OFICIALIA MAYOR DE GOBIERNO

DIRECCIÓN DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de

Procedimientos

MAYO 2023
 GUIA TÉCNICA PARA ELABORACIÓN DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS

CONTENIDO

I. Introducción............................................................................................................................. 3
II. Objetivo de la Guía................................................................................................................. 4
III. Conceptos ............................................................................................................................ 4
IV. Ventajas y Lineamientos .................................................................................................. 5
V. Consideraciones para la Elaboración de Manuales de Procedimientos ............... 6
VI. Elementos del Manual de Procedimientos .................................................................. 8
A) Portada .............................................................................................................................. 8
B) Índice ............................................................................................................................... 10
C) Introducción del Manual ............................................................................................. 10
D) Objetivo del Manual ..................................................................................................... 12
E) Catálogo de Procedimientos ..................................................................................... 12
F) Descripción de Procedimientos................................................................................ 12
G) Glosario de Términos .................................................................................................. 18

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PROCEDIMIENTOS

I. Introducción
El Manual de Procedimientos constituye un instrumento de apoyo al proceso de
Reingeniería Organizacional, fundamentado en la Ley Orgánica de la
Administración Pública del Estado de Tlaxcala, publicada en el Periódico Oficial del
Gobierno del Estado, de fecha 06 de septiembre de 2021 y última reforma el 02 de
junio de 2022, en sus artículos 27, 34 Fracción XIII, 73 Fracciones IX, XIV, XXII,
derivado de lo cual, recae en la Oficialía Mayor de Gobierno la facultad de
supervisar, dirigir y coordinar la implementación o modificación de los Manuales de
Organización y Procedimientos.

Los procedimientos tienen como finalidad especificar y detallar un proceso,

conformando un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas
secuencialmente en relación con los responsables de la ejecución, que deben
cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de
documentos.

El Manual de Procedimientos, por tanto, es una herramienta administrativa que

contiene, de manera sistematizada, secuencial y cronológica, las actividades que
se llevan a cabo en las diferentes áreas que conforman las Dependencias y
Entidades, así como su intervención en las diferentes etapas del proceso. Resulta
ser un documento de consulta y, por ello, funge como un auxiliar para cada uno de
los servidores públicos, ya que proporciona información básica respecto a la manera
de llevar a cabo cada función.

Por lo anterior, la Dirección de Desarrollo Organizacional perteneciente a la Oficialía

Mayor de Gobierno elaboró la presente guía, la cual incluye los lineamientos y
aspectos metodológicos, con el fin de facilitar el proceso de elaboración y/o
actualización de los Manuales de Procedimientos de las diferentes Dependencias y
Entidades pertenecientes al Gobierno del Estado de Tlaxcala.

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PROCEDIMIENTOS

II. Objetivo de la Guía

La presente guía tiene como objetivo principal, ser una herramienta que brinde las
bases necesarias de manera clara, sintetizada y estandarizada para la elaboración
de los Manuales de Procedimientos a las distintas Dependencias y Entidades
pertenecientes al Gobierno del Estado de Tlaxcala para asegurar su buen
funcionamiento.

III. Conceptos
El Manual de Procedimientos es un documento oficial que describe claramente la
forma en la que se lleva a cabo cada una de las funciones asignadas a cada servidor
público miembro de las Dependencias o Entidades del Gobierno del Estado. A
continuación, citamos algunos autores para ofrecer una mayor claridad:

o Terry y Franklin (2003), conceptualizan los procedimientos como una serie

de tareas relacionadas que forman la secuencia cronológica y la forma
establecida de ejecutar el trabajo que va a desempeñarse.
o Münch y García (2004), dicen que son aquellos que establecen el orden
cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la
realización de un trabajo repetitivo.
o Franklin (2009) los manuales de procedimientos “Constituyen un documento
técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial
de operaciones concatenadas entre sí, que se constituye en una unidad para
la realización de una función, actividad o tarea específica en una
organización”.
o Guillermo Gómez Ceja define al Manual de Procedimientos como el
documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse
en la realización de las funciones de una unidad administrativa o de dos o
más de ellas. Incluye además los puestos o unidades administrativas que
intervienen, precisando su responsabilidad y participación.

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PROCEDIMIENTOS

IV. Ventajas y Lineamientos

1. Ahorra tiempo
El Manual de Procedimientos se convierte en un documento de referencia para los
servidores públicos que tienen preguntas sobre algún proceso en específico. Es el
documento de consulta al que pueden acudir de forma rápida, ayudando de igual
manera al personal de nuevo ingreso y al proceso de inducción.

2. Control interno
Un Manual de Procedimientos favorece el control interno de y ayuda a identificar
irregularidades y evitar que se produzcan fallas; por lo tanto, ayuda a tomar
decisiones y prevenir cualquier obstáculo que se presente en el camino.

3. Optimiza los procesos

Para mejorar los procesos es necesario conocerlos, y el Manual de Procedimientos
permite a las Dependencias o Entidades comprender a fondo el desarrollo de cada
una de las funciones que se llevan a cabo dentro de ellas, a fin de saber cuándo y
cómo hacerlos más eficientes.

4. Delimita la responsabilidad
Este Manual es el documento que contiene los procedimientos estándares que
ayudan a prevenir accidentes. En caso de que llegara a ocurrir un problema, este
documento servirá como evidencia de que se hizo una evaluación previa sobre las
regulaciones, seguridad y control de calidad del procedimiento y que hay acciones
ya establecidas y reguladas.

5. Establece expectativas
Contar con un Manual de Procedimientos permite a los servidores públicos seguir
las normas y acciones adecuadas para reducir riesgos y fallas, además de que
comunica acerca de las responsabilidades de forma efectiva. Con ello se liberan de

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PROCEDIMIENTOS

falsas expectativas y se ajustan al cumplimiento de las regulaciones y controles

internos de la organización.

V. Consideraciones para la Elaboración de Manuales de

Procedimientos
Para la elaboración del Manual de Procedimientos de cada Dependencia o Entidad,
se deben seguir las especificaciones de diseño, formato, orden e información de
esta Guía. Todas las hojas deberán llevar encabezado de página que contenga el
nombre “Manual de Procedimientos”, los logotipos correspondientes al Gobierno del
Estado de Tlaxcala del lado superior izquierdo y el logotipo de la Dependencia o
Entidad que elabora el Manual en la esquina superior derecha.

A Continuación, se muestra el diseño de hoja con el cual deberá contar todo el

documento:

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PROCEDIMIENTOS

La información contenida en el Manual debe ser certera y actual, en cada

procedimiento se debe mencionar detalladamente quienes intervienen en el
proceso, pasos y recursos necesarios para la ejecución del mismo de principio a fin.

Es conveniente que el Manual de Procedimientos sea elaborado con la participación

de las unidades administrativas que tienen responsabilidad de realizar actividades
y que, además, cuenten con el Manual de Organización previamente actualizado y
autorizado.

Resulta importante que, al elaborar el Manual de Procedimientos, sea aplicada una

metodología que garantice la descripción de los procedimientos, de acuerdo con la
realidad operativa y con las normas jurídico-administrativas establecidas al efecto.
A continuación, se muestra una propuesta metodológica que facilita la recopilación
de cada proceso:

Integrar los
Realizar una
elementos del
observación de
Manual de
campo
Procedimientos

Análisis del
Entrevista directa al
Procedimiento (En
responsable del
caso de ser necesario,
proceso
aplicar reingeniería)

Analisis de la Diseño del

información (Qué, Procedimiento (a
quién, cómo, cuándo, detalle, detección de
dónde, por qué) cuellos de botella)

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PROCEDIMIENTOS

Cuando el proyecto del Manual de Procedimientos se encuentre terminado, deberá

someterse a revisión por parte de todas las unidades administrativas que componen
la Dependencia o Entidad, con la finalidad de verificar que la información contenida
en el mismo este completa y sea correcta, además de comprobar que no contenga
contradicciones, duplicidades o deficiencias.

Después de efectuar la revisión interna, el Manual de Procedimientos deberá ser

enviado a la Dirección de Desarrollo Organizacional, perteneciente a la Oficialía
Mayor de Gobierno, para su revisión. Una vez validado, podrá ser enviado al
Departamento de Publicaciones Oficiales.

Una vez que el Manual haya sido autorizado e impreso, debe ser difundido con los
Servidores Públicos que integran la Dependencia o Entidad a la cual pertenece el
Manual.

VI. Elementos que deben integrar el Manual de

Procedimientos
Los apartados que debe contener el manual son:

A) Portada
La portada es la primera página que el lector verá al consultar el Manual, por esta
razón deberá contener los siguientes elementos para su identificación:

1. Logotipo actual de la dependencia o entidad en la esquina superior izquierda.

2. Título: “Manual de Procedimientos” en tipo de letra “Arial” tamaño 18.
3. Nombre de la Dependencia o Entidad al que pertenece el Manual en tipo de letra
“Arial” tamaño 16.
4. Nombre de la unidad administrativa responsable de su elaboración o
actualización del Manual (Puede ser la Dirección o Departamento administrativo

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PROCEDIMIENTOS

o aquella unidad administrativa que tiene esta facultad dentro del Reglamento
Interior). En letra “Arial” tamaño 16.
5. Fecha de elaboración o actualización del Manual de Procedimientos. En letra
“Arial” tamaño 16.
6. Nombre completo y cargo de autoridades encargadas de la revisión, validación
y autorización del Manual de Procedimientos en tipo de letra “Arial” tamaño 10,
de acuerdo al siguiente ejemplo: “Elaboró. Ana López López Directora
Administrativa de la Secretaría de…”

Ejemplo de portada:
La portada deberá ocupar el área correspondiente a una hoja tamaño carta.

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PROCEDIMIENTOS

B) Índice
El índice enlista de manera ordenada y sintética el contenido del Manual y permite
al lector saber qué contenidos se presentan y en qué página se encuentra cada uno.

Deberá presentarse en el orden que se muestra en la guía y utilizar números

romanos.

Ejemplo:

ÍNDICE
I. Introducción ………………………………….….…….2
II. Marco Jurídico ………………………………………… 3
III. Objetivo del Manual ………………...………5
IV. Misión y Visión ……………………………….…….8
V. Organigrama ……………………………….……11
VI. Procesos y Diagramas ..………………….….....13

C) Introducción del Manual

La introducción da un panorama general del contenido del Manual, así como su
utilidad y la finalidad de crearlo y llevarlo a la práctica. Debe utilizar un vocabulario
sencillo para facilitar su entendimiento. Su extensión no debe exceder una cuartilla.

Al momento de redactar la introducción se deben tomar en cuenta los siguientes

puntos:
▪ Breve introducción de la Dependencia o Entidad
▪ Finalidad del Manual
▪ Utilidad de la aplicación
▪ Resumen del contenido
▪ Áreas involucradas
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PROCEDIMIENTOS

▪ Importancia de la actualización permanentemente del manual

▪ No deberá ser mayor a 2 cuartillas

Ejemplo:

La Secretaría de… tiene como finalidad….

El presente Manual de Procedimientos de la Secretaría de… es un instrumento de

observancia general, tiene como propósito brindar información respecto a las
distintas operaciones que realiza la secretaría. Se elabora de conformidad a lo que
establece la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Tlaxcala,
publicada en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado, mediante Decreto No.
345, de fecha 06 de septiembre de 2021, artículo 34, Fracción XIII.

Funge como una herramienta administrativa de uso cotidiano, ya que permite

orientar el desempeño del servidor público ante cualquier duda respecto a los
procedimientos que se realizan. Por otro lado, también facilita el control interno de
la organización, ya que detalla las labores que se deben llevar a cabo.

Cuando hablamos de procedimientos, en este ámbito, nos referimos no sólo a

acciones concretas y conjuntos de labores, sino también a los materiales que
involucran, al orden en que deben realizarse, al tiempo que normalmente deben
tomar y al conjunto sistemático y concatenado de procesos.

Finalmente, el presente Manual de Organización deberá ser actualizado cuando

exista una modificación, crecimiento o decremento de la estructura orgánica, al
cambio de las funciones ya sea de un puesto a otro, o independientemente de cada
unidad administrativa y con la modificación dentro del reglamento interior, etc. (de
acuerdo al criterio e iniciativa de quien lo elabora).

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PROCEDIMIENTOS

D) Objetivo del Manual

Expresa los resultados que se buscan alcanzar una vez realizado y puesto en
marcha el Manual de Organización, responde a las preguntas ¿Qué y Para qué se
hace?

Ejemplo:
Proporcionar información relevante de los aspectos de administración interna como
son todos los procesos que se desempeñan en la unidad administrativa
correspondiente. Es un documento de información y consulta de gran utilidad tanto
para los servidores públicos que actualmente se encuentren laborando en esta
Secretaría, así como todo aquel que se encuentre en proceso de ingreso.

E) Catálogo de Procedimientos
Es la representación en manera de lista de los procedimientos, se muestran por
medio de un código de numeración, seguido del nombre del procedimiento y se
dividen por Dirección, Departamento y Oficina.

Ejemplo:
1.- Dirección de Recursos Humanos
1.1 Departamento de Nómina
1.1.1 Oficina de Pagaduría
1.1.1.1 Pago de nómina
1.1.1.2 Trámite de pago del seguro de vida institucional

F) Descripción de Procedimientos
• Nombre del procedimiento: Para la identificación del procedimiento se debe
otorgar un nombre fácil de entender donde se indique de una forma muy breve
que es lo que se hace, por ejemplo “Recepción de oficio”, “Expedición de
certificado”, etc.

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PROCEDIMIENTOS

• Objetivo del Procedimiento: Describe la finalidad o razón de ser del

procedimiento.
• Alcance: A qué áreas involucra, puestos y actividades, así como a qué no aplica.
• Referencias normativas: Se menciona la documentación de apoyo que
utilizamos para elaborar el procedimiento como por ejemplo manuales,
normatividad, leyes, etc. En donde se sustenta la actividad realizada.
• Políticas y lineamientos: Son una guía básica para la acción; prescribe los límites
generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades. Definir
expresamente qué hacer o a qué criterios hay que ajustarse para actuar ante
casos que no se presentan habitualmente, o que no son previstos en el
procedimiento.
• Descripción de Procedimientos:
o La descripción del Procedimiento es la narración cronológica y secuencial
de cada una de las actividades concatenadas, que precisan de manera
sistémica él como realizan una función o un aspecto de ella.
o Cuando la descripción del procedimiento sea general, y que por lo mismo
comprenda varias áreas, debe indicarse para cada actividad la unidad
administrativa responsable de su ejecución; si es una descripción
detallada, es decir, que incluye los puestos que participan en cada una de
las actividades, es conveniente anotar el nombre específico del puesto.
o El procedimiento debe definir en forma clara y concisa, quien, como,
cuando, y donde se ejecutan dichas actividades, iniciando con un verbo
en infinitivo.
o Para no repetir actividades que ya han sido mencionadas, haga referencia
a ellas con la leyenda: “Conecta con actividad N°…
• Diagrama de flujo del procedimiento:
o Hace referencia a una representación gráfica de los procesos que se
llevan a cabo en cada una de las Dependencias y Entidades del Gobierno
del Estado de Tlaxcala, su orden y sus interrelaciones. Muestra la
secuencia e interacción de las actividades que componen un proceso a
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PROCEDIMIENTOS

través de símbolos gráficos, proporcionando una mejor visualización de

su funcionamiento, ayudando a su entendimiento y haciendo su
descripción más visual e intuitiva.

A continuación, se muestra el ejemplo para realizar la captura de los elementos que

debe contener la Descripción de Procedimientos. La persona responsable de cada
procedimiento, debe describirlo en el siguiente formato:

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PROCEDIMIENTOS

Procedimientos PR-DDO-001
Logotipo de la
Dependencia Fecha:
Nombre del Procedimiento… Página:
Unidad Administrativa: Dirección… Área responsable: Oficina de…
Objetivo del Procedimiento:

Alcance:

Políticas y lineamientos:

Referencia Normativa:

Descripción de Actividades
Paso Responsable Descripción de la actividad Documento Tiempo
No. de Nombre del área Redactar en forma narrativa, la Colocar el Colocar el
actividad responsable de la actividad nombre de las tiempo que
actividad siglas del tarda cada
documento al paso
que hace
referencia en la
actividad
(Formatos)
Ejemplo:
1 Dirección de Recibe oficios de las unidades
Desarrollo Deportivo administrativas de las diferentes
Dependencias y Entidades del
Gobierno del Estado de Tlaxcala
para la generación de torneos
deportivos.

2 Revisa la disponibilidad de
centros deportivos

3 ¿Existe disponibilidad?
NO
Regresa a la actividad 1
4 SI
Envía mediante oficio a las
unidades administrativas de las
Dependencias y Entidades
calendario de actividades
5 Dependencias y
Entidades del Las Dependencias y Entidades se
Gobierno del Estado registran para los torneos
de Tlaxcala

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PROCEDIMIENTOS

Después de elaborar el cuadro descriptivo, capturar los datos para la creación del
diagrama.

El diagrama de flujo es una herramienta fundamental para la elaboración de un

procedimiento, ya que a través de ellos podemos ver gráficamente y en forma
consecutiva el desarrollo de una actividad determinada.

Diagrama de flujo del

PR-DDO-001
Logotipo de la procedimiento
Dependencia Fecha:
Nombre del Procedimiento… Página:
Unidad administrativa involucrada… Unidad administrativa involucrada…
Inicio

Recibe oficios de las unidades

administrativas de las diferentes
Dependencias y Entidades del
Gobierno del Estado de Tlaxcala para la
generación de torneos deportivos.

Revisa la
disponibilidad No Regresa al
de centros paso 1
deportivos

Si
Envía mediante oficio a las
unidades administrativas de
las Dependencias y Entidades
calendario de actividades

Fin

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PROCEDIMIENTOS

Simbología de la Norma ANSI para la elaboración de Diagramas de Flujo

Símbolo Nombre Descripción
Inicio o
Señala donde inicia o termina un procedimiento
término

Representa la ejecución de una o más tareas de un

Actividad
procedimiento

Indica las opciones que se puedan seguir en caso de que

Decisión
sea necesario tomar caminos alternativos
Mediante el símbolo se pueden unir, dentro de la misma hoja,
dos o más tareas separadas físicamente en el diagrama de
Conector
flujo, utilizando para su conexión el número
arábigo; indicando la tarea con la que se debe continuar
Mediante el símbolo se pueden unir, cuando las tareas
Conector de quedan separadas en diferentes páginas; dentro del símbolo
página se utilizará un número arábigo que indicará la tarea a la cual
continua el diagrama

Representa un documento, formato o cualquier escrito que

Documento
se recibe, elabora o envía

Se utiliza para indicar comentarios o aclaraciones adicionales

a una tarea y se puede conectar a cualquier símbolo del
diagrama en el lugar donde la anotación sea
significativa.
Nota Dentro de este símbolo se puede informar:
• El nombre del procedimiento que antecede al que se describe,
esto cuando el procedimiento se ha dividido en varios.
• Tiempo necesario para realizar cierta(s) tarea(s).
• La(s) tarea(s) genérica(s) realizada(s) por una instancia que
esporádicamente intervenga en el procedimiento
Conecta símbolos, señalando la secuencia en que deben
Flujo
realizarse las tareas.

Actividad Representa la ejecución opcional de una tarea dentro de la

opcional secuencia del procedimiento

Documento Representa un documento que dentro del procedimiento

opcional puede elaborarse, requerirse o utilizarse

Proceso Indica el procedimiento de la información

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PROCEDIMIENTOS

G) Glosario de Términos
En éste apartado se colocarán aquellos términos utilizados a lo largo del Manual de Procedimientos,
fungiendo como un catálogo ordenado de palabras en el cual se muestra su definición, se coloca al
final del Manual a modo de poder complementar la información principal o aclarar aquellos
términos que pudiesen causar dudas.

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