Instrumentos de control e información de archivos

Los instrumentos de control e información la documentación de un archivo en

su conjunto. Se pueden dar tres niveles de información:

1. Descripción global del fondo, que se lleva a cabo mediante la Guía.

2. Descripción de las series, llevada a cabo mediante el Inventario.

3. Descripción de los documentos, que se realiza en el Catálogo.

Guías, inventarios y catálogos son, pues, los principales instrumentos de

control e información, aunque se pueden considerar de relevancia, aunque menor, los
Índices y los Registros.

- Guías. La Guía presenta una información general sobre los fondos de un

archivo, pudiendo conoces de una manera rápida el contenido del mismo. Orientan al
usuario, de manera panorámica, mediante valoraciones globales en las que destaca lo
más importante. Así, las guías pueden resaltar o destacan determinadas secciones,
series o documentos de un fondo, o determinados fondos dentro de un conjunto de
archivos, que, por diversas razones, tienen una especial relevancia.

Facilitan al investigador datos sobre los instrumentos de control e información

que tienen a su disposición, así como las condiciones de acceso a los documentos, así
como los servicios que las normas de funcionamiento y servicios que se le ofrecen:
horarios, condiciones de reproducción, etc.

En ocasiones incluyen aspectos históricos sobre los organismos productores y

sus fondos., también referencias a estudios y bibliografía sobre el objeto que describe.

Una guía debe ser clara, concreta y tener una estructura lógica. Debe ofrecer
una visión de conjunto del depósito en cuestión. El nivel de profundidad puede variar,
existiendo guías sucintas, que no exceden de lo que es un tríptico, hasta guías mucho
más completas, que ofrecen información sobre los fondos catalogados.

La guía debe facilitar al investigador su primer acercamiento al archivo,

pudiendo, mediante su consulta, decidir si la información que busca puede encontrarse
en el archivo.

Existen guías que contienen información sobre un solo fondo de archivo o

sobre fondos que se encuentran en archivos diferentes. Las hay que pueden dar
información sobre todos los archivos de unas determinadas características: geográfico
(Guía de Archivos de Castilla-La Mancha), también denominada Censo-Guía;
institucional u orgánica (Guía de archivos de la Iglesia); y Guías de Fuentes, que
recopilan datos sobre los fondos que tienen en común una determinada temática (Guía
de Fuentes para la Historia de la Guerra Civil). También existen guías que se centran,
por su relevancia y volumen, en una sección del fondo de un archivo importante (Guía
de la Sección de Órdenes Militares del Archivo Histórico Nacional).

La estructura básica de una guía suele responder al siguiente esquema:

- Información general sobre el edificio, dirección, teléfono y horario del archivo,

la accesibilidad de los documentos y servicios que presta el archivo.
 - Breve historia del archivo, con referencia a la formación, procedencia y
naturaleza de los fondos que custodia.

-Descripción de los fondos, en donde se contemplan la siguiente información:

cuadro de clasificación, título del fondo, historia de la institución u organismo de
procedencia, datos sobre su organización y conservación, descripción de cada serie
(volumen, accesibilidad, etc.) y fuentes complementarias.

Se completa con los instrumentos de control e información con que cuenta y la

bibliografía sobre la institución.

La Guía es fundamental en los archivos centrales e intermedios.

-Inventarios. Podemos definirlo como “Descripción sistemática más o menos

detallada de unidades documentales, archivísticas o de instalación, que conforman
series, secciones o fondos, respetando su orden natural -orgánico o funcional-.”
(ARROYAL, p. 105)

El inventario se realiza una vez clasificado un fondo o división de este. Dicha

clasificación queda recogida en un cuadro en el que se describen las series del fondo,
con diferente nivel de detalle, haciendo referencia para su localización a la unidad de
instalación: carpeta, caja o libro. Mediante el inventario se conoce que es lo que se
tiene, su organización y donde puede localizarse.

Parece haber cierta unanimidad al considerarlo como un instrumento difícil de

elaborar, pues necesita una metodología más precisa, sobre todo porque, al responder
a la organización y funcionamiento del órgano productor, se encuentra con la dificultad
de que estas han ido cambiando a lo largo del tiempo y requieren, en ocasiones, un
estudio previo de tal circunstancia.

Podemos hablar de diferentes tipos de inventarios:

- Inventario general. Una vez depositados los fondos en un archivo es

necesario saber qué custodia éste, por lo que se debe contar con un inventario de
todos los fondos existentes, además de su ordenación por productores y, dentro de
estos, por series documentales. De ello se encarga el Inventario general. Este debe
incluir los elementos mínimos obligatorios del ISAD (G): descripción de cada una de
las series, volumen y fechas que abarca.

- Inventario topográfico. Es el que recoge la ubicación de los documentos en el

espacio físico del archivo (cajas, estantería, armarios, etc.), respondiendo a una
ordenación por signaturas. Hace referencia también al contenido de las diferentes
unidades de instalación. Permite su rápida localización en las instalaciones. Se puede
complementar con un esquema sobre la ubicación de los fondos en el archivo.

- Inventario analítico. Contiene los elementos mínimos obligatorios establecidos

en ISAD (G), con algunos otros complementarios como el Alcance y Contenido.

- Inventario somero. Es de uso interno, describiendo las series documentales

con información de las unidades de instalación que comprenden y las fechas que
abarcan.

Pero como en otras cuestiones de archivística, nos encontramos con otras

clasificaciones, por ejemplo, la de Matilla Tascón, que no habla de:
 a) Inventarios se recepción (Libro registro de inventarios, inventario general e
inventario por dependencia)

b) Inventarios de clasificación (esquemático, de registro, sumario y analítico)

c) Según el método de ordenación (cronológicos, geográficos y topográficos)

El inventario requiere de la elaboración de una ficha por cada caja, en la que se

recoja la siguiente información:

1.Signatura de la unidad de instalación.

2. Descriptiva (tipología documental, autor del documento, destinatario, asunto)

3. fechas extremas

-Catálogos. Describe ordenadamente y de forma individualizada las piezas

documentales o unidades archivísticas de una serie o de un conjunto documental que
guardan entre ellas una relación tipológica, temática o institucional. Su descripción,
pues, es a nivel de unidad documental.

Destacan de un fondo un conjunto de documentos que tienen unas

características determinadas comunes (por razones paleográficas, de temática, etc.).
No responde a la estructura orgánica del productor; la unión entre documentos
seleccionados es artificial.

Dirigidos fundamentalmente a los investigadores, pues se elabora, por lo

común, sobre documentación histórica. Describen de forma individualizada las piezas
documentales.

El catálogo suele referirse exclusivamente a aquellos documentos

considerados especiales por su contenido, soporte o valor histórico; requiere de una
idea selectiva.

El catálogo requiere de la elaboración de una ficha documental que recoja los

principales datos de las unidades que lo componen. Siguiendo a Cruz Mundet los
elementos mínimos de que debe constar son los siguientes:

1.Área de identificación

1.1. Código de referencia.

1.2. Título.
1.3. Fechas.
1.4. Nivel de descripción.
1.5. Volumen y soporte de la unidad de descripción.

2.Área de contexto
2.1. Nombre del productor

3.Área de contenido y estructura

3.1. Alcance y contenido

4.Área de condiciones de acceso y utilización

4.1. Lengua/escritura de los documentos.
4.2. Características físicas y requisitos técnicos.
 5.Área de documentación asociada
5.1. Existencia y localización de los documentos originales.
5.2. Existencia y localización de copias.
5.3. Unidades de descripción relacionadas.
5.4. Nota de publicaciones.

En unidades documentales compuestas se debe hacer una relación del

contenido del expediente, enumerando las unidades documentales simples.

-Índices. El Índice es una lista alfabética de nombres de personas, nombres

geográficos y nombres de materias contenidas en los documentos de archivo, que nos
permiten localizar de manera inmediata la información sobre ellas en un fondo.
Complementan a los inventarios.

La indización requiere de un proceso que requiere, en primer lugar, el examen

de los documentos para conocer su contenido; en segundo lugar la identificación y
selección de los conceptos principales que contiene; en tercer lugar seleccionar los
términos que representaran a dichos conceptos.

Suelen utilizarse palabras clave o descriptores, que dan origen a un lenguaje

controlado que permite también la elaboración de tesauros.

Es corriente la realización de índices sencillos como los onomásticos (en base

a los nombres de las personas que aparecen en la documentación; de índices
geográficos (en base a los lugares que también figuran en ella); o por materias.

- Registros. El registro es una relación que enumera las unidades de

instalación por orden de ingreso. Se hace sobre fichas o en un libro, en donde constan
los siguientes datos:

1. Número de orden.

2. Denominación de la unidad de instalación.

3. Procedencia (dependencia o negociado).

4. Descripción breve.

5. Fechas extremas.

Los Inventarios, Catálogos e Índices adquieren su mayor relevancia en los

archivos históricos.

BIBLIOGRAFÍA:

ARROYAL ESPIGARES, Pedro J. y MARTÍN PALMA, Mª. Teresa: “El archivo como
servicio: instrumentos de control y de difusión”. En: Baetica: estudios de arte,
geografía e historia. nº. 13 (1991), Facultad de Filosofía y Letras, Universidad de
Málaga, p.p. 101-118.

CRUZ MUNDET, José Ramón: Archivística, Gestión de documentos y administración

de archivos, Alianza Editorial, Madrid, 2018.
CRUZ MUNDET, José Ramón: Diccionario de Archivística, Alianza Editorial, Madrid,
2011.
GONZÁLEZ PEDRAZA, José Andrés: “Organización y difusión en archivos de
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HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística general. Teoría y práctica, Publicaciones

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http://www.aefp.org.es/NS/Servicios/Documentos.html#
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