APLICACIÓN DE UN DIAGRAMA DE FLUJO

Organiza información tu empresa: Los diagramas

de flujo son la forma más sencilla de representar
procesos, sistemas e información apoyándose en
estrategias visuales para asegurar la
comprensión de los usuarios. Por otra parte, un
diagrama de flujo funciona a su vez para detallar
procesos y etapas de las estrategias de venta
para clientes o planes de contingencia y acciones
a llevar a cabo en caso de presentar problemas
puntuales dentro de la compañía.

Cualquier persona realiza muchos procesos

diferentes en su vida diaria. Por ejemplo, se
adhiere a una determinada rutina para tareas tan
sencillas como desayunar, tomar una ducha o
disfrutar de un descanso en la mañana del sábado.

A la mayor parte de estos procesos no se les dedica tipo alguno de reflexión.

Algunos involucran a otras personas hasta un grado tal, que no pensamos en
nuestro involucramiento.

Uno de estos procesos podría ser hacerse cortar el cabello por el peluquero
amable de la esquina y/o salir a pescar.

EJEMPLO DE DIAGRAMAS ADMINISTRATIVOS:

Elabora el diagrama de un procedimiento administrativo

Lucía Ruíz es secretaria de un club deportivo. Cada mes ella realiza el cobro y factura de la
cuota mensual de membresía a los clientes para enviárselas al lugar donde laboran. El
sistema genera un cargo a la tarjeta de crédito o débito autorizada por el cliente en su
contrato. Ella sigue los pasos siguientes:

1. Revisa si los clientes nuevos ya están ingresados en el sistema o bien si espiró el contrato
de algún cliente y no renovó su membresía para eliminarlo del sistema

2. Ejecuta el proceso de cargo de cuota mensual de membresía a las tarjetas de crédito o

débito autorizadas
3. Emite un listado de cargos de cuota mensual procesando y lo revisa contra el sistema
de clientes, para verificar que toso están incluidos.

4. Genera es listado de facturas por cuotas del mes

5. Revisa el listado generado de facturas

6. Si no hay errores imprime las facturas correspondientes de lo contrario realiza los

cambios pertinentes y procede a imprimir las facturas

7. Imprime los sobres y cartas de envío a los clientes

8. Prepara las facturas en un sobre con la carta correspondiente

9. Imprime el listado de recepción de facturas

10. Entrega al mensajero el listado de facturas con su comprobante de recepción y los

sobres con las facturas y cartas para los clientes.
 Otras aplicaciones

• Se aplica en determinados ámbitos en donde el proceso tiene una implicancia en

especial, como por ejemplo en una fábrica, el diagrama puede estar trazado en las
mismas instalaciones para informar a los operarios acerca del proceso que debe
de realizar dependiendo la circunstancia.

• El diagrama de flujo ayuda al análisis a comprender el sistema de información de

acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidos.

• Se aplica en las funciones comerciales y en una cadena de relaciones, permite

que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que conlleva a
poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del
proceso.

• Se aplica en los departamentos administrativos de la empresa, ya que mejora

considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la
organización.

• Se aplica en un sistema de control de calidad porque es necesario tener una

clara visión de los procesos involucrados, las responsabilidades, organización,
registros de la calidad, acciones preventivas y correctivas.
 APLICACIONES: MAPAS DE PROCESO

El mapa de proceso contribuye a hacer visible el trabajo que se lleva a cabo en una
unidad de una forma distinta a la que ordinariamente lo conocemos, A través de
este tipo de gráfica podemos percatarnos de tareas o pasos que a menudo pasan
desapercibidos en el día a día, y que, sin embargo, afectan positiva o negativamente
el resultado final del trabajo.

APLICACIÓN

- conocer cómo se llevan a cabo los trabajos actualmente

- analizar los pasos del proceso para reducir el ciclo de tiempo o aumentar la
calidad
- utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar a cabo proyectos
de mejoramiento del proceso
- orientar a nuevos empleados
- desarrollar formas alternas de realizar el trabajo en momentos críticos
- evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados

- Se aplican en una organización para identificar en que se está fallando o en

que se puede mejorar, para así tener una idea más compleja de la solución
del problema planteado. También lo podemos llamar como una guía de
procesos el cual muestra una serie de actividades.

- Se aplican en Procesos estratégicos: procesos de responsabilidad de la

dirección.

- Se aplican Procesos operativos: procesos de realización del producto /

prestación del servicio.
 - Se Procesos de soporte: procesos de provisión de recursos + Procesos de
medición, análisis y mejora.

CUANDO SE DEBEN UTILIZAR LOS MAPAS DE PROCESOS.

• Cuando se interesa automatizar la información a través de la adquisición de

equipos de computadoras y aplicaciones es indispensable preparar un mapa de los
procesos. De esta forma, pueden identificarse aquellos pasos o tareas que son
críticos para completar el trabajo correctamente y aquellos que deberán modificarse
para obtener un mayor beneficio de la nueva tecnología.

• Cuando las quejas o los señalamientos que se reciben se relacionan con el tiempo
que debe esperar el cliente para obtener algún servicio o resultado, es un buen
indicio de que el problema pudiera radicar en que el proceso o ciclo de trabajo es
ineficiente.

• Cuando se reciben señalamientos o quejas de errores en el resultado del trabajo,

estos pueden ser ocasionados por un empleado que no posee el conocimiento o la
destreza necesaria. En estos casos, obviamente la primera opción es el
adiestramiento al empleado.

• Cuando es necesario establecer indicadores para medir la efectividad o eficiencia

del trabajo, resulta de gran valor conocer los pasos o tareas que lo componen. Así,
cuando se determinan las tareas que serán medidas, se seleccionan solo aquellas
que verdaderamente impactan el resultado y se evita recopilar datos innecesarios.
1. Mencione 3 ventajas de la aplicación de un diagrama de flujo en una
empresa
1. Ayuda al análisis a comprender el sistema de información de acuerdo con las
operaciones de procedimientos incluidos.

2. Favorecen la comprensión del proceso al mostrarlo como un dibujo.

3. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.

2. Mencione 2 aplicaciones de un diagrama de flujo

• Se aplica en los departamentos administrativos de la empresa, ya que mejora

considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la
organización.

• Se aplica en un sistema de control de calidad porque es necesario tener una

clara visión de los procesos involucrados, las responsabilidades, organización,
registros de la calidad, acciones preventivas y correctivas.

3. En qué áreas de la organización se aplican mapa de proceso

Se aplican en Procesos estratégicos: procesos de responsabilidad de la dirección.

Se aplican Procesos operativos: procesos de realización del producto / prestación

del servicio.

Se Procesos de soporte: procesos de provisión de recursos + Procesos de

medición, análisis y mejora.
4. Mencione 3 ventajas de la aplicación de un mapa de procesos en una
empresa

1. conocer cómo se llevan a cabo los trabajos actualmente

2. orientar a nuevos empleados
3. Ayudan a identificar en que se está fallando o en que se puede mejorar
BIBLIOGRAFIA:

 AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS_31 de julio del 2011

http://mirnaprocesos3.blogspot.pe/

 Diagrama de flujo estándar de la ANSI_21 septiembre 2013

http://www.edukativos.com/apuntes/archives/4046

CONCLUSION:

Para la realización de un diagrama de flujo debemos tener el análisis lógico de lo que

se quiere expresar o representar, es decir, hacer un breve razonamiento al problema
o a dicha situación para luego ser representada en diagrama de flujo. Además de que
los diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y de izquierda a
derecha. Debemos conocer bien los conectores y símbolos que son utilizados en la
resolución de problemas ya sea para conocer el comienzo o el fin del diagrama y
saber cómo fluye la solución del problema.