Integración de Plataformas

Si usted no puede
describir
lo que está haciendo
como un
Modelo y notación de Proceso
procesos de negocio usted no sabe
lo que está
(BPMN) haciendo

William Edwards Deming

Estadístico estadounidense, profesor universitario, autor de textos,

consultor y difusor del concepto de calidad total
 Inicio de la clase
En esta clase aprenderás:

o Introducción a la gestión de procesos de negocio BPM

o ¿Por qué hacer mapas de procesos?

o ¿Qué es el mapeo de procesos AS IS/TO BE?

o Identificar y mapear procesos

o Actividades y objetivos de levantamiento del proceso AS IS

o Modelado de un BPM y rediseño de procesos usando TO BE

o Modelo y notación de procesos de negocio (BPMN)

 Introducción a la gestión de procesos de negocio BPM
o BPM viene del inglés “Business Process Management” o Gestión de procesos de negocio.
o Es un enfoque sistemático para identificar, levantar, documentar, diseñar, ejecutar, medir y contralar los
procesos de las empresas.
o Su objetivo es mejorar el desempeño y la optimización de dichos procesos, ayudando a lograr un mejor
resultado del negocio.

Ciclo de un BPM
 ¿Por qué hacer mapas de procesos?
Con la competitividad del mercado, el mapeo de procesos es diferenciador dentro de la organización. Es
posible tener mayor comprensión del proceso y obtener varios puntos positivos, como:

Hacer más eficiente la toma de decisiones

o Con el proceso de mapeo se puede visualizar la trayectoria de los procesos dentro de la
organización.
o Los procesos incluyen: las actividades y sus responsables, elementos como la mano de obra y sus
recursos, y los esfuerzos necesarios para cumplir con los objetivos de la organización.
o El mapeo optimiza tiempo y deja más eficiente la toma de decisiones pues permite reconocer lo que
se desea mejorar.

Estandarizar el proceso
o El mapeo permite aumentar la productividad, mejorar la calidad de la entrega del producto y / o
servicio y lograr una mayor satisfacción de los clientes.
o Mediante la estandarización del proceso a través de documentación, por ejemplo, se puede
mantener un nivel de calidad de servicio y / o producto a entregar al cliente.
o Con el mapeo de procesos los colaboradores tendrán un conocimiento mayor sobre la organización
y sobre el proceso, evidenciando problemas a ser mejorados.
o De esta forma la empresa se vuelve más eficaz, mejora el desempeño y por consiguiente, apalanca
sus resultados.
 ¿Qué es el mapeo de procesos AS IS/TO BE?
El Mapeo de procesos AS IS / TO BE
o Ayuda en la descripción y la mejora de los procesos internos de la organización.
o Se dedica a la exploración del negocio de la empresa a través de metodologías y
prácticas utilizadas en las actividades del día a día.
o Participan los usuarios clave que tienen más conocimientos acerca de las reglas
del proceso de negocio.

El mapeo de procesos AS IS
o Definición de la situación actual de los procesos de negocio.
o Se solicita al ejecutor del proceso que narre cómo funciona, o bien se hace un
cuestionario para levantar la información.

El mapeo de procesos TO BE
o Define el futuro de los proceso de negocio, es decir, donde se quiere llegar.
o Se documentan los diagramas con la ayuda de herramientas que añaden valor al
proceso, como las tecnologías asociadas a BPM (Business Process Management).
o Participan las personas que tienen experiencia con dichos procesos y que están
aptas para contribuir a la optimización de ellos, logrando así un mayor
cumplimiento de las prácticas, objetivos de la organización y sistemas de apoyo.
 Identificar y mapear procesos: levantamiento del proceso AS IS

o El modelo “As is” o “Tal como está” refleja la situación

actual de los procesos de la empresa.
o El proceso actual es modelado sin incluir las mejoras que
pueden o deben ser aplicadas. presente
o Las entrevistas o reuniones ocurren con los usuarios clave.
o En caso de una empresa que no posea sus procesos
modelados siempre tendremos que realizar los diagramas.
o Contar con el modelo de procesos de negocio tal cual está
nos ayuda a tener un punto de partida para estudiar y mejorar
los procedimientos del negocio.
 Tareas para el levantamiento del proceso AS IS
Se debe recopilar datos y realizar:
o Descripción de las reglas de negocio y usuarios involucrados,
proveedores, clientes y sus interacciones.
o Explicación del recorrido del proceso (secuencia de tareas) y
validaciones, revisar los escenarios alternativos del negocio.
presente
o Descripción de las tareas, tiempo de ejecución y participantes.
o Identificar las entradas y salidas, para poder entenderlas y definirlas.
o Buscar documentos y sistemas que faciliten el entendimiento y ayuden
en lo que puede ser automatizado.
o Comprender la organización con cuestionarios, pesquisas y encuestas.
o Esta fase no requiere necesariamente un modelo del flujo, ya que es
suficiente poseer las reglas de negocio o procesos documentados.
 Modelado de un BPM con diseño TO BE

o La generación de los modelos “To Be” o “Cómo van

a ser” es indispensable para establecer que se quiere
de la nueva implementación.
futuro
o Permite definir el nuevo modelo de procesos de
negocio independientemente del software a utilizar.

o Posibilita realizar un efectivo alineamiento de los

procesos de negocios con la estrategia corporativa.
 Rediseño de procesos usando modelado del proceso TO BE
En este paso se debe:
o Definir soluciones a los problemas y realzar una nueva versión del modelo.
o Evaluar las posibles mejoras para poder aplicarlas en el proceso.
o Definir los nuevos gestores de los procesos, alcance, objetivo, actividades,
reglas y papeles. futuro
o Resaltar las actividades que agregan valor y eliminar las que no lo hacen.
o Diseñar el nuevo proceso usando herramientas de modelado BPMN.
o Optimizar la documentación de la información.
o Automatizar todos los procesos que lo permitan.
o Organizar el flujo de trabajo para estructurar las tareas y generar mayor
transparencia, integrar diferentes sistemas, diseñar el modelado del proceso
en sí y eliminar actividades manuales.
 Principales actividades del proceso TO BE
1. Diseño del Proceso To Be: asegurarse de que le ofrezca a la empresa exactamente
lo que espera lograr con este nuevo proceso.
2. Definición de las actividades del proceso: deben ser tan simples como sea
posible, idealizando actividades fáciles de entender y de explicar.
3. Análisis de lagunas y comparaciones: el proceso To Be debe ser diferente y
mejor que el proceso actual.
4. Diseño y Análisis de la Infraestructura de Tecnología de Información:
determinar: flujo de datos, aplicaciones, sistemas, interfaces entre sistemas, quién
va a usar la información y cuándo se utilizará la información.
5. Simulación, pruebas y aceptación del modelo: simulación del proceso To Be, o
cómo será el proceso en el futuro, debe aprovechar las tecnologías actuales que
ayudan a predecir los resultados con seguridad, confiabilidad y agilidad.
6. Creación del plan de implementación: definir la gestión del cambio, qué
sistemas se verán afectados por el proceso rediseñado, determinar claramente los
equipos implicados y señalar las siguientes actividades del proyecto punto a punto.
 Objetivos de modelado del proceso TO BE
Consenso con el cliente
o El cliente debe ratificar el proceso modelado, las reglas levantadas y las mejoras sugeridas.
o Es necesario garantizar la ejecución de todos los caminos posibles e involucrar a los participantes
de cada tarea. Con ello se consigue el correcto progreso del proceso y la integridad de los datos.

Compromiso con los stakeholders

o Enfocarse en la madurez del proceso.
o Garantizar que los procesos estén cada vez más cerca de los objetivos estratégicos de la
organización
o Estructurar y simplificar para traer eficacia a los procesos y sus actividades, ya sean en el ámbito
estratégico u operacional.
o Es fundamental la participación y el compromiso de todos los participantes y el foco diario en la
mejora continua, además de la adopción de una solución eficiente de Gestión de Procesos.

Análisis de efectividad
o Para evaluar la efectividad del mapeo del proceso es posible aplicar encuestas de satisfacción y
utilizar indicadores.
o Evaluar eficiencia (medición de productividad en relación a las salidas generadas)
o Evaluar eficacia (medición de la calidad en relación a las salidas totales)
o Evaluar efectividad (medición del impacto ).
o El seguimiento del uso del proceso en producción es importante para resolver las dudas sobre las
nuevas tareas que se han atribuido a los responsables de la ejecución del flujo
Modelo y notación de procesos de negocio (BPMN)

Bizagi es una suite ofimática con dos productos

complementarios, un Modelador de Procesos y
una Suite de BPM.

Bizagi Process Modeler es utilizado para

diagramar, documentar y simular procesos
usando la notación estándar BPMN
 Modelo y notación de procesos de negocio (BPMN)
Para modelar un BPM existe una notación estandarizada por OMG, conocida como Business Process Model and
Notation o su sigla BPMN. Este estándar nos permite modelar los flujos de los procesos de negocios ya sean manuales o
automatizados. Gráficamente un diagrama BPMN en Bizagi Modeler está compuesto por:

1.Actividades
 Tareas
 Subprocesos
2.Compuertas
3.Eventos
 Eventos de Inicio
 Eventos Intermedios
 Eventos Intermedios adjuntos a los límites de una Actividad
 Eventos de Finalización
4.Artefactos
5.Carriles (Swim lanes)
6.Conectores
 Actividades
o Representan trabajos o tareas llevadas a cabo por miembros de la organización.
o Se ejecutan de manera manual o automática.
o Pueden ser realizadas por un sistema externo o un usuario.
o Pueden ser atómicas o compuestas.
o Las actividades se clasifican en dos tipos:

1. Tareas

2. Subprocesos
 Notación de actividades tipo tareas

TAREAS

o Son actividades atómicas usadas cuando

el trabajo realizado no se puede
descomponer con más detalle.

o Son llevadas a cabo por una persona y/o

por una aplicación.
Notación de carriles (Swim Lanes)
 Ejemplo - Proceso de solicitud crédito

o Gestiona las actividades necesarias para recibir, analizar

y aprobar solicitudes registradas por los clientes de una
entidad financiera.

o Una versión simplificada de este proceso consta

básicamente de un registro de la solicitud, donde el
cliente manifiesta su interés de adquirir un crédito y
presenta su solicitud junto con la documentación
requerida a la entidad.

o Luego se realiza una verificación de la información

presentada por el cliente, se realiza el análisis o estudio
de la solicitud de crédito y por último se realizan las
actividades necesarias para hacer efectivo el crédito o
informar el rechazo al cliente.
 Notación de actividades tipo subprocesos

SUBPROCESOS

o Son actividades compuestas que se incluyen

dentro de un proceso.

o Pueden ser desglosados a niveles más bajos,

esto es, que incluye figuras y elementos
dentro de ella.
 Notación de compuertas

COMPUERTAS

o Se usan para controlar la divergencia y convergencia de

flujos de secuencia.

o Determinan ramificaciones, bifurcaciones,

combinaciones y uniones en el proceso.

o El término “Compuerta” implica que hay un mecanismo

que permite o limita el paso a través de la misma.
Notación de eventos - Eventos de Inicio
Un EVENTO Es algo que sucede durante el curso del proceso, afectando
el flujo y generando un resultado.
 Ejemplo - Proceso de cotización de planes turísticos
o Este proceso gestiona las solicitudes de cotización de planes turísticos que los clientes hacen a una agencia de viajes.

o Cuando un cliente hace una solicitud es necesario que el agente de viajes determine los costos y disponibilidad de cada uno de los
servicios que el cliente incluyó en su solicitud.

o Una vez que se ha determinado esto, se procede a consolidar un plan turístico que se envía al cliente junto con el valor del mismo. Si
el cliente está interesado en el plan se inicia una gestión de ventas, de lo contrario el proceso finaliza.
Compuerta inclusiva de divergencia: se pueden ejecutar cada uno
de los flujos de salida sin tener que esperar que el resto también se
ejecute.

Compuerta inclusiva de convergencia: obliga a que el flujo avance

sólo cuando se han ejecutado las tareas a la izquierda.

Script: ejecuta instrucciones en el lenguaje interpretado por el motor

de BPMN, por ejemplo enviar un correo.

Compuerta basada en eventos: cuando el primer evento se dispara

(recibir respuesta o esperar 48 horas), se usará su camino y el resto
serán deshabilitados.

Evento intermedio simple: se ejecuta cuando el Agente de Viajes

recibe una respuesta y comienza a gestionar la venta.

Evento de temporización: continúa con el flujo si se han cumplido 48

horas sin respuesta del cliente.

Subproceso transaccional: representa todas las actividades que el

área de ventas deberá realizar para entregar el servicio y facturarlo.
 Notación de eventos - Eventos Intermedios
EVENTOS LANZADORES Y RECEPTORES

Para hacer que un evento sea receptor o el que lanza el

mensaje se debe dar clic derecho sobre la figura y
seleccionar “Lanza el evento”. Esta opción habilita o
deshabilita el comportamiento (aplica para algunas
figuras de acuerdo a lo que se describe a continuación).

Clic derecho

TOKEN

Un token representa una unidad de trabajo que es

recibida por un proceso y transformada durante la
ejecución de las actividades del flujo del proceso.
Notación de eventos - Eventos Intermedios Adjuntos a los Límites de una Actividad
Notación de eventos - Eventos de Finalización
 Ejemplo - Proceso de generación de órdenes de compra 1
Este proceso tiene como objetivo generar órdenes de compra automáticamente de
acuerdo a los niveles de inventario de una materia prima especifica y gestionar su
aprobación, ingreso en los sistemas contables de la empresa y envío al proveedor.
Evento de inicio condicional: se activa cuando una condición
de negocio se cumple.

Tarea de servicio: genera un archivo PDF con todos los datos

de la compra.

Compuerta paralela de divergencia: habilita los 2 caminos

alternativos de manera simultánea, sin evaluar condición
alguna.

Compuerta paralela de convergencia: la compuerta espera

todos los flujos que concurren en ella antes de continuar.

Evento de error: sólo se usa adjunto a los límites de una

actividad y captura un error específico interrumpiendo la
actividad contenedora. En el ejemplo el evento de error ocurre
si se cae el envío de la orden al ERP, por ejemplo: caída del
servicio, error de conexión, etc.
Ejemplo - Proceso de generación de órdenes de compra 2
Evento de inicio condicional: se activa cuando
una condición de negocio se cumple.

Tarea de servicio: genera un archivo PDF con

todos los datos de la compra.

Compuerta paralela de divergencia: habilita los

2 caminos alternativos de manera simultánea, sin
evaluar condición alguna.

Compuerta paralela de convergencia: la

compuerta espera todos los flujos que concurren
en ella antes de continuar.

Evento de error: sólo se usa adjunto a los límites

de una actividad y captura un error específico
interrumpiendo la actividad contenedora. En el
ejemplo el evento de error ocurre si se cae el
envío de la orden al ERP, por ejemplo: caída del
servicio, error de conexión, etc.

El inicio del proceso se da al recibir un mensaje

de un participante externo

Permite lanzar un mensaje

Con 2 días sin respuestas se notifica cancelación

 Ejemplo de transacción

En BPMN una transacción

es una relación y un acuerdo
formal de negocio entre dos
procesos o participantes.
Para que una transacción sea
exitosa todas las partes
involucradas deben ejecutar
sus tareas. Las transacciones
por lo general representa
Servicios Web.
Notación de artefactos
Notación de conectores
 Cierre de la clase
En esta clase has aprendido:

o Introducción a la gestión de procesos de negocio BPM

o ¿Por qué hacer mapas de procesos?

o ¿Qué es el mapeo de procesos AS IS/TO BE?

o Identificar y mapear procesos

o Actividades y objetivos de levantamiento del proceso AS IS

o Modelado de un BPM y rediseño de procesos usando TO BE

o Modelo y notación de procesos de negocio (BPMN)