Anlisis y diseos de puestos

A. ANLISIS DE PUESTOS

El anlisis de puesto es el proceso de reunir, analizar y registrar informacin relativa

a los puestos dentro de una organizacin. Dicha informacin se registra en los que
comnmente se denomina descripciones y especificaciones del puesto.
Pero antes de seguir con el desarrollo de este proceso, es necesario tener bien en
claro que significa tener un puesto o a los que algunos denominan tambin cargo
dentro de una organizacin.
Un puesto de trabajo es un conjunto de funciones definida dentro de la estructura
organizacional. Ubicar un puesto en el organigrama implica definir cuatro aspectos:
1.
2.
3.
4.

Nivel jerrquico
rea o departamento en que est localizado
Superior jerrquico
Los subordinados

El anlisis de puestos consiste en la obtencin, evaluacin y organizacin de

informacin sobre los puestos de una organizacin. Se debe aclarar que esta
funcin tiene como meta el anlisis de cada puesto de trabajo y no de las personas
que lo desempean. Las principales actividades vinculadas con esta informacin
son:

Compensar en forma equitativa a los empleados

Ubicar a los empleados en los puestos adecuados
Determinar niveles realistas de desempeo
Crear planes para capacitacin y desarrollo
Identificar candidatos adecuados a las vacantes
Planear las necesidades de capacitacin de RR.HH.
Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral
Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afecten el desempeo

de los empleados
Eliminar requisitos y demandas no indispensables
Conocer las necesidades reales de RR.HH. de una empresa
Obtencin de la informacin
Antes

de

estudiar

cada

puesto

los

analistas

deben

conocer

la

organizacin, sus objetivos, sus caractersticas, sus insumos (personal,

materiales y procedimientos) y los productos o servicios que brindan a la
comunidad. Estudian tambin informes que la misma empresa genera o

de otras entidades del mismo rubro e informes oficiales. Provistos de un

panorama general sobre la organizacin y su desempeo los analistas:
Identificacin del puesto: En una organizacin pequea resulta
una tarea simple. En una grande el analista debe recurrir a la
nmina y a los organigramas vigentes, o a una investigacin
directa con los empleados, supervisores y gerentes.
Desarrollo

del

cuestionario:

responsabilidades,

conocimientos,

se

identifican

habilidades

labores,

niveles

de

desempeo necesarios en un puesto especfico. El cuestionario se

describen las aptitudes humanas y condiciones de trabajo, es
decir

los

conocimientos,

experiencia,

etc.

habilidades,

Asimismo,

esta

requisitos

informacin

acadmicos,
permite

la

y mximos

de

planeacin de programas de capacitacin especfica.

Por

ltimo, suelen fijarse

niveles

mnimos

rendimiento. En muchos casos, como por ejemplo en muchas

funciones

industriales,

para

determinar

dichos

niveles

es

necesario recurrir a supervisores o ingenieros industriales

Obtencin de datos: el analista debe desarrollar su creatividad
para poder lograr la mezcla ptima para los procedimientos de
descripciones de puestos.

B. DISEO DE PUESTOS
La informacin sobre los diversos puestos puede emplearse en la descripcin de
puestos, para las especificaciones de una vacante y para establecer los niveles de
desempeo necesarios para una funcin determinada.
DESCRIPCIN DE PUESTOS:
Es una explicacin escrita de los deberes, condiciones de trabajo y otros aspectos
relevantes de un puesto especfico. Todas las formas para la descripcin de puestos
deben tener un formato igual dentro de la compaa, para preservar la
comparabilidad de los datos.
DATOS BSICOS: una descripcin de puestos puede incluir informacin como el
cdigo que se haya asignado al puesto (clave del departamento, si el puesto est
sindicalizado o no, el nmero de personas que lo desempean):
Fecha, para determinar si la descripcin se encuentra actualizada o no.

 Datos de la persona que describi el puesto, para que el departamento de

personal verifique la calidad de su desempeo y pueda proporcionar
retroalimentacin a sus analistas.
Localizacin: departamento, divisin, turno (del puesto).
Jerarqua, para establecer niveles de compensacin.
Supervisor, es la persona que ejerce autoridad directa sobre el puesto y
est vinculada de muchas maneras con el desempeo que se logre.
Caractersticas especiales: rgimen de pagos por tiempo extra, si se
pueden pedir cambios de horario, si debe existir disponibilidad para viajar,
etc.
RESUMEN DEL PUESTO: despus de la seccin de identificacin, suele continuarse
con un resumen de las actividades que se deben desempear. Es ideal que el
resumen conste de pocas frases, precisas y objetivas. Cada responsabilidad se
describe en trminos de las acciones esperadas y se destaca el desempeo.
CONDICIONES DE TRABAJO: no slo las condiciones fsicas del entorno en que
debe desempearse la labor, sino tambin las horas de trabajo, los riesgos
profesionales, la necesidad de viajar y otras caractersticas.
APROBACIONES: las descripciones de puestos influyen en las decisiones sobre
personal. Es preciso verificar su precisin. Esa verificacin la puede realizar el
supervisor del analista, el gerente de departamento en que se ubica el puesto y el
gerente de personal.
ESPECIFICACIONES DEL PUESTO:
La diferencia entre una descripcin de puesto y una especificacin de puesto estriba
en la perspectiva que se adopte. La descripcin define qu es el puesto. La
especificacin describe qu tipo de demandas se hacen al empleado y las
habilidades que debe poseer la persona que desempea el puesto.
No es frecuente separar enteramente la descripcin de la especificacin, resulta
ms prctico combinar ambos aspectos.
NIVELES DE DESEMPEO:
El anlisis del puesto permite tambin fijar los niveles de desempeo del puesto,
con ello se consigue ofrecer a los empleados pautas objetivas que deben intentar
alcanzar y permitir a los supervisores un instrumento imparcial de medicin de
resultados.
Los sistemas de control de puestos poseen cuatro caractersticas: niveles, medidas,
correccin y retroalimentacin.

Los niveles de desempeo en un puesto se desarrollan a partir de la informacin

que genera el anlisis del puesto. Cuando se advierten niveles bajos de desempeo,
se toman medidas correctivas. Las toma el supervisor, aunque en algunos casos
interviene

el

gerente.

La

accin

correctiva

sirve

al

empleado

como

retroalimentacin. En algunos casos, no es la conducta del empleado la que debe

corregirse, sino la estructura misma del puesto.
Cuando los niveles especificados no son adecuados, constituyen un aviso para que
el personal adecuado proceda a tomar medidas correctivas.
LOS TIPOS DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS
Las descripciones genricas se redactan a grandes rasgos sin identificar tareas o
competencia especficas. Proporcionan una visin general de una categora de
puestos mediante los denominadores comunes de todos los puestos que abarcan en
una categora.
Descripcin genrica:
Para redactar una descripcin genrica, deben analizarse una cantidad de
puestos para hallar

sus denominadores comunes. Por

ejemplo, una

descripcin genrica de "Contador Mayor" incluye el campo de experiencia

que se espera de ese nivel profesional. No abarca las funciones especficas
--cuentas por pagar y cuentas por cobrar, especializacin en el libro mayor-o las unidades organizacionales menores dentro del Departamento Contable
del que depende el puesto. Un ejemplo de descripcin de puestos genrica
se observa abajo.

Las descripciones de puestos especficas

Las descripciones de puesto especficas estipulan los deberes y tareas

precisas de un puesto. Indican su relacin con otros puestos especficas
dentro de las ms pequeas unidades organizacionales. Por ejemplo, el
puesto especifico de "Contador a cargo del libro mayor" debe identificar las
relaciones de dependencia del puesto dentro del Departamento Contable.
Expone el tipo de sistemas contables utilizados el tipo y frecuencia de los
partes financieros que deben confeccionarse y los lmites de responsabilidad
dentro de los sectores funcionales, geogrficos o de otro tipo, de la
compaa.

Abajo aparece un ejemplo de descripciones de puestos

especficas.
Lo ms difcil es encontrar un punto de equilibrio entre los elementos conductuales
y la eficiencia. Para lograrlo se deben tener en cuenta los siguientes elementos:
La productividad y la especializacin: A medida que un puesto se hace ms
especializado, sube tambin la productividad, hasta que elementos condutales
como el tedio hacen que se suspendan los avances de productividad. Por lo tanto,
se podra aumentar la productividad si se reduce la especializacin.
La satisfaccin y la especializacin: Cuando se alcanza un alto nivel de
especializacin, la satisfaccin tiende a disminuir debido a la falta de autonoma,
variedad e identificacin con la tarea, incluso la productividad puede ascender solo
si las ventajas de la especializacin sobrepasan las desventajas de la falta de
satisfaccin. Aprendizaje y especializacin: Cuando un trabajo es altamente
especializado disminuye la necesidad de aprender, es decir que se requiere menos
tiempo para aprender a desempear un trabajo especializado.
Rotacin y especializacin: Aunque un trabajo supe especializado se aprende en
menor tiempo, los niveles de satisfaccin son bajos, esto puede conducir a una alta
tasa de rotacin. Cuando esto ocurre, un nuevo diseo del puesto, con ms
atencin en estos aspectos condutales, puede reducirlas.

TECNICAS PARA UN DISEO DE PUESTOS:

Especializacin Insuficiente: Cuando los especialistas en personal consideran
que los puestos no se encuentran suficientemente especializados, proceden a la
simplificacin de las labores. Las tareas de un puesto pueden dividirse en dos
puestos. Las tareas que no resultan esenciales se eliminan con el fin de disear
puestos que incluyan menos tareas. Riesgos: El aburrimiento de empleados con
mayor preparacin acadmica

Especializacin Excesiva: En esta tcnica tenemos dos tcnicas.

-

Rotacin de labores: rompe la monotona del trabajo muy especializado

Inclusin de nuevas tareas: Apela a una gama ms amplia de habilidades del

empleado
Enriquecimiento del puesto: incrementa los niveles de responsabilidad,
autonoma y control

Durante las primeras etapas de una empresa los gerentes de cada rea suelen
tener a su cargo todos los aspectos relativos al personal. A medida que aumenta
el grado de complejidad de una organizacin se delegan ms funciones al
departamento de personal y es necesario hacer un anlisis de puesto.

IDENTIFICACIN DEL PUESTO

En una organizacin pequea resulta una tarea simple. En una grande el analista
debe recurrir a la nmina y a los organigramas vigentes, o a una investigacin
directa con los empleados, supervisores y gerentes.
La propia denominacin del puesto es, sin duda, un componente siempre presente
en la identificacin del puesto. Es la primera forma de identificacin, la ms
socorrida y, con frecuencia, la nica.

Genera ciertas tensiones psicolgicas, pues la denominacin del puesto

conlleva connotaciones de status dentro de la organizacin;
Si es posible, el ttulo debera ofrecer alguna indicacin de las principales
obligaciones que el puesto conlleva; y
Tambin sera interesante que indicara el nivel jerrquico relativo
ocupado por su ocupante.

DESARROLLO DEL CUESTIONARIO

Los cuestionarios para el anlisis de puestos tienen como objetivo la identificacin
de labores, responsabilidades, conocimientos, habilidades y niveles de desempeo
necesarios en un puesto especifico. Resulta esencial que los datos obtenidos sean
uniformes para poder ser vlidos en los procedimientos estadsticos.
Identificacin y actualizacin.
En el cuestionario se procede primero a identificar l puesto que se describir ms
adelante, as como la fecha o fechas en que se elabor la ltima descripcin. Antes
de continuar, es preciso verificar esta informacin para: a) no utilizar datos
atrasados (los puestos cambian mucho con el tiempo) y b) no aplicar la informacin
a otro puesto.

Deberes y responsabilidades.

Muchos formatos especifican el propsito del puesto y la manera en que se lleva a

cabo. Ello proporciona una rpida descripcin de las labores.
Los deberes y responsabilidades especficos permiten conocer a fondo las labores
desempeadas. Especialmente en los casos de puestos gerenciales, estos puntos
revisten inters primordial; pueden aadirse preguntas adicionales para precisar
reas de responsabilidad en la toma de decisiones, el control, la organizacin, la
planeacin y otras reas.
Niveles de desempeo.
Especialmente en el caso de muchas funciones industriales, suelen fijarse niveles
mnimos normales y mximos de rendimiento. (La necesidad de fijar un nivel
mnimo es obvia, ya que no alcanzarlo puede influir negativamente en las normas
de calidad.) El analista de puestos deber recurrir en muchas ocasiones a la ayuda
de los supervisores o los ingenieros industriales que resulte procedente para
determinar dichos niveles.
OBTENCIN DE DATOS
Una de las tcnicas ms usadas es la entrevista que le realiza el analista a la
persona que puede proporcionarle informacin del puesto (nivel operativo o
supervisores). Se puede basar en el cuestionario general. Otra es recabar
informacin de un grupo de expertos lo que da un alto grado de confiabilidad. Otra
alternativa es la verificacin del registro de las actividades diarias del empleado,
segn lo consigna l mismo en su cuaderno o ficha de actividades diarias. La
observacin directa es otro mtodo pero susceptible de conducir a errores, ya que
se pueden perder detalles de las actividades.
ENFOQUES PARA LA OBTENCIN DE DATOS
Entrevistas. El analista visita personalmente al sujeto que puede proporcionarle
informacin relevante sobre algn puesto. La entrevista puede basarse en el
cuestionario general, al cual pueden agregrsele preguntas que abarquen las
variantes concretas que presente el puesto. Cuando se opta por este sistema que
ofrece mxima confiabilidad, pero tiene un alto costo- suele entrevistarse tanto a
las personas que desempean el puesto como a sus supervisores; por regla
general, estos ltimos se entrevistan despus, a fin de verificar la informacin
proporcionada por el empleado.
Comits de expertos. Aunque igualmente costoso y tardado, el mtodo de
recabar las opiniones de un grupo de expertos reunidos ex profeso para analizar un
puesto permite un alto grado de confiabilidad.
Es especialmente til cuando el puesto evaluado es de importancia vital y es
desempeado por numerosas personas. Por regla general, la aportacin de cada
participante aade valiosa informacin y permite iluminar aspectos poco claros. No
es extrao que tambin la labor de los supervisores y gerentes se vea
sustancialmente mejorada.
Bitcora del empleado. Una verificacin del registro de las actividades diarias del
empleado, segn las consigna l mismo en su cuaderno, ficha o bitcora de
actividades diarias, constituye otra alternativa para la obtencin de informacin. Si
los registros se llevan a lo largo de todo el ciclo del puesto o trabajo desempeado,
el cuaderno puede producir informacin de gran exactitud. Puede constituir la nica
va para la obtencin de informacin, cuando las dems no son practicables por
diversas razones.

La verificacin de las bitcoras o los cuadernos de actividades de los empleados no

son una alternativa comn para obtener informacin sobre un puesto. Por lo
general, implican una inversin considerable en trminos de tiempo, lo cual los hace
costosos.
Observacin directa. Este mtodo resulta lento, costoso y en potencia ms
susceptible de conducir a errores. Un analista no podr registrar, por ejemplo, las
actividades que el empleado efecta una vez al mes, a menos que permanezca
durante todo un mes en su labor de observador. Aqu es imprescindible contar con
la disciplina personal indispensable para dejar ese campo a otro tipo de experto: el
ingeniero de tiempos y movimientos. Salvo casos excepcionales, el mtodo de
observacin directa no es aconsejable para casi ningn puesto.
El mtodo ideal: conclusin. La disposicin de adaptarse a las diversas
necesidades, la posibilidad de mostrar la flexibilidad en los procedimientos y el
sentido comn constituyen la mezcla ptima para los procedimientos de descripcin
de puestos. Ser creativo reviste importancia fundamental!