Está en la página 1de 97

EXCEL AVANZADO 2010

Lic. Pedro Medrano Martnez

Este documento est dirigido a profesionales o usuarios avanzados en el nivel general de Excel

[Escriba texto]

EXCEL AVANZADO 2010

Esquemas y vistas
Un esquema es un resumen preciso donde estn los conceptos ms importantes o ms trascendentes del documento esquematizado. Para hacer un esquema se requiere:

Los datos para crear un esquema debe tener jerarqua o estar en una estructura por niveles. Por ejemplo datos sobre las lluvias ocurridas a lo largo del ao en todo un pas con las lluvias mensuales de todos los estados.

En una hoja solo puede haber un esquema. i se desea tener ms de un esquema de los mismos datos se debe copiar los datos en otra hoja.

Para crear esquemas de manera automtica se debe preparar la hoja con el !ormato adecuado.

CREACIN AUTOMTICA DE ESQUEMAS


Para crear un esquema automticamente ha" los siguientes requisitos: Las !ilas sumario deben estar encima o debajo de los datos sin estar mezclados Las columnas sumario deben estar a la derecha o izquierda sin estar mezclados. i no se hace de esta !orma se tendr que hacer el esquema manualmente.

La siguiente imagen representa un ejemplo de datos bien estructurados:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 2

EXCEL AVANZADO 2010

e puede ver que se puede hacer un esquema "a que se ha organizado los subtotales de cada provincia en !ilas " se ha calculado los subtotales de cada trimestre en columnas. Para hacer el esquema se debe posicionar en la pestaa #atos$ luego se busca el boton %grupar en la seccion Esquema " mas tarde se elige la opci&n %utoesquema del men'.

%utomticamente E(cel genera los niveles del esquema como se ve a continuaci&n:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 3

EXCEL AVANZADO 2010

en este caso$ por columnas ha" ) niveles: la tabla completa " la tabla con los datos mensuales " por !ila ha" * niveles: la tabla completa$ por autonomas " solo por el pas. Para comprimir o e(pandir un esquema se debe hacer clic en los smbolos + o , de cada nivel.

BORRAR Y OCULTAR UN ESQUEMA

Borrar u esquema!

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 4

EXCEL AVANZADO 2010


i se va a borrar un esquema se debe entrar a la opci&n #esagrupar " seleccionar la opci&n -orrar esquema. Esta acci&n .la de borrar un esquema/ no se puede deshacer con el bot&n de deshacer de E(cel.

O"u#tar u esquema! 0uando se oculta un esquema lo que se esta ocultando son las marcas de e(pansi&n1 contracci&n del esquema pero el esquema sigue activo.Para ocultar un esquema se hace clic en las teclas 0trl +2 " para que vuelvan a aparecer las marcas del esquema se hace nuevamente clic en las teclas 0trl+2.. la tecla 2 debe ser de la !ila del teclado superior porque la teclado num3rico no sirve/

$ER UNA %O&A EN $ARIAS $ENTANAS

Para tener un campo de visi&n menos amplio " no tener que desplazarse cada vez de arriba hacia abajo o de un lado al otro se puede usar la opci&n ver la misma hoja en varias ventanas " usar la opci&n ver la misma hoja en varios paneles.

Para ver la misma hoja en varias ventanas se debe posicionar en la pestaa 4ista " presionar el boton 5ueva ventana. Luego de hacer esto si se mira en la barra de titulo se puede ver que ahora el nombre del documento tiene aadido al !inal :) que indica que es la segunda ventana del mismo documento.

Para ver las ventanas el mismo tiempo se hace clic en 6rganizar todo " se selecciona 4ertical$ 7orizontal$ 8osaico o 0ascada dependiendo de como estn los datos situados en la hoja.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 5

EXCEL AVANZADO 2010

Cmo crear un esquema manualmente?


Para hacer un esquema manualmente$ debe borrar los esquemas automticos .en caso de tenerlos activos/. 9. 0lic en la pestaa #atos ). En la secci&n Esquema$ haga clic en Desa'ru(ar " luego en Borrar Esquema

%l desaparecer las lneas de agrupaci&n$ haremos el esquema manual. Para este caso$ solo es necesario seleccionar los datos que desea agrupar. 7aremos el mismo ejemplo que el ejercicio sobre :0rear esquemas automticos: donde seleccionaremos celdas que tengan algo en com'n. En la siguiente imagen$ seleccione lo que se ha gastado el personal del rea de 0ontabilidad .recuadro rojo/ para dar como resultado el total de gastos del rea de 0ontabilidad por cada mes .recuadro azul/

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 6

EXCEL AVANZADO 2010

%hora es mas !cil el desplazamiento de una ventana independientemente de la otra.

La siguiente ventana le preguntar la !orma como desea agrupar: ;ilas o columnas

Para nuestro ejemplo$ agruparemos por !ilas " el resultado ser el siguiente: el total de gastos para cada rea

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 7

EXCEL AVANZADO 2010

5ota: %l agrupar por !ilas$ E(cel aade la lnea de agrupaci&n de esquemas en el lado izquierdo de la hoja. %l agrupar por columnas$ esta lnea aparecer en el lado superior de las columnas.

Si te gust, suscrbete al Feed RSS de Ideas de Excel y recibe nuestras actualizaciones

La siguiente ventana le preguntar la !orma como desea agrupar: ;ilas o columnas

Para nuestro ejemplo$ agruparemos por !ilas " el resultado ser el siguiente: el total de gastos para cada rea

5ota: %l agrupar por !ilas$ E(cel aade la lnea de agrupaci&n de esquemas en el lado izquierdo de la hoja. %l agrupar por columnas$ esta lnea aparecer en el lado superior de las columnas.

Si te gust, suscrbete al Feed RSS de Ideas de Excel y recibe nuestras actualizaciones

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 8

EXCEL AVANZADO 2010


DI$IDIR UNA %O&A EN )ANELES

Podemos utilizar tambi3n la opci&n de dividir la hoja por paneles.

i no nos gusta lo de tener varias ventanas abiertas en la pantalla$ podemos utilizar la opci&n de dividir la hoja en ) & < paneles. Para dividir la hoja en paneles podemos hacer clic en el bot&n #ividir en la pestaa 4ista " automticamente nos aparecen dos barras$ una vertical " otra horizontal las cuales podemos desplazar para ajustar el tamao de las porciones de ventana a nuestro gusto.

Importar archivos de texto


inShare

Los archivos de texto son muy comunes al momento de intercambiar informacin entre diferentes tipos de sistemas. Anteriormente los sistemas de las grandes empresas no generaban archivos Excel sino archivos de texto. Por esa razn Excel incorpor desde sus primeras versiones la funcionalidad de importar archivos de texto de manera que se pudiera analizar dicha informacin dentro de Excel. El da de hoy se sigue utilizando este tipo de archivos para intercambiar informacin ya que son archivos muy ligeros a pesar de la gran cantidad de datos que pueden llegar a contener. Un archivo de texto que contiene informacin de una base de datos siempre hace uso de algn caracter especial para separar la informacin perteneciente a cada columna. Es precisamente ese caracter utilizado el que hace la diferencia entre un tipo de archivo y otro. Por ejemplo, aquellos archivos en donde cada cambio de columna est indicado por el signo de puntuacin , (coma) es conocido como archivo CSV por sus siglas en ingls (CommaSeparatedValues). Observa el siguiente ejemplo de un archivo CSV:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 9

EXCEL AVANZADO 2010

La diferencia entre un arhivo CSV y uno de texto es solamente el tipo de separador utilizado. Un archivo de texto generalmente indica la separacin entre columnas utilizando el tabulador:

Estos dos tipos de archivos son los ms comunes, pero podras encontrarte alguno diferente que tal vez utilice el signo ; para separar las columnas, sin embargo cualquier tipo de archivo de texto podr ser importado a Excel sin importar el caracter separador utilizado.

Importar archivos de texto en Excel


Para importar un archivo de texto debes ir a la ficha Datos y seleccionar el comando Desde texto que se encuentra dentro del grupo Obtener datos externos. Esto abrir el cuadro de dilogo Importar archivo de texto que permitir seleccionar el archivo a importar.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 10

EXCEL AVANZADO 2010


Despus de seleccionar el archivo adecuado debes hacer clic en Importar. Eso mostrar el primer paso del Asistente para importar texto. Este primer paso es importante porque permite especificar el tipo de archivo a importar ya sea que utilice algn caracter especfico como delimitador o que sea un archivo que utiliza un ancho fijo de columna.

De igual manera en este paso se puede indicar a Excel que comience a importar a partir de alguna fila especfica del archivo. Al hacer clic en el botn Siguiente, Excel sugerir el tipo de separador que ha descubierto dentro del archivo a importar y generalmente ser acertado en su sugerencia. Aun as recomiendo validar que dentro de la vista previa efectivamente se muestra una separacin adecuada de los datos.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 11

EXCEL AVANZADO 2010

En caso de que Excel se haya equivocado solamente debers seleccionar el separador adecuado de la lista o especificar algn otro si es necesario. Haz clic en siguiente que nos llevar al ltimo paso que permite especificar el tipo de datos de cada columna.

Solamente tienes 3 opciones: General, Texto y Fecha. Sugiero poner especial atencin a las fechas de manera que despus de la importacin se facilite su manejo e interpretacin dentro

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 12

EXCEL AVANZADO 2010


de Excel. Al hacer clic en el botn Finalizar, se preguntar por la ubicacin dentro de la hoja de Excel donde se colocarn los datos importados.

Una vez indicada la celda destino debers hacer clic en el botn Aceptar y los datos sern importados por Excel.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 13

EXCEL AVANZADO 2010

Importar datos desde Access


inShare

Microsoft Access es un software de base de datos muy utilizado y puedes encontrarte en alguna ocasin con la necesidad de importar datos desde Access hacia Excel lo cual es una tarea muy sencilla.

Importar una base de datos Access a Excel 2010


No necesitas conocer mucho sobre Access ya que Excel ha simplificado grandemente este proceso para los usuarios. Lo primero que debemos hacer es ir a la ficha Datos y pulsar el botn Desde Access.

Este comando mostrar el cuadro de dialogo Seleccionar archivos de origen de datos en donde debers especificar el archivo Access que deseas abrir:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 14

EXCEL AVANZADO 2010


De inmediato Excel mostrar otro cuadro de dilogo que enlistar las tablas contenidas en el archivo Access.

Una tabla es el lugar en donde se almacenan los datos en Access. Podramos pensar que una tabla de Access es similar a una hoja de Excel porque tambin est formada por columnas y filas. Y aunque el concepto de tabla es un poco ms avanzado que una hoja de Excel, es suficiente la comparacin por ahora para saber que ah se encuentra almacenada la informacin de Access. Una vez seleccionada la tabla de Access que deseamos importar debemos pulsar el botn Aceptar y ahora Excel nos preguntar por algunas configuraciones de importacin:

En primer lugar podemos elegir traer los datos desde Access como una Tabla de datos o tambin como un Informe de tabla dinmica. As mismo podemos especificar la celda de nuestra hoja donde queremos que se inserten los datos o simplemente especificar que se inserten en una nueva hoja. Al pulsar el botn Aceptar Excel realizar la importacin de los datos.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 15

EXCEL AVANZADO 2010

La informacin de la tabla de Access ser mostrada dentro de la hoja de Excel en el mismo orden en que aparece los datos en la tabla.

Importar datos con una consulta web


inShare

Una consulta web (Web Query) de Excel te permite importar informacin de un sitio web a una hoja de Excel. La consulta encontrar cualquier tabla de datos en la pgina web y te permitir seleccionar la tabla que necesitas para poder importar los datos a tu hoja de Excel. Vamos a trabajar en un ejemplo bsico para tener una idea de cmo operan las consultas web. Para empezar debes seleccionar la celda donde quieres que se coloquen los datos y seleccionar la ficha Datos y el comando Desde Web que se encuentra en el grupo Obtener datos externos.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 16

EXCEL AVANZADO 2010

Seleccionar tabla de datos


Se abrir el cuadro de dilogo Nueva consulta web y en el cuadro de Direccin colocar lo siguiente:http://www.imdb.com/chart/top (esta direccin muestra las mejores 250 pelculas de acuerdo al sitio IMDB). Observa los conos amarillos que aparecen indicando las tablas de datos que se pueden seleccionar. Haz clic sobre el cono de la tabla deseada (el icono se tornar verde) y posteriormente haz clic en el botn Importar.

Inmediatamente se mostrar el cuadro de dilogo Importar datos que te preguntar la ubicacin donde deseas colcoar los datos. Una vez indicado el rango, haz clic en Aceptar.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 17

EXCEL AVANZADO 2010


Excel comenzar a importar los datos y al terminar los desplegar dentro de la hoja correspondiente.

Con esto hemos importado informacin contenida dentro de una pgina Web, pero Excel puede ir an ms lejos y permitirnos actualizar los datos sin tener que volver a visitar el sitio Web original.

Actualizar datos desde la Web


Una vez construida la consulta Web podrs refrescar los datos con tan solo seleccionar el comando Actualizar todo que se encuentra en el grupo Conexiones de la ficha Datos. Este

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 18

EXCEL AVANZADO 2010


comando ocasionar que Excel descargue una versin actualizada de los datos automticamente.

Debes tomar en cuenta que los datos deben venir de una pgina de dominio pblico, es decir, no deber solicitar usuario ni contrasea, de lo contrario Excel no podr importar los datos. Y por supuesto, si la pgina de origen elimina los datos publicados, no habr forma de realizar la actualizacin. Las aplicaciones para las consultas web pueden ser muchas. Se podran construir tableros de mando que actualicen la informacin automticamente al abrir el archivo. Inclusive se podran implementar consultas web para intercambiar informacin en una Intranet (LAN) donde alguna aplicacin Web genera informacin en tablas con lo cual no habr necesidad de copiar y pegar la informacin manualmente en Excel sino que se refrescar automticamente a travs de una consulta web.

TABLAS DE DATOS EN EX EL
Las tablas no son ms que un conjunto de filas y columnas que contienen datos relacionados y que son manejados de manera independiente por Excel. Las tablas son una herramienta muy poderosa que debes aprender a utilizar adecuadamente.

Qu es una tabla en Excel?


Las tablas son la manera en que Excel identifica un rango de celdas y de esa manera sabe que la informacin contenida en ellas est relacionada. La primera de las filas de una tabla siempre contendr los encabezados de columnas y el resto de las filas contendrn los datos.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 19

EXCEL AVANZADO 2010


El utilizar tablas es muy conveniente porque Excel se har cargo de los detalles del manejo de las tablas, como facilitar el agregar nuevas filas o eliminarlas, lo cual te permitir enfocarte ms en el anlisis de los datos.

Creacin de una tabla


Para crear una tabla en Exceltodo lo que se debe hacer es seleccionar el rango de celdas que contiene los datos y encabezados de columna y oprimir el botn Tabla que se encuentra dentro de la ficha Insertar.

A continuacin mencionar algunos beneficios de utilizar las tablas de Excel.

Cambiar el estilo de una tabla


Excel 2010 contiene algunos estilos de tabla predefinidos de los cuales podrs elegir alguno para aplicarlo a tu tabla. Solamente selecciona cualquier celda que se encuentra dentro de la tabla y cambia su estilo seleccionado la opcin adecuada dentro del grupo Estilos de tabla que se encuentra dentro de la ficha Diseo de las Herramientas de tabla.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 20

EXCEL AVANZADO 2010

Si no te agrada ninguno de los estilos mostrados puedes hacer clic en la opcin Nuevo estilo de tabla para crear un nuevo estilo.

Filtros y opciones de ordenamiento


Cada tabla que creas en Excel ya trae consigo filtros para cada columna as como opciones de ordenamiento para cada columna.

Filtrar por color en Excel


Cuando se ha aplicado un color especial a las celdas, Excel habilita la opcin Filtrar por color, la cual mostrar las opciones de colores que tiene la columna que est siendo analizada en ese momento:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 21

EXCEL AVANZADO 2010

Dentro del submen de colores puedes seleccionar el color adecuado para que el filtro sea aplicado y veas los resulados de manera inmediata.

Recuerda que para mostrar de nuevo todos los datos debes borrar el filtro con el comando Borrar que se encuentra dentro del comando Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.

Referencias estructuradas de una tabla

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 22

EXCEL AVANZADO 2010


Una de las ventajas ms importantes de una tabla de Excel es que, en lugar de utilizar las referencias de celdas como las conocemos, podemos utilizar referencias estructuradas las cuales hacen uso del nombre de la tabla as como de los nombres de las columnas para hacer referencia a los datos.

Al igual que con las referencias tradicionales, las referencias estructuradas se actualizan automticamente al insertar nuevos datos en la tabla o removerlos.

RESUMEN DE DATOS
Se puede agregar totales a una tabla con tan solo marcar la caja de seleccin Fila de totales:

Y por si fuera poco, podemos modificar la Fila de totales especificando la operacin que deseamos aplicar.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 23

EXCEL AVANZADO 2010

Imprimir una tabla


Para imprimir una tabla selecciona cualquiera de sus celdas y oprime la combinacin de teclas CTRL + P y posteriormente en la seccin de Configuracin selecciona la opcin Imprimir la tabla seleccionada.

!mo crear una tabla din"mica


Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasin veremos un ejemplo claro de cmo crearlas.

Crear una tabla dinmica en Excel 2010


Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinmica.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 24

EXCEL AVANZADO 2010

Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar el rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 25

EXCEL AVANZADO 2010

En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 26

EXCEL AVANZADO 2010


Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro. Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo anterior, colocar como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocar el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y la tabla dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 27

EXCEL AVANZADO 2010

Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis profundo de la informacin.

Se#mentaci!n de datos en tablas din"micas


inShare

La segmentacin de datos en tablas dinmicas es una nueva caracterstica de Excel 2010 que permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinmica. De esta manera puedes filtrar fcilmente la informacin por ms de una columna. En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica y posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar debers hacer clic sobre el comando Insertar Segmentacin de datos.

Excel mostrar el cuadro de dilogo Insertar segmentacin de datos.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 28

EXCEL AVANZADO 2010

En este cuadro debers seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la tabla dinmica y Excel colocar un filtro para cada campo seleccionado:

Para filtrar la informacin de la tabla dinmica es suficiente con hacer clic sobre cualquiera de las opciones del filtro.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 29

EXCEL AVANZADO 2010


Excel ajustar la informacin de la tabla dinmica de acuerdo a las opciones seleccionadas. Para mostrar de nuevo toda la informacin puedes hacer clic en el botn Borrar filtro que se encuentra en la esquina superior derecha de cada panel.

Podrs agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinmica, lo cual te permitir hacer un buen anlisis de la informacin.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 30

EXCEL AVANZADO 2010

$odi%icar el tipo de c"lculo de una tabla din"mica


inShare

De manera predeterminada Excel utiliza la funcin SUMA al momento de crear los totales y subtotales de los valores de una tabla dinmica sin embargo es probable que necesites utilizar alguna otra funcin diferente como el promedio o la cuenta de elementos. Para cambiar la funcin que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic sobre el campo de valor y seleccionar la opcin de men Configuracin de campo de valor:

En el cuadro de dilogo mostrado podrs cambiar la funcin que deseas utilizar:

Los valores disponibles son los siguientes:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 31

EXCEL AVANZADO 2010


Cuenta. Contabiliza el nmero de registros. stas es la opcin predeterminada si el campo es de tipo texto (en lugar de la Suma). Promedio. Obtiene el promedio de los elementos. Mx. Obtiene el valor numrico ms alto. Mn. Obtiene el valor numrico ms bajo. Producto. Multiplica todos los valores numricos de ese campo, si existe algn campo de texto ser ignorado. Contar nmeros. Obtiene el nmero de registros con valor numrico. Desvest. Obtiene la desviacin estndar. Desvestp. Obtiene la desviacin estndar en funcin de la poblacin. Var. Calcula la varianza de una muestra. Varp. Calcula la varianza en funcin de la poblacin.

Al aceptar los cambios Excel aplicar de inmediato el nuevo tipo de clculo seleccionado.

rear un #r"%ico din"mico


inShare

Un grfico dinmico es un grfico que est basado en los datos de una tabla dinmica y que se ajusta automticamente al aplicar cualquier filtro sobre la informacin. Con este tipo de grfico podrs ayudar en la compresin de los datos de una tabla dinmica.

Cmo crear un grfico dinmico en Excel


Para crear un grfico dinmico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica que servir como base del grfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Grfico dinmico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 32

EXCEL AVANZADO 2010


Se mostrar el cuadro de dilogo Insertar grfico de donde podrs seleccionar el tipo de grfico que deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en la hoja de trabajo. Observa cmo el grfico se modifica al momento de aplicar algn filtro sobre la tabla dinmica:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 33

EXCEL AVANZADO 2010

De igual manera puedes filtrar la informacin utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro del grfico dinmico:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 34

EXCEL AVANZADO 2010

Para eliminar un grfico dinmico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.

&undamentos de %ormato condicional 'Int(


El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la herramienta aplique un formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se puede utilizar el formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un valor negativo.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 35

EXCEL AVANZADO 2010

Razn para utilizar el formato condicional


Siempre tienes la opcin de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que cumplen con una condicin, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo, especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede hacer ms fcil la tarea de cambiar automticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.

Ejemplos de formato condicional


Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:

Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio es 22.2).

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 36

EXCEL AVANZADO 2010

Cmo se aplica el formato condicional?


Debes selccionar las celdas a las que se les aplicar el formato condicional y despus hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.

Como ya mencion previamente, al seleccionar alguna de las opciones del men, el formato se aplicar para aquellas celdas que cumplan con cierta condicin o regla. Un formato

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 37

EXCEL AVANZADO 2010


condicional en Excel est siempre basado en una regla que posteriormentre se podr editar si as lo deseas. Las reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:

Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.). Reglas basadas en frmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes aplicar un formato especial utilzando una frmula donde podrs aplicar una lgica ms compleja. Por lo mismo es un poco ms complicado de aprender, pero una vez que lo hagas ser muy intuitivo de utilizar.

Por ahora estudia estos conceptos bsicos y en los siguiente das analizaremos algunas de las opciones que tenemos para aplicar el formato condicional.

)esaltar celdas con %ormato condicional


inShare

En el artculo fundamentos de formato condicional hemos aprendido las bases sobre este tema y en esta publicacin aprenderemos sobre la primera de las opciones de men de formato condicional: Resaltar reglas de celdas.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 38

EXCEL AVANZADO 2010

Esta opcin de men nos dar la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla de formato condicionalespecificada. Cada opcin muestra su propio cuadro de dilogo solicitando los argumentos necesarios para crear la regla.

Reglas de formato condicional


La opcin Es mayor que muestra el siguiente cuadro de dilogo:

En el primer cuadro de texto debers colocar un nmero a partir del cual se aplicar el formato especificado. Para este ejemplo coloqu el nmero 50 en la caja de texto, dej el formato predeterminado y el resultado fue el siguiente:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 39

EXCEL AVANZADO 2010

Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que ingreses un solo valor con el cual comparar las celdas a las que se aplicar el formato. La opcin Entre muestra un cuadro de dilogo diferente porque solicita 2 valores que delimitarn el rango de valores a buscar:

La opcin Una fecha muestra una lista de opciones de donde podrs seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 40

EXCEL AVANZADO 2010


Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera que esta regla de formato condicionalpueda encontrar valores coincidentes. Finalmente la opcin Duplicar valores te permitir resaltar ya sea los valore nicos los valores duplicados dentro de tus datos:

Solamente debes elegir la opcin adecuada de la lista de seleccin y se aplicar la regla de formato condicional adecuada.

Aplicar %ormato condicional a valores duplicados o valores *nicos


inShare

En esta ocasin veremos cmo aplicar formato condicional a aquellas celdas que son nicas en nuestra lista de datos por el contrario, aplicar formato condicional a aquellas celdas que se repiten.

Fomato condicional a valores duplicados


En primer lugar debers seleccionar el rango de datos al cual se le aplicar el formato condicional:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 41

EXCEL AVANZADO 2010

Despus debers ir a la ficha Inicio y en el grupo Estilos hacer clic sobre Formato Condicional y posteriormente desplegar el men Resaltar reglas de celdas y elegir la opcin Duplicar valores.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 42

EXCEL AVANZADO 2010

Se mostrar el cuadro de dilgo Duplicar Valores.

Deja las opciones predeterminadas y haz clic en Aceptar. Todos los valores son resaltados excepto el da Sbado porque es el nico de toda la lista que no se repite:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 43

EXCEL AVANZADO 2010

Formato condicional a valores nicos


Ahora vamos a invertir el formato, es decir, queremos que el formato se aplique a los valores nicos de nuestros datos y en este caso significar que solamente la celda del da Sbado quedar con formato. De nuevo selecciona el rango de datos y haz clic en la ficha Inicio en el grupo Estilos selecciona el comando Formato condicional y a continuacin en Administrar reglas.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 44

EXCEL AVANZADO 2010

Eso mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales.

En el cuadro de dilogo podrs observar la regla que acabamos de crear. Haz clic sobre la regla para seleccionarla y posteriormente clic sobre el botn Editar regla lo cual mostrar el cuadro de dilogo Editar regla de formato. Sobre este nuevo cuadro de dilogo selecciona la opcin nico dentro de la lista desplegable.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 45

EXCEL AVANZADO 2010

Haz clic en el botn Aceptar. Y de nuevo haz clic sobre Aceptar y se aplicar la nueva regla sobre los datos dejando solamente al da Sbado con un formato especial por ser el nico valor que no se repite.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 46

EXCEL AVANZADO 2010

El formato condicional es una caracterstica muy poderosa de Microsoft Excel que te ayudar a presentar adecuadamente los datos.

Aplicar %ormato condicional a valores duplicados o valores *nico


esta ocasin veremos cmo aplicar formato

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 47

EXCEL AVANZADO 2010


condicional a aquellas celdas que son nicasen nuestra lista de datos por el contrario, aplicar formato condicional a aquellas celdas que se repiten.

Fomato condicional a valores duplicados


En primer lugar debers seleccionar el rango de datos al cual se le aplicar el formato condicional:

Despus debers ir a la ficha Inicio y en el grupo Estilos hacer clic sobre Formato Condicional y posteriormente desplegar el men Resaltar reglas de celdas y elegir la opcin Duplicar valores.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 48

EXCEL AVANZADO 2010

Se mostrar el cuadro de dilgo Duplicar Valores.

Deja las opciones predeterminadas y haz clic en Aceptar. Todos los valores son resaltados excepto el da Sbado porque es el nico de toda la lista que no se repite:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 49

EXCEL AVANZADO 2010

Formato condicional a valores nicos


Ahora vamos a invertir el formato, es decir, queremos que el formato se aplique a los valores nicos de nuestros datos y en este caso significar que solamente la celda del da Sbado quedar con formato. De nuevo selecciona el rango de datos y haz clic en la ficha Inicio en el grupo Estilos selecciona el comando Formato condicional y a continuacin en Administrar reglas.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 50

EXCEL AVANZADO 2010

Eso mostrar el cuadro de dilogo Administrador de reglas de formato condicionales.

En el cuadro de dilogo podrs observar la regla que acabamos de crear. Haz clic sobre la regla para seleccionarla y posteriormente clic sobre el botn Editar regla lo cual mostrar el cuadro de dilogo Editar regla de formato. Sobre este nuevo cuadro de dilogo selecciona la opcin nico dentro de la lista desplegable.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 51

EXCEL AVANZADO 2010

Haz clic en el botn Aceptar. Y de nuevo haz clic sobre Aceptar y se aplicar la nueva regla sobre los datos dejando solamente al da Sbado con un formato especial por ser el nico valor que no se repite.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 52

EXCEL AVANZADO 2010

El formato condicional es una caracterstica muy poderosa de Microsoft Excel que te ayudar a presentar adecuadamente los datos.

)e#las superiores e in%eriores para anali+ar datos


inShare

Despus de haber introducido los conceptos fundamentales de formato condicional, ahora analizaremos con un poco ms de detenimiento algunos tipos de reglas de formato condicional especiales. Estas reglas se muestran dentro del men Formato condicional y dentro de la opcin Reglas superiores e inferiores.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 53

EXCEL AVANZADO 2010

Reglas superiores e inferiores de formato condicional


La regla 10 superiores te permitir resaltar de manera inmediata las celdas que contengan los 10 valores con mayor valor dentro del rango de celdas. El cuadro de dilogo de esta regla es el siguiente:

Observa que puedes cambiar el nmero de elementos a seleccionar, por lo que en lugar de los 10 superiores podras seleccionar los 20 superiores si as lo deseas. La regla 10 inferiores funciona de manera similar, solo que Excel obtendr las celdas con menor valor dentro del rango.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 54

EXCEL AVANZADO 2010


La regla 10% de valores superiores es similar a las reglas anteriores, pero en lugar de indicar un nmero especfico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a seleccionar. Por ejemplo, dentro de un rango que contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el formato condicional se aplicar a las 2 celdas con mayor valor porque el 10% de 20 celdas son 2 celdas. El cuadro de dilogo es el siguiente:

De la misma manera puedes aumentar o disminuar el porcentaje. Si especificas un 20% para un rango de 20 celdas, entonces el formato condicional se aplicar a 4 celdas. La regla 10% de valores inferiores selecciona el 10% de celdas del rango que tenga el menor valor. Finalmente la regla Por encima del promedio hace dos cosas. En primer lugar calcula el valor promedio de las celdas del rango seleccionado y posteriormente aplica el formato condicional a todas aquellas celdas que tienen un valor por encima del promedio recin calculado. Al no tener nign argumento, el cuadro de dilogo de esta regla solamente solicta el formato a aplicar:

La regla Por debajo del promedio seleccionar todas las celdas que tengan un valor inferior al promedio. Tambin puedes consultar el artculo Resaltar celdas con formato condicional para conocer ms sobre otras reglas de formato condicional.

)esaltar %ines de semana con %ormato condicional


inShare

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 55

EXCEL AVANZADO 2010


Cuando ests creando un calendario de proyecto un reporte a veces es de utilidad resaltar los das que son fines de semana. Eso lo puedes hacer fcilmente y rpido aplicando una regla de formato condicional. En primer lugar debers tener listos los datos:

Ahora selecciona todo el rango de fechas y en la ficha Inicio haz clic sobre Formato condicional y selecciona la opcin Nueva regla:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 56

EXCEL AVANZADO 2010

Regla de formato condicional para fines de semana


Esto mostrar el cuadro de dilogo Nueva regla de formato y debers seleccionar la opcin Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 57

EXCEL AVANZADO 2010

En el cuadro de frmula debers colocar la siguiente frmula:


=DIASEM(A1, 2) > 5

Ahora solo falta indicar el color del fondo de las celdas de fin de semana. Haz clic en el botn Formato y en la seccin Relleno selecciona el color de tu preferencia para marcar los fines de semana:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 58

EXCEL AVANZADO 2010

Finalmente la regla de formato queda de la siguiente manera:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 59

EXCEL AVANZADO 2010

Al hacer clic sobre Aceptar, las celdas que contengas una fecha de fin se semana se resaltarn con el color previamente definido:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 60

EXCEL AVANZADO 2010

)esaltar %ilas alternas


Muy a menudo cuando presentamos los datos en una tabla muy grande se dificulta distinguir la informacin que pertenece a la misma fila. Para poder ayudar en la lectura se puede resaltar el fondo de las filas alternas con un color especial de manera que pueda distinguirse la informacin entre filas diferentes. Por supuesto que puedes alcanzar este formato utilizando el funcionamiento implcito de las tablas, pero si quieres probar una opcin diferente contina leyendo.

Crear la regla de formato condicional


En primer lugar debers seleccionar los datos a los que dars formato.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 61

EXCEL AVANZADO 2010

Ve a la ficha Inicio y dentro de Formato condicional selecciona la opcin Nueva regla lo cual mostrar el cuadro de dilogoNueva regla de formato.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 62

EXCEL AVANZADO 2010

Frmula para resaltar filas alternas


IMPORTANTE: Si ya has instalado el SP1 de Office 2010, la funcin RESTO regresa su nombre a RESIDUO. Selecciona la opcin Utilizar una frmula que determine las celdas para aplicar formato y en el cuadro Dar formato a los valores donde esta frmula sea verdadera coloca la siguiente funcin:
=RESTO(FILA(),2)=0

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 63

EXCEL AVANZADO 2010

Lo que sta frmula significa es que cualquier fila que sea par se le aplicar un formato diferente. En caso de que quieras que sean las filas impares las que reciban el formato diferente entonces la funcin deber ser:
=RESTO(FILA(),2)=1

Por otro lado, si lo que quieres es resaltar columnas, entonces puedes utilizar la siguiente funcin:
=RESTO(COLUMNA(),2)=0

Una ventaja de este mtodo es que podras resaltar cada 3 filas, solamente utiliza la siguiente frmula:
=RESTO(FILA(),3)=0

Finalmente debes elegir el formato de las filas para lo cual debes dar clic en el botn Formato y se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas. Para este ejemplo elegiremos un color de relleno diferente.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 64

EXCEL AVANZADO 2010

Despus haz clic en el botn Aceptar y posteriormente de nuevo en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Editar regla de formato. Los datos que haban sido seleccionados recibirn el formato de acuerdo a la regla recin creada.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 65

EXCEL AVANZADO 2010

Ahora ya conoces un truco interesante del formato condicional para resaltar filas alternas en Excel. Obtn ms informacin sobre la funcin RESTO.

Buscar valores usando %ormato condicional


inShare

Seguramente utilizas las hojas de Excel para almacenar grandes cantidades de datos, como el catlogo de clientes de la empresa, el registro de las ventas de productos, etc. Con esa gran cantidad de informacin es indispensable encontrar los datos precisos en todo momento.

Buscar en Excel con formato condicional


En esta ocasin te mostrar cmo utilizar el formato condicional para buscar dentro de una hoja de Excel y resaltar las celdas coincidentes. Observa la siguiente imagen:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 66

EXCEL AVANZADO 2010

Para este ejemplo utilizar los datos de la columna B y utilizar la celda B2 como el cuadro de bsqueda, es decir, la celda donde colocar el trmino/texto que deseo entontrar en los datos. Ahora debemos crear la regla que aplique el formato condicional y para eso se deben seleccionar las celdas con los datos e ir al comando Formato condicional y seleccionar la opcin Nueva regla:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 67

EXCEL AVANZADO 2010

Se mostrar el cuadro de dilogo Nueva regla de formato:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 68

EXCEL AVANZADO 2010

Frmula para encontrar valores


Selecciona la opcin Utilice una frmula que determine las celdas para aplicar formato. En la caja de texto coloca la siguiente frmula, que explicar en un instante:=Y($B$2<>"",ENCONTRAR(MINUSC($B$2), MINUSC(B4))) Tambin haz clic en el botn Formato para seleccionar el formato que se aplicar a las celdas que cumplan la regla.

La frmula que acabas de escribir compara el texto de la celda de bsqueda ($B$2) con las celdas que contienen los datos. La comparacin se hace a travs de la funcin ENCONTRAR que compara ambos valores. Puedes observar tambin que para ambos valores utilic la funcin MINUSC que los convierte en minsculas antes de hacer la comparacin de manera que la bsqueda no sea sensible a maysculas y minsculas. Finalmente, la intencin de la funcin Y es evitar que el formato se aplique a todas las celdas cuando la celda $B$2 est vaca. Ahora haz clic en el botn Aceptar y podrs comenzar a encontrar los valores que introduzcas en las celda de bsqueda:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 69

EXCEL AVANZADO 2010

Borrar re#las de %ormato condicional


inShare

Una vez que has analizado la informacin y aplicado algn formato condicional es probable que desees retornar al estado inicial de la hoja de Excel, es decir, remover cualquier format condicional aplicado a los datos.

Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas


DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 70

EXCEL AVANZADO 2010


Una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el formato que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicional y seleccionar la opcin Borrar reglas y posteriormente Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

Excel quitar de inmediato cualquier formato condicional que est aplicado sobre las celdas seleccionadas.

Eliminar formato condicional de todas las celdas


El segundo mtodo para remover los formatos es seleccionar la segunda opcin del men previamente mencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta opcin debes estar seguro de que no necesitas ningn formato condicional en toda la hoja de Excel ya que se borrarn todos y cada uno de ellos.

Eliminar algunas reglas de formato condicional


DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 71

EXCEL AVANZADO 2010


El ltimo mtodo que te mostrar se debe utilizar en caso de tener varias reglas de formato y solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas que tienen el formato y hacer clic en Formato condicional y posteriormente en la opcin Administrar reglas, lo cual mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

Este cuadro de dilogo contiene todas las reglas creadas para las celdas seleccionadas. Elige la regla que deseas borrar y haz clic en el botn Eliminar regla y posteriormente en el botn Aceptar. Excel remover la regla seleccionada y dejar el resto de las reglas tal como estaban siendo aplicadas sobre los datos.

Lista para validaci!n de datos en Excel


inShare

Validar la informacin que introduces en Excel es de suma importancia para prevenir cualquier interpretacin equivocada al momento de analizar los datos. Afortunadamente Excel tiene una funcionalidad que nos permite validar los datos al momento de ingresarlos.

Lista desplegable en Excel


Excel nos permite crear listas desplegables que dan la posibilidad al usuario de elegir un valor dentro de una lista que ha sido previamente definida y validada:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 72

EXCEL AVANZADO 2010

Para hacer uso de esta funcionalidad primero debes seleccionar la celda donde deseas que aparezca la lista desplegable e ir a la ficha Datos y hacer clic sobre el comando Validacin de datos:

Se mostrar el cuadro de dilogo Validacin de datos en donde debers seleccionar la opcin Lista:

En el recuadro Origen puedes colocar directamente los valores de tu lista desplegable separados por coma:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 73

EXCEL AVANZADO 2010

Al hacer clic en el botn Aceptar se vern reflejados los cambios en la celda:

Lista desplegable con valores en un rango


Si tu lista tiene muchos elementos puedes colocarlos dentro de una hoja de Excel y especificar el rango en el cuadro de dilogo Validacin de datos y de esta manera tener una lista desplegable con los valores extrados de dicho rango:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 74

EXCEL AVANZADO 2010

No es mala idea invertir un poco de tiempo para agregar esta funcionaldiad a tus hojas de Excel, recuerda que una lista desplegable te evitar muchos problemas al permitir el ingreso de valores previamente validados.

Lista para validaci!n dedatos en Excel


inShare

Validar la informacin que introduces en Excel es de suma importancia para prevenir cualquier interpretacin equivocada al momento de analizar los datos. Afortunadamente Excel tiene una funcionalidad que nos permite validar los datos al momento de ingresarlos.

Lista desplegable en Excel


Excel nos permite crear listas desplegables que dan la posibilidad al usuario de elegir un valor dentro de una lista que ha sido previamente definida y validada:

Para hacer uso de esta funcionalidad primero debes seleccionar la celda donde deseas que aparezca la lista desplegable e ir a la ficha Datos y hacer clic sobre el comando Validacin de datos:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 75

EXCEL AVANZADO 2010

Se mostrar el cuadro de dilogo Validacin de datos en donde debers seleccionar la opcin Lista:

En el recuadro Origen puedes colocar directamente los valores de tu lista desplegable separados por coma:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 76

EXCEL AVANZADO 2010

Al hacer clic en el botn Aceptar se vern reflejados los cambios en la celda:

Lista desplegable con valores en un rango


Si tu lista tiene muchos elementos puedes colocarlos dentro de una hoja de Excel y especificar el rango en el cuadro de dilogo Validacin de datos y de esta manera tener una lista desplegable con los valores extrados de dicho rango:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 77

EXCEL AVANZADO 2010

No es mala idea invertir un poco de tiempo para agregar esta funcionaldiad a tus hojas de Excel, recuerda que una lista desplegable te evitar muchos problemas al permitir el ingreso de valores previamente validados.

,ersonali+ar la cinta deopciones


inShare

La cinta de opciones se introdujo en Excel 2007 pero no era posible hacerle modificaciones. Sin embargo en Excel 2010 podemos personalizar la cinta de opciones de muchas maneras, ya sea agregando nuevas fichas, grupos de comandos, etc.

Modificar la cinta de opciones


Para personalizar la cinta de opciones debemos abrir el cuadro de dilogo Opciones de Excel y la manera ms fcil de hacerlo es haciendo clic derecho sobre cualquier rea de la cinta de opciones y seleccionando la opcin Personalizar la cinta de opciones.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 78

EXCEL AVANZADO 2010

Personalizar la cinta de opciones es muy similar a personalizar la barra de herramientas de acceso rpido. La nica diferencia es que ahora necesitaremos decidir la ficha en donde deseamos colocar un nuevo botn.

El procedimiento para agregar un nuevo comando a la cinta de opciones es el siguiente.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 79

EXCEL AVANZADO 2010


1. Utiliza la lista desplegable a la izquierda, etiquetada como Comandos disponibles para seleccionar la categora de comandos que necesitas. Si deseas ver todos los comandos disponibles en Excel selecciona la opcin Todos los comandos. 2. Localiza el comando dentro de la lista y seleccinalo. 3. Utiliza la lista desplegable de la derecha, etiquetada como Personalizar la cinta de opciones para elegir un grupo de fichas especfico de la cinta de opciones. Las fichas principales son aquellas que siempre estn visibles y las fichas de herramientas se refieren a las fichas contextuales. 4. En el listado de la derecha debes seleccionar la ficha y el grupo donde deseas insertar el nuevo botn. 5. Finalmente pulsa el botn Agregar que se encuentra entre los dos listados para agregar el nuevo comando al grupo seleccionado.

Crear grupos y fichas


Es muy importante recordar que no podemos agregar ni quitar botones de los grupos que ya vienen incorporados en la cinta de opciones. Sin embargo podemos crear un grupo nuevo con el botn Nuevo grupo que se encuentra en la parte inferior del listado. En la siguiente imagen puedes observar la ficha Insertar con un nuevo grupo recin insertado llamado Mi nuevo grupo:

De la misma manera podemos crear una Nueva ficha si as lo deseamos. En este ejemplo he creado la ficha llamada ExcelTotal.com

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 80

EXCEL AVANZADO 2010


Al momento de crear un nuevo grupo o una nueva ficha, Excel colocar un nombre genrico pero podrs cambiar ese nombre utilizando el botn Cambiar nombre. Un dato interesante es que este botn tambin nos permite cambiar el nombre a las fichas predeterminadas de Excel.

Ocultar o remover fichas


Si deseas ocultar alguna de las fichas solamente debes quitar la seleccin del cuadro que aparece junto a su nombre. Si por el contrario deseas remover la ficha que has creado, entonces debes hacer clic derecho sobre su nombre y seleccionar la opcin Quitar.

Lo que no podemos hacer en la cinta de opciones


No podemos quitar las fichas predeterminadas de Excel, solo las podemos ocultar. No podemos agregar nuevos comandos a los grupos predeterminados. No podemos remover comandos de los grupos predeterminados. No podemos cambiar el orden de los comandos dentro de un grupo predeterminado.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 81

EXCEL AVANZADO 2010

onsolidar datos en Excel


inShare

Imagina que despus de recopilar la informacin sobre las ventas de nuestros productos en diferentes pases tenemos un libro de Excel donde cada hoja tiene la informacin de un mes en especfico. Necesito consolidar la informacin en una sola hoja para poder crear mi reporte, pero cmo puedo hacerlo de una manera sencilla? Para consolidar datos en Excel tenemos el comando Consolidar que nos ayuda a obtener el resultado deseado de una manera fcil. Supongamos que la informacin de las 3 hojas de Excel es la siguiente.

Comando Consolidar en Excel


Para consolidar los datos crear una nueva hoja y har clic en el botn Consolidar que se encuentra en la ficha Datosdentro del grupo Herramientas de datos.

Se mostrar el cuadro de dilogo Consolidar en donde se deber especificar cada uno de los rangos de las diferentes hojas. Puedes hacer clic en el botn de seleccin de referencia para seleccionar los rangos fcilmente.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 82

EXCEL AVANZADO 2010

Una vez especificada la referencia se debe pulsar el botn Agregar. De la misma manera se deben agregar cada una de las hojas hasta tener todas las referencias enlistadas. Finalmente debo marcar los cuadros de seleccin de rtulos en la Fila superior y en Columna Izquierda de manera que los datos sean presentados adecuadamente.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 83

EXCEL AVANZADO 2010

Al pulsar el botn Aceptar, Excel realizar la consolidacin de los datos y los colocar en la nueva hoja de Excel.

De esta manera la informacin que antes estaba en diferentes hojas de Excel ha sido consolidada correctamente en una sola hoja.

Introducci!n a las macros

inShare

Las macros de Excel nos permiten automatizar tareas que realizamos cotidianamente de manera que podamos ser ms eficientes en nuestro trabajo. Una macro no es ms que una serie de comandos o instrucciones que permanecen almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar cuando sea necesario y cuantas veces lo deseemos.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 84

EXCEL AVANZADO 2010

Aunque las macros son un tema avanzado de Excel puedes consultar los siguientes artculos para comenzar a familiarizarte con este tema.

rear una macro

En esta ocasin mostrar cmo crear una macro en Excel utilizando la grabadora de macros. La macro ser un ejemplo muy sencillo pero permitir ilustrar el proceso bsico de creacin. Voy a crear una macro que siempre introduzca el nombre de tres departamentos de una empresa y posteriormente aplique un formato especial al texto. Para iniciar la grabacin debes ir al comando Grabar macro que se encuentra en la ficha Programador lo cual mostrar el siguiente cuadro de dilogo.

Observa cmo he colocado un nombre a la macro y adems he especificado el mtodo abreviado CTRL+d para ejecutarla posteriormente. Una vez que se pulsa el botn Aceptar se iniciar la grabacin. Observa con detenimiento los pasos.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 85

EXCEL AVANZADO 2010

Al terminar los pasos se pulsa el comando Detener grabacin y la macro habr quedado guardada. Para ejecutar la macro recin guardada seleccionar una nueva hoja de Excel y seleccionar el comando Macros.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 86

EXCEL AVANZADO 2010

Al pulsar el comando Macros se mostrar la lista de todas las macros existentes y de las cuales podrs elegir la ms conveniente. Al hacer clic sobre el comando Ejecutar se realizarn todas las acciones almacenadas en la macro y obtendrs el resultado esperado. Por supuesto que si utilizas el mtodo abreviado de teclado de la macro entonces se omitir este ltimo cuadro de dilogo.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 87

EXCEL AVANZADO 2010

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 88

EXCEL AVANZADO 2010

reaci!n de macros manualmente con el editor de visual Basic

El lenguaje de las macros en Excel


Las instrucciones de las macros en Excel deben ser escritas en un lenguaje de programacin que sea comprendido por Excel mismo de manera que puedan ser ejecutadas de manera adecuada. El lenguaje de programacin utilizado para este fin lleva el nombre Visual Basic para Aplicaciones que tambin es conocido por su abreviatura VBA.

Dominar las macros en Excel


El verdadero secreto para dominar las macros en Excel radica en aprender a utilizar adecuadamente el lenguaje de programacin VBA y su modelo de objetos. Dicho modelo de objetos refleja cada una de las partes de Excel en donde la aplicacin est representada por el objeto Application.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 89

EXCEL AVANZADO 2010

El objeto Application representa a Excel mismo podemos entender que los libros de Excel formarn parte del objeto Application. Los libros de Excel son representados por el objeto Workbooks y las hojas de cada libro por el objeto Worksheets. Como sabemos, cada hoja est compuesta por celdas y en VBA podemos acceder una celda o a un rango de celdas a travs del objeto Range. De esta manera podemos resumir la relacin entre estos objetos de la siguiente manera: El objeto Application representa toda la aplicacin, la cual puede contener varios libros de Excel representados por el objeto Workbooks. Cada libro tiene hojas que estn representadas por el objeto Worksheets y sus celdas pueden ser accedidas a travs del objeto Range. Cada uno de los objetos en VBA tendr una serie de propiedades y mtodos que nos permitirn crear las instrucciones necesarias dentro de nuestras macros en Excel. Los objetos en Excel (VBA) son cosas. Una celda es un objeto, una hoja es un objeto, un libro es un objeto y de esta manera existen muchos ms objetos en Excel. A esto lo conocemos como el modelo de objetos de Excel.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 90

EXCEL AVANZADO 2010

Cada uno de los objetos de Excel tiene propiedades y mtodos. Las propiedades son las caractersticas del objeto y los mtodos son las acciones que el objeto puede hacer.

Propiedades de un objeto
Si una persona fuera un objeto de Excel sus propiedades seran el color de sus ojos, el color de su cabello, su estatura, su peso. De la misma manera, un objeto de Excel tiene propiedades por ejemplos, una celda (Range) tiene las propiedades valor (Value) y direccin (Address) entre muchas otras. Estas propiedades describen mejor al objeto.

Mtodos de un objeto
Siguiendo con el ejemplo de una persona, si fuera un objeto de Excel sus mtodos seran correr, caminar, hablar, dormir. Los mtodos son las actividades o acciones que el objeto puede realizar. Los objetos de Excel se comportan de la misma manera que el ejemplo de una persona. Una celda (Range) tiene los mtodos activar (Activate), calcular (Calculate), borrar (Clear) entre muchos ms.

Utilizando las propiedades y los mtodos


Para acceder a las propiedades y mtodos de un objeto lo hacemos a travs de una nomenclatura especial. Justo despus del nombre del objeto colocamos un punto seguido del nombre de la propiedad o del mtodo. Observa este ejemplo donde hacemos uso de la propiedad Value para la celda A1:
R !"#("A1")$% &'# = "()& "

De esta manera asignamos una cadena de texto al valor de la celda A1. Ahora bien, si queremos borrar ese valor que acabamos de colocar en la celda podemos utilizar el mtodo Clear de la siguiente manera:
R !"#("A1")$C&# *

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 91

EXCEL AVANZADO 2010


Ver todas las propiedades y mtodos
Los objetos tienen muchas propiedades y mtodos y a veces es difcil pensar que los llegaremos a memorizar todos por completo. Sin embargo, el Editor de Visual Basic es de gran ayuda porque justamente al momento de escribir nuestro cdigo nos proporciona la lista completa de propiedades y mtodos para un objeto.

Esto sucede al momento de introducir el punto despus del nombre del objeto. Puedes distinguir entre las propiedades y mtodos porque tienen iconos diferentes. En la imagen de arriba los mtodos son los que tienen el icono de color verde. Recuerda, los objetos son cosas en Excel y sus caractersticas las llamamos propiedades las cuales nos ayudan a definir al objeto. Los mtodos son las acciones que cada objeto puede realizar.

El Editor de Visual Basic


El Editor de Visual Basic, VBE por sus siglas en ingls, es un programa independiente a Excel pero fuertemente relacionado a l porque es el programa que nos permite escribir cdigo VBA que estar asociado a las macros. Existen al menos dos alternativas para abrir este editor, la primera de ellas es a travs del botn Visual Basic de la ficha Programador.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 92

EXCEL AVANZADO 2010

El segundo mtodo para abrir este programa es, en mi opinin, el ms sencillo y rpido y que es a travs del atajo de teclado: ALT + F11. El Editor de Visual Basic contiene varias ventanas y barras de herramientas.

En la parte izquierda se muestra el Explorador de proyectos el cual muestra el proyecto VBA creado para el libro actual y adems muestra las hojas pertenecientes a ese libro de Excel. Si por alguna razn no puedes visualizar este mdulo puedes habilitarlo en la opcin de men Ver y seleccionando la opcin Explorador de proyectos.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 93

EXCEL AVANZADO 2010

El Explorador de proyectos tambin nos ayuda a crear o abrir mdulos de cdigo que se sern de gran utilidad para reutilizar todas las funciones de cdigo VBA que vayamos escribiendo. Dentro del Editor de Visual Basic puedes observar una ventana llamada Inmediato que est en la parte inferior. Esta ventana es de mucha ayuda al momento de escribir cdigo VBA porque permite introducir instrucciones y observar el resultado inmediato. Adems, desde el cdigo VBA podemos imprimir mensajes hacia la ventana Inmediato con el comando Debug.Print de manera que podamos depurar nuestro cdigo. Si no puedes observar esta ventana puedes mostrarla tambin desde el men Ver. El rea ms grande en blanco es donde escribiremos el cdigo VBA. Es en esa ventana en donde escribimos y editamos las instrucciones VBA que dan forma a nuestras macros. Es importante familiarizarnos con el Editor de Visual Basic antes de iniciar con la creacin de macros.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 94

EXCEL AVANZADO 2010

Guardar documento con macros


El libro de macros personal en Excel
Cuando creamos una macro en Excel podemos guardarla en el libro actual o podemos guardarla en el libro de macros personal. La ventaja de guardar una macro en el libro de macros personal es que nuestra macro estar disponible para cualquier libro.

El libro de macros personal


El libro de macros personal es en realidad un archivo oculto llamado personal.xlsb y que es cargado cada vez que iniciamos Excel. Si tienes Windows 7 podrs encontrar el archivo personal.xlsb en la siguiente carpeta:
C+,U-' *.)-,/U-' *.)0,A11,D 2 ,R) 3.!",M.4*)-)52,E64#&,7LSTART

En la ruta que observas arriba [Usuario] es el nombre de tu usuario en el equipo. Adems la carpeta AppData es una carpeta oculta por lo que no la encontrars directamente en el navegador de Windows a menos que habilites la vista de archivos ocultos.

Creacin del libro de macros personal


El libro de macros personal se crea la primera vez que se guarda una macro en l. Para hacerlo, crea una macro y especifica que deseas guardarla en el Libro de macros personal.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 95

EXCEL AVANZADO 2010

Cuando guardes el archivo Excel vers un mensaje preguntando si deseas guardar los cambios realizados al libro de macros personal, para lo cual debers pulsar el botn Guardar.

El libro de macros personal en el Editor de Visual Basic


Una vez que el libro de macros personal ha sido creado lo podrs ver dentro del Editor de Visual Basic:

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 96

EXCEL AVANZADO 2010

Por debajo del nombre VBAProject (PERSONAL.XLSB) encontrars la carpeta Mdulos y dentro de ella encontrars todas las macros que se hayan guardado en el libro de macros personal organizadas en mdulos. Si deseas eliminar algn mdulo solamente debers hacer clic derecho sobre l y seleccionar la opcin Quitar Mdulo.

DIRECCION: Altagracia, sem foros de la racachaca 3c. Sur, 1/2c este Pgina 97