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GERENCIA DE

PROCESOS
CONCEPTOS
BASICOS
GERENCIA DE PROCESOS
Implementación de manera
rigurosa, disciplinada y estructurada, la
ejecución del ciclo gerencial básico o ciclo
PHVA, para mejorar el desempeño de los
procesos, y lograr los resultados esperados.
ESQUEMA GERENCIAL BÁSICO
Ciclo Deming

ACTUAR PLANEAR
Definir las
metas
Definir los
Actuar métodos
(Corregir / que permitirán
Estandarizar) alcanzar las metas
propuestas

Educar y
Verificar los entrenar
resultados de la
Ejecutar
tarea ejecutada
la tarea
(Recolectar
datos)

VERIFICAR HACER
¿QUÉ ES UN PROCESO?

Organización de Son estructuras mediante las


personas, recursos y actividades cuales una organización hace lo
ordenados en secuencia necesario para producir un valor
lógica, para lograr unos resultados agregado a sus clientes.
determinados.

Conjunto de actividades
Un conjunto estructurado y interrelacionadas o que
medible de actividades designadas interactúan y transforman
para producir una salida entradas en salidas.
especifica para un cliente
particular.
“Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas, las cuales transforman
Es un ordenamiento de las elementos de entrada en resultados”.
actividades de trabajo a través del ISO 9000:2000 apartado 3.4.1
tiempo y el espacio, con un
principio, un fin e insumos y
salidas claramente identificados.
RECURSOS
Personas
Equipos
Servicios
Hardware
Software
Información

Proveedor
Cliente

ENTRADAS SALIDAS
Información PROCESO Servicios / productos
Necesidad Transformación finales y/o parciales
Producto parcial

ACTIVIDADES:
Las acciones que
agregan
valor a las
entradas, para
transformarlas en salidas
CONCEPTO DE CLIENTE
Entrada Proveedor Proceso Resultado Cliente

E P R C
Producto/
Servicio

• Cliente: es quien recibe el resultado de mi trabajo

• “Mi trabajo tiene calidad en la medida en que es


percibido como satisfactorio por el cliente”
CLIENTES/USUARIOS
 Beneficiario de los productos que resultan de la
ejecución de un proceso. Puede ser una
persona, organización o un grupo social, externo o
interno a la organización.

 Es el destinatario de esfuerzos, es decir, aquella


persona, área, u organización que recibe los
productos y a la cual, se debe satisfacer a través de
respuestas a sus necesidades y expectativas.
TIPOS DE CLIENTES

CLIENTES EXTERNOS CLIENTES INTERNOS

•USUARIOS. •LOS VECINOS EN LA


•SUS FAMILIAS. CADENA CLIENTE
•COMPRADORES. PROVEEDOR.
•CORPORACIÓN / •LOS EMPLEADOS DE
ACCIONISTAS. LA ORGANIZACIÓN.
•PROVEEDORES.
•COMUNIDAD.
PROVEEDOR
Es la entidad, área, persona o grupo de personas que entregan los
INSUMOS que necesita el proceso para poder realizar las actividades o
tareas y lograr los resultados esperados.

Estos insumos pueden ser materiales, datos, normas, requerimientos o


información.

Para el proveedor yo soy su cliente.


ENFOQUE POR PROCESOS

PROCESO:
Matriculas
PROVEEDOR ENTRADA SALIDAS CLIENTE

Estudiantes con Listado de Actividades


Evaluación
el cumplimiento estudiantes académicas
Pagos de requisitos inscritos en
académicos y un grado y
administrativos un
grupo, listos
para iniciar
actividades
académicas
ENFOQUE POR PROCESOS
Es la visión sistémica del funcionamiento de la
Institución.

Pensar la institución como un conjunto de procesos


interrelacionados que buscan satisfacer un cliente.

Identificar quien se afecta por los resultados de nuestro


trabajo.

Eliminar las barreras de un área, departamento o función.

P1 P2 P3 P4 P5 P6 CLIENTE
TALLER
1. Establezca cinco beneficios de la implementación de la gestión por procesos.

2. Defina cinco obstáculos de la implementación de la gestión por procesos.

Beneficios Obstáculos

1. 1.

2. 2.

3. 3.

4. 4.

5. 5.
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
•Beneficios
•Entendimiento de la responsabilidad E
S
•de cada persona dentro de un T
proceso. U
•Ver a la Institución como D
I
•un sistema. A
•Resultados enfocados al cliente N
T
•(hacer las cosas bien y cada vez E
mejor)
BENEFICIOS

• Permite predecir y controlar el cambio


• Aumenta la capacidad de competir, mejorando el uso de los
recursos disponibles.
• Apoya a la organización para manejar de manera efectiva sus
interrelaciones
• Mantiene a la organización centrada en el proceso
• Previene posibles errores
• Ayuda a comprende como se convierten los insumos en productos
• Ayuda a tomar mejores decisiones.
• Reduce costos
CLASIFICACIÓN DE LOS
PROCESOS

• Según su jerarquía
• Según su función
• Por la combinación de ambos
SEGÚN SU JERARQUÍA

Primer Nivel:
Macroproceso

Segundo Nivel:
Procesos

Tercer Nivel:
Subprocesos (Procedimientos)
CLASIFICACIÓN SEGÚN SU JERARQUÍA
Conjunto de procesos de la institución que reúne todos aquellos
procesos claves que se llevan a cabo en las diferentes áreas.
MACRO
(Administrativo – Pedagógico y/o Académico – Social Comunitario –
PROCESOS Financiero)

Conjunto de actividades que transforman entradas en salidas (o


productos) utilizando recursos y aplicando controles.
Son aquellos procesos que inciden de manera significativa en los
PROCESOS objetivos estratégicos y son críticos para el éxito de la institución,
contienen subprocesos.

Son partes bien definidas en un proceso. Es la división que puede


tener un proceso.
Son procesos de menor dimensión que evidencian operatividad.
SUBPROCESOS
Procedimiento: Descripción de las formas especificas de llevar a
cabo un proceso. Descripción paso a paso.

Actividad: Es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un


procedimiento para facilitar su gestión.
SEGÚN SU FUNCIÓN

DIRECTIVOS
ESTRATEGICOS

MISIONALES
SERVICIO
CLAVES
PRINCIPALES

ADTIVOS
APOYO
SOPORTE
• Estratégicos/Directivos:Establecen lineamientos hacia el
alcance de los propósitos fundamentales, son ejecutados por la
dirección, gerencian y administran. Son decisivos en relación
con el futuro de la Institución.

• Misionales: Son la razón de ser de la Institución. Son


Procesos involucrados directamente en la transformación para
la realización del producto o servicio que el cliente desea.

• Apoyo/Soporte: Permite que la Institución funcione a partir del


suministro de recursos.
CARACTERÍSTICAS DE LOS
PROCESOS
• Se pueden describir las entradas y las salidas. Tienen limites bien
definidos.

• Un proceso responde a la pregunta "QUE", no al “COMO".

• El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de


la Institución.

• El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y


actividades incluidos en el mismo.

• Tienen un responsable.

• Tienen interacciones y responsabilidades internas bien definidas.


RED DE PROCESOS
CADENA DE VALOR
• 1985 el Profesor Michael E. Porter de la Escuela de
Negocios de Harvard, introdujo el concepto del análisis
de la cadena de valor en su libro la “Ventaja
Competitiva” (Competitive Advantage).

• Es una forma de análisis de la actividad


institucional, mediante la cual descomponemos una
organización y sus funciones en las actividades
individuales que la constituyen, buscando identificar
fuentes de ventaja competitiva en aquellas
actividades generadoras de valor.
RED DE PROCESOS
• Identifica las principales actividades de la Institución,
• agrupándolas y clasificándolas en Macroprocesos,
• Procesos y Subprocesos.
• Es la representación de la estructura de Gestión
• Institucional que permite identificar, controlar y realizar
• seguimiento a cada uno de los procesos Institucionales.
ES UNA FORMA ESCRITA DE ORGANIZAR LOS
PROCESOS

No existe una forma única de establecer la red de


procesos, está depende de las necesidades de cada
institución.
RED DE PROCESOS – IE AMERICA

MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO


Identidad Institucional Apropiar el horizonte institucional realizar diagnóstico y plan de mejora 1
Garantizar mecanismos de participación a través de quejas, sugerencias y
cultura de la calidad felicitaciones 2
DIRECTIVO Gestionar acciones preventivas, correctivas y de mejoramiento 3
Realizar auditorias internas a los procesos institucionales 4
Gobierno Escolar Elegir, conformar y hacer seguimiento gobierno escolar 5
Comunicación Conformar el comité de comunicaciones y fortalecer la comunicación 6
Construir e implementar modelo pedagógico 7
Diseño y planeación
curricular Recontextualizar plan de estudios 8
ACADÉMICO Establecer políticas claras para planeaciones académicas 9
Revisar e implementar el SIEE 10
Seguimiento académico
Hacer seguimiento a los resultados de evaluaciones internas y externas 11
Gestionar capacitación a docentes 12
Talento humano Evaluar el desempeño docente 13
Reconocer y estimular la comunidad educativa 14
ADTIVO Y
Adquirir y administrar los recursos institucionales 15
FINANCIERA Administración de recursos
Mantener y optimizar los bienes 16
Realizar proceso de matricula a estudiantes 17
Admisiones y registros
Realizar proceso de registro académico 18
Fortalecer y mejorar procesos de convivencia 19
Convivencia
Revisar, ajustar y dar cumplimiento al manual de convivencia 20
Hacer seguimiento a egresados 21
Bienestar institucional
COMUNIDAD Coordinar acompañamiento de otras entidades. 22
Inclusión Garantizar a la comunidad educativa igualdad de condiciones 23
Mejorar la relación entre padres de familia e institución 24
Proyección comunitaria Revisar y hacer seguimiento al servicio social 25
MAPA DE PROCESOS
MAPA DE PROCESOS
ES UNA FORMA GRÁFICA DE REPRESENTAR LOS
PROCESOS

Permite a todos los colaboradores comprender


como la institución funciona integralmente.

Facilita que todos en la institución


entiendan como afectan el trabajo de otros.
MAPA DE PROCESOS
DEBE:
• Responder a la red de procesos y las necesidades de la Institución.
• Identificar los macroprocesos, procesos y subprocesos, resaltando
cuales son principales y de apoyo.
• Ser entendible por todos.
• Ser un diseño único (No copiar de otros).
• Mostrar a la Institución como un todo.
• Mostrar las interacciones internas.
• Explicar las relaciones con el entorno.
• Reflejar la cadena de valor de la Institución.
MAPA DE PROCESOS
PERMITE
•Ver articulaciones que deben ser atendidas por los procesos.

• Ver la organización como un sistema (un todo) y las interacciones entre los
procesos.

• Ayudar a gestionar la interacción entre equipos de trabajo, no entre


personas.
MEJORA COMUNICACIÓN
CONTINUA INTERNA
N GESTIÓN DIRECTIVA C
E L
C DIRECCIONAM.
ESTRATÉGICO
CLIMA
INSTITUCIONAL
ALIANZAS
ACUERDOS
GOBIERNO ESC.
OTROS ORG. AP I
E
E
S
CONVENIOS PARTICIPACIÓN
VH N
T
I E
D -
A S
D GESTIÓN ACADÉMICA A
E T
DISEÑO PRÁCTICAS SEGUIMIENTO
S CURRICULAR PEDAGÓGICAS EVALUACIÓN
IS
ACADÉMICA
F
A
D AP C
E GESTIÓN COMUNITARIA C
L VH I
PARTICIPACIÓN Y PERMANENCIA E PROYECCIÓN A Ó
CONVIVENCIA PREVENCIÓN INCLUSIÓN LA COMUNIDAD N
/
C B
L E
I N
E E
GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA F
N
I
AP
T ADMÓN. DE ADMÓN. REC ADMÓN. DE ADMÓN. APOYO A
PERSONAL FISICOS E INFORMAC FINANCIERA GESTIONES
C
E I
INFRAEST.
VH O

COMUNICACIÓN MEJORA
INTERNA CONTINUA
IED DELIA ZAPATA OLIVELLA-BOGOTÁ

Mapa de Procesos
PROCESOS DIRECTIVOS
Gestión de talento Gestión de la
humano Gestión directiva
calidad
Intereses, necesidades y
expectativas por

PROCESOS CLAVES O MISIONALES


cumplir

Intereses, necesidades y
Gestionar Seguimien
Administrar

SATISFACCIÓN
to y

expectativas
el La
currículo convivencia promoción

PROCESOS DE APOYO
Administrar recur. Administrar Administrar servicios
financieros información adicionales
COLEGIO MARÍA AUXILIADORA DE CHÍA

COLEGIO CERTIFICADO CON ISO 9001:2008


IE VILLAMARÍA - CALDAS
MAPA DE PROCESOS

COMUNIDAD EDUCATIVA
IDENTIDAD TALENTO HUMANO
INSTITUCIONAL

ADMINISTRACIÓN DE
CULTURA DE CALIDAD
RECURSOS

GOBIERNO ESCOLAR
NECESIDADES

RESULTADOS
ADMISIONES Y
REGISTRO
COMUNICACIONES

CONVIVENCIA
DISEÑO Y PLANEACION
CURRICULAR
BIENESTAR
INSTITUCIONAL

SEGUIMIENTO
ACADÉMICO INCLUSIÓN

MEJORAMIENTO CONTINUO
IE LICEO LEÓN DE GREIFF - MANIZALES

COLEGIO CERTIFICADO CON ISO 9001:2008


IE FE Y ALEGRÍA LAS GAVIOTAS - CARTAGENA

COLEGIO CERTIFICADO CON ISO 9001:2008


IE MADRE GABRIELA - CARTAGENA

COLEGIO CERTIFICADO CON ISO 9001:2008


IE TÉCNICA DE PASACABALLOS - CARTAGENA

COLEGIO CERTIFICADO CON ISO 9001:2008


IE JORGE ARDILA DUARTE - BUCARAMANGA
COLEGIO SALESIANO SAN JOSE

COMPONENTE
PEDAGÓGICO
DIRECCIONA- DESARROLLO
DESARROLLO DE LA
MIENTO CURRICULAR
ESTRATÉGICO
GESTIÓN GESTIÓN CONVIVENCIA
GESTIÓN SOCIAL-
SOCIAL
DIRECTIVA ACADÉMICA
COMUNITA-
EVALUACIÓN GOBES:
GESTIÓN DE INSTITUC. Y RIA
PARTICIPACIÓN Y
CALIDAD Y PROMOCIÓN DEMOCRACIA
ADMINISTRA MEJORA INTEGRAL PROYECCIÓN
CIÓN DE
A LA
RECURSOS
GESTIÓN COMUNIDAD
FINACIEROS
ADMINISTRA GESTIÓN
TIVA- PASTORAL
ADMINISTRA FINANCIE- ASOCIACIO –
CIÓN DE RA NISMO Y ORIENTACIÓN
RECURSO PROTAGONIS – VOCACIONAL
HUMANO AD. RECURSOS MO JUVENIL EVANGELIZA-
FÍSICOS E CIÓN Y
INFRAESTRUC CATEQUESIS
TURA
INSTITUTO DIVERSIFICADO ALBERT EINSTEIN

GESTIÓN DE LA
DIRECCIÓN
ESTRATÉGICA

C O M U N I D A D
ADMÓN DE RECURSOS
HUMANOS
ADMÓN DE PROCESOS
INTERESES - NECESIDADES

ADMON DE
PROCESOS RECURSOS DIRECTIVOS
RECURSOS
FISICOS
MISIONALES FINANCIERO
COMUNIDAD

SATISFACCION
PROCESOS
GESTION DE LA
CONVIVENCIA DE APOYO
SOCIAL

GESTIÓN DE LA
FORMACIÓN
INTEGRAL Y
PROYECTO DE
VIDA
GESTION
ACADÉMICA GESTIÓN DE LA
GESTION DE LA
CALIDAD
EVALUACIÓN Y
PROMOCIÓN
IEANDRES PAEZ SOTOMAYOR

Planeación Estratégica Gestión


PEI de Calidad

Entradas. Salidas.
Necesidades de Usuarios
los usuarios. satisfechos.

Partes interesadas Partes interesadas


vinculadas: Gestión de vinculadas:
Proyección
- Estudiantes Gestión Académica Proyectos - Estudiantes
- Profesores Social - Profesores
- Funcionarios Pedagógicos - Funcionarios
- Proveedores - Proveedores
- Egresados - Egresados
- Padres de Familia - Padres de Familia
- Pensionados - Pensionados
- Entes Gubernament. - Entes Gubernament.

Partes afectadas Partes afectadas


vinculadas: vinculadas:
Gestión de
- Vecinos Gestión de Gestión Bienestar - Vecinos
- Empresarios Talento - Empresarios
- Generaciones Futur. Matrículas de recursos Estudiantil - Generaciones Futur.
Humano
Proceso de Proceso de
Dirección Desarrollo de la
Comunidad

Proceso de
CLIENTE Proceso de
Convivencia Desarrollo
productiva Curricular

Proceso de Proceso
Gestión de Financiero y de
La Calidad Recursos
Físicos
DOCUMENTACIÓN DE
PROCESOS
ESTÁNDAR

Documento obtenido por consenso con el


objetivo de unificar y simplificar, de tal
manera que, de forma honesta, sea
conveniente y benéfico para las personas
involucradas.
RECORDEMOS QUE

• La estandarización es un medio, no un fin.

• Es un proceso participativo y continuo, liderado por la


• alta dirección.

• Es un proceso que tiene que ser gerenciado utilizando


• el PHVA.

• Es una actividad sistemática (no termina).

• La estandarización es una tarea para especialistas.


EFECTOS DE NO ESTANDARIZAR
Muchos problemas,
mala programación,
falta de insumos,
indefinición en
procesos, etc.

Todo el mundo ESPIRAL Pocos mejoramientos


ocupado
apagando incendios
NEGATIVA efectivos en el sistema

Sin tiempo para


planear el futuro
MANEJO ACTUAL DEL TIEMPO

Equipos obsoletos

No hay tiempo para prevenir los errores, pero hay todo el tiempo
del mundo para corregirlos.
DOCUMENTACIÓN DE
PROCESOS

• Es llevar a formas gráficas y escritas el modo de hacer


el trabajo.

• Documentos
• Videos
• Fotos
• Plantillas
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS

Un proceso se documenta a través de:

'Procedimiento y/o flujograma


'Formatos
Instructivos
'Caracterización
PROCEDIMIENTOS

•Conjunto de pasos que


explican la forma de llevar a
cabo una actividad.

•Especifican el QUÉ se
hace, CÓMO se hace y quien
es el RESPONSABLE.
Los flujogramas sólo explican el
QUE
FORMATOS

• Son documentos donde se 00004


00003
00002
consignan los datos 00001

obtenidos en el desarrollo de
una actividad, convirtiéndose
en registros que dan
evidencia de una actividad
ejecutada.
INSTRUCTIVOS

Son documentos que


amplían y detallan la
información de una
actividad.

APROBADO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
• Describe en forma resumida:
•Entradas - Proveedor
•Salidas - Clientes
•Proceso - Actividades

•Documentos
•Seguimiento y control
•Requisitos

•Indicadores
•Recursos
PROCEDIMIENTOS
BENEFICIOS DE LA
DOCUMENTACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
'Brinda herramienta para el entrenamiento del personal, permitiendo
que las tareas se repitan siempre de la misma manera.

'Conserva el conocimiento de la institución.

'Asegura una buena comunicación entre las áreas.

'Mejora y simplifica los procesos.

'Establece cuales son los registros que se deben conservar para


demostrar los resultados alcanzados.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA
PARA LA ELABORACIÓN DE UN
PROCEDIMIENTO
 El nombre debe ser igual en todos los documentos
 Debe definir el alcance del proceso
• La información debe ser actual
• Integridad de la información: Principio a fin del proceso
• Claridad y simplicidad: Fácilmente comprendidos por todos en la
organización
• Flexibilidad: Adaptables a cambios
• Definir responsables
• Preferiblemente iniciar las actividades con un verbo en infinitivo
(planear, definir, revisar…)
• Cumplir el ciclo PHVA
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE
UN ESTÁNDAR
• Ser lo más sencillo posible.
• Fácilmente comprendido y aplicado por el
usuario.
• Concreto y basado en la práctica.
• Coherente con otros estándares.
• Autorizado por la organización.
• Tener nombres y formas estandarizadas.
• Contener fecha de emisión y actualización.
CICLO DE CALIDAD

P
A DEFINIR (PLANEAR)
(ACTUAR) LAS METAS
DEFINIR
ACTUAR LOS
CORRECTIVAMENTE METODOS
QUE PERMITIRAN
ALCANZAR LAS METAS

EDUCAR Y
ENTRENAR
VERIFICAR LOS
RESULTADOS DE EJECUTAR
LA TAREA LA TAREA
EJECUTADA (RECOGER
LOS DATOS) H
V (HACER)
(VERIFICAR)
RECOMENDACIONES PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS
El control de los documentos busca que los usuarios posean documentos cuya
información sea correcta, este vigente y se mantenga actualizada

Se debe definir las responsabilidades para:

'Elaborar y actualizar documentos: Deben ser elaborados por el responsable del


proceso quien conoce muy bien su funcionamiento.

'Revisar y aprobar documentos: Definir quienes dan el visto bueno para que el
documento sea difundido y aplicado.

'Identificar los cambios: Contar con versiones y fecha de aprobación. Código.


RECOMENDACIONES PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS
'Garantizar que las versiones vigentes estén disponibles: Ya sea a través de la
Intranet o de una copia con acceso general que pueda ser actualizada en caso
de algún cambio. Preferiblemente no entregar copias o tener control de estas
entregas.

'Garantizar que los documentos son legibles e identificables: Evitar tener copias
de fax o a lápiz, en carpetas que conserven los documentos.

'Evitar el uso de obsoletos: Controlando los accesos y las versiones.

'Llevar un listado maestro: Para relacionar el total de documentos elaborados y


controlar las versiones, fechas de actualización y estado.
EJEMPLO LISTADO MAESTRO DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO NOMBRE DEL FECHA DE VERSIÓN MACROPROCESO ESTADO
DOCUMENTO ACTUALIZACIÓN VIGENTE

PC-01- Procedimiento 1 de Marzo de 1 Social Elaborado


SC Gobierno 2007 Comunitario
Escolar

PC-02- Procedimiento 5 de Marzo de 2 Administrativo y Aprobado


AF matriculas 2007 financiero

Anulado
PROCEDIMIENTO

FECHA: VERSIÓN: CÓDIGO: PAGINAS: 1 / 3

MACROPROCESO: PROCESO:

SUBPROCESO: RESPONSABLE

ALCANCE: OBJETIVO:

No ACTIVIDAD P RESPONSA BLE DESCRIPCIÓN REGISTROS


H
V
A

REVISÓ: APROBÓ:
NOMBRE: NOMBRE:
CARGO CARGO:
FLUJOGRAMAS
DIAGRAMA DE FLUJO
•Gráfico que representa el flujo de un proceso o una
secuencia normal del origen de un producto, servicio o
documento.

•Símbolos utilizados en Diagramas de Flujo


SIMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCIONES

Entrada o salida para otro flujo, anotar la identificación del flujo


Conexión
conectado.

Proceso Describir brevemente la operación en el interior del símbolo.

Decisión Anotar la pregunta sobre la cual se tomará la decisión.

Documento Anotar el nombre del documento.

Archivo Anotar el nombre del documento.


PLANEAR LAS FLUJOGRAMA EVALUACIÓN
ACTIVIDADES PARA
LA EVALUACIÓN INSTITUCIONAL
INSTITUCIONAL
Comité

NO
APROBAR PLANES
HACER EVALUACION
Rector
INSTITUCIONAL
POR GRADOS
Jefes de Grado

AJUSTAR PLANES
SI Comité
CONSOLIDAR
LA EVALUACIÓN
INSTITUCIONAL
POR SECCIÓN SOCIALIZAR PLANES DE
Coordinadores de MEJORAMENTO
Sección Coordinador Académico

CONSOLIDAR UNA
SOLA EVALUACIÓN
PARA LA
INSTITUCIÓN HACER SEGUIMIENTO
Coordinador Académico A LOS PLANES DE
MEJORAMENTO
Comité

ESTABLECER PLANES
DE MEJORAMIENTO
Comité Código: Versión Fecha:
Trimestral
Fase Dirección Depto. Sección RRHH Lugar Proced.
1 2 3 4

Definir política de Dirección 001


Asesoría
Entrenamiento

Levantar necesidades de entrenamiento


basados en los planes de acción Por
P aprobados Depto.
002
Por
Planear el Entrenamiento Anual Depto. 003

Aprobar

Proveer RRHHH 004


Recursos
H
Ejecutar el De acuerdo
Entrenamiento con el plan 005

V Evaluar los resultados de Entrenamiento Por


Depto.
005

Preparar sugerencias de Mejoramiento Por


Depto. 006
A Aprobar
Asesoría
Dirección 001
Proyectos

Dirección 001
Revisar Políticas
Prepara datos
para el próximo RRHH 003
año
INSTITUCIÓN PROCEDIMIENTO: Código: PR - 452
EDUCATIVA JOSE PERMISO A ESTUDIANTES Versión: 1
ANTONIO GALAN Fecha: Mayo-06

REGISTRO PASOS SECUENCIA RESPONSABLE

Inicio

P Establecer los Requisitos para Solicitud de GESTIÓN ADMON


Permisos

Socializar a Coordinador GESTIÓN ADMON

COORDINADOR
Socializar a Comunidad
Educativa

Recibir Solicitud de ORIENTADOR GRUPO


Permiso
H

Aplicar POE- NO Está dentro de COORDINADOR


FO - 452-1 452-1 la Institución

FO - 452-2
SI

SI
Aplicar POE-452-2
COORDINADOR

Es SI
V Efectivo? GESTIÓN ADMON

NO

A Realizar Ajustes GESTIÓN ADMON


CARACTERIZACIÓN
IMPORTANCIA DE CARACTERIZAR
LOS PROCESOS
Permite identificar las posibilidades de hacer más eficiente
los procesos.

Establece claramente la interacción entre los procesos.

Crea conciencia de los resultados de cada proceso.

Facilita el despliegue de los objetivos institucionales.


Al caracterizar un proceso se debe identificar…
NOMBRE: CÓDIGO:

OBJETIVO: RESPONSABLE:

ALCANCE:

ENTRADAS / PROVEEDOR ACTIVIDADES SALIDAS / CLIENTE

DOCUMENTOS REQUISITOS

SEGUIMIENTO Y CONTROL RECURSOS INDICADORES


CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
•Entradas: Aquellos requerimientos o pre-requitos que necesito para
desarrollar el proceso y que a través de las actividades transformo en
una o varias salidas.

•Proveedor: Cargo o proceso que me suministra las entradas.

•Salidas: Son los resultados o productos del proceso, pueden ser


tangibles o intangibles.

•Cliente: Cargo o proceso que recibe las salidas que se producen de


la ejecución del proceso.

•Actividades: Acciones necesarias para lograr los resultados


previstos del proceso.
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
•Documentos: Información escrita relacionada con el proceso.
Internos o Externos.

•Seguimiento y control: Aspectos que se deben tener en cuenta para


realizar control y seguimiento del proceso. Parámetros de control.

•Requisitos: Aspectos legales que debe cumplir el procesos, así


como requisitos de los padres, estudiantes y requisitos internos de la
institución (ISO). (Ley 115 de 1994, Ley General de Educación, Dec 0230
Currículo y plan de estudios, Dec 1095 escalafón docente, Dec 1278 Estatuto de
profesionalización docente, Dec 0709 Programas de Formación de Educadores…)

•Indicadores: Medición del proceso.

•Recursos: Aquellas insumos que utilizo para transformar las


entradas. Humanos, técnicos, infraestructura, otros.
CARACTERIZACIÓN

FECHA: VERSIÓN: CÓDIGO: PAGINAS: 1 / 3

MACROPROCESO: PROCESO:

SUBPROCESO: RESPONSABLE

ALCANCE: OBJETIVO:

ENTRADAS PROVEEDOR ACTIVIDADES / SUB SALIDAS CLIENTE


PROCESOS

DOCUMENTOS REQUISITOS

SEGUIMIENTO Y CONTROL RECURSOS INDICADORES


Humanos:

Técnicos:

Infraestructura:

Otros:

REVISÓ: APROBÓ:
NOMBRE: NOMBRE:
CARGO CARGO:
MEDICIÓN DE
PROCESOS
“Lo que no se mide,
no se puede
mejorar ni tampoco
gerenciar”
LA MEDICIÓN
La Medición es asignar números a un proceso o
acontecimiento, según una regla establecida. A
través de ella, podremos tomar decisiones sobre el
proceso y establecer parámetros de mejoramiento.

Podemos utilizar la medición para saber cómo van


nuestros procesos y comunicar esta información a
aquellos que nos pueden ayudar a operarlos y
mejorarlos.
LA MEDICIÓN PERMITE

Conocer cómo se encuentra la Institución (gestión global).

Establecer tendencias en los Procesos más importantes.

Mantener siempre los mismos parámetros para evaluar el


desempeño de los Procesos.

Aprender a utilizar la Medición como herramienta clave para el


mejoramiento.
INDICADORES DE GESTIÓN
Un indicador es una medida de la condición de un proceso o evento en
un momento determinado.

Los indicadores, en conjunto, pueden proporcionar un panorama de la


situación de un Proceso.
LOS INDICADORES NOS PERMITEN

 Administrar objetivamente, basándose en hechos y datos.

 Evaluar el desempeño del Proceso contra las metas de


mejoramiento, midiendo el grado de cumplimiento.

 Mostrar tendencias, evaluar la efectividad y proveer señales


oportunas mejoramiento.

 Establecer si el grado de mejoramiento obtenido es suficiente y si el


Proceso sigue siendo suficientemente competitivo.
CARACTERÍSTICAS DE LOS
INDICADORES
Medibles

Simples

Válidos en el tiempo

Participativos

Útiles

Oportunos
ELABORACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN DE LOS
INDICADORES DE GESTIÓN
• Nombre del indicador
• Cálculo del indicador
• Meta
• Frecuencia
• Fuente de Verificación - Origen de datos
• Área responsable
• Persona Responsable
• Descripción
EJEMPLOS
PROCESO NOMBRE Y FUENTE DE FRECUENCIA META RESPONSABLE RESULTADO/
CÁLCULO DEL VERIFICACIÓN DE MEDICIÓN OBSERVACIÓN
INDICADOR
Gestión de la Personas Listas de entrega Trimestral 80% Coordinador de 70%
comunicación informadas: convivencia De 500 docentes 350
interna # de docentes reciben la revista. El
que reciben la próximo tiraje debe
revista/ # total de ser mayor
docentes x 100

Gestión de los Incremento de Consig-naciones Mensual Incrementar Tesorero - Rector 5% El mes anterior
recursos los ingresos: un 50% ingresaron
financieros Ingresos del mes $9.500.000 este mes
/ ingresos del ingreso $10.000.000
mes pasado

Gestión del Rendimiento Registros del Trimestral 5% Comité de 30%


desarrollo académico: Comité de evaluación De los 100
académico # de estudiantes evaluación estudiantes totales,
con deficiencias 30 tienen
académicas/ # deficiencias
total de académicas
estudiantes x 100
SEGUIMIENTO
Control de Indicadores de Gestión

Macro procesos - Áreas Indicador

•ICFES
•Saber
•Promoción interna
•Índice de recuperación
Académico
•Retención de estudiantes
•Índice de deserción
•Ubicación del egresado
•Cumplimiento del plan de estudios
•Índice de conflicto escolar
Social Comunitaria •Índice de solución de conflictos
(solucionados/presentados)
•Cumplimiento del plan estratégico
Área Administrativa/
•Satisfacción de la Comunidad educativa
Directiva
MEDICIÓN DE PROCESOS

PROCESO NOMBRE CALCULO META FRECUENCIA FUENTE DE RESPONSABLE RESULTADO


DEL DEL VERIFICACIÓN
INDICADOR INDICADOR
1 2 3 4

Actualización
de Currículo

Programación
Académica
Gobierno
Escolar
MANUAL DE CALIDAD
MANUAL DE CALIDAD

¿Cuál es su importancia?
¿Quiénes lo deben redactar?
¿Cuándo elaborarlo?
¿Cuál debe ser su extensión?
¿Qué debe contener?
¿Cuáles son los aspectos críticos en la
elaboración?
MANUAL DE CALIDAD
¿Cuál es su importancia?
Los manuales de la calidad son elaborados y utilizados por una
organización para:

• Recopilar la información del sistema de calidad.

• Presentar todas las acciones que realiza la institución para conseguir la


calidad.

• Presentar la institución interna y externamente.

• Describir e implementar un sistema de la calidad eficaz.

• Comunicar la política de calidad, los procedimientos y los requisitos de la


organización.

• Suministrar control adecuado de las prácticas y facilitar las actividades de


aseguramiento.
MANUAL DE CALIDAD

¿Quiénes lo deben redactar?

•Se recomienda sea un equipo de trabajo, de alto nivel jerárquico,


que se capacite en el tema y luego redacte el manual (Comité de
Calidad).

•No delegarlo a una sola persona sin el conocimiento necesario.


MANUAL DE CALIDAD
¿Cuándo elaborarlo?

•Iniciar un borrador de manual a medida que se documentan los


procesos, no es necesario esperar a que todo el sistema de calidad
esté implementado.
MANUAL DE CALIDAD
¿Cuál debe ser su extensión?

• Un manual muy extenso no resulta práctico. Debe ser una


descripción completa, pertinente y breve.

• Su extensión máxima debe ser de 50 páginas.


MANUAL DE CALIDAD
¿Qué debe contener?

TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO Y ALCANCE

CONTROL DEL MANUAL

PRESENTACIÓN DE LA INSTITUCIÓN / INTRODUCCIÓN


Descripción de la institución: Referente histórico, Servicios, Estructura
Organizacional.

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
Misión, visión, valores, perfiles, factores claves de éxito, definición.
Política de calidad, Objetivos de calidad.
Sistema de Medición: matriz de Indicadores

GERENCIA DE PROCESOS
Mapa de procesos
Descripción de procesos claves: objetivo y alcance, responsables,
indicadores de gestión, documentos y descripción)
Caracterización de procesos claves
MANUAL DE CALIDAD
OBJETIVO En este Manual manifestamos nuestro compromiso con el logro de
una Gestión de Calidad para lograr los objetivos de la Institución….
ALCANCE El manual presenta ….. aplica a las actividades de prestación de
servicios educativos de preescolar, básica, media … en las sedes de
… de las ciudades de ….
CONTROL Elaboración Difusión
DEL Revisión Cambios Que y como
MANUAL
Aprobación
PRESENTACIÓN Descripción de la institución:
DE LA
Referente histórico (Creación, No de docentes, No de estudiantes)
INSTITUCIÓN /
INTRODUCCIÓN Servicios (Preescolar, Básica Secundaria, Media…enfasis…)
Estructura Organizacional (organigrama)
DIRECCIONA- Misión, visión, valores, perfiles, factores claves de éxito, definición…
MIENTO
Política de calidad, Objetivos de calidad.
ESTRATEGICO
Sistema de Medición: Matriz de Indicadores
GERENCIA Mapa de procesos
DE
Descripción de procesos claves:
PROCESOS
Revisión y Actualización del Currículo
Objetivo:
Revisar los planes de estudio para mantenerlos actualizados a las
necesidades de la legislación, del medio y el Colegio en particular
Alcance:
Aplica para la revisión y la actualización del currículo de todo el
Colegio incluyendo preescolar, básica, media.
Responsables:
Comité Académico
Indicadores de gestión:
Actualización de planes de estudio
Rendimiento académico
Documentos:
Xxx Instructivo
Xxx Formato Planes de Estudio
Descripción:
La información relacionada con los planes de estudio existentes y la
legislación actual, es recopilada mediante un instrumento o formato
revisado y aprobado por el Colegio, su fin es tener un resultado
conjunto de todas las dependencias para ser sistematizado y articulado
con el PEI, finalmente los resultados son desarrollados en las aulas de
clase.
MANUAL DE CALIDAD
•¿Cuáles son los aspectos críticos en su elaboración?

•No existe una única estructura o formato para los manuales de


calidad
•Puede ser una compilación de los procedimientos documentados
•Puede ser más de un documento o nivel con anexos apropiados
•Tener numerosas derivaciones posibles basadas en las necesidades
•organizacionales
•Se recomienda estructurar por sesiones y solo referenciar los
procedimientos
•Centrarse en los aspectos vitales y dejar el detalle para otros
documentos
•El manual debe ser revisado y aprobado
•Debe ser difundido
•Se debe garantizar la comprensión del documento

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