PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIN PARA LAS BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACIN

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Vigente a partir de:

27 Octubre 2015

Prxima revisin:
27 Octubre 2017

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NUEVO

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1. OBJETIVO
Definir controles que permitan prevenir errores de comunicacin, asegurando as que el
personal siga los procedimientos correspondientes, paralelamente la aplicacin de las Buenas
Practicas de Documentacin (BPD) asegura el empleo correcto y permanente de los documentos
asociados con los procesos realizados en el rea de farmacia con la finalidad de garantizar que
las operaciones farmacuticas se llevaron a cabo de manera adecuada, permitir la rastreabilidad
oportuna de la informacin y facilitar investigaciones en caso de requerirlas.
2. ALCANCE
Esta gua para el seguimiento de las Buenas Prcticas de Documentacin debe ser aplicada y
ejecutada para todas las actividades de la farmacia.
3. RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de todo el personal que participe en los procesos relacionados con el rea
de farmacia seguir los lineamientos que sea necesarios para llevar acabo las Buenas Practicas
de Documentacin
4. DESARROLLO DEL PROCESO
4.1 Elementos bsicos de la documentacin
Todas las actividades relacionadas con el manejo, almacenamiento y distribucin de
medicamentos deben documentarse y registrarse de manera oportuna acorde a lo siguiente:

Elabor:
Fecha:
Firma:
Nombre:
Puesto:

Debe ser completa. Todo documento debe llenarse sin faltantes de informacin y
registrando completamente todas las etapas del proceso utilizando para esto tinta
permanente.
Exacta. Todo documento debe estar libre de errores, donde la informacin registrada
sea fiel a la fuente.
Legible. Todo registro deber realizarse de manera clara y entendible.
Idioma. Toda informacin deber registrarse en el idioma espaol.
Vocabulario. Se debe emplear vocabulario sencillo y adecuado de acuerdo al nivel y
jerarqua del documento.

Revis:
Fecha:
Firma:
Nombre:
Puesto:

Autoriz:
Fecha:
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Nombre:
Puesto:

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Organizacin. La informacin debe estar organizada de forma que facilite su fcil

comprensin y lectura.
Firmas. Toda informacin debe estar firmada y fechada por la o las personas que
participaron en el proceso.
Identificacin. Toda informacin debe estar fechada, contar con nmero de pgina y
logo de la clnica.
Llenado. Siempre debern ser llenados con tinta permanente, no se deber utilizar lpiz
o tinta borrable.
Espacios. No se debern dejar espacios en blanco en ningn documento o registro. Los
espacios en blanco que estn destinados a ser llenados por un dato o informacin y no
sean utilizados, debern inhabilitarse con una lnea y colocar N/A (No aplica) as como
escribirles iniciales o firma de la persona que cancela el espacio y la fecha.

4.2 Correcciones.
En caso de cometer errores durante el llenado de documentos, no se debe borrar o sobrescribir
la informacin, utilizar corrector, etiquetas ni tratar de eliminar la informacin errnea.
El proceso de correccin se realizara de la siguiente manera:

Elabor:
Fecha:
Firma:
Nombre:
Puesto:

Los errores debern corregirse trazando una lnea que abarque la informacin errnea,
colocando iniciales o firma de la persona que realiz la correccin y fecha en que realiz
la correccin. (Anexo 1)

La informacin correcta se deber anotar lo ms cercano posible de la correccin

augurndose de que el registro original y la correccin sean legibles.
(Anexo 2)

Si el error se comete en una sola letra, de una palabra o en un solo nmero se deber
corregir completamente la palabra o nmeros. (Anexo 3)

El caso de correccin en fechas se debe corregir la fecha completa incluyendo da, mes
y ao. (Anexo 4)

Las correcciones debern ser hechas por el personal que cometa el error, de no ser
posible las correcciones podrn ser hechas por el jefe inmediato, siempre y cuando la
correccin sea justificada y posteriormente se le informe de la correccin al personal
que cometi dicho error.
Revis:
Fecha:
Firma:
Nombre:
Puesto:

Autoriz:
Fecha:
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Nombre:
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4.3 Procesos que debern documentarse.

Todo lo relacionado con la solicitud y recepcin de medicamento hacia y por los

distribuidores autorizados.

Todo proceso de recepcin de medicamento en el rea de farmacia.

La preparacin o adecuacin de los medicamentos para su entrega en dosis unitarias.

El control y registro de las entradas y salidas de medicamento.

La calibracin y el mantenimiento del equipo en el rea de farmacia (refrigeradores,

termmetros, termo higrmetros).

4.4 Conservacin de la documentacin.

Toda documentacin relacionada con el servicio de farmacia deber resguardarse acorde a lo
siguiente:

Elabor:
Fecha:
Firma:
Nombre:
Puesto:

Solo personal autorizado puede tener acceso a la informacin documentada, as como

las instancias sanitarias que lo soliciten durante y despus de una auditoria.

Toda informacin deber archivarse de manera tal que sea rastreable y de fcil acceso,
as como deber ser acomodada en orden alfabtico y de manera cronolgica.

La documentacin deber resguardarse el tiempo necesario con base a los

procedimientos internos de la clnica y las regulaciones que apliquen.

Toda la documentacin deber mantenerse en buenas condiciones de almacenamiento,

protegindola de factores como polvo, luz y humedad para evitar su posible deterioro.

Revis:
Fecha:
Firma:
Nombre:
Puesto:

Autoriz:
Fecha:
Firma:
Nombre:
Puesto:

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5. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Alexander Servat. Calidad. Metodologa para documentar. Prentice Hall. Mxico, 2005.
Domnguez Corona. Documentacin, teora y prctica. McGrawHill. Mxico, 2000.
BPD - BUENAS PRCTICAS DE DOCUMENTACIN (GDP -Good Documentation Practice)
http://gestion-y-calidad.blogspot.com/2008/02/1.html

6. ANEXOS

Elabor:
Fecha:
Firma:
Nombre:
Puesto:

ANEXO 1.

ANEXO 2.

ANEXO 3.

Revis:
Fecha:
Firma:
Nombre:
Puesto:

Autoriz:
Fecha:
Firma:
Nombre:
Puesto:

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7. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA

DESCRIPCION DEL
CAMBIO

JUSTIFICACION

REALIZADO POR

APROBADO
POR

1.

2.

3.

5.

8. FIRMAS DE CONOCIMIENTO
REA

Elabor:
Fecha:
Firma:
Nombre:
Puesto:

NOMBRE

Revis:
Fecha:
Firma:
Nombre:
Puesto:

FIRMA

Autoriz:
Fecha:
Firma:
Nombre:
Puesto:

FECHA