TIPOS DOCUMENTALES Y DISPOSICION FINAL

Que es un documento??

Es la información conservada en un soporte físico que adquiere un valor documental por tal
motivo de procura garantizar su conservación mediante almacenamiento y orden para facilitar
su utilización.

Importancia de los documentos…

El documento es el principal elemento de un archivo, ya que contiene información que puede

ser requerida debido a la necesidad que tiene la empresa para el desarrollo de su gestión,
objetivos y sobre todo, para el servicio al cliente interno y externo, ya que la información que
contienen los documentos permite tomar decisiones basadas en antecedentes.

Encontramos 2 clases de documentos y cada uno con sus respectivas características internas y
externas.

 DOCUMENTO DE ARCHIVO:
Determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida
por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

 DOCUMENTO ELECTRONICO:

Información y procesos de tipo electrónico

 CARACTERISTICAS INTERNAS: Aquellas que le dan la esencia al documento.

o Entidad productora: hace referencia a la persona o empresa que expide el

documento.

o Orígenes funcionales: refiere a la función o trato que motiva su elaboración

o Fecha y lugar de producción: señala la precisión de la realización del

documento

o Contenido sustantivo: cuerpo del documento

 CARACTERISTICAS EXTERNAS: Aquellas que no dependen del cuerpo del

documento

o Clase: se refiere al tipo de mensaje que se desea trasmitir

o Textual: escrito en papel

o No textuales: se elaboran para ser interpretados visual, auditiva o manualmente

como registros fotográficos, mapas, planos….

o Tipo: se refiere al motivo que genera la creación del documento

 o Forma: señala su contenido original o copia, se debe identificar con algún tipo
de señal

o Formato: refleja la presentación en físico del documento

Se divide también por caracteres, son aquellos principios que deben conservarse en los
documentos como parte de la legalidad, importancia y veracidad que los identifica. algunos de
estos son:
 Carácter seriado: son aquellos que llevan un consecutivo como por ejemplo las actas.

 Carácter de unicidad: como su nombre lo indica cada documento es único, no hay más
ejemplares.

 Carácter de objetividad: debe cumplir con el objeto por el cual fue elaborado.

 Integridad: los documentos no deben ser alterados.

 Interrelación: pueden ir una de la otra como eslabones; es decir si se devuelve una

factura este hecho desencadena en otros documentos.

Lo definen algunas características que hacen posible su clasificación como soporte, técnica,
estructura y contenido.

Se clasifican según su función su principal función es la rápida y efectiva localización de la

información.

 Soporte: material atreves del cual se realiza la trasmisión

o Textuales: se utilizan en su mayoría por empresas, como memorandos, actas…

o Gráficos: permiten visualizar de manera rápida la información

o Imagen: reflejan la información plasmada en el texto

o Cinta: son medios audiovisuales

o Otros: discos duros, material óptico, sellos…

 Autor: se refiere a persona o empresa que elabora el documento

o Documento público: son documentos recibidos o enviados por funcionarios

públicos

o Documento privado: recibidos o enviados por entidades privadas o personas

naturales

 Finalidad: el objetivo que deben cumplir

o Documentos dispositivos: impactan normas de estricto cumplimiento como las

leyes
 o Documentos informativos: conforman la generalidad de los documentos de
función administrativa como los memorandos

o Documentos testimoniales: son los que sirven como prueba o testimonio, por
ejemplo contratos

 Difusión en el tiempo: Es importante tener en cuenta, que no todos los documentos

tienen una vigencia indefinida, sino que han sido diseñados exclusivamente para
cumplir una función que tiene un principio y un final en el tiempo, como ocurre con la
Tabla de Retención documental, en la que se encuentra establecido el tiempo de
permanencia de los documentos en cada fase del archivo, y su disposición final, ya se
de conservación o eliminación.

 Funcionalidad:

o Específicos: soportan las funciones y objetivos de la empresa

o Comunes: además de apoyar la gestión de la empresa también cuenta con

documentos diferentes como nomina, hojas de vida…

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

La Tipología Documental es la unidad documental simple originada de una actividad

administrativa, en cumplimiento de las funciones o actividades de la empresa.

Un ejemplo de tipo documental son; resoluciones, memorandos, informes, entre otros.

La tipología documental expresa de manera clara la actuación y toma de decisiones por parte de
la administración, decisiones que se ven reflejadas en un determinado soporte —papel,
microfilm, medio electrónico, entre otros.

Generalmente, los tipos documentales de un mismo soporte, acude por estructura, a

caracteres internos específicos a cada uno de ellos determinando su contenido. Es
importante considerar, que los tipos documentales se derivan propiamente de cada una
de las instancias o dependencias que los generan dentro de cada institución, lo que
implica de manera práctica, que cada función produce uno o varios tipos de
documentos.

Graciasssss….