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Acuerdo 027 de 2006
Acuerdo 027 de 2006
(31 Octubre)
ACUERDA:
ARTICULO PRIMERO:
Acervo documental:
Administracin de archivos:
Almacenamiento de documentos:
Archivista:
Archivstica:
Disciplina que trata los aspectos tericos, prcticos y tcnicos de los archivos.
Archivo:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su
gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a
la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo central:
Archivo de gestin:
Archivo de la oficina productora que rene su documentacin en trmite, sometida a
continua utilizacin y consulta administrativa.
Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden
distrital y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los organismos del orden
municipal y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden
nacional y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo electrnico:
Archivo histrico:
Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestin, la documentacin
que por decisin del correspondiente Comit de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.
Este tipo de archivo tambin puede conservar documentos histricos recibidos por
donacin, depsito voluntario, adquisicin o expropiacin.
Archivo privado:
Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters
pblico y declarado como tal por el legislador.
Archivo pblico:
Archivo total:
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Asiento descriptivo:
Conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripcin de un
instrumento de consulta y recuperacin.
Asunto:
Carpeta:
Catlogo:
Certificacin de documentos:
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o
recepcin, hasta su disposicin final.
Clasificacin documental:
Cdigo:
Coleccin documental:
Conjunto de documentos reunidos segn criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene
una estructura orgnica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al
orden original.
Comit de archivo:
Grupo asesor de la alta Direccin, responsable de cumplir y hacer cumplir las polticas
archivsticas, definir los programas de gestin de documentos y hacer recomendaciones
en cuanto a los procesos administrativos y tcnicos de los archivos.
rgano asesor del Archivo General de la Nacin y de los Consejos Territoriales del
Sistema Nacional de Archivos, encargado de conceptuar sobre: el valor secundario o no
de los documentos de las entidades pblicas y de las privadas que cumplen funciones
pblicas la eliminacin de documentos a los que no se les pueda aplicar valoracin
documental la evaluacin de las tablas de retencin y tablas de valoracin documental.
Comunicaciones oficiales:
Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de
organizacin de fondos acumulados es pertinente el uso del trmino "correspondencia",
hasta el momento en que se adopt la definicin de "comunicaciones oficiales" sealada
en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nacin.
Conservacin de documentos:
Consulta de documentos:
Copia:
Copia autenticada:
Copia de seguridad:
Cuadernillo:
Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado por la costura de
uno o varios cuadernillos.
Cuadro de clasificacin:
Custodia de documentos:
Guarda o tenencia de documentos por parte de una institucin o una persona, que implica
responsabilidad jurdica en la administracin y conservacin de los mismos, cualquiera
que sea su titularidad.
Depsito de archivo:
Depuracin:
Descriptor:
Deterioro:
Digitalizacin:
Digitar:
Decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los
documentos, registrada en las tablas de retencin y/o tablas de valoracin documental,
con miras a su conservacin total, eliminacin, seleccin y/o reproduccin.
Distribucin de documentos:
Documento:
Documento activo:
Documento de apoyo:
Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no
hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus
funciones.
Documento de archivo:
Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn
de sus actividades o funciones.
Documento esencial:
Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido
informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del
mismo, aun despus de su desaparicin, por lo cual posibilita la reconstruccin de la
historia institucional.
Documento facilitativo:
Documento histrico:
Documento nico que por su significado jurdico o autogrfico o por sus rasgos externos y
su valor permanente para la direccin del Estado, la soberana nacional, las relaciones
internacionales o las actividades cientficas, tecnolgicas y culturales, se convierte en
parte del patrimonio histrico.
Documento inactivo:
Documento misional:
Documento original:
Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.
Documento pblico:
Documento semiactivo:
Eliminacin documental:
Empaste:
Tcnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La unidad
producto del empaste se llama "legajo".
Encuadernacin:
Expediente:
Facsmil:
Fechas extremas:
Foliar:
Folio:
Hoja.
Folio recto:
Folio vuelto:
Fondo abierto:
Fondo acumulado:
Fondo cerrado:
Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese
definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurdicas que los
generaban.
Fondo documental:
Funcin archivstica:
Gestin documental:
Gua:
Identificacin documental:
Primera etapa de la labor archivstica, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las
categoras administrativas y archivsticas que sustentan la estructura de un fondo.
ndice:
ndice cronolgico:
ndice onomstico:
ndice temtico:
ndice toponmico:
Inventario documental:
Legajo:
Legislacin archivstica:
Conjunto de normas que regulan el quehacer archivstico en un pas.
Manuscrito:
Marca de agua (Filigrana): Seal transparente del papel usada como elemento distintivo
del fabricante.
Microfilmacin:
Muestreo:
Normalizacin archivstica:
Ordenacin documental:
Fase del proceso de organizacin que consiste en establecer secuencias dentro de las
agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificacin.
Organigrama:
Organizacin de archivos:
Organizacin documental:
Patrimonio documental:
Principio de procedencia:
Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se establece que
los documentos producidos por una institucin y sus dependencias no deben mezclarse
con los de otras.
Produccin documental:
Protocolo:
Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los escribanos
y notarios autorizan con formalidades.
Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un nmero consecutivo a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o
de envo, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de
vencimiento que establezca la ley.
Recepcin de documentos:
Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la
admisin de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurdica.
Recuperacin de documentos:
Accin y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos
requeridos.
Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o
automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria,
nombre o cdigo de la dependencia competente, nmero de radicacin, nombre del
funcionario responsable del trmite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Reglamento de archivo:
Instrumento que seala los lineamientos administrativos y tcnicos que regulan la funcin
archivstica en una entidad.
Reprografa:
Retencin documental:
Seccin:
En la estructura archivstica, unidad administrativa productora de documentos.
Seleccin documental:
Serie documental:
Signatura topogrfica:
Subserie:
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Testigo:
Tipo documental:
Tomo:
Unidad encuadernada o empastada, con foliacin propia, en que suelen dividirse los
documentos de cierta extensin.
Trmite de documentos:
Transferencia documental:
Unidad administrativa:
Unidad de conservacin:
Pueden ser unidades de conservacin, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y
los libros o tomos.
Unidad documental:
Valor administrativo:
Valor cientfico:
Valor contable:
Valor cultural:
Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos,
vivencias, tradiciones, costumbres, hbitos, valores, modos de vida o desarrollos
econmicos, sociales, polticos, religiosos o estticos propios de una comunidad y tiles
para el conocimiento de su identidad.
Valor fiscal:
Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pblica.
Valor histrico:
Valor primario:
Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben
hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables.
Valor tcnico:
Valoracin documental:
Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
ARTCULO SEGUNDO.