Enlaces con hipervinculos en Excel

Los enlaces ohipervnculos en Excel y otras hojas de clculo son

sencillos de insertar y muy prcticos.
Para empezar: Qu
es un hipervnculo?,
segn ladefinicin de
Wikipedia , un
hipervnculo es
unrecurso del que
disponen los
documentos
electrnicos bien sean
hojas de clculo, archivos de texto u otros, que permite enlazar dicho
documentocon otra parte del mismo, o con otro documento, o con
pginas webse incluso con una direccin de email o correo electrnico.
Como sinnimo de hipervnculo estn las palabras: enlace, vnculo,
hiperenlace, con las que te recomiendo te familiarices pues es muy
habitual utilizarlas indistintamente.
Al pulsar en un hipervnculo, representado generalmente en letra azul y
con un subrayado tambin en color azul, se abre automticamente el
documento, o parte del mismo, al que hace referencia, bien sea en el
propio documento o fuera de l.
A continuacin vas a aprender cmo establecer hiperenlaces a distintos
recursos:
Hipervnculo a otra parte de la hoja de clculo:
Vas a crear un hipervnculo dentro de una misma hoja de clculo que te va
a llevar a otro apartado de la misma. Ver imagen ampliada
Abre una hoja de clculo, en la hoja 1, sitate en la celda A1, si estas en las
versiones Excel 2010 y 2007 dentro de la Cinta de Opciones ve a Insertar y luego
pulsa en el icono Hipervnculo que se encuentra en la parte central.
En Excel 2003 ve al men Insertar y luego elige Hipervnculo en la lista
que se despliega.
A continuacin en todas las versiones se abre la ventana llamada
Insertarhipervnculo.
Como vas a insertar un enlace entre esta hoja 1 y otra parte del mismo libro, en la
parte izquierda debajo de Vincular a: haz clic en Lugar de este documento.
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La parte central de la ventana ha cambiado y te da opcin a elegir a que parte quieres
enlazar, para practicar enlaza con la hoja 2, para ello pulsa debajo de Referencia de la
celda en donde pone hoja 2 y pulsa Aceptar.
Ahora en la celda A1 de la hoja 1 te aparece un vinculo a la hoja 2, elnombre que
viene por defecto no es muy descriptivo, pero lo puedescambiar fcilmente situando el
ratn unos segundos sobre la celda A1 para poder editarla y escribir la descripcin que
consideres ms adecuada. Otra forma es situado en A1, hacer clic en la barra de
formulas y escribir ah.
Si quieres que en vez de ir a la celda A1 el enlace te situ en otra celda basta con
escribirla en el rectngulo blanco debajo de Escriba la referencia de la celda.
Hipervnculo a otro libro de Excel o a un documento Word:
En la misma hoja que estas, vas a crear un enlace a otro libro de Excel, anlogamente
se hara para enlazar con Word y otro programa.
Situado en A2, tras pulsar en Hipervnculo, en la ventana pulsa a la izquierda
en Archivo o pagina Web existente.
Debajo de Buscar en: situado desde Carpeta actual, explora los documentos que
tienes en tu computador o en una memoria porttil o similar y elige el que quieres
enlazar, haz clic en Aceptar.
Una vez que lo has elegido y previo a Aceptar puedes cambiar el titulo del enlace
para hacerlo ms comprensible, para ello escribe la descripcin en el rectngulo que
aparece al lado de Texto en la parte superior de la ventana.
En la celda A2 aparece un enlace a dicho archivo.
Hipervnculo a una pgina web:
Iguales pasos que en el caso anterior, pero navega desde el icono Explorar el
Web, representado con una lupa y la bola del mundo y Acepta cuando ests situado en
la web.
Otra opcin es escribir o mejor cortar y pegar la direccin Web a la que quieres
vincular, en el rectngulo blanco al lado de donde pone Direccin:
Hipervnculo a una direccin de email o correo electrnico:
Sitate en A3, hipervnculo, en la ventana parte izquierda haz clic sobreDireccin
de correo electrnico, escribe o corta y pega la direccin de correo electrnico y
Aceptar.
En A3 enlazaras con ese correo y poder escribir un mensaje rpidamente.
Para quitar hipervnculos te sitas en la celda y pulsas la
tecla suprimir obien en el cuadro de dialogo Insertar hipervnculo pulsa
en el botn Quitar hipervnculo.
Consejo: El atajo del teclado para hacer hipervnculos es Ctrl + Alt +
K, descubre otros atajos tiles en: Top five atajos teclado con Excel y
en: Atajos de teclado Excel con teclas funcin.


FILTROS EN EXCEL DE UNA BASE DE DATOS

En las hojas de
clculo, Excel u otras,
tienes la posibilidad
detrabajar con datos,
muchas veces tendrs
informacin de
trabajadores con los
sueldos, categoras,
retenciones de
impuestos, etc. o por poner otro ejemplo puede que tengas informacin de
la empresa segn los productos o la fecha. Generalmente tendras cantidad
de datos que ocupen filas y filas.
En estos casos para realizar informes y controlar la evolucin de la
actividad empresarial necesitars llevar a cabo filtrado de datos para
obtener lainformacin que estas buscando.
Para trabajar con un subconjunto de datos en donde temporalmente
desaparecern de la pantalla el resto has de usar los filtros.
Con el filtro lo que haces es seleccionar los registros dentro de la base de
datos que dispones para que se muestren si cumplen un o unos criterios
especificados por ti.
En este tema para comenzar puedes utilizar el Autofiltro.
Vas a practicar cmo hacerlo:
Abre una hoja de clculo donde tengas datos de la forma descrita arriba
o creauna hoja de clculo con los datos que aparecen en la
explicacin Tablas dinmicas y practicar con ellos. (Ver imagen
ampliada).
En Excel 2003 para hacer Autofiltro sitate en cualquier celda de la base
de datos y pulsa en Datos, luego en Filtro y por ultimo en Autofiltro.
En Excel 2007 y 2010 en Datos, luego en el grupo Ordenar y Filtrar,
pulsa en el icono Filtro. En la fila donde tienes los datos de cada columna,
tambin llamados campos, aparece un triangulo negro que pulsando
sobre el despliega la lista de condiciones de cada campo.
En el ejemplo que te comento de Tablas dinmicas:
Los campos son: Destino, Mes, Importe y Concepto.
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Por defecto vienen seleccionados todos los registros y como opciones
tienes las siguientes:
Los 10 ms... , en Excel 2003, se usa con campos numricos y podrs
establecer el filtro para los 10, 5 u otro nmero de registros con valores
ms altos o ms bajos.
Puedes pedir que te los ordene por orden de mayor a menor o viceversa e
igual para orden alfabtico con los iconos AZ y ZA.
Establecer un orden personalizado dando color en funcin de unos
criterios que establezcas.
Puedes seleccionar uno o varios registros en funcin de la informacin
que buscas, esto lo haces seleccionando o deseleccionando el tic que
aparece al lado de cada dato.
Por ejemplo realiza un filtro para que te muestre en el
campo Destino los realizados a Madrid.
Tras aplicar el filtro pulsa el botn Aceptar y en pantalla aparecern los
datos que cumplen las condiciones establecidas.
Fjate en la zona inferior de la pantalla, en la barra de estado se te
indica elnmero de registros encontrados a la vez que el nmero de
registros totales de la base de datos.
En la parte de la derecha observa que los nmeros de las filas, vers que
estn salteados, esto es porque cada registro conserva la numeracin
original de su fila, adems aparecen en otro color, por defecto azul. En la
zona superior al lado del triangulo al filtrar aparece un dibujito con el
smbolo de un filtro para indicarte que esa columna est siendo filtrada,
en Excel 2003 no aparece sino que cambia de color a azul.
Se puede filtrar por ms de un campo, para obtener informacin ms
concreta, as has de situarte en la siguiente columna y establecer la nueva
informacin a filtrar como has ledo antes.
Vete practicando y realiza las combinaciones que se te ocurran para ir
practicando.
Para que vuelva a aparecer toda la base de datos a tu hoja de clculo
simplemente tienes que quitar las condiciones que hayas especificado,
quitar los filtros, y se mostrar todos los registros en la pantalla, fjate que
los nmeros de las filas vuelven a ser de color negro.
El triangulo para establecer las selecciones de filtrado desaparece cuando
vuelves a pulsar en el icono Filtro o bien en Excel 2003 ejecutas las
rdenes: Datos, Filtro, Mostrar todo. Puedes aprender sobre los
comandos Excel 2003 en versiones ms nuevas en: Comandos
Excel 2003 en Excel 2007 y 2010.
Consejo: Una vez realizado el Autofiltro puedes copiar y pegar a un
documento Word los resultados obtenidos y as transcribir fcilmente esa
informacin a un informe.












Importa a Excel datos de Access y realiza todo
tipo de clculos y utilidades



Importar datos aExcel desde Access es posible fcil y rpidamente en
las versiones Excel 2007 y 2010.
El importar desde Access a Excel es una propiedad interesante que se
puede realizar para con la base de datos del programa Access llevar a cabo
clculos y aplicar otra serie de utilidades de la hoja de clculo Excel como
por ejemplo grficos.
Ten en cuenta
que no solo
puedes hacer
esta
importacin
con Access
tambin desde
la Web, desde
texto, o desde
otras fuentes
(SQL Server,
XML, Analysis
Services, entre
otras).
Es muy sencillo hacerlo para ello necesitas una base de datos de Access y
seguir los siguientes pasos:
Abre una hoja de Excel en blanco de las versiones indicadas.
En la Cinta de opciones, fjate y sitate en la pestaa Datos y luego en
el grupo de trabajo Obtener datos externos. Ver imagen ampliada.
Despliega en el triangulo negro a la derecha y se abren diferentes
posibilidades desde donde importar, elige Desde Access.
La ventana que se abre con el titulo Seleccionar archivos de
origen de datos te permite que busques y selecciones la base de datos
Access que quieras importar.
Pulsa Abrir una vez seleccionado y fjate que apare en el
recuadro Nombre del archivo.
Si la base de datos que has elegido tiene varias tablas, has de optar por
una de ellas y en la ventana Seleccionar tabla indicarla. En caso de
querer importar dos o ms tablas has de repetir el proceso descrito aqu
tantas veces como tablas quieras traer.
Si la base de datos consta de una sola tabla se abrir el cuadro Importar
datos.
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En dicho cuadro has de indicar varias cosas: Ver imagen ampliada.
Puedes optar por ver los datos en el libro como una Tabla (es el que vas a
elegir), si quieres tambin puedes optar a que se muestren como un
informe de Tabla dinmica, o como un informe de grafico y tabla
dinmica.
A continuacin especifica si quieres que se abran los datos que se van a
importar en otra hoja de clculo o en cuales celdas de la hoja donde estas
situado quieres que se coloquen los datos.
Adems al pie dispones del botn llamado Propiedades, si pulsas sobre
l veras cuales son las propiedades de la importacin. Ver imagen
ampliada.
Por ejemplo si quieres sincronizar los datos de Access en Excel pulsa
enPropiedades, luego en Propiedades de conexin, vers en la
ventana que se abre dos pestaas Uso y Definicin, por defecto te
encontraras en la primera y ah podrs elegir cada cuanto se ponga al da
el fichero Excel importado.
Para ello fjate en donde pone Actualizar cada: al lado 60 minutos,
indica cada cuantos minutos quieres que se actualicen los datos en Excel
tras haber realizado modificaciones en Access. Otra opcin es Actualizar
al abrir el archivo, pon un tic en el cuadro que consideres.
Todo lo dems no hace falta que lo cambies. Por ltimo no olvides pulsar
en el botn Aceptar.
Ahora de nuevo pulsa Aceptar en la ventana Importar datos y en la hoja
Excel donde previamente has indicado donde queras los datos de Access
estos aparecern.
Fjate arriba en una nueva pestaa llamada Diseo, Herramientas de
tabladesde donde te aparecen otra serie de utilidades para aplicar, como
son: Propiedades, Herramientas, Datos externos de tabla, Opciones de
estilo de tabla, Estilos de tabla.
Consejo: En algunas ocasiones para realizar esta accin necesitars
conocer lacontrasea de la base de datos de Access para poder importar.
En ese caso habrs de solicitarla a la persona encargada de gestionar
dicha base de datos y proceder a la importacin.