PROYECTO DE DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS DE EXPEDIENTES DE PERSONAL DEL MREE 1. Generalidades del Proyecto 1.1 Introduccin 1.

2 Objetivos Modernizar y optimizar la gestin documental Promover la normalizacin de procedimientos archivsticos Promover procesos de digitalizacin de documentos Acceder a los documentos de los expedientes de personal desde Disponer de documentos en formato digital Incrementar el acceso a la informacin contenida en los expedientes de personal para Mejorar los servicios de consulta de los documentos de los expedientes de personal Reducir la manipulacin y el uso de materiales originales frgiles para evitar el deterioro de los mismos

1.3 Marco Legal Releer ley 1444, etc 1.4 Alcance La aplicacin de este proyecto est diseada para el rea de Archivo de Expedientes de Recursos Humanos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Crear una base de datos inicial del personal activo del ministerio de relaciones exteriores hasta las incorporaciones (altas) de diciembre de 2011. Desarrollar una metodologa de gestin documental que incluya Reglamento de Archivo, Tablas de Retencin Documental, (falta paula) 1.5 Limitaciones de Alcance El proyecto nicamente abarca la digitalizacin de informacin de los expedientes del personal administrativo y diplomtico Activo (paula falta plazo) **La digitalizacin de documentos comprende nicamente aquellos documentos cuyo ente 1.6 Justificacin El proyecto de digitalizacin emerge de la necesidad de contar con informacin de fcil acceso de manera rpida y oportuna

Reducir el uso y manipulacin de materiales frgiles para de esta manera ofrecer a la institucin una alternativa de soporte con la utilizacin de recursos tecnolgicos ( o utilizacin de Ntics).

1.7 Beneficios Acceso oportuno a los documentos de los expedientes de personal de los servidores.. Modernizacin del sistema de recursos humanos? Modernizacin de servicios archivsticos Disponer de archivos ordenados fsicamente de acuerdo a estndares predeterminados Sentar bases para optimizacin progresiva de las actividades propias de los archivos (bsqueda, seleccin , ordenacin, prstamo, transferencia, eliminacin controlada) (redactar los beneficios en funcin a los objetivos) Inventario de documentos, TRDs, inventario de series Brindara ayuda y permitir mejorar los tiempos invertidos en las toma de desiciones correspondientes a las actividades propias de los archivos. Beneficios de la digitalizacin 1. Incrementa la eficiencia y la productividad organizacional. 2. Evita la prdida de conocimientos, experiencias, direcciones, entre otros. 3. Facilitar el trabajo del personal, dentro y fuera del MREE 4. Facilitar la gestin descentralizada. 5. Facilitar los procesos de reorganizacin. 6. Ahorro de espacio para el archivo fsico de los documentos. 7. Facilitar disposicin de los documentos a travs de consulta de manera instantnea. 8. Un mismo documento puede ser consultado por dos o ms personas en forma simultnea. 9. Se eliminan los riesgos de prdida de documentos. 10. Proteger el patrimonio, incluso frente a la captura y copias no deseadas desde dentro de la organizacin. 11. Se reducir significativamente el gasto en fotocopias e impresiones innecesarias. 12. Se evita el desgaste o prdida de los documentos originales. 13. Reducir los costos y los tiempos de espera de la informacin a los usuarios internos y externos del MTC. 14. Incrementa la productividad del personal. 15. Ahorra en costos (papeles, tonners, mantenimiento de equipos), tiempo en la gestin de los documentos (traslado, fotocopia, archivo, entre

otros).

2. Desarrollo del Proyecto: 2.1. Metodologa Planear Ejecutar (resumen de todo el resto, hacer al final) 2.2. Etapa I Organizacin, ordenamiento e informatizacin del archivo Antes de iniciar la digitalizacin, se realizara un diganstico del estado actual del archivo de expedientes de recursos humanos, con el resultado del diagnstico se considerara el reordenamiento fsico externo de los files de personal, en funcion a las debilidades encontradas, se propondrn mejoras en los procedimientos, se disearan y desarrollaran modelos de datos para el proyceso de digitalizacin y se elaborar un inventario prlerilimanr de los expedientes del archivo en . 2.2.1. Fase I Diagnstico del Archivo y tratamiento de la coleccin documental Objetivos: Identificar el estado de situacin actual del Archivo de Expedientes de personal de Recursos humanos Identificar la existencia de un procedimiento normalizado de archivo de documentos en los expedientes de personal Determinar si el proceso de ordenamiento podr ser ejecutado por el personal del archivo o Determinar si el personal actual del archivo de expedientes de personal podr apoyar en la ejecucin del proyecto de digitalizacin Elaborar el programa de gestin documental del archivo de expedientes de personal. Identificar series y unidades documentales a digitalizar.

Detalles: De acuerdo al diagnstico del archivo, identificacin de los procesos a realizar, y programa de gestin documental, se considerara la contratacin de consultores para ejecutar el proyecto de reordenamiento del archivo y digitalizacin de documentos. Pre requisitos: Disponer de los siguientes formatos: Cuadro de identificacin de series documentales

Tabla de Retencin Documental Actividades: 1. Iniciar el proceso de seleccin para la realizacin del diagnstico situacional de los archivos de la Dependencia y para la creacin del Programa de Control Documental de la misma, segn el modelo de Trminos de Referencia elaborados por la Mesa de Trabajo para tal fin (Ver Anexo 01). 2. Capacitar al personal del archivo de la Dependencia en la creacin de un Programa deControl Documental.
3. Capacitar al personal involucrado (de la consultora y de la Dependencia) en el uso de las herramientas informticas necesarias para el ingreso de los datos al sistema (mdulos electrnico para el registro de series documentales). 4. Realizar el Diagnstico Situacional y el Programa de Control Documental (PCD) de la Dependencia. 5. Definir los campos a registrar de cada una (plantillas), a utilizar cuando se inicie el proceso digitalizacin de documentos, siendo esto responsabilidad compartida de los coordinadores de archivo e informtica de la Dependencia.

Entregables: Documento de Diagnstico Programa de gestin documental Registro de datos de series y unidades documentales en formato digital Situacin objetivo: Se puede estimar el tiempo, personal y /o recursos necesarios para el ordenamiento del archivo de expedientes de personal. 2.2.2. Fase II Diseo de Procedimientos Archivistitos Objetivos: Elaborar el inventario de procesos de gestin documental a fin de optimizarlos. Disear los procedimientos tcnicos archivsticos el ordenamiento , organizar e informatizar para el archivo de expedientes de recursos humanos Capacitar al personal en la aplicacin de los nuevos procedimientos archivsticos. Detalles: La ejecucin de procedimientos archivsticos involucrara: Identificacin, Clasificacin, Ordenamiento, Acondicionamiento y Descripcin.

Pre requisitos Disponer de los entregables de la FASE I Contar con personal Disponer de los materiales, equipos, infraestructura y personal necesarios para la ejecucin de esta fase Actividades: Anlisis de los procedimientos archivsticos Rediseo de procedimientos archivsticos Gestionar la aprobacin de los nuevos procesos Capacitar a todos los participantes del proyecto en la ejecucin de los procesos tcnicos archivsticos. Entregables: Inventario de procesos actuales Procedimientos archivsticos Situacin objetivo: Se cuenta con procedimientos archivsticos idneos aprobados Se cuenta con un inventario de procesos archivsticos 2.2.3. Fase III Desarrollo del Inventario preliminar de los expedientes y de los documentos que los componen. (campos) Objetivos: Elaborar un inventario de expedientes (lista externa) Identificar los datos a guardar en formato digital Elaborar un inventario de los documentos contenidos en los expedientes Identificar los datos a guardar de cada unidad documental contenida en los expedientes de personal Detalles: El personal permanente del archivo de expedientes de personal proporcionar a los participantes del proyecto acceso al archivo para la utilizacin de expedientes 1. Realizar el levantamiento de la informacin de los expedientes del personal. 2. Realizar el registro de la informacin de los expedientes del personal en formato digital. 3. Realizar el levantamiento de la informacin de los documentos contenidos en los expedientes de personal (de una muestra representativa) Pre requisitos Entregables de la fase II Acceso al archivo de expedientes de personal

Contar con personal Disponer de los materiales, equipos, infraestructura y personal necesarios para la ejecucin de esta fase Actividades: Acceso al archivo Identificacin de datos Registro de datos Guardado de datos

Entregables: Inventario de Expedientes en formato impreso Inventario de Expedientes en formato digital Inventario de tipos documentales en formato impreso Inventario de tipos documentales en formato digital Situacin objetivo: Se cuenta con expedientes de personal inventariados Se cuenta con tipos documentales contenidos en expedientes de personal inventariados. 2.2.4. Fase IV Diseo y Desarrollo de una aplicacin de apoyo al proceso de digitalizacin. Objetivos: Disear y desarrollar una aplicacin que colabore al proceso de digitalizacin de expedientes de personal. Disear un modelo de datos que de soporte a la captura de informacin en el proceso de digitalizacin. Detalles: El personal a cargo del desarrollo de la aplicacin que apoye al proceso de digitalizacin comen Pre requisitos Entregables de la fase III Contar con personal con experiencia en desarrollo de aplicaciones. Disponer de equipos adecuados, infraestructura fsica y tecnolgica adecuada. Actividades: Anlisis de la informacin Diseo Desarrollo Capacitacin

Pruebas Implementacin Liberacin de la aplicacin Entregables: Aplicacin. Modelo de datos. Base de datos. Situacin objetivo: Se cuenta con una aplicacin que ayudara al proceso de captura de informacin dentro el proceso de digitalizacin. 2.3. Etapa II Digitalizacin de los documentos Redactar breve introduccin despus 2.3.1. Fase I Digitalizacin Objetivos: Realizar la digitalizacin de documentos Generar expedientes en formato digital Capturar la informacin en una base de datos centralizada Pre requisitos Entregables de la etapa I Contar con personal con experiencia en digitalizacin de documentos Disponer de equipos adecuados, infraestructura fsica y tecnolgica adecuada. Actividades: Identificar del expediente a ser digitalizado Preparar del expediente Registrar de Informacin Digitalizar del documento Vincular documentos con imgenes Optimizar de la imagen Realizar control de calidad Rearmar el expediente Entregables: Documentos digitalizados Base de Datos con informacin de los expedientes Situacin objetivo: Se cuenta con un archivo fsico ordenado. Se cuenta con un respaldo en formato digital del archivo Se cuenta con una base de datos con la informacin necesaria 2.3.3. Fase II Digitalizacin de expedientes rezagados nuevos ingresos al archivo

Objetivos: Realizar la digitalizacin de los nuevos documentos ingresados al archivo hasta el 31 / 12/2011 Realizar la digitalizacin de los expedientes rezagados de la Fase I Generar expedientes en formato digital Capturar la informacin en una base de datos centralizada Pre requisitos Entregables de la etapa I Contar con personal con experiencia en digitalizacin de documentos Disponer de equipos adecuados, infraestructura fsica y tecnolgica adecuada. Actividades: Identificar del expediente a ser digitalizado Preparar del expediente Registrar de Informacin Digitalizar del documento Vincular documentos con imgenes Optimizar de la imagen Realizar control de calidad Rearmar el expediente Entregables: Documentos digitalizados Base de Datos con informacin de los expedientes Situacin objetivo: Se cuenta con un archivo fsico ordenado. Se cuenta con un respaldo en formato digital del archivo Se cuenta con una base de datos con la informacin completa a 3112/2011