Diplomado de Excel Básico y Avanzado

Ing. Sergio N. Mendoza Monroy

 Introducción a Excel

Microsoft Excel: Hoja de Cálculo

En la actualidad existen multitud de programas de aplicación. Cada tipo de programa
permite a las personas efectuar tareas más rápidamente y con más precisión. De esta forma
podemos decir que los programas vienen a sustituir a otras herramientas que quedaron
anticuadas.
Por ejemplo, un procesador de textos sustituye con ventaja a una máquina de escribir, un
programa de base de datos sustituye con ventaja a los ficheros de datos, basados en fichas
de cartulina.
Microsoft Excel es un programa del tipo Hoja de cálculo u Hoja electrónica. ¿Para qué
sirven las hojas de cálculo? Una hoja de cálculo permite efectuar cálculos sencillos y
complejos con rapidez y precisión. Además, permite realizar modelos o simular situaciones
con el objeto de efectuar análisis sobre las mismas.
Una hoja de cálculo sustituye con grandes ventajas a las calculadoras normales, científicas
y financieras. Proporcionando además un interfaz más adecuado para el tratamiento de
problemas numéricos que la simple pantalla de diez dígitos que proporcionan la mayoría de
las calculadoras.
Además, Excel 2016 organiza la información que aparece en una lista ordenándola por
cualquier campo, y es muy potente con los gráficos.
Con Microsoft Excel podemos llevar a cabo las siguientes tareas:
 Elaborar tablas de consulta de información.
 Crear gráficos a partir de datos numéricos introducidos en la hoja de cálculo.
 Resolver operaciones matemáticas sencillas.
 Elevar números a potencias.
 Hacer calendarios especializados.
 Hacer facturas.
 Diseñar todo tipo de horarios.
 Generar informes contables.
 Elaborar presupuestos detallados.
 Editar hojas de cálculo de programas similares.
 Llevar una libreta de direcciones.
 Llevar un registro de clientes, usuarios, empleados… o cualquier otro en el que se
funcione mediante líneas y columnas.
 Llevar la contabilidad de una empresa, un comercio o incluso un hogar.
Excel es una Hoja de Cálculo
Excel pertenece a la categoría de programas informáticos conocida como hojas de cálculo.
Las hojas de cálculo fueron desarrolladas desde la década de 1960 para simular las hojas de
trabajo contables de papel y de esa manera ayudar en la automatización del trabajo
contable.
Un poco de historia de Excel
En el año 1982, Microsoft incursionó en el ámbito de las hojas de cálculo electrónicas con
el lanzamiento de su producto Multiplan. En ese tiempo ya existían dos competidores que
estaban fuertemente posicionados en el mercado: SuperCalc de la empresa Sorcim y
VisiCalc de la empresa VisiCorp, así que no era una tarea sencilla para Microsoft ganar un
poco de mercado.
Por si fuera poco, en el año 1983, fue lanzada la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 que tomó a
todos por sorpresa y se posicionó rápidamente como la hoja de cálculo más utilizada.
Microsoft solamente observó cómo la hoja de cálculo de Lotus se posicionaba en el primer
lugar, así que hizo a un lado su producto Multiplan y comenzó a trabajar en la primera
versión de Excel la cual fue lanzada en el año 1985.
Esa primera versión de Excel fue hecha exclusivamente para la plataforma Macintosh, pero
dos años después, en 1987, Microsoft lanzó Excel 2.0 que ya consideraba una versión para
la plataforma Windows. A partir de ese momento, la hoja de cálculo de Microsoft comenzó
su crecimiento hasta convertirse en la hoja de cálculo más utilizada de todos los tiempos.
Características de Microsoft Excel
Microsoft Excel es una hoja de cálculo completa con un interfaz muy cuidado que permite
al usuario alcanzar un manejo razonable de la hoja en pocas horas. Microsoft Excel es un
programa que combina varios aspectos relacionados entre sí:
 Hojas de cálculo.
 Gráficos.
 Bases de datos.
 Macros
 Herramientas de análisis de resolución de problemas
Para entrar en Microsoft Excel 2016
En la Barra de Tareas pulsar el botón Inicio y dentro del grupo Programas buscar el
correspondiente a Microsoft Excel y hacer clic sobre el mismo.

Al cabo de unos segundos la aplicación se cargará y en la pantalla de su equipo se

visualizará la ventana de aplicación de Microsoft Excel.
Componentes de la ventana de Microsoft Excel
En esta ventana, se puede ver un diseño simple e iconos de diferentes comandos de Excel
2019.

Partes básicas de la ventana de Microsoft Excel:

 Barra de herramientas de acceso rápido
 Pestaña Archivo
 Barra de título
 Botones de control
 Barra de menús
 Cinta/Barra de herramientas
 Lanzador de cuadros de diálogo
 Cuadro de nombre
 Barra de fórmulas
 Barras de desplazamiento
 Área de hoja de cálculo
 Barra de hojas
 Barra de columnas
 Barra de filas
 Celdas
 Barra de estado
 Iconos de vistas
 Zoom Control
Barra de herramientas de acceso rápido
Verá esta barra de herramientas en la esquina superior izquierda de la pantalla. Su propósito
es mostrar los comandos más utilizados de Excel. Puede personalizar esta barra de
herramientas en función de los comandos de su elección.
Pestaña Archivo
En Excel 2007, era un botón. Este menú hace la operación relacionada con los archivos, es
decir, crear nuevos documentos de Excel, abrir un archivo existente, guardar, guardar
como, imprimir archivo, etc.
Barra de título
El encabezado o la barra de título de la hoja de cálculo situada en la parte superior de la
ventana. Presenta el nombre del documento activo.
Botones de control
Son esos símbolos en la parte superior derecha de la ventana que le permite modificar las
etiquetas, minimizar, maximizar, compartir y cerrar la hoja.
Barra de menús
Bajo el disquete o guardar icono o el icono de Excel (esto dependerá de la versión del
programa); se muestran las etiquetas o barras que permiten modificar la hoja. Estos son la
barra de menús y consisten en un archivo, insertar, diseño de página, fórmulas, datos,
revisión, vista, ayuda y una barra de búsqueda con un icono de bombilla. Estos menús
tienen subcategorías que simplifican la distribución de información y el análisis de
cálculos.
Cinta/Barra de herramientas
Hay una serie de elementos que forman parte de cada barra de menús. En la selección de
cualquier menú, se mostrará una serie de opciones/iconos de comando en una cinta de
opciones. Por ejemplo, si pulsa la pestaña «Inicio», verá comandos cut, copy, paste, bold,
italic, underline y etc. Del mismo modo, si hace clic en la pestaña «Insertar», verá tablas,
ilustraciones, gráficos adicionales, gráficos recomendados, gráficos, mapas, entre otros. Por
otro lado, si pulsamos la opción «Fórmulas». Insertar funciones, suma automática, uso
reciente, finanzas, lógica, texto, fecha y hora, etc.
Toolbar/Ribbon es un grupo de comandos organizados en tres secciones.
 Pestañas: son la sección superior de la cinta de opciones y contienen grupos de
comandos relacionados. Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmula, Datos, etc., son
ejemplos de fichas de la cinta de opciones.
 Grupos: organizan comandos relacionados; el nombre de cada grupo aparece debajo
de la cinta de opciones. Por ejemplo, un grupo de comandos relacionados con
fuentes o un grupo de comandos relacionados con la alineación, etc.
  Comandos: Aparecen dentro de cada grupo como se mencionó anteriormente.
Lanzador de cuadros de diálogo
Se trata de una flecha hacia abajo muy pequeña situada en la esquina inferior derecha de un
grupo de comandos en la cinta de opciones. Al hacer clic en esta flecha, explore más
opciones sobre el grupo en cuestión.
Cuadro de nombre
Mostrar la ubicación de la celda activa, fila o columna. Puede hacer más de una selección.
Barra de fórmulas
Es una barra que le permite observar, insertar o editar la información/fórmula introducida
en la celda activa.
Barras de desplazamiento
Estas son las herramientas que le permiten movilizar la vista vertical y horizontal del
documento. Se pueden activar haciendo clic en la barra interna de su plataforma, o en las
flechas que tiene en los lados. Además de eso, puede utilizar la rueda del ratón para
desplazarse automáticamente hacia arriba o hacia abajo; o utilizar las teclas direccionales.
Área de hoja de cálculo
Es el área de trabajo donde se introducen sus datos. Constituye toda la hoja de cálculo con
sus filas, celdas, columnas e información incorporada. Mediante atajos, podemos llevar a
cabo las actividades de la barra de herramientas o fórmulas de operaciones aritméticas
(añadir, restar, multiplicar, etc.). La barra vertical parpadeante llamada «cursor» es el punto
de inserción. Indica la ubicación de inserción de la escritura.
Barra de hojas
En la parte inferior, se muestra un texto que dice sheet1. Esta barra de hojas explica la hoja
de cálculo en la que se está trabajando actualmente. A través de esto, podemos alternar
varias hojas a nuestra conveniencia o agregar una nueva.
Barra de columnas
Las columnas son una serie de cajas organizadas verticalmente en toda la hoja. La barra de
columnas se encuentra debajo de la barra de fórmulas. Las columnas se enumeran con
letras del alfabeto. Comience con la letra A a Z, y después de Z, continuará como AA, AB
y así sucesivamente. El límite máximo de columnas es 16.384.
Barra de filas
Es la parte izquierda de la hoja donde se expresa una secuencia de números. Comience con
el número uno (1) y a medida que movemos el cursor hacia abajo, se agregarán más filas.
El número máximo de filas es 1.048.576.
Celdas
Las celdas son los paralelepípedos que dividen la hoja de cálculo en varios segmentos que
permiten separar las filas de las columnas. La primera celda de una hoja de cálculo está
representada por la letra inicial del alfabeto y el número uno (A1).
Barra de estado
Esta barra situada en la parte inferior de la ventana que muestra información muy
importante. También muestra cuándo algo está mal, o el documento está listo para ser
entregado o impreso.
Esto muestra el cálculo rápido de los dígitos seleccionados, como suma, promedio,
recuento, máximo, mínimo, etc.
Puede configurar la barra de estado haciendo clic con el botón derecho en la barra de
estado. Puede insertar o quitar cualquier comando de la lista proporcionada.
Iconos de vistas
Es un grupo de tres botones dispuestos a la izquierda del control Zoom, cierre la parte
inferior derecha de la pantalla. A través de esto, puede ver tres tipos diferentes de vistas de
hoja de Excel.
 Vista normal: muestra la página de Excel en la vista normal.
 La Vista Diseño de página: muestra la vista exacta de la página de Excel a medida
que se imprimirán.
 Vista de salto de página: muestra la vista previa del salto de página antes de
imprimir.
Zoom Control
El control de zoom se encuentra en el área inferior derecha de la ventana. Le permite
ZOOM-IN o ZOOM-OUT un área particular de la hoja de cálculo. Se representa mediante
la ampliación de iconos con los símbolos de maximizar (+) o minimizar (-). En las
versiones más modernas, consta de un segmento con los iconos de más, menos y un
elemento que separa ambas opciones; que le permite manipularlos haciendo clic en
cualquiera de estos.
Por otro lado, también explica cuántas veces el documento se ha movido o abordado en
porcentajes (%). En la versión de Microsoft Excel 2019, le permite alejarse un 10% y
ampliar hasta un 400%.