IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL SEGÚN LINEAMIENTOS DE LA

PCM Y GOBIERNO DIGITAL

OBJETIVOS

Desarrollar e implementar un sistema de trámite documentario acorde a los estándares y

buenas prácticas establecidos en Modelo de Gestión Documental (MGD) aprobado mediante
Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI por la Presidencia del
Consejo de Ministros (PCM) e implementada a través de la Secretaría de Gobierno y
Transformación Digital (SEGDI).

Optimizar los procesos de gestión documental en la UNAMAD mediante la aplicación de

mecanismos tecnológicos que permitan un mejor aprovechamiento de los recursos de la
entidad con el objetivo de alcanzar la transformación digital.

ACTIVIDADES A DESARROLLAR

1. Análisis del proceso de gestión documental de la entidad

1.1. Mapeo de procesos de gestión documental (AS-IS)

1.2. Recopilación de normativas y formatos relacionados a gestión documental
1.3. Entrevistas con personal responsable de gestión documental
1.4. Diseño de procesos de gestión documental (TO-BE)

2. Diseño e implementación de base de datos relacional

2.1. Diseño de modelo base de datos relacional

2.2. Implementación de servidor de base de datos

3. Desarrollo e implementación de sistema de tramite documentario

3.1. Desarrollo de módulo de mantenimiento

 Administración de tipos de documento
 Administración de procedimientos administrativos
 Administración de sedes
 Administración de oficinas
 Administración de usuarios
 Administración de roles y privilegios

3.2. Desarrollo de módulo de trámite documentario

 Registro y administración de envió de documentos
 Registro y administración de recepción de documentos
 Seguimiento de documentos
 Administración de archivos digitales
 Gestión de firma digital

3.3. Desarrollo de servicios de atención al público

 Mesa de partes virtual
 Consulta de trámite documentario
  Validación de copia impresa de documento firmado digitalmente

3.4. Implementación de Servidor de trámite documentario

 Configuración de servidor y despliegue del sistema
 Pruebas de funcionamiento
 Migración de datos

4. Capacitaciones y generación de material de ayuda

4.1. Capación de usuarios

 Capacitación a nivel administrador de sistema
 Capacitación a nivel de usuario de trámite

4.2. Elaboración de material de ayuda

 Elaboración de manual de administrador
 Elaboración de manual de usuario
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

MESES
ACTIVIDADES
1 2 3
1. Análisis del proceso de gestión documental de la entidad
1.1 Mapeo de procesos de gestión documental (AS-IS) X
1.2 Recopilación de normativas y formatos relacionados a gestión documental X
1.3 Entrevistas con personal responsable de gestión documental X
1.4 Diseño de procesos de gestión documental (TO-BE) X
2. Diseño e implementación de base de datos relacional
2.1 Diseño de modelo base de datos relacional X
2.2 Implementación de servidor de base de datos X
3. Desarrollo e implementación de sistema de tramite documentario
3.1. Desarrollo de módulo de mantenimiento X
3.2. Desarrollo de módulo de trámite documentario X
3.3. Desarrollo de servicios de atención al público X
3.4. Implementación de Servidor de trámite documentario X
4. Capacitaciones y generación de material de ayuda
4.1. Capación de usuarios X
4.2. Elaboración de material de ayuda X