Instrumentos de Investigación Documental

Los instrumentos de investigación documental son todas aquellas herramientas utilizadas para recolectar la información en
esta clase de estudios. Por su parte, la investigación documental es un tipo de indagación basado en la revisión de
documentos escritos y no escritos que guarden relación con el propósito del estudio. Los análisis exhaustivos de la mayor
cantidad de documentos relacionados harán que los resultados sean más fidedignos. En este sentido, se pueden utilizar
documentos de diversa índole: formales, informales, personales, institucionales, y otros.Además, se puede incluir en el
análisis elementos documentales como mapas, fotografías, pósteres, grabaciones, entre otros tipos de materiales.

Breve descripción de instrumentos de investigación documental

Fichas de contenido
La ficha de contenido (o de trabajo) es uno de los instrumentos de investigación documental más usados. Estas permiten
conservar los datos que se van obteniendo de una manera organizada y visible.
Una ficha de contenido consiste en una tarjeta de cartulina (usualmente de 20 cm por 12.5 cm). En ella se anotan tanto la
información encontrada en los documentos como los pensamientos, comentarios y argumentos producto de su lectura. En
general, estas fichas ayudan a la memoria y son un medio efectivo de clasificación de la información.

Fichas bibliográficas
Otro de los instrumentos de investigación documental es la ficha bibliográfica. Esta contiene los datos bibliográficos de las
fuentes documentales. En esta unidad de registro se anotan los diversos elementos que identifican los documentos. Debido
a estos documentos son de distinta naturaleza, los datos varían. Algunos de estos elementos incluyen apellidos y nombres
del autor, título del documento, editorial y lugar de publicación, entre otros.

Fichas hemerográficas
Tanto las fichas bibliográficas como las hemerográficas sirven para registrar información. Sin embargo, las primeras
registran los datos de libros, y las hemerográficas, de publicaciones periódicas como revistas y diarios. Básicamente, unas
y otras contienen los mismos elementos. Estas se ordenan de manera alfabética por los apellidos de los autores. Este tipo de
fichas sirven para ubicar rápidamente las fuentes y realizar la lista de referencias en un trabajo de investigación.

Fichero
Un fichero es un archivo de fichas ordenadas de manera sistemática. Pueden ordenarse según los temas, autores, títulos,
temas u otros.
Esto permite organizar los datos recabados para concretar una investigación. Además, facilita el proceso pues no es
necesario recurrir una y otra vez al libro o libros de donde se tomó la información.

Registro de páginas electrónicas

Los avances de la tecnología han facilitado el acceso a otros instrumentos de investigación documental muy poderosos. Tal
es el caso de las bibliotecas electrónicas producto del tratamiento electrónico de los datos.
Así, a través de internet se puede revisar y analizar gran cantidad de información que ha sido digitalizada y almacenada en
las distintas bases electrónicas de datos. Los motores de búsquedas dirigen hacia distintos sitios donde se puede localizar
esta información. Ahora bien, el registro de estas páginas electrónicas permite ubicarlas y utilizarlas a conveniencia. Este
registro debe contener la descripción detallada del contenido de la página y la dirección de acceso.

El análisis de documentos. Es la técnica de investigación donde los analistas de sistemas y diseñadores deben tratar de
encontrar la información necesaria para comenzar las investigaciones. En los documentos se puede encontrar la historia de
la entidad, estado económico, financiero de la misma, las principales inversiones que se han hecho, etc.

[Definición de documento

Un documento es un soporte en papel o un elemento electrónico donde:

 Existe una serie de datos incluidos en este.

 Estos datos tienen un sentido simbólico el cual puede ser extraído de ellos.
 Este sentido no siempre es manifiesto ni único.
 El sentido que pretendió darle su autor, que no coincide con la del lector.
 Puede tener un contenido expresivo (lo que dice) y un contenido instrumental ( lo que motiva).

Estudio y análisis de documentos

En los documentos los investigadores encontrarán entre otros elementos:

 Resultados pasados de la actividad de la entidad.

 Tendencias pasadas que pudieran proyectarse hacia el futuro.
 Proporciones entre diferentes indicadores económicos, sociales, laborales, etc.
 Frecuencias de realización de las actividades y las transacciones.

Vertientes de las investigaciones en documentos

 El análisis cuantitativo: aislar fenómenos, contar los mismos, clasificarlos e interpretarlos.

 El análisis semiótico: análisis estructural del lenguaje.
 El análisis narrativo: interpretación del discurso expuesto en los documentos.

Técnicas concretas de análisis

Los documentos contables, económicos, financieros requerirán de técnicas concretas de análisis como:

 Determinación de tasas de comportamiento. Que se obtiene cuando se divide un indicador que forma parte del todo
entre el propio todo. Cuyo cociente indica la proporción de esa parte con respecto a ese todo.
 Cálculo y análisis de razones financieras. Las razones financieras indican comportamiento financiero de aspectos de
la entidad: la relación entre los activos circulantes y la deuda, el tamaño del capital de trabajo.
 Descubrimiento de tendencias. Son comportamientos de determinados indicadores económicos y financieros que
muestran determinados fenómenos a mediano y largo plazo.

Detección de síntomas de problemas informáticos mediante el análisis de documentos

Resultados del análisis de documentos

Los investigadores pueden detectar síntomas de problemas informativos, los que pueden indicar la existencia de problemas
más serios, algunos de estos problemas son:

 La información no fluye como se pretende.

 Existen retrasos en la entrega de la información.
 Hay duplicación innecesaria del trabajo y de información.
 No hay comprensión del flujo de información en la entidad.
¿QUÉ ES EL ANÁLISIS DOCUMENTAL?
Cómo su propio nombre indica, cuando hablamos de análisis documental nos estamos refiriendo al estudio de un
documento, independientemente de su soporte (audiovisual, electrónico, papel, etc.).
Cuando estudiamos un documento, lo hacemos desde dos puntos de vista:

 Por un lado, nos fijamos en su parte externa, es decir, en el soporte documental. A esto lo llamamos Análisis
Formal o Externo. Nos ayuda a identificar un documento dentro de una colección.
 Por otro lado, analizamos el contenido del documento, es decir, estudiamos su mensaje, la temática sobre la que
trata. A esta parte se la conoce como Análisis de Contenido o Interno.

El Análisis Documental nos permite realizar búsquedas retrospectivas y recuperar el documento que necesitamos
cuando lo necesitamos. Por lo tanto, podemos decir que el Análisis Documental va unido a la Recuperación de Información.
EL ANALISIS EXTERNO O FORMAL
Como ya hemos comentado, el análisis externo estudia el soporte documental, es decir, la forma del documento.
Incluye los siguientes procesos:
 Descripción Bibliográfica: es el punto de partida de la catalogación. Se encarga de describir el documento,
permitiendo la identificación de dicho documento dentro de la colección. Incluye datos como el título de la
obra, autor, datos de edición, la serie, el número de páginas y dimensiones, el número normalizado y las
condiciones de adquisición.
 Catalogación: se encarga de elegir los términos por los que será buscado el documento (puntos de acceso), lo que
nos permitirá localizar el documento dentro de una colección. Los puntos de acceso pueden ser de: autor, titulo,
materia, serie, CDU, etc. Cada término es usado como una entrada al catálogo.

Como resultado de la Descripción Bibliográfica y la Catalogación, por cada documento se obtiene un Registro
Bibliográfico. Este registro contiene los datos de la descripción bibliográfica, los puntos de acceso obtenidos en la
catalogación y una signatura topográfica que indica el lugar físico donde está ubicado el documento dentro del archivo o
la biblioteca. Las formas de presentar estos datos varían, pero actualmente conviven el formato ISBD (formato ficha), el
formato MARC y el formato de etiquetas. Esto lo podéis comprobar en el catálogo online (OPAC) de vuestra biblioteca
universitaria.
EL ANALISIS INTERNO O DE CONTENIDO
Como ya hemos dicho se realiza sobre el mensaje que contiene el documento, y trata de determinar el tema o
temas sobre los que trata. Esto nos va a permitir recuperar el documento según su contenido, además de
poder elaborar alertas de lo que se publica sobre una temática determinada.
En resumen, el Análisis Documental nos permite:
 Identificar y localizar cualquier documento, así como conocer su contenido.
 Recuperar el documento y la información que contiene. Para lo cual, el Análisis Documental debe ser objetivo y
estar normalizado.
 Elaborar documentos meramente informativos (documentos secundarios, como los resúmenes) a partir de los
originales (documentos primarios).

Referencias
1. Pulido, Rodríguez, R.; Ballén Ariza, M. y Zúñiga López, F. S. (2007). Abordaje hermenéutico de la
investigación cualitativa. Teorías, procesos, técnicas. Huila: Universidad Cooperativa de Colombia.
2. Gaos, A. y Lejavitzer, A. (2002). Aprender a investigar. México D.F.: Santillana.
3. Rojas Soriano, R. (1991). Guía para realizar investigaciones sociales. México D.F.: Plaza y Valdés.
4. Elizondo López, A. (2002). Metodología de la investigación contable. México D.F.: Thomson.
5. Espinosa P., S. y Herrera A., S. (2006). Lenguaje y Expresión. Estado de México: Pearson Educación.
6. Reza Becerril, F. (1997). Ciencia, metodología e investigación. Estado de México: Pearson Educación.
7. Ortiz Uribe, F. G. (2003). Diccionario de metodología de la investigación científica. México D.F.: Editorial
Limusa.
8. Sánchez, A. (2009). Taller de lectura y redacción I. México D.F.: Cengage Learning Editores.