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ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS

NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN

PRESENTADO POR:
ADRIANA YEPEZ CASTILLO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE


TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
TOCAIMA
2018
ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS
NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN

PRESENTADO A:
MARIA ANTONIA HERNANDEZ ALBADAN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE


TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
TOCAIMA
2018
1. Individualmente deben realizar un mapa conceptual del marco legal de
archivos en

Colombia, los temas son:

- Ley 594 de 2000.

- Acuerdo 060 del 2001

LEY 594 DE 2000

LEY GENERAL DE ARCHIVOS

ESTABLECE LAS REGLAS Y PRINCIPIOS


QUE REGULAN LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA
DEL ESTADO

Es decir

ARCHIVO PÚBLICO ARCHIVO PRIVADO ARCHIVO TOTAL


De interés publico

Presentación de servicios Aquel que para la Proceso integral de


públicos a entidades historia es de interés los documentos
privadas público

SOPORTE DOCUMENTAL
Toda evidencia que contenga Documentos originales que
material, tales como fotos, garantizan autenticidad e
archivos visuales, fílmicos integridad

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Encargada de orientar y coordinar la función la función archivística


salvaguardada el patrimonio de los archivos que allí reposan

Por ende

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO: Leda


ARTÍCULO 7: Los archivos de la
importancia a los archivos, e históricos como
jurisdicción y competencia se clasifican
parte fundamental de la memoria colectiva

Control y vigilancia. El archivo general de la


 Archivo general de la nación
nación podrá adelantar en cualquier
momento visitas de la inspección a los  Archivo general del departamento
archivos de los estados  Archivo general de distrito

Recompensa a la hora de guardar los documentos de la


ARTICULO 50:

Estimulo por parte del gobierno no nacional otorgando


premios no tributarios, a empresas que con acciones
contribuyan a salvaguardar los documentos del país.

Es decir

Artículo 51:
ACUERDO 42 DE 2002
Apoyo de los organismos de control

La procuraduría general de la nación y la


controlaría general de la republica Criterios por la organización de
prestara todo el apoyo, al archivo general archivos en las entidades
de la nación para que se cumpla todo lo públicas
establecido en la ley

LOS ARCHIVOS SE CLASIFICAN

 ARCHIVOS DE
GESTIÓN
 ARCHIVO CENTRAL
 ARCHIVO HISTÓRICO
2. Consultar e investigar cada uno de los contenidos descritos a
continuación

 Qué es la Gestión Documental mencione y explique cada uno de sus


ocho procesos.

La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que


la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende
procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental,


se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí
y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas
del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo
Histórico):

PRODUCCIÓN

Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus


funciones.

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y


diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones
propias de cada entidad o dependencia.

RECEPCIÓN

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe


realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.

Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que


correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos
de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites
correspondientes.

DISTRIBUCIÓN

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su


destinatario.

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al


exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los
documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de
recepción y envío de los mismos.

TRÁMITE

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento


de su función administrativa.

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de


documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran
sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad
existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos
establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

ORGANIZACIÓN

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción


de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos
archivísticos.

La organización de los documentos permite una rápida identificación de los


expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las
oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los
usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición
final.
 Elaboración de inventarios documentales.
 Organización y entrega de transferencias documentales.
 Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD.

CONSULTA

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la


información que contienen Las actividades básicas en esta fase son:

1. Formulación de la consulta

 Determinación de la necesidad y precisión de la consulta.


 Determinación de competencia de la consulta.
 Condiciones de acceso.
 Disponibilidad de información en términos de restricciones por
reserva o por conservación.
 Reglamento de consulta

2. Estrategia de búsqueda

 Disponibilidad de expedientes.
 Disponibilidad de fuentes de información.
 Establecimiento de herramientas de consulta.
 Ubicación de los documentos.

3. Respuesta a consulta

 Atención y servicio al usuario.


 Infraestructura de servicios de archivo.
 Sistemas de registro y control de préstamo.
 Uso de testigos y formatos para el control de devolución.
 Implantación de medios manuales o automáticos para localización de
información
CONSERVACIÓN

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la


integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su
contenido.

Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y


medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o
reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su
integridad y estabilidad.

Aspectos a tener en cuenta:

Ubicación

Aspectos estructurales

Capacidad de almacenamiento

Distribución

Estantería

Distribución de la estantería

Mobiliario

Condiciones ambientales:

Ventilación

Iluminación

Mantenimiento

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a
su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo
dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración
Documental.

La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor


permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su
actividad y trascendencia.

 Mencione la importancia, objetivos, ventajas y desventajas de la


gestión Documental

Importancia de un Sistema de Gestión Documental

Se basa entre otros en los siguientes puntos base:

 Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un


servidor documental central.
 Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan
que recuperar los documentos desde diferentes lugares y
departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por
la persona que está buscando la información.
 Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera
segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso
a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.
 Control de cambios de los documentos y control de revisiones y
accesos que se realizan a los documentos.
 Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión
de la misma documentación.
 Captura y extracción de la información de los documentos en papel y
la integración en el sistema de gestión documental como meta datos.
 Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la
situación de archivado de las copias físicas.
Ventajas y Desventajas de los Sistema de Gestión Documental

Ventajas:

- Rapidez y acceso inmediato

- Acceso instantáneo a toda la documentación.

- Reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo.

- Resolución del problema de localización.

- Control total sobre la documentación e información.

- Información compartida entre diferentes usuarios.

Fácil y rápida distribución o envío de documentos.

- Ahorro material

- Ahorro en impresión de documentos (fotocopias, copias impresas,...).

- Eliminación de desplazamientos.

- Ahorro de espacio físico.

- Seguridad y fiabilidad
Desventajas:

- Factor económico, la aplicación de este tipo de sistemas conlleva una


inversión monetaria importante.

- Las personas no autorizadas pueden acceder ilícitamente a los datos


sensibles en una computadora o un servidor si los protocolos de seguridad
están por debajo del nivel aceptable.

- Hay que definir planes de redundancia (es decir, siempre hay que
almacenar la información en servidor de respaldo secundario que esté
ubicado a distancia) para poder recuperar los datos en caso de robo,
incendio o inundación.

- Riesgo de violar alguna ley u otros reglamentos de trastrabillad y resguardo


de la información.

 Archivo, importancia, funciones, clasificación, Documento,


características.

Concepto de archivo

Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin


concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos.
También denominamos fichero al lugar físico donde se almacena la
documentación.

Si atendemos a la frecuencia de consulta del archivo, lo podemos


clasificar en:

Archivos activos: Aquellos donde los documentos son consultados


frecuentemente o que la documentación, ya sea por su valor administrativo,
legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión
de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una
vez al mes.
Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados
del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar
información para comprobar operaciones realizadas.

Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente,


que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta
la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función

Las funciones del archivo dentro de una empresa son las siguientes:

 Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la


empresa
 Asegurar la perfecta conservación de los mismos así como la máxima
rapidez posible a la hora de localizarlos
 Cumplir con las disposiciones legales

Importantancia el archivo en una empresa

Por imperativo legal: el art. 30 del Código de Comercio obliga a conservar


durante seis años libros y documentación que generan derechos y
obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la
obligación aunque cese la actividad empresarial.

Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las


decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en
los documentos que se generan con la actividad del negocio.

Documentación Mercantil

Documentación mercantil que debe conservarse durante seis años: destacan


las facturas, debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las
recibidas el documento original. También se incluye la documentación
relacionada con la liquidación de los impuestos correspondientes a cada
actividad empresarial.

Documentación de carácter interno: No están afectados por la


obligatoriedad, la empresa los conserva el tiempo que considere oportuno y
después los destruye.

Documentos especiales relacionados con la constitución o con el


patrimonio: Destacan las escrituras de propiedad, los estatutos
fundacionales, los certificados de inscripciones en registros oficiales, actas
notariales…Se conservan de manera indefinida.

Documentos Socio-laborales

Que se conservan seis años: libros de registro relacionados con los


trabajadores como el Libro de Matrícula Personal y el libro de visitas.

Que se conservan cinco años: Contratos de trabajo, justificantes del pago


de salarios y liquidación de seguros sociales.

Un buen archivo debe cumplir las siguientes características:

 Fácil de usar por cualquiera


 Rápido, que no tardemos más de unos minutos en encontrar lo que
buscamos
 Flexible, debe permitir oscilaciones sin crear grandes dificultades
 Seguro, que los documentos no se deterioren
 En resumen, rentable
 Recibo y despacho de documentos, Mencione los pasos según el
artículo 21 del título quinto de la Ley general de archivos en Colombia.

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS El artículo 21 del título quinto


de la ley general de archivo de Colombia señala que las entidades deberán
elaborar programas de gestión de documentos, Pudiendo contemplar el uso
de las nuevas tecnologías y soportes de cuya aplicación deberán observarse
los principios y procesos archivísticos.

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Es una oficina o departamento donde


se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y
comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y funcionarios de las
diferentes dependencias.

FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Las entidades


deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de
correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los
servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de
tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa
de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los
procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia
en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma
ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en
una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede,
habrá unidad de correspondencia. Así, de acuerdo a la anterior podemos
mencionar algunas de las funciones que se debe cumplir al interior de las
unidades de correspondencia:

1. Vigilar que las acciones de las áreas que integran la Unidad de


Correspondencia y Archivo se realicen de acuerdo a los criterios
establecidos.

2. Organizar, supervisar y controlar las actividades de recepción de la


correspondencia oficial dirigida a las diferentes áreas de la empresa.

3. Supervisar las actividades de los responsables de área en la Unidad, de


acuerdo a los procedimientos de trámite y control interno, que permitan ser
eficientes en su funcionamiento.
4. Supervisar las actividades de control y seguimiento de las peticiones que
aún no han obtenido respuesta por parte de las Dependencias asignadas
para su conclusión.

5. Presentar a la Unidad Administrativa los requerimientos de los recursos


necesarios para el adecuado cumplimiento de las actividades.

6. Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades


de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan
funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para
la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta
de los documentos

 Elabore un cuadro comparativo de Ordenación Documental y


clasificación

CODIGO SECCIÓN Y SERIES

1C LEGISLACIÓN

1C1 DISPOSICIONES LEGALES EN MATERIA


1C 2 PROGRAMAS Y PROYECTOS SOBRE LA
LEGISLACIÓN
1C 3
LEYES

1C 4 CÓDIGOS

1C 5 CONVENIOS Y TRATADOS
INTERNACIONALES

1C 6 DECRETOS
1C 7 REGLAMENTOS

1C 8 ACUERDOS GENERALES

1C 9 CIRCULARES
INSTRUMENTOS JURÍDICOS
1C 10 CONSENSUALES
 Mencione y explique los sistemas de ordenación documental.

El sistema ordenación es la operación de unir los elementos o unidades de


un conjunto relacionándolos unos con otros. En el caso de los archivos, estos
elementos serán las series dentro de las secciones o las unidades
documentales dentro de las series. Es importante resaltar que la ordenación
debe hacerse a las series documentales, según las características propias de
cada una de ellas. Dicho orden se determina mediante la aplicación de los
sistemas de ordenación, los cuales materializan la idea de secuencia y se
clasifican en: alfabéticos, numéricos y mixtos.

1. SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS

Se apoyan en una base de conocimiento universal: el Alfabeto. Tienen como


fundamento el orden alfabético de todas las letras del nombre o del asunto.

Sistemas alfabéticos se denominan directos, porque los documentos se


pueden consultar con solo leer el nombre en la unidad de conservación
(carpeta, bolsa, legajador, entre otros).

Los sistemas de ordenamiento alfabético son tres:

Onomástico

Toponímico o Alfabético-Geográfico

Temático

SISTEMA ONOMÁSTICO

Este sistema se utiliza para ordenar nombres, los cuales pueden ser:

Nombres de Personas Naturales: según el Código Civil, “son personas


naturales todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su
edad, sexo, estirpe o condición
Nombres de Razones o Firmas Sociales: Es el nombre bajo el cual se
conoce la empresa. Este corresponde al Registro en la Cámara de Comercio.

SISTEMA TOPONÍMICO

El sistema toponímico o alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es


la ordenación de las series y subseries documentales alfabéticamente por
nombres lugares. Este tipo de ordenación puede basarse en países, estados,
territorios, zonas, direcciones, entre otros. Siempre teniendo en cuenta el
criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades
administrativas.

El sistema toponímico tiene un campo de acción sujeto a restricciones de


carácter territorial. Para la identificación de las guías y subguías siempre se
hace necesario un mapa.

SISTEMA TEMÁTICO

Es la ordenación alfabética de las series y subseries documentales, por el


asunto o tema de su contenido. Es un sistema que permite tener juntos todos
los documentos que se generan alrededor de una misma gestión
administrativa.

Este sistema supone una definición exacta concisa, específica y clara de los
asuntos que se tramitan en las dependencias y la difusión de los mismos,
para que todas las dependencias conservan hasta donde les sea posible, los
mismos asuntos generales.

2. SISTEMA DE ORDENACIÓN NUMÉRICO

Los sistemas numéricos representan el ordenamiento basado en números;


éstos se usan para rotular las guías, subguías, carpetas e índice.

El principio numérico se considera indirecto porque en el momento de


archivar y/o localizar un documento se requiere consultar una base de datos,
un índice o un registro numérico, para determinar el número que le
corresponde.
Sistema Ordinal

Consiste en asignar a cada individuo, firma o asunto (según la serie


documental) un número en forma progresiva. Con esta numeración se
identifican las unidades de conservación que conforman una serie
documental.

Cuando los documentos obedecen a numeraciones consecutivas (como


facturas, órdenes de compra, pedidos, remisiones, pólizas, resoluciones,
Acuerdos, Ordenanzas, entre otros.) se disponen en las respectivas
unidades de conservación en forma progresiva, obedeciendo a la
numeración que los identifica.

Componentes:

Archivo numérico principal

El archivo numérico principal contiene:

Guías y subguías numéricas: pueden aparecer en distintas posiciones, según


la aplicación que se utilice.

Las guías pueden estar divididas en milésimas (0000 a 9000) o centenas


(100 a900) y las subguías en decenas (10 a 90) o veintenas (20 a 80).

Carpetas: contienen las unidades documentales. Se rotulan con números


consecutivos que reemplazan al nombre.

SISTEMA CRONOLÓGICO

Este sistema toma el tiempo como elemento fundamental. El orden


cronológico tiene gran importancia en todas las manifestaciones humanas.
Su uso indirecto abarca todos los sistemas de ordenamiento.

Métodos:

Pueden distinguirse diferentes métodos de ordenación cronológica, entre


ellos se destacan los siguientes:

Cronología Rígida: se basa en una ciega ordenación por fechas. La


ordenación por este método consiste en ubicar un documento detrás del otro
en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha
sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y
al final el día. Las unidades documentales simples con ordenación
cronológica se presentan en la serie, Consecutivo de Correspondencia
Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así:

2004, 02, 28

2004, 03, 01

2004, 03, 03

2004, 03, 04

Cronología Circunstancial: satisface las necesidades de la documentación


que por ciertas circunstancias debe estacionarse a través del tiempo, para
que cumpla su objetivo. Una de sus aplicaciones más usuales de este
método es el recordatorio de vencimientos.

En el sistema recordatorio e vencimientos debe aparecer al principio de la


unidad de instalación el mes que cursa y a continuación los meses
siguientes, de acuerdo con el orden del calendario.

Cada mes vencido va al final de la unidad de instalación y los días vencidos


pasan al mes siguiente.

3. SISTEMA DE ORDENACIÓN MIXTOS

Alfanuméricos

Este sistema combina el principio alfabético con el numérico. Se puede


utilizar en la ordenación de las series de una dependencia cuando están
representadas con las letras del alfabeto que identifican la oficina productora,
seguido de los dígitos de series y subseries. Por ejemplo:

En la Secretaría Ejecutiva:

SE-O1 Actas
SE-O1-O1 Actas de Junta Directiva

SE-O2 Informes

SE-O2-O1 Informes de Actividades

SE-O2-O2 Informes de Gestión

En la División Administrativa:

DA-O2 Informes

DA-O2-O1 Informes de Actividades

DA-O2-O2 Informes de Gestión

En la División Financiera:

DF-O2 Informes

DF-O2-O1 Informes de Actividades

DF-O2-O2 Informes de Gestión

DF-O2-O3 Informes a Organismos de Control.

El sistema alfanumérico también puede emplearse para ordenar la serie


documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En
este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables,
siempre estarán asociados. Por ejemplo, los contratos de prestación de
servicios pueden ordenarse con base en el año de celebración del contrato y
el nombre del contratista, así:

2003 ACOSTA PÉREZ, Carlos José

2003 CASTRO GIL, Ana María

2004 ALZATE LOPERA, Juan Manuel

2004 ZAPATA GODOY, Luz

Ordinal Cronológico
Este sistema se basa en la combinación de dos sistemas numéricos: el
ordinal y el Cronológico. Puede aplicarse a series cuyas unidades
documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (Decretos,
Acuerdos, Resoluciones), los cuales se orden en primer lugar por el número
de la unidad documental y después por la fecha de expedición. Ejemplo:

001 2003-04-31

002 2003-07-21

003 2004-05-19

004 2004-06-16

005 2004-08-11

006 2004-08-18

La adopción de un sistema de ordenación depende de las características y el


volumen de la serie documental, lo importante es que permite recuperar la
información en forma ágil y oportuna.

 Tabla de retención documental, función, implementación y sus


elementos

Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus


correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las
unidades administrativas de una entidad o institución, en cumplimiento de
sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada
fase de archivo.

ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE

Las T.R.D. son el instrumento archivístico esencial que permite la


normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción
documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los
archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.

Funciones de las Tablas de Retención Documental

Manejo de la información:

Para llevar a cabo la ejecución de una Tabla de Retención Documental se


exige el total reconcomiendo de los documentos, su clasificación y su
relevancia empresarial. En este punto de desarrollo, empezarás a notar
como el manejo de la información se hace más fluido y estandarizado, lo que
hace que el reconocimiento de la estructura organizacional sea más enfático
y útil.

Control y acceso a los documentos:

Cuando se identifican las categorías y tipologías documentales, se logra una


homogenización de las matrices de archivo. Esto permite un mejor orden y
así un mayor control de lo que se produce, su ubicación y su disposición. En
sí, se conoce a profundidad la estructura de la información y su incidencia en
los procesos de la empresa.

Selección y conservación:

El objetivo central de las Tablas de Retención Documental es la realización


optimizada de las categorías archivísticas de los documentos, con el fin de
establecer matrices que dejen claras las prioridades de la información, su
usabilidad y su relevancia a través del tiempo. De esta forma se especifican
no solo su categoría documental, sino que también el tiempo que el
documento estará en archivo y finalmente, los procesos que se deberán
llevar a cabo cuando el tiempo de su ciclo de vida finalice.
Manejo integral:

Cuando la documentación es revisada, gestionada y seleccionada, se está


haciendo un amplio trabajo en pro de un correcto manejo de la información,
esto hace que la seguridad de los documentos sea mucho mayor, su acceso
y ubicación sea más fácil y su archivo más optimizado.

Identificación de documentos de apoyo:

Como se mencionó en puntos anteriores, para realizar un buen uso de una


Tabla de Retención documental, es necesario conocer a profundidad la
estructura organizacional de la empresa, sus divisiones y tipologías. Esto
contribuye a que se identifique con mayor facilidad, aquellos documentos que
pueden ser de utilidad administrativa

3. Elabore un paralelo según la formación de los archivos(Gestión,


Central e Histórico

4. 4 Elabore un cuadro sinóptico de los pasos para el recibo de


documentos.

5. Visite una empresa dónde investigue sobre:


6. Producción de documentos
7. Organización de documentos:
8. Recepción
9. Radicación
10. Registro
11. Distribución
12. Trámite: Clasificación, ordenación, descripción),
13. Consulta y conservación de los documentos

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