TA62D3 Ordenacion Documental

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
TALLER
Página 1 de 7
REGIONAL: CÓDIGO
CENTRO DE FORMACIÓN: CÓDIGO
PROGRAMA DE FORMACION: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

NOMBRE DEL PROYECTO: Implementación de servicios técnicos y CÓDIGO DEL
tecnológicos para la gestión de archivos en el PROYECTO
sector empresarial
ACTIVIDAD DEL PROYECTO: Elaborar el plan de trabajo para la ejecución FASE DEL PLANEACIÓN
de los procesos de gestión, trámite, PROYECTO:
organización documental en la entidad,
aplicando herramientas tecnológicas.
COMPETENCIA: Organización de documentos en el archivo de GUÍA: 2
gestión.
RESULTADOS DE APRENDIZAJE:
Organizar documentos de archivo teniendo en cuenta procedimientos y
normativa legal vigente.
Preservar documentos de archivos de acuerdo con la normativa legal vigente.
TALLER EN CLASE: Ordenación Documental

NOMBRE COMPLETO DEL
APRENDIZ:
NOMBRE COMPLETO DEL
INSTRUCTOR:
FECHA DE ELABORACIÓN:
TIEMPO ASIGNADO PARA EL
TALLER:
Apreciado Aprendiz:
Este taller tiene como finalidad, recoger evidencias de desempeño, de conocimiento y de

producto, de la competencia ORGANIZAR DOCUMENTOS DE ARCHIVOS DE GESTIÓN.
Instrucciones:
Respetado Aprendiz, de manera individual, resuelva el taller de “Ordenación Documental”,

seguidamente, responda todas las preguntas que se relacionan en el taller y entregue documento
en físico a su instructor(a).
Preguntas a responder:
TALLER
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El sistema alfabético se subdivide en: ___________________________
a. Geográfico por asunto b. Onomástico, geográfico, temático

c. Onomástico, geográfico d. Mixto, alfabético y numérico
La división geográfica por zonas, departamentos y ciudades es: __________________
a. Departamental b. Municipal
c. Nacional d. Todas
Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial
de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en
primer lugar el año, seguido del mes y al final el día
A. Onomástico B. cronológico
C. Temático D. Alfanumérico
4. Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente
acordado
a. Ordenación Documental b. Clasificación Documental

c. Descripción Documental d. Organización Documental
COMPLETO (Este punto tiene el valor de un punto

TALLER
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SISTEMAS DE ORDENACIÓN
REGLAS
PERSONAS NOMBRES RAZON O FIRMAS

NATURALES SOCIALES
PRÁCTICA SISTEMA ALFABETICO (Personas Naturales)

TALLER
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1.Ordene la siguiente información mediante el sistema ALFABETICO, Personas Naturales, para el

grupo de aprendices de la Especialidad Técnico en Asistencia Administrativa, municipio de...
 Utilice un color para las guías Auxiliares: 1ra Posición

 Utilice un color diferente para las guías Principales: 2da Posición
Marque porta-índice, según la información contenida en el Gavetero.
Patricia Del Pilar Ararat Carrillo Gueiler Guzmán Gafaro Pablo Antonio Mojica Mendoza
José Ramiro Balaguera Castro Guerrero Beatriz Monoga
Jairo Bernhard Cárdenas García Elva Lucia García Rivera Edith Mora Peña
Nelson Enrique De la Ossa Jessica Nerea Gélvez Archila Fany Rodríguez Botello
Cañizares-Reyes Jheison José Gélvez Archila Jorge Enrique Navarro Barbosa
Blanca María Cogollo de Meza Omaira Alejandra Gulloso Jesús Eliuth Núñez Celis
Mayra Daniela Contreras Viuda Sánchez Melissa Candelaria Ortiz Rivera
de Lozada Glendy Shirley Jaimes Girón Héctor William Pabón Delgado
Ximena Cortes Avella Luisa Fernanda Leal Lozada Sindy Julieth Porras Ochoa
Smith Mac Wong Claudia León Calderón Leidy Viviana D’mario Rey-
EvaLuna Montaner Faria Yesid Alejandro Manrique Triana
Nubia Osmany Díaz Cárdenas Martínez Weimar De la Espriella Espinel
Sandra Martínez Pérez
Milagro Carolina Moreno
Guerrero
Procedimiento: Determine índice, guías y carpetas
SISTEMA ALFABETICO (Nombre De Razones O Firmas Sociales)
La Sociedad TEJAR Ltda., desea organizar su archivo de clientes, entre los cuales encuentran los
siguientes al año actual:
Asociación de Mujeres Madre Enrique García e Hijos Ltda. Almacén Calzado Burgos
Cabeza de Familia (ASOMUCAF) Restaurante Los Ochoa Hotel El imperial
Hotel Atlantis Plaza Hotel Funeraria La Esperanza Asociación Nacional de
Heladería boquitas Carlos Ortiz y hermanos Ltda. Institutores de Norte
Almacén calzado Mantainpower Emisora la Voz del Norte santandereanos ASINORT
Confecciones El ángel Transcootrafonorte S.A Transontiveros S.A
Fundación del Catatumbo Colegio Luis Carlos Galán Luzmary Hernández & Cía. Ltda.
FUNDESCAT Sarmiento Compañía Transportadora
Hotel Villa Real de Cúcuta Asociación de Productores del Panameña
Almacén Calzado Lupe Municipio de Tibú Heladería Popsy
Restaurante A comer se dijo (ASOPROMUCA) Hotel Bolívar
Asociación de Cacaoteros Confecciones el Palacio de la Notaria Quinta
(ASOCATI) Novia Funeraria Los Olivos
TALLER
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Colegio María Reina Restaurante Doña Pepa Nacional de Chocolates S.A
Restaurante el Buen sazón La casa del Electrodoméstico Proyectos educativos Cúcuta
Colegio Comfanorte Juzgado 2 Ltda.
Funeraria San Juan de Dios La Industria del Mueble Colegio Sagrado Corazón de
Hotel Lord Juzgado 3 Jesús
Restaurante El Balcón Paisa Consorcio minero y Cía. Ltda. Notaria 1
Notaría 4 Colegio Francisco José de Caldas
Notaria Tercera Almacén Muebles y Muebles
Colegio San Juan de la Cruz
Procedimiento: Determine índice, guías y carpetas
SISTEMA ALFABETICO (Temático)
La empresa de servicios públicos de XXX del Municipio de XXX, le ha encomendado la misión de

organizar el archivo. Para ello debe tener presente las siguientes funciones realizadas dentro de
cada dependencia.
(Sección) Gerencia: (Sección) División Financiera: (Sección) Dirección Talento

Acuerdos de Junta Directiva Libros Contables Humano:
Informes Libro Inventarios Informes Eventos Ejecutados
Actas de Junta Directiva Libros Auxiliares Informes Proyectos
Acuerdos Libro mayor y balances Informes Actividades
Proyectos Implementación de Libro diario de caja Integración
organización horizontal Informe de Actividades Informes Sostenibilidad
Proyectos Implementación Ejecutadas Actas Reuniones Ordinarias
Sistema de Gestión Informe de Actividades por Actas Reuniones Extraordinarias
Empresarial Ejecutar Actas de Organización Eventos
Proyectos Implementación Informe de Control y Seguimiento Culturales
Sistema de Gestión de la Informe de Pago de Impuesto Informe de actividades
Calidad Informes de Actividades
Informes de Gestión
SISTEMA ALFABETICO (Toponímico o Geográfico)
La Editorial Panamericana S.A., con sede en Bogotá - Colombia, nos ha encargado la organización
de su correspondencia. En ella encontramos documentos marcados, así:
PERU  Fabricio Villamizar Hermanos & Ltda.

 Lima  Mayra Contreras Vergel
 La Casa del Editor  Banco Occidente
TALLER
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 Alianza de Editores  Maracaibo
 Almacén y Librería Braicol  Editorial Buhumon
 Carmen Ossa & Hermanos Ltda.  Pedro Prieto & Hermanos Ltda.
 Arequipa  Papelería Los maracuchos
 Libreros & escritores Ltda.  Restaurante Picoteo
 Carmito Ariza Pérez  Maturín
 Centro del escritor & asociados Ltda.  Restaurante Los 3 Cochinitos
 Peruanitos & hermanos Ltda.  Almacén Centro Materiales
COLOMBIA  Banco Venezuela
 Norte de Santander  Banco Exterior
 Librería y Papelería Panamericana  Valencia
 Papelería Los Bogotanitos  La casa de la fotografía
 Ariza y asociados Ltda.  Juan Carlos Gómez y C.A.
 Amazonas  Gasolina Extra
Librería La casa del Bumangués  Puerto La Cruz
Papelería la Bumanguesa  Droguería El gran oriente
Distribuidora Bucaramanga  Zapatería Nuevo mundo
VENEZUELA  Restaurante Oriental
 Caracas  Calzado Nuevo Milenio
 La casa del Editor
 Compañía transportadora de insumos
Instrucciones para la organización del archivo:
Marque la palabra inicial del orden - Determine las guías - Establezca orden prioritario de zonas
geográficas.
.
TALLER
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Aprendiz: _____________________
Fecha: _______________________

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TALLER EN CLASE: Ordenación Documental

Este taller tiene como finalidad, recoger evidencias de desempeño, de conocimiento y de

Respetado Aprendiz, de manera individual, resuelva el taller de “Ordenación Documental”,

El sistema alfabético se subdivide en: ___________________________

a. Geográfico por asunto b. Onomástico, geográfico, temático

La división geográfica por zonas, departamentos y ciudades es: __________________

a. Ordenación Documental b. Clasificación Documental

COMPLETO (Este punto tiene el valor de un punto

PERSONAS NOMBRES RAZON O FIRMAS

PRÁCTICA SISTEMA ALFABETICO (Personas Naturales)

1.Ordene la siguiente información mediante el sistema ALFABETICO, Personas Naturales, para el

 Utilice un color para las guías Auxiliares: 1ra Posición

Marque porta-índice, según la información contenida en el Gavetero.

Procedimiento: Determine índice, guías y carpetas

SISTEMA ALFABETICO (Nombre De Razones O Firmas Sociales)

Procedimiento: Determine índice, guías y carpetas

SISTEMA ALFABETICO (Temático)

La empresa de servicios públicos de XXX del Municipio de XXX, le ha encomendado la misión de

(Sección) Gerencia: (Sección) División Financiera: (Sección) Dirección Talento

SISTEMA ALFABETICO (Toponímico o Geográfico)

PERU  Fabricio Villamizar Hermanos & Ltda.

Instrucciones para la organización del archivo:

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