Guia Elab Manu Proc

OFICIAL A MAYOR
DIRECCI N GENERAL DE PROGRAMACI N,

ORGANIZACI N Y PRESUPUESTO
DIRECCI N DE ORGANIZACI N
GU A T CNICA PARA LA ELABORACI N DE

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
JUNIO DE 2004
SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES
Contenido
§ Introducci n
§ Objetivo
§ Marco Jur dico
§ Gu a para la elaboraci n del manual de procedimientos
§ Proceso general para la dictaminaci n de un procedimiento
§ Ejemplo de los formatos del manual de procedimientos
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Introducci n
Uno de los prop sitos fundamentales de la estrategia se alada por el Ejecutivo Federal para
el mejoramiento de la funci n p blica, es la revisi n y constante actualizaci n de los
sistemas, estructuras y procedimientos de trabajo en las dependencias de la Administraci n
P blica Federal. Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que
apoyan el que hacer institucional y est n considerados como documentos fundamentales
para la coordinaci n, direcci n, evaluaci n y el control administrativo, as como para
consulta en el desarrollo cotidiano de actividades.
La Direcci n General de Programaci n, Organizaci n y Presupuesto a trav s de la Direcci n

de Organizaci n, ha considerado conveniente la elaboraci n de la presente gu a t cnica con
el objeto de brindar la orientaci n necesaria al personal para elaborar los manuales de
procedimientos, y con ello dar cumplimiento a las disposiciones contenidas en el Art culo 19
de la Ley Org nica de la Administraci n P blica Federal, al Art. 7 fracci n XVIII, Art. 14
fracci n IX y Art. 33 fracci n XII del Reglamento Interior de la Secretar a de Relaciones
Exteriores y al Art. 25 del Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano.
El objetivo fundamental de esta gu a consiste en se alar las bases para la elaboraci n,

presentaci n y actualizaci n de los manuales de procedimientos, unificando criterios de
contenido que permita la realizaci n de las funciones de direcci n, coordinaci n y evaluaci n
administrativa a trav s de la sistematizaci n de las actividades, la identificaci n de los
procesos y la definici n del m todo para efectuarlas.
El contenido de la gu a comprende el objetivo, la base legal y las pol ticas para elaboraci n
del manual, as como la metodolog a para desarrollar cada uno de sus apartados y los
lineamientos para su actualizaci n, presentaci n y aprobaci n.
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Objetivo
Proporcionar un instrumento t cnico-administrativo que norme la elaboraci n de los

manuales de procedimientos con uniformidad, contenido y presentaci n que permita
optimizar el cumplimiento de las atribuciones de la organizaci n y el funcionamiento de las
unidades administrativas de la Secretar a.
Con la adopci n y manejo de los conceptos y elementos vertidos en esta gu a, se facilitar la

elaboraci n de dichos manuales, contribuyendo con ello, a contar con herramientas t cnicas
que permitan, a quienes laboran en la Secretar a, el conocimiento a mayor profundidad del
funcionamiento de dichas unidades administrativas.
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Marco Jur dico

Los principales ordenamientos jur dicos que sustentan la elaboraci n de los manuales
administrativos son los que a continuaci n se enuncian:
Leyes
• Constituci n Pol tica de los Estados Unidos Mexicanos.

D.O.F. 5 Febrero 1917 y sus reformas y adiciones D.O.F. 29 Octubre del 2003
• Ley Org nica de la Administraci n P blica Federal y sus reformas y adiciones.

D.O.F. 29 de diciembre de 1976 y sus reformas y adiciones. D.O.F. 21 Mayo 2003.
Art. 19 El titular de cada Secretar a de Estado y Departamento Administrativo expedir los

manuales de organizaci n, de procedimientos y de servicios al p blico necesarios para su
funcionamiento, los que deber n contener informaci n sobre la estructura org nica de la
dependencia y las funciones de sus unidades administrativas, as como sobre los sistemas
de comunicaci n y coordinaci n y los principales procedimientos administrativos que se
establezcan. Los manuales y dem s instrumentos de apoyo administrativo interno, deber n
mantenerse permanentemente actualizados.
• Reglamento Interior de la Secretar a de Relaciones Exteriores.

D.O.F 10 de agosto de 2001 y sus reformas y adiciones del 11de octubre de 2001, 1 de
noviembre de 2002, 28 de mayo de 2003 y 1 de marzo de 2004.
Art. 7 fracci n XVIII Aprobar y ordenar la publicaci n, en el Diario Oficial de la Federaci n,

del Manual de Organizaci n Institucional, as como aprobar y expedir los dem s manuales
de organizaci n, de procedimientos y de servicios necesarios para el buen funcionamiento
de la Secretar a;
Art. 14 fracci n IX Elaborar, previa autorizaci n de su superior jer rquico y en coordinaci n

con la Direcci n General de Programaci n, Organizaci n y Presupuesto y la Direcci n
General del Servicio Exterior y de Personal, proyectos de normas y manuales de
organizaci n y procedimientos, verificando su constante actualizaci n;
Art. 33 fracci n XII Elaborar, en coordinaci n con las unidades administrativas de la

Secretar a, los manuales de organizaci n, procedimientos y de servicios y, por conducto del
Oficial Mayor, someterlos a la aprobaci n del C. Secretario;
• Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano.
D.O.F 23 de agosto de 2002.
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Art. 25 La Secretar a har llegar a todas las representaciones los diversos manuales de
procedimientos administrativos y contables que contendr n las disposiciones que emita la
Secretar a de Hacienda y Cr dito P blico en el mbito de su competencia; as como
respecto de la prestaci n de los servicios de las oficinas, las funciones consulares y
administrativas, las facultades y obligaciones de los titulares y la informaci n necesaria para
el funcionamiento interno de las mismas.
Estos manuales se mantendr n actualizados por la Secretar a y formar n parte del acervo
de la misi n o de la oficina consular respectiva. El titular de la misma ser responsable de
verificar la disponibilidad de estos manuales y, en su caso, que sean repuestos por la
Secretar a.
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Gu a para la elaboraci n del manual de procedimientos

La presentaci n de un procedimiento aislado, no permite conocer la operaci n de una
dependencia o unidad administrativa, por lo que surge la necesidad de que todos los
procedimientos se agrupen, en forma ordenada, en un solo documento, denominado
“Manual de Procedimientos”.
Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que apoyan el que

hacer institucional, est n considerados como elementos fundamentales para la coordinaci n,
direcci n, evaluaci n y el control administrativo, as como para facilitar la adecuada relaci n
entre las distintas unidades administrativas de la Dependencia.
I.- Concepto
Los Manuales Administrativos son medios valiosos para la comunicaci n, y sirven para
registrar y transmitir la informaci n, respecto a la organizaci n y al funcionamiento de la
Dependencia; es decir, entenderemos por manual, el documento que contiene, en forma
ordenada y sistem tica, la informaci n y/o las instrucciones sobre historia, organizaci n,
pol tica y/o procedimientos de una instituci n, que se consideren necesarios para la mejor
ejecuci n del trabajo.
Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesi n cronol gica o secuencial de
actividades concatenadas, que precisan de manera sistem tica la forma de realizar una
funci n o un aspecto de ella.
El “Manual de Procedimientos” es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, que

agrupa procedimientos precisos con un objetivo com n, que describe en su secuencia l gica
las distintas actividades de que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran,
se alando generalmente qui n, c mo, d nde, cu ndo y para qu han de realizarse.
Recomendaciones Generales
Es conveniente que los manuales de procedimientos sean elaborados con la participaci n de

las unidades administrativas que tienen la responsabilidad de realizar las actividades y que
adem s cuenten previamente con su manual de organizaci n actualizado conforme al
reglamento interior que haya sido publicado en el Diario Oficial de la Federaci n. .
Terminado el manual de procedimientos, deber contarse el n mero de p ginas que lo

integran, incluyendo descripciones, formas, gu as de llenado y la informaci n documental
necesaria, y numerar cada p gina.
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Los manuales de procedimientos deber n elaborarse en los formatos incluidos en esta gu a

y la Direcci n de Organizaci n se encargar de integrar la informaci n procesada por la
unidad administrativa en dicho formato.
Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere someterlo a una revisi n
final, a efecto de verificar que la informaci n contenida en el mismo sea la necesaria, est
completa y corresponda a la realidad, adem s de proceder a comprobar que no contenga
contradicciones o deficiencias.
Despu s de efectuar esta revisi n, deber someter el proyecto de manual a la aprobaci n de

las autoridades correspondientes.
La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, as como la difusi n que se haga del manual
de procedimientos, depender de la determinaci n del n mero de funcionarios y empleados
que deben contar con este instrumento administrativo.
Una vez que el manual de procedimientos ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser
difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicaci n.
El proceso de implantaci n de procedimientos requiere, en la mayor a de los casos,

considerar tiempos de capacitaci n o adiestramiento del personal responsable de realizar las
actividades.
As tambi n, resulta de gran importancia que las personas directamente involucradas en el

uso de los manuales conozcan al detalle su contenido, con el objeto de que tengan el
conocimiento general de la acci n institucional y puedan consultar dichos documentos
siempre que sea necesario.
La utilidad de los manuales de procedimientos y organizaci n radica en la veracidad de la

informaci n que contienen, por lo que es necesario mantenerlos permanentemente
actualizados, a trav s de revisiones peri dicas.
An lisis y dise o de procedimientos
A trav s del conocimiento de los procedimientos puede tenerse una concepci n clara y
sistem tica de las operaciones que se realizan en la dependencia o unidad administrativa;
es importante que al emprender un estudio de esta naturaleza, se aplique una metodolog a
que garantice la descripci n de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y
con las normas jur dico-administrativas establecidas al efecto. En tal virtud se presentan las
etapas necesarias para desarrollar la identificaci n, el an lisis y el dise o de los
procedimientos.
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El primer punto que debe concretarse cuando se investigan uno o varios procedimientos, ya
sea para describirlos, implantarlos, mejorarlos o sustituirlos, es el definir con la mayor
precisi n posible los siguientes aspectos:
1.-Delimitaci n del procedimiento
Cu l es el procedimiento que se va a analizar?
D nde se inicia?
D nde termina?
Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podr fijar el objetivo del estudio; ste
servir de gu a para la investigaci n, el an lisis y la propuesta del procedimiento o
procedimientos en estudio.
2.- Recolecci n de la Informaci n
Consiste en recabar los documentos y los datos, que una vez organizados, analizados y
sistematizados, permitan conocer los procesos tal y como operan en el momento, y
posteriormente proponer los ajustes que se consideren convenientes.
Para recabar la informaci n, es necesario acudir a diversas fuentes, entre las que destacan
los archivos documentales, en los que se localizan las bases jur dico-administrativas que
rigen el funcionamiento y actividades; los funcionarios y empleados quienes pueden aportar
informaci n adicional para el an lisis, dise o e implantaci n de procedimientos; y las reas
de trabajo que sirven para tener la visi n real de las condiciones, medios y personal que
operan los procedimientos.
Las t cnicas que usualmente se utilizan para recabar la informaci n necesaria son:
a) Investigaci n documental.
b) Entrevista directa.
c) Observaci n de campo.
a) Investigaci n Documental:
Consiste en la selecci n y el an lisis de aquellos escritos que contienen datos de inter s

relacionados con los procedimientos; para ello, se estudian documentos tales como bases
jur dico-administrativas, diarios oficiales, registros estad sticos, actas de reuniones,
circulares, oficios, y todos aquellos que contengan informaci n relevante para el estudio.
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Es importante adem s, recabar todas las formas y documentos que intervienen en el

procedimiento que se est estudiando, debidamente requisitadas con los datos usuales, as
como seguir el flujo de las mismas, determinando siempre d nde se originan, cu l es el
tr mite que siguen y d nde se archivan o destruyen.
b) Entrevista Directa:
Consiste b sicamente en reunirse con una o varias personas, y cuestionarlas

orientadamente para obtener informaci n. Este medio permite adquirir informaci n m s
completa, puesto que el entrevistador, al tener una relaci n directa con el entrevistado
puede, adem s de recibir respuestas, percibir actitudes.
Para que la entrevista se desarrolle con xito es conveniente observar los lineamientos
siguientes:
• Tener claro el objetivo de la misma.

• Concertar previamente la cita.
• Verificar la informaci n a trav s de otras fuentes.
• Aclarar todas las dudas que existan.
• Saber escuchar.
• No hay que criticar, sugerir cambios o aconsejar durante ella.
c) Observaci n de Campo:
Consiste en acudir al lugar u oficina en donde se desarrollan las actividades de los

procedimientos y observar atentamente todo lo que sucede alrededor; para ello, es
necesario anotar todo lo que se considere relevante; con esto es posible verificar o modificar
la informaci n recabada en las entrevistas.
La observaci n de campo es muy importante, ya que permite definir y detectar con mayor
precisi n los problemas, as como descubrir datos valiosos omitidos durante las entrevistas.
Independientemente de la t cnica utilizada para la recolecci n de la informaci n, es

necesario seguir todo el procedimiento; desde el principio, hasta el final, a trav s de todos
los rganos o personas que en l intervienen.
3.- An lisis de la Informaci n y Dise o del Procedimiento
Constituye una de las partes m s importantes del estudio de procedimientos, consiste

fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de informaci n o grupos de datos
que se integraron durante la recolecci n de informaci n, con el prop sito de obtener un
diagn stico que refleje la realidad operativa actual.
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Para analizar la informaci n recabada, es conveniente responder los cuestionamientos

fundamentales que se mencionan a continuaci n:
Qu trabajo se hace?
Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la unidad administrativa y los

resultados que se obtienen de stas.
Qui n lo hace?
Son las unidades que intervienen en el procedimiento y el factor humano, ya sea como
individuos o como grupos, para la realizaci n del trabajo.
C mo se hace?
Se refiere a la secuencia de actividades que se realizan para cumplir con un trabajo o

servicio determinado.
Cu ndo se hace?
Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, as como los horarios y tiempos

requeridos para obtener resultados o terminar una actividad.
D nde se hace?
Se refiere a la ubicaci n geogr fica y al domicilio de las oficinas.
Por qu se hace?
Busca la justificaci n de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento; tambi n se

pretende conocer los objetivos de las actividades que integran el procedimiento.
La descripci n de cualquier procedimiento deberá hacerse “a detalle”, sin obviar elementos

que posteriormente pudieran repercutir en el an lisis de la informaci n e implique la
realizaci n de nuevas consultas y/o mayores distracciones al personal en funci n.
La contestaci n a estos cuestionamientos, si bien implica disponibilidad de tiempo, es

necesaria para el an lisis de la informaci n por ello, es indispensable dirigir principalmente la
investigaci n a:
• La distribuci n que se hace de los documentos.
• El tipo de registros empleados.
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• Los tipos de archivos (permanentemente o provisional).
• Las probables causas de demora.
• Los formatos o c dulas que se utilizan, su contenido, as como que parte o partes de las
mismas se llenan y en que rea lo hacen.
• Las claves de los formatos, c dulas u otros.
• La determinaci n que se requiere.
• Las firmas o autorizaciones necesarias.
Estas recomendaciones permiten una visi n m s clara del conjunto de las actividades.
4. - An lisis del Procedimiento
Una vez que todas las actividades se han sometido al an lisis correspondiente, y se
considera que es necesario mejorar o redise ar un procedimiento, se deber utilizar la
t cnica de los cinco puntos que se presenta a continuaci n:
a) Eliminar
La primera y m s importante preocupaci n de este m todo es eliminar todo lo que no sea

absolutamente necesario. Cualquier operaci n, cualquier paso, cualquier detalle que no sea
indispensable, deben ser eliminados.
b) Combinar
Si no puede eliminar algo, entonces el siguiente punto es combinar alg n paso del
procedimiento con otro, a efecto de simplificar el tr mite. Cuando se combina, generalmente
se eliminan algunos detalles, como un registro, una operaci n, etc tera.
c) Cambiar
En este punto debe revisarse si alg n cambio que pueda hacerse en el orden, el lugar o la
persona que realiza una actividad, puede simplificar el trabajo. Los procedimientos pueden
simplificarse cambiando la secuencia de las operaciones, modificando o cambiando el lugar,
o sustituyendo a la persona que realiza determinada actividad.
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d) Mejorar
Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas circunstancias el

resultado m s pr ctico se logra mejorando el procedimiento; redise ando una forma, un
registro o un informe; haciendo alguna mejor a al instrumento o equipo empleado, o
encontrando un m todo mejor. Por ejemplo: un sistema de archivo puede ser mejorado, no
solamente si se eliminan, combinan o cambian actividades de los procesos actuales, sino al
sustituir el sistema actual de archivo de documentos originales por un archivo de
microfilmes, cuando el problema b sico es el espacio requerido o la seguridad de los
originales.
e) Mantener
Consiste en conservar las actividades que como resultado del an lisis, no fueron
susceptibles de eliminar, combinar, cambiar o mejorar.
Para aplicar esta t cnica, es recomendable contar con un bosquejo de las actividades que
componen el procedimiento.
II.- Elementos que integran el manual

En la actualidad existe una gran variedad de modos de presentar un manual de
procedimientos, y en cuanto a su contenido no existe uniformidad, ya que ste var a seg n
los objetivos y prop sitos de cada dependencia, as como con su mbito de aplicaci n; por
estas razones, resulta conveniente que en la Administraci n P blica Federal se adopten
normas generales que uniformen tanto el contenido de los manuales, como su forma de
presentaci n.
A continuaci n se mencionan los elementos que se considera, deben integrar un manual de

procedimientos, por ser los m s relevantes para los objetivos que se persiguen con su
elaboraci n:
• Identificaci n
• ndice
• Introducci n
• Objetivo(s) del Manual
• Desarrollo de los procedimientos
Identificaci n
Se refiere a la primera p gina o portada del manual, en ella deber n aparecer y/o anotarse
los datos siguientes:
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1. Logotipo de la dependencia.
2. Nombre de la dependencia.
3. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboraci n o
actualizaci n.
4. T tulo del Manual de Procedimientos.
5. Fecha de elaboraci n o en su caso, de actualizaci n.
1 2
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ndice
En este apartado se presentan de manera sint tica y ordenada, los apartados principales
que constituyen el manual. A efecto de uniformar la presentaci n de estos documentos, es
importante seguir el orden que se describe a continuaci n:
a) INTRODUCCI N
b) OBJETIVO DEL MANUAL
c) NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS DESARROLLADOS
Cuando los procedimientos contenidos en el manual tengan reglas de operaci n comunes,

stas deber n incluirse inmediatamente despu s del objetivo del manual.
Deber incluirse el nombre de los formatos y el de sus instructivos de llenado para la

compaginaci n.
a
b
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a) INTRODUCCI N
Se refiere a la explicaci n que se dirige al lector sobre el panorama general del contenido del
manual, de su utilidad y de los fines y prop sitos que se pretenden cumplir a trav s de l.
Incluye informaci n de c mo se usar , qui n, c mo y cu ndo har las revisiones y
actualizaciones, as como la autorizaci n del titular de la Dependencia.
Es recomendable que, al formular la introducci n, se emplee un vocabulario sencillo, a

efecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda totalmente los rubros
mencionados en el p rrafo anterior.
En s ntesis, la introducci n deber :
• Se alarse el objetivo del documento.
• Incluir informaci n acerca del mbito de aplicaci n del documento.
• Ser breve y de f cil entendimiento.
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b) OBJETIVO(S) DEL MANUAL
El objetivo deber contener una explicaci n del prop sito que se pretende cumplir con el
manual de procedimientos; su elaboraci n se ajustara a los lineamientos que se describen a
continuaci n.
• Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento.

• La redacci n ser clara, concreta y directa.
• La descripci n se iniciara con un verbo en infinitivo.
• Se describir en una extensi n m xima de doce renglones.
• Se evitar el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente, etc.
El objetivo deber ser lo m s concreto posible, y su redacci n clara y en p rrafos breves;

adem s, la primera parte de su contenido deber expresar QU SE HACE; y la segunda,
PARA QU SE HACE.
Por ejemplo: “Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita inducir al
personal de nuevo ingreso en las actividades que se desarrollan en la Dependencia o
Unidad Administrativa”.
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III. Procedimientos
Constituye la parte central o sustancial del Manual de Procedimientos, se integra por los
siguientes apartados:
• El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido.
• La descripci n del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla.
• No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno.
a) Prop sito del Procedimiento
Describe la finalidad o raz n de ser de un procedimiento o bien que es lo que se persigue

con su implantaci n.
b) Alcance
Se describe el mbito de aplicaci n de un procedimiento, es decir, a que reas involucra,

puestos y actividades, as como a qu no aplica.
c) Referencias
Se enlista la documentaci n de apoyo que utilizamos para elaborar el procedimiento:

Manuales internos, Normatividad, etc.
d) Responsabilidades
Aqu se debe indicar quien es el responsable de la elaboraci n, emisi n, control, vigilancia

del procedimiento; as como tambi n, quien es el responsable de la revisi n y aprobaci n
del mismo.
e) Definiciones
Son los t rminos de uso frecuente que se emplean con sentido espec fico o restringido en
comparaci n al conjunto de definiciones del diccionario.
f) M todo de Trabajo
Dentro del m todo de trabajo se deber n tomar en cuenta los siguientes apartados:
I) Pol ticas y lineamientos.

II) Descripci n de actividades.
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III) Diagrama de flujo.

IV) Formatos e instructivos.
I) Pol ticas y lineamientos
Son una gu a b sica para la acci n; prescribe los l mites generales dentro de los cuales han
de realizarse las actividades.
Es conveniente que las pol ticas y lineamientos se definan claramente y prevengan todas o
la mayor parte de las situaciones alternativas que pueden presentarse al operar el
procedimiento; es decir, definir expresamente qu hacer o a qu criterios hay que ajustarse
para actuar ante casos que no se presentan habitualmente, o que no son previstos en el
procedimiento. Una Política para el procedimiento de “comprobación de gastos de viaje”
ser a: para el desempe o de comisiones en el extranjero, es necesario la autorizaci n por
escrito del Director General.
Para la elaboraci n de las pol ticas se deber n considerar los siguientes puntos:
• Las pol ticas ser n lineamientos de car cter general que orientaren la toma de decisiones
en cuanto al curso de las actividades que habr n de realizar los servidores p blicos en
sus reas de trabajo. Estas deber n ser claras y concisas, a fin de que sean
comprendidas, incluso, por personas no familiarizadas con el procedimiento, asimismo
ser n especificas de la acci n que regule el curso de las actividades en situaciones
determinadas, ser n de observancia obligatoria en su interpretaci n y aplicaci n.
• Deber n establecer las situaciones alternativas que pudieran presentarse durante la

operaci n del procedimiento.
• Las pol ticas se definir n por los responsables de la operaci n de los procedimientos y
ser n autorizadas por el titular de la unidad administrativa correspondiente.
• Deber n prever la posibilidad de incumplimiento de las situaciones normales y sus

consecuencias o responsabilidades, ya sea porque no se den las condiciones supuestas,
o por que se violen o alteren deliberadamente.
• Entre las pol ticas deber n existir jerarqu as y secuencias l gicas de operaci n, ejemplo:
en incidencias del personal, hay que hablar primero de retardos, luego de faltas y despu s
de bajas.
• Las pol ticas deber n considerar disposiciones oficiales acerca de requisitos

imprescindibles, as como de los responsables, recursos y usuarios que intervengan de
manera determinante en la operaci n del procedimiento.
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II) Descripci n de Actividades
• La descripci n del Procedimiento es la narraci n cronol gica y secuencial de cada una de

las actividades concatenadas, que precisan de manera sist mica l como realizan una
funci n o un aspecto de ella.
• Cuando la descripci n del procedimiento sea general, y que por lo mismo comprenda
varias reas, debe indicarse para cada actividad la unidad administrativa responsable de
su ejecuci n; si se trata de una descripci n detallada, es decir, que incluye los puestos
que participan en cada una de las actividades, es conveniente anotar el nombre
espec fico del puesto.
• El procedimiento deber definir en forma clara y concisa, quien, como, cuando, y donde
se ejecutan dichas actividades, iniciando con un verbo conjugado en tercera persona del
singular y en presente de indicativo, ejemplo: Verifica, Corrige, Env a, etc.
• En el procedimiento se describir n detalladamente las actividades normales y generales

que se desarrollan.
• En el apartado de “Observaciones” se anotar n las actividades complementarias

pertinentes o cualquier otra informaci n que permita la comprensi n de cada fase en
particular y del procedimiento en general.
• En los procedimientos se deber especificar los rganos que intervienen en la ejecuci n

de los mismos, hasta un nivel m nimo de Jefatura de Departamento.
• Cuando un mismo rgano sea el responsable de realizar una serie de actividades de

manera continua, s lo deber ir nombre en la primera de estas actividades, hasta en tanto
no se efect e un cambio de responsable.
• Se deber numerar las actividades en forma progresiva a n en caso de que existan varias
alternativas de decisi n.
• Si el inicio de un procedimiento indica la recepci n de documentos, mencione de quien los

recibe.
• Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola, siempre y cuando sea comprensible
su redacci n.
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• Cuando sea necesario hacer alguna aclaraci n o indicar algo que no es posible
mencionar como actividad, puede citarse de la manera siguiente:
Con base en las atribuciones

conferidas en el Reglamento
Interior de la Secretar a
• Para no repetir actividades que ya han sido mencionadas, haga referencia a ellas con la
leyenda: “Conecta con actividad N°...”
• Indique el n mero de tantos en que se elabore, se env e o se reciba cada documento.
• Indique los acuses de recibo y el archivo de los documentos.
• Cuando en el desarrollo del procedimiento se origine por primera vez alg n formato, se
deber anotar su nombre completo y en las actividades subsecuentes se podr
mencionar su nombre gen rico y/o su clave de identificaci n.
• En la distribuci n de documentos debe indicarse a qu puestos o reas se env an.
• Indique si el archivo es temporal o definitivo.
• Para lograr mayor fluidez en el procedimiento, deber representar primero la alternativa

m s corta, ejemplo: si la decisi n negativa implica 10 actividades y la afirmativa s lo 2,
represente primero la afirmativa y posteriormente la negativa.
• Indique el término del procedimiento con la leyenda “TERMINA PROCEDIMIENTO”.
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Los responsables de ejecutar los tr mites deber n describir sus procedimientos en

el siguiente formato:
La descripci n de actividades deber requisitarse en letra arial 11.
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Instructivo de llenado
1. Nombre: Anotar el nombre del procedimiento.
2. Clave del Procedimiento: Se compone de las siglas PR que significa procedimiento,

DO significa Direcci n de Organizaci n (las siglas pueden variar dependiendo de la
unidad administrativa solicitante) y 00 que es el n mero consecutivo del procedimiento.
3. Fecha: Anotar el d a, mes y a o en que se implanta el procedimiento.
4. Versi n: Anotar el n mero de documento que existe con el mismo titulo, inicia con el
1.0
5. P gina: Anotar el n mero de p gina consecutivo con el total de p ginas del

procedimiento, ejemplo: 1 de 10, 2 de 10, 3 de 10, etc.
6. Unidad Administrativa: Anotar el nombre de la direcci n general responsable, ejemplo:

Direcci n General de Programaci n, Organizaci n y Presupuesto.
7. rea Responsable: Anotar el nombre del rea responsable del procedimiento, ejemplo:
Direcci n de Organizaci n.
8. Paso: Anotar el n mero de la actividad.
9. Responsable: Anotar el nombre del rea responsable de la actividad, ejemplo:

Departamento de Procedimientos.
10. Actividad: Anotar en forma narrativa la actividad la cual deber empezar en tercera
persona del singular.
Ejemplo: Recibe, env a o autoriza
11. Documento de Trabajo: Anotar el nombre o las siglas del documento al que se hace
referencia en la actividad.
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Ejemplo:
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c) Diagrama de Flujo
El diagrama de flujo es una herramienta fundamental para la elaboraci n de un
procedimiento, ya que a trav s de ellos podemos ver gr ficamente y en forma consecutiva el
desarrollo de una actividad determinada.
Tambi n es una representaci n gr fica que muestra la secuencia en que se realiza la
actividad necesaria para desarrollar un trabajo determinado, el cual deber iniciar con un
verbo en infinitivo, ejemplo: Recibir, enviar, turnar, procesar, etc.
La renumeraci n de
las actividades se
deber enmarcar en
un rect ngulo en la
parte inferior
izquierdo del cuadro.
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Simbolog a ANSI para Diagramas de Flujo
S mbolo Nombre Descripci n
Inicio o t rmino Se ala donde inicia o termina un procedimiento.
Actividad Representa la ejecuci n de una o m s tareas de un

procedimiento.
Decisi n Indica las opciones que se puedan seguir en caso de que

sea necesario tomar caminos alternativos.
Conector Mediante el s mbolo se pueden unir, dentro de la misma

hoja, dos o m s tareas separadas f sicamente en el
diagrama de flujo, utilizando para su conexi n el n mero
ar bigo; indicando la tarea con la que se debe continuar.
Conector de p gina Mediante el s mbolo se pueden unir, cuando las tareas

quedan separadas en diferentes p ginas; dentro del
s mbolo se utilizar un n mero ar bigo que indicar la tarea
a la cual continua el diagrama.
Documento Representa un documento, formato o cualquier escrito que

se recibe, elabora o env a.
Se utiliza para indicar comentarios o aclaraciones

Nota adicionales a una tarea y se puede conectar a cualquier
s mbolo del diagrama en el lugar donde la anotaci n sea
significativa.
Dentro de este s mbolo se puede informar:
§ El nombre del procedimiento que antecede al que se
describe, esto cuando el procedimiento se ha dividido
en varios.
§ Tiempo necesario para realizar cierta(s) tarea(s).
§ La(s) tarea(s) gen rica(s) realizada(s) por una
instancia que espor dicamente intervenga en el
procedimiento.
P gina 25 de 29
S mbolo Nombre Descripci n
Flujo Conecta s mbolos, se alando la secuencia en que deben

realizarse las tareas.
Actividad opcional Representa la ejecuci n opcional de una tarea dentro de la

secuencia del procedimiento.
Documento opcional Representa un documento que dentro del procedimiento

puede elaborarse, requerirse o utilizarse.
Documento destruido Indica la destrucci n o eliminaci n de un documento por no

ser necesario.
Proceso Indica el procedimiento de la informaci n
P gina 26 de 29
d) Formatos e instructivos
Un formato es una pieza de papel impresa, que contiene datos fijos y espacios en blanco
para ser llenados con informaci n variable, que se usa en los procedimientos de oficina;
puede constar de uno o varios ejemplares que pueden tener destinos y usos diversos.
Es necesario que, inmediatamente despu s de terminada la descripci n del procedimiento,

se incluyan los formatos y documentos que en l se utilizan, as como sus respectivas gu as
de llenado.
A continuaci n se muestra el formato que se propone para la descripci n de los

procedimientos y su correspondiente gu a de llenado, asimismo, se presentan algunas
sugerencias.
e) Anexos
Los anexos son documentos de apoyo o adicionales de consulta que se deber n tomar en
cuenta para llevar a cabo una actividad o tr mite dentro procedimiento:
Diario Oficial de la Federaci n.

Oficios.
Circulares.
Reglamentos.
Manuales.
Leyes.
P gina 27 de 29
Proceso general para la dictaminaci n de un procedimiento

Proceso general que se deber considerar para la dictaminaci n de los manuales de
procedimientos.
P gina 28 de 29
Ejemplo de los formatos del

manual de procedimientos
P gina 29 de 29
OFICIAL A MAYOR
DIRECCI N GENERAL DE PROGRAMACI N,
ORGANIZACI N Y PRESUPUESTO
DIRECCI N DE ORGANIZACI N
DE…
JUNIO DE 2004
INDICE P g.
I. INTRODUCCION…………………………………………………………….III
II. OBJETIVO DEL MANUAL………………………….………………………IV
III. PROCEDIMIENTOS:………………………….. …………………………...V
1.- PROCEDIMIENTO...
1.1 PROP SITO DEL PROCEDIMIENTO
1.2 ALCANCE.
1.3 REFERENCIA.
1.4 RESPONSABILIDADES.
1.5 DEFINICIONES.
1.6 METODO DE TRABAJO.
a) Pol ticas y Lineamientos.
b) Descripci n de Actividades.
c) Diagrama de Flujo.
d) Formatos e Instructivos.
e) Anexos.
I.- INTRODUCCI N
En cumplimiento del art culo 19 de la Ley Org nica de la Administraci n P blica

Federal y de los art culos 7 fracci n XVIII, 14 fracci n IX y 33 fracci n XII del
Reglamento Interior de la Secretar a de Relaciones Exteriores, el Departamento de
................ de la Direcci n General de Programaci n, Organizaci n y Presupuesto, en
coordinaci n con la Direcci n de Organizaci n, ha elaborado el presente manual con
el fin de mantener un registro actualizado de los procedimientos que ejecuta esta
unidad administrativa, que permita alcanzar los objetivos encomendados y contribuya
a orientar al personal adscrito a esa rea sobre la ejecuci n de las actividades
encomendadas, constituy ndose as , en una gu a de la forma en que opera e
interviene.
Cabe se alar que el presente manual deber revisarse anualmente con respecto a la
fecha de autorizaci n, o bien, cada vez que exista una modificaci n a la estructura
org nica autorizada por la Secretar a de Hacienda y Cr dito P blico (S.H. y C.P.), con
objeto de mantenerlo actualizado.
II.- OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer los lineamientos a seguir para asegurar la eficiente y oportuna prestaci n

de las …………………………………….
PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO
“AUTORIZACIÓN DE …………..”
Datos de Control
Copia asignada a: Fecha de implantaci n:
Puesto: Versi n:
Procedimiento PR-DO-00
Fecha: 10/05/2004
Nombre del Procedimiento Versi n:
P gina: 0 de 0
Unidad Administrativa: Dirección General de … rea Responsable: Dirección de ….
1.1 Prop sito del procedimiento.
1.2 Alcance.
1.3 Referencia.
1.4 responsabilidades.
1.5 Definiciones.
Fecha: 10/05/2004
P gina: 0 de 0
Unidad Administrativa: Direcci n General de … rea Responsable: Direcci n de ….
Pol ticas y Lineamientos

Fecha: 10/05/2004
P gina: 0 de 0
Descripci n de Actividades
Documento
Paso Responsable Actividad de Trabajo
(Clave)
Fecha: 10/05/2004
P gina: 0 de 0
Diagrama de Flujo
Fecha: 10/05/2004
P gina: 0 de 0
Formatos e Instructivos

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OFICIAL A MAYOR

DIRECCI N GENERAL DE PROGRAMACI N,

GU A T CNICA PARA LA ELABORACI N DE

§ Marco Jur dico

§ Gu a para la elaboraci n del manual de procedimientos

§ Proceso general para la dictaminaci n de un procedimiento

§ Ejemplo de los formatos del manual de procedimientos

La Direcci n General de Programaci n, Organizaci n y Presupuesto a trav s de la Direcci n

El objetivo fundamental de esta gu a consiste en se alar las bases para la elaboraci n,

Proporcionar un instrumento t cnico-administrativo que norme la elaboraci n de los

Con la adopci n y manejo de los conceptos y elementos vertidos en esta gu a, se facilitar la

Marco Jur dico

• Constituci n Pol tica de los Estados Unidos Mexicanos.

• Ley Org nica de la Administraci n P blica Federal y sus reformas y adiciones.

Art. 19 El titular de cada Secretar a de Estado y Departamento Administrativo expedir los

• Reglamento Interior de la Secretar a de Relaciones Exteriores.

Art. 7 fracci n XVIII Aprobar y ordenar la publicaci n, en el Diario Oficial de la Federaci n,

Art. 14 fracci n IX Elaborar, previa autorizaci n de su superior jer rquico y en coordinaci n

Art. 33 fracci n XII Elaborar, en coordinaci n con las unidades administrativas de la

Gu a para la elaboraci n del manual de procedimientos

Los manuales de procedimientos, como instrumentos administrativos que apoyan el que

El “Manual de Procedimientos” es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo, que

Es conveniente que los manuales de procedimientos sean elaborados con la participaci n de

Terminado el manual de procedimientos, deber contarse el n mero de p ginas que lo

Los manuales de procedimientos deber n elaborarse en los formatos incluidos en esta gu a

Despu s de efectuar esta revisi n, deber someter el proyecto de manual a la aprobaci n de

El proceso de implantaci n de procedimientos requiere, en la mayor a de los casos,

As tambi n, resulta de gran importancia que las personas directamente involucradas en el

La utilidad de los manuales de procedimientos y organizaci n radica en la veracidad de la

An lisis y dise o de procedimientos

1.-Delimitaci n del procedimiento

Cu l es el procedimiento que se va a analizar?

2.- Recolecci n de la Informaci n

Consiste en la selecci n y el an lisis de aquellos escritos que contienen datos de inter s

Es importante adem s, recabar todas las formas y documentos que intervienen en el

Consiste b sicamente en reunirse con una o varias personas, y cuestionarlas

• Tener claro el objetivo de la misma.

Consiste en acudir al lugar u oficina en donde se desarrollan las actividades de los

Independientemente de la t cnica utilizada para la recolecci n de la informaci n, es

3.- An lisis de la Informaci n y Dise o del Procedimiento

Constituye una de las partes m s importantes del estudio de procedimientos, consiste

Para analizar la informaci n recabada, es conveniente responder los cuestionamientos

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La descripci n de cualquier procedimiento deberá hacerse “a detalle”, sin obviar elementos

La contestaci n a estos cuestionamientos, si bien implica disponibilidad de tiempo, es

• La distribuci n que se hace de los documentos.

• El tipo de registros empleados.

• Los tipos de archivos (permanentemente o provisional).

• Las probables causas de demora.

• Las claves de los formatos, c dulas u otros.

• La determinaci n que se requiere.

• Las firmas o autorizaciones necesarias.

4. - An lisis del Procedimiento

La primera y m s importante preocupaci n de este m todo es eliminar todo lo que no sea

Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas circunstancias el

II.- Elementos que integran el manual

A continuaci n se mencionan los elementos que se considera, deben integrar un manual de

b) OBJETIVO DEL MANUAL

c) NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS DESARROLLADOS