Guía

Planificación y
organización de eventos
ÍNDICE
Introducción 3

Cualquier idea es bienvenida. Excepto la improvisación 4

El éxito depende de tus primeros pasos 8

Objetivo: crear experiencias inolvidables 12

Síntesis 14

Conclusión: Las claves del negocio 16

Introducción
Por mucho que avance la tecnología y a pesar del uso masivo de las redes
sociales, la organización de eventos se sostiene sobre una cualidad única: la
importancia de las interacciones presenciales en las relaciones humanas.

Parte de nuestra vida cotidiana transcurre cada vez más asociada al entorno
virtual. Sin embargo, incluso después de la alerta sanitaria de 2020, con la
nueva normativa sobre distancias de seguridad, los eventos seguirán siendo
imprescindibles.

La planificación de eventos es un sector en el que podemos encontrar todo tipo

de desafíos. Porque precisa creatividad, atención al detalle y capacidad para
trabajar bajo presión.

Sin embargo, cuando las cosas salen bien y los asistentes han disfrutado de una
experiencia enriquecedora, o si una empresa ha visto cómo los valores de su marca
han quedado reforzados…

Nadie puede afirmar que, en tales casos, los resultados se deban a que ha habido
suerte. Porque la organización de eventos tiene unas reglas básicas que son
incompatibles con la casualidad.

Nadie ha dicho que este sea un trabajo sencillo. Pero los grandes retos son el
único requisito para alcanzar los resultados que marcan la diferencia.

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Cualquier idea es bienvenida.
Excepto la improvisación
¿Qué entendemos por «evento»?
Cuando hablamos de «organizar un evento» nos referimos a la promoción de un
producto, marca o servicio a través de interacciones personales en un espacio
acordado.

Sin embargo, ¿cuál es el concepto básico?

A veces las palabras sirven para designar una cosa y también la contraria, y el
término «evento» es un buen ejemplo de esta paradoja. Veamos qué nos dice la
RAE en dos de sus acepciones.

Evento. Del lat. eventus.

1. Acaecimiento.

2. Eventualidad, hecho imprevisto, o que puede acaecer.

3. Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o

deportiva.

La tercera acepción es la que nos interesa: «Suceso importante y programado».

Al mismo tiempo, tenemos que huir de la segunda definición: «Hecho imprevisto».
Porque en nuestra concepción de evento no debe existir nada abandonado al
azar.

También hay que tener en cuenta que existen diversos tipos de eventos. No es lo
mismo un congreso que una feria, por ejemplo, pero todos tienen su función.

En definitiva: la planificación siempre es lo primero.

La improvisación es siempre la antesala de muy malas
noticias.

ENLACES DE INTERÉS

10 claves para organizar eventos de empresa exitosos

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¿Por qué hacen falta eventos en la
era digital?
La mejor estrategia de comunicación es la que transmite un mensaje adecuado
en el momento oportuno. La interacción real con el público proporciona
soluciones eficaces para alcanzar este objetivo.

• Para conseguir una comunicación efectiva necesitamos vernos. A veces,

aunque sea a través de una pantalla. Pero un encuentro online no sustituye los
efectos de la interacción real.

• Los eventos son el camino más directo para experimentar los valores de un
producto o servicio.

• El 80% de los expertos en marketing considera que los eventos en vivo siguen
siendo una herramienta decisiva para la promoción.

• Establecen conexiones con los clientes.

• Consolidan la imagen de una marca.

• Si se trata de eventos a nivel interno, contribuyen a reforzar la cohesión de

los equipos de una organización.

Desde fidelizar clientes hasta generar leads, pasando

por obtener visibilidad: un buen evento es siempre una
inversión rentable.

ENLACES DE INTERÉS

El negocio de los eventos corporativos (caso de éxito)

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Cada mensaje tiene su forma de llegar al
público
Escoger el tipo adecuado de evento puede resultar decisivo para optimizar
resultados. Existen diversas tipologías, y todas cuentan con ventajas específicas:

• Convenciones y congresos. Orientados a un negocio concreto por iniciativa

de entidades privadas. Ambos pueden reunir a un gran número de personas.

• Conferencias. Las más adecuadas son las que combinan un entorno

profesional con un ambiente social participativo.

• Ferias. Presentación, a través de stands profesionales, de diferentes marcas

relacionadas con un mismo sector.

• Exposiciones. Presentación pública de productos culturales o científicos.

• Seminarios o jornadas. Tienen lugar en un espacio reducido y están enfocados

al intercambio de conocimientos sobre un tema concreto.

• Lanzamiento de productos. Presentación al público de una novedad en el

mercado.

• Eventos VIP. Una experiencia exclusiva para accionistas, influencers y clientes

destacados.

• Team Building y viajes de incentivos. Encuentros distendidos entre

empleados de una empresa para fortalecer relaciones de colaboración y
desarrollar liderazgos.

• Field Marketing. Estrategias pensadas para crear lazos entre una empresa y su
público.

• Encuentros virtuales. Una alternativa económica y eficaz que ha alcanzado

gran difusión durante el confinamiento.

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Hay que destacar de forma especial el sector MICE (Meetings, Incentives,
Conventions and Exhibitions), concepto que engloba a algunos de los eventos
mencionados.

Así se denomina a la industria que, enfocada hacia el turismo de negocios, cubre

desde actos corporativos hasta ferias internacionales.

El MICE constituye un motor económico que ha experimentado un crecimiento

espectacular durante los últimos años.

A pesar del enorme golpe que ha supuesto la alerta sanitaria de 2020, este sigue
siendo un punto fuerte para reactivar el sector de la organización de eventos.

ENLACES DE INTERÉS

Por qué los eventos serán la pieza clave para reactivar el turismo en España tras el
confinamiento

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El éxito depende de tus
primeros pasos
• Sin organización no hay resultados. Para que todo salga como es debido
se necesitan muchas horas de trabajo (que no siempre se ven aunque sean
imprescindibles).

• La clave está en diseñar experiencias memorables. No solo organizamos

conferencias y actos que favorezcan la socialización: buscamos innovar y
sorprender.

• Hay que comprobar cómo encaja un acto social en la estrategia de negocio.

Conviene tener claro lo que se persigue como aportación de un evento: ¿se
trata de establecer conexiones o de llamar la atención de la audiencia hacia
algún aspecto concreto?

• Es importante conocer los objetivos del evento antes de empezar a hacer

planes: todos los elementos encajan mejor si se tiene clara una meta desde el
principio.

Los detalles marcan la diferencia: piensa, por ejemplo

en incluir un pequeño regalo para todos los asistentes.

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En la línea de salida

• Empieza la planificación cuanto antes.

Parece la norma más sencilla de cumplir. Pero si te la saltas puede tener
consecuencias desastrosas. Tener margen para ser flexibles depende de
disponer del tiempo suficiente. Un evento reducido puede prepararse con un
par de meses, pero para cualquier propuesta que reúna a más de 60 personas
es aconsejable contar con, al menos, seis meses.

• Decide las dimensiones que va a tener el acto.

¿Queremos un acontecimiento intimista o multitudinario? ¿Interactivo o
estático? ¿Con una puesta en escena lujosa o que transmita austeridad?
Para decidir esta cuestión, guíate por la experiencia, confía en tu instinto y
escucha la opinión del cliente: él conoce a su público.

• Diseña una estrategia para atraer asistentes.

La promoción es imprescindible. Nunca descuides el trabajo que requiere
llamar la atención del público. Es una tarea que necesita dedicación para poder
competir con otras ofertas. La promoción tiene que empezar lo antes posible,
en redes sociales, campañas de email e incluso publicidad.

• Selecciona cuidadosamente a los speakers.

¿Tu cliente necesita grandes nombres del sector al que se dedica o basta con
unas palabras de uno de los responsables de la empresa?
Los requisitos que debe cumplir un buen speaker incluyen ser un referente
en el tema en cuestión y, sobre todo, saber comunicar: ha de ser capaz de
transmitir sus conocimientos e inspirar a los demás.

• Hay que tener unas expectativas realistas.

Piensa en los recursos que necesitas y valora hasta dónde puedes llegar. No
adquieras compromisos que no puedas cumplir.

• Ten muy claras las prioridades del cliente.

¿Quiere obtener un beneficio económico directo con el evento o se conforma
con reforzar los valores de la marca? ¿Prefiere un enfoque conservador o
busca un nuevo público para sus productos?

• Planifica en el mundo real, pero ten en cuenta el entorno digital.

Tu evento tendrá que estar disponible en el mundo virtual: haz que tenga su
versión digital y compártelo en redes. También puede integrar elementos
digitales como webinars.

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El plan en acción

• Elabora el presupuesto.
Esta es una parte esencial de la planificación. Hay que tener en cuenta el
alquiler del local, el catering, el sonido, la iluminación, la decoración, el personal
que trabajará ese día y los gastos relacionados con la promoción, los ponentes,
los invitados especiales o el presentador.

• Organiza un equipo y delega.

Hay multitud de tareas especializadas que requieren colaboradores
profesionales. Solo así podrás garantizar que todo estará a punto hasta el
último detalle: necesitas desde responsables de comunicación a expertos en
servicios de restauración.

• Tu evento necesita ser único.

Para captar el interés del público necesitas un concepto y un nombre que
distinga tu propuesta de otras del sector.
Además del nombre, puedes crear una frase que defina el evento, diseñar un
logo y escoger bien el color y la tipografía.

Todo evento empieza en las redes sociales

• Debes crear un hashtag para que se use al mencionar el evento.

• Anima a los invitados más destacados a que se unan a la promoción de forma

activa.
• Cualquier asistente puede también ser un promotor: haz que todo el mundo
sienta el evento como suyo.
• Crea comunidades online. En Twitter y grupos de Facebook y de LinkedIn, por
ejemplo.

ENLACES DE INTERÉS

Las mejores herramientas y software para organizar un evento

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Cómo escoger la ubicación ideal

Esta es una actividad en la que el «dónde» puede ser tan decisivo como el «cómo».
No hay que precipitarse al reservar un local, ni optar por la opción más económica
sin valorar los riesgos.

• Piensa en la distribución del espacio que mejor se adapta a tus necesidades.

Las características físicas del lugar son importantes a la hora de fomentar la
participación de los asistentes: los espacios reducidos, por ejemplo, favorecen
las conversaciones espontáneas. La iluminación y el mobiliario también son
factores decisivos para definir un ambiente.

• Accesibilidad. Que el emplazamiento no sea un problema. Comprueba que es

un lugar sin complicaciones para que todo el mundo pueda localizarlo y acceder
a él. ¿Hay ascensores y rampas reglamentarias? ¿Cuenta con suficientes plazas
de aparcamiento?

• Consulta tu historial de datos sobre los anteriores eventos que has

organizado y comprueba qué aspectos funcionaron y cuáles sería preciso
mejorar.

• Una regla que nunca falla: ir al local y comprobarlo todo personalmente (en
lugar de fiarse de la información de una página web).

ENLACES DE INTERÉS

12 tendencias en organización de eventos 2020

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Objetivo: crear experiencias
inolvidables
Necesitas usar la imaginación y sorprender a los asistentes: desde el espacio o
la iluminación hasta las palabras de bienvenida, todo tiene que transformarse en
oportunidades para impactar y conseguir que el mensaje transmita los valores que
queremos hacer llegar al público.

Empieza la cuenta atrás

Cuando solo faltan unos días es cuando hay que estar más atentos. Solo así
garantizamos que el trabajo de varios meses no haya sido en vano.

• Actualiza la página web del evento.

• Comprueba que todo está a punto. Incluido algún plan B.

• Ten a punto una check list para verificar todos los detalles.

• Haz una lista de asistentes confirmados.

• Revisa el local personalmente (una vez más, si es preciso).

• Asegúrate de que el catering es adecuado.

• Comprueba si falta algún ponente o invitado especial por confirmar.

• Asegúrate de que la promoción sigue en marcha en las redes sociales.

• La seguridad es una prioridad: la normativa sanitaria vigente sobre aforo y

distancia social tiene que estar incluida en el plan.

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El día después

Tu trabajo no termina cuando se va el último invitado. Porque una fase

importante de todo evento es recabar información: tienes que saber si se han
cumplido los objetivos y en qué aspectos deberías prestar más atención.

Aprende de tus errores: Intenta obtener algún feedback de tus clientes y el

público asistente. Es una información valiosa que te ayudará a mejorar.

ENLACES DE INTERÉS

Eventos /casos de éxito

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Síntesis
¿Cuáles son los objetivos del evento?
Si conoces la respuesta ya tienes resuelta una parte importante del trabajo.

Todos los detalles importan

• ¿A quién nos dirigimos?
Define el target, crea el concepto y busca la presentación más adecuada.

• ¿Cuándo?
Decide el momento oportuno. Es importante que la fecha no se solape con
ningún día festivo. La estación del año también es decisiva, ya que hay meses
que casi todo el mundo prefiere: mayo, junio, octubre y noviembre.

• ¿Dónde?
El local tiene que cumplir ciertos requisitos de accesibilidad, aforo,
equipamientos, espacios, disponer de equipo de sonido y wifi y aparcamientos,
entre otros factores.

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Antes de dar el primer paso…
• Confía en tu creatividad. Piensa que el público ya habrá visto todo tipo de
celebraciones, actos y conferencias. Por eso es importante sorprender con
ideas nuevas: haz que tu evento deje huella en su memoria.

• Los asistentes deben socializar e interactuar. Toda planificación debe

facilitar este aspecto.

• Delega, asesórate, cuenta con la experiencia de los demás: no tienes por qué
ser experto en todos los detalles.

• Cuando tengas decidida la fecha, prepara una página web sobre el evento.

• Cuenta con las redes sociales como promoción.

¿Cómo sabemos si hemos acertado?

Antes de hacer planes es imprescindible fijar unos objetivos, porque solo así
podremos valorar los resultados. Estos objetivos tienen que ser:

• Específicos.

• Cuantificables.

• Realistas.

• Centrados en los resultados.

• Delimitados en el tiempo.

Los errores que debes evitar:

• Nunca improvises.

• Contrata siempre a profesionales.

• Ten en cuenta la posible diversidad alimentaria de los asistentes.

• No intentes ahorrar presupuesto en cuestiones esenciales. Recuerda que

causar una mala impresión siempre sale caro.

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Conclusión:
las claves del negocio
Un mundo de oportunidades

Este es un sector con mucha competencia, sobre todo en el ámbito de la

organización de actos para empresas. Sin embargo, el mercado de los eventos
particulares aún puede aportar posibilidades interesantes que están por
desarrollar.

La ventaja es que si ofreces buenos resultados, estos quedan a la vista de todos: tu

trabajo es tu mejor arma publicitaria. Es importante tener en cuenta que en este
sentido es decisivo disponer de una buena red de contactos.

Se trata de un negocio rentable que puede funcionar de manera óptima con

poco personal fijo, pero que necesita una inversión potente para captar clientes.
Y, por supuesto, supone adelantar pagos a proveedores antes de cobrar del cliente.

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Las cualidades que distinguen a un buen
profesional

Para gestionar eventos es necesaria una formación específica y completa que

puede abarcar idiomas, turismo y relaciones públicas, además de la requerida
para todos los factores implicados en el sector: desde habilidades directivas a
conocimientos de protocolo, pasando por dominar las claves de la comunicación.

Las cualidades de un buen organizador de eventos se miden, además, por

su resistencia ante las limitaciones de tiempo y presupuesto y por su
imaginación a la hora de gestionar la incertidumbre.

Mucho más que buscar locales y encargar

el catering

La organización de eventos abarca todo tipo de sectores y actividades.

Requiere diversificación para captar nuevos clientes y conservar los que ya
nos conocen. Porque un evento bien organizado se transforma en una gran
herramienta de comunicación y de fidelización.

En definitiva, tienes que adelantarte a las necesidades del cliente y estar

preparado para resolver cualquier problema.

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Nuevos desafíos

El parón que ha supuesto la alerta sanitaria de 2020 dejará consecuencias a largo

plazo. La recuperación tendrá que incorporar nuevas normativas sobre seguridad,
aforos y distancias mínimas. Porque la seguridad tiene que ser una prioridad.

Lo que es seguro es que la demanda de eventos en público volverá a crecer,

porque no podemos concebir la normalidad sin interacción social. Para hacerlo
posible habrá que esforzarse en cumplir una regla de oro: conseguir que los
invitados se sientan a gusto.

En definitiva, el sector se enfrenta a retos que precisan de formación y

experiencia, y que hay que afrontar con imaginación, responsabilidad y sentido
común.

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Descubre nuestros másters
y programas superiores

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