Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
OPERACIÓN. Edición: 00
DEVOLUCIONES DE MEDICAMENTOS Y DEMÁS Emisión: pendiente
INSUMOS PARA LA SALUD DE CLIENTES
ÁREA: SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Vigencia: pendiente
SUSTITUYE: NUEVO Pagina: 1 de 7
1.0 OBJETIVO:
Establecer los lineamientos adecuados para establecer un control en las devoluciones de clientes,
definiendo así un proceso para Vantage Servicios Integrales para la Salud S.A de C.V.
2.0 ALCANCE:
Aplica para todos los insumos devueltos por parte del cliente.
3.0 RESPONSABILIDADES:
3.1 Operador gestor
3.1.1 Recabar la documentación que ampare la devolución y que incluya el motivo de la devolución
Conducir con precaución para que no afecte las condiciones de medicamento durante la ruta al
cliente.
3.2 Analista de inventarios
3.2.1 Cumplir con lo establecido en el presente procedimiento.
3.3 Analista/Coordinador de Almacén
3.3.1 Asignar ubicaciones al producto devuelto.
3.3.2 Examinar los insumos devueltos por parte de clientes y clasificarlos para su dictamen de
disposición final por el responsable sanitario.
3.4 Analista/Coordinador de Embarques
3.4.1 Notificar al momento sobre cualquier tipo de devolución.
3.4.2 Entregar correctamente la documentación
3.4.3 Examinar los insumos devueltos por parte de clientes y clasificarlos para su dictamen de
disposición final por el responsable sanitario.
3.5 Jefe de Servicio a clientes
3.5.1 Determinar que procede con la devolución si se regresa a cliente o a proveedor dependiendo
el daño generado al producto.
3.6 Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad
3.6.1 Levantar las No Conformidades correspondientes en caso de ser necesario y establecer las
acciones correctivas y preventivas.
3.6.2 Establecer las acciones preventivas y correctivas en conjunto con el Responsable Sanitario,
ante una queja por devolución de cliente.
3.7 Responsable Sanitario
3.7.1 Revisar el presente procedimiento.
3.7.2 Determinar el destino final del producto de devolución.
3.7.3 Supervisar que las devoluciones cumplan los lineamientos regulatorios.
Este documento es propiedad de Vantage Servicios Integrales de Salud S.A. de C.V, queda prohibida su reproducción total o
parcial.
PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE Código: VTG-CA-P01
OPERACIÓN. Edición: 00
DEVOLUCIONES DE MEDICAMENTOS Y DEMÁS Emisión: pendiente
INSUMOS PARA LA SALUD DE CLIENTES
ÁREA: SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Vigencia: pendiente
SUSTITUYE: NUEVO Pagina: 1 de 7
4.2 ABREVIATURAS
4.2.1 BPAD: Buenas Prácticas de Almacenamiento y Distribución
4.2.2 BPD: Buenas Prácticas de Documentación
4.2.3 CAPAS: Acciones Correctivas, Acciones Preventivas.
4.2.4 N/A: No Aplica
4.2.5 OC: Orden de Compra
Este documento es propiedad de Vantage Servicios Integrales de Salud S.A. de C.V, queda prohibida su reproducción total o
parcial.
PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE Código: VTG-CA-P01
OPERACIÓN. Edición: 00
DEVOLUCIONES DE MEDICAMENTOS Y DEMÁS Emisión: pendiente
INSUMOS PARA LA SALUD DE CLIENTES
ÁREA: SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Vigencia: pendiente
SUSTITUYE: NUEVO Pagina: 1 de 7
• Sin documentación
• Documentación faltante (certificado, registro sanitario, carta canje,
carta, OC o factura).
• Excursión de temperatura (red fría).
• Merma
• Colectivo dañado
• Sin alta en el portal del cliente
• Otros (especificar)
b) Sello de la Institución y/o nombre completo de la persona que
realiza la devolución.
c) Firma (cliente)
d) Fecha y hora
5.2 Recepción y notificación del producto devuelto
Reportar con Seguridad Patrimonial que existe una devolución por parte del
5.2.1
cliente. Operador Gestor
5.2.2 Entregar las evidencias solicitadas al Analista de Embarques.
Notificar al Responsable Sanitario, Coordinador o Analista de Embarques,
5.2.3 Coordinador de almacén, Coordinador del Sistema de Gestión de Calidad y Seguridad Patrimonial
Analista de Inventarios sobre el arribo de la devolución
5.3 Revisión del producto y documentos
Recibir el producto y la documentación completa, la cual debe ser la
siguiente: • Remisión de pedido
• Remisión de salida
• Factura (Aplica sólo para medicamento controlado)
5.3.1
• Cartas canje y de vicios ocultos originales Analista de Inventarios /
• Certificado Analítico Analista de Embarques
• Registro Sanitario o prórroga (en caso de que requiera)
• Gráficas de monitoreo de
Enviar y/o entregar gráficas de monitoreo de ruta al Responsable Sanitario y
5.3.2
Analista de Validación, cuando se trate de un medicamento refrigerado
5.4 Inspección del insumo en físico vs documentación
Revisar y verificar la siguiente información:
• Lote
• Caducidad
• Cantidades
5.4.1
• Producto corresponda a la descripción
• Inspeccionar los medicamentos y/o insumos para la salud devueltos por
atributos (se encuentren en condiciones óptimas, en su empaque secundario Analista de Inventarios /
sin abrir, sin daños y en buenas condiciones Analista de Embarques
Inspeccionar todos los colectivos por atributos (en buenas Embarques
condiciones, cintas cerradas y sin evidencia de violación), las piezas de la
5.4.2 caja resto, siempre se inspeccionarán en su totalidad.
Nota: Si la caja tiene evidencia de daño y/o cinta violada, abrir el colectivo e
inspeccionar todas las piezas.
5.4.3 Al término de la inspección sellar la caja con cinta Vantage.
Elaboro: Reviso: Autorizo:
Este documento es propiedad de Vantage Servicios Integrales de Salud S.A. de C.V, queda prohibida su reproducción total o
parcial.
PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE Código: VTG-CA-P01
OPERACIÓN. Edición: 00
DEVOLUCIONES DE MEDICAMENTOS Y DEMÁS Emisión: pendiente
INSUMOS PARA LA SALUD DE CLIENTES
ÁREA: SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Vigencia: pendiente
SUSTITUYE: NUEVO Pagina: 1 de 7
Este documento es propiedad de Vantage Servicios Integrales de Salud S.A. de C.V, queda prohibida su reproducción total o
parcial.
PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE Código: VTG-CA-P01
OPERACIÓN. Edición: 00
DEVOLUCIONES DE MEDICAMENTOS Y DEMÁS Emisión: pendiente
INSUMOS PARA LA SALUD DE CLIENTES
ÁREA: SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Vigencia: pendiente
SUSTITUYE: NUEVO Pagina: 1 de 7
Este documento es propiedad de Vantage Servicios Integrales de Salud S.A. de C.V, queda prohibida su reproducción total o
parcial.
PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE Código: VTG-CA-P01
OPERACIÓN. Edición: 00
DEVOLUCIONES DE MEDICAMENTOS Y DEMÁS Emisión: pendiente
INSUMOS PARA LA SALUD DE CLIENTES
ÁREA: SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Vigencia: pendiente
SUSTITUYE: NUEVO Pagina: 1 de 7
siguiente:
• Factura u OC
• Cartas canje y de vicios ocultos originales
• Certificado Analítico Analista de Embarques
• Registro Sanitario o prórroga (en caso de que requiera)
• Gráficas de monitoreo de temperatura de proveedor (medicamento
refrigerado)
Enviar y/o entregar gráficas de monitoreo de ruta al Responsable Sanitario y Analista de Inventarios /
5.10.2
Analista de Validación, cuando se trate de un medicamento refrigerado. Analista de Embarques
5.11 Inspección del insumo en físico vs documentación
5.11.1 Recibir el producto y validar si salió de almacén con Remisión o con Factura
5.11.2 Validar piezas físicas contra factura u OC según sea el caso.
Revisar y verificar la siguiente información:
• Lote
• Caducidad
• Cantidades
5.11.3
• Producto corresponda a la descripción
• Inspeccionar los medicamentos y/o insumos para la salud devueltos por
atributos (se encuentren en condiciones óptimas, en su empaque secundario Analista de Inventarios
sin abrir, sin daños y en buenas condiciones
Inspeccionar todos los colectivos por atributos (en buenas condiciones,
cintas cerradas y sin evidencia de violación), las piezas de la caja resto,
5.11.4
siempre se inspeccionarán en su totalidad Nota: Si la caja tiene evidencia de
daño y cinta violada, abrir el colectivo e inspeccionar todas las piezas.
5.11.5 Al término de la inspección sellar la caja con cinta Vantage.
Anotar los datos solicitados en B01PNO-OPE-04 Bitácora de Registro de
5.11.6
Devoluciones de Medicamentos y demás Insumos para la Salud
Para el producto devuelto que haya sido almacenado por el cliente: Solicitar
5.11.7 los registros de temperatura y humedad relativa correspondientes al periodo
en que el producto estuvo en sus instalaciones.
5.11.8 Revisar los registros de Temperatura y Humedad relativa de cliente y ruta. Responsable Sanitario
Notificar al Analista de Inventarios para determinar si el producto se acepta o
5.11.9 se rechaza, si se reingresa a inventario disponible o se envía a merma las
piezas que se puedan encontrar con algún defectivo.
Notificar al Coordinador de SGC para el levantamiento de no conformidades,
5.11.10 si aplica, de acuerdo al PNO-SGC-04 Manejo de desviaciones, No Analista de Inventarios
Conformidades y CAPAS.
Resguardar la documentación original firmada y entregar una copia al
5.11.11 Analista de Almacén
Analista de Inventarios
5.12 Asignación de folio e identificación del producto.
Registrar y asignar el número de folio en el formato F02PNO-OPE-04 Control
de Devoluciones, de acuerdo a la siguiente nomenclatura: DEV-001 Donde:
5.12.1 Analista de Inventarios
DEV: Es la identificación de Devolución del Producto XXX: Es el número
consecutivo asignado a la devolución, iniciando con 001
Este documento es propiedad de Vantage Servicios Integrales de Salud S.A. de C.V, queda prohibida su reproducción total o
parcial.
PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE Código: VTG-CA-P01
OPERACIÓN. Edición: 00
DEVOLUCIONES DE MEDICAMENTOS Y DEMÁS Emisión: pendiente
INSUMOS PARA LA SALUD DE CLIENTES
ÁREA: SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Vigencia: pendiente
SUSTITUYE: NUEVO Pagina: 1 de 7
Este documento es propiedad de Vantage Servicios Integrales de Salud S.A. de C.V, queda prohibida su reproducción total o
parcial.
PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE Código: VTG-CA-P01
OPERACIÓN. Edición: 00
DEVOLUCIONES DE MEDICAMENTOS Y DEMÁS Emisión: pendiente
INSUMOS PARA LA SALUD DE CLIENTES
ÁREA: SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Vigencia: pendiente
SUSTITUYE: NUEVO Pagina: 1 de 7
7.0 ANEXOS
7.1 B01PNO-OPE-04 Bitácora de Registro de Devoluciones de Medicamentos y demás Insumos
para la Salud.
7.2 F02PNO-OPE-04 Control de Devoluciones
7.3 F03PNO-OPE-04 Identificación de Devolución 8.0 CONTROL DE CAMBIOS Se realizaron los
siguientes cambios:
Este documento es propiedad de Vantage Servicios Integrales de Salud S.A. de C.V, queda prohibida su reproducción total o
parcial.