Ph.d.

Claudia mollinedo archivistica fisica y digital

Nombre SILVIA EUGENIA TARIFA CAMACHO

Cuestionario (primera parte)

1. ¿qué es el archivo?
R. Es un sistema de almacenamiento para guardar la información de forma
segura y disponible para una futura necesidad o utilización. Es uno o más
conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural, por una persona o institución pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como
testimonio e información para las personas o instituciones que los produce.
2. ¿qué significa archivar?
La palabra archivar designa a la acción y actividad de guardar documentos,
textos o cualquier otro tipo de información en un archivo, o en su defecto en un
archivador
3. ¿cuáles son las funciones del archivo?, explique cada uno de ellos.
Las funciones básicas del archivo son:
 Organizar y conservar la documentación que van produciendo y
recibiendo (expedientes).
 Elaboración de instrumentos de control e información (ficheros,
bases de datos).
 Servicio de consulta administrativa. Preparación de las transferencias
al archivo central.
4. ¿cuáles son los objetivos del archivo?
Los objetivos son:
 Tener un centro o lugar activo donde puedan archivar
documentación e información a disposición de toda la entidad donde
se trabaja
 Asegurar una perfecta conservación de los documentos del archivo
  Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta a todas las oficinas
y servicios de la entidad.
 guardar información que le sea necesaria a la empresa que se le
presta el servicio.

5. ¿por qué es importante el archivo?

Es muy importante tener un archivo porque nos permite tener una base de
documentos ,notas y carpetas importantes esto con la finalidad de tener
organizado nuestros documentos en fuentes fiables de información que
garantizan la seguridad y la transparencia asi como facilitarnos su
búsqueda en cualquier momento de nuestro trabajo
6. ¿cuáles son las características del archivo?
Debe acreditar tanto la autoría como la fecha de crea
7. ¿qué es una gaveta?
Es cajón corredizo que nos sirve como un organizador que forma parte de
los archivadores y ficheros es un instrumento descriptivo que sirve para
conocer en forma general la totalidad o parte de los documentos que se
conservan en un archivo.
8. ¿qué es un archivo activo?
Son aquellos documentos que se utilizan frecuentemente y que aun poseen
vigencia. Ejemplo: facturas del mes en el que se esta trabajando ya que
son archivos muy consultados.
9. ¿qué es un archivo inactivo o pasivo?
Son aquellos documentos que han perdido vigencia  y ya no tienen mucha
influencia en las operaciones pero que se conservan en un almacén y que
poseen una utilidad temporal. Ejemplo: documentos de años anteriores ya
que son muy pocos consultados.
10. Dibuja la posición lateral de los archivos

11. Dibuja la posición horizontal de los archivos

12. Dibuja la posición vertical de los archivos

13. ¿qué es alfabetizar?

Es ordenar los nombres de acuerdo con la secuencia alfabética de sus
letras:
ejemplo: lópez, pérez, vega. Roca, rojas, romero.se denomina cada palabra
que forma parte de un título: inicial, abreviatura, letra separada.el nombre:
jorge r. Suárez,contiene tres unidades:1-jorge 2-r 3-suárez
 14. Escribe las letras del alfabeto

15. ¿bajo qué letra del alfabeto se archivan los nombres que inician con “ch” y
porque?

Se sigue el orden del alfabeto español, es decir las consonantes dobles "ch",
"ll" y "rr", se consideran como dos letras aisladas; es decir, la "ch" se ordena en
la "c", la "ll" en "l"... La ordenación alfabética se realiza palabra por palabra y
letra por letra.
¿qué es un kardex? Dibuja un ejemplo
Este sistema de archivo es ideal para departamentos en los que se requiere tener
información al día como almacén, personal o contabilidad.

Son charolas desplazables con tarjetas en donde se anotan fechas, nombres de

clientes, movimientos y existencias de mercancías, cuentas, etc.

Este procedimiento permite registrar y obtener cualquier información en forma

rápida.

16. ¿qué es el tomo?

El tomo es la división de un archivo en tomos mas pequeñas con
archivos del mismo contenido
17. ¿qué es un folder? Dibuja
Es una carpeta para guardar, organizar, archivos
 18. ¿qué otras denominaciones recibe el folder? Se los denomina carpetas
archivadores etc,etc
20. ¿qué es un cartapacio? Dibuja

el cartapacio es un instrumento donde se guarda  y se agrupa documentos y

papeles contenidos en una sola carpeta.

21. ¿qué es un expediente?

El expediente es un conjunto de documentos ordenados sobre un mismo
asunto que están sujetos a un procedimiento administrativo.

22. ¿qué es una guía? Dibuja

La guía es un instrumento de referencia que describe globalmente fondos
documentales de uno o varios archivos, indicando las características
fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que los
forman, fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación

23. ¿qué es el ciclo vital de documentos?

Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.
¿qué es una posición? Dibuja un ejemplo.
La posición es la lectura-escritura de un archivo de datos abierto
Establece la posición de lectura escritura de un archivo abierto
24. ¿qué es un sistema?
El sistema archivístico es la estructura sobre la que se organiza el
patrimonio documental de la universidad en cuanto a su conservación,
tratamiento y accesibilidad, de acuerdo con las etapas del ciclo de vida de la
documentación y su nivel de utilización.
25. ¿que es gestión documental?
La gestión documental es el conjunto de normas que se aplican para
gestionar los documentos de todo tipo que se crean y reciben en una
organización
26. ¿qué es una pestaña? Dibuja un ejemplo
La pestaña de archivo te permite seleccionar un archivo en que se puede
guardar.
en la parte superior se indica si el nombre del archivo.
27. ¿qué es una funda?
La funda ayuda a mantener un orden a los documentos y caratulas de los
archivos
28. ¿qué es un archivador? Dibuja un ejemplo
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en
funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte
29. ¿qué significa clasificar?
Es un proceso que permite organizar los documentos bajo
conceptos que reflejan las funciones y actividades propias de la
universidad. Consiste en codificar los documentos de acuerdo con el cuadro
de clasificación de documentos, siguiendo el procedimiento expuesto en
la instrucción técnica.
30. ¿qué es un documento?
Son un  acumulado en el curso de la actividad práctica", y agrega que ellos
"como instrumentos y subproductos de estas actividades (…) constituyen
 una fuente primaria y privilegiada de evidencias de las actividades y actores
involucrados en ellas
31. ¿qué es un documento simple?
A unidad documental simple es aquella que está compuesta por un solo tipo
de documentos o sea documentos que tiene una misma función, son generados por un
mismo acto que se lleva acabo repetidas veces

32. ¿qué es un documento complejo?

Documento complejo es aquel que no puede ser estudiado junto con el grupo
de documentos que se califican en forma regular y cotidiana, en razón de que por su
contenido el registrador tenga la necesidad de consultarlo en conjunto con el respectivo

33. ¿qué es la conservación permanente?

Situación derivada de la fase de valoración que afecta a los documentos que han
desarrollado valores secundarios y que en consecuencia no pueden ser eliminados.

34. ¿qué es un archivo semiactivo?

Los semiactivos son aquellos que tan sólo se consultan esporádicamente y los pasivos
son todos aquellos archivos que tienen más de seis años de antigüedad y pasan a
convertirse en archivos históricos.

36. Que son las grapas y para qué sirven

R. Pieza metálica cuyos dos extremos, doblados y aguzados, se clavan para unir o
sujetar dos tablas, papeles.

37. Que es una hoja de Ruta

R. La hoja de ruta es un documento en el que se especifican las operaciones

necesarias para la fabricación de una pieza o bien una serie de ellas que sigan el
mismo proceso. Las operaciones estarán colocadas en la secuencia en la que se
realizarán. La hoja de ruta acompaña al material de una operación a otra.

38. Que es una referencia cruzada

R. La noción de referencia cruzada se utiliza en un texto para hacer alusión a un

elemento, dato o cita que se encuentra en otra parte del documento, o incluso en
otro texto (aunque esto es menos común). La consulta de referencias cruzadas
permite visualizar datos que aparece en filas y en columnas, como una tabla.
39. Que es el Folio

R. En el antiguo formato de papel, el folio es una hoja de papel de 215×315 mm.

40. Que es el título

R. Es la palabra o frase con que se da a conocer el asunto, materia o de un

archivo que será registrado o guardado.

41. Que es la conservación de documentos

R. Es la preservación de los escritos o documentos que pasan por diferentes

etapas desde que son creados para la gestión administrativa: el inicial es el
momento en el que más se utilizan para la tramitación y resolución de los asuntos
diarios. Una vez concluida su tramitación, la frecuencia de consulta disminuye,
pero deben conservarse porque todavía está vigente su valor administrativo y
cualquier actuación posterior puede hacer que de nuevo vuelvan a la primera fase.
Esta segunda fase se conoce como semiactiva. Por último, una vez prescrito el
valor administrativo, en los documentos pueden aflorar otros valores que planteen
la necesidad de su conservación permanente, en este caso pasan a la fase
semiactiva.

42. Que es el nepaco

R. Es un broche encuadernador —conocido como "nepaco"— que es la marca del

fabricante. Pueden ser de distintos materiales: metal, plástico o forrados.  Poseen
dos partes: un fleje que se coloca debajo de las hojas y se dobla en forma de U
cuadrada para que pase por los agujeros de las hojas y un asegurador que se
coloca al terminar el material a encuadernar y permite el cierre.