ENTREGABLES

1. La primera tarea que tiene para reporta a su jefe es la clasificación y valor de los
documentos con el fin de determinar de forma inicial si se deben conservar. Organice
la información de acuerdo con los criterios de la siguiente tabla: Documento Soporte
Finalidad Funcionalidad Difusión en el tiempo *Valor Ejemplo: Certificado laboral
Textual Testimonial Facilitativo o común Útil Administrativo y legal.
2. Explique los valores primarios de los documentos, en cada una, relacione un ejemplo
de un documento.
3. Elabore un cuadro comparativo para socializar a los compañeros del área de
documentación de CAREFA, las clases de archivos.
4. De acuerdo con el anexo publicado en el aula: “La administración pública y los
archivos” Ordene la reglamentación aplicable a un tema específico de acuerdo con su
jerarquía (Anti-trámites, conservación, eliminación, documentos electrónicos o el
tema que le llame la atención). Organizar al menos 15 normas.
5. Consulte los antecedentes del Archivo General de la Nación y su principal función,
de acuerdo con esta información, realice un mapa conceptual que presente la
importancia de esta entidad para la archivística.
 INTRODUCCIÓN

Archivo se refiere al conjunto de documentos producidos por personas físicas o jurídicas,

públicas o privadas, en ejercicio de su actividad (Giraldo, 2018); entendiendo que es archivo
es importante resaltar su funcionalidad en una empresa ya que estos sirven para gestionar,
clasificar y ordenar un conjunto de documentos que son necesarios conservar en su base de
datos; para entender como se conservan los archivos es necesario conocer las características
del documento de archivo, su clasificación y los valores que posee para que su organización
y tiempo de archivo sea el necesario y requerido.

Siguiendo con la línea de la primera parte la actividad de aprendizaje, en esta segunda parte
se busca por medio del estudio de caso de la empresa CAREFA (caja de retiro de las fuerzas
armadas) desarrollar el marco legal, tipos de archivo que apoyaran el proceso para la correcta
gestión documental (Unipanamericana, 2021).

OBJETIVOS

Aprender a describir los tipos de información que genera una organización con el ciclo vital
de los documentos.
✓ Analizar por medio de un caso de estudio la clasificación de los documentos y su
funcionalidad
✓ Identificar el marco normativo para el desarrollo de la actividad y de la organización
documental
✓ Conocer la historia del archivo general de la nación en el país para saber cómo se
estableció la organización de los documentos.

DESARROLLO

1. Clasificación y valor de los documentos

Difusión en
Documento Soporte Finalidad Funcionalidad *Valor
el tiempo
Circulares remitidas
Sustantivos o
por el director para Textual Obligatorio Importante Administrativo
específicos
toda la entidad
Resoluciones de la Sustantivos o
Textual Obligatorio Importante Legal
entidad específicos
Actas de reuniones Sustantivos o
Textual Informativos Útil Administrativo
específicos
Correos electrónicos
de otras entidades Sustantivos o
Textual Informativos Útil Administrativo
solicitado información específicos
variada
Hojas de vida del Testimonial Facilitativos o
Textual Útil Administrativo
personal activo o probatorio comunes
Reporte de indicadores Sustantivos o
de gestión Imagen Informativos Útil Administrativo
específicos
Informes de gestión de Facilitativos o
Imagen Informativos Importante Administrativo
la entidad comunes
Reportes de nómina y Testimonial Facilitativos o
Textual Útil Administrativo
horas extras o probatorio comunes
Estados financieros Sustantivos o
Imagen Obligatorio Importante Fiscal
específicos
Contratos con Testimonial Facilitativos o
Textual Importante Legal
proveedores o probatorio comunes
Escrituras públicas de
Testimonial Sustantivos o
compras de Textual Útil Contable
o probatorio específicos
edificaciones
Memorandos a los
empleados y las Testimonial Facilitativos o
Textual Útil Administrativo
diferentes o probatorio comunes
dependencias
Circulares para Testimonial Facilitativos o
Textual Útil Administrativo
externos o probatorio comunes
Mapas y planos de la Testimonial Facilitativos o
Grafico Útil Técnico
entidad o probatorio comunes
Soportes contables Testimonial Sustantivos o
Imagen Importante Contable
o probatorio específicos
Reglamentos y Sustantivos o
Textual Obligatorio Importante Legal
políticas específicos

2. Valores primarios de los documentos

Son las cualidades que adquieren los documentos desde su creación y se conservan mientras
sirven a la institución productora, al iniciador, destinatario o beneficiario de un trámite
(Archivo general de la nacion Colombia, 2015); son aquellos que se encuentran directamente
involucrados en la gestión administrativa y que acorde con el registro en las tablas, se define
su permanencia (SENA, 2013)

a) Administrativo: cualidad que tienen los documentos para la entidad productora

dado que son testimonio de sus procedimientos y actividades (Archivo general de
la nacion Colombia, 2015); por ejemplo: el manual de funciones.
b) Legal: valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el
derecho común y que sirven ante la ley como testimonio (Archivo general de la
nacion Colombia, 2015); por ejemplo: reglamento interno de trabajo, actas de
descargos, llamados de atención.
 c) Fiscal: utilidad de los documentos de archivo para el Tesoro o Hacienda Pública
(Archivo general de la nacion Colombia, 2015); por ejemplo: impuestos, estados
financieros.
d) Contable: cualidad de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de
registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad
pública o privada (Archivo general de la nacion Colombia, 2015); por ejemplo:
notas contables, facturas, extractos bancarios.
e) Técnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución
en virtud de sus funciones misionales (Archivo general de la nacion Colombia,
2015); por ejemplo: planos de evacuación, planos de la entidad.

3. Clases de archivo

ALGUNAS CLASES DE
CLASE DESCRIPCION
DOCUMENTOS
✓ Hacen parte los documentos de consulta ✓ Reglamento interno de trabajo
permanente. ✓ Reglamento de seguridad y salud
GESTION O ACTIVO

✓ En este archivo reposan los documentos en el trabajo

generados en los procesos de gestión ✓ Hojas de vida del personal activo
administrativa. ✓ Circulares internas y externas
✓ El tiempo de permanencia de la ✓ Actas
documentación en éste depende ✓ Manuales de funciones
fundamentalmente del trámite y de las
normas internas indicadas en las TRD,
para luego decidir su traslado al archivo
central.
✓ A este archivo son transferidos los ✓ Informes de gestión de la entidad
documentos de los archivos de gestión ✓ Correos electrónicos de otras
CENTRALIZADO O

cuya consulta no es tan frecuente entidades solicitado información

✓ El archivo central debe facilitar la variada
INACTIVO

✓ Contratos con proveedores.

consulta tanto a las oficinas productoras
como al público en general de acuerdo a ✓ Reporte de indicadores de gestión
las normas que lo regulen ✓ Reportes de nómina y horas extras
✓ La documentación en este tipo de archivo✓ Estados financieros.
depende de las normas internas indicadas✓ Memorandos a los empleados y
en las TRD, para posteriormente realizar las diferentes dependencias
su traslado al archivo histórico. ✓ Soportes contables.
✓ Escrituras públicas de compras de
PERMANENTE
HISTORICO O

edificaciones
✓ Aquel al cual se transfiere la ✓ Mapas y planos de la entidad
documentación del archivo central o del ✓ Resoluciones de la entidad
archivo de gestión
✓ Su conservación es permanente,

Tabla 1. Cuadro comparativo (Herrera Arboleda) (Colombia Patente nº 1, 2021)

4. De acuerdo con el anexo publicado en el aula: “La administración pública y los
archivos” Ordene la reglamentación aplicable a un tema específico de acuerdo con su
jerarquía (Anti-trámites, conservación, eliminación, documentos electrónicos o el
tema que le llame la atención). Organizar al menos 15 normas.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

a) Ley 223 de 1995 - Mediante la cual se expiden normas sobre racionalización

Tributaria y se dictan otras disposiciones (Archivo general de la nación, 2014).
b) Ley 527 de 1999 - Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones (Archivo
general de la nación, 2014)
c) Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos - Por medio de la cual se dicta la Ley
General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Se encuentra reglamentada
parcialmente por el decreto 4124 de 2004 (Archivo general de la nación, 2014)
d) Ley 734 de 2002 - Por medio de la cual se expide el código disciplinario único
(Archivo general de la nación, 2014)
e) Ley 1150 de 2007 - Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia
y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales
sobre la contratación con Recursos Públicos (Archivo general de la nación, 2014)
f) Ley 1437 de 2011 - Por el cual se expide el Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Introduce los conceptos de
expediente electrónico, sede electrónica, notificación electrónica, entre otras
(Archivo general de la nación, 2014)
g) Ley 1564 de 2012 - Por medio del cual se expide el Código General del Proceso
y se dictan otras disposiciones. Dicha ley Introduce elementos como el manejo de
expedientes y uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en
todas las actuaciones judiciales (Archivo general de la nación, 2014)
h) Ley Estatutaria 1581 de 2012- Por el cual se dictan disposiciones generales para
la protección de datos personales (Archivo general de la nación, 2014)
i) Ley 1712 de 2014 - Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras
disposiciones (Archivo general de la nación, 2014)
j) Decreto 2620 de 1993 - Por el cual se reglamenta el procedimiento para la
utilización de medios técnicos adecuados para conservar los archivos de los
comerciantes (Archivo general de la nación, 2014)
k) Decreto 2150 de 1995 - Por el cual se suprimen y reforman regulaciones,
procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
(Archivo general de la nación, 2014)
l) Decreto 1094 de 1996 - Por medio del cual se reglamenta el artículo 616-1 del
Estatuto Tributario. Artículo 2. La factura electrónica como documento
 equivalente a la factura de venta. Artículo 5. Factura electrónica como soporte
fiscal (Archivo general de la nación, 2014)
m) Decreto 1747 de 2000 - Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 527 de 1999,
en lo relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas
digitales (Archivo general de la nación, 2014)
n) Decreto 1929 de 2007 - Por el cual se reglamenta el artículo 616-1 del Estatuto
Tributario. Art.1. Definiciones a) Factura Electrónica. Art.4, Requisitos de
contenido técnico de la factura electrónica y de las notas de crédito. Art. 5.
Exhibición de la factura electrónica. Art. 6. Conservación de la factura electrónica
(Archivo general de la nación, 2014)
o) Decreto 019 de 2012 - Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública. Incentiva e impulsa el uso de los medios electrónicos y
las nuevas tecnologías en la Administración Pública (Archivo general de la
nación, 2014)
p) Decreto 2364 de 2012 - Por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la ley
527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones (Archivo
general de la nación, 2014)
q) Decreto 2609 de 2012 - Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de
2000, parcialmente los artículo 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del
Estado (Archivo general de la nación, 2014)

5. Consulte los antecedentes del Archivo General de la Nación y su principal función,

de acuerdo con esta información, realice un mapa conceptual que presente la
importancia de esta entidad para la archivística.
.

(Colombia Patente nº 2, 2021)

 CONCLUSIONES
A lo largo de este trabajo se pudo determinar la importancia de los archivos para los diferentes
tipos de organizaciones, específicamente se abordo lo relativo al manejo, almacenamiento y
disposición final de los documentos de acuerdo a su importancia para las entidades y su nivel
de uso.
Al conocer la historia sobre el manejo de la documentación en el país, que llevo a la creación
del archivo general de la nación, se ratifica la importancia del manejo d ellos documentos y
su correcto almacenamiento para consulta, importancia e historia.

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