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Qu es la organizacin de archivos?

La organizacin de archivos tiene como objetivo la localizacin rpida y


efectiva de la informacin buscada, as como garantizar la conservacin de los
documentos.

La organizacin incluye dos funciones especficas: la clasificacin y la


ordenacin.

Clasificar un documento significa agruparlo por conceptos o asuntos concretos.

Ordenar un documento quiere decir establecer una secuencia cronolgica,


alfabtica o numrica dentro de cada grupo y situarlo fsicamente en el
espacio.

Tipo de clasificacin de archivos

Para la clasificacin de archivos, existen diversas maneras de ordenar la


documentacin fsica, dependiendo del rubro y la actividad que tenga la
empresa o institucin.

Archivo General: est destinado para aquella documentacin que no


est inmersa en las funciones de la empresa y que no guardan relacin
directa, pero que s deben ser archivadas.
Archivo Alfabtico: como su nombre lo indica, se ordena de acuerdo a
la letra inicial o al nombre del documento, que coincida con la letra del
alfabeto.
Archivo Numrico: usa nmeros en vez del alfabeto. Generalmente se
usa para clasificar por aos, meses y das. Son muy tiles para cualquier
tipo de archivo, especialmente financiero. Los nmeros consecutivos
pueden asignarse de acuerdo a la llegada de documentos o de
importancia.
Archivo Alfanumrico: es una combinacin del alfabtico con el
numrico: A-1, A-2, A-100, 1-A, etc.

Cualquiera que sea el tipo de archivo, debe tenerse una hoja de control o gua
y un libro de registro de prstamos de documentos, dnde puedan firmar las
personas que lo usan y quede la constancia de la entrega o devolucin.

Clasificacin de los archivos.

Informticamente y de acuerdo a sus elementos o funciones, los archivos se


clasifican en:
Archivos de entrada: estn compuesto por una serie de datos
almacenados en un dispositivo de entrada.
Archivos de salida: contienen aquella informacin que se visualiza
desde la computadora.
Archivos de situacin: contienen informacin que es actualizada
constantemente.
Archivos constante: estn conformados por registros cuyos campos
son fijos o bien, de baja frecuencia de variacin.
Archivos histricos: estn compuestos por datos que varan en el
tiempo y con informacin de los archivos actualizados.
Archivos de movimiento: esta clase de archivos se utilizan junto con
los constantes y poseen en comn algn campo.
Archivos de maniobra: son un auxiliar; se crean en el momento en
que se ejecuta algn programa y se borran una vez que finaliza la
ejecucin.

Inventariado de archivo

Es el instrumento de consulta que describe un fondo o una coleccin mediante


la resea de sus series documentales. El inventario no es un simple listado o
relacin de los documentos contenidos en un archivo, es un instrumento de
registro, de control y localizacin tanto de la documentacin como de la
informacin que contiene.

Funcin del inventario de archivo

Testimoniar documentalmente en cada momento la existencia o ausencia de


una unidad del fondo, facilitar por ellos su recuento reglamentario, garantizar y
asegurar la permanencia y recuperacin fcil de la organizacin natural de los
documentos ante el caso de un eventual desorden; y facilitar la bsqueda de
un documento con eficacia mediante la localizacin de una signatura
topogrfica reflejada en l.

En muchas ocasiones la elaboracin de un inventario en un archivo tiene como


objetivo enviar a un lugar distinto la documentacin que ya no tiene utilidad
para efectos administrativos en las reas tramitadoras, y se envan a bodegas,
almacenes o en el mejor de los casos al archivo de concentracin.
Introduccin

El rol que cumple el tratamiento documental dentro del mbito administrativo y


organizacional en una entidad influye directamente en el buen desarrollo de las
funciones que all se desempean; es as como el archivo es un rea de soporte
administrativo muy importante para la gestin institucional. Sin embargo el
manejo documental ha presentado una problemtica histrica de planeamiento
conceptual y metodolgico desde sus inicios, lo cual ha desencadenado graves
consecuencias al momento de recuperar la informacin. El acceso documental
se enfrenta a un acuciante problema: la identificacin, valoracin y seleccin
de imponentes masas documentales1, lo anterior dio paso al nacimiento de la
Gestin Documental comenzando con el reconocimiento de la archivstica
como una tcnica tras la segunda guerra mundial, desde entonces diferentes
propuestas y modelos internacionales como el norteamericano conllevaron a
desarrollar estndares y polticas con miras a normalizar el concepto
archivstico. En Colombia el Archivo General de la Nacin es el ente rector de
la poltica archivstica, promotor de las adecuadas prcticas en cuanto
administracin de documentos y mediante el programa de Sistema Nacional de
Archivos, busca plantear lineamientos de normalizacin de los procesos
archivsticos que sensibilicen y eduquen a la sociedad de la informacin en la
toma de decisiones dentro de sus procesos documentales como el de analizar,
disear y desarrollar sistemas, mtodos, instrumentos y tcnicas de
tratamiento, almacenamiento, recuperacin y difusin de la informacin,
soportando de esta forma la preservacin del conocimiento particularmente
como patrimonio documental de la nacin.