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TÉCNICAS Y ELEMENTOS DE LA DOCUMENTACIÓN DE SISTEMAS

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República Bolivariana de Venezuela Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez” Convenio: ASOTAN Cátedra: Documentación de Sistemas

TÉCNICAS Y ELEMENTOS DE LA DOCUMENTACIÓN DE SISTEMAS

Facilitador: Lino Simoes

Participantes: Yesika León C.I. 14.755.284 María López C.I. 6.653.665 Hisiu Díaz C.I. 14.583.099 Tania Álvarez C.I. 15.584.137 Carolina Monterola C.I. 6.486.697 Arnaldo Álvarez C.I. 10.068.652 Caracas, 16 de Marzo de 2009

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INTRODUCCIÓN

En el mundo globalizado de hoy es necesario que las empresas, instituciones públicas, entre otros, cuenten con un sistema documental de sus procedimientos, servicios y funciones; ya que la documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad y planificación, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos los procesos, la toma de decisiones y permitir las auditorías. Existen diversas técnicas, elementos y metodologías con los cuales se puede elaborar la documentación que nos permita atacar las necesidades que tenga cualquier tipo de organización o cliente; de manera tal que la documentación a implementar cumpla con los requisitos, permita el desarrollo y la permanencia en el mercado. Con la documentación se puede mantener y actualizar los sistemas de información de una empresa frecuentemente, con el fin de brindar efectividad en el diseño de las estrategias; un buen sistema de documentación debe desarrollarse utilizando un método único, estandarizado que proporcione una comunicación clara y rápida, ya que pueden reducir costos en el almacenamiento, personal, adquisición de tecnologías y otros. A continuación señalaremos los aspectos que tienen que ver con las técnicas y elementos de la documentación de sistema, tales como: funciones de la documentación, técnicas para hallar datos, entre otros adiestramiento de

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TÉCNICAS DOCUMENTALES Existe una confusión de término y situación que impide la definición unívoca de la información documental. Los profesionales que realizan funciones o actividades diversas en fondos documentales reciben nombres distintos como: documentalistas, bibliotecarios, analistas, científicos de la información, archivistas, informáticos documentales, etc. También los diversos centros documentales se denominan indistintamente según sus objetivos propuestos: centros de documentación, bibliotecas, bancos de datos, servicios de documentación, unidades documentales, sistemas documentales, archivos, etc. Pero estos apelativos, fruto de necesidades siempre en evolución, no corresponden, aunque pueda perecerse, a actividades diversificadas. Por el contrario, todas quedan englobadas en una ciencia común: La Ciencia de la información. A continuación se mencionan algunos conceptos sobre Ciencia de la Información: a) “Ciencia interdisciplinaria que investiga el comportamiento de la información, las fuerzas que gobiernan el uso y el flujo de la misma y las técnicas, tanto manuales como mecánicas, para procesar la información para sus óptimos almacenamientos, recuperación y diseminación.” (BORKO, 1968) b) “El campo como particularmente interesado en mensajes registrados o almacenados, su creación o marcas distintivas o documentos, su propagación y uso.” (TAYLOR, 1966) c) “El estudio de los procesos productivos de información en cualquier sistema de información en que pueden ocurrir.” (HAYES y BECKER, 1970)

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Para simplificar ambigüedades, se limita el concepto de Ciencia de la Información que abarca el conjunto de Técnicas Documentales, al término generalizado de Documentación. ¿Qué es la Documentación? En términos generales, la documentación es el acto de reunir documentos sobre un tema dado y el tratamiento de éstos en vistas a su difusión. Campo de la documentación de sistemas: Son aquellos que esporádica o periódicamente tienen necesidad de documentarse con motivo de estudio, trabajo, investigación, docencia, formación permanente, decisión, etc. Características de la documentación de sistemas: • • • • Pertinencia: los documentos que se proporcionan deben responder a las necesidades específicas de los utilizadores. Exhaustividad: deben proporcionarse al usuario todos los documentos que respondan a sus necesidades. Rapidez: los documentos pertinentes deben transmitirse al usuario interesado inmediatamente después de su publicación. Economía: el coste de la Documentación debe ser mínimo.

NOCIÓN DE DOCUMENTO Documento proviene del latín documentum, de doceo, es, ere, enseñar. … Escrito conque se prueba, acredita o hace constar alguna cosa. Desde un análisis administrativo se hace necesario delimitar la definición o noción de documento y, a su vez, referirse a su naturaleza.

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El documento es definido como el escrito susceptible de poder contribuir como prueba a los hechos en un proceso determinado. En el sentido extenso del vocablo, es un acto humano perceptible que puede servir de prueba para determinados hechos de un proceso. Todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte, y susceptible de ser utilizado para consulta, estudio o trabajo. Un utensilio irreemplazable para transmitir los conocimientos, las ideas y dar cuenta de los hechos. Funciones de un documento: • • • Permite la comunicación humana. Es un medio muy valioso de formación y enseñanza. Puede materializar todos los conocimientos humanos formando, de este modo, una memoria colectiva. Un documento válido debe ser: • • • • Original: Es decir, de primera mano. Fruto de un estudio o investigación. Fiable: Digno de crédito. Identificación de autores y fuentes. Utilizable: Con posibilidad de difusión. De fácil acceso a los utilizadores. Documentos confidenciales: de utilidad limitada.

FUNCIONES DE LA DOCUMENTACIÓN La documentación, como concepto generalizado, representa el conjunto de documentos recogidos para fines determinados. La documentación, como concepto específico, para diferenciarla de la anterior, consiste en el empleo de Técnicas Documentales, es decir, de tratamiento

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permanente y sistemático de documentos o datos para la información especializada que requieren los utilizadores. • La selección: De documentos a partir de conocimientos lo más completos posible de cuanto existe, se está haciendo o va a producirse. Recoge, principalmente, documentos de tipo visual, auditivo o audiovisual. • La identificación: De los documentos consiste en la aplicación de reglas de escritura y presentación gráficas, simples, normalizadas y unívocas con el fin de asegurar una mejor comunicación. • El análisis documental: Es un conjunto de operaciones realizadas para representar el contenido de un documento de forma distinta al original, con el fin de facilitar la consulta o la búsqueda en una etapa posterior. • El almacenamiento ("stockage"): Es la acumulación de documentos originales o reproducidos, introducidos en la memoria documental de modo que permitan las operaciones de recuperación y búsqueda fundamentales para localización del contenido informativo. • La difusión: De los documentos o de la información recogida y tratada y analizada. Tiene en cuenta el ejercicio de las técnicas de comunicación entre personas presentes o ausentes en tiempo y espacio. ¿Qué significa documentar? El acto de proporcionar o recibir, en función de una necesidad definida y específica formulada por un utilizador (individuo o grupo), los elementos de información documental correspondientes a su demanda.

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¿Quién necesita documentarse? Aquel o aquellos esporádicamente interesados en un problema y que precisan información y documentos para solucionarlo. Aquel o aquellos que tienen una necesidad constante de información para evolucionar, revolucionar y seguir de cerca el progreso de las ciencias, de las técnicas y de las humanidades. Naturaleza de la información documental Está fuertemente unido al aspecto con que se presentan las informaciones capaces de satisfacer las necesidades básicas, específicas o generales, para la realización de un trabajo determinado. Además, la información documental varía, no únicamente por el tema que trata, sino también por su forma de presentación y el objeto del trabajo. Así, nos encontramos con que las informaciones pueden tratar desde datos precisos (numéricos o no) a un conjunto de hechos, procedimientos, métodos, comparados y estudiados en un contexto determinado.

TÉCNICAS PARA HALLAR DATOS Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y

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ayudar a asegurar una investigación completa, en este para la realización de manuales de procesos y procedimientos de sistemas en una organización.

Entrevista Una Entrevista para la recopilación de información es una conversación dirigida con un propósito específico, que se basa en un formato de preguntas y respuestas. En la entrevista se desea conocer tanto las opiniones como los sentimientos del entrevistado acerca del estado actual de los sistemas, sus metas personales, de la organización y de los procedimientos informales. Sobre todo esto, se busca la opinión de la persona entrevistada. Las opiniones pueden ser aún más importantes y reveladoras que los mismos hechos. Dentro de una organización, la entrevista es la técnica más significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevista es un intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación entre el analista y la organización; sirve para obtener información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión por parte del usuario para toda idea o método nuevo. Por otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpatía con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del estudio. Secuela de la Entrevista 1. Escribir los resultados (Documentación). 2. Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformación, correcciones o adiciones. (Profesionalismo). 3. Archivar los resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores (Documentación). Encuesta 1

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Hoy en día la palabra "encuesta" se usa más frecuentemente para describir un método de obtener información de una muestra de individuos. Esta "muestra" es usualmente sólo una fracción de la población bajo estudio. El estándar de la industria para todas las organizaciones respetables que hacen encuestas es que los participantes individuales nunca puedan ser identificados al reportar los hallazgos. Todos los resultados de la encuesta deben presentarse en resúmenes completamente anónimos, tal como tablas y gráficas estadísticas. Las encuestas son una fuente importante de conocimiento científico básico. Las encuestas por correo, a través de entrevistas telefónicas o en persona son las más comunes. Cuestionario Los cuestionarios constituyen una técnica de recopilación de información que permite a los analistas de sistemas recoger opiniones, posturas, conductas y características de las diversas personas claves de una organización, que se encuentran involucradas en la operación de un sistema actual o en la implantación de uno nuevo. Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; sin embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevista, deben diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad. Observación Otra técnica útil para el analista en su progreso de investigación, consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica de investigación, la observación tiene amplia aceptación científica. Los sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organización. El propósito de la organización es múltiple: permite al analista determinar que se está haciendo, como

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se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dónde se hace y por que se hace. ¡Ver es creer! Observar las operaciones la proporciona el analista hechos que no podría obtener de otra forma. Experiencia: (del Lat. experiri = comprobar) Es una forma de conocimiento o habilidad derivados de la observación, de la vivencia de un evento o proveniente de las cosas que suceden en la vida. La historia de esta palabra se alinea con el concepto de experimento. Tanto el ser humano como también muchos animales pueden obtener esta forma de conocimiento llamada experiencia a lo largo de sus vidas. El concepto de experiencia generalmente se refiere al conocimiento procedimental (cómo hacer algo), en lugar del conocimiento factual (qué son las cosas). Los filósofos tratan el conocimiento basado en la experiencia como "conocimiento empírico" o "un conocimiento a posteriori". Desde el punto de vista de la hermenéutica filosófica (Gadamer), solamente son posibles las experiencias si se tienen expectativas, por eso una persona de experiencia no es la que ha acumulado más vivencias (Erlebnis), sino la que está capacitada para permitírselas. La experiencia contribuye sensiblemente a la sabiduría. Aunque se puede obtener cierto grado de sabiduría al sufrir castigo u observar a otros recibirlo, una mejor manera de adquirir sabiduría, y que además ahorra tiempo, es beneficiarse y aprender de la experiencia de los que ya son sabios, prefiriendo su compañía a la de “los inexpertos”. Una persona con considerable conocimiento en un área determinada puede ganar reputación como un experto. 1

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DESARROLLO Y DOCUMENTACIÓN DEL SOFTWARE Dentro de las técnicas estructuradas para el diseño y documentación del software se tienen: el método HIPO, los diagramas de flujo, los diagramas Nassi-Schneiderman, los diagramas Warnier-Orr y el pseudocódigo. Aquí es donde, el analista de sistemas transmite al programador los requerimientos de programación. Durante esta fase, el analista también colabora con los usuarios para desarrollar la documentación indispensable del software, incluyendo los manuales de procedimientos. La documentación le dirá al usuario cómo operar él software, y así también, qué hacer en caso de presentarse algún problema. • El método HIPO: consta de un sistema de programación que

contiene subsistemas, disminuye la dificultad obtenida en el diseño de arriba hacia abajo ya que los componentes se pueden manejar por separado. • Diagrama de flujo: guía visual, no estructurada, al diseño y documentación de programas. Muestran el flujo del programa pero no su estructura y son extensos, es decir, ocupan mucho espacio debido a sus múltiples ramificaciones. • Diagrama N-S: también conocido como diagrama de Chapin es una técnica de especificación de algoritmos que combina la descripción textual, propia del pseudocódigo, con la representación gráfica del diagrama de flujo. El diagrama N-S cuenta con un conjunto limitado de símbolos para representar los pasos del algoritmo, por ello se apoya en expresiones del lenguaje natural; sin embargo, dado que el lenguaje natural es muy extenso y se presta para la ambigüedad, solo se utiliza un conjunto de palabras, a las que se denomina palabras reservadas.

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Diagrama Warnier Orr: Es una técnica que utiliza una representación semejante a la de cuadros sinópticos para mostrar el funcionamiento y organización de los elementos que conforman el algoritmo. Los diagramas Warnier Orr son útiles porque son compatibles con las técnicas de programación estructurada; y además, son fáciles de desarrollar. Los diagramas Warnier Orr son fáciles de leer y modificar y no tienen que completarse antes de ser útiles. Se van desarrollando hacia otras salidas del sistema. Básicamente, utiliza una notación de llaves para organizar los módulos y se auxilia en la siguiente simbología para indicar operaciones de control.

Pseudo-código: puede ser usado como un paso para desarrollar el código de programa, por lo que no es un tipo particular de código. Es común en la industria pero su falta de estándar impide la aceptación de todos.

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CONCLUSIÓN

El trabajo realizado provee una clara y precisa idea de lo importante que es el uso de la documentación ya que esta informa de manera detallada la operación de un sistema; además a través de la documentación se puede conocer las políticas y normas con las cuales se rige una empresa, puesto de trabajo o funciones de dispositivo tecnológico. Con la documentación de sistemas podemos construir y modificar nuestros sistemas para poder mejorar las debilidades y ofrecer a los clientes calidad en cuanto a servicios, productos y tecnología.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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