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Guia Elab Manu Proc PDF
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JUNIO DE 2004
SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES
GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Contenido
Introduccin
Objetivo
Marco Jurdico
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GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Introduccin
Uno de los propsitos fundamentales de la estrategia sealada por el Ejecutivo Federal para
el mejoramiento de la funcin pblica, es la revisin y constante actualizacin de los
sistemas, estructuras y procedimientos de trabajo en las dependencias de la Administracin
Pblica Federal. Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que
apoyan el que hacer institucional y estn considerados como documentos fundamentales
para la coordinacin, direccin, evaluacin y el control administrativo, as como para
consulta en el desarrollo cotidiano de actividades.
El objetivo fundamental de esta gua consiste en sealar las bases para la elaboracin,
presentacin y actualizacin de los manuales de procedimientos, unificando criterios de
contenido que permita la realizacin de las funciones de direccin, coordinacin y evaluacin
administrativa a travs de la sistematizacin de las actividades, la identificacin de los
procesos y la definicin del mtodo para efectuarlas.
El contenido de la gua comprende el objetivo, la base legal y las polticas para elaboracin
del manual, as como la metodologa para desarrollar cada uno de sus apartados y los
lineamientos para su actualizacin, presentacin y aprobacin.
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MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Objetivo
Con la adopcin y manejo de los conceptos y elementos vertidos en esta gua, se facilitar la
elaboracin de dichos manuales, contribuyendo con ello, a contar con herramientas tcnicas
que permitan, a quienes laboran en la Secretara, el conocimiento a mayor profundidad del
funcionamiento de dichas unidades administrativas.
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MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Marco Jurdico
Los principales ordenamientos jurdicos que sustentan la elaboracin de los manuales
administrativos son los que a continuacin se enuncian:
Leyes
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MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Art. 25 La Secretara har llegar a todas las representaciones los diversos manuales de
procedimientos administrativos y contables que contendrn las disposiciones que emita la
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico en el mbito de su competencia; as como
respecto de la prestacin de los servicios de las oficinas, las funciones consulares y
administrativas, las facultades y obligaciones de los titulares y la informacin necesaria para
el funcionamiento interno de las mismas.
Estos manuales se mantendrn actualizados por la Secretara y formarn parte del acervo
de la misin o de la oficina consular respectiva. El titular de la misma ser responsable de
verificar la disponibilidad de estos manuales y, en su caso, que sean repuestos por la
Secretara.
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MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
I.- Concepto
Los Manuales Administrativos son medios valiosos para la comunicacin, y sirven para
registrar y transmitir la informacin, respecto a la organizacin y al funcionamiento de la
Dependencia; es decir, entenderemos por manual, el documento que contiene, en forma
ordenada y sistemtica, la informacin y/o las instrucciones sobre historia, organizacin,
poltica y/o procedimientos de una institucin, que se consideren necesarios para la mejor
ejecucin del trabajo.
Recomendaciones Generales
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MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Los manuales de procedimientos debern elaborarse en los formatos incluidos en esta gua
y la Direccin de Organizacin se encargar de integrar la informacin procesada por la
unidad administrativa en dicho formato.
Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere someterlo a una revisin
final, a efecto de verificar que la informacin contenida en el mismo sea la necesaria, est
completa y corresponda a la realidad, adems de proceder a comprobar que no contenga
contradicciones o deficiencias.
La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, as como la difusin que se haga del manual
de procedimientos, depender de la determinacin del nmero de funcionarios y empleados
que deben contar con este instrumento administrativo.
Una vez que el manual de procedimientos ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser
difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicacin.
A travs del conocimiento de los procedimientos puede tenerse una concepcin clara y
sistemtica de las operaciones que se realizan en la dependencia o unidad administrativa;
es importante que al emprender un estudio de esta naturaleza, se aplique una metodologa
que garantice la descripcin de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y
con las normas jurdico-administrativas establecidas al efecto. En tal virtud se presentan las
etapas necesarias para desarrollar la identificacin, el anlisis y el diseo de los
procedimientos.
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MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
El primer punto que debe concretarse cuando se investigan uno o varios procedimientos, ya
sea para describirlos, implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es el definir con la mayor
precisin posible los siguientes aspectos:
Dnde se inicia?
Dnde termina?
Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podr fijar el objetivo del estudio; ste
servir de gua para la investigacin, el anlisis y la propuesta del procedimiento o
procedimientos en estudio.
Consiste en recabar los documentos y los datos, que una vez organizados, analizados y
sistematizados, permitan conocer los procesos tal y como operan en el momento, y
posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes.
Para recabar la informacin, es necesario acudir a diversas fuentes, entre las que destacan
los archivos documentales, en los que se localizan las bases jurdico-administrativas que
rigen el funcionamiento y actividades; los funcionarios y empleados quienes pueden aportar
informacin adicional para el anlisis, diseo e implantacin de procedimientos; y las reas
de trabajo que sirven para tener la visin real de las condiciones, medios y personal que
operan los procedimientos.
Las tcnicas que usualmente se utilizan para recabar la informacin necesaria son:
a) Investigacin documental.
b) Entrevista directa.
c) Observacin de campo.
a) Investigacin Documental:
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b) Entrevista Directa:
Para que la entrevista se desarrolle con xito es conveniente observar los lineamientos
siguientes:
c) Observacin de Campo:
La observacin de campo es muy importante, ya que permite definir y detectar con mayor
precisin los problemas, as como descubrir datos valiosos omitidos durante las entrevistas.
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MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Qu trabajo se hace?
Quin lo hace?
Son las unidades que intervienen en el procedimiento y el factor humano, ya sea como
individuos o como grupos, para la realizacin del trabajo.
Cmo se hace?
Cundo se hace?
Dnde se hace?
Por qu se hace?
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MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Los formatos o cdulas que se utilizan, su contenido, as como que parte o partes de las
mismas se llenan y en que rea lo hacen.
Estas recomendaciones permiten una visin ms clara del conjunto de las actividades.
Una vez que todas las actividades se han sometido al anlisis correspondiente, y se
considera que es necesario mejorar o redisear un procedimiento, se deber utilizar la
tcnica de los cinco puntos que se presenta a continuacin:
a) Eliminar
b) Combinar
Si no puede eliminar algo, entonces el siguiente punto es combinar algn paso del
procedimiento con otro, a efecto de simplificar el trmite. Cuando se combina, generalmente
se eliminan algunos detalles, como un registro, una operacin, etctera.
c) Cambiar
En este punto debe revisarse si algn cambio que pueda hacerse en el orden, el lugar o la
persona que realiza una actividad, puede simplificar el trabajo. Los procedimientos pueden
simplificarse cambiando la secuencia de las operaciones, modificando o cambiando el lugar,
o sustituyendo a la persona que realiza determinada actividad.
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MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
d) Mejorar
e) Mantener
Consiste en conservar las actividades que como resultado del anlisis, no fueron
susceptibles de eliminar, combinar, cambiar o mejorar.
Para aplicar esta tcnica, es recomendable contar con un bosquejo de las actividades que
componen el procedimiento.
Identificacin
ndice
Introduccin
Objetivo(s) del Manual
Desarrollo de los procedimientos
Identificacin
Se refiere a la primera pgina o portada del manual, en ella debern aparecer y/o anotarse
los datos siguientes:
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MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
1. Logotipo de la dependencia.
2. Nombre de la dependencia.
3. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboracin o
actualizacin.
4. Ttulo del Manual de Procedimientos.
5. Fecha de elaboracin o en su caso, de actualizacin.
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ndice
a) INTRODUCCIN
a
b
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a) INTRODUCCIN
Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del
manual, de su utilidad y de los fines y propsitos que se pretenden cumplir a travs de l.
Incluye informacin de cmo se usar, quin, cmo y cundo har las revisiones y
actualizaciones, as como la autorizacin del titular de la Dependencia.
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MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
El objetivo deber contener una explicacin del propsito que se pretende cumplir con el
manual de procedimientos; su elaboracin se ajustara a los lineamientos que se describen a
continuacin.
Por ejemplo: Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita inducir al
personal de nuevo ingreso en las actividades que se desarrollan en la Dependencia o
Unidad Administrativa.
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III. Procedimientos
Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, se integra por los
siguientes apartados:
b) Alcance
c) Referencias
d) Responsabilidades
e) Definiciones
Son los trminos de uso frecuente que se emplean con sentido especfico o restringido en
comparacin al conjunto de definiciones del diccionario.
f) Mtodo de Trabajo
Dentro del mtodo de trabajo se debern tomar en cuenta los siguientes apartados:
I) Polticas y lineamientos.
II) Descripcin de actividades.
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I) Polticas y lineamientos
Son una gua bsica para la accin; prescribe los lmites generales dentro de los cuales han
de realizarse las actividades.
Las polticas sern lineamientos de carcter general que orientaren la toma de decisiones
en cuanto al curso de las actividades que habrn de realizar los servidores pblicos en
sus reas de trabajo. Estas debern ser claras y concisas, a fin de que sean
comprendidas, incluso, por personas no familiarizadas con el procedimiento, asimismo
sern especificas de la accin que regule el curso de las actividades en situaciones
determinadas, sern de observancia obligatoria en su interpretacin y aplicacin.
Entre las polticas debern existir jerarquas y secuencias lgicas de operacin, ejemplo:
en incidencias del personal, hay que hablar primero de retardos, luego de faltas y despus
de bajas.
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Cuando la descripcin del procedimiento sea general, y que por lo mismo comprenda
varias reas, debe indicarse para cada actividad la unidad administrativa responsable de
su ejecucin; si se trata de una descripcin detallada, es decir, que incluye los puestos
que participan en cada una de las actividades, es conveniente anotar el nombre
especfico del puesto.
El procedimiento deber definir en forma clara y concisa, quien, como, cuando, y donde
se ejecutan dichas actividades, iniciando con un verbo conjugado en tercera persona del
singular y en presente de indicativo, ejemplo: Verifica, Corrige, Enva, etc.
Se deber numerar las actividades en forma progresiva an en caso de que existan varias
alternativas de decisin.
Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola, siempre y cuando sea comprensible
su redaccin.
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Cuando sea necesario hacer alguna aclaracin o indicar algo que no es posible
mencionar como actividad, puede citarse de la manera siguiente:
Para no repetir actividades que ya han sido mencionadas, haga referencia a ellas con la
leyenda: Conecta con actividad N...
Cuando en el desarrollo del procedimiento se origine por primera vez algn formato, se
deber anotar su nombre completo y en las actividades subsecuentes se podr
mencionar su nombre genrico y/o su clave de identificacin.
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Instructivo de llenado
4. Versin: Anotar el nmero de documento que existe con el mismo titulo, inicia con el
1.0
7. rea Responsable: Anotar el nombre del rea responsable del procedimiento, ejemplo:
Direccin de Organizacin.
10. Actividad: Anotar en forma narrativa la actividad la cual deber empezar en tercera
persona del singular.
11. Documento de Trabajo: Anotar el nombre o las siglas del documento al que se hace
referencia en la actividad.
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Ejemplo:
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c) Diagrama de Flujo
El diagrama de flujo es una herramienta fundamental para la elaboracin de un
procedimiento, ya que a travs de ellos podemos ver grficamente y en forma consecutiva el
desarrollo de una actividad determinada.
Tambin es una representacin grfica que muestra la secuencia en que se realiza la
actividad necesaria para desarrollar un trabajo determinado, el cual deber iniciar con un
verbo en infinitivo, ejemplo: Recibir, enviar, turnar, procesar, etc.
La renumeracin de
las actividades se
deber enmarcar en
un rectngulo en la
parte inferior
izquierdo del cuadro.
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MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
d) Formatos e instructivos
Un formato es una pieza de papel impresa, que contiene datos fijos y espacios en blanco
para ser llenados con informacin variable, que se usa en los procedimientos de oficina;
puede constar de uno o varios ejemplares que pueden tener destinos y usos diversos.
e) Anexos
Los anexos son documentos de apoyo o adicionales de consulta que se debern tomar en
cuenta para llevar a cabo una actividad o trmite dentro procedimiento:
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OFICIALA MAYOR
DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN,
ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
DIRECCIN DE ORGANIZACIN
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
DE
JUNIO DE 2004
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GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
INDICE Pg.
I. INTRODUCCION.III
II. OBJETIVO DEL MANUAL.IV
III. PROCEDIMIENTOS:.. ...V
1.- PROCEDIMIENTO...
1.1 PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
1.2 ALCANCE.
1.3 REFERENCIA.
1.4 RESPONSABILIDADES.
1.5 DEFINICIONES.
1.6 METODO DE TRABAJO.
a) Polticas y Lineamientos.
b) Descripcin de Actividades.
c) Diagrama de Flujo.
d) Formatos e Instructivos.
e) Anexos.
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I.- INTRODUCCIN
Cabe sealar que el presente manual deber revisarse anualmente con respecto a la
fecha de autorizacin, o bien, cada vez que exista una modificacin a la estructura
orgnica autorizada por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico (S.H. y C.P.), con
objeto de mantenerlo actualizado.
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MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO
AUTORIZACIN DE ..
Datos de Control
Copia asignada a: Fecha de implantacin:
Puesto: Versin:
Procedimiento PR-DO-00
Fecha: 10/05/2004
Nombre del Procedimiento Versin:
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1.2 Alcance.
1.3 Referencia.
1.4 responsabilidades.
1.5 Definiciones.
Procedimiento PR-DO-00
Fecha: 10/05/2004
Nombre del Procedimiento Versin:
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Polticas y Lineamientos
Procedimiento PR-DO-00
Fecha: 10/05/2004
Nombre del Procedimiento Versin:
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Descripcin de Actividades
Documento
Paso Responsable Actividad de Trabajo
(Clave)
Procedimiento PR-DO-00
Fecha: 10/05/2004
Nombre del Procedimiento Versin:
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Diagrama de Flujo
Procedimiento PR-DO-00
Fecha: 10/05/2004
Nombre del Procedimiento Versin:
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Formatos e Instructivos