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ANALISIS DE PUESTO

1. ¿Qué es el análisis de puesto?

Un buen análisis de puesto es la clave para casi todas las actividades de recursos humanos. Un
detallado análisis de puesto proporciona información sobre la descripción del puesto, seleccionar
empleados, evaluar el desempeño o realizar programas de capacitación sin saber las tareas que
lleva a cabo un empleado, las condiciones en las que se desempeña y las competencias que
necesita para efectuar esas tareas.

2. ¿Cuál es la importancia del análisis de puesto para: escribir las descripciones de

los puestos, selección de personal, planificación de personal, valoración del desempeño,
clasificación del desempeño, evaluación del puesto, diseño del puesto y análisis
organizacional?

•Escribir las descripciones de los puestos - Un breve resumen de dos páginas acerca de las tareas
y requisitos encontrados en el análisis. En otras palabras, el análisis de puesto es el proceso para
determinar las actividades de trabajo, mientras que los requisitos y las descripciones del puesto
son el resultado escrito del análisis.

•Selección de personal - Seleccionar las tareas o desarrollar preguntas de entrevista que

determinarán si un solicitante en particular posee el conocimiento, las habilidades y las
capacidades necesarios para cubrir los requisitos del puesto.

•Planificación del personal - Si los individuos son contratados para un trabajo particular, ¿a qué
otros puestos pueden esperar ser eventualmente ascendidos y volverse exitosos? Varias
organizaciones tienen la política de ascender al trabajador que se desempeña mejor en el puesto
inmediatamente inferior a aquel en cuestión.

•Valoración del desempeño - Los trabajadores a menudo son evaluados con formularios que usan
categorías poco claras como “confiabilidad”, “conocimiento” e “iniciativa”. El uso de categorías
específicas relacionadas con el puesto llevan a valoraciones del desempeño más precisas que son
mejor aceptadas no sólo por los empleados sino también por los tribunales estadounidenses
(Werner y Bolino, 1997).

•Clasificación del desempeño - Es útil para determinar niveles de pago, transferencias y

ascensos.

•Evaluación del puesto - Se lleva a cabo por lo general en dos etapas: determinar las equidades
de pago interna y externa.

1. Determinación de la equidad de pago interna - involucra la comparación de puestos dentro de

una organización para asegurar que las personas que los desempeñan valoren el dinero pagado en
consecuencia. Por supuesto, la dificultad en este proceso es determinar el valor de cada puesto.

2. Determinación de la equidad de pago externa - el valor de un puesto es determinado al

compararlo con el mercado externo (otras organizaciones). La equidad externa es importante si
una organización atrae y retiene empleados. En otras palabras, debe ser competitiva ante los
planes de compensación de otras organizaciones.

•Diseño del puesto - Al analizar un puesto, los movimientos inseguros e innecesarios pueden
eliminarse, lo cual resultaría en una alta productividad y un número reducido de lesiones en el
trabajo.

•Análisis organizacional - Los analistas de puestos a menudo se vuelven conscientes de ciertos

problemas dentro de una organización. Este descubrimiento de tales fallas en la comunicación
organizacional se puede usar para corregir problemas y ayudar a una compañía para que funcione
mejor.

3. ¿Cómo deben ser las descripciones de puesto?

Una descripción del puesto es un resumen relativamente breve y debe ser de dos a cinco páginas.
La extensión sugerida no es realmente típica de muchas descripciones utilizadas en la industria;
se intenta que sea sólo de una página. Pero para que una descripción sea de valía, debe ser lo
suficientemente detallada para que puedan tomarse decisiones relacionadas con actividades como
selección y capacitación. Tales decisiones quizá no se puedan tomar si la descripción es de una
sola página.

4. ¿Cuáles son las ocho secciones que debe tener?

Una descripción de puesto debe contener las ocho secciones siguientes: título del puesto,
resumen breve, actividades del trabajo, herramientas y equipo utilizado, contexto del trabajo,
estándares de desempeño, información de compensación y requisitos personales.

5. Explica cada una de las secciones.

•Título del puesto - Un título preciso describe la naturaleza del puesto. Un título preciso también
ayuda en la selección y reclutamiento del empleado. Si el título indica la verdadera naturaleza del
puesto, los solicitantes potenciales para una vacante podrán determinar mejor si sus habilidades y
experiencia concuerdan con lo que se requiere.

•Resumen breve - El resumen necesita ser sólo de un párrafo de extensión, pero debe describir
brevemente la naturaleza y el propósito del puesto. Este resumen se puede usar en anuncios de
empleo, puestos de promociones internas y manuales de compañías.

•Actividades del trabajo - Enlista las tareas y actividades en las cuales un trabajador está
involucrado. Éstas se deben organizar en categorías significativas para hacer la descripción del
puesto fácil de leer y entender. Las actividades de trabajo realizadas por los contadores se
dividen en siete áreas principales: contabilidad, administrativo, cajero, cuenta corriente, nómina,
cobro y operaciones financieras.
•Herramientas y equipo utilizado - Aunque las herramientas y el equipo se mencionan en la
sección de actividades, colocarlas en este apartado hace más simple su identificación. La
información obtenida de ellos se usa principalmente para la selección de empleados y la
capacitación. Esto es, es posible preguntar a un solicitante si puede usar una calculadora y una
computadora.

•Contexto del trabajo - Describe el ambiente en el que el empleado trabaja y mencionar el nivel
de estrés, horario de trabajo, demandas físicas, nivel de responsabilidad, temperatura, número de
colaboradores, grado de peligro y cualquier otra información relevante.

•Estándares de desempeño - Esta sección contiene una semblanza relativamente breve de cómo
se evalúa el desempeño de un empleado y qué estándares de trabajo se esperan de su parte.

•Información de compensación - Debe contener información sobre el grado del salario si el

puesto está exento y los factores compensables utilizados para determinar el salario.

•Requisitos personales - Éstas son el conocimiento, las habilidades, las capacidades y otras
características (KSAO, por sus siglas en inglés) como el interés, la personalidad y la
capacitación, necesarias para tener éxito en el puesto.

6. ¿Quiénes son las personas idóneas para realizar los análisis de puesto?

Las personas idóneas para realizar un análisis de puesto pueden ser personas del departamento
de Recursos Humanos, Titulares del puesto, Supervisores y también Consultores Externos. Pero
una de las cosas más importantes para que estas personas puedan llevar a cabo el análisis de
puesto como corresponde, es que estén totalmente capacitados en los procedimientos de dicho
análisis. Si una persona no realiza el análisis de puesto profesionalmente es decir, con la
capacidad para llevarlo a cabo, los resultados no van a ser iguales a las personas que sí tienen
dicha capacidad.

Otra persona que puede realizar el análisis de puesto son los Consultores. Estos están bien
capacitados y también tienen una gran experiencia. Pero la desventaja principal es que son
costosos, es por eso que una organización que esté interesada en contratarlos debe comparar las
beneficios que traen los consultores para con su organización con su costo. Aunque cabe
mencionar que una alternativa que utilizan los consultores es utilizar estudiantes graduados en el
programa de Psicología Industrial/Organizacional para que realicen el análisis de puesto. De esta
manera resulta menos costoso (muchas veces gratis) y se obtiene un análisis de puesto con
calidad profesional.

7. ¿Qué tan a menudo se debe realizar o actualizar las descripciones de puesto?

Aunque no hay una contestación exacta para saber cuándo se debe realizar o actualizar las
descripciones de puesto, si es necesario que se actualice si las descripciones del puesto ha
cambiado de forma considerable. Estos cambios surgen mayormente en puesto de altas
tecnologías. Otra razón por la cual ocurren estos cambios, es que los empleados comienzan a
añadir o eliminar tareas de sus puestos. Es por eso que es importante realizar las descripciones de
puesto si se producen todos estos cambios en él.

8. ¿Qué empleados/as deben participar? ¿Cuáles criterios se deben tomar en cuenta para
seleccionar los empleados/as que participen?

Si una organización es pequeña todos los empleados deberían participar, pero si la

organización tiene empleados que ocupan un mismo puesto, no todos los empleados pueden
participar. Todo esto también depende de si la evaluación se hace en un comité, esto es un grupo
de expertos en el tema como lo son los empleados o supervisores que se reúnen para evaluar las
tareas de los puestos, las condiciones de cómo las realizan y las KSAO que sean necesarias llevar
a cabo, o si la evaluación se hace en un campo. Aquí se observa y entrevistan a una cantidad de
titulares de forma individual. No hay una cantidad determinada de titulares a entrevistar y
observar, ya que se ha demostrado que los resultados de las evaluaciones con muchos titulares o
pocos son muy parecidas.

Luego de saber la cantidad de participantes se selecciona a los empleados que efectivamente van
a participar. Para esto se debe tomar en cuenta los siguientes criterios:

•Competencias de puesto (Desempeño)

•Raza

•Género

•Nivel de educación

•Personalidad

•Puntos de Vistas

Es importante considerar todos estos criterios, porque se ha demostrado que se pueden producir
diferencias significativas en los resultados de la evaluación ya que cada empleado puede
considerar distintos aspectos de sus puestos según estos criterios.

9. ¿Qué tipo de información se debe obtener? ¿Cuál debe ser su nivel de especificidad?

Para un análisis de puesto más efectivo se debe obtener todo tipo de información del puesto
analizado. Esto quiere decir que es importante que haya un alto nivel de especificidad; que se
consideren todos los aspectos y comportamientos específicos de dicho puesto para un mejor
resultado.

10. Explica las estrategias que se deben desempeñar para: recopilar la información y los
datos del puesto (revisión de documentos existentes), entrevistar, observaciones y las
prácticas del puesto.

•Documentos existentes: Es de gran ayuda que antes de entrevistar a los titulares se recopile la
información ya obtenida del puesto, ya sea la descripción del puesto, los inventarios de tareas y
manuales de capacitación.

•Entrevistas: Para realizar un análisis de puesto es importante entrevistar a los expertos de la

materia (SME). Los SME son personas que tienen el conocimiento sobre el puesto, ya sean los
empleados, supervisores, clientes y gerentes de nivel superior. Estas entrevistas se pueden llevar
a cabo a nivel individual o grupal. Cabe mencionar que no importa si lo haces individual o grupal
los resultados van a ser muy similares. Para hacer estas entrevistas se debe seguir ciertos pasos
para que la entrevista se realice con suavidad. Estos pasos son:
 1-Se debe preparar a los empleados anunciándole sobre el análisis del puesto. Asimismo se
debe encontrar un espacio tranquilo y privado para hacer la entrevista.

2-Abrir la entrevista con una relación de comunicación y explicándole el propósito de la

discusión.

3-Llevar a cabo la entrevista con preguntas abiertas para que puedan discutir todos sobre las
mismas y utilizar un vocabulario fácil de entender. También se debe evitar ser condescendiente y
estar en desacuerdo con el titular.

Otra estrategia para hacer la entrevista fue la desarrollada por Ammerman. Estas estrategias son:

1- Convocar a un panel de expertos que incluya representantes de todos los niveles de la

organización.

2- Pedir al panel que identifique los objetivos y los estándares que se tienen que cumplir por el
titular ideal.

3- Indicar al panel que enliste los comportamientos necesarios para cada objetivo o el estándar
que se tiene que lograr.

4- Solicitar al panel identificar cuáles de los comportamientos del paso son “críticos” para
alcanzar el objetivo.

5-Pedir al panel que ordene los objetivos por categorías con base en su importancia.

Esta estrategia te brinda un conjunto de objetivos importantes y los comportamientos necesarios

que tienen que cumplirse. Los comportamientos te ayudan a crear pruebas de selección,
desarrollar programas de capacitación o evaluar el desempeño de los empleados actuales.

•Observaciones: Las observación son uno de los métodos más útiles para llevar a cabo un
análisis de puesto. Mediante este método el analista observa a los titulares desempeñando su
trabajo. Una de las ventajas de la observación es que permite al analista ver en realidad como es
que los empleados realizan su trabajo en el puesto. Así puede recopilar información que el
empleado haya olvidado durante la entrevista. Pero su desventaja es que es difícil observar a un
empleado sin que este lo note. Es importante que el empleado no se dé cuenta, ya que si lo hace
su comportamiento cambia y si esto sucede el trabajo del analista se afecta, porque no va a poder
obtener la realidad del desempeño que se realiza en el puesto.

•Prácticas del puesto: Las prácticas del puesto implica que el analista realice el trabajo del
empleado para que así pueda entender más a fondo lo que implica el realizar las labores del
puesto que se está analizando. Para que se pueda obtener información adecuada sobre el trabajo
realizado en el puesto, el analista debe pasar suficiente tiempo desempeñando las tareas del
empleado. Esto puede ser una desventaja ya que es un poco costoso y no te garantiza que los
aspectos importantes del comportamiento se cubran en su totalidad.