se pierde mucho tiempo, que se podría aprovechar. Es muy habitual entre las
personas que gestionan las empresas, hacer muchas reuniones, que no sirven para nada,
debido a que no se han preparado en condiciones, no había orden del día, posteriormente
no se llevan a ejecución los acciones previstas, los participantes de esas reuniones se
dedican a discutir en vez de a solucionar los problemas o dificultades de su empresa.
 La formación en la gestión del tiempo de los miembros de una empresa no puede
faltar para educar y ayudar a cambiar los malos hábitos de nuestros gestores internos.

Otro gran aspecto que contribuye a la desorganización es el caos en los

procedimientos internos de una empresa. No puede ser que los gestores de las empresas
apliquen los procedimientos de forma aleatoria según les convenga, ya que para que
todo funcione adecuadamente todos los miembros de la empresa tienen que cumplir a
raja tabla los procedimientos establecidos.

Si nuestra empresa es víctima de la desorganización tenemos que dar un cambio

de 360º grados para poder avanzar y conseguir que nuestra empresa consiga mayores
beneficios que posteriormente son satisfactorios para todos los que contribuimos a ellos
en menor o mayor medida.
Lo primero que tenemos que hacer es ver cuales son los motivos causantes de la
desorganización de nuestra organización.

La dirección de la empresa tiene que estar dispuesta a poner fin a esta situación
desesperante y volver al camino del éxito, que no se consigue más que con disciplina e
interés en hacerlo.

Una vez detectado el hecho causante tenemos que intentar modificarlo en caso de
que haya posibilidad, sino tendremos que eliminarlo.

Posteriormente tenemos que estar en alerta ante futuros rebrotes del hecho
perturbador para evitar volver a la desorganización, puesto que lo realmente difícil no es
eliminarlo, sino mantenernos en el camino adecuado sin desviación hacia esa situación
pasada.

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  ABDICACIÓN:

Del latín abdicatĭo, abdicación es la acción y efecto de abdicar (declinar a la

soberanía o cederla, renunciar a derechos o ventajas). El término también se utiliza para
nombrar al documento en que consta dicha abdicación.

Por ejemplo: “El príncipe decidió su abdicación tras la guerra con el pueblo
vecino”, “Que lo sepan todos los súbditos y lacayos: la abdicación no es una opción para Su
Majestad”, “La abdicación del rey Martín IV dejó el trono en manos de su hijo Felipe”.

La abdicación, en definitiva, implica un acto a través del cual un sujeto cede por sí
mismo su cargo antes de la expiración del tiempo establecido con anterioridad. Se trata de
un concepto similar al de renuncia.

 ORGANIZARSE UNO MISMO:

Organizarnos eficientemente tiene que ver con la noción de auto-organización, es

la idea de que hay cuatro aspectos de nosotros mismos en los que necesitamos sobrevivir,
mantener y progresar, estos son:

 Salud: Un cuerpo sano y una mente sana

 Habilidades: Mentales, técnicas, sociales, artísticas
 Acción: Solucionar las cosas
  Identidad: Saber quién es usted, aceptarse a sí mismo, siempre teniendo una idea
de quién quiere llegar a ser.

Evidentemente, hay una relación entre estos cuatro puntos. Necesita salud si
quiere llegar a ser hábil, o a resolver las cosas. De forma similar, resolver algo requiere
habilidad, así como motivación. Y su habilidad está relacionada con su forma de verse y
valorarse a sí mismo.

Organizarse a sí mismo como adulto exige que usted decida conscientemente

aprender y desarrollar, en una empresa uno tiene la necesidad básica de organizarse uno
mismo, porque como administrador son muchísimos los deberes y responsabilidades,
entonces uno debe estar organizado para realizar y cumplir todos los pendientes.

 CONCEPTOS DE BÁSICOS DE NEGOCIACIÓN:

 Credibilidad y confiabilidad: El gerente como se muestra en el video hace que su

personal no tenga una dirección fija y todos tienen dudas de lo que hacen, no
confían en su director.

 Control sobre las personas: El nunca vio que tenía un recurso humano
importante y que perdió de vista cuando él sentía que era el único que tenía la
respuesta a todos los problemas dentro de la empresa, así como de su casa.

 Buena comunicación: Sus empleados tenían miedo e inseguridad en sus

actividades esto se dio porque Richard no se comunicaba de manera correcta con
sus trabajadores.

 Habilidad para enfrentarse a la incertidumbre: Richard no supo cómo actuar

frente a su cliente y el tenia todas las de perder ya que no estaba al día con las
actividades de su cliente e hizo que el ponga las reglas del juego ya que no podía
recriminar nada de lo que decía su cliente.

 Liderazgo: El liderazgo que presentaba era la de un dictador ya que obligaba a

todos hacer algo pero no los controlaba y ellos tenían dudas respecto a lo que
tenían que hacer.

 CONTROLAR EL TIEMPO

Quien controla su tiempo, es el que transita habitualmente por lo importante y no

por lo urgente: cuida las relaciones, se capacita, descubre oportunidades, planifica.
 Es más conveniente trabajar por oportunidades que resolviendo problemas. Así se
evita la crisis antes de que ésta se produzca

El dominador del tiempo tiene en una mano el reloj para administrar y en la otra la
brújula para orientar el rumbo, así como debemos ser administradores de una empresa,
comenzamos por administrar bien nuestro tiempo.

 MISIÓN

La misión es el marco de referencia que orienta las acciones, enlaza lo deseado con
lo posible, condiciona las actividades presentes y futuras, proporciona unidad, sentido de
dirección y guía en la toma de decisiones estratégicas.

La misión en toda empresa son los anhelos de quien la administra, para que sea
real y fructífera es necesario que cada empleado se identifique con esta misión,
haciéndola suya.

 OBJETIVOS

Elemento programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los
recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a los propósitos. Está bastante claro que los
objetivos, en el caso de la empresa son abordados en la misión, ya que al tenerlos claros y
presentes uno sabrá a dónde dirigirse.

Son como una brújula, pues siempre nos indicarán como administradores o
funcionarios qué cosas estamos haciendo y qué no para alcanzar las metas propuestas.

 TAREAS ACTIVAS

Las tareas activas son las que debemos llevar a cabo para conseguir los objetivos
del trabajo, teniendo en cuenta que mayormente son las más importantes y a la que es
necesario brindarle mayor tiempo y atención.

Al mismo tiempo, las tareas activas son las que ayudarán al administrador a hacer
crecer su empresa, ya que te dirige directamente hacia los objetivos propuestos,
cumpliéndolos, creciendo como profesional y gestor.

 TARES REACTIVAS

Las tareas reactivas son las tareas que componen la rutina cotidiana y que deben ir
completándose para que las cosas funcionen. Estas tareas siempre van a existir y a la vez
también siempre serán sencillas de solucionar, si dispones del tiempo para ellas.
  PLANIFICACIÓN DE LOS DEBERES

Sirve para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo de

clasificarlas en tres categorías:

 Prioridad A “Imprescindible de hacerse”: Actividades decisivas.

 Prioridad B “Debe hacerse”: Actividades de valor medio. Pueden contribuir a
mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo
límite.
 Prioridad C “Deseable de hacer”: Categoría de menor valor. Al incluir actividades
tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse en
periodos de poca presión.

Las prioridades cambian con el tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el día
de mañana, al acercarse alguna fecha importante. Asimismo, las A de hoy pueden ser las C
de mañana si no se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias cambiaron.

Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor.
Por otro lado, vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto. Sólo una
planificación cuidadosa permitirá recoger los beneficios del tiempo invertido sabiamente.

 ESTABLECER PRIORIDADES

Las prioridades cambian y demandan atención continuamente. H. Ross Perot dijo

que todo lo que es excelente o digno de alabanza permanece sólo por un momento en el
"filo cortante" y constantemente se debe luchar por eso. Las prioridades bien establecidas
siempre estarán al "filo", y es que lo insignificante y lo mundano roban mucho de nuestro
tiempo. La mayoría vive para las cosas equivocadas.

Una de las mayores dificultades que se encuentran en las personas emprendedoras

y los profesionales independientes es el establecimiento de prioridades y, por lo tanto, la
gestión del tiempo. Si quieres hacer un buen trabajo, debes tener claro cuáles son tus
prioridades.

¿Por qué priorizar es tan difícil? Parte de nuestros problemas como establecer
prioridades viene de nuestra incapacidad de realmente elegir algo. Si elegimos hacer una
tarea implica que también estamos eligiendo no hacer las demás cosas. Además, tomar
decisiones cuesta tiempo y energía. Para poder tomar decisiones necesitas una visión
general de tus opciones y desarrollar esta visión es una inversión que debes hacer.
 ¿Cómo establecer prioridades?

 Mantén un inventario completo de todos tus compromisos. Es necesario tener

claro cuáles son tus posibilidades para elegir. Lo propio es agendar todas las tareas
que tengamos que hacer, para evitar vernos en aprietos.

 Aprende a decir “no”. Decir no es difícil, porque parece que te estás limitando.
Pero al final, decir no crea espacio para las cosas realmente importantes. Para
poder decir no es esencial tener una lista completa de todos tus compromisos,
porque es más fácil si tienes argumentos cuantitativos del volumen de trabajo
actual.

 Toma las decisiones lo antes posible. Mucha gente toma las decisiones al último
momento después de haber intentado ignorar esa hoja de papel durante muchos
días. Es mejor procesar la información lo antes posible, para no tener que ocuparte
más tiempo del necesario y para poder descartar cosas rápidamente.

 Los objetivos de máxima prioridad se deben abordar primero y el resto de tareas

se irán cumplimentando en orden descendente de importancia. Para ello es
importante saber que hay que conocer la definición de aquello que es importante
y urgente.

 ¿QUÉ ES UNA TAREA IMPORTANTE?

Es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si

las consecuencias de fracasar en ella aumentan. En otras palabras, una tarea es
importante sólo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves.

 Dos tareas, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, con

consecuencias similares, son igualmente importantes. (Ej.: tan importante es
escribir un informe como llevarlo a la persona indicada)
 De dos tareas, aunque para nada parecidas, la más importante será siempre la que
cause efectos más graves en caso de no completarla.

Es por ello que pese a que la tarea que tengamos que realizar no cambie, las
consecuencias si pueden hacerlo. Por lo tanto si esto sucedo la importancia va a variar,
aumentar o disminuir de acuerdo a la gravedad de sus consecuencias.

Para la importancia no existe medida homogénea ya que es extremadamente

subjetiva, y depende absolutamente de cada uno de nosotros y de la situación de la tarea.
  ¿QUÉ ES UNA TAREA URGENTE?

Es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos
tiempo para la fecha límite, como con el tamaño de la tarea. Por ejemplo:

 Si dos tareas llevan el mismo tiempo hacerlas, la más urgente es la que tenga la
fecha límite antes.
 Si dos tareas tienen la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más
tiempo hacer.
 Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.
 Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más
urgente.
 Una tarea que no tiene fecha límite, no será nunca urgente.

Entonces nos damos cuenta que el lenguaje que usamos no nos ayuda; ya que, en
realidad cuando decimos que una tarea es urgente, lo que queremos decir es que es “muy
urgente”, mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad
deberíamos decir que es “poco urgente”. Desde el momento en que tiene fecha límite,
una tarea es como mínimo un poquito urgente.

¿Cómo medir la urgencia?

Ya que una tarea es tanto más urgente cuanto más larga sea y cuanto menos
tiempo quede para hacerla, entonces de esto se puede deducir que la tarea menos
urgente posible es aquella que se hace instantáneamente (0 segundos) o para la que te
queda tiempo infinito (lo que en el mundo real significa: no hay fecha límite). Con esto en
la cabeza se podría decir que la medida de la urgencia se puede hallar así:

De esto deducimos que todas las tareas estarán entre 0 y 1 significando cada uno:

0: No es urgente ni lo será nunca.

1: Debes dedicarle absolutamente todo tu tiempo a esa tarea o no se podrá

concluir antes de la fecha límite.

Luego si me da que la urgencia es más de 1, significaría que el tiempo que te lleva

la tarea es más que el que te queda. Como resulta evidente, ya es una tarea imposible,
entonces no se tendría que malgastar esfuerzos empezando algo que no va a dar
resultados, o por el contrario, se podría negociar y ampliar la fecha límite.

Esto nos da cuatro cuadrantes que son los siguientes:

II. Tareas Importantes I. Tareas Importantes

pero NO Urgentes y Urgentes

IV. Tareas NO Importantes III. Tareas NO Importantes

y NO Urgentes pero Urgentes

Una vez que se rellena esta matriz, parece que es mucho más fácil gestionar
aquello con lo que nos enfrentamos. Y es mucho más sencillo abordar en primer término
las tareas importantes para luego abordar las urgentes. Podemos concluir entonces que si
es:

-Urgente E Importante: es indispensable que le dediques tiempo Ya Mismo.

-Urgente pero NO Importante: en la medida de lo posible debes delegarlo.

-Importante pero NO Urgente: debes aplazarlas, pero asegúrate de que no sea por
mucho tiempo, y fíjate también en su prioridad.

-Ni Importante Ni Urgente: más claro no puede ser, el hecho de que estas
actividades deben ser descartadas.

Lo urgente requiere casi siempre nuestra atención inmediata, nos presiona todo el
tiempo. Dichas tareas suelen ser muy frecuentes y casi nunca tienen verdadera
importancia, en ocasiones incluso van enfocadas en complacer a otros. Lo importante por
el contrario, aporta a nuestra misión de vida, produce resultados tangibles y se encuentra
acorde con nuestras metas y objetivos de vida.

 DELEGAR

Delegar es más que solamente transferir trabajo. Significa involucrar a otros en la

responsabilidad de los resultados, darle a alguien más la libertad para tomar decisiones de
cómo lograr alcanzar esos resultados. Significa soltar. Además delegar significa tener más
tiempo para hacer otras cosas, y que las personas que han sido delegadas a hacer una
tarea puedan aprender más sobre las labores de una organización. Para ello hay que tener
en cuenta a quien se delega una determinada tarea y cuánto tiempo le tomara aprender a
hacerla. Por supuesto también es importante saber que cuando se delega la
responsabilidad se sigue teniendo, mejor dicho solo se apartan las manos, pero nunca la
vista de encima.

Entonces algunos puntos claves para delegar efectivamente son los siguientes:

 Selecciona a la persona adecuada para el trabajo. Para elegir al indicado hay dos
razones: el individuo es el mejor calificado y puede lograr los mejores resultados. O
el individuo será el más beneficiado aprendiendo de esta experiencia al tomar el
trabajo. El proyecto contribuirá a su experiencia y desarrollo, lo cual aprovechará
la empresa más adelante. Además que ganara confianza en sí mismo.

 Establece los parámetros, condiciones y términos antes de delegar. Al momento

de delegar debes ser claro con lo que se quiere conseguir. No impongas controles
después de que has delegado algo. Manifiéstalos inmediatamente.

 Provee respaldo y apoyo cuando sea necesario, tratando de no interferir. Cuando

uno delega solo aparta las manos de la tare apero nunca la vista de encima. Si algo
no va bien, apóyalo discretamente como hacer una llamada telefónica a alguien
involucrado que no está cooperando. Déjales saber que no tienen que luchar sus
batallas solas.

 Capacita y enseña antes de delegar. Cuando capacitas proporcionas

conocimientos, desarrollas habilidades y modificas actitudes del personal de todos
los niveles para el mejor desempeño del trabajo. Además que los trabajadores
ganan confianza en sí mismos puesto que se sienten más preparados para realizar
un nuevo trabajo.

 Dale información suficiente, y provee los recursos necesarios. Presenta una

perspectiva global de lo que pretendes, para que la persona a quien vas a delegar
el trabajo, pueda visualizar como es que el trabajo encaja dentro de toda la
operación. No atesores información para ti.

 Establece fechas para revisión. Si no revisas el progreso del proyecto, entonces no

habrás delegado el trabajo sino que ¡lo habrás botado! Lleva una bitácora que te
ayude a revisar cada trabajo que hayas delegado. Pídele al responsable que
reporte el progreso de la tarea en las fechas que ambos negociaron.
  Establece tiempos límite basados en la responsabilidad. No dejes las fechas en las
que debe ser completado el trabajo inciertas o sin límite. No digas, ¿puedes darme
esto lo más pronto posible? O, por favor haz esto cuando te sea posible" Sé
específico acerca del momento en el que quieres que el trabajo sea completado.
"Confío en que te harás totalmente responsable de que esto se haga. Si tienes
cualquier problema o necesitas ayuda, sabes cómo encontrarme. ¿Ves algún
problema en terminar esto para tal fecha?

 Ofrece retroalimentación positiva y constructiva. No te enfoques en lo que está

mal, sino más bien en lo que se puede hacer para lograrlo mejor. "Parece que hay
un problema aquí. ¿Qué es lo que necesitas hacer para encaminarte de nuevo?

 Dale todo el crédito y reconocimiento a la persona que complete el trabajo. No te

quedes tú con el crédito. Y si el responsable no logró el cometido asume tú la
responsabilidad. Recordemos que la motivación en los empleados es crucial para
que estos tengan confianza y se sientan capaces de poder asumir y lograr nuevos
retos.

Los beneficios de delegar son:

 Mayor tiempo libre: Nosotros solos no podemos hacerlo todo. Al delegar, nos
liberamos de tantas funciones o tareas, y obtenemos un mayor tiempo libre que
podemos utilizar para realizar solamente funciones o tareas importantes, o para
poder realizarlas de una manera más eficiente.

 Aprovechar las competencias de los trabajadores: Al delegar, podemos

aprovechar al máximo los conocimientos, las habilidades, las capacidades, las
aptitudes, la creatividad y el liderazgo de nuestros trabajadores. Competencias que
antes podríamos ni siquiera haber sabido que existían.

 Mayor motivación: Al darles mayor poder, autoridad, autonomía, facultad o

responsabilidad, los trabajadores se sentirán más considerados, más útiles y más
importantes, aumentando así su autoestima y su motivación.

 Mayor compromiso: Los trabajadores se sentirán más reconocidos, más tomados

en cuenta y con mayor influencia en los resultados, aumentando así su
identificación y compromiso con la empresa.
  Mayor participación: Al contar con trabajadores más identificados y
comprometidos, tendremos trabajadores más participativos y así, por ejemplo,
trabajadores que nos brinden sugerencias por iniciativa propia, o que sean más
cooperativos con sus compañeros y con nosotros.

 Mayor productividad: Teniendo trabajadores con mayor autoestima y motivación,

más identificados y comprometidos con la empresa, y más participativos y
cooperativos, tendremos trabajadores más productivos y eficientes.

 Mayor eficiencia: Al delegar no sólo tendremos trabajadores más eficientes, sino

que también el hecho de delegar nos permitirá tener procesos más eficientes, por
ejemplo, debido a que el trabajador ya no necesitará estar consultándonos u
obteniendo nuestra aprobación para tomar una decisión, podrá resolver un
problema o ejecutar una tarea con mayor autonomía.

 Mayor rentabilidad: Finalmente, al contar con trabajadores motivados,

identificados, comprometidos, participativos, productivos y eficientes, tendremos
una mayor producción (pero de calidad), clientes más satisfechos, mayor
competitividad, y una mayor rentabilidad en nuestra empresa.

 RESPONSABILIDAD EN LA EMPRESA

Responsabilidad social empresarial es una forma de gestión que se define por la

relación ética de la empresa con los accionistas, y por el establecimiento de metas
empresariales compatibles con el desarrollo sostenible de la sociedad; preservando
recursos ambientales y culturales para las generaciones futuras, respetando la diversidad
y promoviendo la reducción de las desigualdades sociales. Como bien vemos en la película
la responsabilidad para Bárbara no está adecuadamente distribuida por su director. La
persona no se vuelve mala mientras se la tenga al tanto de las cosas que debe realizar.
La responsabilidad es un concepto bastante amplio, que guarda relación con el
asumir las consecuencias de todos aquellos actos que realizamos en forma consciente e
intencionada. Se trata de uno de los valores humanos más importantes, el que nace a
partir de la capacidad humana para poder optar entre diferentes opciones y actuar,
haciendo uso de la libre voluntad, de la cual resulta la necesidad que asumir todas
aquellas consecuencias que de estos actos se deriven. La responsabilidad no sólo tiene
relación con las consecuencias de nuestros actos, sino que también está asociada a los
principios, a aquellos antecedentes a partir de los cuales el hombre toma las motivaciones
para ejercer la libre voluntad y actúa.
  A los gerentes se les paga, en última instancia, por hacerse responsables de su
propia tarea - y de la de sus subordinados - ante sus superiores. Conductas tales
como atribuir la falta de efectividad a que "ellos no quieren aprender" o "no
entienden razones", son inaceptables en el estrato gerencial. Los problemas en el
desempeño de subordinados son responsabilidad del gerente a cargo... siempre
que, además de la responsabilidad por este desempeño, este gerente tenga la
autoridad necesaria para poder asumirla.

 METAS
Es el fin u objetivo de una acción o plan. Generalmente en el ámbito empresarial
las metas son individuales es decir están designadas a cada empleado de acuerdo a sus
actitudes y/o virtudes.

Las metas en una empresa son muy importantes, tanto para el trabajador como
para la empresa. El trabajador debe ponerse objetivos de eficiencia y de entretenimiento.
Aunque sea un trabajo el trabajador tiene que buscar la forma para que su trabajo no le
resulte repetitivo y aburrido, porque si para alguien un trabajo es repetitivo y aburrido
bajará su rendimiento de forma espeluznante.

Es ahí donde también entra en acción la empresa. Una de las metas en una
empresa debe ser evitar la rutina y el aburrimiento de sus trabajadores, quitarles todo el
estrés posible y ayudarles. Esto se consigue básicamente tratando a los empleados como
seres humanos y no como personas a las cuales explotar para ganar beneficios
millonarios.

 En una organización alineada, los esfuerzos y talentos individuales se coordinan y

capitalizan para alcanzar un objetivo común. Pero encontrarse con una compañía
desalineada sucede más frecuentemente de lo que se cree.

 ÁREAS CLAVES

Las áreas de actividad, conocidas también como áreas de responsabilidad,

departamentos o divisiones, están en relación directa con las funciones básicas que realiza
la empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas áreas comprenden actividades, funciones y
labores homogéneas.
La efectividad de una empresa no depende del éxito de un área funcional
específica; sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas
del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades de las principales
áreas funcionales, mismas que son las siguientes: mercadotecnia, ventas, producción,
compras, entre otras.

ENSEÑANZA

La enseñanza que nos deja este video es que nos indica que para poder
desempeñarnos bien no solo en el futuro sino en el presente y así poder llegar al éxito
debemos organizarnos, y como podemos lograrlo aplicando lo siguiente:

a) Organízate tú mismo: No puedes organizar a los demás si no sabes organizarte a ti

mismo.

 Enlista tus tareas: Separa tus tareas de las activas (lo importante y lo que te
lleva al crecimiento exitoso) y las reactivas (problemas matutinos que pueden
ser urgentes pero que pueden carecer de importancia).
 Planifica: Ahorra tiempo y piensa en que lo vas a utilizar y ten tus objetivos
bien claros así disminuirás errores.

b) Establece prioridades: No desperdicies tu tiempo diferencia lo importante de lo

urgente.

c) Programa tu tiempo

d) Organiza a los demás: Aprende a delegar parte de tu trabajo, y da la oportunidad a

tus subordinados a decidir por sí solos. Vence tus obstáculos:

 Evitar hacer tareas que nos gusta y que no son de importancia (delegar).
 No tener miedo a perder el control.
e) Delega: Quien va realizar las tareas, no se puede delegar un trabajo sin un
aprendizaje previo.

f) Informarle a la gente y entrénales: Enseña a los demás, así ganaran confianza en sí

mismos.

g) Aconseja a quien te lo pida y repasa los puntos clave.

 LECCIONES PARA QUE UN DIRECTOR SEPA DIRIGIR BIEN A SU EQUIPO:

1) Definir responsabilidades:
 Explicar que se espera de ellos.
 Repasar con ellos las tareas asignadas.

2) Establecer objetivos concretos:

 Que puedan ser reconocidos por el director y el empleado para poder ser
solucionados.
 ESTANDARIZACIÓN: Objetivos cuantificables
- Calidad
- Cantidad
- Tiempo
- Costo

3) Fijar metas de común acuerdo:

 A cada uno por separado.
 OBJETIVOS: Lo que debo hacer.
 METAS: Lo que deseo conseguir.

Como vemos este video muestra la importancia de adoptar técnicas esenciales de

manejo del tiempo y de delegación. Mostrando que no importa cuan eficiente un gerente
cree ser, sino que podrá ser totalmente efectivo hasta que aprenda a manejar su tiempo.
Como lo mencionamos anteriormente un gerente debe entender como se debe priorizar y
organizarse.

“TODO ESTO ES MUY IMPORTANTE YA QUE LO DEBEMOS TOMAR EN CUENTA EN

NUESTRA VIDA Y NO SOLO ESO SI NO PONERLO EN PRÁCTICA PUES SOLO ASÍ LLEGAREMOS
A SER EXITOSOS NO SOLO EN NUESTRA VIDA PROFESIONAL SINO EN NUESTRA VIDA
FAMILIAR”

“NUNCA CREAS QUE ERES EL ÚNICO QUE PUEDE HACER TU TRABAJO. NADIE ES
IMPRESCINDIBLE, ASÍ QUE PREGÚNTATE SI MAÑANA TE PUSIERAS ENFERMO, ¿PODRÍAN
HACERSE LOS DEMÁS CARGO DE TUS ASUNTOS CON EFICACIA? SI CONTESTAS QUE SÍ, VAS
POR EL BUEN CAMINO.”
BIBLIOGRAFÍA
DEFINICIÓN. (setiembre de 2008). definición. Recuperado el 23 de setiembre de 2012, de
http://definicion.de/abdicacion/

Salinas, J. M. (14 de setiembre de 2007). elblogderrhh. Recuperado el 23 de setiembre de

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http://www.crecenegocios.com/concepto-e-importancia-de-delegar/