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1. Objetivo y alcance
1.1 Indicar las pautas que se deben de seguir a fin de cumplir con las
Buenas Prácticas de Documentación.
1.2 Aplica a todos los integrantes de la organización que tengan contacto
con los documentos establecidos por el sistema de gestión de calidad.

2. Definiciones
2.1 Rúbrica: identificación que se asigna a cada integrante de la
organización con fin de reconocer cuando éste hace una anotación en
algún registro.
2.2 Firma: escritura manuscrita que se coloca a fin de expresar la
autorización, el acuerdo, conocimiento o aprobación de algún
documento.
2.3 Registro: documento en donde se relacionan acontecimientos o cosas;
aquellos en los que se conste la de manera oficial.
2.4 Documento: escrito en papel u otro tipo de soporte el cual contiene
información que describe, acredita o muestra cierta actividad.

3. Responsabilidades
3.1 Es responsabilidad del responsable sanitario vigilar que se cumplan las
buenas prácticas de documentación dentro de la organización
3.2 Es responsabilidad del responsable sanitario dar a conocer las buenas
prácticas de documentación.
3.3 Es responsabilidad de los colaboradores cumplir con las buenas
prácticas de documentación.
3.4 Es responsabilidad de los colaboradores llenar en tiempo y forma los
documentos o registros.
3.5
4. Lineamientos
4.1 Todo registro debe ser llenado en tiempo y forma.
4.2 Los documentos deben estar escritos en idioma español, en caso de
requerir contenido en otro idioma el documento deberá contener la
traducción del mismo.
Elaboró Revisó Autorizó
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4.3 Todo registro que se realice a mano deberá estar escrito en letra legible
y clara.
4.4 No se permiten tachones o sobrescrituras.
4.5 Cualquier registro lo debe hacer sólo la persona que realizó la actividad.
4.6 Las tintas para cada área son las siguientes:
Negro: administrativo
Azul: operaciones
Rojo: otros jajaja
5. Procedimiento
5.1 Asignación de rúbrica de registro.
Recursos Humanos
5.1.1 Asigna la rúbrica tomando en cuenta las siguientes
instrucciones
5.1.1.1 La primera letra de la rúbrica será la primera letra del
nombre del colaborador
5.1.1.2 Seguida del apellido paterno completo, iniciando este
con mayúscula.
Nota: en caso de que exista más de una persona con la
misma inicial y apellido paterno se deberá agregar la
primera letra del apellido materno al final de la rúbrica.

OSoto ó OSotoB

5.2 Formato de fechas:

La fecha de cualquier procedimiento, instructivo o registro deberá
escribirse de la siguiente manera
5.2.1 Dos dígitos para el día
5.2.2 Las tres primeras letras del mes en curso. Primera letra
mayúscula, siguientes en minúsculas.
5.2.3 Dos dígitos para la terminación del año en curso.
Nota: todos los datos anteriores llevan interpuestas diagonales.
01/𝑀𝑎𝑟/18
5.3 Formato de hora:
Cuando se requiera escribir la hora en algún documento se deberá de
hacer de la siguiente manera
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5.3.1 Considerar el horario de 24 horas, es decir, inicio del día a las

0:00 y fin del día a las 23:59.
5.3.2 La hora se escribirá con dos dígitos en formato de 24 horas
seguidos de la letra “h” para indicar que se trata de una
anotación de éste tipo.
Ejemplo:
16: 44 ℎ

5.4 Firmas en los documentos

5.4.1 Las firmas en los documentos deben (cuando así se indique)
ser las oficiales, es decir, aquellas que utilizan para documentos
legales.
Ejemplo:

5.5 Llenado de registros:

5.5.1 Los registros se llenan siempre con tinta indeleble y del color
asignado para cada área.
5.5.2 El llenado debe ser escrito con letra legible.
5.5.3 Está completamente llenado, es decir, no tiene información
faltante.

5.6 Correcciones
5.6.1 Las correcciones se deben hacer de la siguiente forma, a fin de
evitar la desaparición intencionada de datos que pudieran ser
relevantes:
5.6.1.1 Trazar una línea sobre el dato erróneo de manera que
este pueda ser observado.
5.6.1.2 En un espacio libre deberá escribirse el dato correcto
junto con la rúbrica de quien haya corregido y la fecha
en la que esta corrección se hizo.
5.6.1.3 En caso de que no existan campos cercanos
apropiados para realizar la escritura de la corrección se
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deberá colocar un superíndice numérico en la esquina

superior derecha del dato tachado y en un lugar
adecuado escribir el superíndice seguido del dato
correcto, la rúbrica y la fecha.
Ejemplo:
𝑐𝑎𝑏𝑎𝑙𝑜
𝑐𝑎𝑏𝑎𝑙𝑙𝑜 13/𝐴𝑏𝑟/18 𝑂𝑆𝑜𝑡𝑜

5.7 Cancelaciones y espacios en blanco.

5.7.1 La cancelación de espacios en blanco en documentos no
electrónicos se realiza trazando una línea diagonal en el
espacio en blanco.
5.7.2 En espacios pequeños se puede colocar “No aplica”, “N/A” o
cualquier otra variedad que sea clara.
5.7.3 Cualquier cancelación debe ser justificada y deberá ir seguida
por la rúbrica y la fecha en la que esta se realizó.
Nota: cualquier espacio en blanco en un registro se considera
como información faltante además de prestarse a ser llenados
sin autorización del autor.
Ejemplo:

14 14/Ago/18 Sí $9,682.00 17/Ago/18 N/A No hay domicilio en sistema.

OSoto 14/Ago/17
se cancela porque no hay más datos en el día.

6. Bibliografía
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7. Anexos
N/A

8. Control de cambios.
Fecha de Cambio Descripción Versión
N/A N/A N/A