PERIODO 2017-1602

Diseñada por Ing. Germán Gómez Solarte

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA

PANELA SALAMANCA

Realizado por:
MONTENEGRO TIGREROS ANA
Estudiante 2
Estudiante 3…

Fecha: 12/12/2018
GESTIÓN DE CALIDAD 301104
 TABLA DE CONTENIDO

Contenido
1. INTRODUCCION .............................................................................Error! Bookmark not defined.
2. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ........Error! Bookmark not defined.
2.1 OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ..........................Error! Bookmark not defined.
2.2 ALCANCE GENERAL DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ...........Error! Bookmark not defined.
2.3 CONDICIONES GENERALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOSError! Bookmark not defined.
2.4 CONTROL DE CAMBIOS A LAS GENERALIDADES DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS ......................................................................Error! Bookmark not defined.
3. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS ......................................Error! Bookmark not defined.
3.1. PROCEDIMIENTO 1: XXXX .....................................................Error! Bookmark not defined.
3.2 PROCEDIMIENTO 1: XXXX .....................................................Error! Bookmark not defined.
 PRESENTACIÓN

Las auditorias son procesos evaluativos que se desarrollan sobre una organización, con el
ánimo de determinar su desempeño, detectar falencias en su operación y promover acciones
de mejora.

A la Auditoría Interna le corresponde el examen independiente, objetivo, sistemático y

amplio del funcionamiento del control interno establecido en las operaciones y procesos
internos.

Este manual contiene los parámetros o lineamientos a seguir en el proceso de auditorías del
Sistema de Gestión de Calidad de la empresa Panelas Salamanca, para ello se explican de
forma precisa cada uno de los aspectos relevantes de las auditorias, de manera que se
identifican factores positivos, de riesgo o de mejora.
 1. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

A continuación se detallan los aspectos generales del manual de auditorías:

2.1 OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Planificar de forma óptima las auditorias del Sistema de gestión de calidad de la empresa.

2.2 ALCANCE GENERAL DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Este manual tiene aplicación a todas las áreas de la empresa, se extiende a cualquier nivel,
función, sector, unidad, programa, actividad, proyecto, producto, proceso, registro,
transacción, contrato, etc.

2.3 CONDICIONES GENERALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Como principal lineamiento las auditorias deben ser objetivas, dejando ver de forma clara las
fortalezas o debilidades de la compañía en cada uno de los procesos. Indistintamente del área
al que pertenezcan.

2.4 CONTROL DE CAMBIOS A LAS GENERALIDADES DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

Versión Fecha Cambio realizado

Inclusión del Manual de procedimientos de auditorías al

001 21-11-2018 Sistema de Gestión de Calidad de la empresa Panelas
Salamanca.

002 22-11-2018 Identificar los aliados comerciales más importantes para la

empresa.
 3. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

A partir de esta sección se presentan los procedimientos que se documentan según el

alcance de este manual de acuerdo con la plantilla que se muestra a continuación.

ENCABEZADO:

CÓDIGO:
PANELAS SALAMANCA
CP 001
VERSIÓN.
PROCEDIMIENTO 01 AUDITORIA DEL 001
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD PÁGINAS:
Página 5 de 11

1. PROPOSITO Y ALCANCE

El propósito de la auditoria es fomentar la calidad de las auditorías que se practiquen, cuyo

logro depende principalmente de los siguientes factores:

a) La definición, comprensión y manejo de los principios, normas técnicas y prácticas de

auditoría interna.

b) Eficiente asignación y administración de los recursos.

c) Adecuada planificación y programación de las actividades.

d) Capacitación continua y permanente del personal auditor.

e) Eficaz supervisión en la ejecución.

f) Soporte de los hallazgos, afirmaciones y conclusiones con evidencias suficientes,

pertinentes y convincentes.

g) Presentación de informes objetivos, confiables y oportunos sobre los resultados de la

auditoría.
h) Adecuado seguimiento de las recomendaciones.

2. DEFINICIONES

Auditoria: Que es el proceso mediante el cual una empresa o profesional (auditor)

independiente es contratado para recopilar información contable.

Auditor: Es una persona capacitada y con la suficiente experiencia para revisar y verificar
que los datos contables que la empresa auditada facilita se corresponden realmente con la
actividad que ha venido desarrollando.

Archivo de auditoría: Una o más carpetas u otros medios de almacenamiento de datos, físicos
o electrónicos, que contienen los registros que conforman la documentación de auditoría
correspondiente a un encargo específico.

Estados financieros: Presentación estructurada de información financiera histórica, que

incluye notas explicativas, cuya finalidad es la de informar sobre los recursos económicos y
las obligaciones de una entidad en un momento determinado o sobre los cambios registrados
en ellos en un periodo de tiempo, de conformidad con un marco de información financiera.

Evaluar: Identificar y analizar los aspectos relevantes, incluyendo la aplicación de

procedimientos posteriores cuando fuere necesario, para alcanzar una conclusión específica
sobre dichos aspectos.

3. DISPOCISIONES GENERALES

Los requerimientos para poder ejecutar la auditoria se centran en la disponibilidad de

personal, materia prima y los soportes respectivos de cada operación, es decir, cada entrada
y salida debe estar soportada con un documento (Estados financieros, Facturas, listas de
chequeo, etc)
 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

La siguiente tabla detalla cada una de las actividades a desarrollar en el proceso de auditoría
interna:

Tipo de
actividad
Id Descripción de la actividad PHVA Documento/Registro Responsable

P H V A

Planificar la fecha de la Cronograma de Área de calidad

1 X
auditoria auditorias

Soportar cada una de las Facturas, Todas las áreas de la

operaciones de la empresa Documentos empresa
2 X
contables,
financieros, etc.

Validar cada uno de los soportes Ingresar información Auditor con apoyo del
3 X
en aplicativo SAP área de contabilidad

Brindar al auditor la Lista de Chequeo Todas las áreas de la

4 X
información necesaria empresa

5 Elaborar el informe de auditoria X Informe de auditoria Auditor

Evaluar los resultados de la Resultado de la Junta directiva con

6 auditoria X auditoría apoyo de cada jefe de
área

Generar un plan de mejora a Lista de chequeo Junta directiva con

7 partir de los resultados X apoyo de cada jefe de
área.
 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMEINTO

AUDITORIA DEL SISTEMA DE GESTION DE

CALIDAD

CRONOGRAMA
1. PLANIFICAR LA
AUDITORIA

SI NO

2. SOPORTAR CADA UNA NO SE

DE LAS OPERACIONES PROGRAMA LA
AUDITORIA
DOCUMENTOS

3. VALIDAR CADA UNO DE

SI LOS SOPORTES

NO

LA AUDITORIA 4. BRINDAR AL AUDITOR LA

TENDRA INFORMACIÓN NECESARIA
INCONVENIENTES

5. ELABORAR EL INFORME
DE AUDITORIA

6. EVALUAR LOS
RESULTADOS DE LA
AUDITORA

7. GENERAR UN PLAN DE
MEJORA
 6. RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO

Las siguientes tablas detallan los riesgos operativos y laborales de procedimiento de

auditorías internas.

6.1. Riesgos Operativos

Documento
Actividad Tipo de Código del Nivel de relacionado para
relacionada riesgo riesgo riesgo la gestión del
riesgo

PLANIFICAR MEDIO CP 02 02 Cronograma de

LA actividades
AUDITORIA

BRINDAR LOS ALTO CP 03 03 Soportes en SAP

SOPORTES
NECESARIOS

6.2. Riesgos Laborales

Documento
Actividad Tipo de Código del Nivel de relacionado para
relacionada riesgo riesgo riesgo la gestión del
riesgo

EVALUAR LOS MEDIO CP02 02 Resultado de la

RESULTADOS auditoría
DE LA
AUDITORIA
 GENERAR UN ALTO CP03 03 Acta del plan de
PLAN DE mejora y lista de
ACCIÓN seguimiento.

7. CONTROL DE CAMBIOS

En esta sección se deben detallar la información correspondiente a los cambios subsecuentes

que se hagan a este documento con el fin de rastrear y controlar las modificaciones que se
han realizado

Versión Fecha Cambio realizado

Incorporación del Manual de procedimientos de la auditoria

001 21-11-2018
al SGC

SECCIÓN DE FIRMAS

Firma: Firma: Firma:

Elaboró: JESUS ANTONIO Revisó: Aprobó:

PORRAS Cargo:
Cargo: Cargo:
 a. SECCIÓN DE FIRMAS

Firma: Firma: Firma:

Elaboró: MONTENEGRO Revisó: Aprobó:

TIGREROS ANA
Cargo: Cargo:
Cargo:

3.2 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

ENCABEZADO:

CÓDIGO: PC 002
PANELA SALAMANCA
VERSIÓN.
PROCEDIMIENTO 001 (IMPLEMENTACIÓN 002
DE INVENTEARIOS) PÁGINAS:
Página 11 de 20

1. PROPOSITO Y ALCANCE

El propósito de la implementación de los inventarios en la empresa “Panela Salamanca” es

con el fin de realizar periódicamente un conteo físico de la materia prima y productos
terminados que haya en existencia. Se pretende realizar un registro diario de las entradas y
salidas de mercancía en el almacén, haciendo informes diarios de la recepción de mercancías
compradas e informes de las salidas para la planta de producción.
Debe hacerse un registro documentado por medio de notas de despacho o requisiciones las
cuales deben estar debidamente autorizadas para garantizar un debido uso de los materiales.

Se debe asignar el cargo a un personal específico del área de almacenamiento y producción

que se responsabilicen del adecuado funcionamiento y diligenciamiento de los formatos o
documentación de inventarios, como también de proteger la información de deterioros
físicos, de robos o alteraciones para evitar fraudes. Estos registros de actividades solamente
deben ejecutarse por personas ajenas a la ejecución de los registros administrativos contables.

El control Interno de inventarios es muy importante en el desarrollo de las organizaciones

porque permite tener el control de los dividendos y utilidades de una empresa, ya que
posibilita realizar la comprobación y recuento tanto cualitativos como cuantitativos de las
existencias físicas con las existencias teóricas que han sido documentadas. El inventario
permite planificar un adecuado requerimiento de materiales o materia prima, logrando
aprovechar un buen uso del espacio en la planta como también de realizar una inversión
inadecuada en materiales de poca rotación; permitiendo proteger de la descomposición o
vencimiento, daños o perdidas ocasionales.

El alcance de los inventarios permite a la empresa medir costear y planificar el inventario a

futuro. La medición ayuda a cuantificar las cantidades existentes, Costear determinar el valor
cuantitativo para llevar unos balances contables de la empresa y la Planificación ayuda a
determinar cuáles son los productos que se deben requerir en las compras de acuerdo con la
rotación de las ventas. Ayuda a desarrollar presupuestos, pronósticos de ventas, producción,
operación de un sistema de costo, constituye el sistema del control de los inventarios, cuyas
funciones generales son: planteamiento, compra recepción, almacenaje, producción y
contabilidad.

2. DEFINICIONES

Acción Correctiva. Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad, defecto
o cualquier situación indeseable existente, para evitar su repetición

Acción de Mejora. Acción orientada a la eliminación o disminución de una situación

identificada como débil tras la realización de un proceso de evaluación. Las acciones
correctivas y preventivas estarían dentro de este concepto.

Acción correctiva. Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad, defecto
o cualquier situación indeseable existente, para evitar su repetición.

Aseguramiento de la Calidad. Parte de la gestión de la calidad centrada en crear confianza

en que los requisitos de calidad se cumplirán.
Auditoria. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la
información pertinente y verificable para ser evaluada de manera objetiva con el fin de
determinar el grado de cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2015 y del
sistema de calidad.

Auditor. Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria

Control de Calidad. Parte de la gestión de la calidad centrada en el cumplimiento de los

requisitos de calidad.

Calidad. Son las características que cumplen con los estándares de requisitos preestablecidos
por las normas ISO.

Ciclo PHVA. Planear, hacer, verificar y actuar. Ciclo de mejora continua.

Criterios de Auditoria. Políticas, prácticas, procedimientos o requerimientos contra los que

el auditor compara la información recopilada sobre la gestión de calidad. Los requerimientos
pueden incluir estándares, normas, requerimientos organizacionales específicos, y
requerimientos legislativos o regulados.

Documento. Información y el medio en el que está contenida. Ejemplo: Registro,

especificación, “documentación” de procedimiento, plano, informe, norma. El medio de
soporte puede ser papel, disco magnético, electrónico u óptico, fotografía o muestra patrón o
una combinación de éstos.

Eficacia. Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados.

Eficiencia. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Gestión. Articulación de actividades que permiten lograr los objetivos y metas

organizacionales.

Gestión de Calidad. Forma de gestión sistemática a través de la cual una organización

identifica, acepta, satisface y supera continuamente las expectativas y necesidades de todo el
colectivo humano relacionado con ella (clientes, empleados, directivos, proveedores, etc.)
con respecto a los productos y servicios que proporciona.

Infraestructura. Sistema de las instalaciones, equipos y servicios necesarios para el

funcionamiento de una organización.

Inventarios. Es el registro detallado, ordenado y valorado de los elementos que componen el

patrimonio de una empresa.
Normas Iso. Son desarrolladas por la Organización Internacional de Normalización (ISO),
y adoptadas en cada país por los Organismos de Normalización autorizados.

ISO 9001:2015. Norma Internacional que especifica requisitos de Gestión de la Calidad,

cuyo objetivo final es la satisfacción de los clientes, utilizada universalmente para la
evaluación de los suministradores y demostrar la conformidad (certificación).

Proceso. Conjunto de actividades que transforma unas entradas en salidas mediante la

utilización de algunos recursos.

Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas

Proveedor. Organización que proporciona un producto o un servicio.

Revisión. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del

tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Sistema. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan entre sí.

Verificación. Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han

cumplido los requisitos especificados.

Visión. Es la proyección de la organización a largo plazo, constituye el ideal de la empresa.

3. DISPOCISIONES GENERALES
 Realizar Inventarios cíclicos o rotativos.
 Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
 Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
 Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual
conduce a pérdidas en ventas.
 Responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de mercancías
deterioradas. También deberá responsabilizarle de no mezclar los inventarios de
propiedad de la compañía con las mercancías recibidas en consignación o en depósito.
 Capacitar al personal en el control de los materiales. Incentivar a los
colaboradores haciéndoles sentir como parte importante de la organización.
 Tener en cuenta las sugerencias; informarles sobre los resultados de los
inventarios y para dar un mejor manejo en desarrollo de esta actividad.
 El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas
autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios
autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.
 Las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad material, que
garanticen su control y recuperación antes faltante o deterioros por negligencia.
 Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado
por la persona que entrega y por la que recibe.
 Realizar las compras de la materia prima a empresas certificadas. Los alimentos
de calidad tienen su origen en ingredientes de calidad y es responsabilidad del
productor cerciorarse de que aquellos que integran sus alimentos sean sanos y
seguros.
 El jefe de compras debe disponer de una lista de los ingredientes necesarios y
comprar solamente a proveedores reputados, que cumplan con los estándares
fijados por la empresa para la adquisición.
 Los proveedores de mercadería y las compañías subsidiarias a quienes se
compran los ingredientes de los alimentos deberían proporcionar al cliente
especificaciones exactas acerca de los productos que adquiera.
 Para asegurarse de que los ingredientes cumplen con las especificaciones, el
personal que controla la calidad nutritiva de los alimentos debe llevar a cabo un
muestreo periódico.
 La garantía del proveedor debe incluirse en la orden de compra para demostrar
que el ingrediente es de uso alimentario, que no está adulterado y que se halla en
conformidad con las normas de regulación del gobierno.

 Comprar el inventario en cantidades para aprovechar precios económicos.

 Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.

 Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
 Sistemas de surtido de materiales en base a concentrados de Documentos de
salida, como son las facturas o remisiones.
 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Tipo de
actividad
Id Descripción de la actividad PHVA Documento/Registro Responsable

P H V A

Revisión de inventario de Registro Cardex Jefe de almacén

materia prima y producto
1 x
terminado (referencias
existentes).

Compra de materia prima Facturación Jefe de compras

2 x
(registro de Entrada)

Almacenamiento de materia Registros de Jefe de almacén

3 x
prima inventarios

Registro de despacho de materia Registros de salidas Jefe de almacén

4 prima para el proceso de x de almacén
producción

Proceso de producción Registros de Jefe de producción

5 (elaboración del producto) x productos
terminados

Control de producto terminado Registros de Control de calidad

6 x productos
terminados

Continua a la sección de Registros de Jefe de producción

7 empaque x productos por cada
referencia
 Almacenamiento producto Registro de Control de calidad
8 terminado por cada referencia entradas
almacenamiento

Venta de producto terminado Facturas de ventas Departamento de

9 x
(pedidos del cliente). ventas

Descargue de facturas Registro de ventas Departamento de

10 x
diarias (ingresos) ventas

Descargue de Jefe de almacén

facturas en el
11 Despacho de productos de x
Control de
almacenamiento inventario

Servicio al Cliente (Entrega de Registro de salida Jefe de almacén

12 x
productos)

Contabilización de las facturas Registros Finanzas

11 x
(costos y finanzas)

12 Quejas y reclamos x Registros Administrador

5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMEINTO

 6. RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO

6.1. Riesgos Operativos

Documento
Actividad Código del
Tipo de riesgo Nivel de riesgo relacionado para la
relacionada riesgo
gestión del riesgo

Proyección de los R01M6.1.2 Bajo

Error humano
recursos Matriz de Riesgo
Almacenamiento
Almacenamiento de R02M6.1.2 Bajo
inadecuado de
las materias primas Matriz de Riesgo
los recursos
Falta de control
Distribución de las R03M6.1.2 Bajo
en la entrega de Matriz de Riesgo
materias primas
los recursos
Efectividad de la
Error R04M6.1.2 Medio
requisición de la Matriz de Riesgo
documental
materia prima

6.2. Riesgos Laborales

 Documento
Actividad Nivel de
Tipo de riesgo Código del riesgo relacionado para la
relacionada riesgo
gestión del riesgo

Ergonómico
Digitalización de
R01M7.1.4 Medio Matriz de Riesgo
pedidos (Movimientos repetitivos
con las muñecas)

Físico
Almacenamiento
y ubicación de (Fatiga o dolores por R02M7.1.4 Alto Matriz de Riesgo
materias primas manejo de mucho peso
más de 3K)

Recepción de Riesgo psicosocial

R03M7.1.4 Bajo Matriz de Riesgo
materias primas (Estrés)

7 CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Cambio realizado

Se realizan La descripción del. Se describe el propósito y alcance del

mismo, se definen los términos importantes, se mencionan las
002 12/12/2018 disposiciones generales del proceso, se muestra el diagrama de flujo
del proceso, y se mencionan los riesgos laborales y operativos del
proceso.

SECCIÓN DE FIRMAS

Firma: Firma: Firma:

Aprobó: Cargo: Auditor Líder Revisó: Aprobó:

Cargo: Auditor Cargo: Auditor Líder

3.3
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Membrado, M. J. (2013). Metodologías avanzadas para la planificación y mejora. El

despliegue de la estrategia mediante el cuadro de mando integral. (p.113-131). Madrid, ES:
Ediciones Díaz de Santos. Recuperado de:

http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?ppg=12&docID=10862444&tm=
1470150873723

Gómez, G. (2015). Auditoria Interna y Mejora Continua en un SGC. [Archivo de

video]. Recuperado el 22 de diciembre de 2016 de: http://hdl.handle.net/10596/5302

Parsowith, B. S. (1999). Principios básicos de las auditorías de la calidad. Madrid, España

Ediciones Díaz de Santos, 1999. ProQuest ebrary. Recuperado de:
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/reader.action?ppg=1&docID=10189903&tm=1
500049366214