Proyecto para Elaboracion de Mnyp Junio2016

Guía para la elaboración de manuales administrativos en el
Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria,

Ciencia y Tecnología y sus adscritos
Junio, 2016
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
EN EL MPPEUCT Y SUS ADSCRITOS
ÍNDICE
Página
I. Introducción................................................................................. 3
II. Base Legal.................................................................................. 4
III. Definición de Términos…............................................................ 5
IV. Disposiciones Generales…......................................................... 8
Estilo y Formato de los Manuales

V. 10
Administrativos............................................................................
VI. Contenido General de los Manuales Administrativos.................. 13
Contenido General de los Manuales de Normas y

VII. 20
Procedimientos...........................................................................
VIII. Contenido General de los Manuales de Organización............... 26
IX. Contenido General de los Manuales de Usuario........................ 31
X. Disposiciones finales ….............................................................. 33
XI. Conformes................................................................................... 34
XII. Autorización................................................................................ 34
XIII. Intervinieron................................................................................. 35
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I. INTRODUCCIÓN
La “Guía para la Elaboración de Manuales Administrativos en el Ministerio

del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología y
sus adscritos” ha sido elaborada por el Área de Organización y Optimización de
Procesos, adscrita a la Oficina de Planificación y Presupuesto, con el fin de
proporcionar una herramienta que normalice la documentación de los procesos y
descripción de las estructuras organizativas, en cuanto a contenido y forma, así
como para facilitar la comprensión, orientación, coordinación de la gestión
técnica administrativa por parte de los trabajadores y trabajadoras del Ministerio
y los adscritos a los que les sea aplicable, al momento de utilizarse.
Esta guía también está dirigida a todas y todos los trabajadores, a quienes se les
delegue la responsabilidad de normalizar y estandarizar las actividades que se
desarrollan en los procesos administrativos y las pautas establecidas para
ejecutar cualquier función y/o procedimiento, involucrando a todas las
dependencias del Ministerio y sus adscritos.
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II. BASE LEGAL
◦ Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en la

Gaceta Oficial (E) Nro. 5.908, de fecha 19/02/2009.
Leyes Orgánicas
◦ Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial (E) Nro. 6.013, de
fecha 23/12/2010.
Decretos con Rango, Valor y Fuerza
◦ Decreto Nro. 6.217, con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgánica de la
Administración Pública, publicada en Gaceta Oficial (E) Nro. 5.890, de fecha
31/07/2008.
◦ Decreto Nro. 1.423, con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Simplificación de
Trámites Administrativos, publicada en Gaceta Oficial Nro. 40.549 del
26/11/2014.
Decretos
◦ Decreto Nro. 2.269, sobre la Organización General de la Administración
Pública Nacional, publicado en Gaceta Oficial Nro. 40.865, de fecha
16/03/2016.
Otros actos normativos
◦ Normas Generales de Control Interno, publicada en Gaceta Oficial Nro.
36.229, de fecha 17/06/1997.
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III. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
A los efectos de la presente guía se establecen los siguientes conceptos:
• Actividad: Es la subdivisión de varios grupos de operaciones afines y

sucesivas, ejecutadas por una misma unidad administrativa.
• Cuadro de Actividades: Es una herramienta donde se describen las

actividades que se derivan del procedimiento a documentar.
• Flujograma: Es la representación en forma gráfica de las distintas

operaciones que componen un procedimiento o parte de éste,
estableciendo su secuencia cronológica, por medio de la utilización de
líneas, símbolos y palabras cortas.
• Documento: Es el conjunto de hechos, situaciones o circunstancias,

materializadas, tanto en físico como en digital, que puede ser de carácter
público o privado.
• Formulario: Documento, físico o digital, diseñado con el propósito de que

el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellidos, dirección,
etc.), que permitan estandarizar y establecer estadísticas, con una finalidad
predeterminada.
• Instructivo de Uso: Documento, físico o digital, que orienta al usuario

sobre el objetivo de un formulario y que sirve de guía para su llenado, así
como la distribución de los ejemplares del original y sus copias, en la
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tramitación de un procedimiento.
• Manuales Administrativos: Se refiere a los manuales de normas y

procedimientos, de organización y de usuario, guías y demás instrumentos
organizativos que permiten normalizar, documentar y estandarizar la
información acerca del marco jurídico, objetivos, atribuciones, estructuras,
especificaciones de cargos y de procesos que integran una organización,
debidamente aprobados por la Máxima Autoridad o el trabajador o
trabajadora designado para tal fin.
Se exceptúan de la presente guía, los formularios, con sus respectivos

instructivos, ya que su diseño, actualización y administración, se rigen por
las Normas para la Administración, Registro y Control de los Formularios
del MPPEUCT.
• Normas: Reglas de carácter particular, específico y de obligatorio

cumplimiento para la ejecución de cada procedimiento.
• Proceso: Conjunto de procedimientos relacionados que identifican la forma

de llegar a un resultado.
• Procedimientos: Sucesión cronológica y secuencial de operaciones

concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad, en función de la
realización de una actividad o tarea específica, dentro de un ámbito
predeterminado de aplicación.
• Unidades de Apoyo: Son las unidades administrativas responsables de
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asesorar y apoyar a los diferentes niveles administrativos del Ministerio y

sus adscritos, en la prestación de servicios en forma oportuna y
eficiente.
• Unidades Sustantivas: Constituyen el nivel más importante de la

organización, son responsables de la ejecución de funciones que aseguren
el cumplimiento de las competencias asignadas, en el marco jurídico que
regula el funcionamiento del Ministerio y sus adscritos.
• Actos Normativos: Toda declaración de carácter general o particular

emitida de acuerdo con las formalidades y requisitos establecidos en la ley,
por los órganos de la administración pública, destinados a crear normas
que pasan a formar parte del ordenamiento jurídico de la organización.
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IV. DISPOSICIONES GENERALES
1. De conformidad con lo establecido en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la

Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal,
las máximas autoridades, así como los niveles directivos y gerenciales
deberán dictar e implantar las normas, manuales de procedimientos, métodos
y demás instrumentos que constituyan el sistema de control interno.
2. En virtud de lo establecido en el numeral anterior, y de conformidad con lo

establecido en el numeral 13 del Artículo 24 en el Decreto Nro. 2.269, sobre
Organización General de la Administración Pública Nacional, corresponde a
la Oficina de Planificación y Presupuesto, dictar los lineamientos, a los fines
de orientar en la elaboración y/o actualización de los manuales
administrativos por parte de las unidades que conforman la estructura
organizativa del MPPEUCT y sus adscritos.
3. Las propuestas de manuales administrativos desarrollados por las diferentes

unidades administrativas, serán presentados a las Oficinas de Planificación y
Presupuesto de cada adscrito, quien será responsable de efectuar la revisión,
validación y formalización ante la Máxima Autoridad de cada organismo, ente
o institución de educación universitaria.
4. El área de Organización y Optimización de Procesos del MPPEUCT, orientará

en la elaboración y actualización de los manuales administrativos y otros
instrumentos organizativos, desarrollados por los adscritos, mediante
asesorías, talleres, u otras modalidades de acompañamiento y asistencia
técnica, cuando así sea requerido mediante comunicación escrita remitida por
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su Máxima Autoridad.
5. La Oficina de Planificación y Presupuesto, es la dependencia responsable de

la divulgación de los manuales administrativos elaborados y/o actualizados
por las unidades administrativas, en el sistema de información diseñado para
tal fin.
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V. ESTILO Y FORMATO DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
Para la elaboración de los manuales administrativos, los márgenes establecidos

son los siguientes:
• Izquierdo: 3,00 cms.
• Derecho: 2,00 cms.
• Superior: 2,00 cms.
• Inferior: 2,00 cms.
El texto o cuerpo del manual administrativo se desarrollará en hojas tamaño carta,

con los siguientes características:
• Tipo de letra: Liberation Sans (Equivalente a Arial)

• Tamaño: Número 12 pts.
• Interlineado: 1,5 cms.
La Portada del documento debe contemplar:

• El cintillo oficial del Ministerio, institución, órgano o ente adscrito en la parte
superior de la hoja.
• En la parte central de la hoja, se debe colocar el título del manual
administrativo.
• La letra del título debe ser de tipo arial, tamaño Nro. 16, negrilla,
interlineado simple.
• En la parte inferior de la página debe insertarse una línea divisoria de color
negro de 0,03 cms de grosor, bajo la cual se debe colocar (centrado) la
fecha expresada en mes (con la inicial en mayúscula), seguido de la coma
(,) y año (en números) en la que fue aprobada la elaboración o
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actualización del instrumento, por parte de la autoridad competente.
A continuación, se muestra un modelo de referencia de portadas de

manuales administrativos:
Cada página del documento, debe tener un encabezado con la siguiente

estructura:
• Marca de gobierno del Ministerio, institución, órgano o ente adscrito,
diseñada por la unidad responsable de la imagen institucional, según los
lineamientos del órgano competente en materia de comunicación e
información de la Administración Pública Nacional.
• Nombre del manual administrativo, dentro de un rectángulo sin color de
fondo, cuyo ancho estará determinado por las limitaciones de la página,
con las siguientes características:
◦ Letra tipo liberation sans (equivalente a arial) color negro, mayúscula
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sostenida y en negrillas, tamaño 12, interlineado simple.

A continuación, se muestra un modelo de referencia de encabezado de manuales
administrativos:
El pie de página, se diferenciará con una línea recta en forma horizontal, de

color negro y debajo de ella se debe colocar el número correspondiente a la
página actual y el total de páginas que conforman el manual administrativo, en
letra tipo liberation sans (equivalente a arial) y su tamaño de 9 pts, tal y como se
indica en el siguiente ejemplo:
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VI. CONTENIDO GENERAL DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
El contenido de los manuales administrativos variará según el tipo, bien sea

Manual de Normas y Procedimientos, Manual de Organización o Manual de
Usuario, para ello se deberán cumplir con las normas específicas en los apartes
desarrollados en cada caso. Cuando se trate de la elaboración de Políticas,
Normas, Guías, Instructivos, entre otros instrumentos organizativos, podrá
aplicarse el contenido general que se describe en el numeral 15.
El contenido general para todos los manuales administrativos debe contener por
lo menos los siguientes apartes:
• Índice
• Introducción
• Base legal
• Definición de Términos
• Disposiciones Generales
• Cuerpo
• Disposiciones Finales
• Conformes
• Autorización
• Intervinieron
En caso de ser requerida la impresión del manual administrativo, deberá hacerse

por ambas a fin de contribuir con el uso racional y eficiente de los recursos.
El aparte correspondiente al “Índice”, debe reflejar los temas desarrollados en el

manual administrativo, de manera sintética y ordenada, incluyendo el número de la
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página en que se inicia el desarrollo de cada uno de ellos.
La “Introducción” deberá describir brevemente el propósito, importancia y

utilidad del instrumento que se está elaborando o actualizando, así como las
instancias que participan en esta actividad. Su contenido no debe ocupar más de
una página del documento. En esta sección debe mencionarse el nombre del
manual, las dependencias que intervienen, el objeto del instrumento y las partes
que lo contienen.
Cada manual administrativo debe tener una “Base Legal”, mediante la cual
mencionar, de manera jerarquizada y cronológica, el ordenamiento jurídico que lo
rige, según se señala a continuación:
• Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
• Leyes Orgánicas.
• Leyes Ordinarias.
• Decretos con Rango, Valor y Fuerza.
• Decretos Ordinarios.
• Otros actos normativos dictados por las autoridades del Ministerio y sus
adscritos.
Para cada base legal se deberá indicar, enmarcada de acuerdo a su tipo, la

denominación del instrumento, número (Nro.) y fecha (de ser el caso),
publicado(a) en la Gaceta Oficial, indicando si es Extraordinaria (E) número (Nro.),
así como la fecha de publicación según el formato de fecha: dd/mm/aaaa.
Ejemplos:
• Decreto Nro. 2.269, sobre la Organización General de la Administración
Pública Nacional, publicado en Gaceta Oficial Nro. 40.865, de fecha
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09/03/2016.
• Manual de Auditoria Interna, publicado en la Gaceta Oficial (E) Nro. 5.275,
de fecha 17/11/1998.
• Normas Generales para el Registro de Bienes Públicos, publicadas en la
página Web de la Superintendencia de Bienes Públicos:
http://www.sudebip.gob.ve
La “Definición de Términos”, incluye un glosario de definiciones técnicas a las

cuales se hace mención en el instrumento, a fin de facilitar su comprensión por
parte de los usuarios.
Las normas generales que rigen el manual administrativo, deberán describirse en

las “Disposiciones Generales”.
Las “Disposiciones Finales” se refieren a normas relacionadas con la vigencia,

aprobación, publicación y seguimiento del instrumento, para garantizar su validez
en el tiempo, así como otras normas estándar que regulen el instrumento.
El aparte “Cuerpo” del documento, dependerá del manual administrativo que se

elabore o actualice, ya que su contenido está determinado por su naturaleza. Los
cuerpos de los manuales administrativos se desarrollarán en apartes diferentes.
En el aparte de “Conformes” y “Autorización”, se deberán registrar las firmas

de las autoridades de las unidades administrativas responsables de la elaboración
o actualización del manual administrativo y de la Máxima Autoridad del adscrito,
respetando la jerarquía, tal y como se muestra en el siguiente ejemplo:
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Para ello se deberá establecer un espacio que permita dicha firma sobre el
registro de los siguientes datos, por cada uno de ellos:
• Nombre(s) y apellido(s) de las Máximas Autoridades de las unidades
administrativas involucradas en la elaboración o actualización del manual
administrativo.
• Cargos que ocupan las Máximas Autoridades.
• Nombres de las dependencias a su cargo.
Los espacios relacionados con los datos del documento aprobatorio mediante el
cual se aprueba el manual administrativo, así como el de la fecha, pueden
quedar en blanco, con el fin de colocarlos posteriormente, en forma manuscrita,
luego de que el instrumento sea aprobado por la Máxima Autoridad del Ministerio
o adscrito.
Para el registro de la firma en señal de aprobación del referido manual

administrativo por la Máxima Autoridad, se deberá indicar:
• Nombres (s) y apellidos (s) de la Máxima Autoridad designada para
aprobar el manual administrativo.
• Cargo, indicando el número y fecha del Decreto o Resolución mediante la
cual fue designado o designada, señalando además el número de Gaceta
Oficial y fecha de publicación, siguiendo el formato dd/mm/aaaa.
En cuanto al aparte “Intervinieron”, se debe hacer referencia a los

representantes de las unidades administrativas que participaron en el suministro
de la información, así como su proceso, revisión y validación tal y como se
muestra en el siguiente ejemplo:
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En este sentido, se debe indicar lo siguiente:

• Elaborado por: Escrito en negrillas y centrado a fin de indicar a los
responsables del suministro y procesamiento de la información.
• Dejando un espacio de dos líneas en blanco, destinado para las firmas,
debe señalarse nombre(s) y apellido(s) de los funcionarios que
participaron en la elaboración del manual administrativo, de forma
centrada en negrillas. Se podrán incluir sólo 02 funcionarios por cada
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unidad administrativa, haciendo uso de tablas, sin bordes que se puedan

visualizar. En los casos en los que participen más de dos trabajadores o
trabajadoras por cada área de trabajo en la elaboración del instrumento,
deberá colocarse sólo el nombre de la dependencia.
• Seguido de los nombres, se indicarán las unidades administrativas de
adscripción.
• Revisado por: Espacio destinado para indicar los datos de los
responsables de la revisión del instrumento, se deberá colocar el nombre
del Coordinador y del Director del área responsable. Se podrán incluir sólo
02 supervisores por unidad administrativa, haciendo uso de tablas sin
bordes que se puedan visualizar.
• Debajo del (de los) nombre(s) se deberá señalar la unidad administrativa
responsable del apoyo y asesoramiento para la elaboración o
actualización del manual administrativo, centrado sin negrillas.
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VII. CONTENIDO GENERAL DE LOS MANUALES DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS
Los manuales de normas y procedimientos, además de la estructura señalada en

el aparte anterior, deberán contener en su cuerpo, tres secciones: normas,
procedimientos y formularios e instructivos. Adicionalmente, se podrá incorporar
una sección de anexos, con información relevante asociada al manual. Estas
secciones deberán desarrollarse según la siguiente estructura:
En la sección referida a las normas, se desarrollarán las disposiciones generales

y específicas que se deben cumplir en la ejecución de los procedimientos
contenidos en el manual.
Para la sección de los procedimientos, se utilizará una página en blanco como

separador, con la indicación de la palabra procedimiento, centrada vertical y
horizontalmente, en mayúscula y negrillas.
Cada procedimiento se desarrollará con la siguiente estructura:

• Objetivo.
• Unidades que intervienen.
• Formularios y/o Documentos a utilizar.
• Descripción de los procedimientos.
En este sentido, se indica un ejemplo a continuación:
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Documentos y/o formularios a utilizar
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En la parte correspondiente al “Objetivo” del procedimiento, se deberá realizar

una breve descripción de los aspectos que se desean normar o estandarizar con
la elaboración del mismo.
En cuanto a las “Unidades que intervienen”, se deben mencionar todas

aquellas dependencias que participan en el desarrollo del procedimiento.
Seguido de ellas, se mencionarán, con carácter informativo, los “Formularios

y/o documentos a utilizar”, durante la ejecución del procedimiento.
En la “Descripción del Procedimiento” se relatarán paso a paso, de forma

descriptiva y secuencial, las acciones a las que conllevan cada una de las
actividades necesarias para la ejecución del mismo, en una tabla de 02
columnas, tal y como se indica a continuación:
Entrega de los Lineamientos para la Conformación y Recepción de

Expedientes
Responsable Descripción de la Actividad
Director (a) General/ Director (a) de 1.
Línea/ Coordinador del área de
trabajo/ Analista
2.
La configuración de la tabla a que se refiere el numeral anterior, debe ser de la

siguiente manera:
• Para el encabezado de la tabla: colocar en su lado izquierdo las unidades
que intervienen y los cargos de los responsables de las actividades, con
letra mayúscula, en negritas, arial, tamaño Nro. 10 y en su lado derecho la
descripción de actividades, numeradas paso a paso, en mayúsculas y
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minúsculas (tipo oración), arial, tamaño Nro. 10.
• La denominación del procedimiento debe colocarse de manera justificada,

en la parte superior de la hoja, tipo oración, en negrillas, arial, con un
tamaño de 12 pts.
Los procedimientos deberán ser redactados de forma clara y precisa, señalando:
• Quién debe hacer una actividad, indicando los responsables de su
ejecución y las unidades administrativas que participan.
• Qué y cómo debe hacerse en esa actividad, detallando paso a paso las
acciones, a través de verbos indicativos en tercera persona del tiempo
presente, tales como revisa, recibe, conforma.
• Dónde y cuándo debe hacerse la actividad.
Al momento de describir los procedimientos se debe evitar la duplicidad de

esfuerzos, reprocesos y la descripción de actividades innecesarias. Durante el
levantamiento de la información, podrá determinarse la fusión o eliminación de
tareas o acciones, siempre y cuando no se desvíe el resultado del procedimiento.
La redacción de las actividades del procedimiento, debe ser en tercera persona y

en tiempo presente. En el caso de establecer responsabilidades o lineamientos,
debe redactarse en tiempo infinitivo.
Para la descripción de los procedimientos se podrá utilizar la técnica del

flujograma, como un elemento adicional a la técnica de descripción-acción.
En la sección de “Formularios” se incorporarán, en el orden en el que han sido

mencionados durante la descripción de los procedimientos del Manual, todos los
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formularios asociados a los procedimientos y los instructivos de llenado para cada

uno, tal y como se muestra en el siguiente ejemplo:
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VIII. CONTENIDO GENERAL DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN
El Manual de Organización, es un documento que contiene información detallada

referente al marco jurídico, atribuciones, estructura y funciones de las unidades
administrativas que integran la institución, señalando los niveles jerárquicos,
grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación,
asimismo, además contiene organigramas que describen en forma gráfica la
estructura de organización. Por su naturaleza, este instrumento presenta una
estructura distinta a los manuales de normas y procedimientos.
El Manual de Organización, consta de dos partes, tal y como se detalla a

continuación:
Primera Parte: Descripción general del organismo.

• Portada, según lo establecido en el numeral 07 del presente instrumento.
• Presentación del manual, indicando la importancia de este instrumento
técnico para reflejar la estructura interna del adscrito. Las características
del diseño y formato a fin de facilitar su uso, consulta y actualización.
Adicionalmente la presentación debe hacer mención a la funcionalidad del
instrumento para visualizar de manera rápida la organización del
organismo, la presentación debe incluir la firma de la Máxima Autoridad.
• Índice, según lo establecido en el numeral 13 del presente instrumento.
• Introducción, según lo establecido en el numeral 14 del presente
instrumento.
• Base legal, tal y como fue descrita en los numerales 15 y 16 del presente
instrumento.
• Sistema de objetivos:
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◦ Misión: Al momento de establecer la misión del organismo, es

importante identificar el motivo, propósito, fin o razón de ser de la
organización porque define: 1) lo que pretende cumplir en su entorno o
sistema social en el que actúa, 2) lo que pretende hacer, y 3) el para
quién lo va a hacer. La Misión es influenciada por elementos como: la
historia de la organización, las preferencias de la gerencia y/o de los
propietarios, los factores externos o del entorno, los recursos
disponibles, y sus capacidades distintivas. En términos generales, la
misión de una institución responde a las siguientes preguntas: Para
qué existe la organización, cuál es su negocio, cuales sus objetivos,
cuáles sus clientes, cuáles sus prioridades ,cuál su responsabilidad y
derechos frente a sus colaboradores, y cuál su responsabilidad social.
◦ Visión: Es una exposición clara que indica hacia dónde se dirige la
organización a largo plazo y en qué se deberá convertir, tomando en
cuenta el impacto de las nuevas tecnologías, de las necesidades y
expectativas cambiantes de los clientes, de la aparición de nuevas
condiciones del mercado, etc. Para la construcción de la visión se
debe responder a las interrogantes ¿cuál es la aspiración futura de la
institución? ¿Expresa al futuro deseado de la institución de acuerdo al
marco legal y el Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación?
¿Expresa las competencias requeridas para su funcionamiento?
¿Expresa los principios o valores de funcionamiento?
◦ Valores organizacionales: Los valores deben responder a las
preguntas ¿En qué creemos como organización? Y ¿Cómo somos?,
deben estar alineados con los valores organizacionales del MPPEUCT,
tales como ética socialista, respeto mutuo, constancia,
responsabilidad, confianza, justicia social, integralidad, calidad
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revolucionaria, lealtad, honestidad, vocación de servicio, cooperación,

igualdad, dedicación, corresponsabilidad, entre otros.
◦ Atribuciones, según la legislación que lo rige.
◦ Organigrama general, tal y como se muestra en la siguiente ilustración
OFICINA DE
PLANIFICACIÓN
Y PRESUPUESTO
DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN PRESUPUESTO,
OPERATIVA Y EDUCACIÓN
OPTIMIZACIÓN DE UNIVERSITARIA,
PROCESOS CIENCIA Y
TECNOLOGÍA
Área de Área de Área de

Planificación Área de Presupuesto de Presupuesto
Área Área de Área de Área de Entes para la
de Planificación Planificación Operativa de Organización y Presupuesto de Aplicación, para la
Investigación Presupuesto Entes para Evaluación y
Estratégica y Operativa para Optimización de Nivel Central Intercambio y
Participativa la Formación Nivel Procesos Generar Financiamiento Aplicación de la
Central y Entes Conocimiento del Normativa
Adscritos Conocimiento Laboral
Segunda Parte: Descripción de cada una de las unidades de apoyo, asesoras y

las unidades sustantivas.
• Nombre de la unidad que será descrita en el manual, respetando la
jerarquía y su aparición en el organigrama general.
• Organigrama estructural de la unidad, tal y como se muestra en el
siguiente ejemplo:
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• Objetivo: Debe reflejar el propósito fundamental de la unidad

administrativa, en términos de su orientación y contribución con
el cumplimiento de los fines de la organización, en el marco de la misión
de la institución.
• Funciones/atribuciones: Las funciones comprenden un conjunto de
actividades necesarias para alcanzar los objetivos de la organización, en
consecuencia éstas deben responder al objetivo de la unidad
administrativa y los procesos de la misma. En este sentido, la
formulación de funciones debe hacerse de acuerdo a la siguiente
regla: Verbo en infinitivo + objeto + condición + articulación/vinculación.
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Las funciones deben permitir identificar productos y/o servicios y ser

redactadas con verbos que permitan la cuantificación o medición de
resultados, por ejemplo: formular, realizar, programar, elaborar, efectuar,
registrar, presentar. Y evitar el uso de verbos no cuantificables como por
ejemplo: cristalizar, vigilar, coadyuvar, conocer, dar a conocer,
representar, contribuir, asegurar, etc.
• Desarrollo de la estructura interna (áreas de trabajo), haciendo referencia
al reglamento interno, en esta descripción debe hacerse énfasis en la
importancia de cada área de trabajo, su objetivo, las funciones que
realizan, los procesos bajo su responsabilidad y las características del
personal que las integran. Una vez descritas las áreas de trabajo, se
incorporarán los cuadros de procesos, tal como el ejemplo que se incluye
a continuación, los cuales mostrarán los productos a desarrollar por las
áreas de trabajo:
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ÁREA PROCESOS PRODUCTOS

Estudios organizativos de Informes
mejoramiento de procesos, técnicos/Asesorías
métodos de trabajo y
procedimientos del Ministerio
Seguimiento y control de los Informes técnicos /
proyectos de organización de las Asesorías
instituciones universitarias,
órganos y entes adscritos
Elaboración, actualización, Reglamento Orgánico,

implementación y control de Reglamento Interno,
instrumentos organizativos. Manuales: de
Organización,
de Normas y
Organización y Procedimientos,
Optimización Normativos, Instructivos,
de Procesos Formularios, entre otros.
Apoyo y asesoría en la Marcos Normativos

consolidación del Marco revisados y consolidados
Normativo de las instituciones para la Memoria y
universitarias, órganos y entes Cuenta del ejercicio
adscritos para la conformación económico-financiero
de la Memoria y Cuenta del correspondiente
Ministerio
Mantenimiento del Sistema Instrumentos
Electrónico de Normas y organizativos y
Procedimientos ordenamiento jurídico
incluidos en el sistema
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IX. CONTENIDO GENERAL DE LOS MANUALES DE USUARIO
El manual de usuario es un documento de comunicación técnica que busca

brindar asistencia a quienes utilicen un sistema, a través de un lenguaje de fácil
comprensión para llegar a la mayor cantidad posible de receptores. Estos
manuales están integrados por textos e imágenes que faciliten la comprensión
de los conceptos, la definición de términos suele ser más amplia debido a los
contenidos del sistema a documentar y adicionalmente incluyen una sección de
problemas frecuentes y la forma de solucionarlos, así como los datos de contacto
para asistencia técnica.
El objetivo del manual de usuario consiste en suministrar las herramientas para

que los usuarios interactúen fácilmente con un sistema, así como indicar las
limitaciones en cuanto a los accesos a fin de evitar posibles errores en el manejo
de la información.
Es importante describir los pasos a seguir con explicaciones claras y simples, el

texto debe estar organizado en función a la manera como deberá percibir el
usuario al sistema con el cual va a interactuar.
A los fines del presente instructivo, los manuales de usuario a ser desarrollados
en el MPPEUCT y sus adscritos, serán elaborados con el fin de documentar
principalmente los sistemas de información de las distintas dependencias.
Presentarán una estructura muy similar a la descrita para la elaboración de los

manuales de normas y procedimientos, incluyendo las secciones de normas,
procedimientos, formularios y anexos, en este sentido su contenido quedaría
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establecido de la siguiente manera:

• Índice.
• Introducción.
• Base Legal.
• Definición de Términos.
• Disposiciones Generales.
• Normas.
• Procedimientos.
• Documentación del Sistema.
• Formularios e Instructivos.
• Anexos (si los hubiere).
• Disposiciones Finales.
• Conformes.
• Autorización.
• Interviniero.
El aparte “Documentación del Sistema”, deberá detallarse paso a paso la

interacción que hará el usuario con el sistema de información tal y como se
muestra en el siguiente ejemplo:
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X. DISPOSICIONES FINALES
1. La aprobación del (de los) instrumentos organizativo(s) corresponde a la

Máxima Autoridad del Ministerio, las instituciones de educación
universitaria, órganos y entes adscritos, mediante Punto de Cuenta u otro
documento aprobatorio para tal fin.
2. Todo manual administrativo aprobado por la Máxima Autoridad

correspondiente, debe llevar además de su firma, el sello húmedo oficial.
3. El área de Organización y Optimización de Procesos llevará el control de

los manuales administrativos elaborados y/o actualizados por el
MPPEUCT, así como el histórico que se genere en este sentido.
4. Las instituciones de educación universitaria, órganos y entes adscritos,

deben llevar el control de los manuales administrativos que elaboren o
actualicen.
5. Todo manual administrativo entrará en vigencia a partir de la fecha de su

aprobación por la instancia competente.
6. Las autoridades y los trabajadores deberán velar por el cumplimiento del

presente instrumento, en virtud de lo establecido en el articulo 92 de la
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal.
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XI. CONFORMES
Georlexandra Díaz
Directora General (E) de la
Oficina de Planificación y Presupuesto
XII. AUTORIZACIÓN
La “Guía para la elaboración de manuales administrativos en el MPPEUCT
y sus adscritos” COD.: MPPEUCT-OPP-INS-005-2016 ha sido autorizada
mediante Punto de Cuenta Nro. ___________, de fecha / / ,
presentado al Ciudadano Ministro del Poder Popular para la Educación
Universitaria, Ciencia y Tecnología, por la Directora General (E) de la Oficina de
Planificación y Presupuesto.
Jorge Arreaza Montserrat

Ministro del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología
Según Decreto Nro. 2.181, publicado en Gaceta Oficial Nro. 40.826
de fecha 12/01/2016
36 de 37
XIII. INTERVINIERON
Oficina de Planificación y Presupuesto
Elaborado por:
Analistas del Área de Organización y Optimización de Procesos
Revisado por:
Juan Carlos Colmenares Jinett Ortiz

Planificación Operativa y Coordinadora (E) de Organización y
Optimización de Procesos Optimización de Procesos
37 de 37

Proyecto para Elaboracion de Mnyp Junio2016

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Guía para la elaboración de manuales administrativos en el

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria,

II. Base Legal.................................................................................. 4

III. Definición de Términos…............................................................ 5

IV. Disposiciones Generales…......................................................... 8

Estilo y Formato de los Manuales

VI. Contenido General de los Manuales Administrativos.................. 13

Contenido General de los Manuales de Normas y

VIII. Contenido General de los Manuales de Organización............... 26

IX. Contenido General de los Manuales de Usuario........................ 31

X. Disposiciones finales ….............................................................. 33

La “Guía para la Elaboración de Manuales Administrativos en el Ministerio

II. BASE LEGAL

◦ Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en la

III. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

A los efectos de la presente guía se establecen los siguientes conceptos:

• Actividad: Es la subdivisión de varios grupos de operaciones afines y

• Cuadro de Actividades: Es una herramienta donde se describen las

• Flujograma: Es la representación en forma gráfica de las distintas

• Documento: Es el conjunto de hechos, situaciones o circunstancias,

• Formulario: Documento, físico o digital, diseñado con el propósito de que

• Instructivo de Uso: Documento, físico o digital, que orienta al usuario

• Manuales Administrativos: Se refiere a los manuales de normas y

Se exceptúan de la presente guía, los formularios, con sus respectivos

• Normas: Reglas de carácter particular, específico y de obligatorio

• Proceso: Conjunto de procedimientos relacionados que identifican la forma

• Procedimientos: Sucesión cronológica y secuencial de operaciones

• Unidades de Apoyo: Son las unidades administrativas responsables de

asesorar y apoyar a los diferentes niveles administrativos del Ministerio y

• Unidades Sustantivas: Constituyen el nivel más importante de la

• Actos Normativos: Toda declaración de carácter general o particular

IV. DISPOSICIONES GENERALES

1. De conformidad con lo establecido en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la

2. En virtud de lo establecido en el numeral anterior, y de conformidad con lo

3. Las propuestas de manuales administrativos desarrollados por las diferentes

4. El área de Organización y Optimización de Procesos del MPPEUCT, orientará

5. La Oficina de Planificación y Presupuesto, es la dependencia responsable de

V. ESTILO Y FORMATO DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Para la elaboración de los manuales administrativos, los márgenes establecidos

El texto o cuerpo del manual administrativo se desarrollará en hojas tamaño carta,

• Tipo de letra: Liberation Sans (Equivalente a Arial)

La Portada del documento debe contemplar:

actualización del instrumento, por parte de la autoridad competente.

A continuación, se muestra un modelo de referencia de portadas de

Cada página del documento, debe tener un encabezado con la siguiente

sostenida y en negrillas, tamaño 12, interlineado simple.

El pie de página, se diferenciará con una línea recta en forma horizontal, de

VI. CONTENIDO GENERAL DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

El contenido de los manuales administrativos variará según el tipo, bien sea

En caso de ser requerida la impresión del manual administrativo, deberá hacerse

El aparte correspondiente al “Índice”, debe reflejar los temas desarrollados en el

página en que se inicia el desarrollo de cada uno de ellos.

La “Introducción” deberá describir brevemente el propósito, importancia y

Para cada base legal se deberá indicar, enmarcada de acuerdo a su tipo, la

La “Definición de Términos”, incluye un glosario de definiciones técnicas a las

Las normas generales que rigen el manual administrativo, deberán describirse en

Las “Disposiciones Finales” se refieren a normas relacionadas con la vigencia,

El aparte “Cuerpo” del documento, dependerá del manual administrativo que se

En el aparte de “Conformes” y “Autorización”, se deberán registrar las firmas

Para el registro de la firma en señal de aprobación del referido manual

En cuanto al aparte “Intervinieron”, se debe hacer referencia a los

En este sentido, se debe indicar lo siguiente:

unidad administrativa, haciendo uso de tablas, sin bordes que se puedan