POLITECNICO GRANCOLOMBIAN

Facultad de Ingenieria y Ciencias Básicas

Gestión de la Información - Formato de Entrega

NÚMERO ESTUDIANTE LIDER ID VIRTUAL CORREO ELECTRONICO

1 Camilo Andres Montaña Restrepo 152903 amontano@poligran.edu.co
2 Daniela Andrea Quiñonez Cavadia 168640 dquinonez@poligran.edu.co
3 Diana Patricia Cubides Gonzalez 111309 dicubudes@poligran.edu.co
4 Ivonne Nelly Waltero Hernández X 113705 ivwaltero@poligran.edu.co
5 Wilmer Enrique Pimentel Blanco 132644 WPIMENTEL@poligran.edu.co

Observaciones:

PLASME AQUÍ, SI ES EL CASO, LAS NOVEDADES DEL EQUIPO DURANTE EL DESARROLLO DEL PROYECTO

CONTENIDO
DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
1 INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
2 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Y OPORTUNIDAD DE AVANCE
3 BD's - TABLAS
4 DICCIONARIO DE DATOS
5 MAPA DE RELACIONES
6 REPORTES PARA LOS USUARIOS
7 PORTAL GRÁFICO
8 TABLAS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
9 INTERFAZ CON EL USUARIO FINAL / MENÚ
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EMPRESA PARA EL PROYECTO CARRERA SEMESTRE

Vision Y Marketing S A S
Administración de empresas 7

OYECTO
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INFORMACIÓN DE LA EMPRES
1. INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA.

1.1. Razón social de la empresa: Vision Y Marketing S A S

1.2. Descripción de la empresa: Visión y Marketing en es una empresa reconocida en el mercado de las BTL, sus servicios f
Logística Trade, estos servicios generan impacto de marca y rotación de producto en el punto de compra. Estos servicios so
mejores prácticas en almacenamiento, distribución e implementación de las actividades en el punto de compra. Visón y M
Logística Trade a sus clientes de servicios BTL hace 10 años.

1.3. Reseña Histórica: Visión y Marketing tiene sus orígenes en la ciudad de Cali en el año 1976, surgió de una prometedor
años, V&M desarrolla estrategias para los clientes generando un excelente rotación de producto e impacto de marca. La e
evaluan a partir de métricas. en el 2012 la empresa abre operaciones en Mexico con el grupo Cosmic, en el 2013 las dos em
Salvador, Costarica y Panama.

1.4. Clasificación por tamaño y número de trabajadores: de acuerdo con el sector servicios, V&M se cataloga como media
$5.000.000,000 millones de pesos

1.5. Estructura Organizacional

1.7. Misión:

Visión y Marketing busca estar a la vanguardia e ir 3 pasos más allá de la competencia, cada día ofrecer diferenciadores a n
en la rotación del producto y posicionamiento de marca en el punto de compra.

1.8. Vision:

1.9. Objetivos:
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a y Ciencias Básicas
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DE LA EMPRESA

do de las BTL, sus servicios fundamentales estan representados en Merchandising y

de compra. Estos servicios son multinacionales con áreas de Suply Chain, donde priman las
punto de compra. Visón y Marketing creó y prestó por primeras vez los servicios de

6, surgió de una prometedora idea de servicio tercerizado del RETAIL y desde hace 23
to e impacto de marca. La empresa crea experiencias de estrategia, las implementan y las
Cosmic, en el 2013 las dos empresas crean REDVOLUTION con operaciones en Guatemala,

&M se cataloga como mediana empresa ya que sus ingresos anuales superan los

a ofrecer diferenciadores a nuestros clientes, que le permitan buscar nuevas alternativas

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DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Y PLANTEAMIENTO D

2. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Y PLANTEAMIENTO DE LA OPORTUNIDAD.

2.1. Problema que se quiere abordar:

Tenemos 3984 puntos de venta que deben ser atendidos en un plazo de un mes, debemos establecer una logica donde de
1. cuantas personas necesitamos para atender los puntos de venta en visita
2. Revisar que el producto (gaseosa) de la empresa (cliente) este disponible y exhibido en los puntos.

2.2. Justificar por que un sistema de información ayudaría a mejorar el actual problema:

Un sistema de información puede ser muy útil para mejorar la gestión del proceso de visita y revisión de los puntos de ven
algunas razones:
 Planificación y programación de visitas: Un sistema de información puede ayudar a planificar y programar las visitas
los puntos de venta, la disponibilidad de los visitadores, la productividad de cada visitador, el tiempo de visita y la carga de
visitas, evitando las innecesarias o la falta de estas en algunos puntos de venta.
‚ Seguimiento y monitoreo en tiempo real: Un sistema de información puede proporcionar una herramienta para rea
lo que permitiría conocer el estado actual del proceso y detectar rápidamente cualquier desviación o problema que pueda
implementación de acciones correctivas.
ƒ Registro y documentación de las visitas: Un sistema de información puede ayudar a documentar y registrar las visita
y exhibición del producto. Esto permitiría llevar un control detallado de las visitas realizadas, facilitando el análisis posterio
„ Análisis y reportes: Un sistema de información puede generar reportes y análisis detallados sobre el proceso de visit
el rendimiento de los visitadores, identificar oportunidades de mejora y tomar decisiones informadas para optimizar el pro

2.3. Beneficios que el sistema de información generará:

la implementación de un sistema de información para mejorar la gestión del proceso de visita y revisión de los puntos de v
del proceso, el mayor control y seguimiento, la mejora en la calidad de la información, la mayor eficacia en la gestión del p

2.4. Posibles soluciones:

- Se llevará a cabo el almacenamiento de datos relacionados de la empresa.

- Un alto balance de gestión e información.
- Un sistema de soporte de decisiones, esto permite que los lideres de la empresa tengan un orden en la toma de decis

2.5. Planteamiento de la oportunidad:

Los sistemas de información son necesarios para cualquier entidad, ya que, a través de estos se obtienen todos los datos d
decide tomar alguna decisión, la información será una buena herramienta para tomar un control pertinente en la organiza
Estos serían los puntos clave para el planteamiento de la oportunidad.
- Retroalimentación de la información existente de la empresa sobre el sistema de información
- Una rápida gestión para inventarios, ventas y personal para llevar a cabo la organización y orden, de esta manera cual
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a y Ciencias Básicas
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NTEAMIENTO DE LA OPORTUNIDAD

ablecer una logica donde determinemos:

untos.

evisión de los puntos de venta en el caso que se plantea. A continuación, se presentan

ificar y programar las visitas, teniendo en cuenta factores como la ubicación geográfica de
tiempo de visita y la carga de trabajo. Esto permitiría una gestión más eficiente de las

ar una herramienta para realizar el seguimiento y monitoreo en tiempo real de las visitas,
ación o problema que pueda surgir. Esto facilitaría la toma de decisiones oportunas y la

umentar y registrar las visitas realizadas, incluyendo la información sobre la disponibilidad

acilitando el análisis posterior y la toma de decisiones informadas.
dos sobre el proceso de visita y revisión de los puntos de venta, lo que permitiría conocer
madas para optimizar el proceso.

y revisión de los puntos de venta puede traer diversos beneficios, como la optimización
r eficacia en la gestión del personal y la mejora en la toma de decisiones.

n orden en la toma de decisiones.

e obtienen todos los datos de la empresa esto ayudaría de tal manera que, si la empresa
rol pertinente en la organización y toma de decisiones.

ción
orden, de esta manera cualquier decisión se hará ajustada a la gestión de información.
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MODELO DE ENTES
DEFINICIÓN DE ENTES

# DESCRIPCIÓN
Ente 1 Productividad Número de visitas al día-tiempo de visita
Ente 2 No de visitas equipo Aquí se relaciona el numero consecutivo de visitas realizadas a punt
Ente 3 Tiempo de diferencia Aquí se referencia el numero de dias en que se dejo de visitar el pun
Ente 4 Tiempo deReporte Cuanto tiempo adicional gasta el visitador para generar el reporte
Ente 5 Disponibilidad de product Registro de cantidad de producto exhibido por punto
Ente 6 Tiempo revision de producTiempo que tarda el visitador en revisar la disponibilidad y exhibició

Para determinar cuántas personas se necesitan para atender los puntos de venta, podemos utilizar la
siguiente fórmula:

Número de visitas diarias = (Horas de trabajo diarias x Productividad) / Tiempo por visita

La productividad es el número de visitas que puede hacer un visitador en un día y el tiempo por visita
incluye la revisión del producto y el tiempo adicional para reportar y documentar la visita.

Si sabemos cuántas visitas diarias necesitamos hacer para atender los 3984 puntos de venta en un mes,
podemos determinar cuántos visitadores se necesitan dividiendo el número de visitas diarias totales
entre la productividad de cada visitador.

Para revisar la disponibilidad y exhibición del producto, necesitamos agregar el tiempo necesario para
esta tarea al tiempo total por visita. Si se necesita más de un visitador para cubrir todos los puntos de
venta, podemos dividir la carga de trabajo entre ellos para que algunos se centren en la revisión del
producto mientras que otros se centran en otras tareas.

Necesitaremos establecer un sistema de seguimiento y monitoreo para asegurarnos de que se están

visitando todos los puntos de venta en el plazo establecido y que el producto está siendo revisado y
documentado correctamente.
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O DE ENTES
DIAGRAMA DE ENTES
 POLITE
Ges

DIC
Tabla 1 - Productividad

Tiempo
E Visitador Entrada Salida trabajado PUNTO
A Pedro Pablo Perez 8:00:00 9:00:00 1:00:00 1

B Juanita Turpial 9:00:00 12:00:00 3:00:00 2

C Paco Mendoza 12:00:00 15:00:00 3:00:00 3

Importancia y Caracteristicas Tabla 1:

Número de visitas al día-tiempo de visita
Número de visitas diarias = (Horas de trabajo diarias x Productividad) / Tiempo por visita

Tabla 3 - Tiempo de diferencia

CONSECUTIVO DE
VISITAS ULTIMA VISITA NUEVA VISITA DIFERENCIA ALERTA

CVA-00001 1/23/2023 3/24/2023 60

CVB-00002 3/5/2023 3/24/2023 19

CVC-00003 3/20/2023 3/24/2023 4

Importancia y Caracteristicas Tabla 3:

Tiempo de diferencia
Aquí se referencia el numero de dias en que se dejo de visitar el punto.
Tabla 5 - Disponiblidad de producto por punto

Existencias Unidades
Fecha Punto Exhibidas Requeridas Alerta Stock

1/23/2023 1 8 12

3/5/2023 2 10 10
3/20/2023 3 20 0

Importancia y Caracteristicas Tabla 5:

Disponibilidad del producto por punto.
Aquí se referencia la cantidad de existencias del producto por punto y las unidades requeridas para cumplir con el stoc
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DICCIONARIO DE DATOS
Tabla 2 - No de visitas equipo

Descripción EQUIPO
En este campo se refleja el valor productivo del
A
visitador de punto.
B
C

Importancia y Caracteristicas Tabla 2:

No de visitas equipo
po por visita Aquí se relaciona el numero consecutivo de visitas real

Tabla 4 - Tiempo deReporte

Descripción Visitador

En este campo se refleja el número de dias sin visitar un

Pedro Pablo Perez
punto y el sistema de alerta para atenderlo

Juanita Turpial
Paco Mendoza

Importancia y Caracteristicas Tabla 4:

Tiempo deReporte
Cuanto tiempo adicional gasta el visitador para genera
 Tabla 6 - Tiempo en revisión de los productos

Descripción Visitador
En este campo se registra las cantidades de productos
exhibidos para evitar el desabastecimiento en los Pedro Pablo Perez
puntos.
Juanita Turpial
Paco Mendoza

Importancia y Caracteristicas Tabla 6:

Tiempo en revisión de los productos
dades requeridas para cumplir con el stock. Cuanto tiempo gasta el visitador en la revisión de los p
O IR A PORTADA

de visitas equipo

CONSECUTIVO DE
ZONA VISITAS Descripción
En este campo se refleja el consolidade de visitas por
7 CVA-00001
equipos y reportes
3 CVB-00002
1 CVC-00003

Caracteristicas Tabla 2:
equipo
ona el numero consecutivo de visitas realizadas a punto

mpo deReporte

TIEMPO
REPORTE PUNTO UTILIZADO Descripción

1 15:00

2 8:00
3 5:00

Caracteristicas Tabla 4:
porte
o adicional gasta el visitador para generar el reporte
mpo en revisión de los productos

Punto Tiempo Revisión Descripción

1 20
2 30
3 40
En este campo se registra los tiempos que tarda el
visitador en revisar la disponibilidad y exhibición del
producto.

Caracteristicas Tabla 6:
visión de los productos
o gasta el visitador en la revisión de los productos en el punto.
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DEFINICIÓN DE RELACIONES DEL SISTEMA

RELACIONES ENTRE TABLAS
CLAVES (LLAVES) DEL SISTEMA

No. Relación Campo Llave Tipo de Campo Tabla Origen

1 Equipo de trabajo alfabetico Productividad
2 Consecutivo de visitas Alfa-numérico No visitas equipo
3 Visitador alfabetico Productividad
4
5
6
7
8
9
10

MAPA DE RELACIONES

ESCASES DE PUBLICIDAD
LABORAL FALTA DE GARANTIAS
LABORALES

FALTA DE CREACION DE
PUESTOS DE TRABAJO

INSUFICIENTES
MEDIOS DE
TRANSPORTE
INSUFICIENTES
MEDIOS DE
TRANSPORTE

FALTA DE PERSONAL

INCUMPLIMIENTO EN
LAS ENTREGAS

POCA CAPACIDAD DE STOCK

PARA CUMPLIR CON LA
DEMANDA
BIANO IR A PORTADA

SISTEMA
Por medio de esta tabla identificaremos la causa y efecto que genera
principal (Falta de personal): Diligenciaremos la tabla con un 1 se la r
permitira abordar con mayor facilidad la conexion de los elementos
que con esta tabla se tendra la suma de causas y efectos hechas.

Tabla Destino
No visitas equipo
Tiempo de diferencia A
Tiempo de reporte A Falta de personal 0
B Insuficientes medios de transporte 0
C Incumplimiento en las entregas 1
D Poca capacidad en stock para afrontar la deman 0
E Escases de publicidad laboral 1
F Falta de garantias laborales 1
G Perdida de clientes potenciales 1
H El no pago de salarios atrasados 1
I Falta de creacion de puestos de trabajo 1
FUERZA DE EFECTO 6

TA DE GARANTIAS
LABORALES

EL
N O
PA
AT GO
RA DE
SA SA
DO LA
S RIO
S
 EL
N O
PA
AT GO
RA DE
SA SA
DO LA
S RIO
S

PERDIDA DE
CLIENTES
POTENCIALES
ausa y efecto que genera cada uno de estos planteaminetos en nuestro problema
os la tabla con un 1 se la respuesta es si y con un 0 si la respuesta es no; esto nos
nexion de los elementos entre si que si solo se hiciera la coneccion con lineas, ademas
sas y efectos hechas.

FUERZA DE
B C D E F G H I X CAUSA
0 1 0 1 1 0 1 1 1 5
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
1 0 1 0 0 1 1 0 1 5
1 1 0 0 0 1 0 0 0 3
0 0 0 0 0 0 0 0 0 1
0 1 0 0 0 0 0 1 0 3
0 0 1 0 0 0 1 1 1 4
0 1 0 0 0 0 0 0 0 2
0 0 0 0 0 1 0 0 1 3
2 4 2 1 1 3 3 3 4
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REPORTES DEL SISTEMA DE INFORM

Reporte No 1 REPORTE DE PRODUCTIVIDAD
Tipo DATOS PORCENTUALES
Descripción En este reporte los líderes de mercadeo de la empresa Vision Y Marketing S A S, pueden establecer
de cada visitador, reflejado porcentualmente; de tal manera que se pueda establecer el número de p
variable de tiempo entre un punto y otro.
Por cada trabajador se puede estimar:
productividad = No de visitas realizadas / horas trabajadas
Número de visitas diarias = (Horas de trabajo diarias x Productividad) / Tiempo por visita
Este reporte de soporta en el número de personas necesarias para la operación y el número de hora
para todos los trabajadores (visitantes).

Ejemplo del reporte: Equipo Visitador productividad

A Pedro Pablo Perez 78%
B Juanita Turpial 56%
C Paco Mendoza 43%

Reporte No 2
Tipo
Descripción

Ejemplo del reporte:

Reporte No 3
Tipo
Descripción

Ejemplo del reporte:

Reporte No 4
Tipo
Descripción

Ejemplo del reporte:

Reporte No 5
Tipo
Descripción
Ejemplo del reporte:
 GRANCOLOMBIANO IR A
ngeniería y Ciencias Básicas PORTADA
ormación - Formato de Entrega

STEMA DE INFORMACIÓN

Marketing S A S, pueden establecer el indice de productividad

se pueda establecer el número de puntos visitados al día y la

ad) / Tiempo por visita

a la operación y el número de horas que se requieren al mes

Duración prom
HORAS TRABAJADAS PUNTOS VISITADOS visita
9 7 0.30
9 5 0.60
7 3 0.15
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PORTAL GRÁFICO
Gráfico No 1 REPORTE DE PRODUCTIVIDAD
Tipo DATOS PORCENTUALES
Descripción El gráfico entregara el detalle porcentual de
productividad por cada colaborador en visitas a
puntos.

Ejemplo del Gráfico:

productividad en visita puntos v&m

Pedro Pablo Perez Juanita Turpial Paco Mendoza

78%

56%
43%

productividad

Gráfico No 3
Tipo
Descripción

Ejemplo del Gráfico:

Gráfico No 5
Tipo
Descripción
Ejemplo del Gráfico:
CO GRANCOLOMBIANO
IR A PORTADA
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a Información - Formato de Entrega

RTAL GRÁFICO
Gráfico No 2
Tipo
Descripción

Ejemplo del Gráfico:

Gráfico No 4
Tipo
Descripción

Ejemplo del Gráfico:

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ESQUEMA DE LAS TABLAS DEL

Tabla 1

Equipo Visitador productividad Entrada

A Pedro Pablo Perez 78% 8:00:00
B Juanita Turpial 56% 9:00:00
C Paco Mendoza 43% 12:00:00

Jornada semanal 48
Jornada día 8
Total puntos de venta 3984
Días disponibles sem 6
Días disponibles mes 24
Tiempo estándar visita 1.00

Personas Necesarias 498 Número de personas necesarias = 95.616 horas / (48 horas/semana
visitas planificadas por día 95616 Cantidad de tiempo total de visitas planificadas = 1 hora * 3984 pun

Tabla X

CAMPO 1 CAMPO 2 CAMPO 3 CAMPO 4

Tabla X
 CAMPO 1 CAMPO 2 CAMPO 3 CAMPO 4

Tabla X

CAMPO 1 CAMPO 2 CAMPO 3 CAMPO 4

O GRANCOLOMBIANO IR A PORTADA
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AS TABLAS DEL SISTEMA

Salida HORAS TRABAJADAS PUNTOS VISITADOS Duración prom visita

17:00:00 9 7 0.30
18:00:00 9 5 0.60
19:00:00 7 3 0.15

16 horas / (48 horas/semana * 4 semanas) = 498 personas

nificadas = 1 hora * 3984 puntos de venta * 24 días = 95.616 horas

CAMPO 5 CAMPO 6 CAMPO 7 CAMPO 8

CAMPO 5 CAMPO 6 CAMPO 7 CAMPO 8

CAMPO 5 CAMPO 6 CAMPO 7 CAMPO 8

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Gestión de la Información 20192

MENU DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN - INTE

Reporte de productividad

Reporte número devisitas

Reporte tiempo diferencial

Disponibilidad de producto

Control inspección de punto

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ORMACIÓN - INTERFAZ CON EL USUARIO