INSTITUTO TÉCNICO NACIONAL DE COMERCIO

RANQHAQ LLANK'AYNINMANTA JATUN UMALLIY WASI

FEDERICO ÁLVAREZ PLATA –NOCTURNO

IMPLEMENTACION DE REGISTRO DIGITALIZADO DE

DOCUMENTOS EN ORDEN ALFABETICO PARA NIVEL
INICIAL DE LA UNIDAD “BOLIVIANO JAPONES”
/
PROYECTO DE GRADO PARA
OPTAR AL TÍTULO DE TÉCNICO
SUPERIOR SECRETARIADO
EJECUTIVO.

EGRESADA : FELICIDAD HUALLPA MAMANI

TUTOR : LIC. EDWIN OPI

COCHABAMBA – 2018

PROYECTO DE GRADO PARA

OPTAR AL TÍTULO DE
TÉCNICO SUPERIOR EN
1 CONTADURÍA GENERAL.
DEDICATORIA

Quiero dedicar el importante sueño que he tenido en todo

mi proyecto de estudio a DIOS, él siempre está en mí,
dándome valor, fuerzas y esperanzas para seguir adelante.
Asimismo, a mi esposo y a mis hijos quien con su
comprensión me ayudo a seguir adelante.

A MI FAMILIA:
A mi madrecita y mis hermanas, que fue un aliciente
constante por haberme dado su apoyo moral, compresión
durante el transcurso de mí vida.

2
AGRADECIMIENTO

Quiero dar las gracias a DIOS, por darme el privilegio de

seguir conociendo todas las cosas que aún me faltan por
conocer.

Al Instituto Técnico Nacional de Comercio “Federico

Alvares Plata” Sección Nocturno Por los conocimientos en
la formación profesional y haberme brindado las
oportunidades de tener valores éticos, morales e
intelectuales.

A mi familia por el apoyo que me brindan día a día, con

cada consejo y comprensión.

Así mismo doy gracias a mi TUTOR al Lic.: EDWIN OPI

CONDORI, por su gran compresión, esfuerzo, paciencia,
motivación, y conocimientos profesionales que me ayudo a
lograr que se culmine el proyecto.

A la Unidad Educativa “Boliviano Japonés” Por abrirme

las puertas y permitirme desarrollar mi proyecto en sus
ambientes y el brindarme el apoyo y confianza para poder
seguir adelante.

3
 ÍNDICE
INTRODUCCIÓN...............................................................................................................1

CAPÍTULO I

1.1. Tema................................................................................................................................3

1.2. Diagnóstico y justificación..............................................................................................3

1.2.1. Diagnóstico:.........................................................................................................3
1.2.2. Justificación.........................................................................................................4
SITUACION LEGAL..........................................................................................................5

1.2.3. Estructura actual y organizacional de la Unidad Educativa Boliviano Japonés

............................................................................................................................26
1.2.4. Determinación de propuesta para los costos unitarios para la elaboración de
una planilla electrónica de control de asistencia................................................27
CUADRO N°1.......................................................................................................................27

DE DISTRIBUCION DEL COSTO UNITARIO POR TIPO..........................................28

1.2.5. LABOR DIRECTA............................................................................................28

1.2.5.1. Planilla del personal docente y administrativo de la unidad educativa
“BOLIVIANO JAPONES”................................................................................28
1.2.6. Activo fijo..........................................................................................................29
1.2.6.1. Muebles y enseres...........................................................................................29
1.2.6.2. Equipo de computación..................................................................................29
1.3. Planteamiento y formulación del problema técnico/tecnológico..............................31

1.3.2. Formulación del problema.................................................................................32

1.3.1. Justificación del problema.................................................................................32
1.4. Objetivos de la investigación........................................................................................33

1.4.1. Objetivo general................................................................................................33

1.4.2. Objetivos específicos.........................................................................................33
1.5. Enfoque metodológico..................................................................................................33

1.5.1. Investigación descriptiva...................................................................................34

4
 1.5.2. Investigación analítica.......................................................................................34
1.5.3. Investigación de campo.....................................................................................34
1.5.4. Técnicas de recolección de datos.......................................................................34
1.5.6. Entrevistas.........................................................................................................34
1.5.7. Encuesta.............................................................................................................34
1.5.8. Métodos de recopilación bibliográfica..............................................................35
CAPITULO II......................................................................................................................36

2. Marco teórico conceptual................................................................................................36

2.1. Técnicas documentales de archivo................................................................................36

2.2. La descripción archivística............................................................................................37

2.12. Planificación general de los archivos.........................................................................38

2.13. Ordenación y clasificación de los documentos de archivo..........................................38

2.14. Serie ISO 30300 Sistema de gestión para los documentos........................................38

2.15. Manual de archivística...............................................................................................39

2.15.1. El periodo pre archivístico.............................................................................39

2.15.2. La antigüedad.................................................................................................39
2.15.3. Archivística: gestión de documentos y administración de archivos................39
2.15.4. Valorar y seleccionar documentos: que es y cómo se hace.............................39
2.16. Archivo.......................................................................................................................40

2.17. Ciclo vital de los documentos.....................................................................................40

2.18. Sistemas.......................................................................................................................41

2.19. Los archivos y las nuevas tecnologías.........................................................................41

2.20. Base de datos...............................................................................................................41

2.21. Ministerio de planificación reglamento de archivos (2010).....................................41

2.21.1. Archivo............................................................................................................41
2.21.2. Documento......................................................................................................42

5
 2.22.3. Procedimientos archivísticos...........................................................................42
2.22.4. Archivos y normas ISO....................................................................................42
2.3. Unidad Educativa..........................................................................................................42

2.4. Objetivo de la unidad educativa....................................................................................43

Artículo 40 (Criterios de inscripción)..................................................................................47

2.5. Concepto de secretaria...................................................................................................51

2.6. Objetivos de Implementación de registro digitalizado de documentos en orden

Alfabético para nivel inicial de la unidad “Boliviano Japonés.....................................51

2.7. Concepto de costo.........................................................................................................52

2.8. Concepto de gasto.........................................................................................................53

2.9. Diferencia entre costo y gasto.......................................................................................53

2.10. Sistema de costos.........................................................................................................53

2.11. Clasificación de los costos...........................................................................................53

2.12. Costos por órdenes......................................................................................................53

2.12.1. Costos estimados.............................................................................................53

2.12.2. Costo de operación..........................................................................................54
2.12.3. Costo variable..................................................................................................54
2.13. Clasificación de los costos..........................................................................................55

2.14. Costo de adquisición...................................................................................................55

2.14.1. Mano de obra...................................................................................................55

2.14.2. Mano de obra directa.......................................................................................55
2.14.3. Mano de obra indirecta....................................................................................55
CAPITULO III.....................................................................................................................56

PROPUESTA DE INNOVACION O SOLUCION DEL PROBLEMA

RESULTADOS ESPERADOS...........................................................................56
3.1. Antecedentes.........................................................................................................56

6
3.2. Beneficiarios de la Propuesta.......................................................................................57

3.3. Diseño de la Propuesta..................................................................................................57

Desarrollo del Registro de Correspondencia Digitalizado:..............................................58

CAPITULO IV.....................................................................................................................64

4. Resultados esperados.......................................................................................................64

CAPITULO V.......................................................................................................................66

5.1. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES............................................................66

5.2. CONCLUSIONES.........................................................................................................66

5.3. RECOMENDACIONES...............................................................................................67

FUENTES DE INFORMACIÓN Y BIBLIOGRAFIA.....................................................68

ANEXOS...............................................................................................................................69

7
INTRODUCCIÓN

En la actualidad el mundo se mueve al ritmo de la tecnología, en cualquier tipo de

institución o unidades educativas se cuenta con el apoyo de la tecnología, ya sea esta
pública o privada. Las herramientas tecnológicas varían desde el uso del internet, hasta
las aplicaciones vía celular, anteriormente solo se contaba con teléfono y fax, ahora se
utilizan escáner para digitalizar imágenes y principalmente el correo electrónico; no
obstante, la computadora llega ser la herramienta física indispensable en toda oficina.

Para mejorar la clasificación y organización de los archivos o documentación de una

empresa u organización, es necesario conservar de manera clasificada la
correspondencia administrativa para localizar con agilidad; por lo tanto, el presente
proyecto IMPLEMENTACION DE REGISTRO DIGITALIZADO DE
DOCUMENTOS EN ORDEN ALFABETICO PARA NIVEL INICIAL DE LA
UNIDAD “BOLIVIANO JAPONES” de la Ciudad de Cochabamba se constituye en
una herramienta eficaz y eficiente para el buen manejo de la documentación, de esta
manera rompemos barreras tradicionales en el área de secretariado y administrativa para
incorporarnos a la tecnología del siglo XXI, donde todo se encuentra digitalizado y
mantener actualizado el manejo de documentación de los diferentes paralelos del nivel
inicial del centro educativo Boliviano Japonés.
La clasificación y la organización de correspondencia es una de las tareas más
importantes en cada una de las oficinas públicas y privadas, la persona encargada en el
manejo de los archivos dentro de la institución, debe conocer las reglas y los sistemas de
archivo de cada estudiante de nivel inicial.

El desorden de la documentación ocasiona la pérdida de información y acumulación de

papeles en el escritorio, dentro de la oficina, también causa la demora de los trámites
correspondientes; por lo tanto, la secretaria posee la gran responsabilidad de enfrentar y
asumir los nuevos cambios que exige el centro educativo y así los padres de familia que
acuden a averiguar el rendimiento escolar pues estos son quienes cada vez son más
exigentes.

1
La eficacia al momento de manejar las carpetas escolares dentro de la institución radica
en la excelente conservación de los archivos mejora la comunicación escrita, elementos
que constituyen a lo largo del tiempo, la buena imagen y excelente representación a la
unidad educativa, esto ayuda al desarrollo de centros educativos públicos y privados.

En el centro educativo “Boliviano Japonés” el personal administrativo del Área de

Secretearía de Administración ha visto las necesidades de elegir otras alternativas para
facilitar la clasificación y organización de los archivos y documentos para mejorar la
gestión documental.

2
 CAPÍTULO I

1.1. Tema
“Implementación de Registro Digitalizado de Documentos en Orden Alfabético
Para Nivel Inicial de la Unidad “Boliviano Japonés”

1.2. Diagnóstico y justificación

1.2.1. Diagnóstico:
Antecedentes teóricos:
A consecuencia del crecimiento urbano, la escuela central del núcleo escolar campesino
de Ch’aquimayu, se trasladó a la zona de Puntiti grande, donde funcionaba como escuela
seccional con unos pocos maestros.
El hecho aconteció el 24 de abril de 1982 dando lugar a la fundación del núcleo escolar
de Puntiti en el marco de la filosofía de la escuela rural, que integra ciencia trabajo y
producción; saber y hacer.
Los dirigentes campesinos de la época de la revolución nacional de abril de 1952, había
previsto el área del terreno suficiente, en el contexto de la ley de reforma agraria y
entendimiento con sabiduría, que la verdadera liberación se alcanza por el camino de la
educación.
Fue su primer director, el profesor José Rojas Trujillo, acompañado de 14 docentes, que
en promedio atendían a unos 200 estudiantes, en paulatino y acelerado crecimiento.
A los pocos años adopto el nombre de su director fundador en 1994 al implantarse la
reforma educativa, que prohibía la nominación de escuelas con nombre de personas en
vida, se resolvió nominarla como unidad educativa BOLIVIANO JAPONES, en
reconocimiento a los méritos históricos de este país, ejemplo de pujanza y desarrollo,
que prestaba y presta cooperación a nuestro saber todo en los campos de la salud y
educación.
Actualmente la unidad educativa “Boliviano Japonés” es la escuela más grande de toda
sacaba, consta en nivel inicial de tres paralelos, primaria con 6 paralelos y secundaria

3
con 6 paralelos en total contamos 1800 estudiantes y solo con una secretaria, puesto que
el trabajo es sumamente arduo.
Los registros de documentos y en orden alfabético en el sistema desde el nivel inicial,
contribuirá a la operación de entrega de documentos de forma eficiente, prontitud a los
docentes, dirección y padres de familia.

1.2.2. Justificación
Es importante la implementación de registro de archivo de documento en orden
alfabético para nivel inicial de la U.E. Boliviano Japonés, para que sea de fácil acceso el
llenado de datos en el momento de llenar datos del RUDE, un informe adecuado del
desenvolviendo del estudiante.

Con la implementación de este sistema de registro alfabético de estudiantes, mejorara el

acceso rápido, eficaz y oportuno de información para los padres de familia y docentes en
general y manejo adecuado de los documentos del estudiante.

El registro alfabético de estudiantes de la Unidad Educativa ´´Boliviano Japonés´´,

permite el manejo apropiado, ordenado, controlado y eficiente en los archivos y acceso a
la información.

Una buena información y conocimiento general de los documentos de cada uno de los
alumnos, es de suma importancia, este registro también será de útil para una buena
administración del director, por medio de esta se informara del alumno a que aula
corresponde y quien es su maestra, estos documentos estarán archivadas en un
archivador con palanca y en orden alfabético como también estará en el sistema, para el
acceso directo en el momento necesario de los alumnos de nivel inicial de la Unidad
Educativa “Boliviano Japonés” y permitirá la recuperación de datos de ambos lados, por
ello es importante contar con los ordenamientos archivísticos para el correcto y eficiente
manejo de la documentación.

4
SITUACION LEGAL
ARCHIVÍSTICA BOLIVIANA
El patrimonio documental de la Nación está sustentado con:

La Constitución Política del Estado, promulgada el 07 de febrero de 2009, en su Art.

99 establece:
I. El patrimonio cultural del pueblo boliviano es inalienable, inembargable e
imprescriptible. Los recursos económicos que generen se regularan por la ley, para
atender prioritariamente a su conservación, preservación y promoción.
II. El estado garantizará el registro, protección, restauración, recuperación,
revitalización, enriquecimiento, promoción y difusión de su patrimonio cultural, de
acuerdo con la ley.
III. La riqueza natural, arqueológica, paleontológica, histórica, documental, y la
procedente del culto religioso y del folklore, es patrimonio cultural del pueblo boliviano,
de acuerdo con la ley.
El Art. 237 señala las obligaciones por el ejercicio de la función pública, inventariar y
custodiar en oficinas públicas los documentos propios de la función pública, sin que
puedan sustraerlos ni destruirlos.
Ley N° 2341 de 23 de abril de 2002 (Procedimiento Administrativo)
Norma la gestión documental, garantiza el acceso a los archivos y registros oficiales de
las instituciones públicas sobre la base del interés legítimo.
Ley N° 1178 de 20 de julio de 1990 (Sistema de Administración y Control
Gubernamental)
De acuerdo a esta Ley el servidor público tiene el deber de desempeñar sus funciones
con eficacia, economía, transparencia y licitud. Su incumplimiento genera
responsabilidades jurídicas.
En su Art. 28 contiene un acápite referido a la “Responsabilidad por la Función Pública”
fijando responsabilidad de carácter administrativo, ejecutivo, civil y penal para los
servidores públicos que no cumplen con sus obligaciones.

5
Decreto Supremo N° 27329 de 31 de enero de 2004, señala en su Art. 2°.
“Transparencia y Acceso a la Información Gubernamental”, que el acceso a la
información pública es un requisito indispensable para el funcionamiento de la
democracia y la transparencia informativa, al constituirse en el pilar fundamental de una
buena gestión pública.
Decreto Supremo N° 23934 de 21 de julio de 1994 (Reglamento Común de
Procedimientos y de Comunicación de los Ministerios - RCP)
Determina criterios para el manejo de documentación activa en los archivos de oficina y
fija aspectos generales para el manejo de la Memoria Institucional.
De acuerdo al Art. 22 (materiales impresos y otros), determina que las publicaciones
oficiales, los libros, estudios, proyectos, revistas, folletos, boletines, etc., deberán ser
remitidos a la biblioteca o archivo central de la institución con anotación de primer
destinatario, si fuera el caso. La biblioteca o archivo central institucional procederá al
registro de dicha documentación y a la administración de su uso, y elaborará
semanalmente el listado correspondiente de ingresos para su difusión interna.
El Archivo Central clasificará y catalogará el material recibido, y, luego, lo remitirá, con
cargo a devolución, a su destinatario al solicitante.
Para su funcionamiento, la unidad responsable del archivo institucional deberá contar
con suficiente espacio físico, ser de fácil acceso y estar dotadas de medidas de seguridad
más adecuadas.
Decreto Supremo N° 22144 de 02 de marzo de 1989 Prohibición de destrucción o
enajenación de documentaciones públicas, que establece la obligación del Estado
de garantizar la seguridad de las documentaciones públicas, precautelar la preservación
y accesibilidad a las documentaciones.
Decreto Supremo N° 22145 de 02 de marzo de 1989, Prohibición de destrucción o
enajenación de documentación pública inactiva, que declara de utilidad y necesidad las
documentaciones públicas inactivas, las define, prohíbe su destrucción, establece las
sanciones de acuerdo al Código Penal y determina más medidas necesarias para su
preservación. Para su conservación instruyó la obligación de instalar depósitos de
archivos en instituciones públicas.

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Decreto Supremo N° 13457 de 19 de agosto de 1979, que establece la urgencia de
adoptar disposiciones de emergencia, para preservar de la destrucción y eliminación de
documentos.
Decreto Supremo Nº 9777 de 15 de junio de 1971 en su Art. 1º establece que la
documentación de carácter público, oficial y nacional, existente en las reparticiones del
Estado, con más de 35 años de antigüedad, deberá entregarse al Archivo de La Paz,
dependiente del Rectorado de la Universidad Mayor de San Andrés. Esta disposición
comprende a la Presidencia de la República, Ministerios y cualesquiera otras oficinas
estatales de carácter nacional, con excepción de los Ministerios del Interior, Relaciones
Exteriores y Culto y de Defensa Nacional.

METODOS DE ARCHIVO
Archivar es el proceso de organizar y guardar cartas, memorandos, informes y recibos,
direcciones, formularios e impresos y papeles para toda clase de trámite. Estos
documentos se organizan generalmente en una de estas cinco maneras.

 Alfabéticamente. - En la forma en que están anotados los nombres en un guía de

teléfonos, o como se anotarían en una libreta de direcciones. A los nombres que
empiecen por A irían primero, los que empiecen con B después así
sucesivamente
 Por asuntos- En la forma en la forma en que se organizaría un catálogo o sea por
el nombre de objetos o materias. Los documentos de un archivo por asuntos se
arreglan también en orden alfabético, por ejemplo. Artículos eléctricos iría
primero que automóviles, irían antes que cosméticos, y así sucesivamente.
 Cronológicamente. - Por orden de fecha en la forma en que se lleva un registro
de citas o como usted llevaría un diario personal, por ejemplo: abril de 2000.
Luego abril 2 de 2000 y así sucesivamente.
 Numéricamente. - En la forma como se numera los cheques en un talonario, por
ejemplo: cheque números. 313, 314, 315, etc.
 Geográficamente. - Por localidad geográfica o lugar, en la forma como se
organizan algunos equipos deportivos en un país, o como están organizados los

7
 cincuenta estados de Estados Unidos, por ejemplo, Alabama, Alaska, Arizona
Arkansas etc.
Los documentos en un negocio se colocan en sobres de Manila llamados carpetas de
archivo. La mejor manera de guardar estos documentos en las carpetas de archivos es
colocándolos con los membretes hacia la izquierda como se acostumbran colocar los
discos fonográficos cuando no se están usando. El archivo de los documentos con los
membretes hacia la izquierda de llama archivo vertical, método este que facilita la
localización rápida de cada documento sin que haya necesidad de mirar uno por uno.

ARCHIVO ALFABETICO DE TARJETAS

Durante este curso tendrá la oportunidad de practicar el archivo alfabético tanto de
tarjetas como de cartas. El archivo alfabético es el método más común de organizar y
guardar documentos en oficina.
Para organizar documentos alfabéticamente no basta con conocer el alfabeto. Saber
cómo colocar los nombres en orden alfabético es solamente el primer requisito. En
archivo hay varias reglas que indican exactamente como debe ir ordenado los nombres
de individuos organizaciones y empresas comerciales.

Alfabetizar. - Arreglar los nombres por el orden alfabético de las letras de dichos
nombres. Beltrán, Domínguez y Fontana están arreglados en correcto orden alfabético.
Puesto que en el alfabeto de letra B viene antes que la D y la D antes que la F. Los
nombres Ramos, Rincón y Rodríguez también están arreglados en correcto orden
alfabético. Cada uno de estos nombres empiezan con la misma letra, pero la segunda
letra en cada nombre es diferente. Estas segundas letras están en correcto orden
alfabético: la a viene antes que la I y la i antes que o.

Unidad. - Es cada parte del nombre de una persona, organización o compañía que se usa
al alfabetizar. El nombre María Luisa Domínguez consta de tres unidades: María/ Luisa/
Domínguez. El nombre de la empresa transportes Lozada consta de dos unidades;
compañía importadora industrial boliviana consta cuatro unidades.

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Clasificar. - Determinar previamente bajo que nombre título se debe archivar un
documento, y decidir en qué orden considerase las unidades en cada nombre o título al
alfabetizar.

Titulo. -Encabezamiento o inscripción bajo el cual se archiva un documento, por

ejemplo, si se ha decidido que debe archivar un documento bajo el encabezamiento
Compañía, Cafetería, colombiana el nombre de dicha compañía sería el título.

Guía. - Hoja de cartón fuerte que se usa para separar las secciones de un archivo.

Pestaña. - Proyección alerta, de catón o de metal, que sobre sale de los bordes
superiores de las guías o de las carpetas. Las pestañas suelen llevar rótulos impresos; de
lo contrario pueden añadirse una etiqueta de papel engomado denominado marbete. En
la que se escribe el título correspondiente. De impresas o con el membrete adherid,
hacen el papel de guía o conductores para dirigir la vista a aquellas secciones de archivo
que se trata de localizar.

Para practicar el archivo de tarjetas, el alumno debe confeccionar las primeras 50 fichas,
según la guía del maestro.

ARCHIVO. SISTEMA ALFABÉTICO.

Sistema alfabético: Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de
acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta
a casi todos los negocios.

VENTAJAS:

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La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los
apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.

Reglas para ordenar alfabéticamente, se usan directa o indirectamente en casi todos los
sistemas de archivar, pues constituyen la base fundamental de todos los sistemas.
Existen varias reglas básicas para clasificar, las cuales son de uso universal.

ABREVIATURAS:
Las abreviaturas se clasifican como si el nombre estuviera escrito completo, sin
embargo, las iniciales o letras solas usadas para representar un nombre u organización
como: UNO, OEA, IBM, se considera como si fueran unidades separadas.

CREACIÓN Y PLANIFICACIÓN
La creación de archivos es el inicio del ciclo de vida de los archivos. En esta 1a etapa es
necesario conocer las normas, procedimientos y la aplicación del Sistema de
Clasificación de Archivos.

La creación de documentos o información es realizada través de la aplicación de normas

y procedimientos descritos en manuales, libros de referencia, directrices administrativas,
políticas o instrucciones escritas dentro de cada empresa. Estas planificaciones abarcan
el control de correspondencia interna y externa, independientemente del medio en que se
encuentre la información papel, microfilmes, medio electrónico, audiovisuales, etc.

CREACIÓN Y CLASIFICACIÓN
Es muy importante conocer cómo y dónde se van a guardar la información en la
empresa, del uso y organización que se le da a la misma, es importante clasificar según
la función y el uso. O sea, archivos activos, archivos sumativos y archivo inactivo.

Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que
la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde

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vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco
años y es consultada más de una vez al mes.

Archivo sumativo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo
activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar
operaciones realizadas.

Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los
mismos una vez que ya han cumplido su función.

ORDEN Y CONSERVACIÓN
Para la conservacion y una buena organización, los sistemas de archivos constan de tres
elementos:
a) Equipos: Los muebles mas utilizados son el archivador vertical, Se les denomina
verticales debido a que para estos archivos se utilizan carpetas con pestaña
vertical que permiten una visualización lateral de los nombres.
b) Guias Tarjetas indicadoras hechas de cartón fuerte y resistente, provistas de una
pestaña en la parte superior donde aparece el título, nombre o asunto. Se usan
para dividir las gavetas en secciones e indicar dónde deben archivarse o
localizarse los documentos.
c) Fundones y carpetas Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de
atrás. En la pestaña se escribe el rótulo, que indica el contenido de la carpeta.
Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una
persona, firma o institución referidos a un mismo asunto. Por lo general se
utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas misceláneas. Se
decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volumen de correspondencia
que se recibe en el período de archivo, que puedes ser de seis meses a un año.
Sus objetivos son:
 Optimizar el aprovechamiento del espacio, evitando la aglomeración de
documentos en las oficinas.

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  Traspasar a un servicio especializado de funciones de gestión, conservación
temporal o indefinida acceso y consulta de los documentos.
Que beneficios tiene para la Unidad Educativa:
 Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información.
 Evitar la producción y acumulación irracional de documentos.
 Asegura y facilita el control efectivo y ordenado de la documentación.
 Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas
o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
 Guardar definitivamente en las mejores condiciones de conservación.

DESCARGO O DESCARTÓ
Es la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservación temporal, permanente, o su eliminación, como se describe a continuación.
CT = CONSERVACION TOTAL La conservación total quiere decir que la serie
documental correspondiente no puede eliminarse nunca y debe ser conservada por
siempre en el archivo histórico de la institución.
S = SELECCIONAR Esta opción significa que una vez que la serie documental ha
cumplido su período de retención en la etapa del archivo de gestión y del archivo
central, debe llevarse a cabo un proceso de selección, de acuerdo con unos criterios
previamente establecidos, con el fin de que se conserve una muestra significativa para la
historia. Usualmente esta opción está asociada con otras acciones establecidas en las
tablas de retención y que están relacionadas con la disposición final de los documentos.
M = MICROFILMAR A pesar de que la microfilmación es una técnica bastante antigua
y que se han desarrollado tecnologías más modernas para la copia y conservación de
documentos, en la actualidad, es la técnica más utilizada. Cuando las tablas de retención
utilizan esta letra al establecer la disposición final de una serie documental, los
documentos deben ser sometidos a este proceso antes de aplicar cualquiera otra acción
indicada.
E= ELIMINAR Esta indicación quiere decir que una vez los documentos han cumplido
su tiempo de retención en el archivo de gestión y en el archivo central puede

12
programarse su eliminación siguiendo los procedimientos establecidos para dicho fin y
que se mencionarán más adelante:

 Conocer la naturaleza de la documentación en general, a fin de posibilitar su

aplicación en una esfera especializada.
 Comprender los aspectos teóricos y prácticos de la materia que nos ocupa.
 Comprender los cánones de la técnica archivística.
 Incentivar el interés por el estudio, manejo y empleo de las distintas fuentes y
servicios de la información documental.

REGLAS DE CLASIFICACIÓN

1.- Nombres de individuos:

Los nombres se invierten y se alfabetizan en el orden siguiente; apellido paterno,
apellido materno, y nombre de pila. El apellido paterno y materno forman UNA SOLA
UNIDAD, después de una COMA (,) los nombres forman unidades independientes.
Ejemplo:
NOMBRES APELLIDOS NOMBRE (S)
Ana María Rodríguez Rodríguez Ana María
Juan José Pérez Ríos Pérez Ríos Juan José

2.-Orden alfabético.
Los nombres se alfabetizan comparando la primera unidad en cada nombre, LETRA
POR LETRA. Las segundas unidades se deben tener en cuenta solamente cuando las
primeras unidades son idénticas y en terceras unidades cuando la primera y las segundas
son idénticas y así sucesivamente.
Ejemplos:
NOMBRE 1ª UNIDAD 2ª UNIDAD 3ª UNIDAD
José Ayala Ayala José
Javier Antonio Córdova Javier Antonio
Córdova
José María Córdova Córdova José María

13
3.- Un apellido sólo o una inicial:
Un apellido cuando va solo antes que el mismo apellido acompañado de una inicial del
nombre de pila o de una inicial. un apellido con una inicial de nombre de pila antecede a
un apellido con un nombre de pila completo que comience con la misma letra. Esta regla
se explica así “nada antepone de algo”
Ejemplo:
NOMBRE 1ª UNIDAD 2ª UNIDAD 3ª UNIDAD
Jenny Ayala Ayala Jenny
Adela Samudio Samudio Orellana Adela
Orellana

4.- Apellidos con prefijos:

Los apellidos que contienen una preposición, articulo o contracción se consideran como
una unidad.
PREPOSICION: DE
ARTICULO: EL, LA, LO, LOS, LAS
CONTRACCION: DEL
EJEMPLO:

De D'Anunzio Van
De los Du Pont Van der
De la Me. Arthur Von
Del O'Connor Von der
Mac Donal
Du Murier

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5.- Nombre de cosas comerciales:
Los nombres de cosas comerciales y de instituciones se clasifican y se archivan
exactamente como están escritos, cuando no contiene el nombre completo de un
individuo.

Los artículos (El, la las los lo) de nombre de cosas comerciales o firmas que no sea de
lengua española o inglesa no se cambia de sitio y se consideran unidades de
clasificación.
Ejemplos:
Nombre 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad
Gabriel D'Anunzio D'Anunzio, Gabriel -----------------
Olga de los Ríos De los Ríos, Olga ------------------
David E. Me Curdy McCurdy, David E.
Elizabeth Van der Mier Van der Mier, Elizabeth -------------

REGLA 5: NOMBRE DE CASAS COMERCIALES

Los nombres de casas comerciales y de instituciones se clasifican y se archivan
exactamente como están escritos, cuando NO CONTIENEN EL NOMBRE
COMPLETO DE UN INDIVIDUO.
Los artículos (El, la, las los, lo) de nombres de casas comerciales o firmas que NO SEA
DE LENGUA ESPAÑOLA O INGLESA no se cambia de sitio y se consideran
UNIDADES DE CLASIFICACION.

EJEMPLOS:
Nombre Ira.Unidad 2da.Unidad 3ra. Unidad
Casa Comercial
Casa Comercial Bolivariana
Bolivariana
Des Artistes Café Des Artistes Café
FSCUPIA Garepa
Le BijouFrancaise Le Bijou Francaise

15
REGLA 6 NOMBRE DE CASAS COMERCIALES QUE CONTIENEN EL
NOMBRE DE UN INDIVIDUO
Cuando el nombre de una casa comercial o de una Institución incluye el nombre
COMPLETO DE UN INDIVIDUO, al hacer la clasificación se INVIERTE EL ORDEN
DE LAS UNIDADES al igual que se hace con el nombre de un individuo.

EJEMPLOS
Nombre 1ra. Unidad 2da.Unidad 3ra.Unidad
Confecciones Álvarez Confecciones Álvarez —
Confecciones José Álvarez Álvarez, José Confecciones

REGLA 7: LOS ARTICULOS

Los artículos el, la, los, las, lo y la contracción "del" en español y el articulo "the" en
inglés NO SE CONSIDERAN COMO UNIDADES DE CLASIFICACION. Al escribir
los nombres en tarjeras y carpetas de archivo, si estos artículos están al principio de un
nombre, se COLOCAN AL FINAL ENTRE PARENTESIS. Si estos mismos se
encuentran en MEDIO DE UN NOMBRE se colocan ENTRE PARENTESIS, pero NO
SE CAMBIA DE LUGAR.

EJEMPLOS
Nombre Ira.Unidad 2da.Unidad 3ra.Unidad
La Casa del Niño Casa (del) Niño (La)
El Faisan Dorado Faisan Dorado (El)
The Hilton Hotel Hilton Hotel (The) —
Casa de los Mil Regalos Casa (de los) Mil Regalos

REGLA 8: NOMBRES UNIDOS POR GUION

Los nombres de casas comerciales unidos por guión SE CONSIDERAN como
UNIDADES SEPARADAS al clasificarlos. Los APELLIDOS DE INDIVIDUOS
UNIDOS por GUION se CONSIDERAN AMBOS como UNA UNIDAD DE
CLASIFICACION.

16
EJEMPLOS
Nombre Ira.Unidad 2da.Unidad 3ra.Unidad
Export-lmport Services Export Import Services
McGraw-Hill Incorporated McGraw Hill Incorporated
The Joseph Ryan-Jones Co. Ryan-Jones Joseph Compañy (The)

ADVERTENCIA: Los gentilicios en español que sean parte del nombre de una empresa
Las abreviaturas se clasifican como si el nombre estuviera escrito completo, sin
embargo, las iniciales o letras solas usadas para representar un nombre u organización
como: ONU, OEA, IBM se consideran como si fueran unidades separadas.
EJEMPLOS

Nombre 1ra.Unidad 2da.Unidad 3ra.Unidad 4ta. Unidad

José Ma. Arosemena Arosemena, José María
Escuela Sta. Teresa Escuela Santa Teresa —
IBM de Solivia 1 B M(de) Bolivia
Instituto ABC Instituto A B C

REGLA 10: CONJUNCIONES, PREPOSICIONES Y EXPRESIONES FINALES

EN EL NOMBRE.DE UNA FIRMA.
Las conjunciones y, e; las preposiciones para, en, de en español; and, &, for en inglés, ya
vayan delante o entre nombres comerciales, títulos de compañías, etc., no se toman en
cuenta ni se omiten o se invierten al clasificar, simplemente se colocan inmediatamente
después del nombre, entre paréntesis, para indicar que no se consideran al archivar.

17
Términos como:
C.A. : Compañía Anónima
Ltda: Limitada
Cía: Compañía
Hnos: Hermanos
S.A.: Sociedad Anónima
Asoc.: Asociación
Nal.: Nacional
Co.:Company
Bros.: Brothers
Inc.: Incorporated
Ltd.: Limited
Corp.: Corporation
Assn: Association

Que por lo general van al final de una firma, aunque también pueden ir al principio, se
tratan como unidades separadas al clasificar y al archivar. Y recuerde que las
abreviaturas se clasifican como si no estuvieran abreviadas.

EJEMPLOS
Nombre 1ra.Unidad 2da.Unidad 3ra.Unidad 4ta. Unidad
C.A. La Garantía Compañía Anonima(La) Garantía ----------
Gavíria y Vélez, Ltda. Gaviria (y) Vélez limitada -----------
Larkin & Cooper, Inc. Larkin (&) Cooper Incorporated ----------
Perfumen de Francia, Ltda Perfumes(de) 1 Francia Limitada ----------

REGLA 11: UNA Q DOS PALABRAS

Los nombres que pueden escribirse, ya sea como una, o como dos palabras, se clasifican
y se archivan como una sola unidad. Esta regla tiene su mayor aplicación en el archivo
de los países de habla inglesa.

18
EJEMPLOS
Nombre 1ra.Unidad 2da.Unidad 3ra.Unidad
Bellavista Hermanos Bellavista Hermanos —
Bella Vista, Ltda. Bella Vista Limitada —
SoutheastOil Inc. Southeast Oil Incorporated
South EastCooper Co. South East Cooper Company

REGLA 12: NOMBRES GEOGRAFICOS COMPUESTOS

Los nombres geográficos compuestos se consideran como unidades separadas al
clasificarlos y al archivarlos. Si el nombre geográfico tiene un artículo delante, no se
considera compuesto y constituye una sola unidad.

EJEMPLOS
Nombre lra.Unidad 2da.Unidad 3ra.Unidad
Costa Rica Industries Costa Rica Industries
El Salvador Industrias El Salvador Industrias
Pesquerías Miar del Plata Pesquerías Mar (del) Plata

REGLA 13: TITULOS Y GRADOS

Títulos y grados académicos de los individuos, ya precedan o sigan al nombre, no se
consideran unidades de clasificación y se colocan al final entre paréntesis. Los términos
que designen precedencia en edad, tales como padre, hijo, Sr. (sénior), Jr. (júnior) en
ingles si se consideran unidades de clasificación. En las tarjetas y carpetas de archivo,
términos que designen precedencia en edad se colocan al final.

EXCEPCION A: Cuando el nombre de un individuo consiste en un título nobiliario,

nobleza o religioso y en un solo nombre, ya sea del nombre de pila o el apellido, por
ejemplo:

Duque de Borbón, Reina Isabel, Monseñor García, etc. No se invierte el orden y el titulo
si se toma en cuenta al clasificar y al archivar.

19
EXCEPCION B: Igualmente se considera como elemento de clasificación un titulo,
cuando éste se refiere al nombre de un comercio o empresa industrial.

EJEMPLOS
Nombre 1ra.Unidad 2da. Unidad 3ra.Unidad
Horacio Berrío, Hijo Berrío, Horacio Hijo
Contessa del Drago Fashions Contessa(del) Drago Fashions
Dr. Abelardo Mejía Mejía Abelardo (Dr)
José Meléndez, Hijo Meléndez, José Hijo
José Meléndez, Padre Meléndez, José Padre
Monseñor García Benítez Monseñor García Benítez

REGLA 14: CASO POSESIVO

Caso posesivo que se presenta en el idioma inglés, nunca ocurre en español. Como
puede presentarse en situaciones de archivo, se explica a continuación:

Cuando una palabra termina en "s" seguida de apostrofo (s'). La "s" forma parte del
nombre y por tanto se debe considerar al hacer la clasificación; sin embargo, cuando una
palabra termina con apóstrofo y "s" (’s) no se debe considerar la "s" porque sólo indica
posesión y no forma parte del nombre. Esta regla se expresa así: "Tome en cuenta todo
hasta llegar al apóstrofo".

EJEMPLOS

Nombre 1ra.Unidad 2da. Unidad 3ra.Unidad

Mark's Motor Scooters Mark Motor Scooters
Marks'Equipment Co. Mark s' Equipment Company

REGLA 15: GOBIERNOS

En archivo los gobiernos de los países se expresan con el nombre oficial completo de
cada país. Al clasificarlos, se debe considerar primero el nombre del país, luego las
divisiones mayores, y por último, las subdivisiones menores. Frases como Ministerio de,

20
División de, Sección de, Junta de, Comisión de, cuando son parte de los cuerpos
gubernamentales, se ponen entre paréntesis y se colocan después de la palabra que
afectan.
El nombre del gobierno de los Estados Unidos en inglés (US Goberment o
UnitedStatesGovernment) se clasifica y se archiva bajo UnitedStatesGovernment (3
unidades) y luego se subdivíde por el título del Departament, Boureau, División,
Comisión Board, etc, En español se clasifica y se archiva bajo Estados Unidos (de)
América y luego se subdivide por el título del Ministerio, Negociado, Ramo, División,
Comisión,
etc.

EJEMPLOS
Nombre 1ra.Unidad 2da.Unidad 3ra.Unidad 4ta. Unidad
Ministerio de AgriculturaArgentina (RpcaAgricultura
de la Argentina de) (Ministerio de)

Ministerio de Asuntos España Asuntos Emigración

exteriores
Exteriores, Opto, de(Rep. De) (Ministerio de) (Dpto. de)
Emigración de España
U.S. Government of United States Government Defense
Defense (Dept. of)

REGLA: OTRAS DIVISIONES TERRITORIALES POLITICO-

ADMINISTRATIVAS
Los nombres pertenecientes a organizaciones territoriales donde se ejerce una
administración política se clasifican y se archivan bajo el nombre de dichas
organizaciones, ya sean Estados, Departamentos, Provincias, ciudades, Municipios,
Cantones, etc. Y luego se subdividen bajo el título que corresponda y que puede ser:
Dirección General, Departamento, Negociado, División, Comisión o Junta. NOTA: Para
efectos de clasificación, las palabras ciudad de, se colocan a continuación del nombre de
la ciudad. Cuando por ejemplo, en una carta vemos la palabra Cochabamba,
sobreentendemos "ciudad de Cochabamba”.

21
EJEMPLOS
Nombre 1ra. Unidad 2da.Unidad 3ra.Unidad 4ta
Unidad
Departamento de ObrasCochabamba Departamento de obras Públicas
Publicas del Dpto. de (Depto de)
Cochabamba
Negociado de Carreteras México Ciudad de Carreteras
México D.F. (D.F.) (Negociado de)
Liga de las BuenasCórdova Provincia de Buenas Costumbres
Costumbres, Provincia (Liga de las)
De Córdova

REGLA 17: NUMEROS

Cualquier número que forme parte de un nombre se considera como si estuviera escrito
en letras como una unidad, no importa el número de cifras de que conste.

EJEMPLOS

Nombre Ira.Unidad 2da.Unidad 3ra.Unidad

Almacén 5 y 10 Almacén Cinco (y) Diez

Club 405 Club Cuatrocientos cinco

52 Avenida Hotel Quinta Avenida Hotel

REGLA 18 DIRECCIONES
Cuando hay nombres idénticos de individuos o firmas, su orden de clasificación lo
establece la dirección. Para estos fines, se tiene en cuenta, primero, la ciudad; luego la
calle, avenida o carretera; finalmente el número. Si existe un mismo nombre de una
firma en la misma calle o avenida, lo que suele ocurrir en las grandes ciudades, los
nombres se arreglan, colocando, primero, el del número más bajo y luego se va
ascendiendo numéricamente.
En ocasiones puede haber dos o más nombres comerciales iguales en dos ciudades de
denominación igual, pero de distinta localidad geográfica; en tales casos, ia diferencia la
establece la localidad geográfica.

22
EJEMPLOS

Nombre 1ra.Unidad 2da.Un idad 3ra.Un idad 4ta. Unidad 5ta. Unidad
Farmacia Central Farmacia Central Avenida Universidad 504
Av. Universidad
504
Farmacia Central Farmacia Central Avenida Universidad 865
Av. Universidad
685
Hotel Alameda Hotel Alameda Barcelona España
Barcelona,
España
Hotel Alemada Hotel Alameda Barcelona Venezuela
Barcelona,
Venezuela
REGLA 19: BANCOS
Los nombres de bancos se clasifican y se archivan, primero, por el nombre del banco y
segundo, por el nombre de la ciudad, colocándose el nombre del Estado o del País al
final y entre paréntesis.

EJEMPLOS:
Nombre Ira.Unidad 2da.Unidad 3ra.Un idad 4ta. Unidad 5ta. Unidad
Banco Comercial Banco Comercial Bogotá
Bogotá, Colombia (Colombia)
Banco Mercantil Banco Mercantil Cochabamba
Cochabamba, (Bolivia)
Bolivia
First National Bank First National Bank Miami
Miami Florida Miami

23
Si existen varias sucursales de un mismo banco en la misma ciudad, se clasifican por el
nombre del banco, tomando en cuenta la dirección, tal como se explica en la regla 18.

Nombre lra. Unidad 2da.Unídad 3ra.Unidad 4ta. Unidad 5ta. Unidad

Banco Industrial Banco Avenida Bolívar 330

Av. Bolívar 330 Industrial
Banco IndustrialBanco
Av. Bolívar 650 Industrial Avenida Bolívar 650

REGLA 20: MUJERES CASADAS

El nombre legal de una mujer casada está formado por su nombre de pila seguido de un
apellido paterno y el apellido del esposo unido por la preposición "de". Su apellidos
paterno más el apellido de esposo, forman la primera unidad de clasificación.

EJEMPLOS
Nombre yIra.Unidad 2da. Unidad 3ra. Unidad
Nombre y apellidos apellido
(Paterno) de la mujer del esposo
Botero de
Ángela Botero Jaime Escobar Ángela
Escobar
Clara 1. Henry Hamilton Moreno de Clara
Moreno 1. Hamilton

En varios países de América Latina se ha establecido la costumbre comercial de

identificar a la mujer casada con el apellido del esposo, sin tener en cuenta su apellido de
soltera. Esta costumbre es similar a la forma usada en la nomenclatura inglesa que se
explica más abajo. En estos casos para los propósitos de archivo, se clasifican los
nombres considerando el apellido del esposo como la primera unidad, seguido de la
preposición "de" entre paréntesis. El resto de los nombres se clasifican en el mismo
orden en que aparecen.

24
Nombre de soltera Nombre del esposo Ira.Unidad 2da.Unidad 3ra.Unidad
Hortensia Altuzarra Roberto Novoa Novoa (de) Hortensia
Altuzarra
Carmen Muñoz Pablo Rivera Rivera (de) Carmen
Muñoz

El nombre legal de la mujer casada en la nomenclatura inglesa es el que se usa en los

archivos. El nombre legal en la nomenclatura inglesa puede ser (1) su nombre de pila y
segundo nombre o inicial, si tiene, junto con el apellido del esposo, o (2) su nombre de
pila y apellido de soltera junto con el apellido del esposo.

En tarjetas y carpeta de archivo, Mrs-que en español significa Señora de -se coloca entre
paréntesis al final del nombre; el nombre de pila del esposo e inicial o segundo nombre
van colocados entre paréntesis debajo de su nombre legal.

EJEMPLOS
Nombre 1ra.Unidad 2da.Unidad 3ra.Unidad
Mrs. Robert E. Adams
(Mary Ann) Adams (Robert E.) Mary Ann (Mrs.)
Mrs. Max D. WilliamsWilliams (Max D.) Stella Mansfield (Mrs)
(Stella Mansfield)

25
1.2.3. Estructura actual y organizacional de la Unidad Educativa Boliviano Japonés

DIRECTOR GENERAL
distrital

DIRECTOR
LIC. Zenobio Yahuasi Moga

SECRETARIA

PLANTEL DOCENTE

PRIMARIA
INICIAL SECUNDARIA

JUNTA DE PADRES DE FAMILIA

26
1.2.4. Determinación de propuesta para los costos unitarios para la elaboración de una
planilla electrónica de control de asistencia

CUADRO N°1
LISTA DE ESTUDIANTES DE NIVEL INICIAL

U.E. BOLIVIANO JAPONES PROFESORA: FELICIDAD HUALLPA MAMANI

CONTROL DE ASISTENCIA 2DA SECCION "B"

N°
APELLIDOS Y NOMBRES L M M J V L M M J V
1 AGUILAR MONTAÑO JOSE JOEL
2 AYALA JOSE LUIS
3 ZALE
4 ALVARADO MARTINEZ DILAN ANTHONI
5 CONDORI CORIA ZENON
6 CONDORI CORRALES CAMILA
7 COPA CALLAPA MARIANA
8 CHURA AIRA JHOEL JAIRO
9 ESCALERA SIMONS JHASMIN BELEN
10 FLORES MALDONADO NAJHELY
11 GONZALES BAUTISTA ANDRES JUAQUIN
12 MAMANI CHOQUE JUAN DANIEL
13 MUÑOZ CALLUNI ALEXANDER
14 LUCAS MORALES SHENDEL
15 PACO ZEBALLOS PAULA ABRIL
16 QUIROZ TAPIA JUNIOR
17 ROJAS UNZUETA FOKOSUKE
18 SAAVEDRA MALDONADO ALLISON
19 SANDI VASQUEZ DANIEL BISMAR
20 SOLIS CLAROS NAJHELY
21 VASQUEZ PEREDO RYAN ANDRES
22 YUJRA QUISPE CECILIA BRISSA

27
 CUADRO N°2

DE DISTRIBUCION DEL COSTO UNITARIO POR TIPO

DETALLE COSTO UNITARIO COSTO
Transcripción de datos personales de los 30 1.50 1.50
alumnos de inicial
Internet 300 300
Computadora 2000 2000
TOTAL 4.000 2.301.50

En este cuadro se observa la distribución del costo unitario para la ejecución que tendría
el presente proyecto para su respectiva implementación en la unidad educativa
“BOLIVIANO JAPONES.

1.2.5. LABOR DIRECTA

Según la planilla de sueldos y salarios que percibe cada personal operativo en cada área,
en resumen, se identifica el nombre y apellido del personal.

1.2.5.1. Planilla del personal docente y administrativo de la unidad educativa

“BOLIVIANO JAPONES”

CUADRO Nº 3
PLANILLA OPERATIVA
TOTAL GANADO
Nº NOMBRE COMPLETO CARGO MAS APORTE
PATRONAL
1 Lic. Zenobio Yahuasi Moga DIRECTOR 6000
2 Saavedra Vargas Maria Virginia SECRETARIA 3500
3 Martha Apaza Chirino PROF. INICIAL 5000
4 Evelin T. Apala Cárdenas AUX. PALVULARIA 2000
5 Arancibia Fernández Fernando INGLES 3000
6 Mendieta Colque Rigoberto River MUSICA 2500
7 Solís Vargas Orlando EDUCACION FISICA 2500
8 Jala Vallejos Raimundo REGENTE 2000
9 Mónica H. Torrico Fernández PORTERO 2600
TOTALES 15.700

28
Siete personas representan el plante administrativo y docente, bajo el control y
supervisión del jefe de producción operativo.

1.2.6. Activo fijo

Representa todos los bienes que son utilizados por la unidad educativa “Boliviano
Japonés” en sus operaciones normales y que coadyuvan en el cumplimiento de sus
actividades.

1.2.6.1. Muebles y enseres

Son el conjunto de bienes muebles que cooperan y complementan, a las actividades de la
unidad educativa en sus distintos campos y áreas espaciales, además tiene una existencia
relativamente permanente. Se incluye el mobiliario de la oficina, estantes, armarios,
computadoras, máquinas de escribir, mesas, sillas, pupitres, pizarras, etc.

1.2.6.2. Equipo de computación

Es el equipo de computación que coadyuva en el proceso administrativo y de control de
documentación de la unidad educativa “Boliviano Japonés”, que ayuda en las diferentes
tareas de control de asistencia e información para el padre de familia sobre el
desenvolvimiento y rendimiento escolar de los estudiantes de nivel inicial del colegio
Boliviano Japonés.

29
 UBICACIÓN DE LA UNIDAD EDUCATIVA

U.E.
BOLIVIAN
O
JAPONES

30
1.3. Planteamiento y formulación del problema técnico/tecnológico
1.3.1. Planteamiento del problema
Se observa la mala administración y organización de documentos por la excesiva
cantidad de estudiantes. La falta de personal administrativo capacitado en
procedimiento archivístico, presenta deficiencia en el registro adecuado, control,
recuperación, y acceso a la información.

Desde el inicio sus actividades en la Unidad Educativa ´´Boliviano Japonés´´ no ha

llevado un proceso de organización adecuado en sus archivos; por lo mismo al
transcurrir los años la documentación se fue acumulando casi sin el debido orden,
ocasionando que existan perdida de documentos y difícil acceso a la ubicación de estos
al momento de ser requeridos por el plantel docente, padres de familia y otros.

Además, hace que se acumule los documentos administrativos duplicados, creando

controversias entre dirección y padres de familia por los documentos extraviados. Todos
estos problemas tienen como causa común a la deficiente organización y la falta de un
sistema de registro alfabético de los estudiantes en la Unidad Educativa ´´Boliviano
Japonés´´.

Muestra clara y real del problema que está vigente en el centro Educativo Boliviano
Japonés en el nivel inicial es el manejo de documentación de los niños y niñas de una
forma ortodoxa e ineficiente, ya que esto lleva a la acumulación de cantidades
impresionantes de papeles que pueden llegar hacer inclusive extraviados, lo cual es un
problema al momento de dar información adecuada y oportuna a los padres de familia de
la situación académica de sus hijos.

31
1.3.2. Formulación del problema
Con el diagnóstico y justificación planteada anteriormente, se llega a formular el
problema como sigue:

¿De qué manera se puede mejorar el sistema de registro en el nivel inicial?

A través de esta implementación de un registro de archivo de documento en orden
alfabético para nivel inicial de la Unidad Educativa Boliviano Japonés.

Se optimizará el acceso rápido, eficaz y oportuno de información para los padres de

familia y docentes en general, estos documentos también estarán registrados en el
sistema.

El registro alfabético de estudiantes de la Unidad Educativa ´´Boliviano Japonés´´,

permitirá el manejo apropiado, orden, control, eficiente en los archivos y acceso a la
información.

1.3.1. Justificación del problema

Es importante la implementación de registro de archivo de documento en orden
alfabético para nivel inicial de la U.E. Boliviano Japonés, para que sea de fácil acceso de
llenado de datos en el momento de llenado de datos del RUDE, Un informe adecuado
del desenvolviendo del estudiante.

Con la implementación de este sistema de registro alfabético de estudiantes, mejorara el

acceso rápido, eficaz y oportuno de información para los padres de familia y docentes en
general y manejo adecuado de los documentos del estudiante.

El registro alfabético de estudiantes de la Unidad Educativa ´´Boliviano Japonés´´,

permite el manejo apropiado, orden, control, eficiente en los archivos y acceso a la
información.

32
Una buena información y conocimiento general de los documentos de cada uno de los
alumnos, es de suma importancia, este registro también será de útil para una buena
administración del director, por medio de esta se informara del alumno a que aula
corresponde y quien es su maestra, estos documentos estarán archivadas en un
archivador con palanca y en orden alfabético como también estará en el sistema, para el
acceso directo en el momento necesario, de los alumnos nivel inicial de la Unidad
Educativa “Boliviano Japonés” y permite la recuperación de datos de ambos lados, por
ello es importante contar con los ordenamientos archivísticos para el correcto y eficiente
manejo de la documentación.

1.4. Objetivos de la investigación

1.4.1. Objetivo general
Implementar un sistema de registro alfabético para los estudiantes, para el buen manejo
y orden del archivo de gestión en la Unidad Educativa ´´Boliviano Japonés” en el nivel
inicial.

1.4.2. Objetivos específicos

 Implementar un archivo de registro en orden alfabético para los estudiantes de la
Unidad Educativo “Boliviano Japonés” del nivel inicial 1ª sección “A”
 Clasificar documentos personales carnet de vacunas, certificado de nacimiento,
carnet de identidad de la madre y el padre, planilla de control de rendimiento
académico de cada alumno de 1ª sección “A” del nivel inicial
 Organizar en orden alfabético con sus respectivas pestañas.

1.5. Enfoque metodológico

El tipo de investigación del presente trabajo, es el descriptivo y analítico, porque la
identificación de los aspectos más relevantes de la problemática de organización y
registro de datos, de cada estudiante. Busca estudiar y conocer detalladamente, para
luego describir las dificultades que se presenta, finalmente se integra a la teoría práctica

33
dando solución al problema planteado a través de planeación y la implementación de un
sistema de registro alfabético de estudiantes.
El presente trabajo se realizará con el apoyo de un estudiante de SISTEMAS del
Instituto Nacional de comercio ´´Federico Álvarez Plata´´ sección nocturna.

1.5.1. Investigación descriptiva

Se describe los hechos mediante una interpretación correcta y clara de las consecuencias
que sufre al momento de registrar los datos de un estudiante.

1.5.2. Investigación analítica

Divide cada una de las dificultades que se van a examinar, es decir, descomponer las
ideas complejas en partes más simples.

1.5.3. Investigación de campo

Se realizó entrevistas, cuestionarios, encuestas, y observaciones en la Unidad Educativa.

1.5.4. Técnicas de recolección de datos

1.5.6. Entrevistas
Se realizó la entrevista a los ciudadanos que a de la Unidad Educativa, así mismo a
estudiantes de las falencias que perciben cada una de ellas.

1.5.7. Encuesta
Se realizó las preguntas a los padres de familia y estudiantes en los ambientes de la
Unidad Educativa, de las dificultades que se presentan al momento de solicitar un
documento y como poder mejorar la organización de los distintos documentos de cada
estudiante.

34
1.5.8. Métodos de recopilación bibliográfica
Consistió en la revisión de la bibliografía en páginas web referido al tema de estudio y
otros que tienen relación directa o indirecta de la investigación en tanto que los
instrumentos utilizados para la recopilación de la información secundaria fueron las
fichas bibliografías y de resumen.

35
 CAPITULO II

2. Marco teórico conceptual

Permitirá conocer teóricamente el trabajo de investigación considerando los conceptos

más relevantes, para su mejor entendimiento de implementacion de registro
digitalizado de documentos en orden alfabetico para nivel inicial de la unidad
“Boliviano Japones” y así poder concientizar los conceptos planteados para el
proyecto.

2.1. Técnicas documentales de archivo.

El Archivo Digital viene a constituir un archivo semejante al tradicional de documentos
impresos, pero totalmente digital. Llega a ser un complemento, un respaldo y un
resguardo tecnológico de los archivos vigentes. Este Archivo Digital se convierte, con el
apoyo de la tecnología digital, en un medio de complemento a las actividades de la
DGAC sobre los documentos producidos, a fin de garantizar el valor informativo y fiscal
de las actuaciones. Contar con los Archivos Digitales tiene muchas ventajas, como:
ahorro de papel y material de escritorio; tratamiento y fluidez en pantalla; distribución
instantánea de trámites y documentos; conservación; búsqueda rápida y efectiva; control
de tiempos y otras.

2.1.1. Elementos de la Gestión de archivos digitales.

Para una adecuada gestión de los archivos digitales, se debe disponer de los siguientes
instrumentos: - Tabla de Clasificación Documental de la DGAC. - Tabla de Asuntos,
Temas y Actividades. - Tabla de Retención Documental. - Tabla de Creación, Acceso y
Seguridad Documental. Cada una de las tablas tiene una función y finalidad específica
en el sistema de gestión documental y los archivos que deben ser aplicados dentro el
servidor de la intranet institucional, su plataforma y software específico.

36
2.1.2. Características de los archivos digitales.
Los archivos digitales aplican los principios del ciclo vital del documento y las fases
archivísticas descritas en el numeral 2.1, así como sus elementos descriptivos, y como
complemento sustancial aplican las tablas desarrolladas en el numeral 2.2.1 con los
siguientes propósitos: - Establecer un repositorio común y sistemático de documentos
digitales. - Controlar el acceso y seguridad a documentos. - Custodiar los documentos. -
Mantener la autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad y confidencialidad de
documentos y expedientes. - Ofrecer los servicios de gestión documental. Con el
propósito de establecer la gestión documental basada en principios, aplicamos la
Administración Electrónica de Documentos (AED), que se apoya en redes de
computadoras, internet e intranet, sistemas de almacenaje, escáneres dinámicos, bases de
datos y otras tecnologías.

2.1.3. Operaciones de la Gestión de los archivos digitales.

Basados en las tablas mencionadas en el numeral 2.2.1, las operaciones archivísticas
para gestionar la documentación y los archivos digitales son las siguientes:
a) Identificar los documentos digitales
b) Incorporar el documento al sistema digital
c) Registro (descripción de metadatos e identificación única)
d) Clasificar de acuerdo a la tabla de clasificación documental
e) Asignar acceso y seguridad
f) Definir la disposición
g) Almacenar (de acuerdo al volumen y requisitos)
h) Uso y trazabilidad (perfil de usuario, acceso y control)
i) Asegurar la disponibilidad del documento.

2.2. La descripción archivística

Según el Diccionario de Terminología Archivística, la legislación archivística es el
conjunto de leyes, reglamentos, normas técnicas que regulan la reunión, control,
conservación, protección jurídica y organización de los archivos en un país.

37
2.12. Planificación general de los archivos
El presente texto es el deseo de llenar un déficit, en el campo de la administración de los
documentos y de acuerdo a las necesidades que plantean, en el manejo de la
documentación, las distintas organizaciones. Ayuda a sistematizar el contenido de una de
las asignaturas que comprende el plan de estudio.

2.13. Ordenación y clasificación de los documentos de archivo

Incorporación de conocimientos, formación de los archivos, los caracteres internos y
externos del documento.

2.14. Serie ISO 30300 Sistema de gestión para los documentos

Autor carlota Bustelo Ruesta
La palabra sistema en español o ´´system´´ en inglés, se utiliza en diferentes contextos
no siempre con el mismo significado. Interpretan como sistema de información o
aplicación informática.

El sistema de gestión se define como el conjunto de elementos interrelacionados o que

interactúa en una organización, cuando hablamos en un sistema de gestión para los
documentos nos estamos refiriendo a ese conjunto de elementos en lo relativo a los
documentos.

Sistema que regula la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de

los documentos. Sistema de información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los
documentos a lo largo del tiempo.

38
2.15. Manual de archivística

2.15.1. El periodo pre archivístico

Dentro de este cabe diferenciar cuatro subperiodos o tramos:
1. La época de los archivos de palacio que se corresponden en términos generales
con la antigüedad.
2. La época de los archivos como laboratorio de la historia, desde los inicios del
siglo XIX hasta mediados del siglo XX

2.15.2. La antigüedad
El objeto de la archivística, los fondos documentales o, se si prefiere, los archivos y
documentaciones, es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Su
límite de superior vendría dado por los orígenes de la escritura.

El reparto de la documentación en las salas o depósito de este archivo evidencias que

los fondos eran escrupulosamente respetados y conservados según una clasificación
rigurosa. A pesar de esto, desde el punto de vista archivístico.

2.15.3. Archivística: gestión de documentos y administración de archivos

Este manual de archivística es una sistematización completa del conocimiento teórico,
de las normas y de las prácticas en la gestión de los documentos y en la administración
de los archivos en el ámbito de las organizaciones, publicas y privadas, en el, se trata la
materia desde la perspectiva de la omnipresentes tecnológicas de la información, pues
tras siglos produciendo documentos en papel, las organizaciones y los individuos nos
basamos cada día más nuestras actividades en documentos electrónicos cuya gestión
plantea nuevos retos. José Ramos Cruz Mundet (2012)
.
2.15.4. Valorar y seleccionar documentos: que es y cómo se hace.
La fuerte extensión que están teniendo los sistemas de gestión de documentos en el seno
de las organizaciones, debido en gran parte al uso generalizado de los documentos

39
electrónicos y al incremento de la regularización legislativa y normativas en estos
ámbitos.

2.16. Archivo
Objetivo de la archivística en su doble perspectiva, institucional y documental, en el
mundo cambiante y acelerado en el que los archivos van dejando de ser unidades
aisladas y marginales para formar parte esencial de cualquier organización como
unidades de gestión. Por otra parte, la sociedad, hoy tiene nuevas exigencias y clama 3
informaciones, y son los archivos los que están implicados en esas exigencias y en esos
derechos Eduardo Núñez Fernández, Antonia Heredia Herrera.

2.17. Ciclo vital de los documentos

Como su nombre lo indica es un ciclo por el que atraviesa los documentos desde su
producción o recepción en los archivos de gestión hasta su eliminación o integración a
un archivo permanente o histórico. El ciclo vital de los documentos tiene 3 fases
conforme al archivo son características y condiciones especiales Wilson Martinez V.
Working at

 La primera correspondiente a los archivos de gestión o activos

 La segunda a los archivos intermedio o inactivo
 La tercera a los archivos históricos o permanentes.

Las etapas del ciclo vital de los documentos son: Planeación, Producción,
Correspondencia, distribución, Tramites, organización, de los archivos, valoración (TRD
Y TRD), transferencias documentales, recepción de transferencias, autorización,
selección documental, implementación de nuevas tecnologías (microfilmación o
digitalización) eliminación, depuración, almacenamiento.

40
2.18. Sistemas
Un sistema es un conjunto de componentes que interactúan en entidades o procesos que
se identifican como una unidad dentro del sistema. Una entidad puede ser una persona,
un grupo, una institución u objeto y un proceso es un conjunto de tareas relacionadas en
forma lógica, que se desarrollan para obtener un resultado específico (Ponjuán, G.
2005).

2.19. Los archivos y las nuevas tecnologías

Las nuevas tecnologías brindan la posibilidad de automatizar procesos indudables
ventajas como ser: a gestión administrativa. El almacenamiento y sustitución de
soportes, la descripción defunción y recuperación de la información de manera rápida
(Rufeil, M 2009).

2.20. Base de datos.

Una base de datos es una colección de información organizada de forma que un
programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que
necesita. Una base de datos es un sistema de archivos eléctricos.

Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un

campo es una pieza única de información; un registro es un sistema completo campos; y
un archivo es una colección de registros. Por ejemplo, una guía de teléfono es análoga a
un archivo, contiene una lista de registros cada un de ellos consiste en tres campos
nombre dirección y teléfono.

2.21. Ministerio de planificación reglamento de archivos (2010)

2.21.1. Archivo
Un archivo es un conjunto de documentos que se generan o producen en una oficina,
unidad administrativa, arrea o institución, como consecuencia natural y jurídica de los

41
asuntos o tramites de la sociedad civil. Los archivos garantizan los derechos y
obligaciones de los ciudadanos.

2.21.2. Documento
Un documento en sentido general es cualquier soporte físico que registra información.

2.22.3. Procedimientos archivísticos

Los procedimientos archivísticos son los pasos específicos y sistemáticos que se realizan
en los archivos como seleccionar, valorar, clasificar, describir, ordenar, etc.

2.22.4. Archivos y normas ISO

Uno de los factores estratégicos de la modernización de los archivos es, sin duda, la
normalización. Este factor normalizador se extiende a todos los procesos de
organización y de servicio de los archivos, con independencia de la antigüedad de los
fondos que custodian.

2.3. Unidad Educativa

La Unidad Educativa es un centro de formación integral del educando, donde se
desarrollan los procesos de enseñanza y aprendizaje a partir de una planificación
participativa con la cooperación de director, docentes, alumnos y padres de familia
Art. 5 R.M. 162/01. En la Unidad Educativa se debe impartir enseñanza en uno o más
de los siguientes niveles completos de educación: inicial (al menos un año), primario
(ocho años) y secundario (cuatro años).

En la Unidad Educativa se deben cubrir por lo menos 30 periodos pedagógicos en

una semana, con una duración variable de 35, 40 y 45 minutos, según ciclos, niveles
y turnos para responder a la propuesta curricular. Estos 30 periodos deberán
distribuirse en cinco o seis días por semana de acuerdo a la disponibilidad del edificio
escolar.

42
La Unidad Educativa de reciente creación deberá completar gradualmente el nivel
ofertado en la cantidad de años que le resta para completar dicho nivel, en
cumplimiento del artículo 177 de la Constitución Política del Estado.

2.4. Objetivo de la unidad educativa

El objetivo de la Unidad Educativa es formar al alumno de manera integral,
promoviendo competencias necesarias para su desarrollo personal, social y su
compromiso con la comunidad Art. 5 R.M. 162/01.

Artículo 31 (Secretario)
Son funciones del secretario:
1. Recibir, registrar, distribuir, archivar y custodiar toda la documentación de la
Unidad Educativa.
2. Procesar y elaborar certificaciones que soliciten las autoridades, los alumnos,
padres de familia o apoderados.
3. Elaborar y actualizar el inventario general de la Unidad Educativa.
4. Custodiar el material y equipamiento de uso común en los diferentes ciclos de
cada nivel, velando por su mantenimiento.
5. Llenar y centralizar los libros de inscripción y de notas, formularios y kardex de
los alumnos y profesores.

Artículo 32 (Asistente administrativo)

Es función del asistente administrativo:

Apoyar al secretario en el cumplimiento de sus funciones.

Artículo 35 (Prohibiciones al personal administrativo)

El personal administrativo de una Unidad Educativa está sujeto a las siguientes
prohibiciones y a las establecidas en el Reglamento de la carrera administrativa del
Servicio de Educación Pública:

43
 1. Atentar en cualquier forma contra la integridad física y psicológica de los
alumnos.
2. Hacer valer su condición de administrativo para conseguir a su favor
beneficios personales.
3. Ausentarse sin autorización de la Unidad Educativa en su horario de trabajo.
4. Promover y participar en actividades ajenas a las de la Unidad Educativa en
el recinto educativo.
5. Fumar durante la jornada laboral.
6. Estar en estado de ebriedad o ingerir bebidas alcohólicas mientras desempeña
sus funciones.
7. Faltar el respeto al Director, a los profesores y a los alumnos.

Artículo 36 (Padres de familia)

A efectos de la relación con la Unidad Educativa, son considerados padres de familia o
apoderados aquellas personas cuyos hijos o pupilos son alumnos regulares de la Unidad
Educativa.
Durante las labores escolares, por razones pedagógicas, los padres de familia no
ingresarán a los patios, corredores y aulas de la Unidad Educativa, salvo autorización del
Director, con excepción de los miembros de la Junta Escolar.
Los padres de familia tienen la obligación de:
a. Justificar mediante nota escrita o personalmente los atrasos e inasistencias de sus
hijos, así como el
b. incumplimiento de los deberes escolares de los mismos.
c. Recabar y firmar los informes de aprendizajes o las libretas escolares y otros
documentos que se les
d. envíen desde la Unidad Educativa, devolviéndolos oportunamente.
e. Autorizar por escrito la participación de su hijo en actividades fuera de la Unidad
Educativa.

44
Artículo 37 (La gestión escolar)
a. El año o gestión escolar comprende un periodo de diez meses de trabajo lectivo,
programados en el calendario escolar de cada distrito. Las Direcciones Distritales
de Educación, coordinando con los Directores de Unidades Educativas y de
núcleo, así como con las Juntas Escolares, de Núcleo y Distritales fijarán el
calendario escolar más apropiado para su localidad, teniendo en cuenta las
características socioeconómicas y culturales y las condiciones ecológicas y
climáticas locales.
b. Es responsabilidad del Director de la Unidad Educativa, del personal docente y
de la Junta Escolar iniciar las labores educativas el primer día lunes del mes de
febrero, con aulas y horarios previamente organizados. A este efecto, el personal
docente y administrativo debe realizar actividades de programación,
organización e inscripción, quince (15) días antes del inicio de clases.
c. Se reconocen como feriados escolares los feriados oficiales nacionales y
departamentales establecidos por las disposiciones legales correspondientes.
d. A los desfiles escolares correspondientes sólo asistirán los alumnos de la
promoción, el resto del plantel educativo participará en una hora cívica que se
realizará el día anterior en la Unidad Educativa.
e. Los días conmemorativos al niño, padre, madre, maestro y estudiante serán
motivo de reflexión sobre el rol que cumplen en la sociedad, reafirmando sus
derechos y deberes. Hay que evitar el carácter festivo y consumista de su
celebración.

Artículo 38 (La inscripción)

La inscripción del alumno en el nivel inicial se realiza a petición y en presencia del
padre, madre o apoderado, con el certificado de nacimiento y con la apertura del kardex
respectivo. La imposibilidad de presentar los documentos exigidos para la inscripción no
será motivo, en ningún caso, de exclusión del niño.

Los padres o tutores tendrán plazo de tres meses para presentar el documento que exige

45
la inscripción. Para el área rural el MECyD gestionará ante la Corte Nacional Electoral
el envío de brigadas móviles para extender el certificado de nacimiento a los niños que
no lo tengan.

En caso de traslado de una Unidad Educativa a otra, la inscripción en el nivel primario o

secundario se realiza con los requisitos siguientes: libreta escolar o informe de
aprendizaje y ficha o kardex de la Unidad Educativa de la que proviene.

La inscripción en una Unidad Educativa se debe realizar una sola vez, ocasión en la que
se abre la ficha o kardex. En los cursos o ciclos siguientes procede la inscripción
automática, que deberá ser solicitada por el padre de familia o apoderado hasta el mes de
octubre de la gestión anterior y hacerla efectiva hasta dos semanas después del inicio de
clases (del año lectivo), caso contrario la plaza puede ser dispuesta por el Director de la
Unidad Educativa.
Para la inscripción de alumnos en las Unidades Educativas públicas (fiscal o estatal y de
convenio) no se debe exigir la presentación de la partida de matrimonio civil y/o
religioso de los padres, el certificado de bautismo, ni aplicar test de inteligencia u otras
pruebas similares.
La inscripción del menor abandonado se la hace de oficio, poniendo el caso en
conocimiento de las autoridades e instituciones pertinentes.

Artículo 39 (Edades para la inscripción)

Ingresan al primer año del nivel inicial (prekinder), los niños que tengan o cumplan
cuatro años de edad hasta el 31 de marzo del año de la inscripción.
Para ingresar al segundo año del nivel inicial (kinder) no es requisito haber asistido al
primer año, pero sí haber cumplido los cinco años de edad al 31 de marzo del año de la
inscripción.
Para la inscripción en el resto de los niveles del programa de transformación, las edades
cumplidas hasta el 31 de marzo se indican en el siguiente cuadro:

46
 NIVEL CICLO EDAD
MINIMA MAXIMA
Primero 6 9
Primario Segundo 9 12
(nivel obligatorio) Tercero 12 15

El requisito para ingresar a secundaria es haber aprobado el nivel primario

Secundario Primero 14 17
Segundo 16 19

Artículo 40 (Criterios de inscripción)

La inscripción de los alumnos se realizará de acuerdo a los siguientes criterios:
a. En el nivel inicial y el nivel primario, se toma en cuenta la proximidad del domicilio
o centro laboral del padre, madre o apoderado a la Unidad Educativa.
b. A partir del nivel secundario se toma en cuenta la proximidad del domicilio y/o lugar
de trabajo del estudiante.
c. Que un hermano sea alumno regular en la Unidad Educativa a la que se postula.

Artículo 42 (Uniforme escolar)

No es obligatorio que los alumnos usen uniforme. Se permitirá el uso de un
uniforme sólo si existe un acuerdo escrito entre el Director de la Unidad Educativa
y la Junta Escolar.

Artículo 43 (El personal de la Unidad Educativa)

Todo el personal administrativo que trabaja en una Unidad Educativa de los niveles
inicial, primario o secundario debe certificar buena conducta y no tener sentencia
ejecutoriada alguna. El personal docente debe cumplir el artículo 11 del
Reglamento de escalafón nacional del servicio de educación.
El Director Distrital que autorice la contratación de personal docente y
administrativo que no cumpla con lo dispuesto anteriormente, será sancionado con
su destitución.

47
Artículo 44 (Asignación del personal a la Unidad Educativa)
La Unidad Educativa del nivel inicial, primario y/o secundario debe tener maestros
y personal administrativo para la atención directa del alumno, de acuerdo a los
siguientes parámetros y en proporción al número de alumnos:

a. Directores
La Unidad Educativa tendrá un Director si previamente cumple con el siguiente
número mínimo de cursos por turno:

Niveles con que cuenta la Cursos

unidad educativa
concentrada rural
Inicial 6 6
Primario 8 6
Secundario 8 4

Cuando la Unidad Educativa cuente con un Director en más de un nivel en el

mismo turno, el Director General de la Unidad Educativa será el de mayor nivel
educativo existente en la Unidad Educativa.
En caso de contar con cantidades menores a las señaladas en el cuadro anterior se
designará un Director encargado, elegido por el Director Distrital entre los
profesores de la Unidad Educativa de una terna propuesta por el Consejo de
Profesores, quien cumplirá además de las funciones asignadas, con las de Director,
por lo cual recibirá la remuneración respectiva.
En las Unidades Educativas seccionales unidocentes, el maestro asume, además, las
funciones de Director encargado.

b. Secretario
Se asignará un secretario cuando la Unidad Educativa tenga designado un Director
en el nivel primario y/o secundario, excepto en las Unidades Educativas del nivel
inicial. No se asignará más de un secretario por nivel.

48
c. Asistentes administrativos
La Unidad Educativa tendrá asistentes administrativos cuando cuente con los datos
señalados en el siguiente cuadro.

Niveles con que 1 asistente 2 asistentes 3 asistentes 4 asistentes

cuenta la unidad
educativa A partir de A partir de A partir de A partir de
alumnos alumnos alumnos alumnos
Primario 450 900 1350 1800
Secundario 360 720 1080 1440
Inicial y primario 500 1000 1500 2000
Primario y secundario 550 1100 1650 2200
Inicial, primario y
secundario 580 1160 1740 2320

d. Asistentes de aula para la educación inicial

La Unidad Educativa contará con un asistente de aula para la educación inicial
cuando el número de niños en dos cursos sea mayor a 50. La carga de trabajo será
definida por el Director de la Unidad Educativa.

e. Portero
Se asignará un portero por cada edificio escolar que cuente con un mínimo de 8
aulas. Este funcionario podrá vivir en el establecimiento con su cónyuge y sus hijos
menores de 14 años, previa autorización del Director de la Unidad Educativa y de
la Junta Escolar.
Al edificio escolar que funcione en un solo turno escolar, se asignará portero en
turno simple y si funciona en dos o más turnos la asignación del portero será a
tiempo completo.
En ningún caso el edificio escolar podrá tener más de un portero.

49
f. Auxiliares de limpieza
Se asignará un auxiliar de limpieza a la Unidad Educativa que tenga el número de
aulas señalado en el siguiente cuadro:

Niveles con que cuenta la Unidad Educativa Aulas

Primario 14
Secundario 14
Inicial y primario 14
Primario y secundario 16
Inicial, primario y secundario 17

La Unidad Educativa podrá tener más auxiliares de limpieza, si además de las cifras
señaladas en el cuadro anterior, se agregan por cada uno las siguientes cantidades:
Niveles con que cuenta la
Unidad Educativa Variables (Cursos)
Primario 8
Secundario 8
Inicial y primario 10
Primario y secundario 12
Inicial, primario y secundario 13

La asignación de los recursos humanos a las Unidades Educativas está regulada por
la asignación presupuestaria anual por parte del Tesoro General de la Nación
(TGN), que debe contemplar el crecimiento vegetativo.

 SERVICIO
La empresa de servicio es aquel que vende sus conocimientos técnicos o intelectuales y
sirven de intermediario entre el espacio y el tiempo.

Se denomina empresas de servicio a aquellas que tienen por función brindar una
actividad que las personas necesitan para la satisfacción de sus necesidades.

50
2.5. Concepto de secretaria
Del latín secretarĭus, una secretaria o un secretario es una persona que se encarga de
recibir y redactar la correspondencia de un superior jerárquico, llevar adelante la agenda
de éste y custodiar y ordenar los documentos de una oficina. El cargo que ocupa una
secretaria suele conocerse como auxiliar administrativo.

La secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades elementales e imprescindibles en

una UNIDAD EDUCATIVA. Se trata de la empleada que se encarga de la gestión
cotidiana, siempre rindiendo cuentas a su superior.

Atender el teléfono, responder los correos electrónicos, recibir a las visitas, archivar
documentos y coordinar los pagos y cobros son sólo algunas de las tareas que desarrolla
una secretaria.

A todas estas tareas también habría que añadir la recepción de diversos tipos de
documentos, el cálculo de diversas cuentas, tener absolutamente actualizada lo que sería
la agenda de citas y también la de contactos profesionales que posee su jefe, acometer la
información que sea requerida acerca de su departamento u oficina.

Para poder conseguir acometer de la manera más eficaz y eficiente estas funciones es
vital que la secretaria, también llamada auxiliar administrativa, tenga amplios
conocimientos en áreas tales como la contabilidad, la gestión o la ofimática. En este
último aspecto es vital que maneje a la perfección programas tales como procesadores de
textos, plataformas de correo electrónico o softwares de gestión de bases de datos.

2.6. Objetivos de Implementación De Registro Digitalizado De Documentos En Orden

Alfabético Para Nivel Inicial De La Unidad “Boliviano Japonés.

Los objetivos que persigue es el registro de documentos en orden alfabético, se puede

resumir en la siguiente forma; permite un control adecuado de la organización adecuada

51
de todos los estudiantes del nivel inicial de la unidad educativa Boliviana Japonés y de
los costos, que este implica la nueva propuesta que desarrollaremos más adelante.

OBJETIVOS DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS EN ORDEN

ALFABETICO PARA NIVEL INICIAL

Implementar un archivo de Clasificar documentos Organizar en orden

registro en orden alfabético personales de cada alumno alfabético con sus
para los estudiantes de la de 1ª sección “A” del nivel respectivas pestañas
Unidad Educativo inicial
“Boliviano Japonés” del
nivel inicial 1ª sección “A”

2.7. Concepto de costo

COSTO significa “erogación o desembolso en efectivo en otros bienes, en acciones de
capital o en servicios, o la obligación de incurrir en ellos, identificados en servicios
adquiridos o con cualquier perdida incurrida y en función de dinero en efectivo pagado o
por pagar.

Tanto así de manera que se significa la suma de esfuerzos y recursos que se ha invertido
para producir algo.

Un concepto muy claro tenemos que costo es el valor del que se paga por algún bien o
servicio, es decir lo que me cuesta el monto, el trabajo, el esfuerzo, el sacrificio humano.

52
2.8. Concepto de gasto
Es la inversión que se efectúa, ya sea una forma directa o indirecta; necesariamente, para
la consecución de un bien tangible (producto).

2.9. Diferencia entre costo y gasto

 COSTO es el conjunto de gasto.
 GASTO es la partícula o parte del costo.

2.10. Sistema de costos

Es el conjunto de procedimientos administrativos y contables, que se emplea a una
empresa para determinar el costo de sus productos y operaciones que realizan en
diferentes formas de un determinado tiempo, esto para tener una información clara,
precisa y confiable para la toma de decisiones.

2.11. Clasificación de los costos

La clasificación de los costos es necesaria a objeto de determinar el método más
adecuado para su aplicación y asignación de los mismos que son:

2.12. Costos por órdenes

Son aquellos que permiten acumular separadamente los costos de materiales, labor
directa y costos indirectos de producción para cada orden de trabajo de acuerdo a
especificaciones del pedido del cliente, son aplicables a empresas done es posible
distinguir por lotes, y producto terminado.

2.12.1. Costos estimados

Es aquella técnica de valuación, mediante la cual los costos se calculan sobre ciertas
bases empíricas, (conocimientos y experiencias pasadas), antes de elaborarse el articulo
durante su transformación tiene por finalidad, pronosticar el valor y la cantidad de los
elementos del costo de transformación el objeto de la estimación, es normalmente

53
conocer en forma aproximada cual será, el costo de producción, el costo estimado sirve
de base para evaluar la producción vendida, y la producción terminada.

Una de las características más importantes de los costos estimadas es de que los costos
estimados siempre deberán ser ajustados a los históricos. Un aproximadamente el costo
de los elementos que lo entregan, antes de producir el articulo o durante su
trasformación tiene como finalidad pronosticar el valor y cantidad de los costos de
producción.

En la actualidad el costo estimado no solo sirve para cotizaciones, sino que se ha llegado
como base para evaluar la producción del periodo, como auxilio enorme en control
interno; pero considerado que las bases son estimadas, fundadas en el conocimiento
empírico de la industria en cuestión, el resultado de la valuación difícilmente puede ser
igual a los costos históricos o reales lo que hace necesario realizar ajustes de costos
estimados o costos históricos.1(Contabilidad de Costos II)

2.12.2. Costo de operación

Es el costo incurrido en la conducción de las actividades principales y ordinarias de una
empresa, por lo tanto, incluye lo que cuesta administrar (gasto de administración), lo que
cuesta comercializar (gasto de venta) y lo que cuesta financiar (gastos financieros).
(FUNES; 2012; 3.4)

2.12.3. Costo variable

Son aquellos que están en función del volumen de la producción y de las ventas, o sea,
varían en forma proporcional a las fluctuaciones de la producción de un periodo, entre
estos tenemos: materiales directos, o materia prima consumida, fuerza motriz,
depreciaciones de bienes de uso por rendimiento, impuesto a las transacciones,
comisiones sobre ventas, etc. 2(FUNES; 2012; 11.4)

1
Lic. Jose Robin Fariñas C. Version 2011.
2
(FUNES; 2012; 11.4)

54
2.13. Clasificación de los costos
La clasificación de los costos es necesaria a objeto de determinar el método más
adecuado para su aplicación y asignación de los mismos que son:

2.14. Costo de adquisición

Son aquellos que tiene por objeto determinar el costo unitario de la adquisición de
artículos acabados.

2.14.1. Mano de obra

Es el esfuerzo humano que interviene en el proceso de transformación, la materia prima
en producto terminado y se divide en:

2.14.2. Mano de obra directa

Son los salarios, prestaciones y obligaciones que dan lugar a todos los trabajadores de la
fábrica, cuya actividad se puede identificar o cuantificar plenamente con los productos
terminados.

2.14.3. Mano de obra indirecta

Son los salarios, prestaciones y obligaciones que dan lugar a todos los trabajadores de la
unidad educativa, cuya actividad no se puede identificar o cuantificar plenamente con
los servicios prestados.

55
 CAPITULO III.

PROPUESTA DE INNOVACION O SOLUCION DEL PROBLEMA

RESULTADOS ESPERADOS.

3.1. Antecedentes
El sistema de archivo de la unidad educativa “Boliviano Japonés” en la actualidad es
muy tradicional, es decir, de manera manual en archivadores rápidos asignados por un
NUMERO YA SEA DE NIVEL SECUNDARIO, PRIMARIO E INICIAL ya que en la
actualidad no están adecuados a los recursos modernos que la tecnología brinda.

El tema del proyecto “IMPLEMENTACION DE REGISTRO DIGITALIZADO DE

DOCUMENTOS EN ORDEN ALFABETICO PARA NIVEL INICIAL DE LA
UNIDAD “BOLIVIANO JAPONES” de la Ciudad de Cochabamba”, provincia de
Chapare zona PUNTI GRANDE, se definió con el fin de aportar con un granito de
arena en la institución y empezar a cambiar la modalidad tradicional de registro de
alumnos del nivel inicial a un modo digitalizado y así cumplir con la misión, visión,
objetivos valores y políticas que establece en área de Administración de la Unidad
Educativa.

Asimismo; resuelve el tema de la falta de espacio físico y mobiliario para seguir

archivando documentación.

Dentro del área de Secretaria de Administración de la ciudad de Cochabamba, se busca

nuevas alternativas que beneficien a las Unidades Educativas, recopilando varias
informaciones de los tipos de sistemas de archivo para cada expediente como son del
proceso de conservación y cuidado de los documentos; de esta manera se mejorará el
servicio a los usuarios y público en general.

56
El sistema de archivo ayuda al control y el cuidado de cada documento dentro del área
de Secretaria, así mismo se mantendrá actualizado para cualquier consulta interna o
externa. En el área de Administración en el transcurso de los años, poco a poco se ha ido
desarrollando la institución en las gestiones y la responsabilidad de mantener
organizados todos los archivos ordenados alfabéticamente en el nivel inicial de la unidad
educativa “Boliviano Japonés”.

3.2. Beneficiarios de la Propuesta

El Área de Secretaria de Administración se atenderá de manera rápida y eficiente a los
padres de familia para dar información rápida y ágil.

El proyecto pretende mejorar el manejo de la documentación dentro el área

administrativa de la U.E. BOLIVIANO JAPONES para el nivel inicial, agilizando la
búsqueda de información y manteniendo orden, eficacia y eficiencia en la institución
para que todo el personal que tiene acceso al manejo de la información.

De esta manera, proporciona al personal administrativo, una herramienta informática al

momento de archivar los documentos; asimismo, es de gran ayuda para la ubicación y la
manipulación rápida de la información.

3.3. Diseño de la Propuesta

El proyecto IMPLEMENTACION DE REGISTRO DIGITALIZADO DE
DOCUMENTOS EN ORDEN ALFABETICO PARA NIVEL INICIAL DE LA
UNIDAD “BOLIVIANO JAPONES” de la Ciudad de Cochabamba” está enfocado en
el mejoramiento y facilidad de manejo de información interna y externa también apoya a
la clasificación de archivo en orden alfabético dentro del área de Secretaria de
Administración.

57
En la actualidad el personal administrativo se basa en formatos antiguos, por lo cual
nace la necesidad del proyecto en sentido de aplicar y actualizar los esquemas, formatos
a modo digital y que cumplan con los actuales estándares y adelantos tecnológicos

Desarrollo del Registro de Correspondencia Digitalizado:

Para desarrollar la digitalización del registro de correspondencia se utilizó los siguientes
pasos:

Digitalización de documentos de los niñ@s de nivel inicial.

- Carnet de vacunación

58
 Certificado de nacimiento

- C.I. de la madre

- C.I. del padre

59
-

- Planilla de control de rendimiento académico de cada alumno de 1ª sección “A”

del nivel inicial.

- Todos estos documentos estarán digitalizados mediante un scaner para tener

carpetas individuales con el respetico nombre del niño/a. Adjuntos los personales
documentos e informes del rendimiento académico de sus hijos. (todos estos
documentos una ves digitalizados serán guardados en formato pdf para que no
sean manipulados posteriormente y den mayor credibilidad y seguridad del
informe respectivo de los niños del nivel inicial primera sección “A” del colegio
Boliviano Japones.

60
PROCEDIMENTO PARA CREAR UNA TABLA DE REGISTRO E
IMPLEMENTACION DE REGISTRO DE DOCUMENTOS EN ORDEN
ALFABETICO PARA NIVEL INICIAL DE LA UNIDAD “BOLIVIANO
JAPONES”
Este procedimiento se hizo con el procesador de texto “Microsoft Word” porque es uno
de los más sencillos, prácticos, global y fácil de manejar; además se tiene la opción de
imprimir la página y entregar una copia al usurario o personal de la institución cuando
requiera localizar con rapidez donde se encuentra su correspondencia.

Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se

trata de un software que permite realizar diferentes tareas gracias a sus funciones,
desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo tanto
como para registro de diferentes tipos de planillas electrónicas.

A nivel general, puede decirse que Microsoft Word es una aplicación que permite
redactar todo tipo de textos eligiendo entre múltiples tipografías (fuente) y modificando
el tamaño y el color de las letras. También cuenta con un corrector de letras y muchas
otras herramientas.

Primer paso crear y configurar el documento para el cual nos vamos a la herramienta a
“diseño de página".

Diseño de página - Es una colección de elementos de mapa, organizados en una página

virtual diseñados para la impresión del mapa, unos márgenes los cuales no podemos
sobrepasar que se definen en la pestaña Diseño de Pagina, en el grupo de herramientas,
podemos usar las configuraciones predefinidas o utilizar nuestra propia configuración de
márgenes haciendo clic en márgenes.

Configuramos el Margen, también podemos cambiar la orientación de la página, o

directamente desde la cinta de opciones en orientación. Orientación y el tamaño;

61
orientación vertical porque es la opción que me favorece para que registre todo en
contenido detallado de mi correspondencia. Recibida y despachada.

Márgenes. - Los márgenes de página son el espacio en blanco que queda alrededor de
los bordes de una página. Generalmente, el texto y los gráficos se insertan en el área de
impresión situada entre los márgenes.

Orientación Horizontal. - para cambiar la orientación de solo algunas páginas de un

documento primero necesitas seleccionar texto en la página que quieras cambiar
Después, ve a la pestaña formato en la barra superior y haz clic en el pequeño botón en
la esquina de configurar página, primero haz clic en Horizontal (1) para seleccionar el
modo apaisado y después en el desplegable de aplicar a para seleccionar Texto
seleccionado en lugar de todo el documento. Después aceptar.

Tamaño carta. -Tamaño carta no se trata de un papel para escribir cartas sino un tamaño
oficio que es diferente del estándar DIN. Los programas de ordenador, como el Word,
los tienen entre sus formatos predeterminados. La carta comercial utiliza generalmente
el denominado papel carta de tamaño DIN (por defecto, las páginas de Excel están
diseñadas para imprimirse en un papel de 21.59 cm por 27.94 cm, por 29 7cm 9 de color
blanco) pero se puede cambiar estos tamaños conforme a los requerimientos de tu
documento, para que puedas imprimirlo en distintos pápeles de distintos tamaños.

62
3.1. Propuesta de innovación o solución del problema

NUEVA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD EDUCATIVA

BOLIVIANO JAPONES

Organigrama recomendado para la implementación del nuevo método de archivo:

Pasar todos los datos que aún

no se encuentran digitalizados
al sistema de control
computarizado

Registro descripción
INCORPORAR EL
de métodos de
DOCUMENTO AL
SISTEMA DIGITAL identificación única
SECRETARIA

Asignar acceso de
seguridad

La pronta atención a los padres de familia

respecto información de datos personales y
rendimiento académico de sus hijos en nivel
inicial

63
 CAPITULO IV

4. Resultados esperados
En el presente capítulo se ilustrarán y analizarán los resultados obtenidos a partir de la
información arrojada por las encuestas. Como parte del proceso de retardación de
información de datos escolares del nivel inicial del colegio Boliviano Japonés de la
ciudad de Cochabamba.

Usted recibe una buena atención oportuna

de los datos escolares de sus familiares

Trabaja usted en: Cantidad Porcentaje

a) están inconformes 1 45%
b) no contesta 3 23%
c) cambio de manejo de 2 32%
archivos a forma digital
TOTAL 100 100%

Gráfico Nº 1

Fuente: Elaboración propia

INTERPRETACIÓN
Podemos apreciar que la mayoría de los encuestados con un 45% están inconformes con
el modo de trabajo y manejo de archivos escolares se maneja en el nivel inicial y el 32%
no responde 23% quieren el cambio inmediato de forma de manejo de archivos escolares
a forma digital. Es evidente que la gran cantidad de personas quien una profunda
transformación del manejo de archivos escolares.

64
1. ¿Cuáles son los beneficios de la implementación del nuevo sistema de archivos de
orden alfabético digitalizado en la unidad educativa Boliviano Japonés del nivel
inicial?

Tabla Nª 2
Trabaja usted en: Cantidad Porcentaje
a) más eficiente 35 35%
b) datos correctos 19 17%
c) ahorro de tiempo 46 12%
TOTAL 100 100%

Gráfico Nº 2

Fuente: Elaboración propia

INTERPRETACIÓN
En este gráfico podemos apreciar el 35% opina que será más eficiente, el 19% opina que
es se entregaran datos correctos, el 46% dice que tendrán más ahorro y disposición de
tiempo.

65
 CAPITULO V

5.1. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Se presentan las siguientes conclusiones y recomendaciones.

5.2. CONCLUSIONES

Las conclusiones a las que se llegó en el presente proyecto son las siguientes:
• El área de Secretaria de colegio Boliviano Japonés” de la ciudad de Cochabamba no
cuenta con un sistema de archivo digital.
• El estudio y análisis del tema referido a la clasificación y organización de los
archivos del área de Secretaria de colegio Boliviano Japonés” de la ciudad de
Cochabamba permitió conocer las necesidades del manejo de las nuevas tecnologías
que nos facilitan el manejo adecuado de personalización de datos personales de los
niños de nivel inicial creando carpetas dentro del computador con nombre y apellido
para su fácil accesibilidad a diferentes datos que sean solicitados.
• La investigación del presente proyecto da a conocer los beneficios sobre la
codificación y ordenarlos en carpetas personalizadas con nombre y apellido y al
mismo tiempo de forma digital en orden alfabético cada uno de los archivos que
maneja el personal del área de secretaria de administrativos dentro de la Unidad
Educativa.
• Se considera que es importante aplicar el manejo de estas carpetas digitales las
contendrán planillas del desenvolvimiento de los niños/as ya que estarán en orden
alfabético, ya que dentro de las carpetas encontraremos documentos escaneados de
los niños con datos correctos y esto ayude a mantener todos los documentos en orden
adecuado y mejore su desempeño laboral en el área de Secretaria de Administración.
• Se considere que todas las carpetas estarán con el nombre de Nivel Inicial y su
sección respectiva para el buen manejo de información de datos en la Unidad
Educativa Boliviano Japonés.

66
5.3. RECOMENDACIONES
Se recomienda a la Unidad Educativa Boliviano Japonés que lleve a ejecución la
implementación de registro de archivo de documento en orden alfabético digitalizado
para nivel inicial de la UE. Boliviano Japonés, para que sea de fácil acceso de llenado de
datos en el momento de llenado de datos del RUDE, Un informe adecuado del
desenvolviendo del estudiante y así se pueda planificar de manera más eficaz, para que
no tengan problemas al momento de dar información a los padres de familia, proceder a
dar datos fidedignos de su rendimiento académico de los niños de nivel inicial.
Las recomendaciones que se plantean en el presente proyecto son las siguientes:
• Se recomienda el presente trabajo se socialice a las personas que prestan
servicios en área de Administración de la “Unidad Educativa Bolivia Japones”
para que les sirva como guía para realizar la organización y los archivos de todos
los documentos.
• Se recomienda poner en digital la clasificación, organización y manejo de los
archivos, para que sirva de guía fácil para poder realizar los procedimientos en la
Unidad Educativa.
• Se recomienda capacitar y actualizar el conocimiento del personal del área de
Administración ya que es importante dar a conocer los sistemas de archivo que
se debe aplicar en sus actividades por ende mantener el buen estado de todos los
archivos.
Con la determinación de los costos de la implementación de registro de documentos
digitalizados en orden alfabético para nivel inicial de la unidad educativa Boliviano
Japonés, se puede apreciar con exactitud los costos de cada servicio para su respectiva
ejecución y elaboración del producto terminado.

67
FUENTES DE INFORMACIÓN Y BIBLIOGRAFIA
Autor. Víctor Hugo Arévalo Jordán (mundo archivístico)
Víctor Hugo Arévalo Jordán
Http://www.mundoarchivistico.com
Manual de registro y documentación de bienes culturales. Santiago de chile, dirección de
bibliotecas, archivos y museos (Dibam)
Https://universoabierto.org
• José Ramón Cruz Mundet
https://es.scribd.com manual de archivística
• Eduardo Nuñez Fernandez
Https://www.ohlibro.com/archivos-y-normas-iso/b-11010 archivos y normas ISO
• Javier Barbadillo Alonso
Https://www.ohlibro.com las normas de Descripcion Archivistica.
• Jose Ramon Cruz Mundet
Https://www.ohlibro.com Archivistica: gestión de documentos y administración de
archivo
• Carmen Bello
Https://www.ohlibro.com (conservación de documentos de gran formato: criterios y
Recomendaciones basicas)
• Antonia Heredia herrera
Https://www.ohlibro.com que es un archivo?
• Patricia Russo
Https://m.casadellibro.com Gestion documental en las organizaciones
(en papel)
• Adrian Vera
Https://m.monografias.com principales tipos de investigación

68
ANEXOS

69
 ANEXO N°1

LA ENCUESTA MAS SU RESPECTIVO ANALISIS ESTADISTICO.

1.- ¿Cómo es el desempeño laboral de la secretaria de la Unidad Educativa Boliviano

Japones?

R:- La secretaria no tiene un desempeño laboral adecuada porque demora en la entrega

de documetnacion, ni registro en el sistema de la computadora.

2.- ¿Cuál es la deficiencia de formación profesional de la secretaria de la Unidad

Educativa Boliviano Japones?

R.- Falta de formacion academica en el manejo de sistema y archivistica.

3.- ¿Qué tipos de capacitaciones recibio la secretaria de manejo de sistemas?

R.- Ninguna, solo asistio a los cursos de PROFOCOM.

4.- ¿Cuántas veses se extravio su documento en la secretaria?

R.- Dos Veces, a causa de la mala organisacion y registro adecuado para un buen control
de los documentos.

5.- La secretaria utiliza un numero correlativo en cada correspondencia de ingreso y

salida?

R.- No, tiene libro de registro.

70
6.- LA ENTREVISTA MAS SU RESPECTIVO ANALISIS.

¿Como secretaria da la unidad educativa mas grande de esta zona, que dificulatades
tiene en cuanto al registro de documentos de estudiantes y el personal docente y
administrativo?.

Mis dificulades son en el manejo de documentacion por falta de tiempo por la gran
cantidad de poblacion estudiantil que tenemos aquí, asi mismo no cuento con apoyo
economico de ninguna autoridad ni de padres de familia, para tener un buen registro y
orden archivistica de documentos.

¿Usted solicito alguna ves una auxiliar de secretaria y apoyo economico para el uso de
material de trabajo?

Si se envio, pero no hubo respuesta positiva de las autoridades competentes, ni el apoyo

economico de la junta escolar para el uso de material de escritorio.

71
 ANEXO N°2

FOTOGRAFÍAS QUE DEMUESTREN LA EXISTENCIA DEL PROBLEMA

72
 ANEXO N°3

AMBIENTES DEL NIVEL INICIAL

73
 ANEXO N°4
AMBIENTES DEL NIVEL PRIMARIO

74
 ANEXO N°5
AMBIENTES DEL NIVEL SECUNDARIO

75
 ANEXO N°5

LA FALTA DE ORDEN Y DESHECHAR LOS PAPELES QUE YA FUERON

INTRODUCIDOS AL SISTEMA DE REGISTRO DIGITAL DE LA UNIDAD
EDUCATIVA

76
 ANEXO N°6
CREAR CARPETA QUE IDENTIFIQUE LA SECCION

77
 ANEXO N°6
CREAR CARPETA QUE IDENTIFIQUE LA SECCION

CARPETAS PARA CADA CURSO DE PRIMERA SECCIONE

78
CARPETA PRIMERA SECCION A

DOCUMENTOS PERSONALES ESCANEADOS

CERTIFICADO DE NACIMIENTO-
C.I. IDENTIDAD PADRE Y MADRE-CERTIFICADO DE VACUNAS

79
ENCUESTA N°1

Nombre y apellido:

Nivel inicial:

Gestión 2018:

Usted recibe una buena atención oportuna de los datos escolares de sus familiares

1. Están inconformes

Si No

2. No contesta

Si No

3. Cambio de manejo de archivos a forma digital

Si No

80
 ENCUESTA N°2
1. ¿Cuáles son los beneficios de la implementación del nuevo sistema de archivos de
orden alfabético digitalizado en la Unidad Educativa Boliviano Japonés del nivel
inicial?

1. Mas eficiente
Si No

2. Datos correctos
3. Si No

4. Ahorro de tiempo
Si No

81