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Gerencia de Procesos PDF
Gerencia de Procesos PDF
PROCESOS
CONCEPTOS
BASICOS
GERENCIA DE PROCESOS
Implementación de manera
rigurosa, disciplinada y estructurada, la
ejecución del ciclo gerencial básico o ciclo
PHVA, para mejorar el desempeño de los
procesos, y lograr los resultados esperados.
ESQUEMA GERENCIAL BÁSICO
Ciclo Deming
ACTUAR PLANEAR
Definir las
metas
Definir los
Actuar métodos
(Corregir / que permitirán
Estandarizar) alcanzar las metas
propuestas
Educar y
Verificar los entrenar
resultados de la
Ejecutar
tarea ejecutada
la tarea
(Recolectar
datos)
VERIFICAR HACER
¿QUÉ ES UN PROCESO?
Conjunto de actividades
Un conjunto estructurado y interrelacionadas o que
medible de actividades designadas interactúan y transforman
para producir una salida entradas en salidas.
especifica para un cliente
particular.
“Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas, las cuales transforman
Es un ordenamiento de las elementos de entrada en resultados”.
actividades de trabajo a través del ISO 9000:2000 apartado 3.4.1
tiempo y el espacio, con un
principio, un fin e insumos y
salidas claramente identificados.
RECURSOS
Personas
Equipos
Servicios
Hardware
Software
Información
Proveedor
Cliente
ENTRADAS SALIDAS
Información PROCESO Servicios / productos
Necesidad Transformación finales y/o parciales
Producto parcial
ACTIVIDADES:
Las acciones que
agregan
valor a las
entradas, para
transformarlas en salidas
CONCEPTO DE CLIENTE
Entrada Proveedor Proceso Resultado Cliente
E P R C
Producto/
Servicio
PROCESO:
Matriculas
PROVEEDOR ENTRADA SALIDAS CLIENTE
P1 P2 P3 P4 P5 P6 CLIENTE
TALLER
1. Establezca cinco beneficios de la implementación de la gestión por procesos.
Beneficios Obstáculos
1. 1.
2. 2.
3. 3.
4. 4.
5. 5.
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
•Beneficios
•Entendimiento de la responsabilidad E
S
•de cada persona dentro de un T
proceso. U
•Ver a la Institución como D
I
•un sistema. A
•Resultados enfocados al cliente N
T
•(hacer las cosas bien y cada vez E
mejor)
BENEFICIOS
• Según su jerarquía
• Según su función
• Por la combinación de ambos
SEGÚN SU JERARQUÍA
Primer Nivel:
Macroproceso
Segundo Nivel:
Procesos
Tercer Nivel:
Subprocesos (Procedimientos)
CLASIFICACIÓN SEGÚN SU JERARQUÍA
Conjunto de procesos de la institución que reúne todos aquellos
procesos claves que se llevan a cabo en las diferentes áreas.
MACRO
(Administrativo – Pedagógico y/o Académico – Social Comunitario –
PROCESOS Financiero)
DIRECTIVOS
ESTRATEGICOS
MISIONALES
SERVICIO
CLAVES
PRINCIPALES
ADTIVOS
APOYO
SOPORTE
• Estratégicos/Directivos:Establecen lineamientos hacia el
alcance de los propósitos fundamentales, son ejecutados por la
dirección, gerencian y administran. Son decisivos en relación
con el futuro de la Institución.
• Tienen un responsable.
• Ver la organización como un sistema (un todo) y las interacciones entre los
procesos.
COMUNICACIÓN MEJORA
INTERNA CONTINUA
IED DELIA ZAPATA OLIVELLA-BOGOTÁ
Mapa de Procesos
PROCESOS DIRECTIVOS
Gestión de talento Gestión de la
humano Gestión directiva
calidad
Intereses, necesidades y
expectativas por
Intereses, necesidades y
Gestionar Seguimien
Administrar
SATISFACCIÓN
to y
expectativas
el La
currículo convivencia promoción
PROCESOS DE APOYO
Administrar recur. Administrar Administrar servicios
financieros información adicionales
COLEGIO MARÍA AUXILIADORA DE CHÍA
COMUNIDAD EDUCATIVA
IDENTIDAD TALENTO HUMANO
INSTITUCIONAL
ADMINISTRACIÓN DE
CULTURA DE CALIDAD
RECURSOS
GOBIERNO ESCOLAR
NECESIDADES
RESULTADOS
ADMISIONES Y
REGISTRO
COMUNICACIONES
CONVIVENCIA
DISEÑO Y PLANEACION
CURRICULAR
BIENESTAR
INSTITUCIONAL
SEGUIMIENTO
ACADÉMICO INCLUSIÓN
MEJORAMIENTO CONTINUO
IE LICEO LEÓN DE GREIFF - MANIZALES
COMPONENTE
PEDAGÓGICO
DIRECCIONA- DESARROLLO
DESARROLLO DE LA
MIENTO CURRICULAR
ESTRATÉGICO
GESTIÓN GESTIÓN CONVIVENCIA
GESTIÓN SOCIAL-
SOCIAL
DIRECTIVA ACADÉMICA
COMUNITA-
EVALUACIÓN GOBES:
GESTIÓN DE INSTITUC. Y RIA
PARTICIPACIÓN Y
CALIDAD Y PROMOCIÓN DEMOCRACIA
ADMINISTRA MEJORA INTEGRAL PROYECCIÓN
CIÓN DE
A LA
RECURSOS
GESTIÓN COMUNIDAD
FINACIEROS
ADMINISTRA GESTIÓN
TIVA- PASTORAL
ADMINISTRA FINANCIE- ASOCIACIO –
CIÓN DE RA NISMO Y ORIENTACIÓN
RECURSO PROTAGONIS – VOCACIONAL
HUMANO AD. RECURSOS MO JUVENIL EVANGELIZA-
FÍSICOS E CIÓN Y
INFRAESTRUC CATEQUESIS
TURA
INSTITUTO DIVERSIFICADO ALBERT EINSTEIN
GESTIÓN DE LA
DIRECCIÓN
ESTRATÉGICA
C O M U N I D A D
ADMÓN DE RECURSOS
HUMANOS
ADMÓN DE PROCESOS
INTERESES - NECESIDADES
ADMON DE
PROCESOS RECURSOS DIRECTIVOS
RECURSOS
FISICOS
MISIONALES FINANCIERO
COMUNIDAD
SATISFACCION
PROCESOS
GESTION DE LA
CONVIVENCIA DE APOYO
SOCIAL
GESTIÓN DE LA
FORMACIÓN
INTEGRAL Y
PROYECTO DE
VIDA
GESTION
ACADÉMICA GESTIÓN DE LA
GESTION DE LA
CALIDAD
EVALUACIÓN Y
PROMOCIÓN
IEANDRES PAEZ SOTOMAYOR
Entradas. Salidas.
Necesidades de Usuarios
los usuarios. satisfechos.
Proceso de
CLIENTE Proceso de
Convivencia Desarrollo
productiva Curricular
Proceso de Proceso
Gestión de Financiero y de
La Calidad Recursos
Físicos
DOCUMENTACIÓN DE
PROCESOS
ESTÁNDAR
Equipos obsoletos
No hay tiempo para prevenir los errores, pero hay todo el tiempo
del mundo para corregirlos.
DOCUMENTACIÓN DE
PROCESOS
• Documentos
• Videos
• Fotos
• Plantillas
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS
•Especifican el QUÉ se
hace, CÓMO se hace y quien
es el RESPONSABLE.
Los flujogramas sólo explican el
QUE
FORMATOS
obtenidos en el desarrollo de
una actividad, convirtiéndose
en registros que dan
evidencia de una actividad
ejecutada.
INSTRUCTIVOS
APROBADO
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
• Describe en forma resumida:
•Entradas - Proveedor
•Salidas - Clientes
•Proceso - Actividades
•Documentos
•Seguimiento y control
•Requisitos
•Indicadores
•Recursos
PROCEDIMIENTOS
BENEFICIOS DE LA
DOCUMENTACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS
'Brinda herramienta para el entrenamiento del personal, permitiendo
que las tareas se repitan siempre de la misma manera.
P
A DEFINIR (PLANEAR)
(ACTUAR) LAS METAS
DEFINIR
ACTUAR LOS
CORRECTIVAMENTE METODOS
QUE PERMITIRAN
ALCANZAR LAS METAS
EDUCAR Y
ENTRENAR
VERIFICAR LOS
RESULTADOS DE EJECUTAR
LA TAREA LA TAREA
EJECUTADA (RECOGER
LOS DATOS) H
V (HACER)
(VERIFICAR)
RECOMENDACIONES PARA EL
CONTROL DE DOCUMENTOS
El control de los documentos busca que los usuarios posean documentos cuya
información sea correcta, este vigente y se mantenga actualizada
'Revisar y aprobar documentos: Definir quienes dan el visto bueno para que el
documento sea difundido y aplicado.
'Garantizar que los documentos son legibles e identificables: Evitar tener copias
de fax o a lápiz, en carpetas que conserven los documentos.
Anulado
PROCEDIMIENTO
MACROPROCESO: PROCESO:
SUBPROCESO: RESPONSABLE
ALCANCE: OBJETIVO:
REVISÓ: APROBÓ:
NOMBRE: NOMBRE:
CARGO CARGO:
FLUJOGRAMAS
DIAGRAMA DE FLUJO
•Gráfico que representa el flujo de un proceso o una
secuencia normal del origen de un producto, servicio o
documento.
NO
APROBAR PLANES
HACER EVALUACION
Rector
INSTITUCIONAL
POR GRADOS
Jefes de Grado
AJUSTAR PLANES
SI Comité
CONSOLIDAR
LA EVALUACIÓN
INSTITUCIONAL
POR SECCIÓN SOCIALIZAR PLANES DE
Coordinadores de MEJORAMENTO
Sección Coordinador Académico
CONSOLIDAR UNA
SOLA EVALUACIÓN
PARA LA
INSTITUCIÓN HACER SEGUIMIENTO
Coordinador Académico A LOS PLANES DE
MEJORAMENTO
Comité
ESTABLECER PLANES
DE MEJORAMIENTO
Comité Código: Versión Fecha:
Trimestral
Fase Dirección Depto. Sección RRHH Lugar Proced.
1 2 3 4
Aprobar
Dirección 001
Revisar Políticas
Prepara datos
para el próximo RRHH 003
año
INSTITUCIÓN PROCEDIMIENTO: Código: PR - 452
EDUCATIVA JOSE PERMISO A ESTUDIANTES Versión: 1
ANTONIO GALAN Fecha: Mayo-06
Inicio
COORDINADOR
Socializar a Comunidad
Educativa
FO - 452-2
SI
SI
Aplicar POE-452-2
COORDINADOR
Es SI
V Efectivo? GESTIÓN ADMON
NO
OBJETIVO: RESPONSABLE:
ALCANCE:
DOCUMENTOS REQUISITOS
MACROPROCESO: PROCESO:
SUBPROCESO: RESPONSABLE
ALCANCE: OBJETIVO:
DOCUMENTOS REQUISITOS
Técnicos:
Infraestructura:
Otros:
REVISÓ: APROBÓ:
NOMBRE: NOMBRE:
CARGO CARGO:
MEDICIÓN DE
PROCESOS
“Lo que no se mide,
no se puede
mejorar ni tampoco
gerenciar”
LA MEDICIÓN
La Medición es asignar números a un proceso o
acontecimiento, según una regla establecida. A
través de ella, podremos tomar decisiones sobre el
proceso y establecer parámetros de mejoramiento.
Simples
Válidos en el tiempo
Participativos
Útiles
Oportunos
ELABORACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN DE LOS
INDICADORES DE GESTIÓN
• Nombre del indicador
• Cálculo del indicador
• Meta
• Frecuencia
• Fuente de Verificación - Origen de datos
• Área responsable
• Persona Responsable
• Descripción
EJEMPLOS
PROCESO NOMBRE Y FUENTE DE FRECUENCIA META RESPONSABLE RESULTADO/
CÁLCULO DEL VERIFICACIÓN DE MEDICIÓN OBSERVACIÓN
INDICADOR
Gestión de la Personas Listas de entrega Trimestral 80% Coordinador de 70%
comunicación informadas: convivencia De 500 docentes 350
interna # de docentes reciben la revista. El
que reciben la próximo tiraje debe
revista/ # total de ser mayor
docentes x 100
Gestión de los Incremento de Consig-naciones Mensual Incrementar Tesorero - Rector 5% El mes anterior
recursos los ingresos: un 50% ingresaron
financieros Ingresos del mes $9.500.000 este mes
/ ingresos del ingreso $10.000.000
mes pasado
•ICFES
•Saber
•Promoción interna
•Índice de recuperación
Académico
•Retención de estudiantes
•Índice de deserción
•Ubicación del egresado
•Cumplimiento del plan de estudios
•Índice de conflicto escolar
Social Comunitaria •Índice de solución de conflictos
(solucionados/presentados)
•Cumplimiento del plan estratégico
Área Administrativa/
•Satisfacción de la Comunidad educativa
Directiva
MEDICIÓN DE PROCESOS
Actualización
de Currículo
Programación
Académica
Gobierno
Escolar
MANUAL DE CALIDAD
MANUAL DE CALIDAD
¿Cuál es su importancia?
¿Quiénes lo deben redactar?
¿Cuándo elaborarlo?
¿Cuál debe ser su extensión?
¿Qué debe contener?
¿Cuáles son los aspectos críticos en la
elaboración?
MANUAL DE CALIDAD
¿Cuál es su importancia?
Los manuales de la calidad son elaborados y utilizados por una
organización para:
TABLA DE CONTENIDO
OBJETIVO Y ALCANCE
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
Misión, visión, valores, perfiles, factores claves de éxito, definición.
Política de calidad, Objetivos de calidad.
Sistema de Medición: matriz de Indicadores
GERENCIA DE PROCESOS
Mapa de procesos
Descripción de procesos claves: objetivo y alcance, responsables,
indicadores de gestión, documentos y descripción)
Caracterización de procesos claves
MANUAL DE CALIDAD
OBJETIVO En este Manual manifestamos nuestro compromiso con el logro de
una Gestión de Calidad para lograr los objetivos de la Institución….
ALCANCE El manual presenta ….. aplica a las actividades de prestación de
servicios educativos de preescolar, básica, media … en las sedes de
… de las ciudades de ….
CONTROL Elaboración Difusión
DEL Revisión Cambios Que y como
MANUAL
Aprobación
PRESENTACIÓN Descripción de la institución:
DE LA
Referente histórico (Creación, No de docentes, No de estudiantes)
INSTITUCIÓN /
INTRODUCCIÓN Servicios (Preescolar, Básica Secundaria, Media…enfasis…)
Estructura Organizacional (organigrama)
DIRECCIONA- Misión, visión, valores, perfiles, factores claves de éxito, definición…
MIENTO
Política de calidad, Objetivos de calidad.
ESTRATEGICO
Sistema de Medición: Matriz de Indicadores
GERENCIA Mapa de procesos
DE
Descripción de procesos claves:
PROCESOS
Revisión y Actualización del Currículo
Objetivo:
Revisar los planes de estudio para mantenerlos actualizados a las
necesidades de la legislación, del medio y el Colegio en particular
Alcance:
Aplica para la revisión y la actualización del currículo de todo el
Colegio incluyendo preescolar, básica, media.
Responsables:
Comité Académico
Indicadores de gestión:
Actualización de planes de estudio
Rendimiento académico
Documentos:
Xxx Instructivo
Xxx Formato Planes de Estudio
Descripción:
La información relacionada con los planes de estudio existentes y la
legislación actual, es recopilada mediante un instrumento o formato
revisado y aprobado por el Colegio, su fin es tener un resultado
conjunto de todas las dependencias para ser sistematizado y articulado
con el PEI, finalmente los resultados son desarrollados en las aulas de
clase.
MANUAL DE CALIDAD
•¿Cuáles son los aspectos críticos en su elaboración?