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ADMINISTRACIN ASCENDENTE
Qu es la administracin ascendente?
Una relacin slida con su gerente puede aumentar su eficacia y facilitar su vida laboral. Adems le
ayuda a:
Sin una relacin slida con su gerente, los malentendidos y la falta de comunicacin pueden desviar
el tiempo y la atencin destinados a los clientes y a la competencia. Si descuida esta relacin:
Sus metas y prioridades podran no estar de acuerdo con las de su gerente, lo que provocara
frustracin y descontento en una o ambas partes
En el mejor de los casos, la comunicacin entre usted y su gerente podra ser poco eficaz o
incluso evitarse cada vez que fuera posible.
Es posible que su gerente se vea obligado a pasarlo por alto y comience a administrar a
personas que son sus subordinados directos.
Una relacin dbil entre usted y su gerente puede tener consecuencias negativas tambin para la
organizacin a nivel ms general.
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Sin el compromiso de compartir metas y objetivos entre usted y su gerente, los resultados
finales de la organizacin en general podran verse afectados.
Los quiebres en la comunicacin puede originar malos entendidos y una moral disminuida,
dando como resultado un desempeo deficiente.
Usted es quien se beneficiar de asumir la responsabilidad primaria de dar forma a la relacin con
su gerente. Dicho enfoque proactivo sirve para establecer una base de confianza y comunicacin, y
para crear una relacin que se ajuste a sus estilos y necesidades. Desde el principio, hgale saber
al gerente el valor que tiene para usted su relacin. No espere que una crisis lo impulse a entrar en
accin.
Las siguientes pautas le pueden ayudar a crear una relacin de trabajo productiva con su gerente.
Considere la relacin como una sociedad y reconozca los objetivos que comparten.
Llegue a un acuerdo sobre las expectativas mutuas, las responsabilidades clave, los
estndares de desempeo y las mediciones de xito.
Solicite al gerente que comparta sus propias metas y objetivos con usted. Luego puede
ayudarle a cumplir con los compromisos de desempeo que ste ha contrado con la
organizacin.
Entregue los resultados que su gerente requiere y necesita. Siempre que sea posible supere
esas exigencias y necesidades.
Emplee el tiempo del gerente en forma sabia. No ocupe el tiempo y los recursos de un
gerente con asuntos triviales.
Para crear una relacin con su gerente, necesita ser capaz de ver el mundo a travs de los ojos de
ste. Intente identificar las presiones que l enfrenta. Es fundamental que comprenda las
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perspectivas de ste y busque algn terreno en comn para ambos. Adems, infrmese todo lo que
pueda sobre las fortalezas, debilidades, objetivos organizacionales y personales, intereses
personales y estilo de trabajo preferido de su gerente. Est consciente de sus puntos ciegos y puntos
activadores, de modo de responder en forma adecuada en caso de que surjan.
Observe de cerca a su gerente mientras persigue objetivos e interacta con otras personas.
Establecer expectativas claras es un paso importante para crear una relacin de trabajo productiva.
Solicite a su gerente que le describa las expectativas que tiene de usted. Si su gerente no puede
expresar sus expectativas, enve un memorando informal por escrito a su gerente, en el que resuma
lo que comprende de dichas expectativas, y solicite retroalimentacin y llegar a un acuerdo. Luego,
aclare todos los temas pendientes en una conversacin de seguimiento.
Si su gerente responde mejor en reuniones que en un intercambio por escrito, fije una serie de
conversaciones informales para analizar sus respectivas funciones, responsabilidades y mediciones
de xito. Intente solicitar retroalimentacin peridicamente, de modo de poder determinar si sus
expectativas han cambiado.
Tambin es importante que haga saber a su gerente cules son sus expectativas con respecto a
ste. Aclare sus expectativas durante una reunin personal y solicite acuerdo; por ejemplo, "Para
que yo sea eficaz en este proyecto, esto es lo que necesito de usted".
Cuando sus expectativas no coincidan con las de su gerente, trate de negociar un acuerdo que
funcione para ambos. Reevale peridicamente este acuerdo y modifquelo segn sea necesario.
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De la misma forma en usted confa y espera que su gerente apoye sus metas, debe hacer todo lo
que pueda para apoyar las metas de ste. Puede usar su influencia y relaciones dentro de la
organizacin para que el gerente y el equipo den una buena impresin.
Aumente su esfera de influencia en reas que pueden afectar las metas de su gerente; por
ejemplo, otros departamentos, clientes, proveedores, etc.
Reconozca que podra tener que renunciar a cierto control y facultar a otros para que ejerzan
su influencia con ms eficacia.
Comprometa a los dems desde el punto de vista de lo que son, no de lo que usted desea
que sean. Antes de intentar influir en alguien, intente comprender su forma de pensar.
Influya en las acciones de otros sobre los cuales usted carece de autoridad ofreciendo
consejo, proporcionando retroalimentacin y compartiendo sus reacciones y perspectivas.
Consulte tambin Pasos para desarrollar una relacin con su gerente y Hoja de trabajo para
monitorear la eficacia de la relacin con su gerente.
Necesitar comunicarse con los gerentes de una manera que coincida con su estilo preferido.
Determine si su gerente prefiere hechos y cifras en detalle o slo una visin general.
Usted es responsable de crear las condiciones para su propio xito. Informe a su gerente en qu
reas necesitar ayuda o recursos organizacionales. Ser honesto con su gerente con respecto a lo
que puede y no puede manejar es fundamental para desarrollar una relacin productiva. Debe poder
explicar a su gerente simplemente cmo considera que se est llevando a cabo el proyecto y dnde
podra necesitar ayuda adicional para cumplir con esa meta.
Al tratar los plazos, use un lenguaje especfico. No deje posibilidades para supuestos. Es demasiado
fcil caer en la trampa de acordar un plazo de "en algn momento de la prxima semana", "lo antes
posible" o "en cuanto pueda verlo". La mayora de las veces, estos tipos de acuerdo disminuyen la
productividad y originan malos entendidos importantes.
No tema comunicar su inters en trabajar en otros proyectos o su deseo de mejorar sus destrezas
en un rea especfica. Ayude a su gerente a ver cmo tal asignacin podra tener beneficios a largo
plazo para ambos y para la organizacin.
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Identifique sus metas y objetivos para cada intercambio de informacin con el fin de informar a su
gerente lo que es importante para usted. La productividad real slo resulta cuando ambas partes
estn trabajando por lograr metas y objetivos acordados mutuamente.
Por ltimo, solicite aclaracin de cualquier punto sobre el cual tenga dudas. Si no plantea preguntas,
es posible que haga algo que no habra hecho si hubiera comprendido la situacin con mayor
claridad.
Formule preguntas
Tambin puede usar preguntas para promover una relacin de mayor colaboracin con su gerente.
Al formular preguntas, puede:
Muchas personas dudan antes de discrepar con sus gerentes. Se preocupan porque las
considerarn negativas o que desencadenarn una reaccin defensiva. De hecho, la mayora de los
gerentes valoran mucho las perspectivas alternativas e indican que no escuchan tantas como
quisieran. Al destacar nueva informacin o puntos de vista, puede mejorar la calidad de las
decisiones de su gerente. La clave es discrepar en forma constructiva.
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Explique cmo sus ideas podran ayudar a evitar posibles dificultades o superar riesgos.
Recuerde que, si se comparten las metas, es poco probable que se produzcan discrepancias
con frecuencia.
Identificar prioridades
A menudo, existen ocasiones en que necesita persuadir a su gerente para que vea una situacin
desde su perspectiva y tome medidas como resultado. Con frecuencia, estos casos incluyen definir
o revisar prioridades; decidir qu realizar y cundo. Si surgen problemas o si asume nuevas
responsabilidades, vuelva a negociar sus prioridades y fechas de plazo de inmediato. No espere a
estar a punto de dejar de cumplir los plazos o documentos para entrega clave.
Ponga de relieve que est consciente de la importancia de todos los proyectos de los cuales
es responsable.
Sea preciso sobre las exigencias de tiempo de los proyectos que est manejando y lo que
puede y no puede hacer.
Solicite ayuda para programar los plazos para nuevos trabajos, de modo de evitar tener
impactos negativos en otros proyectos. Su gerente le agradecer si prepara un programa
sugerido que satisfaga las nuevas necesidades y le solicita retroalimentacin al respecto.
Despus de haber llegado a un acuerdo sobre sus nuevas prioridades, realice un seguimiento con
un correo electrnico o memorando para demostrar su compromiso y "selle el negocio".
Usar algunas de las estrategias indicadas a continuacin puede ayudarle a realizar negociaciones
con su gerente de la manera ms eficaz posible.
Tenga presente el lenguaje que usa. Aprenda a evitar el lenguaje centrado en "usted" y
concntrese en palabras como "ambos", "nosotros" y "yo". Por ejemplo, diga, "No tengo claro
este punto", en lugar de"No me lo explic bien". O bien, "Si podemos cumplir con ese
programa, nos beneficiar a ambos", en lugar de "Su programa no es factible."
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Aclare que est actuando por los mejores intereses de su gerente y la organizacin.
Mantener un enfoque de "todos ganamos" en lugar de "yo gano, t pierdes" o "t ganas, yo
pierdo".
Integre al gerente para que le ayuda a resolver problemas. Asegrese de haber estudiado
detenidamente el problema y que est solicitando ayuda, no simplemente "descargando" el
problema a su gerente.
Escuche atentamente sus palabras y su significado. Solicite una aclaracin si hay algo que
no comprenda.
Luego, hgase los mismos tipos de preguntas que formul sobre su gerente. Cul es su estilo
personal? Cules son sus fortalezas, debilidades, puntos ciegos y puntos activadores?
Basndose en lo que sabe sobre su gerente, modifique su propio enfoque de la mejor forma
posible para alcanzar un estilo de interaccin que funcione para ambos.
Es su responsabilidad tomar la iniciativa sobre las reglas bsicas y los procesos para su relacin
de trabajo. Entre stos se deberan incluir los siguientes:
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Los lmites de su autoridad para tomar decisiones: qu decisiones puede tomar por su
cuenta y cules necesitan ser manejadas por el gerente?
Cmo se informarn entre s sobre los posibles problemas y cmo los abordar?
Fije una serie de conversaciones informales para analizar sus respectivas funciones,
responsabilidades y mediciones de xito.
Escuche activamente y formule preguntas para comprender mejor los puntos de vista
de su gerente y confirmar el acuerdo sobre los puntos crticos.
Sea tan especfico como pueda al definir los plazos y documentos para entrega. Evite
la tentacin de usar un lenguaje vago.
Renase peridicamente con su gerente para revisar las metas y expectativas y determinar si
han cambiado o necesitan cambiarse. De manera similar, debe tratar su relacin en forma
explcita e intercambiar retroalimentacin sobre lo que funciona y lo que no funciona. Aplique lo
que aprenda para perfeccionar su proceso de interaccin y vuelva a verificar dentro de un
perodo determinado para comprobar si sus mejoras han sido eficaces.
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Defina claramente cada alternativa posible junto con los pros y los contras, y los
posibles riesgos o barreras. Explique la lgica que le llev a la solucin o enfoque
recomendado. Es necesario que su gerente sepa que ha considerado
cuidadosamente todos los posibles resultados antes de sacar una conclusin.
Considere el impacto que tendr sus solucin o enfoque en usted y los dems,
incluido su gerente y la organizacin en general.
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Est preparado para discutir la forma en que abordar los riesgos o barreras que
puedan inquietar al gerente.
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