POLITÉCNICO MAYOR

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN
CÓDIGO: M2-GU01 VERSIÓN: PÁGINA 1 de 1

ESTUDIANT Leidy Tatiana Montoya Ruiz

E:
DOCENTE:
PROGRAMA Secretariado HORARI
: O:
MÓDULO: Organización de documentos
ACTIVIDAD: Taller No.1 FECHA: 05/08/2022
TEMA: Conceptualización NOTA: %

COMPROBACIÓN

1. ¿Con qué propósito se archiva?

R//= nos garantiza una gestión eficaz y tiene como propósito conservar material
relacionado, reunido en un mismo sitio y tenerlo a disposición.

2. Elabore una definición de archivo.

R//= Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos
que se utilizan contienen información (datos) en un formato determinado:
un documento, una hoja de cálculo, un gráfico. El formato es la disposición de los
datos dentro del archivo. El formato del archivo se conoce como tipo de datos.

3. Establezca diferencias entre archivo y archivar

R//= no se encuentra ninguna diferencia ya que archivo es donde almacenamos
los documentos y archivar es donde se guarda ordenadamente.

4. ¿Qué importancia tiene el archivo en una organización?

R//=El darle la debida estructura a tus documentos y archivos para que de esta
manera el procedimiento de búsqueda de la información sea más eficiente.
El permitirla ubicación conceptual de tus documentos. De esta manera, podrás
conocer cómo se encuentran organizados los documentos, sin tener que acceder
de forma física a los mismos.

5. Explique en forma breve los diferentes tipos de archivo.

R//= Archivo histórico: Son todos aquellos documentos que hacen parte del
patrimonio cultural y social.

Archivo público: Documentos que son pertenecientes las entidades

oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio.
 A r c h i v o p r i v a d o : Documentos producidos o recibidos por personas
naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o
actividades.
Archivo total: Hace referencia al proceso integral de los documentos y su ciclo
vital.
Archivo electrónico: Son los documentos electrónicos producidos y
tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.
Archivo vertical: son los documentos almacenados en carpetas individuales,
colgando de una guía dentro de las gavetas. Las carpetas se colocan una
detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se
escribe la identificación de lo que allí se conserva

6. ¿De qué depende que un archivo preste un buen servicio al usuario?

R//= permite acceder rápidamente a los documentos y a la información que

contienen.

Reducir el nivel de incertidumbre en la toma de decisiones en la gestión diaria de

la empresa.

Tener unas pautas claras sobre los documentos o expedientes que se deben
conservar y aquellos que pueden ser destruidos por ser innecesarios.

Controlar el acceso a la documentación, garantizando que se mantenga la

confidencialidad de los datos sensibles.

7. Establezca diferencias entre carpetas individuales y carpetas misceláneas

 R//= Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o

personas con las cuales se mantiene comunicación constante y a la cual se hace
necesario referirse frecuentemente.
 Carpetas misceláneas: Usadas para archivar documentos de aquellos
corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación.

8. ¿Cuál es la función de las guías en un sistema de archivo?

R//= Las guías pueden ser para el investigador o para los usuarios, un documento
a través del cual se orienta o conduce la fundamentación de sus trabajos en
investigaciones, tanto en el plano científico como en el personal propio.
 9. ¿Por qué se dice que la carpeta miscelánea es el hogar temporal de toda
correspondencia?
R//= Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es
donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia
para abrirle carpeta individual. Es el hogar "temporal" de toda correspondencia. El
propósito de archivar es conservar material relacionado, reunido en un mismo sitio
y tenerlo a disposición. Para lograr el control de éstos documentos, es necesario
implantar un sistema de archivo y seguir con una rutina diaria.

10. Elabore un mapa conceptual de la historia de los archivos